Списание картриджей в бюджетной организации

Систематизация бухгалтерии

26.09.2018 | Комментариев нет

Организация работы офиса, ее оптимизация — важная составляющая часть работы любой компании. И в эффективности этой работы не последнюю роль играет качество печати документов и затратность ведения документооборота. А если речь идет о бюджетном учреждении, то за каждый потраченный рубль необходимо строго отчитаться. Поэтому даже покупка, учет и списание картриджа для принтера нуждаются в тщательном контроле.

Покупка и учет картриджей

Напомним, что приобретение расходных материалов для печатно-копировальной техники должно отражаться по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов». Однозначность операции диктуется Методическими рекомендациями по применению классификации операций сектора государственного управления, прописанными в письме Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 02-05-10/383.
Для бюджетного учета товарно-материальных ценностей в составе материальных запасов используется счет 105 06 000 «Прочие материальные запасы».
Схема отражения покупки картриджа в бюджетном учете выглядит следующим образом:
В учете списание картриджа проводится таким образом:

  1. Содержание операции — приобретены картриджи.
  2. Дебет — 105 06 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов».
  3. Кредит — 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов».

После того, как картридж учтен, его передают к установке.

Особенности учета картриджей, выданных в эксплуатацию в учреждениях

Манипуляция сопровождается списанием на основании акта о списании материальных запасов. Документ оформляется в соответствующей форме по ОКУД 0504230. Эту и другие формы первичных документов можно посмотреть в приложении к приказу Минфина России от 30 декабря 2008 г. № 148н.

Учет заправки и восстановленных картриджей

Если в работе используются не оригинальные картриджи, а элементы с возможностью неоднократной заправки или восстановления, стоит учитывать некоторые важные нюансы.
Чем больше заправок пережил ваш картридж, тем хуже качество печати он демонстрирует. В среднем один элемент можно перезаправлять не больше пяти раз. После чего качество печати становится неприемлемым, а расход тонера превышает экономию от использования старого картриджа. После того, как картридж выработал свой ресурс, его можно попытаться восстановить, то есть поменять внутренние механизмы, сохранив оригинальный корпус. Такая операция проводится в специализированных фирмах и отражается по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

В бухгалтерском учете восстановление картриджей отражается следующим образом:

  1. Содержание операции — выдача картриджа.
  2. Дебет — 401 01 272 «Расходование материальных запасов»
  3. Кредит — 105 06 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

Списание активов

Для бюджетных организаций списание активов — более сложный и затратный по времени процесс, нежели в коммерческих компаниях. Здесь в обязательном порядке, согласно пункту 15 Инструкции № 148н нужно создать комиссию по выбытию нефинансовых активов. Данная комиссия должна определить пригоден ли картридж к дальнейшему использованию, перезаправке и восстановлению или же элемент нужно списать и утилизировать.

При невозможности создать комиссию. Обязанности по определению пригодности картриджей возлагаются на специалистов отдела, отслеживающего техническое состояние основных средств. При этом этот пункт об определении состояния материальных запасов должен быть прописан в должностных инструкциях работников ответственного отдела.

Стоит отметить, что никаких лимитов на списание картриджей действующими нормативными не установлено. Следовательно, организация вправе самостоятельно решать эти вопросы и прописывать потребности в локальных актах.

В качестве варианта списания не использованных активов в неповрежденной заводской упаковке, без следов эксплуатации может быть рассмотрена их продажа специализированным компаниям. Например, компании «Неотонер».

Что важно для работы в офисе?

  • Объемы печати. Лучший принтер для офиса – это тот, который без проблем отпечатает на 20% больше листов, чем обычно тратится в месяц в компании. Не стоит пренебрегать этими данными – перегрузка приведет к поломке техники, а покупка устройства повышенной мощности для минимальных нагрузок – это переплата.
  • Максимальный формат печатных листов. Многим офисам не понадобится выходить за рамки формата А4, однако при покупке техники в дизайнерский отдел стоит подумать и об А3, например, МФУ Kyocera FS-6525MFP.
  • Технология печати. Какой принтер лучше для офиса? Это зависит от того, с чем связана деятельность компании. Для распечатки отчетов или копирования большого числа бланков подойдет лазерная/светодиодная машина. Это достойная рабочая лошадка, которая не выдаст листы максимального разрешения, но напечатает внушительные объемы за короткое время. Струйные устройства подойдут для фотографий, цветных листовок и буклетов – качество будет выше, чем у лазерных собратьев. Что касается стоимости, то лазерные устройства будут стоить дороже, но себестоимость каждого печатного листа окажется ниже по сравнению со струйными.

    Хороший пример – HP LaserJet Enterprise 600 M602n. Он способен поддержать высокий документооборот на небольшом предприятии, да и скорость выхода листов немаленькая – до 50 стр/мин.

  • Ресурс картриджей и простота их замены. На какой принтер для офиса обратить внимание? Для обеспечения бесперебойной работы в офисе стоит выбирать устройство, способное напечатать от 2500 монохромных и 1500 цветных страниц без замены картриджа. Струйные машинки проще в обслуживании – заменить отработанный картридж сможет даже рядовой сотрудник. А вот для смены картриджа в лазерном устройстве может понадобиться вызов специалиста.

Результаты поиска

Поиск ОКПД приобретение картриджей

ОКПД Расшифровка Частотность
Части и принадлежности копировально-множительных машин 327
Части и принадлежности вычислительных машин прочие, не включенные в другие группировки 63
Части и принадлежности прочих офисных машин, не включенных в другие группировки 51
Услуги по розничной торговле комплектующими деталями к офисным машинам и оборудованию 23
Части и принадлежности пишущих машин и устройств для обработки текста прочие, не включенные в другие группировки 19
Услуги по техническому обслуживанию и ремонту офисных машин 16
Части и принадлежности фотокопировальных аппаратов прочие, не включенные в другие группировки 14
Модули электронные вычислительных машин прочие 6
Устройства ввода/вывода данных прочие, не включенные в другие группировки 6
Услуги по оптовой торговле прочим электронным оборудованием и его частями, не включенными в другие группировки 5

Графическое представление

Показаны результаты поиска ОКПД по названию продукции/услуги.
Их следует понимать следующим образом: (приведена расшифровка для первого результата)
Среди всех известных нам Государственных контрактов продукту(услуге) «приобретение картриджей» был присвоен код ОКПД
30.01.24.110327 раз.
Остальные результаты следует интерпретировать по аналогии.

30.01.24.110 Части и принадлежности копировально-множительных машин30.02.19.190 Части и принадлежности вычислительных машин прочие, не включенные в другие группировки30.01.24.190 Части и принадлежности прочих офисных машин, не включенных в другие группировки52.48.12.120 Услуги по розничной торговле комплектующими деталями к офисным машинам и оборудованию30.01.14.119 Части и принадлежности пишущих машин и устройств для обработки текста прочие, не включенные в другие группировки72.50.11 Услуги по техническому обслуживанию и ремонту офисных машин30.01.25.190 Части и принадлежности фотокопировальных аппаратов прочие, не включенные в другие группировки30.02.19.119 Модули электронные вычислительных машин прочие30.02.16.199 Устройства ввода/вывода данных прочие, не включенные в другие группировки51.86.10.190 Услуги по оптовой торговле прочим электронным оборудованием и его частями, не включенными в другие группировки

Любая организация, будь то бюджетное учреждение либо коммерческая организация стремится оптимизировать свои расходы.

Service Temporarily Unavailable

Мы предлагаем Вам снижение затрат на обслуживание оргтехники и в конечном итоге уменьшение стоимости печати документации.

Заправка картриджа в Вятских Полянах в нашей компании — это не просто засыпка нового тонера — это достаточно трудоемкий процесс, включающий в себя полную очистку картриджа от старого тонера, очистку лезвий, барабанов, валов и роликов.

Кроме того, заправка картриджа лазерного принтера должна проводиться в специализированном помещении с особыми условиями температуры и влажности, которые в обязательном порядке соблюдаются нами при проведении работ. Если не проводить при каждой заправке всех вышеуказанных действий — перезаправленный картридж может пережить максимум 2-3 заправки, после чего начнет сыпаться, расшатываться, а также портить Ваш принтер или копир.

Заказывая заправку картриджей в нашей фирме Вы можете быть уверены, что все описанные действия проводятся в полном объеме и, в зависимости от модели и производителя картриджа он будет служить Вам в течение длительного времени (некоторые модели проходят по 15-20 циклов перезаправок, естественно учитывая профессиональное восстановление); к тому же Вы получаете качественную услугу по низкой цене, которая достигается благодаря многолетнему опыту работы в данной сфере.

  • -Все работы по заправке картриджей осуществляются высококвалифицированными специалистами.
    -Для заправки Ваших картриджей используются только высококачественный и проверенный временем тонер.
    -Мы работаем напрямую с крупными поставщиками расходных материалов, поэтому мы имеем возможность индивидуального подхода к каждому клиенту.
    -Мы следим за развитием современных технологий и всегда можем предложить наиболее выгодные для Вас решения.

Прайс-лист на заправку и восстановление картриджей в 2016 году — сокращенный

Модель аппарата

Модель картриджа

Заправка

Восстановление1

Максим. ресурс (стр.)

HP Laser Jet 1100

Canon LBP-1120

Canon MF4018, 4320

350,00р.

от 349,00р.

HP Laser Jet 1010

Canon LBP-2900

Canon 703

350,00р.

от 339,00р.

HP Laser Jet 1000/1200/1300

Canon LBP-3200

350,00р.

от 365,00р.

540,00р.

от 519,00р.

HP Laser Jet 1160/1320/ P2015

Canon LBP-3300

Canon 708

350,00р.

от 365,00р.

Canon 708H

540,00р.

от 519,00р.

HP Laser Jet P1005/P1566

Canon 3010/MF3010

Canon 712/725

320,00р.

от 369,00р.

HP Laser Jet M1120 /M1132

Canon MF4010

Canon 728

320,00р.

от 369,00р

HP Laser Jet P2035 / 2055

350,00р.

от 365,00р.

620,00р.

от 749,00р.

HP Laser Jet P3015

540,00р.

от 519,00р.

820,00р.

от 949,00р.

Полноцветный лазерный принтер/МФУ HP/Canon

HP 1215

Каждый цвет

835,00р.

от 709,00р.

Замена чипа

130,00р.

Полноцветный лазерный принтер/МФУ Samsung

CLP-300, CLX-2160

Каждый цвет

625,00р.

Прошивка чипа

100,00р.

Замена чипа

155,00р.

Полноцветный лазерный принтер/МФУ Samsung

CLP-320, CLX-318Х

Каждый цвет

775,00р.

Прошивка чипа

175,00р.

Замена чипа

295,00р.

МФУ SamsungSCX-4200

350,00р.

Прошивка чипа

включена в стоимость

заправки

Замена чипа

155,00р.

Принтеры и МФУ Samsung

350,00р.

от 399,00р.

Принтеры и МФУ Brother

380,00р.

Установка шестерни

сброса счетчика

350,00р.

Ручной сброс счетчика

50,00р.

Данный прайс-лист не является полным списком подлежащих к заправке картриджей для принтеров.

Ресурс картриджей указан заявленный производителем и актуален для оригинального картриджа при 5% заполнении листа

1 – Под восстановлением понимается заправка картриджа с заменой изношенных элементов, либо элементов имеющих механические повреждения. Минимальная цена восстановления рассчитана исходя из цены заправки указанной модели картриджа в совокупности с ценой замены ракеля (WB).

Прайс-лист на заправку и восстановление картриджей в 2016 году — подробный (excel)

Заказать заправку картриджа

Обоснование

Многофункциональное устройство (МФУ) — это устройство с дополнительными функциями принтера, сканера, факсимильного устройства, копировального модуля.

Непосредственно в Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы МФУ не упомянуты.

В то же время, в этом документе в Третьей амортизационной группе указаны средства копирования:

Код ОКОФ (версия с 01.01.2017) 330.28.23.22 — Машины копировальные офсетные листовые для офисов

Код ОКОФ (версия до 01.01.2017) 14 3010210 — Средства светокопирования

МФУ включают в себя также принтеры и факсимильные устройства, которые относятся ко 2-й амортизационной группе:

Код ОКОФ (версия с 01.01.2017) 330.28.23.23 — Машины офисные прочие (включая персональные компьютеры и печатающие устройства к ним; серверы различной производительности; сетевое оборудование локальных вычислительных сетей; системы хранения данных; модемы для локальных сетей; модемы для магистральных сетей)

Код ОКОФ (версия до 01.01.2017) 14 3020000 — Техника электронно-вычислительная, включая персональные компьютеры и печатающие устройства к ним; серверы различной производительности; сетевое оборудование локальных вычислительных сетей; системы хранения данных; модемы для локальных сетей; модемы для магистральных сетей.

Так как МФУ является единым устройством, то следует использовать максимальную амортизационную группу входящих составных частей.

Соответственно, Многофункциональные устройства (МФУ) относятся к Третьей амортизационной группе, со сроком полезного использования свыше 3 лет и до 5 лет включительно.

В Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 8 сентября 2015 года № Ф05-12104/2015 судьи также пришли к выводу, что МФУ относятся к третьей амортизационной группе. Тот же вывод в Постановлении 9-го арбитражного апелляционного суда от 11.03.2016 № 09АП-4567/2016.

Некоторые специалисты относят МФУ к коду ОКОФ 320.26.20.15 — Машины вычислительные электронные цифровые прочие, содержащие или не содержащие в одном корпусе одно или два из следующих устройств для автоматической обработки данных: запоминающие устройства, устройства ввода, устройства вывода

Списание картриджей

Картриджи списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем.

Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н).

Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно.

Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «картриджей» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа.

При этом форму требования-накладной следует утвердить в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.

Бухгалтерский учет

Поступающие на предприятие картриджи на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) следует приходовать по дебету счета 10, субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44).

В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных п. 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).

Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма НДС, предъявленная поставщиком картриджа, принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия картриджа к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость картриджей учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример.

Организация приобрела картриджи на сумму 17 700 руб., в том числе НДС — 2700 руб.

Материалы поступили в организацию в полном объеме.

Получены документы от поставщика: накладная ТОРГ-12, счет-фактура.

Материалы оплачены безналичным путем.

В учете организации необходимо сделать следующие записи:

Дебет 10.9 Кредит 60

— 15 000 руб. — поступили материалы (оформлен приходный ордер по форме N М-4);

Дебет 19 Кредит 60

— 2700 руб. — учтен НДС по приобретенным материалам;

Дебет 60 Кредит 51

— 17 700 руб. — оплачены материалы с расчетного;

Дебет 68 Кредит 19

— 2700 руб. — входной НДС принят к вычету;

Дебет 26 (44) Кредит 10.9

— 15 000 руб. — картриджи переданы в эксплуатацию (оформлен документ требование-накладная по форме N М-11).

Для целей налогообложения прибыли стоимость картриджей, переданных в производство, учтена Организацией в составе прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и (или) реализацией в соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Теперь рассмотрим порядок отражения операций по заправке картриджей в бухгалтерском и налоговом учете.

Заправка картриджей

В соответствии с п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы организации по оплате работ сторонней организации по заправке картриджа являются расходами по обычным видам деятельности.

Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности, определяемой исходя из цены и условий, установленных договором между организацией и поставщиком (п.6 ПБУ 10/99).

Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов расходы по оплате работ по заправке картриджа, в случае если они являются управленческими, не связанными непосредственно с производственным процессом, могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Сумма налога на добавленную стоимость по принятым работам отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Сумма НДС, предъявленная поставщиком работ (услуг), принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия работ (услуг) к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Принятая к вычету сумма НДС отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» в корреспонденции с кредитом счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

При расчете налога на прибыль расходы на заправку картриджа учитываются в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ (см. Письма Минфина России от 8 февраля 2007 г. N 03-11-04/2/26, УФНС России по г. Москве от 1 декабря 2004 г.).

Пример.

Работнику производственной организации выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 15 000 руб. для заправки картриджа для ксерокса в специализированной организации.

Работником в этот же день в бухгалтерию организации представлены авансовый отчет и документы, подтверждающие заправку картриджа (акт приемки — сдачи работ, счет — фактура), на сумму 11 800 руб. (включая НДС 1 800 руб.)

В учете организации необходимо сделать следующие записи:

Исходя из права ввода дополнительных забалансовых счетов и (или) аналитических кодов синтетических счетов Единого плана счетов, установленного пунктом 1 Инструкции № 157н, учреждением может быть введен дополнительный забалансовый счет 27 «Учет картриджей, выданных в эксплуатацию».

Образец заполнения документа

Карточка учета работы картриджа

Картридж Canon FX-3 № 15

Установка

Состояние

Заправка

Примечания

дата

место установки

контроль

дата

ресурс

дата передачи на заправку

Акт выполненных работ

Принтер HP LJ

1320 (инв. номер

110134000120),

кабинет № 3

Иванова

исчерпан

от 23.08.2013

№ 321

Принтер HP LJ

1320 (инв. номер

110134000126),

кабинет № 4

Петрова

исчерпан,

наблю

дался

дефект

печати

от 07.10.2013

№ 420 (в т. ч.

произведена

замена фото-

барабана)

В графе «Состояние» указывается дата, когда картридж был возвращен материально ответственному лицу по причине невозможности его работы в связи с окончанием ресурса.
В графе «Заправка» указывается дата, когда картридж передается на заправку организации, которая оказывает такие услуги на основании госконтракта (договора). При возврате картриджа с заправки обслуживающая организация прилагает акт выполненных работ, в котором указывается вид оказанных услуг (заправка, замена фотобарабана и др.), их стоимость и общая сумма. Для более полной конкретизации лицу, ответственному за ведение учета картриджей, следует сделать расшифровку на этом акте, какие именно картриджи подлежали обслуживанию, и приложить его копию к карточке учета работы картриджа.
В графе «Примечания» делаются записи о других услугах, связанных с обслуживанием картриджа помимо заправки, указывается ссылка на приложенный акт выполненных работ.
В случае полного физического износа и невозможности его дальнейшей заправки (подтверждается соответствующей дефектной ведомостью обслуживающей организации) картридж списывается, о чем также делается пометка на карточке учета работы картриджа.

Как учитывать картриджи и тонеры

В учреждениях государственной службы, исполнительной власти и местного самоуправления в связи со спецификой их деятельности существует необходимость в постоянном использовании ксерокса и принтеров. Ввиду этого необходимость обеспечения ксероксом и другой оргтехникой определена в п. 3.11 Рекомендаций № 55.

Вместе с тем некоторые бюджетные учреждения используют оргтехнику для предоставления платных услуг по копированию и печатанию. Так, например, учебные заведения, другие образовательные учреждения и заведения имеют право предоставлять на платной основе услуги по печати и копированию (п.п. 24 п. 1 Перечня № 796). При этом все расходы, связанные с предоставлением таких платных услуг (в том числе на заправку и замену картриджей), следует включать в стоимость этих услуг.

Что же касается учета тонеров и картриджей, то все комплектующие, детали, расходные материалы, используемые для ремонта или поддержания оргтехники в рабочем состоянии, учитывают в составе запасов. Поэтому при отражении в бухгалтерском учете замены картриджей и заправки последних тонером следует в первую очередь руководствоваться нормами Положения № 947.

Отметим, что Порядком № 611 предусмотрено вести учет хозяйственных материалов и канцелярских принадлежностей, используемых для текущих нужд учреждения, на субсчете 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности». Тогда как запасные части, предназначенные для ремонта и замены сработанных частей машин (медицинских, электронно-вычислительных и др.) и оборудования, независимо от их стоимости учитываются на субсчете 238 «Запасные части к транспортным средствам, машинам и оборудованию».

Таким образом, тонер для заправки картриджей, который фактически является расходным материалом, целесообразно отражать на субсчете 234, а картриджи как запасные части для ремонта принтеров и ксероксов следует учитывать на субсчете 238.

Имейте в виду, что расходы на приобретение расходных и других материалов к оргтехнике (в том числе картриджей, тонеров и т. п.) осуществляют по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь». На это указывает п. 8 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333. Оплату же услуг по перезарядке картриджей и тонеров следует проводить по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)» (п. 15 п.п. 2.2.4 Инструкции № 333).

Важно! Объем таких расходов следует планировать исходя из показателей предыдущего года (объема средств, израсходованных на замену и заправку картриджей) в пределах лимитов, установленных вышестоящей организацией и финансовыми органами.

Что же касается порядка документального оформления операций, связанных с ремонтом и техническим обслуживанием принтеров и ксероксов, то он напрямую зависит от способа выполнения таких работ: собственными силами учреждения или с привлечением сторонней организации. И если замену картриджей достаточно часто осуществляют учреждения собственными силами, то заправку картриджей тонером в большинстве случаев проводят специализированные организации. Это, в свою очередь, обусловлено отсутствием в бюджетных учреждениях соответствующих специалистов и необходимого оборудования. Ведь для обеспечения целостности картриджей, высокого качества печати и продолжительного срока эксплуатации их заправку нужно проводить в лабораторных условиях на специальном оборудовании.

В случае ремонта или технического обслуживания принтеров и ксероксов все же собственными силами учреждение самостоятельно приобретет все необходимые расходные материалы и запасные части. Основанием для их оприходования являются накладные и другие сопроводительные документы, выписанные поставщиком или продавцом. Прием этих материальных ценностей на ответственное хранение материально ответственное лицо удостоверяет своей подписью в документе поставщика или в акте о приеме запасов. Поступление материалов на склад, а также их выдачу со склада оформляют накладной (требованием) типовой формы № З-3, утвержденной Инструкцией № 130.

Тонер, использованный для заправки картриджа, а также запасные части, комплектующие материалы, установленные на принтер или ксерокс вместо отработанных, списывают на основании акта списания. В акте указывают, какие именно запасные части (материалы) и для ремонта (технического обслуживания) каких конкретно принтеров были использованы.

Если принято решение об обращении в стороннюю организацию для ремонта оргтехники и заправки картриджей, следует помнить, что такие организации, как правило, отдают преимущество использованию собственных расходных материалов и запасных частей. Поэтому во избежание недоразумений между учреждением и подрядной организацией отношения между ними обязательно должны быть оформлены договором подряда.

Факт предоставления услуг по ремонту или техническому обслуживанию оргтехники специализированной организацией подтверждает акт выполненных работ. Данный документ должны подписать представители обеих сторон при приеме-передаче соответствующего объекта.

В то же время независимо от способа выполнения работ по замене картриджа после проведения такого ремонта нужно оформить Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизируемых объектов по типовой форме № ОЗ-2 (бюджет). Форма последнего утверждена приказом № 125/70. Кроме того, информацию об осуществлении ремонта объекта необоротных активов следует отразить в соответствующей Инвентарной карточке учета основных средств в бюджетных учреждениях типовой формы № ОЗ-6 (бюджет).

Напомним также, что при осуществлении ремонта необоротных активов в случаях, не связанных с дооборудованием, реконструкцией, модернизацией, что привело к замене запасных частей, их стоимость не нужно относить на увеличение стоимости необоротных активов. Такие расходы списывают на расходы по соответствующим кодам экономической классификации расходов бюджета (п. 1.8 Положения № 611).

Порядок отражения операций, связанных с ремонтом и техническим обслуживанием оргтехники, на счетах бухгалтерского учета рассмотрим на следующих условных примерах.

Пример 1. Бюджетное учреждение приобрело запасные части для ремонта оргтехники за счет средств общего фонда: картридж для лазерного принтера стоимостью 540 грн. (в том числе НДС — 90 грн.). Работы по замене картриджа выполнены собственными силами учреждения. Запасные части, использованные для ремонта принтера, списаны с бухгалтерского учета на основании акта списания.

В учетных регистрах вышеуказанные операции следует отражать так:

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма, грн.

дебет

кредит

Оприходован картридж для лазерного принтера

Списана сумма НДС на фактические расходы учреждения

801 (802)

Перечислены поставщику средства за полученный картридж

Списан согласно акту списания картридж, установленный на принтер вместо отработанного

801 (802)

Пример 2. Согласно договору подряда между бюджетным учреждением и подрядной организацией проведена заправка картриджей лазерных принтеров (в количестве 5 шт.) тонером. Стоимость расходных материалов (тонера) согласно условиям договора включена в общую стоимость услуг. Факт предоставления услуг подтвержден актом выполненных работ, в соответствии с которым стоимость заправки одного картриджа составляет 60 грн. (в том числе НДС — 10 грн.), общая стоимость предоставленных услуг — 300 грн. (в том числе НДС — 50 грн.). Услуги оплачены за счет средств общего фонда.

На счетах бухгалтерского учета указанные операции следует отражать так:

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма, грн.

дебет

кредит

Согласно акту выполненных работ предоставлены услуги по заправке картриджей тонером

801 (802)

Перечислены средства подрядной организации за выполненные работы

Следует отметить также, что сегодня значительное распространение получила услуга по восстановлению (регенерации) картриджей. Эта услуга фактически дает картриджу вторую жизнь. Процесс восстановления картриджа предусматривает проведение полного цикла его очистки на промышленном оборудовании, замену всех изношенных деталей и заправку тонером. После этого качество печати такого картриджа не уступает качеству печати нового картриджа. Такие работы выполняют по большей части специализированные организации. Поэтому порядок отражения операций, связанных с восстановлением картриджей, в бухгалтерском учете аналогичен порядку отражения заправки картриджей сторонней организацией (см. пример 2).

Таким образом, все точки над «і» в деле по учету картриджей и тонеров расставлены. Уверены, что отныне учет ремонта и технического обслуживания оргтехники станет для вас более простым и понятным.

Нормативные документы

Перечень № 796 — Перечень платных услуг, которые могут предоставляться учебными заведениями, другими учреждениями и заведениями системы образования, относящимися к государственной и коммунальной форме собственности, утвержденный постановлением КМУ от 27.08.2010 г. № 796.

Рекомендации № 55 — Рекомендации по организации труда государственных служащих в органах исполнительной власти, утвержденные приказом Минтруда от 28.01.2005 г. № 55.

Положение № 947 — Положение по бухгалтерскому учету запасов бюджетных учреждений, утвержденное приказом Минфина от 14.11.2013 г. № 947.

Положение № 611 — Положение по бухгалтерскому учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденное приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.

Порядок № 611 — Порядок применения Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.

Инструкция № 333 — Инструкция по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденная приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333.

Инструкция № 130 — Инструкция о составлении типовых форм учета и списании запасов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130.

Приказ № 125/70 — совместный приказ Главного управления Госказначейства и Госкомстата «Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств, принадлежащих учреждениям и организациям, содержащимся за счет государственного или местных бюджетов, и Инструкции по их составлению» от 02.12.97 г. № 125/70.

>УЧЕТ КАРТРИДЖЕЙ К ПРИНТЕРАМ

УЧЕТ КАРТРИДЖЕЙ К ПРИНТЕРАМ

С.А. Ратовская,
консультант-эксперт Издательского Дома «Советник бухгалтера»

При работе с принтерами и другой печатающей оргтехникой учреждению приходится периодически приобретать картриджи. Кроме того, картриджи иногда необходимо ремонтировать. Многие учреждения прибегают к услугам заправки и восстановления картриджей.

Особенности приобретения картриджей

Печатающий картридж фактически является одной из сменных частей принтера. Производством картриджей занимаются те же фирмы, которые производят сами принтеры. Картриджи от производителя принтера называют оригинальными, а все остальные — соответственно неоригинальными.
Если оргтехника новая, то оригинальный картридж поставляется с ней в комплекте. После того как оригинальный картридж отслужит свое, у учреждения есть выбор:
— приобрести новый оригинальный картридж;
— приобрести новый неоригинальный картридж;
— заправить закончившийся картридж.
Каждый из этих вариантов имеет свои плюсы и минусы. Приобретение оригинальных картриджей позволяет сохранить гарантию на принтер, так как использование неоригинальных запчастей может привести к отказу в гарантийном ремонте в случае поломки принтера. Однако стоимость оригинальных картриджей зачастую сопоставима со стоимостью самого принтера, в то время как неоригинальные картриджи значительно дешевле. Покупая неоригинальные картриджи, можно также столкнуться с некачественным изделием или подделкой.
Самым оптимальным способом сэкономить является заправка картриджа.

Расходы на оргтехнику для офиса являются одной из наиболее затратных статей. Только печать с сопутствующими расходными материалами может составить до 10% от всего объема затрат. Что говорить о покупке копировальных аппаратов, принтеров, сканеров и многофункциональных устройств.

Естественно, все приобретаемое оборудование должно быть учтено в бухгалтерском и налоговом учете, так как в большинстве налоговых режимов данный вид расходов играет важную роль при формировании налогооблагаемой базы.

Как оформить и оприходовать картриджи?

Форма приходного ордера N М-4, по которой следует оформлять приемку и оприходование расходных материалов для принтера, регламентирована пунктом 49 Методических указаний по учету МПЗ.

Стоит напомнить, что движение всех материалов в условиях складских запасов, рассортированных по качественным характеристикам, следует вести в Карточке учета материалов, заполняемой по форме N М-17 на каждое изделие, обозначенное отдельным номенклатурным номером. Основаниями для записей в этой специальной карте являются первичные приходно-расходные документы, оформляемые на дату проведения операции.Обсуждаемые нами элементы принимаются к учету, как материально-производственные запасы и оформляются по заранее обозначенной фактической себестоимости, включающей в себя все произведенные затраты на на их покупку, кроме налога на добавленную стоимость.

Как списать картриджи?

Чтобы избавиться от отработавших свое картриджей, необходимо списать их актом расхода. Документ оформляется именно тем отделом, который получал расходный материал в пользование. В нем указывается:

  • наименование подпадающей под списание товарно-материальной ценности;
  • количество единиц;
  • учетная цена и конечная сумма;
  • номер или фактическое наименование устройства, на котором картридж был использован.

Если нет возможности оформить акт, можно ограничиться дополнением требования-накладной по форме N М-11 соответствующим реквизитом. Но только в том случае, если требование-накладная утверждена заранее в учетной политике, как документ, которым подтверждается факт расходования приобретенных ране материалов.

Как отразить покупку, использование и списание картриджей в бухгалтерском учете?
Все закупаемые организацией картриджи в первую очередь нужно оприходовать по дебету счета 10, субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
В том случае, когда картриджи покупаются для целей определенного производства, все затраты на них учитываются в расходах строго по обычным видам деятельности, а также на счетах учета затрат.
Для целей бухучета списание материально-производственных затрат в расходы должно осуществляться:

  • по себестоимости картриджа;
  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости изначально приобретенных МПЗ

Отражаем в бухгалтерском учете заправку картриджей

Одним из способов продления срока службы расходных материалов для принтера является заправка картриджей. Она осуществляется специализирующимися на обслуживании печатно-копировального оборудования компаниями. Следовательно, затраты на операцию необходимо отразить в бухгалтерском учете компании-заказчика.

По определению в пунктах 5 и 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, которое было утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, все затраты компании на оплату услуг по заправке картриджей считаются расходами, включенными в обычные виды деятельности.

Эти расходы принимаются к учету в той сумме, которая полностью соответствует размеру оплаты, прописанной в договоре, заключенном между организацией и поставщиком.

Согласно пунктам 16, 17 и 18 ПБУ 10/99, данные затраты признаются в бухгалтерском учете только в том конкретном периоде, в котором имело место проведение обсуждаемых работ.

Один небольшой нюанс. В соответствии с Инструкцией, все затраты на оплату заказанной заправки картриджей могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы». Но только в том случае, если они могут считаться управленческими и никак не соотносятся с процессом производства.

Как грамотно вести учет расходов на картриджи?

Офис невозможно представить без техники и, как минимум компьютеров и принтеров. Как правильно вести учет расходов на картриджи и их заправку Поступающие на предприятие картриджи на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) следует приходовать по дебету счета 10, субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44).

В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных пунктом 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике. Признаются данные расходы в учете в том периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Налоговый учет

Сумма НДС, предъявленная поставщиком картриджа, принимается организацией к вычету. Сделать это можно после оприходования картриджа при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). При расчете налога на прибыль стоимость картриджей учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример

ООО «Ромашка» приобрела картриджи на сумму 17 700 рублей, в том числе НДС — 2700 рублей. Материалы поступили в организацию в полном объеме. Получены документы от поставщика: накладная ТОРГ-12, счет-фактура. Картриджи оплачены безналичным путем.

В учете организации необходимо сделать следующие записи:

Дебет 10.9 Кредит 60

— 15 000 рублей — поступили материалы;

Дебет 19 Кредит 60

— 2700 рублей — учтен НДС по приобретенным материалам;

Дебет 60 Кредит 51

— 17 700 рублей — оплачены материалы с расчетного;

Дебет 68 Кредит 19

— 2700 рублей — входной НДС принят к вычету;

Дебет 26 (44) Кредит 10.9

— 15 000 рублей — картриджи переданы в эксплуатацию.

Для налогообложения прибыли стоимость учтена организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией в соответствии с подпунктом 24 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

На заправку

Теперь рассмотрим порядок отражения операций по заправке картриджей. В соответствии с пунктами 5 и 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н, затраты организации по оплате работ сторонней организации по заправке картриджа являются тратами по обычным видам деятельности. Они принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, определяемой исходя из цены и условий, установленных договором (п.6 ПБУ 10/99). Признаются эти траты в том отчетном периоде, когда они имели место быть (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов расходы по оплате работ по заправке картриджа, в случае если они являются управленческими, не связанными непосредственно с производственным процессом, могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Теперь что касается налогового учета. Сумма НДС по принятым работам отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Налог предъявленный поставщиком, принимается организацией к вычету, который производится после принятия работ (услуг) к учету при наличии счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Сумма НДС отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» в корреспонденции с кредитом счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

И о налоге на прибыль. Расходы на заправку картриджа учитываются в составе материальных расходов на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 254 НК РФ (см. Письма Минфина от 08.02.2007 г. № 03-11-04/2/26, УФНС России по г. Москве от 01.12. 2004 г.).

Пример

Работнику производственной компании выданы из кассы средства под отчет в сумме 15 000 рублей для заправки картриджа в специализированной организации. Сотрудник в этот же день представил в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие заправку (акт приемки — сдачи работ, счет — фактура), на сумму 11 800 рублей (включая НДС 1 800 руб.) В учете необходимо сделать следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50-1

15 000 рублей — выданы средства под отчет для оплаты работ по заправке картриджа. Первичный документ – расходно-кассовый ордер;

Дебет 26 Кредит 71

10 000 — отражена стоимость работ по заправке картриджа. Первичный документ: авансовый отчет;

Дебет 19 Кредит 71

1800 – отражен НДС. Первичные документы: счет-фактура, авансовый отчет;

Дебет 68 Кредит 19

1800 – принята к вычету сумма НДС по оплаченным работам. Первичный документ – счет-фактура;

Дебет 50-1 Кредит 71

3200 – сотрудником возвращены неизрасходованные средства. Первичный документ: приходный кассовый ордер.

Под списание!

Картриджи списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем. Документ должен вклчюать в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: название, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) название заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 г. № 119н).

Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, определяется организацией самостоятельно. Например, вместо оформления акта расхода можно дополнить требование-накладную по форме № М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования картриджей и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа. При этом, форму требования-накладной следует утвердить в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.

Дата публикации: 27 Апреля 2016, 12:36 — + 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *