Суточные за 1 день

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его трудовое место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании 2 внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале»Би летом в командировку предусмотрено питание – платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника. В 2017 году этот лимит равен 700 рублям в сутки для командировок по России и 2 500 рублям — для загранкомандировок.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!Аналогичные лимиты действуют с 2017 года при уплате страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

ВАЖНО! Для бухгалтерского учета командировочных расходов в 2017 году нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Утверждение отчета о потраченных деньгах нужно будет производить на основании тех документов, которые предоставит работник, и в соответствии с положением о командировках, принятом в организации.

Однако многие компании с целью минимизировать риски возникновения спорных с налоговиками ситуаций все еще продолжают использовать прежние правила оформления командировочных расходов. Поскольку, например, в случае использования работником собственного автотранспорта и невозможности подтверждения даты отправки и прибытия проездными документами, служебная записка, по мнению Минфина, не будет являться документом, подтверждающим сроки пребывания в командировке (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Следовательно, у проверяющих могут возникнуть вопросы, связанные с размером суточных. А если будет оформлено командировочное удостоверение с отметками о прибытии/выбытии, то споров удастся избежать.

Прочитать, для чего нужно положение о командировках, и скачать его, можно в статье»Положение о служебных командировках – образец 2015-2016″.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!Аналогичный лимит действует с 2017 года при уплате страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).

  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по отметке в паспорте (письмо ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (п. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письмо Минфина от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 № Ф03-3248/2011).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале»Принимаемые расходы при УСН в 2015-2016 годах».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов за проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ: если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2017 году по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет в гостинице (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Какие проводки и в каких случаях нужно делать при выдаче аванса на командировки, читайте в статье»Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

На какие траты выдаются суточные деньги командированным?

Интересно было прочитать ответы авторов о величине суточных сумм во время командировок. Этим летом (2016 г.) мы ездили со студентами на практику в Москву, возили группу первокурсников почти в 30 человек, среди которых были и несовершеннолетние дети.

Нам оплатили дорогу авансом и проживание в хостеле с трехэтажными узенькими шатающимися кроватями. Мы, как преподаватели, жили в «люксе» – крохотной комнатушке с двухэтажной кроватью, правда в придачу с клопами, которые нас покусали.

Так вот, командировочные для студентов составляли 50 рублей в сутки (проезд один раз в метро), а для нас с коллегой – 100 р. Сильно на эти деньги не разгуляешься. В общей сложности каждый из нас (включая студентов) потратил по 5000 р. за четверо суток. Эти деньги ушли на питание, проезд по Москве и оплату экскурсий.

Вот так заботится о нас родной университет.

Вообще-то считается, что суточные это некая сумма денег, достаточная для того, чтобы человек, находящийся в командировке смог на них купить себе покушать. Ну или сходить в столовую. Насколько я помню проживаниевсегда шло отдельной строкой в авансовом отчёте и в гостинице всегда приходилось брать чеки и подтверждение о том, что ты там жил. На это выделялись отдельные деньги, за которые необходимо было отчитаться после командировки. А за суточные отчитываться было не нужно,- хватало лишь отметки в командировочном удостоверении.

Довольно часто бываю в командировках, так что «в теме».

Что такое суточные? Это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Вот так, без уточнений.

То есть, на какие траты – на усмотрение работника, обычно подразумевается, что на еду. Жилье работодатель оплачивает отдельно, с суточными здесь связи нет.

Что касается размера – это на усмотрение работодателя, но есть минимум. Если командировка с «ночевой» (независимо от того, 5 км это от города проживания или 5000 км) – 700 рублей/сутки (в 2016 году), включая день приезда и день отъезда (если Вы выехали в 23:55, а вернулись в 00:05- это уже двое суток – считается по билетам). Имею ввиду командировки по России. Заграничные – 2 500 рублей, если не изменяет память.

Если командировка однодневная, то по закону суточные не положены, хотя они не запрещены, работодатель может их выплачивать, размер – тоже на усмотрение работодателя.

Penzionero­ chka

700 рублей в сутки – откуда такие сведения? Это на вашем предприятии или по стране? И где это написано? — 11 месяцев назад

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Марины (г. Москва)

Подскажите — правильны ли действия руководителя, который отказывается выплачивать суточные, при направлении сотрудников в командировку в Германию, мотивируя это тем, что все сотрудники будут там обеспечены жильем и питанием?

До 01.01.2006 действовало правило, заключающееся в следующем. В том случае, если работник в период нахождения за границей обеспечивался питанием, то иностранная валюта (суточные) выплачивались в размере 30% предусмотренной нормы (п. 3 Постановления Правительства РФ от 01.12.1993 N 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств»).

Однако в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» Постановление N 1261 утратило силу (п. 12 Постановления N 812).

Аналогичная норма по выплате суточных в размере 30% предусмотрена и в Постановлении N 812 (п. 7 Постановления N 812), но она применяется организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета.

В данном же случае следует руководствоваться ст. 168 Трудового кодекса РФ, в которой указывается, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязанвозмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Поскольку выплата суточных преследует за собой цель возместить работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием, а не расходы по проживанию, то независимо от того, будет работник обеспечен жильем в Германии или нет, суточные ему положены в том размере, который зафиксирован в локальном нормативном акте, действующем в вашей организации.

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
Согласно абз. 3 п. 16 Положения выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

На мой взгляд, в локальном нормативном акте, работодатель может предусмотреть пониженный размер суточных, в том случае, если работник в период нахождения в командировке за границей обеспечивается питанием за счет принимающей стороны (то есть по аналогии с п. 7 Постановления N 812).

Но полностью снимать с себя обязанность по выплате суточных работодатель не вправе, поскольку она закреплена за ним на законодательном уровне (ст. 168 Трудового кодекса РФ).
С учетом сказанного, действия вашего руководителя правильными назвать нельзя.

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

>Можно ли не выплачивать суточные при командировке?

Что говорит закон

Согласно абз. 3 п. 11 Положения о служебных командировках, работодатель не имеет права уходить от оплаты суточных своему сотруднику в командировке. Причем оплачивать нужно календарные дни, а не рабочие. Праздничные и выходные, проведенные в командировке, оплачиваются по повышенному тарифу. Время на дорогу до места и обратно обязательно входит в период командировки, и за это время также необходимо начислять суточные. Если во время командировки работник заболел, обратился врачу и получил больничный лист – это время также необходимо оплатить.

Единственная ситуация, когда возможна командировка без суточных, – это служебная поездка, из которой работник возвращается в тот же день домой. В этом случае выплата суточных не предусмотрена, и при нарушении этого правила на данные расходы налоговая инспекция при проверке наложит обязательство платить НДФЛ и страховые взносы.

А вот есть ли необходимость оставаться на месте выполнения служебной задачи на ночь – решает работодатель. При этом нужно учесть дальность расстояния до постоянного места жительства работника, качество транспортного сообщения и наличие возможности и времени отдыха перед следующим рабочим днем.

Суточные облагаются страховыми взносами?

Страховые взносы с суточных не начисляются, если такие суточные не превышают указанные выше лимиты (п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами в 2019 году.

Иными словами, при командировках по РФ с суточных свыше 700 рублей страховые взносы нужно будет начислить. А при заграничных командировках страховые взносы начисляются с суточных свыше 2 500 рублей за день командировки.

Обращаем внимание, что при однодневных командировках с суточных страховые взносы нужно начислить со всей суммы. Это связано с тем, что выплаты при однодневных командировках не могут быть признаны суточными, а потому от обложения взносами они не освобождаются (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950).

Хотя если такие выплаты при однодневных командировках оформить не как суточные, а как возмещение расходов, связанных с командировкой, облагаться взносами они не будут. Но понесенные расходы нужно будет подтвердить первичными документами.

Говоря о страховых взносах до этого момента, мы имели в виду взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ, уплачиваемые в соответствии с требованиями НК РФ. Что же касается страховых взносов на травматизм, то суточные не облагаются ими полностью. При этом не важно, превышает или нет установленный работодателем уровень суточных порог 700 рублей или 2 500 рублей (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Командировочные расходы за один день командировки

В отношении однодневной командировки действуют общие правила статей 167, 168 ТК РФ о гарантиях, но с некоторыми изъятиями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возмещаются всегда при предоставлении проездных документов, равно как и иные расходы, понесенные с разрешения/ведома работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются лишь в случаях, когда по согласованию с руководителем организации работник по окончании рабочего дня остается в месте командирования, и при предоставлении соответствующих документов (чеков из гостиницы, договоров с собственником жилья и т.п.).

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения об особенностях.

Если же работник командирован на один день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определяемой локальным нормативным актом о командировках (п. 20 названного Положения, ст. 168 ТК РФ).

Суточные при однодневных командировках в 2016 году изменений не претерпели, хотя существовал законопроект об их отмене. Возможно, это произойдет в следующем году. Но, пока этого не произошло, прежние правила остаются в силе.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.

Второй этап оформления командировки на один день – выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях). Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.

Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *