Расходы на проезд

Компенсации на основании локальных нормативных актов

Ранее по вопросу необходимости уплаты страховых взносов со средств, направляемых на компенсацию расходов сотрудников по проезду к месту работы, существовали некоторые разночтения.

По мнению представителей Минтруда России, выплаты сотрудникам средств за проезд к месту работы не должны освобождаться от учета в суммах, с которых необходимо уплачивать страховые взносы. Это обосновывалось тем, что все виды выплат, осуществляемых работникам в предусмотренных законом рамках трудовых отношений, подлежат учету в базе налогообложения. Несколько иную позицию по этому вопросу высказывали представители судебных инстанций. По их мнению, компенсационные выплаты работникам, независимо от их вида, не подлежат учету в базах для начисления взносов.

ТК РФ предусматривает, что компенсация за проезд сотрудникам не должна облагаться взносами.

Так как в данное время предприятия и организации своим работникам осуществляют компенсацию расходов на проезд в соответствии с принятыми локальными нормативными актами, то в данном вопросе следует руководствоваться положениями ст. 8 ТК РФ. Она предусматривает, что так как оплата стоимости проезда непосредственно связана с исполнением сотрудниками своих трудовых обязанностей, то она относится к компенсационным выплатам, а потому облагаться взносами не должна.

Именно эта статья ТК РФ и предоставляет право работодателям издавать в рамках своих полномочий и на основании других правовых актов локальные нормативные акты с содержащимися в них нормами трудового права, включая различные соглашения и коллективный договор.

Компенсация на основании заявления

Помимо компенсаций, выплачиваемых в соответствии с локальными нормативными актами организации, возмещение расходов на проезд в общественном транспорте сотрудникам может производиться по личному заявлению работника. Хотя такие выплаты и не учтены в локальных актах, они также не учитываются в суммах для начисления взносов, потому что признаются компенсационными. Такой характер выплат объясняется тем, что они не зависят от результатов труда и не указаны в трудовом договоре, а следовательно, и не относятся к оплате труда.

Данный вывод подтвержден Постановлением 7-го арбитражного апелляционного суда № А45-20334/2013 от 26.05.2014.

Также по личному заявлению работника и соглашению с работодателем сотрудникам могут выплачиваться компенсации за использование личного транспорта для проезда к месту работы. Как правило, в таких случаях сотрудникам выплачивается некоторая сумма, возмещающая затраты на приобретение топлива. В каждом конкретном случае величина и способ расчета такой компенсации определяется индивидуально.

Учет служебных проездных билетов в бюджетном учреждении

Баланс-бюджет №, 29.04.2013

Богдан ПОЛИЩУК, консультант по вопросам бухгалтерского учета

УЧЕТ СЛУЖЕБНЫХ

ПРОЕЗДНЫХ БИЛЕТОВ

В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

Довольно часто в бюджетных учреждениях возникает необходимость в при­обретении проездных билетов для использования их работниками в рабочее время при выполнении служебных заданий. Как оформлять такие операции, как учитывать и списывать проездные билеты, облагать ли их стоимость, мы расскажем в данной консультации.

Приобретение служебных проездных билетов

Постановлением КМУ от 22.08.97 г. № 000 утверж­ден Порядок возмещения расходов на проезд пас-

сажирским транспортом отдельным категориям работников бюджетных учреждений и организа­ций в связи с выполнением ими служебных обя­занностей (далее — Порядок № 000). Согласно п. 2 данного Порядка проезд работников в городском пассажирском транспорте — автобусе, трамвае,

троллейбусе, метрополитене и на внутригород­ских линиях речного и морского транспорта осу­ществляется по проездным билетам длительного пользования (месячные, квартальные и др.).

Приобретение проездных билетов длительного пользования для работников, пользующихся пас­сажирским транспортом для служебных поездок, осуществляется бюджетными учреждениями по безналичному расчету на предприятиях транспор­та (п. 4 Порядка № 000).

Следует отметить, что возмещение расходов на служебные поездки работников осуществляем­ся бюджетными учреждениями, в которых они работают, за счет средств, предусмотренных на содержание этих учреждений в соответствии с утвержденными сметами (п. 5 Порядка № 000).

Таким образом, в смете бюджетного учрежде­ния на текущий год обязательно должны быть утверждены расходы по КЭКР 2250 «Расходы на командировки» для приобретения служебных проездных билетов.

Обращаем внимание, что согласно п. 22 Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основ­ных требований к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденных постановлением КМУ от 28.02.02 г. № 000 (далее — Порядок № 000), все показатели расходов бюджета, которые вклю­чаются в смету, должны быть обоснованы со­ответствующими расчетами по каждому КЭКР и детализированы по видам и количеству товаров (работ, услуг) с указанием стоимости за единицу. То есть в расчетах к смете бюджетное учрежде­ние указывает количество служебных проездных билетов, их стоимость и обязательно указывает должности лиц, которые будут ими пользоваться. Все расчеты являются неотъемлемой частью сметы и подписываются в том же порядке, что и смета (п. 37 Порядка № 000).

Учет служебных проездных билетов

Служебные проездные билеты относятся к денеж­ным документам, поэтому учет их в бюджетном учреждении осуществляется по субсчету 331 «Де­нежные документы в национальной валюте» по их номинальной стоимости. Хранятся они в кассе бюджетного учреждения.

Оприходование в кассу и выдача служебных проездных билетов осуществляется по приходным и расходным кассовым ордерам типовых форм ^2 КО-1 и № КО-2 (соответственно приложения 2 1 3 к Положению о ведении кассовых операций

в национальной валюте в Украине, утвержденно­му постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 000). На ордерах в верхнем правом углу ста­вится штамп («фондовый» или делается такая же надпись от руки красным цветом. Данные о выданных и полученных служебных проездных билетах вносятся в кассовые ордера в денежном эквиваленте . Учет этих операций ведется отдель­но от операций с денежными средствами. То есть регистрация и нумерация приходных и расходных фондовых ордеров осуществляется отдельно от регистрации и нумерации документов, которыми оформляются операции с наличностью. Регистра­ция их может осуществляться в конце Журнала регистрации приходных и расходных кассовых до­кументов типовой формы № КО-3 (приложение 4 к данному Положению) на отдельных листах.

Исходя из норм постановления КМУ от 14.05.12 г. № 000 «Некоторые вопросы использования блан­ков ценных бумаг, документов строгой отчетно­сти, хозяйственная деятельность по изготовлению которых подлежит лицензированию» служебные проездные билеты не относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому учитывать их на забалансо­вом счете 08 «Бланки строгого учета» не нужно.

Условие относительно обеспечения работников бюджетного учреждения служебными проездны­ми билетами предусматривается в коллективном договоре. В нем указываются должности работни­ков, имеющих право пользоваться проездными.

Ответственное лицо за хранение, выдачу и учет служебных проездных билетов на­значается приказом руководителя бюджетного учреждения (см. образец 1 в конце консульта­ции). Такому лицу служебные проездные билеты выдаются под отчет. Также в приказе указываются должности работников бюджетного учреждения, которые пользуются служебными проездными би­летами для выполнения своих должностных обя­занностей.

С целью контроля за использованием служеб­ных проездных билетов ответственное лицо ве­дет журнал, в котором указывается должность, Ф. И. О. работников, которым выдаются такие проездные, время их выдачи, маршрут переме­щения, время их возврата (см. образец 2 в конце консультации).

После истечения срока годности служебных проездных билетов ответственное лицо составляет акт их списания в произвольной форме. Акт под-

писывается членами комиссии по списанию мате­риальных ценностей и утверждается руководите­лем бюджетного учреждения. В нем обязательно указывается вид, количество, стоимость исполь­зованных служебных проездных билетов. Вместе с использованными служебными проездными би­летами акт передается в бухгалтерию.

В бухгалтерском учете хозяйственные операции со служебными проездными билетами отражаются бухгалтерскими проводками согласно Инструк­ции о корреспонденции субсчетов бухгалтерско­го учета для отражения основных хозяйственных операций бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства от 01.01.2001 г. № 61.

Пример

Городская больница № 7 приобрела за счет средств общего фонда два служебных проезд­ных билета на все виды транспорта на февраль 2013 года по 300 грн. каждый (в т. ч. НДС 20 % -50 грн.) на общую сумму 600 грн. Приобре­тенные проездные выданы под отчет ответст­венному лицу, назначенному приказом руко­водителя. После окончания срока их годности ответственное лицо составило акт списания служебных проездных билетов и передало его в бухгалтерию.

Порядок отражения в бухгалтерском учете опе­раций со служебными проездными билетами по­кажем в таблице:

(грн.)

Бухгалтерский учет

п/п

Дт

Кт

Сумма

Оприходованы служебные проездные билеты на ^основании накладной и фондо­вого приходного кассового ордера типовой формы № КО-1

Отнесена на расходы учреждения сумма НДС

Перечислены средства поставщику после получения служебных проездных би­летов по договору

Выданы под отчет ответственному лицу служебные проездные билеты на осно­вании фондового расходного кассового ордера типовой формы № КО-2

Списаны с подотчета ответственного лица использованные служебные проездные билеты на основании акта списания

Налогообложение

Если приобретенные бюджетным учреждением проездные билеты используются работниками для служебных поездок только в рабочее время и не распределяются персонально между ними для использования в иное, нежели рабочее, время, то стоимость таких билетов с целью налогообло­жения рассматривается как средства, полученные под отчет плательщиками НДФЛ и в соответствии с пп. 165.1.11 Налогового кодекса не включается в расчет общего месячного налогооблагаемо­го дохода, то есть не является объектом об­ложения НДФЛ.

Относительно начисления ЕСВ отметим следую­щее. Базой для начисления ЕСВ является сумма начисленной заработной платы по видам выплат.

которые включают основную и дополнительную заработную плату, прочие поощрительные и ком­пенсационные выплаты, в том числе в натураль­ной форме, определяемые в соответствии с Зако­ном от 24.03.95 г. № 000/95-ВР «Об оплате труда», и сумма вознаграждения физическим лицам за выполнение работ (предоставление услуг) по гражданско-правовым договорам.

Согласно п. 3.20 Инструкции по статистике за­работной платы, утвержденной приказом Госком­стата от 13.01.04 г. № 5, стоимость проездных билетов при условии, что они не распределяют­ся персонально между работниками, а выдаются только в случае производственной необходимости в рабочее время, не относятся к фонду оплаты труда и поэтому не являются базой для начис­ления ЕСВ.

образец 1

Городская больница № 7 Приказ

25.01.13 г. № 12/5

О распределении и использовании служебных проездных билетов

Согласно Порядку возмещения расходов на проезд пассажирским транспортом отдельным катего­риям работников бюджетных учреждений и организаций в связи с выполнением ими служебных обязанностей, утвержденному постановлением КМУ от 22.08.97 г. № 000, и в связи с необходимо­стью проезда работников в городском пассажирском транспорте в рабочее время для надлежащего выполнения своих должностных обязанностей ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Осуществить в течение 2013 года ежемесячное обеспечение служебными проездными билетами
на все виды транспорта работников, занимающих должности:

• специалиста I категории отдела бухгалтерского учета;

• ведущего специалиста отдела хозяйственного обеспечения.

2. Назначить ответственным за хранение, выдачу и учет служебных проездных билетов ведущего специалиста отдела бухгалтерского учета — кассира

3. Хранить служебные проездные билеты в кассе.

4. Обеспечить своевременную сдачу служебных проездных билетов ответственному за хранение, выдачу и их учет.

5. Ответственному лицу обеспечить ведение журнала учета служебных проездных билетов.

6. Контроль по выполнению данного приказа оставляю за собой. Руководитель (подпись)

образец 2

Городская больница № 7

Журнал учета служебных проездных билетов на 2013 год

№ п/п

Должность работника

Ф. И. О.

Дата, вре­мя выдачи служеб­ного про­ездного билета

Маршрут

Дата, время

возврата

служебного

проездного

билета

Подпись

Подпись лица,

ответственного

за хранение, выдачу

и учет служебных

проездных билетов

Специалист I категории отдела бухгалтер­ского учета

Проценко О. О.

04.02.13 г., 09.15

Городская

больница

№ 7 — УГКСУ

в Соломенском

районе, ул. Привокзаль­ная, 14

04.02.13 г., 11.15

Проценко

Иванова

Ведущий специа­лист отдела хозяйствен­ного обеспе­чения

04.02.13 г., 14.15

Городская

больница

№ 7 — УГППС

«Укрпочта»,

ул. Крещатик,

04.02.13 г., 15.00

Куликов

Иванова

Ведущий специалист отдела хо­зяйственного обеспечения

04.02.13 г., 15.30

Городская боль­ница № 7 — «Киев-водоканал», ул. Садовая, 1

04.02.13 г., 17.15

Куликов

Иванова

>Бюджетный учет: что такое денежные документы и как с ними работать в бюджетном учреждении

Что такое денежные документы

Сегодня в России отсутствует нормативное определение для понятия «денежные документы». Не разработан и единый реестр денежных документов. В нормативных правовых актах обозначены лишь основные признаки и примеры таких документов (см. инструкцию, утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н; далее — Инструкция № 157н). Принято считать, что под денежными документами в бюджетном учете понимаются объекты определенной номинальной стоимости, которые приобретены и хранятся в учреждении, но услуги по ним еще не предоставлены.

Самые известные примеры такого рода документов — это талоны на бензин или на питание, почтовые марки, конверты с марками, извещения на почтовые переводы, путевки в санатории или детские оздоровительные лагеря и проч. К данным активам относятся также карты оплаты мобильной связи, IP-телефонии междугородных, международных переговоров, доступа в интернет, авиационные и железнодорожные билеты, проездные билеты на общественный транспорт и т.п.

Есть категория документов, которые имеют стоимостную оценку, но в целях бухучета не признаются денежными документами. В частности, это:

  • акции, которые были выкуплены у акционеров;
  • ценные бумаги;
  • бланки строгой отчетности (см. «Бюджетный учет: как хранить, учитывать и списывать БСО в бюджетном учреждении»);
  • документы на нематериальные активы.

Как отразить денежные документы в учетной политике

Ответ на вопрос, какие именно активы будут считаться денежными документами, учреждение должно закрепить в своей учетной политике. Там же прописывается порядок их учета, хранения и списания. Все эти процедуры регламентированы несколькими инструкциями и приказами Минфина России, полный перечень которых вы видите ниже.

Основные документы, которые регламентируют работу бюджетного учреждения с денежными документами:

  • Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н);
  • Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.10 № 162н);
  • Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России от 16.12.10 № 174н);
  • Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. приказом Минфина России от 23.12.10 № 183н);
  • Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».

Мы собрали в таблицу примеры формулировок, которые можно использовать в учетной политике организации:

Раздел

Что написать в учетной политике

Организация бухгалтерского учета

Перечень должностей работников, которые имеют право получать денежные документы и денежные средства под отчет на приобретение товаров (оплату работ, услуг), приведен в Приложении №… к настоящей Учетной политике.

Выдача денежных средств и денежных документов под отчет производится согласно соответствующему Положению №… к настоящей Учетной политике

Порядок проведения инвентаризации

Для подтверждения данных бухгалтерского учета и показателей годовой бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств:

  • ________________________________
  • ________________________________
  • наличные денежные средства, денежные документы и бланки строгой отчетности — ежемесячно на произвольную дату.

Учет финансовых активов

В составе денежных документов учитываются (на выбор учреждения):

  • почтовые марки;
  • маркированные конверты;
  • карты экспресс-оплаты услуг связи;
  • оплаченные талоны на бензин и масла;
  • проездные билеты на отдельные виды транспорта: авиа- и железнодорожные билеты;
  • единые проездные билеты;
  • _______________________
  • _______________________

Денежные документы принимаются в фондовую кассу учреждения и учитываются по фактической стоимости.

Для каждого вида денежных документов нужно разработать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) — ими всегда интересуются контролирующие органы в ходе очередных и внеочередных проверок. В каждом ЛНА следует указать должности сотрудников, которые имеют право получать соответствующий вид денежного документа, а также обязательные условия и правила его использования.

Правильно составленный локальный нормативный акт должен обосновывать целесообразность применения денежных документов в бюджетном учреждении. Для этого необходимо тщательно прописать алгоритм, по которому сотрудники будут подтверждать свои расходы.

Как хранить, использовать и списывать

Поскольку учреждение уже оплатило, но еще не погасило денежные документы, они должны храниться в кассе. По фондовой кассе эти документы отражаются в случае, если:

  • приобретены по безналичному расчету;
  • приобретены за наличный расчет одним лицом, но расходовать их будет другое лицо;
  • выдаются сотрудникам по частям, а их остаток хранится в кассе.

Обратите внимание: если подотчетное лицо приобретает денежные документы и сразу же их расходует, то они списываются по авансовому отчету и не проходят по кассе.

Чтобы зафиксировать приход денежных документов в кассу и выдачу их из кассы, нужно использовать приходные кассовые ордеры (форма 0310001) и расходные кассовые ордеры (форма 0310002). Эти формы утверждены приказом Минфина России от 30.03.15 № 52н (далее — приказ № 52н). На ордерах необходимо сделать надпись: «Фондовый», и далее зафиксировать их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Эти записи не должны пересекаться с теми, что отражают движение денежных средств.

По фондовой кассе следует завести отдельную кассовую книгу со сквозной нумерацией и пометкой «Фондовый» на каждом листе. Записи в нее вносятся после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому ордеру. Обратите внимание: строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» в этой кассовой книге остаются незаполненными.

Контроль за денежными документами в бюджетном учреждении ведется в рамках регулярных проверок кассы. По результатам ревизии составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086). Правила ее заполнения регламентируются приказом № 52н.

За соблюдение требований к хранению, использованию и учету денежных документов в бюджетном учреждении отвечает его руководитель. Он определяет порядок и сроки проведения контрольных мероприятий.

Общий порядок учета транспортных расходов

Транспортные расходы возникают при осуществлении учреждениями любых видов деятельности — основной (финансируемой за счет средств субсидий на выполнение государственного или муниципального задания), инвестиционной (финансируемой за счет средств бюджетных инвестиций) и приносящей доход деятельности.

Схема бухгалтерских проводок зависит от того, в каком виде деятельности и при осуществлении каких операций возникают транспортные расходы.

Транспортные расходы бюджетных учреждений, осуществленные в рамках основной (бюджетной) деятельности, отражаются по дебету счета 440120222 «Расходы на транспортные услуги» (предполагается, что расходы финансируются за счет средств субсидий на выполнение государственного или муниципального задания) с последующим списанием за счет источников финансирования при закрытии финансового года.

Из отдельных норм Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н), можно сделать вывод, что на данном счете помимо стоимости услуг сторонних организаций по предоставлению бюджетному учреждению всех видов транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного, и водного) (по дебету счета 440120222 и кредиту счета 430222730 «Увеличение кредиторской задолженности транспортным услугам») учитывается возмещение транспортных расходов по служебным командировкам; стоимости переезда и иных транспортных расходов, осуществляемых в соответствии с законодательством Российской Федерации и связанных с перемещением работников, военнослужащих и членов их семей к месту работы (службы), месту жительства, — в корреспонденции со счетами учета расчетов с подотчетными лицами.

Транспортные расходы могут возникать при осуществлении учреждением инвестиционной деятельности, а именно при приобретении и создании объектов основных средств и нематериальных активов, приобретении непроизведенных активов.

При этом кредиторская задолженность по сумме стоимости отдельных видов транспортных услуг отражается на тех же счетах бухгалтерского учета (на счетах расчетов с поставщиками услуг, подотчетными лицами и т.д.). При этом дебетуются счета учета вложений в нефинансовые активы, например:

Дебет 610611310 Кредит 630222730

  • на сумму стоимости транспортных услуг при осуществлении капитального строительства или реконструкции основных средств;

Дебет 610632320 Кредит 6208222660

  • на сумму транспортных расходов, оплаченных работнику, командированному в связи с приобретением объектов нематериальных активов (относящихся к категории иного имущества учреждения) и т.д.

Особенности учета расходов на транспортные услуги при формировании фактической стоимости материальных запасов

Учет расходов на транспортные услуги при формировании фактической стоимости материальных запасов имеет свои особенности. Так, если стоимость транспортировки (доставки) материалов включена в их стоимость или обе группы расходов (по оплате материальных запасов и по оплате транспортных услуг) производятся по одному договору (то есть поставщик осуществляет перевозку собственными силами или самостоятельно рассчитывается с транспортной организацией), в бухгалтерском учете учреждений транспортные расходы не выделяются, а учитываются в общей стоимости приобретенных запасов на соответствующем счете, открытом к счету 010500000. Если же приобретение материальных запасов и их доставка производятся по разным договорам, фактическая себестоимость запасов формируется на счете 010640000:

Дебет 410634340 Кредит 430234730

  • на сумму договорной стоимости приобретенных материалов (продуктов питания);

Дебет 410634340 Кредит 430222730

  • на сумму расходов по доставке приобретенных материалов;

Дебет 410532340 Кредит 410634440

  • на сумму фактической стоимости приобретенных материалов.

Учет и списание отдельных видов транспортных услуг

При осуществлении приносящей доход деятельности списание транспортных услуг производится в зависимости от того, на какой стадии процесса производства и реализации используются данные услуги.

Транспортные услуги, потребленные для обеспечения собственно производственного процесса, относятся, как правило, на счет 210970222. Это обусловлено тем, что подобные расходы носят общепроизводственный характер и по своему экономическому содержанию должны включаться в состав накладных расходов. Исключение составляют случаи, когда счет 2010970000 в учреждении не открывается и не ведется (это имеет место тогда, когда учреждение занято выпуском одного вида продукции, выполнением одного вида работ или оказанием одного вида услуг). В этом случае транспортные расходы с кредита счетов учета обязательств (230222730 и др.) списываются непосредственно в дебет счета 210960222.

Транспортные услуги, приобретенные для обеспечения управленческой и хозяйственной деятельности, учитываются по дебету счета 210980730.

По завершении отчетного периода стоимость транспортных расходов относится (в порядке распределения) в дебет счета 210960222 и участвует в формировании себестоимости продукции (работ или услуг) и финансового результата (по приносящей доход деятельности).

Транспортные услуги, использованные при осуществлении учреждением торговой деятельности, учитываются на счете 210980222. В аналитическом учете такие расходы могут выделяться в отдельную статью издержек обращения.

Отнесение отдельных групп (видов) расходов на соответствующую статью КОСГУ

При практической организации и ведении бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях нередко возникают вопросы об отнесении отдельных групп или видов расходов на соответствующую статью Классификации операций сектора государственного управления (номер которой определяет номер счета бюджетного учета).

В Инструкции N 174н подробные перечни таких расходов отсутствуют. Поэтому в данном случае следует руководствоваться нормами разд. V Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 190н (далее — Указания о применении бюджетной классификации). В современной редакции данного нормативного акта собраны рекомендации Минфина России по отдельным вопросам отнесения расходов учреждений на соответствующие коды КОСГУ, которые ранее приводились на уровне писем финансового ведомства (нормативного характера не имеющих).

В соответствии с Указаниями по применению бюджетной классификации на подстатью 222 «Транспортные услуги» (счета бюджетного учета 040120222, 010960222, 010970222, 010980222, 010990222 и т.д.) относятся расходы на приобретение транспортных услуг (как для государственных (муниципальных) нужд, так и для иных целей).

Указаниями по применению бюджетной классификации выделены три группы расходов, учитываемых по данному коду КОСГУ:

  • провозная плата по договорам перевозки (договорам фрахтования) пассажиров и багажа;
  • провозная плата по договорам перевозки (договорам фрахтования) грузов;
  • другие расходы по оплате транспортных услуг (не входящие в две предыдущие группы). Причем состав других расходов в Указаниях не расшифрован.

Вышеприведенная группировка обусловлена особенностями законодательного регулирования отдельных видов перевозок (перевозка пассажиров и грузов регулируется разными законодательными и подзаконными актами как на уровне федерального законодательства, так и на уровне ведомственных нормативных документов), а также особенностями расчетов (если оплата услуг по перевозке пассажиров нередко производится наличными деньгами через подотчетных лиц, то перевозка пассажиров, как правило, безналичным порядком).

К расходам первой группы относится оплата услуг по договорам перевозки, в том числе:

  1. оказание услуг перевозки на основании договора автотранспортного обслуживания, в рамках которого к обязанностям исполнителя относятся:
  • техническое обслуживание предоставляемых автомобилей;
  • ремонтные работы (включая диагностику и профилактические работы);
  • осуществление заправки автомобилей;
  • обеспечение необходимыми качественными горюче-смазочными материалами и оригинальными запасными частями (при необходимости);
  • осуществление персонального подбора водительского состава;
  • осуществление обязательного страхования автогражданской ответственности транспортных средств (ОСАГО);
  • поддержание транспортных средств в надлежащем санитарном состоянии.

Если отдельные расходы из вышеприведенного перечня осуществляются непосредственно бюджетным учреждением, то они подлежат списанию на другие счета бюджетного учета. Например, если по условиям договора перевозки заправка горюче-смазочными материалами производится бюджетным учреждением самостоятельно (на собственной заправке или через подотчетных лиц), стоимость приобретенных материалов предварительно учитывается на счете 010505340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов». Оплата расходов на обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств отражается на счете 040101226 «Расходы на прочие услуги» и т.д.

Договор перевозки, по нашему мнению, следует отличать от договора аренды транспортного средства с экипажем. Состав обязанностей арендодателя в этом случае может быть полностью аналогичен составу обязанностей исполнителя по договору перевозки. Однако в бухгалтерском учете все арендные операции отражаются по коду КОСГУ 224.

Так как заключение договоров, как правило, предполагает осуществление расчетов безналичным порядком, на практике чаще всего используется одна из двух схем бухгалтерских записей: с использованием счета 030222000 (при последующей оплате оказанных услуг) или 020622000 «Расчеты по выданным авансам за транспортные услуги» (при авансовой оплате). Если аванс перечисляется на часть суммы стоимости транспортных услуг, используются оба вышеуказанных счета.

Пример. Бюджетное учреждение заключило договор перевозки, предусматривающий авансовую оплату транспортных услуг (для целей основной деятельности, финансируемой за счет средств субсидий на выполнение государственного задания) в размере 50% ожидаемых расходов. В начале ноября был перечислен аванс в сумме 120 тыс. руб. Сумма стоимости фактически оказанных транспортных услуг составила 250 тыс. руб. Доплата была произведена в начале декабря. В течение ноября заправка транспортных средств производилась горючими материалами заказчика (бюджетного учреждения) на сумму 12 тыс. руб.

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Дебет 420622560 «Увеличение дебиторской задолженности по авансам по транспортным услугам» Кредит 420111610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

  • 70 тыс. руб. — на сумму перечисленного аванса;

Дебет 440120222 Кредит 410533440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов — иного имущества учреждения»

  • 12 тыс. руб. — на сумму ГСМ, использованных для заправки транспортных средств;

Дебет 440120222 Кредит 430222730 «Увеличение кредиторской задолженности по транспортным услугам»

  • 250 тыс. руб. — на сумму стоимости фактически оказанных транспортных услуг;

Дебет 430222830 «Уменьшение кредиторской задолженности по транспортным услугам» Кредит счета 420622660 «Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по транспортным услугам»

  • 120 тыс. руб. — на сумму зачтенного аванса;

Дебет счета 430222830 Кредит 420111610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

  • 130 тыс. руб. — на сумму произведенной доплаты;
  1. обеспечение должностных лиц проездными документами в служебных целях на все виды общественного транспорта, а также возмещение вышеуказанных расходов в случае, если должностные лица не были обеспечены в установленном порядке проездными документами в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В данном случае оплата может быть произведена как безналичным, так и наличным порядком. Однако непосредственное списание осуществленных расходов на счет 0401202222, по нашему мнению, не является правомерным — приобретенные проездные документы предварительно должны быть учтены в составе денежных документов.

Пример. Бюджетное учреждение приобрело за наличный расчет проездной билет на сумму 5 тыс. руб. для передачи должностному лицу, исполняющему обязанности по освоению бюджетных инвестиций и осуществляющему служебные поездки в связи с этой деятельностью.

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Дебет 620822560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг» Кредит 620134610 «Выбытия из кассы»

  • 5 тыс. руб. — на сумму наличных денег, выданных подотчетному лицу для приобретения проездного билета;

Дебет 620135510 «Поступления денежных документов» Кредит 620822660

  • 5 тыс. руб. — на сумму стоимости проездного билета, сданного в кассу учреждения;

Дебет 620822560 Кредит 620135610

  • 5 тыс. руб. — на сумму стоимости проездного билета, выданного из кассы;

Дебет 640120222 Кредит 620822660

  • 5 тыс. руб. — на сумму стоимости билета, отнесенного на увеличение суммы транспортных услуг;
  1. оплата проезда к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы.

Обратите внимание! При служебных командировках на счет 0401202222 (и соответствующие счета учета затрат, осуществляемых в рамках приносящей доход деятельности) относятся только расходы по оплате стоимости проезда, различных сборов и постельных принадлежностей.

В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Расходы по оплате суточных учитываются по счету 040120212 (2109XX212), расходы по проезду — по счету 040120222 (2109XX222), расходы по найму жилого помещения — по счету 040120226 (2109XX226). Иные расходы отражаются по счетам в соответствии с их экономическим содержанием.

Таким образом, при отражении в бюджетном учете данных авансового отчета, представленных подотчетным лицом по возвращении командировки, используются, как минимум, три аналитических счета учета расходов учреждения.

Пример. Командированному работнику, относящемуся к управленческому персоналу в секторе приносящей доход деятельности, перед убытием в командировку выдан аванс в размере 30 тыс. руб. По окончании командировки подотчетным лицом был представлен авансовый отчет в израсходовании полученной суммы. При этом расходы по проезду составили 12 тыс. руб., расходы по найму помещения — 5 тыс. руб., расходы по приобретению материальных запасов (прочих) — 10 тыс. руб. Кроме того, за время командировки работник должен был получить суточные в размере 6 тыс. руб. В бюджетном учете были сделаны следующие записи:

при выдаче аванса:

Дебет 220822560 «Увеличение задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг» Кредит 220134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

  • 12 тыс. руб. — на сумму аванса для оплаты проезда;

Дебет 220826560 «Увеличение задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг» Кредит 220134610

  • 5 тыс. руб. — на сумму аванса для оплаты расходов по найму помещений;

Дебет 220812560 «Увеличение задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам» Кредит 220134610

  • 6 тыс. руб. — на сумму аванса в части, соответствующей размеру суточных за время командировки;

Дебет 220834560 «Увеличение задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов» Кредит 220134610

  • 9 тыс. руб. — на сумму аванса под приобретение материальных запасов;

при оформлении авансового отчета:

Дебет 21098022 «Общехозяйственные расходы в части транспортных услуг» Кредит 220822660

  • 2 тыс. руб. — на сумму расходов по оплате проезда;

Дебет 210980226 «Общехозяйственные расходы в части прочих работ, услуг» Кредит 220826660

  • 5 тыс. руб. — на сумму расходов по найму помещений;

Дебет 210980212 «Общехозяйственные расходы в части прочих выплат» Кредит 220812660

  • 6 тыс. руб. — на сумму суточных за время командировки;

Дебет 210536340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения» Кредит 220834660

  • 9 тыс. руб. — на сумму стоимости приобретенных материальных запасов (ГСМ);

Дебет 220834560 Кредит 220134610

  • 3 тыс. руб. — на сумму перерасхода подотчетной суммы в части аванса, выданного под приобретение прочих материальных запасов;
  1. оплата проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях, а также возмещение указанных расходов.

Осуществление транспортных расходов, относимых к данной подгруппе, в бюджетном учете может оформляться либо посредством предварительной выдачи аванса (в соответствии с расчетом размера вероятных расходов), либо по представлению оправдательных документов.

В первом случае отражение операций, связанных с осуществлением расходов, относимых на увеличение размера транспортных услуг, будет аналогичным порядку, применяемому при оплате командировочных расходов (с оформлением и отражением в учете заявления на выдачу аванса и авансового отчета). Во втором случае, по нашему мнению, оформление авансового отчета является необязательным, а все операции могут быть оформлены порядком, установленным для расчетов с персоналом по прочим выплатам:

Дебет 440120222 Кредит 430212730

  • на сумму расходов по оплате проезда;

Дебет 430202830 Кредит счета 420134610

  • на сумму расходов, фактически оплаченных из кассы учреждения.

Если оплате подлежит стоимость проезда работника, занятого в приносящей доход деятельности, в первой проводке дебетуется соответствующий счет учета затрат (210960222 — 210990222).

Кроме того, в составе данной группы транспортных расходов Указаниями по применению бюджетной классификации предусмотрен ряд затрат, которые для бюджетных учреждений нового типа не будут характерными. К таким расходам относятся:

  • оплата проезда к месту проведения отпуска и обратно военнослужащим и приравненным к ним лицам, членам их семей, а также возмещение указанных расходов;
  • оплата проезда и услуг по перевозке личного имущества при переезде на новое место службы военнослужащим и приравненным к ним лицам, за исключением компенсаций на аналогичные цели, отражаемых по подстатье 212 (счету 040120212);
  • обеспечение проездными билетами свидетелей, вызываемых следственными или судебными органами, а также возмещение указанных расходов;
  • оплата услуг по перевозке спецконтингентов, перевозке осужденных, освобождаемых от ограничения свободы, ареста или лишения свободы на определенный срок, к месту жительства;
  • оплата услуг по перевозке несовершеннолетних, самовольно ушедших из семей, детских домов, школ-интернатов, специальных учебно-воспитательных и иных детских учреждений, и сопровождающих их лиц.

В двух последних случаях предполагается, что соответствующие расходы осуществляются специализированными учреждениями (как правило, казенными), в функции которых входит обеспечение перевозки вышеперечисленных групп пассажиров. Это обстоятельство предполагает наличие долговременных хозяйственных связей с транспортной организацией, и, следовательно, расчеты могут производиться в соответствии с договорами, то есть безналичным порядком.

Ко второй группе расходов по оплате транспортных услуг «Провозная плата по договорам перевозки (договорам фрахтования) грузов» Указания по применению бюджетной классификации относят оплату услуг по договорам перевозки грузов, в том числе:

  • оплату услуг по перевозке товаров и транспортных средств, изъятых или задержанных;
  • оплату услуг по перевозке служебных животных;
  • оплату услуг по транспортировке радиоактивных источников;
  • оплату услуг по доставке специального топлива и горюче-смазочных материалов.

Нетрудно убедиться, что и эти затраты будут характерны, скорее, для казенных, а не для бюджетных учреждений; для целей организации и ведения бюджетного учета вышеперечисленные виды расходов являются однородными и отражаются аналогичными бухгалтерскими записями.

Для учреждений любой организационно-правовой формы характерны расходы, связанные с оплатой договоров транспортно-экспедиционных услуг (услуги по организации перевозки груза, заключению договоров перевозки груза, обеспечению отправки и получения груза, а также иные услуги, связанные с перевозкой груза).

Осуществление транспортно-экспедиционной деятельности

Особенности оплаты договоров транспортно-экспедиционных услуг (услуги по организации перевозки груза, заключению договоров перевозки груза, обеспечению отправки и получения груза, а также иных услуг, связанных с перевозкой груза), установлены Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554 «Об утверждении Правил транспортно-экспедиционной деятельности» (далее — Правила).

В соответствии с п. 5 Правил экспедиторскими документами являются:

  • поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);
  • экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);
  • складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).

Кроме того, при организации и ведении учета транспортных услуг, предоставляемых в рамках договора транспортной экспедиции, необходимо учитывать отдельные требования и нормы Федерального закона от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» (далее — Закон N 87-ФЗ). В частности, если законом установлена ответственность экспедитора за утерю или порчу груза, оснований для списания ранее произведенных расходов (по оплате транспортно-экспедиционных услуг) не имеется.

В соответствии со ст. 7 Закона N 87-ФЗ экспедитор несет ответственность перед клиентом в виде возмещения реального ущерба за утрату, недостачу или повреждение (порчу) груза после принятия его экспедитором и до выдачи груза получателю, указанному в договоре транспортной экспедиции, либо уполномоченному им лицу, если не докажет, что утрата, недостача или повреждение (порча) груза произошли вследствие обстоятельств, которые экспедитор не мог предотвратить и устранение которых от него не зависело.

Груз считается утраченным, если он не был выдан по истечении тридцати дней со дня истечения срока доставки, определенного договором транспортной экспедиции, или, если такой срок договором не определен, — в течение разумного срока, необходимого для доставки груза и исчисляемого со дня принятия экспедитором груза для перевозки. Груз, который был доставлен, но не был выдан получателю, указанному в договоре транспортной экспедиции, или уполномоченному им лицу по причине неуплаты причитающегося экспедитору вознаграждения, утраченным не считается, если экспедитор своевременно уведомил клиента об оказании экспедиционных услуг в порядке, предусмотренном договором транспортной экспедиции.

В подобной ситуации ранее осуществленные расходы должны быть отнесены на расходы по претензиям:

Дебет 020982560 (по нашему мнению, в данном случае должен использоваться счет учета недостач прочих финансовых активов, так как оплаченные активы еще не оприходованы по учету учреждения груза) Кредит 020605660

  • на сумму ранее перечисленного аванса (при использовании авансовой схемы расчетов) или

Дебет 020974560 (в данном случае наиболее правомерным представляется использование счета учета недостач материальных запасов, так как открытие счета учета недостач расходов не предусмотрено, а недостачи иных финансовых активов относятся к списанию капитальных затрат) Кредит 0401202222 (2109XX222)

  • на сумму ранее оплаченных расходов, учтенных в составе транспортных услуг.

Суммы, отнесенные в дебет счета 020900000, списываются при возникновении соответствующих оснований (признание задолженности транспортной организацией, решение суда и т.д.).

Ко второй группе транспортных расходов Указания по применению бюджетной классификации относят оплату договоров гражданско-правового характера, заключенных с физическими лицами, на оказание транспортных услуг.

Суммы начисленной оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера в общем случае отражаются по кредиту счета 030226730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам» и дебету счета 040120226 «Расходы по прочим услугам». Исключение сделано для транспортных и коммунальных услуг.

Таким образом, расходы по оплате транспортных услуг, оказанных в рамках договоров гражданско-правового характера, учитываются по кредиту счета 030222730 и дебету счета 040120222 (расходы на услуги, оплаченные в интересах приносящей доход деятельности, относятся на соответствующий счет учета затрат — 2109XX226, в интересах инвестиционной деятельности — на соответствующий счет учета вложений в нефинансовые активы).

Данная норма распространяется только на договоры гражданско-правового характера, к которым относится, например, выполнение работ или оказание услуг. Начисление сумм оплаты труда работникам, хотя и не являющимися штатными работниками учреждения, но привлекаемых к выполнению трудовых обязанностей на условиях внешнего совместительства (на штатные должности), производится порядком, установленным для штатного персонала учреждения.

Физические лица, выполняющие работу на основании гражданско-правового договора, подлежат обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если в соответствии с договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

К данной группе транспортных расходов Указания по применению бюджетной классификации также относят возмещение расходов за пользование на транспорте постельными принадлежностями, разного рода сборов при оформлении проездных документов (комиссионные сборы (в том числе сборы, взимаемые при возврате неиспользованных проездных документов), уплату страховых премий по обязательному страхованию пассажиров на транспорте и т.д.).

Особенности учета этой группы расходов были рассмотрены выше.

В заключение обращаем внимание читателей журнала на то, что некоторые виды расходов, прямо или косвенно относящиеся к транспорту, учитываются на других кодах КОСГУ.

В частности, оплата услуг трубопроводного транспорта учитывается на счете 040120223 «Расходы на коммунальные услуги» (соответствующим счетам учета затрат, осуществляемым в рамках приносящей доход деятельности).

В.Р.Захарьин

К. э. н.

Изменения порядка учета расходов на научные исследования и опытно-конструкторские разработки для целей исчисления налога на прибыль
Ревизия расчетов с персоналом по оплате труда

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *