Удержание подотчетных сумм из заработной платы

Налоговые последствия несвоевременного возврата подотчетных сумм

ИА ГАРАНТ

Учетной политикой не установлен срок, на который организация выдает работникам денежные средства под отчет. Какие могут быть налоговые последствия при несвоевременном возврате подотчетных сумм?

При осуществлении наличных расчетов с подотчетными лицами организации должны учитывать нормы Положения ЦБР от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П).

Пунктом 4.4 Положения N 373 установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю, авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например в приказе руководителя на выдачу денег под отчет).

Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные средства по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.

В случае, если работник не предоставит в установленный срок авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму денежных средств, то у него останется задолженность перед организацией.

Если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы (ст.ст. 241, 248 ТК РФ).

НДФЛ

Объектом налогообложения по НДФЛ признается доход, то есть экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой ее можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (ст.ст. 209, 41 НК РФ).

При этом нормы главы 23 НК РФ напрямую не определяют в качестве дохода физического лица суммы, полученные им под отчет, по которым он не отчитался в установленном порядке и (или) которые не вернул организации в установленные сроки.

На наш взгляд, деньги, передаваемые под отчет, нельзя расценивать как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия письменного договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды, предусмотренного пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, подлежащего включению в расчет налоговой базы по НДФЛ.

Основные налоговые риски по НДФЛ при выдаче денег подотчетному лицу возникают в ситуациях, когда выданные под отчет суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально.

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861, от 27.03.2006 N 28-11/23487).

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Так, имеются примеры судебных решений, в которых судьи:

поддерживают позицию налоговых органов (смотрите, например, постановления ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 N А55-1433/2009, ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А05-5905/2006-29, ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.08.2005 N А19-31904/04-45-Ф02-3758/05-С1);

отмечают, что деньги, выданные под отчет, не являются доходом работника для целей исчисления НДФЛ даже в случае, если он не отчитался по ним в установленном порядке (смотрите, например, постановления ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520).

По вопросу обложения НДФЛ невозвращенных подотчетных сумм в постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520, ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009 указано, что подотчетные денежные средства, частично не возвращенные работником, не являются его доходом, облагаемым НДФЛ.

Вместе с тем имеются примеры судебных решений с иной точкой зрения. Так, из постановлений ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 N А55-1433/2009, ФАС Уральского округа от 19.12.2008 N Ф09-9428/08-С2 следует, что если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований законодательства, то суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, образуют доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ. В постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.08.2005 N А19-31904/04-45-Ф02-3758/05-С1, ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А05-5905/2006-29 суды пришли к выводу, что подотчетные суммы, не внесенные в кассу организации, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

В ряде случаев судьи высказывали мнение, что при отсутствии оправдательных документов и оприходования оплаченных материалов (работ, услуг) подотчетную сумму также следует зачесть в совокупный годовой доход подотчетного лица (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17.09.2007 N Ф08-6050/07-2254А, от 04.10.2006 N Ф08-4557/06-1954А, от 26.10.2005 N Ф08-5072/05-2000А).

Однако при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды должны исходить из фактических обстоятельств каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

Таким образом, вопрос о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации является неоднозначным. Если организация будет исходить из отсутствия оснований для признания факта возникновения у работника дохода для целей исчисления НДФЛ, то не исключено, что свою позицию ей придется отстаивать в суде. При этом с выходом постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 13510/12 уверенности в том, что суд примет сторону организации, у нас нет, более вероятным представляется противоположный исход дела (что, в свою очередь, подразумевает ответственность налогового агента).

Ответственность налогового агента

В соответствии с пп. 1 п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны правильно и своевременно исчислять, удерживать из денежных средств, выплачиваемых налогоплательщикам, и перечислять налоги в бюджетную систему РФ на соответствующие счета Федерального казначейства. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей налоговый агент несет ответственность в соответствии с законодательством РФ (п. 5 ст. 24 НК РФ).

На основании ст. 123 НК РФ неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный НК РФ срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, влечет взыскание штрафа в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.

Отметим, что привлечь налогового агента к налоговой ответственности, предусмотренной ст. 123 НК РФ, налоговый орган вправе в пределах срока давности привлечения к ответственности. Согласно ст. 113 НК РФ лицо может быть привлечено к налоговой ответственности, если со дня совершения налогового правонарушения и до момента вынесения решения о привлечении к налоговой ответственности не пришло три года.

Кроме штрафа за несвоевременную уплату налога, в рассматриваемой ситуации налоговому агенту могут быть начислены пени (ст. 75 НК РФ). Согласно ч. 1 ст. 75 НК РФ пеней признается, в частности, денежная сумма, которую налогоплательщик должен выплатить в случае уплаты причитающихся сумм налогов или сборов в более поздние по сравнению с установленными законодательством о налогах и сборах сроки.

Отметим, что на основании ч. 7 ст. 75 НК РФ правила начисления и взыскания пеней распространяются и на налоговых агентов. При этом сумма соответствующих пеней уплачивается помимо причитающихся к уплате сумм налога или сбора.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП, профессиональный бухгалтер Каратаева Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

>Как удержать из зарплаты подотчетную сумму

Важные моменты

Размер и срок, на который выдаются деньги под отчет, определяет руководитель организации. Причем нет никакой разницы, выдаются средства наличными из кассы учреждения или перечисляются сразу на банковскую карту сотрудника. Поэтому если работник не отчитался за выделенные денежные средства в установленный срок, можно вычесть сумму из зарплаты должника.

ВАЖНО! Предельной датой для служебных командировок считается первый рабочий день сотрудника. Если работник по возвращении из командировки заболел, то крайней датой признается его первый рабочий день после окончания больничного листа.

По истечению срока выдачи денег под отчет, сотрудник обязан отчитаться (предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы) в течение трех рабочих дней, согласно п. 6.3 Указаний ЦБР № 3210-У от 11.03.2014. Срок сдачи авансового отчета также следует утвердить распоряжением руководителя организации.

ВАЖНО! Если в организации не утвержден срок сдачи авансового отчета, налоговики требуют, чтобы подотчетные лица сдавали авансовые отчеты в день получения денежных средств. Письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704.

Для этого следует издать распоряжение руководителя о принудительном взыскании из зарплаты должника. Приказ составляется в произвольной форме не позднее одного месяца со дня, установленного для сдачи авансового отчета.

Взыскать задолженность без проблем можно, только если должник полностью согласен с ее размером и основаниями. Поэтому чтобы исключить спорные ситуации, возьмите с должника расписку или письменное согласие в произвольной форме, в которой он отказывается от претензий и указывает свое согласие на удержание из его зарплаты. Если он отказался писать расписку, взыскать задолженность можно исключительно через судебные инстанции. Такие правила прописаны в ст. 137 и 248 ТК РФ, а также приведены в письме Роструда № 3044-6-0 от 09.08.2007.

ВАЖНО! Максимальный размер удержаний невозвращенного подотчета — не более 20 % от месячных начислений зарплаты должника. Бухгалтеру следует знать, что удержание задолженности из некоторых выплат не допускается. Полный перечень таких доходов закреплен в ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ (ред. от 26.07.2017).

Порядок удержания в примерах

Унифицированного порядка нет, так как каждая ситуация уникальна. Рассмотрим актуальные примеры удержания из зарплаты подотчетных сумм, проводки для бюджетников.

Пример № 1. Заведующий хозяйством Завхозова Н.С. получила в подотчет 20 000 рублей 01.10.2017 на приобретение канцелярских товаров и бумаги для печати. По предоставленному 12 октября авансовому отчету и чекам, расходы составили 14 000 рублей. Завхозова Н.С. должна вернуть в кассу учреждения 6000 руб. В связи с тяжелым финансовым положением завхоз отказалась вернуть средства, написав заявление с просьбой удержать долг из зарплаты за октябрь.

Руководитель издал приказ об удержании подотчетных сумм из заработной платы, проводки бухгалтер составил следующие:

Операция

Дебет

Кредит

Сумма

Начисление зарплаты за октябрь

4 401 20 211

4 302 11 730

45 000,00

Начислено удержание подотчетных сумм

4 302 11 830

4 304 03 730

6000,00

Погашение долга

4 304 03 830

4 208 34 660

6000,00

Пример № 2. Специалист Сергеев М.П. получил аванс на командировочные расходы в сумме 50 000 руб. По возвращении из служебной командировки он предоставил авансовый отчет на сумму в 25 000 рублей. Возвращать неизрасходованные подотчетные средства он согласился из заработка.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма

Начисление зарплаты за октябрь

4 401 20 211

4 302 11 730

25 000,00

Удержание подотчетных сумм

4 302 11 830

4 304 03 730

5000,00

Погашение долга

4 304 03 830

4 208 26 660

5000,00

Обратите внимание, что бухгалтер в октябре удержал всего 5000 рублей, так как максимальный размер не может превышать 20 % от суммы начислений в расчетном месяце. Следовательно, Сергеев полностью погасит задолженность только в феврале 2018 года.

Пример № 3. Секретарь Печатина С.Б. получила под отчет 15 000 рублей на приобретение марок и конвертов из средств от оказания предпринимательской деятельности (КФО 2). Израсходовала только 12 300 рублей, долг попросила вычесть из зарплаты. Бухгалтер составила проводки.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма

Начисление зарплаты за октябрь

4 401 20 211

4 302 11 730

15 000,00

Удержание подотчетных сумм

4 302 11 830

4 304 03 730

2700,00

Погашение долга

4 304 03 830

4 208 21 660

2700,00

Перенос задолженности по подотчетным суммам на другой КФО

2 304 06 830

2 208 21 660

2700,00

4 208 21 660

4 304 06 730

2700,00

Удержание задолженности по подотчетным средствам из зарплаты следует отразить в отчете (ф.0503737) как некассовое исполнение по расходам по соответствующему КВР ХХХ КФО 2 со знаком минус и некассовое исполнение по расходам по КВР 111 КФО 4.

Введение

1 Удержания из заработной платы работников

К основным удержаниям из заработной платы относятся:

НДФЛ (сумма начисленного в установленном порядке налога)

2. Суммы алиментов по исполнительным листам

3. Удержание невозвращенных во время подотчетных сумм

4. Возмещение причиненного материального ущерба

5. Удержания по суммам предоставленных сотруднику займов и процентов

6. Прочие удержания по заявлению сотрудника.

Все виды удержаний из заработной платы отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с различными счетами, в зависимости от вида удержания.

Содержание операции Дебет Кредит
1 Удержан из зарплаты налог на доходы физических лиц (НДФЛ) 70 68
2 Удержана из зарплаты сумма алиментов по исполнительным листам 70 76
3 Произведено удержание из зарплаты невозвращенных во время подотчетных сумм 70 71
4 Удержана из зарплаты сумма причиненного материального ущерба 70 73-2
5 Удержана из зарплаты часть суммы в погашение ранее выданного займа сотруднику 70 73-1
6 Произведены удержания из зарплаты по заявлению сотрудника в пользу третьих лиц 70 76

1.1 НДФЛ (сумма начисленного в установленном порядке налога)

Самым распространенным удержанием из заработной платы является налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Согласно ст. 207 «Налогоплательщики» НК РФ плательщиками этого налога признаются физические лица, получающие доходы от источников в Российской Федерации.

Налоговая ставка устанавливается в размере:

  • 13% в отношении большей части доходов, получаемых физическими лицами, включая заработную плату и иные выплаты, производимые в пользу работников, вознаграждения за выполнение работ по договорам гражданско-правового характера и т.д.;
  • 30% в отношении доходов физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации;
  • 6% в отношении доходов от долевого участия в деятельности других организаций;
  • 35% в отношении таких доходов, как стоимость любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, в части превышения 2000 руб. за налоговый период и др.

При определении налоговой базы учитываются все полученные налогоплательщиком в течение налогового периода доходы, включая заработную плату, оплату отпуска и больничных листов и иные виды доходов.

Налоговая база в отношении доходов, подлежащих обложению по налоговой ставке 13%, определяется как денежное выражение таких доходов, уменьшенных на сумму налоговых вычетов.

Налог на доходы физических лиц в бухгалтерском учете отражается записью:

Дебет 70, Кредит 68 — удержан из зарплаты налог на доходы физических лиц.

1.2 Суммы алиментов по исполнительным листам

Алименты на содержание несовершеннолетних детей удерживаются с дохода работника, как по основному месту работы, так и при работе по совместительству.

Перечень видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей, утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 18.07.96 N 841 (в ред. от 06.02.2004). Расходы на перевод алиментов по почте должны оплачиваться за счет средств работника, который уплачивает алименты.

Если место нахождения получателя алиментов неизвестно, удержанные суммы перечисляются на депозитный счет суда по месту нахождения организации.

Сумма алиментов, которая удерживается из дохода работника, определяется на основании исполнительного листа и нотариально заверенного соглашения об уплате алиментов.

    Как правило, алименты удерживаются в следующем размере:

  • на содержание одного ребенка — 1/4 дохода работника;
  • на содержание двоих детей — 1/3 дохода работника;
  • на содержание троих и более детей — 1/2 дохода работника.

Размер этих долей может быть изменен (уменьшен или увеличен) судом с учетом материального или семейного положения сторон и иных заслуживающих внимания обстоятельств. Однако сумма, подлежащая взысканию в уплату алиментов, не может превышать 70% заработка работника, уменьшенного на сумму налога на доходы физических лиц.

При удержании алиментов с работника, отработавшего неполный рабочий месяц из-за прогула, сумма алиментов определяется исходя из его заработной платы, исчисленной за полный рабочий месяц.

Удержание алиментов отражается записью:

Дебет 70, Кредит 76, субсчет «Расчеты по исполнительным листам» — удержаны сумма алиментов по исполнительному листу и расходы на их почтовый перевод.

1.3 Удержание невозвращенных во время подотчетных сумм

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через 3 рабочих дня после возвращения из командировки.

Срок, на который можно выдать наличные деньги подотчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может установить руководитель организации.

Приказ на удержание подотчетных сумм

Если он такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока.

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы. Единовременная сумма удержаний не может превышать 50%, а в некоторых случаях 70% заработной платы, причитающейся к выдаче.

Если долг работника будет списан за счет средств организации, эту сумму следует включить в совокупный доход работника (ст. 209 «Объект налогообложения» НК РФ), т.е. нужно удержать налог на доходы физических лиц, а на сумму списанного долга начислить единый социальный налог и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные нужды, не был установлен, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника не имеется.

При наступлении срока, в течение которого работник должен отчитаться или вернуть средства, полученные подотчет, необходимо сделать запись:

Дебет 94, Кредит 71 — отражена сумма, выданная под отчет работнику и не возвращенная в срок.

Операции по удержанию денежных средств из заработной платы работника отражаются записью:

Дебет 70, Кредит 94 — невозвращенная подотчетная сумма удержана из заработной платы работника.

1.4 Возмещение причиненного материального ущерба

Работник организации в процессе своей трудовой деятельности может нанести организации материальный ущерб (потеря или порча имущества).

Порядок возмещения ущерба зависит от того, как оформлены отношения между организацией и работником.

Материальная ответственность работника исключается, если ущерб возник вследствие действия непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника.

Трудовое законодательство предусматривает ограниченную или полную материальную ответственность. При ограниченной материальной ответственности работник должен возместить прямой ущерб в пределах своего среднего месячного заработка. При полной материальной ответственности работник должен возместить всю сумму расходов организации на восстановление поврежденного или приобретение нового имущества.

Сумма ущерба, которая не превышает среднемесячного заработка работника, удерживается из его заработной платы. Сумма ущерба, которая превышает среднемесячный заработок работника, взыскивается только в судебном порядке. В первом случае взыскание производится на основании приказа руководителя. Приказ должен быть издан не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма ущерба превышает его среднемесячный заработок, взыскание осуществляется в судебном порядке.

By Вадим Фалин / 12th Июнь, 2018 / Алименты / No Comments

ПГ/7156-6-1 указал, что работодатель может произвести единоразовое удержание долга по подотчетным средствам, если это действие согласовано с работником. Сотруднику дается право прописать в заявлении процент удержаний или фиксированную ежемесячную сумму, в рамках которой можно осуществлять погашение долга из зарплаты. При удержании задолженности из ежемесячных доходов работника на основании приказа руководителя необходимо руководствоваться максимальными ограничениями из ст. 138 ТК РФ. Общая величина всех видов удержаний из начисляемой заработной платы не может превышать уровень 20% от дохода, в некоторых ситуациях допускается увеличение лимита до 50 или 70%.

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?

  • Работник может внести сумму задолженности добровольно через кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
  • Удержать долг можно в размере не более 20% с зарплаты за месяц.

    Процент удерживается с начисленной заработной платы за минусом НДФЛ.

  • Для удержания подотчета необходимо заручиться согласием работника и издать соответствующий приказ.
  • При отсутствии желания платить долг, работодатель вправе взыскать его через судебный орган. Тогда удержания будут производиться уже на основании исполнительного документа.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос? Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему.

Расчеты корпоративными картами – безналичные. На них указания ЦБ РФ не распространяются. Этот же принцип можно применить и к другим правилам.

Внимание

Компания не может выдавать наличные подотчетные сотруднику, который не отчитался по прежним суммам. Это правило также из пункта 6.3 Указаний № 3210-У. Получается, что работнику, который в срок не отчитался по корпоративной карте, выдать деньги можно.

Подотчетные наличными компания выдает по заявлению сотрудника. А если работник будет платить за покупки картой, можно обойтись без заявления.

Важно

Данное ограничение устанавливает ст. 138 ТК РФ. Указанный предельный размер удержания рассчитывается от дохода за минусом НДФЛ. Разберем, как это выглядит на конкретном примере. Пример Исходные данные: Кузин Иван Петрович поехал в командировку, ему в подотчет было выдано 10 тыс.

руб. Он вернулся раньше и отчитался с помощью авансового отчета только на сумму в 2 тыс. руб. Соответственно, перед организацией у него образовалась задолженность по подотчетной сумме = 10000 – 2000 = 8000.

У работника не оказалось возможности вернуть деньги в кассу. Но он письменно согласился на ежемесячные удержания из зарплаты в размере 20%.

Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника

Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса Как выдать деньги под отчет Использование корпоративной банковской карты Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5

Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление.

Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя. Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.
Нужно ли согласие сотрудника? По статье 137 ТК РФ удержания работодатель может производить из зарплаты работника, если последний не оспаривает основания и размеры удержаний. Поэтому, чтобы избежать проблем в дальнейшем рекомендуется заручиться письменным согласием работника. Только при наличии заявления от сотрудника можно издавать приказ и производить взыскание. Специальной формы письменного согласия законодательством не предусмотрено, он оформляется в свободной форме, но должно содержать всю значимую информацию.

Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы

В конце месяца компания свой долг перед банком погасила и перечислила проценты в сумме 750 руб. Проводки: ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 66– 15 000 руб. – получены кредитные деньги; ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55– 15 000 руб.
– сняты с карты средства на оплату хозяйственных расходов; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71– 15 000 руб. – отражены расходы на основании авансового отчета сотрудника; ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 66– 750 руб. – учтены в расходах проценты за пользование заемными средствами; ДЕБЕТ 66 КРЕДИТ 51– 15 750 руб. – оплачен долг и проценты по нему.* 4. Из статьи журнала «Учет в туристической деятельности» № 12, Декабрь 2014 Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.

Однако, по правилам Письма Роструда № 3044-6-0 от 09.08.2007 и ТК РФ (ст. 248), удержание средств возможно в случае, если работник предоставит письменное заявление о его согласии на эту операцию. Если он отказывается от взысканий, решать ситуацию придется в судебном порядке.

Можно ли удержать полную сумму долга одним платежом из зарплаты? По правилам ст. 138 ТК РФ, ежемесячная сумма удержаний из дохода должника не может превышать более 20% от всей суммы долга. В итоге В случае если сотрудник уволился и удержание неиспользованной суммы невозможно, компания может списать средства по истекшему сроку исковой давности. Он составляет три года от дня окончания срока возврата оставшихся подотчетных средств (ст. 196 ГК РФ).

Задание 4. За месяц организация имела следующие операции по расчетному счету и кассе:

За месяц организация имела следующие операции по расчетному счету и кассе:

Получен краткосрочный кредит банка в сумме 800 000 руб. Перечислено поставщику за полученные материалы – 400 000 руб. Перечислено авиакомпании за авиабилеты для работника, направляемого в командировку — 12 000 руб. Снято по чеку на выплату заработной платы 230 000 руб. Выдано подотчетному лицу на командировочные расходы 10 000 руб. и авиабилеты стоимостью 12 000 руб.

Отразить хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета. Определить остаток средств на расчетном счете и в кассе организации при условии, что до совершения указанных операций денежные средства на расчетном счете и в кассе отсутствовали.

Задания к теме 6 «Учет текущих расчетов и операций»

1. К дополнительной заработной плате относятся:

а). Премия за экономию материалов;

б). Выплаты за непроработанное время.;

в). Сдельная заработная плата.

2. Учет отработанного времени, необходимого при начислении заработной платы, а также правильного определения средней численности работников на предприятии организуется:

а). В лицевом счете работника;

б). В табеле учета рабочего времени (ф. № Т-12);

3. Обязательными удержаниями являются:

а). Налог на доходы физических лиц и по исполнительным листам и надписями нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц;

б). Ранее выданные плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период;

в). Погашение задолженности по подотчетным суммам.

4. Удержание налога на доходы физических лиц отражается бухгалтерской записью:

а).

3.4. Удержания подотчетных сумм

Дт 70 Кт 69;

б). Дт 70 Кт 68;

в). Дт 70 Кт 60.

5. Удержание неиспользованных авансовых сумм отражается бухгалтерской записью:

а). Дт 70 Кт 71;

б). Дт 70 Кт 73;

в). Дт 70 Кт 76.

6. Удержания по исполнительным листам отражаются бухгалтерской проводкой:

а). Дт 70 Кт 71;

б). Дт 70 Кт 76;

в). Дт 70 Кт 68.

7. Удержания за причиненный материальный ущерб отражаются бухгалтерской записью:

а). Дт 70 Кт 60

б). Дт 70 Кт 73;

в). Дт 70 Кт 76.

8. Удержания займов, ссуд, выданных работнику предприятия, отражается записью:

а). Дт 76 Кт 70;

б). Дт 70 Кт 73;

в). Дт 73 Кт 70.

9. Сверхурочные не должны превышать для каждого работника:

а). Двух часов в течение двух дней подряд;

б). Четырех часов в течение двух дней подряд;

в). Четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год;

г). 120 часов в год.

10. Пособие по беременности и родам, выплачиваемое работнику организации:

а). Включается в совокупный доход в целях обложения налогом на доходы физических лиц;

б). Не включается в совокупный доход и не облагается налогом на доходы физических лиц;

в).

Включается в доход, но не облагается налогом;

г). Не облагается налогом на доходы физических лиц.

11. На сумму депонированной заработной платы делается бухгалтерская запись:

а). Дт 51 Кт 76;

б). Дт 76 Кт 50;

в). Дт 70 Кт 76;

г). Дт 70 Кт 71.

12. Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации:

а). В течение двух лет;

б). Срок хранения не ограничен;

в). В течение трех лет;

г). В течение десяти лет.

13. Заработная плата, начисленная рабочим цехов основного производства, оформляется бухгалтерской записью:

а). Дт 20 Кт 70;

б). Дт 25 Кт 70;

в). Дт 26 Кт 70.

14. Что означают бухгалтерские записи на счетах бухгалтерского учета Дт 91 Кт 70:

а). Начислена заработная плата рабочим за работы по обслуживанию производства;

б). Начислена заработная плата рабочим за работы по капитальному ремонту машин;

в). Начислена заработная плата рабочим за работы по изготовлению продукции;

г). Начислена заработная плата рабочим за работы по демонтажу ликвидированного объекта.

Срок возврата

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен?

В день их получения.

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г.

чПКФЙ ОБ УБКФ

№ 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Пример расчета срока, в течение которого сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды

8 апреля секретарь Е.В. Иванова получила деньги на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Она выполнила задание, израсходовав не всю сумму, полученную под отчет.

В организации не установлен срок, на который сотрудники получают подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Поэтому не позднее 8 апреля Иванова должна сдать авансовый отчет.

Ситуация: с какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы?

Со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз. 2 п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных документов (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Чек ККТ

Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек?

Ответ: нет, не нужно.

ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится. Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек не нужно. Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47.

Пример отражения в бухучете возврата неизрасходованных подотчетных сумм

11 апреля секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова получила 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку). Установленный руководителем срок возврата подотчетных сумм – 14 апреля.

14 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день она вернула в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетных денег в сумме 500 руб. (2000 руб. – 1500 руб.).

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие проводки.

11 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

14 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 1500 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дебет 50 Кредит 71
– 500 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *