Ведение документооборота

Документооборот

Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

  1. документы, поступающие из других организаций (входящие);
  2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
  3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

  1. первичную обработку;
  2. предварительное рассмотрение;
  3. регистрацию;
  4. рассмотрение руководством;
  5. передачу на исполнение.

Документооборот бухгалтерских документов

В бухгалтерском учёте существует пять основных этапов документооборота:

  1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;
  2. Передача документа в бухгалтерию;
  3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;
  4. Обработка документов в бухгалтерии, которая включает:
    1. таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции);
    2. группировку;
    3. контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов);
  5. Сдача документов на хранение в архив.

Секретный документооборот

Все секретные документы проходят через специальные подразделения предприятий или ведомств. Учёт и документооборот ведется по специальным правилам, в России регламентируется законом «О государственной тайне».

Автоматизация секретного документооборота и делопроизводства в режимно-секретных подразделениях осуществляется с помощью программы автоматизированной системы секретного делопроизводства (АС СДП).

Электронный документооборот

Основная статья: EDI

В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внутренними получателями).

Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определённые выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.

Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.

> См. также

  • Система автоматизации документооборота
  • Делопроизводитель
  • Система электронного архива

Требования к ведению документооборота

Для начала давайте разберемся в понятиях. Документооборотом в организации можно назвать все стадии «жизни» деловой бумаги: от ее оформления и до отправления в архив. Также из самого названия процесса понятно, что подразумевается движение документа. То есть документооборот включает в себя все перемещения документа (не только внутри организации). Соответственно, ведение документооборота должно заключаться в создании слаженной работы с документами на всех этапах и во всех подразделениях организации.

Требования к ведению документооборота регламентируют всю работу с документацией. К ним можно отнести как требования по оформлению документов, так и требования к процессам ознакомления, хранения и уничтожения. Совокупность всех требований, предъявляемых в работе с документами, представляет собой основы документооборота. К примеру, единые требования к оформлению документов во всех подразделениях организации будет являться начальным этапом в построении правильного документооборота. Ведь именно на этапе оформления простая бумажка приобретает юридическую силу и становится документом, чтобы стать основой для решений, приказов, резолюций и прочих изменений в компании. Поэтому так важно не допускать на этом этапе ошибок, иначе уже с этого момента можно считать ведение документооборота неправильным.

Квалифицированное ведение документооборота в организации предполагает документирование всех вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Данная задача заметно упрощается, если организация внедряет систему электронного документооборота. При этом в первую очередь необходимо позаботиться о соблюдении требований нормативных актов к ведению и хранению документации.

Следует отметить, что юридическая сила любого документа обеспечивается наличием всех необходимых реквизитов. Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа, конечно же, не нужно использовать все, описанные в ГОСТ Р 6.30-2003.

Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно

Например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не приводится реквизит «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен и другими, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

Однако документ может содержать целый ряд дополнительных реквизитов, которые для отдельных видов документов могут становиться обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

Правила ведения документооборота

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью орга­низации. Организация документооборота включает все опера­ции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор­млению, удостоверению, хранению и отправке документов.

Негласным правилом ведения документооборота в организации является уменьшение временных затрат на обращение документа среди сотрудников. То есть с момента создания и до момента завершения задачи, по которой создан данный документ, должно пройти как можно меньше времени. К примеру, если в компании разработана новая номенклатура дел, то ее согласование, утверждение и введение должны осуществляться максимально быстро. Эффективность документооборота в данном случае можно оценить по времени, которое прошло с момента издания новой номенклатуры дел и до ее применения во всех подразделениях организации.

Экспедиционная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции

Кроме того, при организа­ции движения документов необходимо выполнение следую­щих правил:

  • максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (путь документа должен быть максимально коротким – из пункта А в пункт Б без каких-либо лишних инстанций, которые лишь тормозят оборот);
  • исключение возвратных движений документов (подразумевает отсутствие возможных ошибок, из-за которых документ не смогут визировать, подписать, ввести в действие и т.д.);
  • максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Данные правила ведения документооборота помогут создать в организации правильное движение (циркуляцию) документов без необоснованных задержек на чьем-нибудь столе.

Более того, соблюдение этих правил позволяет значительно улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

  • прямоточности направления потоков документов, исключе­ния дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
  • ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорцио­нальной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Нарушения при ведении документооборота

Нарушения при ведении документооборота могут возникнуть как на этапе оформления документов, так и при непосредственном движении документа. Чтобы исключить количество возможных ошибок, необходимо заранее позаботиться о создании и утверждении инструкций, которые будут регламентировать все процессы, осуществляемые с документами. Лучше всего, когда в организации есть служба ДОУ, которая занимается организацией и ведением документооборота, а также работает над выявлением и исключением возможных ошибок.

Инструкция по делопроизводству. Нюансы оформления

Правильная организация и ведение документооборота позволяют создать в компании циркуляцию документов, которая осуществляется в своем ритме и по отлаженной схеме. Как правило, чем больше организация, тем больше и количество документов, а значит, возрастают и требования к ведению документооборота. Избежать большинства ошибок можно путем внедрения систем электронного документооборота. Однако следует учитывать, что данная мера эффективна в больших организациях. В маленьких компаниях же электронный документооборот будет скорее тормозить процесс обращения документов. Поэтому следует изначально задуматься о необходимости такого внедрения и о последствиях, которые оно принесет.

>
Еще раз о документации

Уровень: начинающим, продолжающим, ленивым

Документация на сервера

Документацию я веду преимущественно текстовую. Но сейчас я отклонюсь от темы и расскажу про схемы.

Отсупление про графические схемы

Я люблю красивые схемы, но использую их только в крайнем случае, потому у них есть несколько принципиальных недостатков.
1. Схему нужно скачивать из вики, менять и заливать обратно. Этот недостаток насколько важен, что я остановлюсь на нем особо. Итак, ключевое условие для своевременного ведения документации состоит в принципах «документируй по ходу работы» и «документируй легко». Для изменения документации нужно совершать минимальное количество действий. И правда, если для того, чтобы задокументировать измение в топологии сети или в схеме работы кластера нужно открывать схему, изменять ее и заливать обратно, есть довольно большая вероятность что делать этого просто не будут. А даже если будут, то совсем не радостно, потому что это весьма муторно.

2. По схемам нельзя искать. И даже если искать по схемам в программе создания схем можно, то навряд ли это будет работать когда схема, вероятнее всего преобразованная в картинку, будет вставлена в вики.
3. Схема не заменит грамнотное словесное описание. Конечно, есть вещи для которых схемы подходят больше, но в своей повседневной практике я столкнулся с тем, что большинство вещей с которыми я работаю отлично описываются текстом, а схемы иногда лепят просто для красоты.

Итак, текст

Я люблю текст. Скажу даже больше, я люблю plaintext. Он быстро набирается и достаточно выразителен, если правильно использовать отступы, причем позволяет сосредоточиться на структуре а не на оформлении. Структура это самое главное. Поэтому еще раз скажу: «Используйте отступы!» Они позволяют сосредоточиться на том что вы описываете не отвелкаясь на оформление, и при этом представить информацию удобной, структурированной и легкой для восприятия форме. Может немного перехвалил? Ну да ладно.
Итак, несколько принципов работы с текстом:
1. Документацию пишут для того, чтобы ее читать. Поэтому при разработке формата документации отталкивайтесь исключительно оттого, что сможет помочь вам в работе. Спрашивайсте себя «Что я должен знать об этом сервисе? Об этой машине?»
2. Пишите лаконичо. Если что-то можно не писать, потому что оно уже где-то есть, то не пишите, потому что по опыту получаются дебри текста, на которые затем просто забивают. Наприметр, спецификации сервера можно указать ссылкой на документ на сайте производителя. Итак, нет избыточности и лишней работе!
3. Не пишите, копируйте! Если что-то можно взять прямо из конфига, берите прямо из конфига. Вывод команды тоже пойдет. Если можно сделать скрипт, которым сам выдергивает информацию из конфигов и кладет в вики (а это несложно) — делайте. Документацию на сами сервера можно класть в /etc/motd и потом выгружать в вики, тогда документировать изменения будет намного проще вообще всем.
3. Структурирование — наше все. Выделяйте отступами подчиненные элементы. Можно использовать списки, но списки это хорошо, а отступы лучше.
4. Стандарты документации должны быть, но здравый смысл важнее. Например, если в функционировании сервера есть некоторые неявные особенности, делайте новый подраздел и пишите. Если с сервером что-то не так, выносите это наверх и выделяйте красным.
5. Мониторинг это не документация. Системы управления конфигурацией тоже не документация. Понятно, что если есть 100 однотипных серверов, то можно задокументировать только один но, с другой стороны, если у вас есть 100 однотипных серверов, то вы и так это знаете.

Шаблон для описания сервера

Итак, ниже представлен шаблон для описания сервера. В настоящей вики он выглядит примерно также, как и тут. Как видите, я настолько люблю отступы, что действительно использую очень много тегов pre pre pre.
Cам шаблон состоит из следующих пунктов:
1. Имя сервера
2. Предоставляемые сервисы
3. Отвественные
4. Система
5. Мониторинг
6. Бэкап

Имя сервера

powerconsumer.site

Предоставляемые сервисы

Сервис пожирания процессора ————————— Описание: Многопоточный демон, который пожирает процессор вычисляя число пи до 10^100 десятичного знака. Помогает жрать память, случайно дергая через сокет процесс memeater. Взаимодействие: Memory eating service, socket http://bofh.ntk.net/BOFH/ 80/tcp Приложение: /usr/local/bin/cpueater init-скрипт: /etc/init.d/cpueater Рабочий каталог: /srv/bofh/cpueater Логи: /var/log/cpueater Ротация: every day, keeping last 7 days Мониторинг: http://zabbix.site/cpueater/ Конфиги: /etc/cpueater/cpueater.conf Сервис пожирания памяти ———————— Описание: Многопоточный демон, который пожирает память выделяя ее для демона вычисления числа пи. Взаимодействие: Memory eating service, socket http://bofh.ntk.net/BOFH/ 80/tcp Приложение: /usr/local/bin/memeater init-скрипт: /etc/init.d/memeater Рабочий каталог: /srv/bofh/memeater Логи: /var/log/memeater Ротация: every day, keeping last 7 days Мониторинг: http://zabbix.site/memeater/ Конфиги: /etc/memeater/memeater.conf

Отвественные

BOFH

Система

Debian Squeeze 6.04 Disk subsystem ————— RAID-6 on LSI-based controller with 10 active disks and 2 hot-spares. 10.0GB ext4 / boot 10.0GB linux-swap(v1) swap 10.0GB ext4 /tmp 10.0GB ext4 /usr 20.0GB ext4 /var 40.0GB ext4 /home 20.0GB /opt 2300GB /srv/bofh Network subsystem —————— iface eth0 inet static address 192.168.1.10 netmask 255.255.255.0 network 129.168.1.0 gateway 192.168.1.1 up sleep 5; /sbin/ethtool -s eth0 autoneg off speed 100 duplex full

Мониторинг

Zabbix-agent with custom scripts: /opt/zabbix/cpueater.py /opt/zabbix/memeater.py

Бэкап

/srv/bofh/cpueater/ /srv/bofh/memeater/

Напоследок

Приведенные выше примеры не обязательно применимы к вам напрямую, их можно и нужно переделывать под обстоятельства.
Ну вот и все. Всем привет!
UPDATE: Как резонно заметил в комментариях VolCh, а потом еще и powerman, удобно использовать для документации систему контроля версий и работать с документацией как с кодом. Объяснение почему есть в комментариях. Далее можно поступить как описано powermanом тут, на мой взгляд очень хорошее решение: habrahabr.ru/post/12903
UPDATE2: Добавил мысли по поводу документация в репозитарии vs документация в вики:
За вики:
— Если с документацией работают не только разработчики, то намного проще использовать вики
— В вики легче привести документацию к одному виду, не будет разброда и шатания (из опыта)
— К вики легко приделываются роботы, так что преимущества репозитория неочевидны
— Если вики большая, по ней удобнее делать глобальный поиск, т.к. есть индексы
За репозитарий:
— Разработчикам скорее всего проще будет использовать репозитарий, единая система для всего
— Роботы приделываются легче чем в вики
— Если уже есть документация в html-формате ее за минуту к вики не подошьешь, а в репозитарий положишь запросто
В целом, всегда нужно выбирать по обстоятельствам. Если в команде одни разработчики и есть четкие стандарты на все — репозитарий, если не только разработчики или плохо со стандартами — вики, если есть еще какие-то факторы — учитывайте их.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *