Журнал учета счетов фактур

Кто в 2018 году должен вести журнал счетов-фактур?

В 2018 году журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должны формировать посредники. Кто к ним относится? Если коротко, то это компании и ИП, работающие от своего имени, но в интересах третьих лиц (то есть, сторонних фирм). Такими посредниками считаются:

  • комиссионеры (п. 1 ст. 990 ГК);
  • агенты (п. 1 ст. 1005 ГК);
  • экспедиторы, организующие исполнение услуг с привлечением третьих лиц, но сами в перевозках не участвующие (п. 1 ст. 801, ст. 805 ГК);
  • застройщики, организующие строительство с привлечением подрядчиков, но сами в выполнении подрядных работ не участвующие (ст. 740 ГК).

Скачать бланк журнала полученных и выставленных счетов-фактур в 2018 году (Excel)

Заметим, что система налогообложения значения не имеет. Даже если ООО или ИП применяют УСН и являются посредниками, то они обязаны заполнять в 2018 году журнал полученных и выставленных счетов-фактур. Однако есть случаи, когда комиссионеры и агенты должны вести журнал учета счетов-фактур. Так, например, если они продают товары покупателям на спецрежиме или физическим лицам, то могут и не выставлять им счета-фактуры. А раз так, то и журнал в 2018 году вести не требуется.Но кто сдает журнал в ИФНС и в какие сроки? Об этом расскажем далее.

Кто сдает журнал счетов-фактур в 2018 году: правила

В 2018 году посредники передают в ИФНС журнал со счетами-фактурами, которые выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности. Таким образом, ответ на вопрос «кто сдает журнал 2018 году» – все, кто обязан его вести!

Получив журнал, налоговые инспекции в 2018 году смогут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот -соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Сдавать журнал в ИФНС требуется нужно не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Это можно делать только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 5.2 ст. 174 НК РФ, письмо ФНС России от 8 апреля 2015 г. № ГД-4-3/5880). Если же вы плательщик НДС или налоговый агент по НДС, то журнал допускается обобщать «на бумаге». Тогда передавать его в ИФНС не требуется.

Вот таблица со сроками сдачи журнала полученных и выставленных счетов-фактур в 2018 году:

Отчетный период Срок сдачи журнала
4 кв. 2017 года 22 января 2018 г. (перенос с 20 января)
1 кв. 2018 года 20 апреля 2018 г.
2 кв. 2018 года 20 июля 2018 г.
3 кв. 2018 года 22 октября 2018 г. (перенос с 20 октября)
4 кв. 2018 года 21 января 2019 г

Главное: бухгалтеру на заметку

Далее обобщим главные правила о ведении журнала полученных и выставленных счетов-фактур в 2018 году:

  • журнал ведется только в тех кварталах, когда вы выставляли или получали счета-фактуры, действуя в интересах третьих лиц. И регистрировать в нем надо только такие счета-фактуры, т.е. те, по которым вы сами НДС не начисляете и не принимаете к вычету. Счета-фактуры на свое вознаграждение в журнале не регистрируйте (п. 1(2) Правил ведения журнала);
  • счета-фактуры, выставленные вами при продаже или приобретении товаров (работ, услуг) в качестве посредника, регистрируйте в ч. 1 журнала на дату их составления (п. 3 Правил ведения журнала);
  • счета-фактуры, полученные вами в качестве посредника при приобретении или продаже товаров (работ, услуг), записывайте в ч. 2 журнала по дате их составления (п. п. 3, 12 Правил ведения журнала);
  • если ваша компания – плательщик НДС или налоговый агент по НДС, включите сведения из журнала в разд. 10 и 11 декларации по НДС. Отдельно сдавать журнал в налоговую инспекцию не надо (п. п. 49, 50 Порядка заполнения декларации по НДС, Письмо ФНС от 08.04.2015 № ГД-4-3/5880).
  • если ваша компания не является ни плательщиком НДС, ни налоговым агентом по НДС, то вы должны сдавать журнал учета счетов-фактур в ИФНС не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

2. Ведение счетов-фактур выданных. Формирование книги продаж.

Согласно п.1 ст.169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) к вычету или возмещению из бюджета соответствующих сумм НДС.

Счет-фактура должен быть составлен в двух экземплярах (первый — покупателю, второй — продавцу) и выставлен покупателю не позднее пяти дней считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

Кроме того, налогоплательщик обязан составить счет-фактуру в одном экземпляре для себя в следующих случаях:

· при получении предоплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), имущественных прав, том числе и по экспортным операциям;

· при выполнении строительно-монтажных работ собственными силами;

· при выполнении обязанностей налогового агента;

· при безвозмездной передаче имущества;

· при получении финансовой помощи, денежных средств на пополнение фондов специального назначения, в счет увеличения доходов, процентов по векселям, процентов по товарному кредиту в части, превышающей размер процента, рассчитанного в соответствии со ставкой рефинансирования ЦБ РФ, страховых выплат по договорам страхования риска неисполнения договорных обязательств (п.19 Правил);

· при возникновении положительных суммовых разниц (в счете-фактуре следует указать формулировку: «Суммы, связанные с оплатой реализованных товаров (работ, услуг, имущественных прав» — см. п.19 Правил)

Обязаны составлять счета-фактуры и вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур налогоплательщики:

· по операциям, подлежащим налогообложению;

· по операциям, освобожденным от налогообложения в соответствии со ст.149 НК РФ;

· освобожденные от исполнения обязанностей плательщиков НДС в соответствии со ст.145 НК РФ.

Не обязаны составлять счета-фактуры:

· лица, не являющиеся плательщиками НДС;

· организации (индивидуальные предприниматели), выполняющие работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению за наличный расчет, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (бланк строгой отчетности);

· налогоплательщики по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), освобождаемых от налогообложения;

· банки по операциям, освобождаемым от налогообложения;

· страховые организации по операциям, освобождаемым от налогообложения;

· негосударственные пенсионные фонды по операциям, освобождаемым от налогообложения.

Если организация реализует товары (работы, услуги) через обособленные структурные подразделения, то согласно Письму МНС РФ от 21.05.01 №ВГ-6-03/404 и Письму Минфина России от 04.05.2006 №03-04-09/08 счета-фактуры и книги продаж оформляются следующим образом:

· счета-фактуры на отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) выставляются обособленными структурными подразделениями от имени организации;

· нумерация счетов-фактур производится в порядке возрастания номеров в целом по организации (можно резервировать номера по мере их выборки, или присваивать составные номера с индексом обособленного подразделения);

· при заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным подразделениями, в строках 2 «Продавец» и 2а «Адрес» указываются реквизиты организации-продавца; в строке 2б «ИНН/КПП продавца» — КПП соответствующего структурного подразделения; в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» — наименование и почтовый адрес структурного подразделения;

· журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур ведутся структурными подразделениями в виде разделов единых журналов учета организации;

· порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.

Счет-фактура выписывается налогоплательщиком не позднее пяти дней считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или со дня передачи имущественных прав — п.3 ст.168 НК РФ.

Счета-фактуры составляются в соответствии с требованиями, перечисленными в п.5 и п.6 ст.169 НК РФ. Счета-фактуры, составленные с нарушением этих требований, не могут являться основанием для принятия сумм налога к вычету или возмещению. В свою очередь, дополнительные, не предусмотренные п.5 и п.6 ст.169 НК РФ, требования, предъявляемые к счету-фактуре, не могут быть основанием для отказа принять к вычету сумму налога, предъявленную налогоплательщиком — п.2 ст.169 НК РФ.

Допускается заполнение счета-фактуры комбинированным способом (с помощью компьютера и от руки) — п.14 Правил и Письмо МНС РФ от 26 февраля 2004 г. №03-1-08/525/18. Главное — не нарушать последовательности расположения реквизитов, содержание и число показателей счета-фактуры, утвержденных п.2 ст.169 НК РФ.

Нумерация счетов-фактур осуществляется в течение года в хронологическом порядке.

Несмотря на то, что все расчеты на территории России производятся только в рублях (для расчетов в иностранной валюте на территории России требуется разрешение Центрального банка РФ), Налоговый кодекс разрешает указывать суммы в счетах-фактурах в иностранной валюте, если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте — п.7 ст.169 НК РФ. При этом в договоре указывается по какому курсу и на какую дату производится пересчет валютных обязательств в рубли. Если указаний на курс в договоре нет, то пересчет происходит по курсу Центрального банка РФ на дату исполнения договора. Однако, достаточно часто обязательства по условиям сделки бывают выражены в условных единицах. В таких случаях, по мнению авторов, налогоплательщики могут указать в счете-фактуре суммы, выраженные в условных единицах. При заключении условий сделки в условных единицах необходимо указать порядок пересчета условных единиц в рубли.

В соответствии с Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур по срокам и графам счета-фактуры указываются следующие данные:

· По строке 1 — индивидуальный порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;

· По строке 2 — полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

· По строке 2а — место нахождения продавца в соответствии с учредительными документами;

· По строке 2б — ИНН и КПП налогоплательщика-продавца/ Если реализация производится обособленным подразделением — указывается ИНН налогоплательщика и КПП подразделения;

· По строке 3 — полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами

§ Если продавец и грузоотправитель одно и то же лицо, то в этой строке пишется «он же»;

§ Если продавец и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом, то указывается почтовый адрес грузоотправителя;

§ Внимание! Если счет-фактура выставляется за работы или услуги, т.е. понятие «грузоотправитель» отсутствует, то в этой строке ставится прочерк — Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 23 сентября 2004г. №03-04-11/158

· По строке 4 — полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес. Если грузополучателем (покупателем) является обособленное подразделение, то в данной строке указывается наименование и адрес подразделения;

· По строке 5 — реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетного документа или кассового чека (при расчете с помощью платежно-расчетных документов или кассовых чеков, к которым прилагается счет-фактура).

При безналичных расчетах данная строка заполняется только в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) — согласно пп.4 п.5 ст.169 НК РФ. А при расчетах НАЛИЧНЫМИ — в данной строке счета-фактуры номер и дату составления ЧЕКА надо указывать всегда. В противном случае по строке ставится прочерк.

· По строке 6 — полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами;

· По строке 6а — место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами;

· По строке 6б — ИНН и КПП налогоплательщика-покупателя;

· В графах 1-11 указываются следующие сведения о реализованном товаре (работе, услуге), переданном имущественном праве;

§ в графе 1 — наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Наименование товаров следует писать на русском языке — Письмо Управления Федеральной налоговой службы по г. Москве от 15 марта 2005 г. №19-11/16874 «По вопросу оформления счетов-фактур»

§ в графе 2 — единица измерения (при возможности ее указания);

§ в графе 3 — количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав исходя из принятых единиц измерения (при возможности их указания);

§ в графе 4 — цена (тариф) товара (выполненной работы, оказанной услуги), переданных имущественных прав за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета НДС, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, с учетом суммы налога;

§ в графе 5 — стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав, без НДС;

Если по одному счету-фактуре отгружается несколько наименований товаров, итог общей стоимости товаров без учета налога на добавленную стоимость в таком счете-фактуре не проставляется — Письмо Управления Федеральной налоговой службы по г. Москве от 14 ноября 2006 г. №03-04-09/19 «О необходимости указания в графе 5 счета-фактуры итоговой стоимости отгруженных товаров»

§ в графе 6 — сумма акциза по подакцизным товарам;

§ в графе 7 — налоговая ставка;

§ в графе 8 — сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

§ в графе 9 — стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом НДС;

§ в графе 10 — страна происхождения товара. Если товары Российского происхождения, ставится прочерк — последний абзац п.5 ст.169 НК РФ;

§ в графе 11 — номер таможенной декларации. Если товары российского происхождения, ставится прочерк — последний абзац п.5 ст.169 НК РФ.

Счет-фактуру подписывают (с обязательной расшифровкой подписи) руководитель и главный бухгалтер, либо иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или имеющие соответствующую доверенность от организации.

Формирование книги продаж.

Книгу продаж можно сформировать для любой организации и за любой период времени (меню «Основная деятельность» — «Ведение книги продаж» — «Книга продаж»). Перед формированием книги продаж следует удостовериться, в частности, в том, что:

· зарегистрированы все исходящие счета-фактуры, в том числе счета-фактуры на аванс, причем последнее действие можно сделать с помощью обработки «Регистрация счетов-фактур на аванс» (меню «Основная деятельность» — «Ведение книги продаж» — «Регистрация счетов-фактур на аванс»);

· записаны и проведены необходимые документы «Отражение реализации товаров и услуг для НДС» — для регистрации НДС тех продаж, которые отражены в программе ручными проводками (меню «Основная деятельность» — «Ведение книги продаж» — «Отражение реализации товаров и услуг для НДС»);

· введены все необходимые начальные остатки по суммам НДС, не полученным от покупателей (если организация определяет налоговую базу для НДС «по оплате»), а также внесены все данные о фактах реализации с НДС 0%, имевших место до даты начала ведения учета в информационной базе, и по которым на эту дату не была подтверждена (либо не подтверждена) ставка НДС 0%;

· записаны и проведены документы «Регистрация оплаты от покупателей для НДС» — если в договоре с контрагентом не установлено свойство «Вести расчеты по документам» (меню «Основная деятельность» — «Ведение книги продаж» — «Регистрация оплаты от покупателей для НДС»);

· записаны и проведены документы «Подтверждение нулевой ставки НДС» (меню «Основная деятельность» — «Ведение книги продаж» — «Подтверждение нулевой ставки НДС»);

· по всем договорам, по которым организация выступает в роли налогового агента по НДС, установлены соответствующие реквизиты.

Книга продаж (меню «Основная деятельность — Ведение книги продаж — Книга продаж») формируется на основании записей регистра «НДС продажи» за указанный пользователем период для указанной организации по следующему алгоритму:

· Если установлена учетная политика по определению налоговой базы — «по отгрузке», то включаются записи регистра с событиями «Реализация», «Получен аванс» и «НДС начислен к уплате»;

· Если установлена учетная политика по определению налоговой базы — «по оплате», то включаются записи регистра с событиями «Оплата», «Получен аванс» и «НДС начислен к уплате»;

· Для операций реализации с НДС 0%, независимо от установленной учетной политики по определению налоговой базы, включаются записи регистра с событиями «Подтверждена ставка 0%», «Не подтверждена ставка 0%».

Регистр «НДС с продажи» содержит записи о событиях, связанных с настоящим или будущим начислением НДС, а именно:

· Реализация — регистрируется факт совершения операции реализации; в случае, если учетная политика по определению налогооблагаемой базы НДС — «по отгрузке», то данное событие является основанием для внесения записи в книгу продаж и отражения реализации в налоговой декларации по НДС, за исключением применения нулевой ставки НДС (где необходимо еще подтверждение (неподтверждение) нулевой ставки НДС);

· Оплата — регистрируется факт получения оплаты от покупателя; в случае, если учетная политика по определению налогооблагаемой базы НДС — «по оплате», то данное событие является основанием для внесения записи в книгу продаж и отражения реализации в налоговой декларации по НДС, за исключением применения нулевой ставки НДС (где необходимо еще подтверждение (неподтверждение) нулевой ставки НДС);

· НДС начислен к уплате — безусловное начисление НДС к уплате в бюджет (например, в случае получения сумм, связанных с реализацией);

· Получен аванс — регистрируется факт получения аванса от покупателя (заказчика);

· Подтверждена ставка 0% — регистрируется подтверждение нулевой ставки НДС по реализации; с этого момента выручка с нулевой ставкой НДС включается в книгу продаж;

· Не подтверждена ставка 0% — регистрируется подтверждение нулевой ставки НДС по реализации; с этого момента выручка с нулевой ставкой НДС включается в книгу продаж.

В отчете «Книга продаж» имеется возможность просмотреть документ, явившийся основанием для записи, по двойному щелчку мыши в графе 1 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в соответствующей строке отчета.

Ведение журнала средствами ЕГАИС

Вести журнал можно с помощью ЕГАИС, если магазин подключен к системе и отправляет данные о продажах алкоголя в ФСРАР. Владелец магазина сможет распечатать журнал в личном кабинете на сайте ФСРАР.

Обязательная информация

Данные предпринимателя и магазина:

  • Наименования организации
  • ФИО индивидуального предпринимателя
  • ИНН (личный)
  • КПП
  • ИНН индивидуального предпринимателя
  • Адрес магазина

Информация о проданных товарах:

  • Порядковый номер (графа 1)
  • Дата розничной продажи (графа 2)
  • Штриховой код (марка PDF-417) (графа 3)
  • Наименование продукции (графа 4)
  • Код вида продукции (графа 5)
  • Емкость, л (графа 6)
  • Количество, шт (графа 7)

Разница между бумажным вариантом и электронным

В бумажном журнале заполнять графу 3 «Штриховой код» не нужно.

При ведении журнала средствами ЕГАИС все поля заполняются автоматически.

Каждый день в журнал надо записывать итоги продаж:

  • Итого по каждому коду виду алкогольной продукции
  • Итого по наименованию каждого вида алкогольной продукции
  • Итого по количеству (шт)

Совет: если ведете журнал в электронном виде, каждый день распечатывайте страницы с продажами за смену и складывайте в отдельную папку. В таком случае проверка не застанет вас врасплох.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *