Разъездной характер работы

Надбавка при разъездной работе

Нормы ТК РФ, в частности статьи 146–148, 152–154, предусматривают обязанность организаций начислять своим работникам доплаты и надбавки за труд в условиях, так или иначе отклоняющихся от нормальных. Выделяют доплаты за труд:

Читайте нас в Яндекс.Дзен Яндекс.Дзен

  • сверхурочно;
  • в выходные дни;
  • ночью;
  • на вредных производствах;
  • в особых климатических условиях и т. д.

К отличным от нормальных условиям необходимо отнести и разъездную работу, так как большую часть рабочего времени в этом случае сотрудник проводит в дороге, что само по себе представляет дополнительную нагрузку. Особенность регулирования разъездных работ состоит в том, что в отличие от вышеперечисленных ситуаций (работы сверхурочно, в особых климатических условиях и т. д.) специальных доплат или надбавок именно за разъездную работу ТК РФ не предусматривает. Статья 168.1 ТК лишь указывает на то, что администрация организации обязана возместить расходы работника (на транспорт, проживание, питание и т. д.), производить же почасовую доплату, как, например, за труд в ночное время, работодатель не обязан.

В тоже время практика материального стимулирования работников, проводящих большую часть времени в разъездах, достаточно распространена. Ведь выплата надбавок за разъездной характер работы — совершенно разумное решение, направленное на удержание сотрудников в должности и стимулирование добросовестного отношения к работе.

Ввиду того, что нормы ТК РФ не содержат четкого определения понятия «разъездная работа», на практике возникает масса вопросов по поводу отнесения той или иной профессии/должности к категории разъездной. Соответственно, возникает сложность и с начислением надбавок. Не меньше неясностей возникает при разграничении разъездной работы и командировок, работы вахтовым методом и иных подобных случаев.

Разграничение командировки и разъездной работы

Согласно статье 166 ТК РФ, время работы в пути либо разъездная работа не является командировкой. Следовательно, на практике возникает необходимость в их четком разграничении. Стоит отметить, что нормы статьи 166 ТК РФ не указывают точных признаков, которые позволили бы отделить разъездную работу от командировки. На практике обычно руководствуются постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления…» от 13.10.2008 № 749.

Анализ норм данного постановления позволяет выделить следующие признаки командировки, отличающие ее от разъездной работы:

  1. Согласно пункту 3 постановления № 749, работник направляется в командировку исключительно на основании распоряжения администрации организации. Данное распоряжение должно быть оформлено документально и определять точные временные рамки командировки.
  2. Согласно пункту 7 постановления № 749, фактически время нахождения в командировке определяется по сведениям, указанным в билетах или иных документах, подтверждающих нахождение в пути, при их отсутствии — документами о найме жилого помещения (номера гостиницы) либо на основании служебной записки сотрудника.
  3. Статья 166 ТК РФ четко связывает понятия «командировка» и «рабочее место». То есть при командировке имеет место направление работника в пункт, расположенный вне места основной работы. Данный момент уточнен в пункте 2 постановления, которое подчеркивает, что постоянное место работы командированного работника находится в месте расположения организации (филиала). Таким образом, служебная поездка за пределы расположения организации по поручению администрации организации и является командировкой.

Соответственно, если работник не имеет постоянного рабочего места в месте нахождения предприятия и находится в дороге без конкретного распоряжения администрации организации с указанием конкретных сроков поездки, речь идет именно о разъездной работе.

Различия между разъездной работой и вахтой

Работа вахтовым методом и разъездной труд имеют много общего, но их разграничение необходимо в силу разного порядка оплаты. Основное различие заключается в наличии рабочего места. Основной признак вахтового труда, согласно части 2 статьи 297 ТК РФ, — это регулярная работа вне пределов организации и на таком расстоянии от места жительства, что поездки из дома на работу или возвращение домой невозможны или экономически нецелесообразны.

Тем не менее вахта работника (строителя, нефтяника и т. д.) заключается в нахождении преимущественно на одном либо нескольких объектах, которые находятся, как правило, в отдаленных необжитых местах. При этом для работника организуется временное жилье в специальных вахтовых поселках, где создаются необходимые условия для проживания. То есть при вахтовом методе труда рабочее место у работника все же имеется, хотя и находится оно на значительном удалении от основного места нахождения организации. Ко времени вахты также относится и время нахождения в пути на вахту, хотя в пути вахтовик не работает, его основная цель в это время — прибытие на рабочее место.

При разъездной работе, как уже было отмечено, работник большую часть времени проводит в дороге, а не на конкретном рабочем месте. При этом частые перемещения необходимы для выполнения возложенных на работника задач.

Оплата труда при разъездной работе

Разграничение командировок, вахтовой работы и работы разъездного характера преследует практическую цель, так как порядок оплаты во всех случаях различен. Так, при направлении работника в командировку за ним, согласно статье 167 ТК РФ, должен быть сохранен средний заработок. При работе вахтовым методом надбавку, согласно статье 302, необходимо платить в обязательном порядке. При разъездной же работе сотруднику должна быть выплачена заработная плата, которая предусмотрена системой оплаты труда, внутренними документами организации и соглашением, заключенным с ним. Как видите, каких-либо особенностей в части выплат по тарифной ставке при разъездной работе ТК РФ не предусмотрено.

Еще один момент, на который следует обратить внимание администрации организации, — это требование части 2 статьи 57 ТК РФ, которая обязывает в соглашении с работником указывать режим его работы. Статья 168.1 ТК обязывает администрацию организации компенсировать все расходы, связанные с разъездной работой.

К таковым относятся:

  • расходы на проезд (приобретение автобусных, железнодорожных и иных билетов, оплата прочих транспортных расходов);
  • расходы на наем жилья, если сотрудник направляется в другой населенный пункт (оплата гостиницы, съемного жилья, предоставление иного жилья за счет организации);
  • затраты, обусловленные проживанием вне места жительства (суточные), и т. д.

Важно отметить, что ТК РФ не устанавливает ни размеров, ни порядка расчета/выплаты подобного возмещения. Все эти вопросы администрации организации необходимо расписывать в своих внутренних документах либо трудовом договоре, если в нем говорится о разъездном характере работы.

Профессии, предполагающие разъездной характер работы

Особенность разъездной работы состоит также в том, что нормами ТК РФ и другими законодательными актами не определен точный перечень профессий, должностей и работ, которые следует отнести к разъездным. Часть 2 статьи 168.1 относит данный вопрос к компетенции администрации организации, наделяя ее правом в своих внутренних документах самостоятельно определить, работа каких сотрудников является разъездной.

На практике чаще всего принято к разъездной работе относить деятельность сотрудников, не имеющих рабочего места как такового в пределах организации либо большую часть рабочего времени проводящих в дороге.

К таковым профессиям можно отнести, к примеру:

  • проводников и стюардов;
  • экспедиторов;
  • работников сферы снабжения, обслуживания, логистики, деятельность которых основана на регулярных перемещениях вне пределов компании.

Что касается бюджетных организаций, то классическими примерами разъездной работы являются:

  • деятельность врачей скорой помощи;
  • сотрудников МЧС (пожарных и спасателей, занятых на обслуживании конкретной территории);
  • сотрудников патрульно-постовой службы МВД.

Подобный характер работы сотрудников чрезвычайных служб часто закрепляется и в ведомственных документах. Например, на разъездной характер работы сотрудников МЧС (пожарных и спасателей, обслуживающих закрепленную за ними территорию) указывает примечание к пункту 2 приказа МЧС РФ «Об организации служебных…» от 10.01.2008 № 3. На разъездной характер работы водителей (работу в пути) указывает пункт 15 приказа Минтранса РФ «Об утверждении Положения…» от 20.08.2004 № 15, согласно которому время управления автомобилем и другие периоды деятельности водителя (стоянка в пунктах разгрузки и погрузки, ремонт и т. д.) являются его рабочим временем.

Порядок стимулирования при разъездной работе

Отдельное стимулирование работника, выполняющего разъездную работу, нормами ТК РФ также не предусмотрено. При желании же стимулировать своих сотрудников, находящихся в разъездах, администрации организации, согласно требованиям статей 57 и 168.1 ТК, необходимо соблюсти следующий порядок:

  1. Во внутренних документах организации необходимо указать перечень должностей сотрудников, чья работа носит разъездной характер, а также порядок и размеры выплаты им соответствующих надбавок.
  2. Указание на разъездной характер деятельности должно содержаться в трудовом договоре с таким сотрудником.

При соблюдении приведенных условий работодатель вправе выплачивать соответствующие надбавки.

Конкретные размеры выплат определяются также администрацией организаций. Наиболее практичным вариантом представляется начисление процентной надбавки пропорционально отработанному времени. Например, для разных категорий разъездных работников (с учетом напряженности труда) может быть установлена надбавка в пределах от 5 до 15 процентов оклада (почасового, сменного или месячного).

Что касается налогообложения такой надбавки, то согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 208 НК РФ вознаграждение, полученное за выполнение трудовых обязанностей, включается в налогооблагаемую базу. Кроме того, на надбавки при разъездной работе, согласно пункту 1 статьи 421 НК, необходимо также уплачивать страховые взносы.

Как видите, большую часть вопросов статья 168.1 ТК РФ оставляет на усмотрение администрации организации, предоставляя ей широкое поле для финансового маневра и возможность начисления надбавки именно тем сотрудникам, чья работа предполагает дополнительную нагрузку, связанную с частыми перемещениями.

Надбавка за разъездной характер работы

Доплата за разъездной характер – весомое материальное подспорье для наемных рабочих, деятельность которых ведется в разных местах (они не привязаны к одному из них) и несет за собой разъездной характер.

О правилах и особенностях начисления таких доплат рассмотрим подробней.

Нормы Трудового Кодекса (ст. 146 – 148 и 152 – 154), устанавливают обязанность работодателям начислять материальную доплату наемным сотрудникам за труд, отклоняющийся по условиям от нормальных.

Материальная доплата предусматривается за труд:

  • сверхурочно;
  • в выходные дни, в том числе и в праздничные;
  • в ночное время суток;
  • на вредном производстве;
  • в особых климатических условиях и пр.

Особенностью разъездной работы заключается в отличие от вышеописанных случаев выплаты надбавок, поскольку за такую деятельность нормы ТК РФ не предусматривают дополнительных начислений.

В ст. 168.1 ТК РФ указано только на то, что работодатель берет на себя обязанность по возмещению затрат наемного сотрудника (транспортные, на проживание и пр.), а осуществлять почасовую оплату, к примеру, за деятельность в ночное время – нет.

Чем отличается командировка от работы разъездного плана

В соответствии со ст. 166 ТК РФ, период трудовой деятельности в разъезде не относится к командировке, из-за чего нужно уметь разграничивать их.

В ст. 166 ТК не указано конкретных признаков, благодаря которым можно отделить разъездную занятость от командировки, из-за чего нужно ссылаться на Постановление Правительства РФ № 749 от октября 2008 года.

Благодаря анализу указанного акта, выделяют такие основные признаки командировки:

  • командировка возможна согласно распоряжению руководства компании с обязательным отображением временных периодов;
  • фактический период пребывания в командировке устанавливается по информации в документах, способных подтвердить время в пути, в случае их отсутствия – бумаге о найме жилья, служебной запиской.

К сведению: ст. 166 ТК РФ связывает термин “командировка” и “рабочее место”. В случае с первым вариантом следует говорить о направлении сотрудника в пункт, расположенный вне места основной занятости. Постоянное место сотрудника расположено по постоянному адресу компании/филиала.

Из этого следует, что если у наемного рабочего отсутствует постоянное место работы по адресу месторасположения компании, следует говорить о разъездной работе.

Пример расчета

Рассмотрим конкретный пример расчета для лучшего понимания процедуры.

К примеру, наемный рабочий, у которого имеется гражданство России, дополнительно к установленной сумме заработной плате получил от непосредственного работодателя еще несколько выплат, в частности:

  • 20 тысяч рублей – начислено в качестве компенсации за наем жилплощади в ином населенном пункте;
  • 20 тысяч рублей – начислена надбавка за разъездной характер трудовой деятельности.

Положенная компенсация предусмотрена в полном объеме, без каких-либо удержаний. В случае с надбавкой, работодатель должен удержать 2,6 тысячи рублей подоходного налога (по всем регионам России действует единая ставка в 13% — для резидентов).

Дополнительно из начисленной суммы надбавки, наемный сотрудник платит:

  • взнос в Пенсионный фонд;
  • взнос в ФСС и обязательного медицинского страхования.

Дополнительно возникает необходимость перечислить взнос на травматизм, сумма которого напрямую зависит от используемого тарифа по классу профриска.

К сведению: конкретные суммы выплат устанавливаются руководством компании. На практике часто используется вариант с начислением процентной разновидности надбавки пропорционально отработанному периоду.

К примеру, для разной категории сотрудников, занятых на рассматриваемых условиях (беря во внимание напряженность труда) может предусматриваться надбавка в размере от 5 до 15% от установленной заработной платы (почасовой, месячной либо посменной).

У сотрудника разъездной характер работы. Установление компенсационных выплат за разъездной характер работы -это право или обязанность работодателя?

Ответ на вопрос:

Трудовым кодексом РФ предусмотрены:

— надбавка к окладу работника с разъездным (подвижным) характером работы (ст. 129, 149);

— возмещение расходов работника, понесенных им в связи с выполнением работы, имеющей разъездной (подвижной) характер (ст. 168.1).

Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет выплаты компенсационного характера, связанные с особыми условиями труда. Такая компенсация согласно ст. 129 ТК РФ является элементом оплаты труда.

Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ. Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением им трудовых обязанностей (см. Письмо Минфина от 18.08.2008 N 03-03-05/87). Позднее ФНС рекомендовала довести данное Письмо до нижестоящих налоговых органов, а также до налогоплательщиков (Письмо ФНС от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@). Необходимость правильно определить характер производимых выплат обусловлена тем, что от этого будет зависеть порядок их налогообложения.

Итак, с учетом вышеприведенных норм надбавки к заработной плате работников за разъездной (подвижной) характер работы не признаются компенсацией в смысле ст. 164 ТК РФ, а повышают размер оплаты труда работников, являясь частью заработной платы.

При этом следует иметь в виду, что в силу ст. 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Т.е. система оплаты труда устанавливается работодателем самостоятельно.

Поэтому установление надбавки к заработной плате работников за разъездной (подвижной) характер работы – это право, а не обязанность работодателя.

Вместе с тем, следует учитывать, что если отраслевым соглашением предусмотрены определенные правила выплаты надбавки за разъездной характер работы, то организации, присоединившиеся к такому соглашению, должны руководствоваться соответствующими правилами, т.е. выплачивать такую надбавку.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых имеет разъездной (подвижной) характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Данная норма носит императивный (обязательный) характер.

Таким образом, под суточными понимаются дополнительные расходы, связанные с проживанием командированного работника вне места его постоянного жительства. Их размер организация устанавливает самостоятельно и закрепляет свое решение либо в коллективном договоре, либо в Положении о командировках.

Также отметим, что согласно Письма Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482 (текст документа см. здесь: http://www.1kadry.ru/#/document/99/499071119/?step=9) следует, что выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками сотрудников организации, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Журналы и книги:

№4Апрель 2016

Юлия Жижерина, юрист практики трудового и миграционного права юридической компании «Пепеляев Групп»

Специфика

Гарантии и компенсации

Компенсация за разъездной характер работы. Что лучше — выплачивать надбавку или возмещать расходы по чекам и билетам

1. Какой документ подойдет для учета ежедневных поездок

2. Нужно ли начислять страховые взносы на компенсацию за поездки

3. Как определить размер надбавки для возмещения расходов работника

Если у работника разъездной характер работы, то в поездках он тратит деньги на билеты, телефонные разговоры и жилье. Задача работодателя — компенсировать такие расходы. Это можно сделать двумя способами. Во-первых, рассчитываться по чекам. Во-вторых, платить работнику фиксированную надбавку.

Многие работодатели компенсируют работнику расходы на поездки на основании авансового отчета, чеков и билетов. Но, как показывает судебная практика, это не единственный способ возместить работнику его расходы. Компании, которые хотят упростить документооборот, выплачивают работнику фиксированную надбавку за разъездной характер работы. Ее размер устанавливают в локальном акте. Впрочем, контролеры не стремятся признавать надбавки компенсацией в смысле ст. 168.1 ТК РФ. Без документов, которые подтверждают расходы работника, работодателя могут обязать доначислить взносы. Отстаивать свою позицию придется в суде. Помощь в этом окажет позиция Верховного суда РФ, которую он обозначил в Обзоре от 21.10.2015. Там разъяснено, что для налогообложения важно не название выплаты, а ее назначение.

Способ первый: работодатель возмещает работнику расходы на поездки по документам

Часть работодателей возмещает работнику расходы по факту. То есть работодатель возвращает работнику ровно столько, сколько он потратил в поездках. Данный вариант чаще всего используют в компаниях, где работники ездят в длительные служебные поездки по регионам и за границу. Поскольку они тратят деньги на проезд и проживание, работодатель компенсирует им стоимость билетов и аренду жилья. При этом возникают вопросы по налогообложению.

удерживать НДФЛ со всей суммы суточных не нужно

Основная проблема работодателя — определить, нужно ли удерживать с суммы компенсации НДФЛ и страховые взносы.

Налог на прибыль.Расходы работодателя на компенсацию работникам включаются в состав расходов, которые учитываются при налогообложении прибыли. Они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подобную позицию высказал Минфин России в письмах от 01.04.2010 № 03-03-06/1/211, от 25.10.2013 № 03-04-06/45182, от 15.09.2014 № 03-03-06/4/46131.

НДФЛ. Удерживать НДФЛ с компенсации, которую вы заплатили работнику, не нужно (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем правило действует в отношении всей суммы, которая закреплена в соглашении, коллективном или трудовом договоре, локальном акте. Этот вывод подтверждают письма Минфина от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131, от 30.07.2014 № 03-04-06/37488, от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840, ФНС России от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@.

Напомним, что если работник ездил в командировку, то в доход, который подлежит налогообложению, работодатель может не включать определенную сумму (₽ 700 за день командировки по России и ₽ 2500 за день нахождения за границей). Но служебные поездки работников с разъездным характером работы командировками не признаются. Поэтому на них не распространяются ограничения из абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ. Основное условие: установите размер суточных в локальном акте, трудовом договоре (письмо Минфина от 05.07.2013 № 03-04-06/25956).

Страховые взносы. На сумму компенсации страховые взносы не начисляют. Подобный вывод следует из подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ), письма Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 № 406-19 и Минтруда от 23.01.2015 № 17-3/В-26.

Но иногда ПФР и ФСС России занимают противоположную позицию. Они считают, что работодатель обязан начислять страховые взносы, поскольку компенсация за разъездной характер — составная часть заработной платы. При этом контролеры из этих ведомств ссылаются на определение заработной платы из ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы.

Решения ПФР и ФСС России можно оспорить. Судебная практика по данному вопросу на стороне работодателя. Пример такого решения — определение ВАС РФ от 09.07.2014 по делу № А65-12595/2013. Суд привел такие аргументы:

— компенсацию за разъездной характер выплатили с разрешения работодателя;

— она нужна, чтобы возместить работнику дополнительные расходы и затраты, связанные с исполнением трудовой функции;

— такая компенсация не входит в систему оплаты труда и не облагается страховыми взносами.

Аналогично завершились и другие споры (постановления АС Волго-Вятского округа от 15.02.2016 по делу № А28-5150/2015, Уральского округа от 17.08.2015 № Ф09-5178/15).

Итак, с компенсации расходов ни страховые взносы, ни НДФЛ удерживать не нужно.

Проживание в гостинице подтвердит кассовый чек

К слову сказать:

работодатель сам определяет размер суточных при разъездном характере работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Нормативов в законе нет. Суточные можно установить в твердой сумме, в процентах от оклада в зависимости от дальности поездки и т. п.

Работник получит компенсацию за траты в поездке, если представит оправдательные документы. Какие именно — работодатель определяет в локальном акте. Причем целесообразно сделать отдельные перечни документов для ближних и дальних поездок. Так работнику будут ясны требования работодателя.

Расходы работника на транспорт подтвердят:

— проездные билеты на автобус, троллейбус, метро, маршрутку — если работник передвигается на городском или муниципальном транспорте;

— путевой, маршрутный листы, чеки, квитанции — если работник использует личный или служебный автотранспорт.

Проживание в гостинице удостоверит кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности. Их нужно получить при оплате гостиницы (абз. 3 п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085). Ранее гостиницы выдавали квитанцию (талон) или иной документ. При этом закон не предъявлял требования к бланку (абз. 2 п. 8 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490).

Дополнительные вопросы контролеров об особом характере работы снимут документы, которые подтвердят разъезды работников. Для этих целей кроме перечня должностей в локальном акте и условия в трудовом договоре пригодятся журналы, служебные записки и т. п. То есть любые формы документального контроля за передвижениями работников.

Не всем работникам приходится ездить далеко. Например, курьеры, экспедиторы, торговые представители могут обслуживать небольшие территории и ежедневно возвращаться домой. Но и для них работодатель вправе определить, какие документы подтвердят служебную поездку и нужно ли согласовывать ее с руководством.

Чтобы контролировать работников с ежедневными поездками, используют журнал учета служебных поездок. Журнал может находиться у руководителя подразделения или у ответственного работника (например, на ресепшн).

Для планирования и контроля редких, единичных поездок подойдут служебные записки. Работник составляет служебную записку на имя руководителя о необходимости служебной поездки. Работодатель подтверждает свое решение визой: «Согласен», «Не согласен».

Формы журнала и служебной записки в законе не предусмотрены. Работодатель вправе разработать их самостоятельно. Чтобы утвердить и ввести бланки в действие, издайте приказ.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Обязательно ли платить одинаковые суточные всем работникам?

Нет, не обязательно. Работодатель вправе ранжировать размер суточных, например, от дальности поездки.

Размер суточных работодатель определяет в локальном акте (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). При этом не обязательно всем работникам платить одинаковые суммы. В качестве критерия можно взять регулярность поездок, сложность заданий и другие обстоятельства.

Формулировка локального акта может быть такой: «К профессиям и должностям работников, имеющих разъездной характер работы, отнесены водители. При поездках на расстояние более 50 км от места нахождения организации выплачиваются суточные за каждый день поездки; размер суточных устанавливается в зависимости от дальности поездки (в оба конца) и составляет за каждый день служебной поездки: ₽ 300 — при поездках на расстояние от 50 до 100 км; ₽ 500 — при поездках от 100 км и дальше. Основаниями для начисления суточных являются табель учета рабочего времени и путевой лист».

Способ второй: работники получают надбавку за разъездной характер работы

Не всем работникам в постоянных поездках удается сохранить оправдательные документы. К отчетной дате выясняется, что они потеряли часть билетов, чеков с заправок, квитанций и т. п. Но без них работодатель не сможет оправдать расходы на компенсации. Чтобы упростить документооборот, работодатель назначает работникам надбавку за разъездной характер работы.

Размер надбавки определяйте с учетом отраслевого соглашения

Что нужно компенсировать работнику

1. Стоимость билетов на транспорт

2. Арендную плату за жилье

3. Мелкий или внеплановый ремонт автомобиля

4. Услуги мобильной связи.

Фиксированная надбавка за разъездной характер работы — второй способ компенсировать расходы работника в поездках. Его применяют, если работник:

— большую часть рабочего дня или весь день находится в разъездах;

— передвигается по работе преимущественно в пределах одной местности;

— не несет расходов на проезд и проживание в других регионах или за границей;

— тратит деньги на проезд в предсказуемом размере.

В этом случае работник не собирает чеки и билеты. Компенсацию за расходы он получит в конце месяца в виде надбавки.

Развернуть

Характерные черты компенсаций

Параметры сравнения/ Вид компенсации Компенсация документально подтвержденных
расходов
Фиксированная надбавка
Налог на прибыль Учитывается в прочих расходах (письмо Минфи-на от 18.08.2008 № 03-03-05/87) Учитывается в расходах на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ)
НДФЛ Не облагается (письма Минтруда от 30.09.2014№ 17-4/В-462, Минфина от 22.01.2015№ 03-04-06/1626) Первоначальная позиция — облагается (письма
Минздравсоцразвития от 26.05.2010 № 1343-19, Минфина от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76)
Новая позиция — не облагается, если цель — компенсировать затраты работника (Обзор, утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015)
Взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС
Документы, подтверждающие расходы Служебные записки о поездках, билеты, чеки,
табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени

Пример
В курьерской компании трудится 30 человек. Они развозят по заказчикам лекарства в пределах г. Москвы. Передвигаются курьеры на метро и наземном транспорте, включая маршрутное такси. Чтобы не заниматься сбором билетов и упростить работникам отчет за траты, работодатель установил каждому из них надбавку в размере ₽ 1600.

Способ компенсации затрат, связанных со служебными поездками, необходимо указать в локальном нормативном акте. Это требование ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Формулировка может быть такой: «Работникам с разъездным характером работы устанавливается ежемесячная надбавка за расходы в поездках. Размер надбавки — 10% от оклада».

Размер компенсационной надбавки работодатель определяет сам. Это может быть конкретная сумма или проценты от оклада, ставки работника. При этом нужно учесть:

— советские нормативные акты. Например, надбавка в 20% предусмотрена постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579. Оно распространяется, в частности, на работников, которые трудятся на речном и автомобильном транспорте. Надбавка выплачивается тем, кто находится в разъездах 12 и более дней;

— отраслевые и региональные соглашения. Так, работники дорожного хозяйства за разъездную работу будут получать до 20% ставки или оклада в зависимости от дней, проведенных в поездках. Такое условие содержит п. 3.6 Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству на 2014–2016 годы.

Если ни советские нормативные акты, ни соглашения на работодателя не распространяются, то он вправе устанавливать любую надбавку исходя из экономической целесообразности.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Как рассчитать надбавку за разъездной характер работы работнику с окладом?

Нужно учесть рабочие дни, в которые работник ездил по рабочим вопросам.

Предположим, работнику с разъездным характером работы установлен оклад в размере ₽ 20 тыс. Надбавка в качестве компенсации за расходы в служебных поездках составляет 10%.

В феврале 2016 года по производственному календарю 20 рабочих дней. Из них 18 дней работник отработал, а 2 дня проболел.

Работодатель определил заработную плату по такой формуле. Окладная часть: ₽ 20 тыс. / 20 дней × 18 дней. ₽ 18 000 – ₽ 2340 (НДФЛ) = ₽ 15 660. Надбавка: ₽ 18 000 × 10% = ₽ 1800. Итого зарплата: ₽ 15 660 + ₽ 1800 = ₽ 17 460.

Контролеры доначислят взносы на сумму надбавки

Когда работодатель компенсирует расходы работника надбавкой, возникают вопросы по налогообложению и взносам в фонды.

На заметку:

работодатель вправе самостоятельно определить, какие должности будут иметь разъездной характер работы. Их перечень устанавливается в локальном акте

Налог на прибыль. Надбавка, которую работник получает как компенсацию за траты в поездках, относится к расходам на оплату труда. Основание — п. 3 ст. 255 НК РФ. Для этого закрепите надбавку в коллективном, трудовом договорах (абз. 1 ст. 255 НК РФ, абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). И зафиксируйте в договоре, что у работника разъездной характер работы (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ).

НДФЛ и страховые взносы. В отношении налогообложения надбавки за разъездной характер работы сложилась устойчивая практика. Она не в пользу работодателя. Госорганы и суды не оспаривали право работодателя устанавливать надбавку. Но они считали, что фиксированная надбавка облагается НДФЛ и страховыми взносами по обязательному страхованию (абз. 7 письма письма Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343-19). Аргументы такие.

Есть два вида компенсаций. Первый — компенсации как элементы оплаты труда (ст. 129 ТК РФ). Они связаны с особыми условиями труда. С таких компенсаций удерживают НДФЛ и платят взносы. Второй — компенсации, которые возмещают работнику его затраты при выполнении работы. С этих сумм взносы и НДФЛ не удерживают.

Ежемесячную фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсацию в рамках ст. 168.1 ТК РФ. Ведь работодатель не возмещает работнику фактически понесенные расходы. Размер выплаты не зависит от его реальных затрат.

Так, в одном деле суд обязал работодателя уплатить страховые взносы и перечислить НДФЛ. Работодатель ежемесячно перечислял работникам с разъездным характером работы дополнительные выплаты. Их размер зависел от должности и фактически отработанного времени в течение месяца. Работодатель рассчитывал выплату пропорционально отработанному времени. По этим признакам суд признал выплату составной частью зарплаты (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 17.07.2013 по делу № А43-23164/2012). Из-за схожих обстоятельств работодатель проиграл и в другом деле (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 № А45-29823/2012).

По вопросу НДФЛ Минфин поддерживал суды. Надбавку к зарплате, которая установлена коллективным или трудовым договором, нельзя рассматривать как компенсацию в смысле ст. 164 ТК РФ. Она повышает размер заработка работников, чья работа носит разъездной характер работы (письмо от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76).

Но в конце 2015 года Верховный суд РФ занял сторону работодателя (Обзор, утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015). По его мнению, для целей налогообложения имеет значение характер выплаты, который позволяет отнести ее к числу компенсации из ст. 164 ТК РФ. По этой норме компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых или иных обязанностей. Суд указал, что не может иметь решающего значения наименование выплаты: надбавка, льгота или увеличение оклада.

В ближайшее время практика может измениться в пользу работодателей. Но пока госорганы не поддержали позицию Верховного суда РФ. Так, для Минтруда оправдательные документы по-прежнему — обязательный элемент компенсации. Без документов с выплат нужно уплачивать взносы (письма от 30.09.2014 № 17-4/В-462, от 28.12.2015 № 17-3/В-641). Поэтому компаниям, которые не планируют уплачивать налог и социальные взносы с надбавок-компенсаций, нужно готовиться доказывать свою позицию в суде. В этом поможет мнение Верховного суда РФ.

интересный вопрос

Можно ли части работников компенсировать расходы по документам, а части — платить надбавку?

Да, можно. Закон не запрещает комбинировать виды компенсаций. Главное — возмещать расходы работника.

Разъездной характер подразумевает, что работодатель помимо зарплаты будет компенсировать расходы в поездках. Иными словами, работнику нужно вернуть деньги, которые он потратит в процессе выполнения своих обязанностей. Так, для курьера основные траты — это билеты на метро или другой вид транспорта и разговоры по телефону.

Разграничить виды компенсации нужно в локальном акте. Определите в нем, какой категории работников вы устанавливаете надбавку, а какой будете возмещать расходы по документам. В локальном акте важно прописать категории работников, а не конкретные персоналии (ФИО). Так вы избежите обвинений в дискриминации.

В некоторых случаях работодатели устанавливают такую надбавку только для компенсации суточных (так как необходимость их выплаты сложно доказать документально), а остальные расходы возмещают на основании представленных документов. Такой вариант применяется в случаях, когда расходы в связи со служебными поездками значительны. Например, выезды за границу, проживание в наемных помещениях.

Разъездной характер работы и командировка

— ТК РФ в целях возмещения расходов не разграничивает работу разъездного и подвижного характера <ст. 57 ТК РФ>. Подвижной характер работы связан с частым перемещением рабочего места, в связи с чем работники вынуждены перемещаться вместе с ним. При этом, как правило, им приходится проживать там, где в тот или иной момент находится их рабочее место, например, это работники строительных организаций. Таким образом, такая работа по своей сути схожа с командировкой.
Вместе с тем и при разъездной (подвижной) работе, и при командировках работодатель обязан <ст. 168, 168.1 ТК РФ>
возмещать работникам расходы на проезд, если только организация сама не доставляет их к своему новому месту дислокации;
возмещать расходы по найму жилья, если работники его снимают.
Поскольку ваши сотрудники живут не дома, то и при разъездном (подвижном) характере работы, и при командировках им должны выплачиваться суточные<ст. 168, 168.1 ТК РФ>.
Законодательством установлен необлагаемый норматив для суточных в командировках, но не установлен норматив, в пределах которого суточные при разъездном (подвижном) характере работы включаются в расходы, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому суточные, размер которых вы установите в своем положении, можно полностью учесть для целей налогообложения прибыли. На них можно не начислять НДФЛ и страховые взносы < п. 3 ст. 217, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ>.
И еще, при разъездном (подвижном) характере работы сотрудникам за работу выплачивается зарплата, а не средний заработок <ст.129, 167 ТК РФ>. Поэтому работнику будет выгоднее разъездной (подвижно) характер работы. Ведь при постоянных командировках средний заработок будет низким (оплата за время командировки и дни в ней не включаются в расчет среднего заработка <п. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922>).
Как видим, с точки зрения компенсаций между командировкой и разъездной (подвижной) работой разницы нет (за исключением того, что для разъездной работы не установлен норматив суточных, учитываемых при налогообложении). Поэтому все зависит от того, как это оформить. Но все же, исходя из специфики работы, лучше оформлять такую работу как разъездную (подвижную). При этом чтобы исключить претензии со стороны налоговиков к обоснованности возмещения работникам стоимости проживания и проезда, а также выплаты суточных, лучше такую работу называть во всех документах работой разъездного характера <ст. 168.1 ТК РФ>.

Обязательные и необязательные надбавки

Ряд доплат устанавливается государством, и обязанность работодателя – своевременно выплачивать их работнику. Они прописаны в Трудовом Кодексе, в котором закреплен минимальный размер. Работодатель может по собственному усмотрению увеличить размер доплаты, но он не может сделать ее меньше установленного минимума.

В перечень обязательных входят следующие доплаты и надбавки:

  • За вредные и опасные условия труда. Информация об этом прописана в статье 147 ТК РФ, и минимальная величина выплаты составляет 4% от прописанного в договоре оклада.
  • За расширение зон обслуживание и увеличение объемов работы. Информация об этой надбавке прописана в ст. 151 ТК.
  • За замену, то есть исполнение обязанностей отсутствующего работника. Эта норма также закреплена в ст. 151.
  • За работу в условиях суровых климатических условий (в народе ее называют «Северной»). Норма закреплена в статьях 148 и 317 Трудового Кодекса.
  • За работу вахтовым методом. Информация об этом прописана в ст. 302 трудового Кодекса.
  • Спортсмены имеют право на доплату к пособию по нетрудоспособности после травмы до достижения размера среднего заработка. Правила начисления надбавки закреплены ст. 348 ТК РФ.

В законодательстве прописываются только минимальные суммы, которые работодатель может увеличивать по своему усмотрению. Также он может вводить дополнительные виды надбавок для мотивации сотрудников. К примеру. предприятие может доплачивать за работу с коммерческой тайной, профессиональное мастерство, наставничество и не только. Конкретный перечень устанавливается каждой организацией самостоятельно.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *