Проводки по удержанию из заработной платы

Начисляем заработную плату — основные проводки

Для фиксации сумм, связанных с начислением и выплатой заработной платы, применяется счет 70. Он относится к пассивным: все начисления вознаграждений, полагающихся работнику за его труд, проходят по кредиту этого счета. Непосредственный расчет заработной платы происходит по завершении месяца, когда имеется полная и достоверная информация о количестве труда, которое нужно оплатить (время, объем выпущенной продукции, обслуженных клиентов и т. д.). В связи с этим на 1-е число следующего месяца по кредиту счета формируется задолженность перед работниками по отработанному месяцу.

Начисления производятся по дебету затратных счетов:

Дт 20, 23, 25, 26, 44, 91 Кт 70.

Выбор такого счета обусловлен подразделением работника, т. е. проводки будут отличаться в зависимости от того, относится структурное подразделение к основной, вспомогательной, коммерческой или административной деятельности.

Бывает, что какие-то монтажные или строительные работы выполняются силами работников компании; в этом случае их заработная плата формирует стоимость соответствующего внеоборотного актива:

Дт 08 Кт 70.

Оплата нетрудоспособности, за исключением первых 3 дней, проводится так:

Дт 69 Кт 70.

Связано это с тем, что подобные расходы компании в последующем компенсирует ФСС.

Удерживаем средства из зарплаты: Дт 70 Кт 76, 68, 73, 71 и др.

Абсолютно все наниматели выполняют функцию налогового агента в части подоходного налога, в связи с чем они обязаны определять размер НДФЛ, удерживать его из доходов сотрудника и переводить в бюджет. Для этого применяется запись:

Дт 70 Кт 68.

Нередко работодатели предоставляют занятым у них гражданам займы на льготных условиях. В этом случае погашение долга и процентов может по письменному заявлению работника производиться из его заработной платы. Каждое подобное удержание оформляется так:

дебет 70 кредит 73.

Идентичная проводка делается и в случае покрытия недостачи, допущенной по вине сотрудника, из его заработной платы.

Нередко в расчетный отдел компании поступают исполнительные листы, по которым организация обязана произвести удержания. Однако при этом нужно помнить, что максимальный размер изъятия средств подобного характера не может быть более 50% от дохода сотрудника, и только в исключительных случаях указанный размер достигает 70% (алименты, возмещение вреда здоровью). В подобных обстоятельствах используется проводка:

Дт 70 Кт 76.

Нередким случаем является удержание выданных ранее под отчет авансов из заработной платы сотрудника, если последним не были вовремя сданы авансовые отчеты с подтверждающими документами. В этом случае формируется запись:

Дт 70 Кт 71.

Административный штраф – проводки в бухгалтерском учете

Общие принципы отражения расходов в бухучете приведены в ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Т.к. штрафы нельзя отнести к расходам, непосредственно связанным с основной деятельностью компании, то они могут быть отнесены к прочим расходам в соответствии с п. 11 ПБУ 10/99. Приведенный в этом пункте перечень является открытым, поэтому на его основании можно признать в качестве расходов и штрафные санкции.

В соответствии с Планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н для учета прочих расходов применяется счет 91.

Таким образом, если компании начислены штрафы, проводки в бухучете будут связаны с этим счетом. Независимо от типа штрафа – нарушение ПДД или штраф трудовой инспекции – бухгалтерские проводки будут одинаковыми:

ДТ 91.2 – КТ 76 – начисление штрафа;

ДТ 76 – КТ 51 – штраф перечислен в бюджет.

Если предприятие оспаривало штрафные санкции в суде, но проиграло дело, взыскание могут производить судебные приставы. При этом проводки по исполнительному листу будут аналогичными рассмотренным выше.

В отличие от бухгалтерского, положения налогового учета содержат прямой запрет на включение в затраты штрафных санкций, перечисляемых в бюджет (п. 2 ст. 270 НК РФ).

В данном случае возникает постоянная разница между двумя видами учета в сумме начисленных штрафных санкций.

Поэтому, если организация осуществила начисление штрафа, проводки нужно дополнить операциями по отражению налоговых разниц в соответствии с ПБУ 18/02. В данном случае возникает постоянное налоговое обязательство (ПНО). Чтобы определить его величину, нужно умножить постоянную разницу на текущую ставку налога на прибыль.

ДТ 99 – КТ 68.4 – отражено ПНО

Таким образом, если организации был начислен штраф, проводки касаются не только расчетов с бюджетом, но и возникающих налоговых разниц.

Погашение недостачи из зарплаты проводки

Правила и порядок проведения данной процедуры установлен Методическими указаниями (приказ МинФина №49 от 13.06.1995г), в них перечислены состав имущества и обязательств, подлежащих ревизии, и формы документов, которыми можно оформить результаты. Основные этапы проведения инвентаризации приведены в таблице: Этап Документ Пояснение Подготовка Приказ руководителя о проведении инвентаризации В приказе указываются: сроки проведения, причина инвентаризации, перечень инвентаризируемого имущества, перечень материально ответственных лиц и состав комиссии Проведение Инвентаризационная опись Члены комиссии ведут опись (подсчет) имущества и его состояния Сопоставление данных Сличительная ведомость Сверка данных, представленных в описи, с данными в бух.учете. Составление сличительных ведомостей на предмет выявления расхождений.

Удержание должно проводиться в правовых рамках:

  • Должна быть организована специальная проверка для определения величины понесенного ущерба;
  • Проверку производит комиссия, которая оформляет акты о причинах и величине ущерба и определяет виновного;
  • Сотрудник, виновный в причинении ущерба, обязан ознакомиться с актами и оформить в письменном виде причины, по которым был причинен ущерб организации;
  • На сотрудника возлагается обязанность по возмещению ущерба.

В соответствии c трудовым законодательством, работник несет полную материальную ответственность в следующих ситуациях:

  • Недостача наличных средств или товаров возникла при исполнении обязанностей конкретного сотрудника.
  • Сотрудник несет материальную ответственность за определенные товары или средства в рамках подписанного с организацией трудового договора.

Удержание из заработной платы будет правомерным, если до издания приказа была затребована объяснительная от материально ответственного лица о факте понесенного ущерба и, впоследствии, работник был ознакомлен с приказом, в котором причина удержания является правомерной и соответствуют федеральному закону Российской Федерации. Вопрос №3. Генеральный директор издал внутренний приказ о штрафах за ошибки в документах, является ли это правомерным. Сам по себе такой приказ не может быть правомерным, потому что не соответствует трудовому законодательству. В ситуации, когда ошибки в документах приводят к материальному ущербу компании, например ошибки в налоговой декларации могут привести к штрафу, выписанному на организацию, даже в этом случае должна быть организована специальная комиссия для выявлении виновных лиц, получение объяснительных от них.

Компания оплатила штраф за водителя: действия бухгалтера

Источник: журнал «Главбух»

Непосредственным нарушителем правил дорожного движения является работник-водитель, так как он управлял служебным автомобилем.

Однако обязанность по уплате административного штрафа в данной ситуации ложится на его работодателя, который является собственником транспортного средства (ч. 1 ст. 2.6.1 и ч. 1 ст. 32.2 КоАП РФ).

Но это вовсе не значит, что работнику, причинившему ущерб компании в результате административного правонарушения, все сойдет с рук. Согласно статьям 233 и 238 ТК РФ такой работник обязан возместить его работодателю, если:

— компании причинен прямой действительный ущерб. Заметим, что суммы уплаченного штрафа могут быть отнесены к прямому действительному ущербу (ч. 2 ст. 238 ТК РФ, абз. 5 письма Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1);

— виновное противоправное поведение (действие, бездействие) признано самим работником или судом (ч. 4 ст. 248 ТК РФ);

— прослеживается причинно-следственная связь между действиями работника и возникновением ущерба.

При этом работодатель может либо привлечь сотрудника к материальной ответственности (ст. 248 ТК РФ), либо полностью или частично отказаться от взыскания с него ущерба (ст. 240 ТК РФ). Тогда оплата штрафа за водителя ложится на плечи компании.

От решения, принятого работодателем, будет зависеть порядок отражения суммы штрафа в учете компании и налогообложения дохода сотрудника. Рассмотрим несколько ситуаций.

Работник добровольно возместил штраф

Работник-водитель, выполняя трудовые обязанности на служебной машине, нарушил ПДД. Он признал себя виновником в данной ситуации, поскольку именно он совершил административное правонарушение, а значит, обязан возместить компании прямой действительный ущерб.

Пример 1. Водитель ООО «Конкорд», управляя в рабочее время служебным автомобилем, нарушил ПДД, выехав на полосу встречного движения. Этот факт был зафиксирован камерой видеонаблюдения, после чего в организацию по почте 29 августа пришло уведомление об уплате штрафа в размере 5000 руб. По распоряжению руководителя штраф был уплачен 4 сентября с расчетного счета организации. Работник признал свою вину и добровольно возместил сумму штрафа в кассу организации 20 сентября.

Как отразить в учете штраф за нарушение ПДД, уплаченный организацией и возмещаемый водителем путем внесения наличных денежных средств в кассу организации?

В нашем примере компания является владельцем автомобиля, поэтому она привлечена к административной ответственности.

Сумма административного штрафа учитывается в составе прочих расходов на основании пункта 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н. Расходы по его уплате не учитываются в целях исчисления налога на прибыль на основании пункта 2 статьи 270 НК РФ.

29 августа при получении уведомления о штрафе бухгалтер делает проводку:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по претензиям»
— 5000 руб. — отражен расход в виде суммы административного штрафа.

4 сентября после того, как организация уплатила штраф со своего расчетного счета, появится следующая проводка:

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по претензиям» КРЕДИТ 51
— 5000 руб. — сумма административного штрафа уплачена работодателем в бюджет.

Работник согласился добровольно возместить сумму штрафа, уплаченного работодателем. Сумма возмещаемого работником ущерба признается в бухгалтерском учете прочим доходом организации на основании пунктов 7 и 16 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 № 32н.

20 сентября на счетах бухгалтерского учета ООО «Конкорд» появятся следующие проводки:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 91-1
— 5000 руб. — работник принял на себя обязательство возместить работодателю причиненный ущерб;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
— 5000 руб. — внесена работником сумма в кассу организации.

Если бы сумма штрафа была удержана с согласия работника из заработной платы, то проводка была бы такой:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
— 5000 руб. — сумма причиненного ущерба удержана из заработной платы работника.

Компания заплатила штраф за водителя

Возникает ли в такой ситуации у работника доход, подлежащий обложению НДФЛ? Однозначного ответа на него в настоящее время нет. Ситуация усугубляется еще и тем, что мнения контролирующих органов на этот счет разделились.

Позиция первая (пессимистическая) — доход возникает

По мнению Минфина России, изложенному в письмах от 08.11.2012 № 03-04-06/10-310, от 10.04.2013 № 03-04-06/1183 и от 12.04.2013 № 03-04-06/12341, в случае отказа работодателя от взыскания с виновного работника причиненного ущерба у работника возникает доход, полученный им в натуральной форме, подлежащий обложению НДФЛ.

Это мнение обосновано тем, что согласно статье 238 Трудового кодекса работник обязан возместить работодателю причиненный ему ущерб. В данном случае организация понесла убытки в виде штрафа из-за действий работника. Отказ от взыскания с него сумм штрафа приводит к возникновению у сотрудника экономической выгоды Получается, что в доход работника следует включить штраф, уплаченный организацией, но не взысканный с работника.

Иными словами, сумма прощенного штрафа является его доходом, полученным в натуральной форме, который облагается НДФЛ (ст. 41, п. 1 ст. 210 и ст. 211 НК РФ).

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1, немного изменив их. По распоряжению руководителя компании штраф не будет взыскан с виновного работника, то есть работник освобожден от определенной имущественной обязанности. Оклад работника — 35 000 руб., месяц отработан полностью. Как отразить в учете удержание с работника суммы НДФЛ?

31 августа бухгалтер сделает следующую проводку:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 5200 руб. — исчислен и удержан НДФЛ с дохода работника за август 2013 года.

Позиция вторая (оптимистическая) — дохода не возникает

А вот точка зрения налоговых органов по данному вопросу по сравнению с позицией финансистов является более привлекательной и более обоснованной. Суть ее состоит в следующем.

Во-первых, обязанность по уплате штрафа возложена на саму организацию, которая является субъектом административного правонарушения, уплата штрафа осуществляется в интересах самой организации, а не работника. Следовательно, у последнего дохода не возникает (письмо ФНС России от 18.04.2013 № ЕД-4-3/7135). К такому же мнению пришли и арбитры в постановлении ФАС Московского округа от 15.03.2006 № КА-А40/1434-06.

Во-вторых, доход в натуральной форме возникает у физического лица при получении им от компании товаров, работ, услуг или иного имущества (п. 1 ст. 211 НК РФ). Под доходом в натуральной форме понимается оплата (полностью или частично) за физическое лицо предприятием товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе (п. 2 ст. 211 НК РФ):

— коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика

— выполненных в интересах работника работ, оказанных в интересах налогоплательщика услуг на безвозмездной основе.

Оплата штрафа за водителя не является оплатой товаров (работ, услуг) или имущественных прав в интересах работника, следовательно, его уплата организацией не может оцениваться как доход работника в натуральной форме.

Учитывая тот факт, что проверкой правильности исчисления НДФЛ занимается налоговая служба никаких налоговых последствий у компании, которая не удержала НДФЛ со штрафа, наложенного на нее и не взысканного с водителя, быть не должно.

Позиция третья (законодательная) — дохода не возникает, если…

…ущерб нанесен при обстоятельствах, исключающих материальную ответственность работника. Такие обстоятельства перечислены в статье 239 ТК РФ.

Например, если ущерб нанесен вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Предположим, работодатель ставит работника в условия жестких сроков исполнения служебного поручения при разъездной работе. В этой ситуации сотрудник может встать перед выбором: нарушить ПДД или несвоевременно исполнить задание. Значит, фактически нарушение ПДД допущено в интересах работодателя.

Другая ситуация, но с аналогичным завершением в виде наложенного штрафа за остановку в неположенном месте может возникнуть, когда работник выполняет требования должностной инструкции исходя из соображений безопасности и сохранности перевозимых ценностей.

В обоих случаях работник действует в интересах работодателя и по его распоряжению. Поэтому работодатель не вправе привлечь работника к материальной ответственности. Соответственно у последнего не возникает дохода, облагаемого НДФЛ (письма Минфина России от 10.04.2013 № 03-04-06/1183 и от 12.04.2013 № 03-04-06/12341).

Рассмотрим последнюю ситуацию: штраф выписан на компанию, однако виновником нарушения ПДД признан работник-водитель, управлявший автомобилем в тот момент.

Нарушитель — водитель служебного автомобиля

На месте совершения административного правонарушения сотрудники ГИБДД выносят постановление о назначении административного штрафа, указывая в нем сведения о лице, которое совершило данное нарушение (ч. 1, п. 6. ч. 2 ст. 23.3, ч. 1 ст. 28.6 и п. 3 ч. 1 ст. 29.10 КоАП РФ).

В данном случае к административной ответственности привлечен именно работник организации, поэтому обязанность по уплате штрафа возникла у него.

Однако работник не согласен с оплатой данного штрафа. Он нарушил ПДД, действуя в интересах работодателя, поэтому просит руководство компании оплатить за него штраф.

В этом случае компания может (п. 3 постановления Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.05.2011 по делу № А21-7629/2010):

— возместить работнику уже уплаченную им сумму административного штрафа. При этом понадобится заявление работника с разрешительной визой руководителя;

— оплатить за работника сумму штрафа, указанного в квитанции. При этом в назначении платежа необходимо указать реквизиты постановления (номер и дату), на основании которого наложен штраф, и фамилию оштрафованного.

Вне зависимости от того, каким способом работнику был прощен наложенный на него штраф, у него в соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ возникает доход, облагаемый НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Налог следует удержать при ближайшей выплате дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Пример 3. 23 августа водитель организации, управляя в рабочее время служебным автомобилем, нарушил ПДД: остановился на пешеходном переходе, в результате чего был оштрафован на месте на 3000 руб.

6 сентября водитель оплатил штраф. Оплаченную квитанцию вместе с заявлением о возмещении ему суммы штрафа и объяснительной запиской с указанием причин нарушения ПДД представил в бухгалтерию. Руководитель компании принял решение о возмещении работнику суммы штрафа.

Как отразить в учете штраф за нарушение ПДД, уплаченный водителем и возмещенный компанией?

6 сентября бухгалтер делает следующие проводки:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
— 3000 руб. — отражена в расходах сумма возмещенного работнику административного штрафа;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 390 руб. — исчислен и удержан НДФЛ с суммы возмещенного штрафа;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50
— 2610 руб. (3000 руб. − 390 руб.) — выплачено работнику возмещение расходов на уплату административного штрафа.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *