Проводки по ГСМ

Содержание

Бухгалтерский учет расхода топлива и смазочных материалов предприятиями торговли и общественного питания

Талалаева Ю.Н.
Опубликовано в номере: Бухучет и налоги в торговле и общественном питании №1 / 2004

Специфика деятельности предприятийторговли и общественногопитания такова, что предполагает использование автотранспортных средств. Транспорт используется для перевозки приобретаемых и продаваемых товаров, сырья, доставки обедов, а также для нужд управления. Соответственно для бухгалтеров указанных организаций актуальной является проблема документального оформления, учета и контроля расходованиятоплива и смазочныхматериалов.

Эти и другие вопросы освещаются в настоящей статье.

Документальное оформление расходования топлива и смазочных материалов

Статья 9 Закона о бухгалтерском учете требует оформления всех производимых организацией хозяйственных операций оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Организации торговли и общественного питания, эксплуатирующие автотранспортные средства и являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом, обязаны вести первичный учет по унифицированным формам первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — Постановление № 78).

Документальным подтверждением расхода топлива являются путевые листы. В них фиксируются пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего.

Постановлением № 78 утверждены следующие формы путевых листов, которые следует использовать организациям торговли и общественного питания:

путевой лист легкового автомобиля (форма № 3). Является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль;

путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.). Является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю. Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа. Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль и служат основанием для предъявления счета заказчику;

путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-с и 4-п). Такие путевые листы являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Форма № 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы водителя автомобиля по сдельным расценкам.

Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы водителя автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации — владельца автотранспорта и заказчики.

Путевые листы по формам № 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, что дает возможность их одновременной проверки.

Для контроля за движением путевых листов, выданных водителю и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется Журнал учета движения путевых листов (форма № 8).

Нормы расхода топлива

Норма расхода топлива (или смазочного материала) применительно к автотранспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки и модификации.

29 апреля 2003 года Минтрансом РФ утвержден Руководящий документ Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (далее — новые нормы; новый Руководящий документ), который введен взамен «Норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» Р3112194-0366-97 от 29 апреля 1997 года (далее — старые нормы) и действует со дня утверждения до 1 января 2008 года.

Как и в старых нормах, в новом Руководящем документе приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм и методы расчета нормируемого расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативы по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и др.

По сравнению с ранее действовавшими нормами перечень автомобилей, по которым нормируется расход топлива, значительно расширен, что объясняется развитием структуры автопарка, появлением новых моделей, марок и модификаций автомобилей. Расширение перечня произошло в основном за счет иномарок. В связи с этим в новом перечне для каждого вида автомобильного транспорта (легковые автомобили, автобусы, грузовые бортовые автомобили, тягачи, самосвалы, фургоны) нормы расхода топлива приведены отдельно по автомобилям зарубежным и по автомобилям отечественным и стран СНГ.

Сами нормы по автомобилям, присутствующим в старом и новом перечнях, в большинстве случаев не изменились.

Кто и для каких целей должен использовать нормы расхода топлива?

Согласно новому Руководящему документу он предназначен для автотранспортных предприятий, организаций, предпринимателей и др., независимо от формы собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. Предназначение документа определено в нем следующим образом: «Нормы расхода топлив (смазочных материалов) на автомобильном транспорте предназначены для расчетов нормируемого значения расхода топлива, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, осуществления расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т.д.».

Однако следует иметь в виду, что указанный документ не имеет никакого отношения к налогообложению прибыли. Дело в том, что глава 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ не содержит положений, ограничивающих принятие к учету для целей налогообложения расходов топлива и смазочных материалов. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (см. подпункт 11 пункта 1 статьи 264).

Тем не менее следует обратить внимание на то, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами организации, принимаемыми для целей налогообложения, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Поэтому не исключено, что при проверках обоснованности произведенных затрат налоговые органы будут ориентироваться на Нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом России. И в случае слишком больших расхождений организации придется доказывать экономическую обоснованность этих расходов.

Поскольку положения по бухгалтерском учету также не содержат требований о применении Норм расхода топлива, то можно констатировать, что для предприятий торговли и общественного питания Нормы расхода топлива носят рекомендательный характер и не обязательны для применения. Если организации все же примут решение о применении указанных норм для целей бухгалтерского учета, это решение следует зафиксировать в учетной политике.

Рассмотрим порядок расчета нормируемого расхода топлива на конкретных примерах.

В соответствии с Руководящим документом различают базовое значение расхода топлива, которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы, и расчетное нормативное значение расхода топлива, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля.

Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов, регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются распоряжением руководителей предприятий, эксплуатирующих автотранспортные средства или руководителями местных администраций).

Так, например, нормы расхода топлива повышаются при работе автотранспорта в зимнее время года (в зависимости от климатических районов страны — от 5 до 20 процентов), на дорогах общего пользования в горных местностях, на дорогах общего пользования со сложным планом, в городах и поселках городского типа (в зависимости от численности населения) и т.п.

Норма расхода топлива может снижаться при работе на дорогах общего пользования за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) на дорогах I, II и III категорий — до 15 процентов.

При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

В качестве примера рассчитаем нормируемое значение расхода топлива для легкового автомобиля.

В соответствии с разделом 1.1 Руководящего документа для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по следующему соотношению:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),

где Qн — нормативный расход топлива, литры;

Hs — базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме в процентах.

Пример 1. (цифры условные).

На балансе торговой организации числится легковой автомобиль УАЗ-469. Из путевого листа установлено, что автомобиль обслуживал торговую точку, расположенную в горной местности на высоте 850 метров, и совершил пробег 90 км.

Согласно Руководящему документу:

  • базовая норма расхода топлива (Hs) для легкового автомобиля УАЗ-469 составляет 16,0 л/100 км;
  • надбавка за работу в горной местности на высоте над уровнем моря от 801 до 2000 м (D) — 10 процентов.

Нормируемый расход топлива составляет:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) = 0,01 x 16,0 x 90 x (1 + 0,01 x 10) = 15,84 л.

Пример 2. (цифры условные).

Организация общественного питания (кафе-ресторан) использует для доставки обедов клиентам легковой автомобиль ИЖ-2717. Автомобиль эксплуатируется в городе с населением 400 тыс. человек в зимнее время. Из путевого листа установлено, что автомобиль совершил пробег 60 км.

Согласно Руководящему документу:

  • базовая норма расхода топлива (Hs) для легкового автомобиля ИЖ-2717 составляет 9,4 л/100 км;
  • надбавка за работу в городе с населением от 250 тыс. до 1,0 млн человек — 15 процентов;
  • надбавка за работу в зимнее время — 10 процентов.

Нормируемый расход топлива составляет:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) = 0,01 x 9,4 x 60 x (1 + 0,01 x 25) = 7,05 л.

Отражение в учете

Необходимым условием отнесения стоимости израсходованного горючего на себестоимость продукции (работ, услуг) являются правильно оформленные первичные учетные документы — путевые листы.

На сумму стоимости фактически израсходованного топлива в бухгалтерском учете оформляется запись:

дебет счета 44 «Расходы на продажу» кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо». В случае, если учетной политикой организации торговли или общественного питания предусмотрено использование для целей бухгалтерского учета Норм расхода топлива, вышеприведенная запись оформляется на сумму израсходованного топлива в пределах норм.

Сверхнормативный расход топлива относится на внереализационные расходы организации:

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» — на сумму расхода топлива сверх норм. Вне зависимости от порядка отражения расходования топлива в бухгалтерском учете, для целей налогообложения принимается стоимость всего фактически израсходованного топлива. Пример 3. Для условий примера 1 фактический расход топлива составил 18 л. Нормируемый расход топлива — 15,84л. Допустим, что учетная стоимость 1 л топлива 10 руб. В учете торговой организации, нормирующей в соответствии с учетной политикой расход топлива для целей бухгалтерского учета, будут оформлены проводки: дебет счета 44 кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» — на сумму стоимости израсходованного топлива в пределах норм — 158,4 руб. (10 руб. x 15,84 л);

дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы» кредит счета 10, субсчет 3 «Топливо» — на сумму стоимости израсходованного топлива сверх норм — 21,6 руб. .

На уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в качестве материальных расходов будет отнесено 180 руб. (стоимость фактически израсходованного топлива).

Как правило, торговые организации и организации общественного питания имеют небольшой парк автомашин и поэтому не делают запасов топлива, а приобретают его на автозаправочных станциях за наличный расчет.

Денежные средства для приобретения топлива выдаются водителю, под отчет, что отражается в учете проводкой:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредит счета 50 «Касса» — на сумму выданных под отчет денежных средств. Приобретение топлива за наличный расчет осуществляется в рамках договора купли-продажи, в котором подотчетное лицо выступает как физическое лицо. В соответствии с пунктом 6 статьи 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) в указанные цены (тарифы) включается соответствующая сумма налога на добавленную стоимость. При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. Согласно пункту 7 указанной статьи при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. То есть невыдача продавцом подотчетному лицу счета-фактуры не противоречит действующему законодательству.

Поскольку в соответствии со статьей 172 НК РФ в общем случае одним из основных условий предъявления к вычету уплаченного в составе цены товара налога на добавленную стоимость является наличие выставленного продавцом счета-фактуры, при приобретении товаров через подотчетных лиц права на вычет налога не возникает.

Уплаченный в составе цены товара налог учитывается в этом случае на счетах учета материально-производственных запасов. Такой порядок учета сумм налога на добавленную стоимость предусмотрен пунктом 147 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Поскольку в соответствии с пунктом 6 ПБУ 5/01 оценка материально-производственных запасов, приобретенных за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на их покупку, суммы налога с продаж, уплаченные при приобретении топлива, также включаются в его стоимость.

Оприходование топлива на основании авансового отчета водителя отразится записью:

дебет счета 10 кредит счета 71 — на сумму стоимости топлива с учетом НДС и налога с продаж. Списание стоимости топлива на расходы осуществляется на основании путевого листа водителя в вышеописанном порядке.

Как подписаться >>>

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Особенности ГСМ, влияющие на их учет

По своей сути ГСМ (горюче-смазочные материалы) являются одной из разновидностей товарно-материальных ценностей, которые используются в качестве расходных материалов и обеспечивают работу оборудования и автотранспорта, находящихся в распоряжении юрлица. Как и любой иной материал, ГСМ приходуется при его поступлении и списывается при расходе. Для учета его движения Планом счетов (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 3 счета 10 (10.3).

Однако порядок учета и списания ГСМ имеет ряд особенностей, обусловленных спецификой приобретения и расходования этого материала:

  • Топливо достаточно редко закупается заранее с последующим хранением на территории покупателя и отпуском из этого хранения по мере необходимости. Существенно более распространенной является ситуация, когда заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, принадлежащих иному владельцу, путем налива в бак уже вышедшего на маршрут соответствующего транспортного средства некоторого количества горючего.
  • В момент заправки в баке, как правило, присутствует остаток неиспользованного топлива, и на момент подведения итогов по расходу топлива за период аналогичный остаток тоже имеет место.
  • Покупка-продажа авто и взятие-возврат при аренде обычно осуществляются с присутствием в его баке горючего.

Кроме того, на то, как списать ГСМ в налоговом учете, влияет требование об обоснованности таких расходов. Оно, невзирая на отсутствие в НК РФ положения о нормировании объемов списываемого горючего, фактически приводит к ограничению этих объемов, поскольку обоснованность в реальности достигается введением норм расхода. В то же время списание в бухучете ничем не ограничено. Поэтому наличие перерасхода ГСМ будет приводить к разницам между бухгалтерским и налоговым учетами.

Покупка топлива за наличку и по топливным картам

Оплата за приобретаемые ГСМ может осуществляться как в момент покупки (наличными по кассовому чеку), так и путем предоплаты. Предоплата обычно безналичная, а следствием ее является либо доставка оплаченного количества топлива на территорию покупателя с обычным комплектом сопроводительных документов (накладная и счет-фактура), либо отпуск предоплаченного объема по частям с применением для этой цели топливных карт.

Топливная карта, переданная водителю, дает ему возможность осуществлять заправку в пределах относящегося к этой карте объема горючего на заправочных станциях поставщика, выдавшего эту карту. Однако ни поступление, ни списание ГСМ по самим топливным картам не делается. Они лишь служат для накопления информации об объеме, фактически отпущенном за период из предварительно оплаченного. По завершении месяца сведения о выданных по всем картам объемах поставщик сводит в единый документ (отчет об осуществленных операциях) и формирует на основании него акт об объемах и стоимости выданного топлива и счет-фактуру.

В проводках это выразится так:

  • Дт 10.3 Кт 71 — покупка оплачена наличными;
  • Дт 60 Кт 51 — с расчетного счета сделана предоплата поставщику;
  • Дт 10.3 Кт 60 — оприходовано топливо по его стоимости без НДС;
  • Дт 19 Кт 60 — учтен НДС, относящийся к полученному топливу.

Удобство применения топливных карт заключается в том, что нет необходимости в выдаче водителю наличных денег, составлении им авансового отчета и сохранении до оформления этого документа кассового чека.

Как списать ГСМ в бухучете и в налоговом учете — проводки

Прежде чем списывать ГСМ с учета (неважно какого, бухгалтерского или налогового), нужно определиться с тем, какое их количество оказалось фактически израсходованным. Для этого по каждому авто осуществляется расчет, в котором остаток топлива, имеющийся в баке на начало периода, суммируется с общим объемом поступлений в этот бак за период и из него вычитается остаток топлива, присутствующий в баке на конец периода. В бухучете всю получившуюся сумму можно списать в расход.

При включении ГСМ в расходы для целей налогового учета должно выполняться требование обоснованности их объемов (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Как же можно обосновать расход? Сравнив его с нормативным, т. е. тем, который должен иметь место при выполнении определенной работы в определенных условиях.

Нормативный расход применительно к реально имевшему место применению автотранспорта является величиной расчетной, зависящей от фактически выполненного объема работы, применяемых норм расхода топлива и поправочных коэффициентов, отражающих особенности условий проведения работы. Нормы могут быть разработаны самостоятельно, но чаще всего для таких расчетов применяют нормативы, утвержденные Минтрансом России (распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р).

Ориентироваться на нормативный расход имеет смысл не только для целей налогового учета, но и для осуществления контроля того, как горючее расходует водитель. Отклонения в ту или иную сторону от норматива неизбежны, но они не должны превышать разумных величин. При существенных же отклонениях либо должны иметь убедительные объяснения, либо водитель должен нести ответственность за перерасход.

Как же правильно списывать ГСМ в бухгалтерском учете? Расход, несущественно отклоняющийся от нормативного, относится в затраты:

Дт (20, 23, 25, 26, 44) Кт 10.3.

Конкретный счет затрат при этом выбирается в зависимости от того, для выполнения каких именно задач предназначается то или иное авто и по какой схеме организуется учет в организации.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Сюда же можно отнести обоснованный перерасход. Если же доказано, что перерасход, допущенный водителем, совершен им в своих интересах, то ему может быть предъявлено требование о возмещении материального ущерба, причиненного работодателю:

Дт 73.2 Кт 10.3.

Если юрлицо не применяет ПБУ 18/02, при котором в налоговом учете на счетах учета затрат собираются расходы как принимаемые, так и не принимаемые для налогообложения, то ему удобнее на счета затрат в бухучете относить только те расходы, которые будут учтены при налогообложении, а непринимаемые (в части ГСМ это будут сверхнормативные расходы) собирать на счете 91:

Дт 91 Кт 10.3.

Как правильно учесть ГСМ, имеющиеся в авто, при покупке-продаже

А каким будет учет того топлива, с которым авто покупается, продается либо берется в аренду и возвращается из нее? Самым безопасным вариантом принятия его к учету будет оформление покупки у продавца (арендодателя) при приобретении (получении в аренду) транспортного средства. Оформится это проводкой (с выделением НДС, если в этом будет необходимость):

Дт 10.3 Кт 60.

Когда покупка по каким-то причинам оказывается невозможной, горючее придется учитывать как безвозмездно полученное:

Дт 10.3 Кт 91.

При продаже авто или возврате его из аренды выбытие топлива также лучше оформить через продажу. В этом случае списание ГСМ в проводках выразится так:

Дт 90 (91) Кт 10.3.

То есть его стоимость сформирует себестоимость продажи.

***

ГСМ — это разновидность материальных ценностей, обладающая рядом присущих ей особенностей в части фактического оборота. Это обусловливает некоторые характерные черты их учета. Оплачивают их обычно предварительно (по безналу) либо в момент покупки (наличными). Оприходование топлива осуществляется по мере поступления документов от поставщиков.

А вот решений в части того, как списать ГСМ в бухучете, может быть несколько. Все здесь определяется кругом задач, решаемых работой конкретного авто, и применяемой схемой учета связанных с ним расходов. Чаще всего стоимость топлива в бухучете включается в затраты. В отличие от налогового учета (в котором списываемые объемы фактически оказываются нормируемыми) в бухучете будет учтен весь израсходованный объем ГСМ, если не выявится, что возникший перерасход создан водителем в своих интересах.

«Наука и жизнь», так можно описать чувства бухгалтера, ведущего учет ГСМ по топливным талонам. Реалии практического учета очень трудно вписываются в нормативные требования.

Поставщик, как правило, только по окончании месяца представляет документы на сумму выкупленного топлива, то есть 31-м числом получаем документы, а забираем бензин ежедневно. Происходит разрыв во времени между представлением документов от топливной организации и моментом заправки автотранспортного средства.

На практическом примере с проводками рассмотрим наиболее корректный способ бухгалтерского учета ГСМ с использованием топливных карт.

Проводки по приобретению ГСМ по топливным картам

Пример

Допустим, ООО «Счастливый шанс» заключило договор на заправку топливом по смарт-картам. С расчетного счета в августе 2016 года произведена предоплата за смарт-карты и бензин. Топливные карты изготовлены, проданы по конкретной цене за штуку и переданы в собственность компании по товарной накладной (форма ТОРГ-12) в сентябре 2016 года с выделенным НДС. НДС предъявлен по счету-фактуре, не имеющей дефектов заполнения. Для заправки автомобиля топливная карта выдана в этом же месяце водителю автомобиля, о чем в журнале учета выданных топливных карт сделана запись. В компании имеется утвержденный бланк путевого листа и нормы расхода бензина в производственных целях. В течение сентября был произведен отпуск бензина с заправочных автостанций в бак служебной машины. В конце месяца водитель предоставил путевые листы и чеки с автозаправочных станций.

Топливной компанией предоставлены услуги личного кабинета ООО «Счастливый шанс». По требованию компании в конце сентября 2016 года предоставлен реестр операций. В начале октября 2016 года в компанию поступили товарная накладная на бензин и счет-фактура, датированные сентябрем 2016 года. Претензий к правильности оформления нет.

Дополнительная информация по примеру:

1. Компания находится на общем режиме налогообложения. Автомобиль является собственностью компании и используется для служебных поездок.

2. Учетной политикой в целях бухгалтерского учета и в соответствии с рабочим планом счетов:

  • Топливо принимается к учету на счет 10, субсчет 10.03;
  • Фактическая себестоимость формируется на счете 10 «Материалы»;
  • Топливные карты отражаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по ценам поставщика, в противном случае по условной цене 1 шт. — 1 руб.;
  • При выбытии материалы оцениваются по средней себестоимости;
  • Транспортно-заготовительные расходы непосредственно включаются в фактическую себестоимость материалов;
  • При приобретении топлива имеется специфика дополнительных складов и названий.

3. Учетной политикой в целях налогового учета:

  • Затраты на приобретение топливных карт отражаются в расходах на содержание служебного транспорта;
  • Затраты по топливу в пределах норм отражаются в расходах на содержание служебного транспорта;
  • Затраты по топливу сверх норм отражаются во внереализационных расходах, не принимаемых в целях налогообложения прибыли.

Решение примера. Действия бухгалтера по учету ГСМ

Действия бухгалтера можно представить в виде следующего алгоритма:

1.Топливо приходуется в конце месяца, когда поступает от поставщика счет-фактура, акт приема-передачи топлива и отчет по карте (детализация).

Когда документы приходят с опозданием, можно воспользоваться информацией личного кабинета, который открывает топливная компания. Топливо учитывается на счете 10, субсчет 10.03 «Топливо». В детализированном отчете видим следующую информацию:

  • Номер топливной карты;
  • Дату и место заправки;
  • Количество приобретенного топлива;
  • Марку топлива;
  • Стоимость топлива;
  • Остаток по топливной карте на конец месяца.

Проводка по приходу топлива формируется последним днем месяца.

Есть маленький нюанс. ТМЦ должны приходовать на склад. На какой? На стационарный склад топливо в любом случае не попадает. Выходим из положения так: придумываем название склада и заполняем позицию склад как «лицевой счет в резервуаре в …»(наименование поставщика топлива). Чтобы налоговые органы не считали услуги по хранению безвозмездными, оговорите как-то этот момент в договоре или в дополнительном соглашении. Это важно. Это просто технический прием.

2. На основании детализации поставщика (отчета) делается перемещение со склада (смотрите пункт выше) в бак конкретной машины. То есть теперь склад будет иметь наименование «Бак машины №..».

Перемещение делается тоже последним днем месяца, несмотря на то, что датой поставки считается дата выборки топлива. Момент перехода права собственности на горючее – это момент заправки в баки. Но бухгалтер не может организовать приход этой датой, так как приход будет раньше, чем дата выставленных документов. Кроме того, не может поставить на учет НДС по приобретенному топливу. Судьба НДС — следовать за приобретенными ценностями. Но документ с выделенной суммой НДС поступит в конце месяца. Поэтому приходится использовать такой прием.

3. Данные детализации сверяются с отчетами водителя, где обобщается информация из путевых листов и полученных при заправке чеков терминалов АЗС. Обязательно требуйте от водителей прикрепления чеков с автозаправочных станций к путевым листам.

4. Списание израсходованного бензина производится на основании путевых листов. В путевом листе по каждой конкретной машине указывается норматив топлива и фактический расход. Списывается топливо последним числом месяца по каждой машине через документ Накладная-требование. Удобно предварительно сделать ведомость в виде таблицы Excel. Итоги удобнее оформить бухгалтерской справкой.

5. Контроль. Остаток топлива на конец месяца по складу «Бак конкретной машины» должен сходиться с остатком в последнем путевом листе данной машины.

6. Перерасход топлива считается непроизводственным расходом и относится на счет 91.2. Его можно вычислить, если будет по каждой конкретной машине указываться в путевом листе норматив топлива и фактический расход.

Сформируем проводки в таблице. Обращаем внимание, что проводки составлены для режима ОСНО. Для предприятий на УСН порядок работы с НДС другой:

№ п/п Дебет Кредит Факт хозяйственной жизни Документ-основание
1. 60.02 51 Перечислена предоплата поставщику за изготовление топливных карт Выписка от августа 2016г.
2. 60.02 51 Перечислена предоплата поставщику за топливо разных видов Выписка от августа 2016г., Договор поставки топлива
3. 26 60.01 Учтены услуги по изготовлению топливных карт как расходы, связанные с обычным видом деятельности (п.5 ПБУ 10/99) Акт приема-передачи топливных карт. Обычно дают товарную накладную (форма № ТОРГ-12).Сентябрь 2016г.
4. 19.04 60.01 Учтен предъявленный НДС по услугам Счет-фактура от сентября 2016г.
5. 68.02 19.04 Зачтен НДС при выполнении всех условий по НК РФ Счет-фактура, Книга покупок сентябрь 2016г.
6. 60.01 60.02 Зачтен аванс при расчетах за топливные карты Акт приема-передачи топливных карт или Накладная. сентябрь 2016г.
7. 10.03 (лицевой счет в резервуаре) 60.01 Принято к учету топливо, полученное по топливным картам. Определитесь со складом исходя из реалий и договора Договор поставки ГСМ, Товарная накладная; Отчет по карте или реестр операции. Дату прихода вынуждены делать 30.09.2016г.
8. 19.03 60.01 Учтен предъявленный НДС по топливу Счет-фактура от 30.09.2016г.
9. 68.02 19.03 Зачтен НДС при выполнении всех условий по НК РФ Счет-фактура, Книга покупок 30.09.2016г.
10. 60.01 60.02 Зачтен аванс при расчетах за топливо Акт приема-передачи топливных карт или Накладная 30.09.2016г.
11. 006 «Топливные карты у МОЛ» Приняты к учету на забалансовый счет топливные карты в условной оценке (если передаются бесплатно) или по стоимости приобретения. В примере по стоимости в товарной накладной. Акт приема-сдачи, накладная. сентябрь 2016г.
12. 006 «Топливные карты у сотрудников» в разрезе мест хранения или ответственных за их хранение 006 «Топливные карты у МОЛ» Выданы сотрудникам топливные карты (по условию примера — в сентябре) Журнал в разрезе каждой карты по номеру или закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем
13. 006 «Топливные карты у сотрудников» 006 «Топливные карты у сотрудников» Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в компании Оправдательные первичные документы путем изменения ответственного лица (или) места хранения
14. 006 «Топливные карты у МОЛ» Списание топливных карт с учета у материально-ответственного лица В случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией
15. 10.03 склад (бак машины №) 10.03 склад (лицевой счет в резервуаре) Внутреннее перемещение топлива в баки автотранспортных средств Отчет топливной компании по карте, предоставленный в конце месяца. Чеки водителей, если не потеряны. 30.09.2016г.
16. 20,26,46 10.03 Списано израсходованное топливо по каждой машине Путевой лист, бухгалтерская справка, Требование-накладная 30.09.2016г.
17. 91.2 10.03 Списан расход топлива выше норм. К налоговому учету не принимается Бухгалтерская справка 30.09.2016г.

Приведем несколько пояснений к проводкам.

Проводка №3. Согласно ПБУ 5/01 все затраты, связанные с приобретением МПЗ включаются в их фактическую стоимость, по которой МПЗ принимаются к учету. Однако многоразовые топливные карты невозможно соотнести с какой-либо определенной партией приобретаемого топлива. Поэтому принимаем решение списать стоимость топливных карт на расходы, связанные с обычным видом деятельности.

Для отражения этой суммы по налоговому учету в учетной политике закрепляется, к какому виду расходов будет отражаться приобретение карт. По НК РФ данный расход может быть отражен как:

  • Материальные расходы;
  • Расходы на содержание служебного транспорта;
  • Прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Существует несколько позиций о том, на каком забалансовом счете учитывать топливные карты и как организовать контроль за их сохранностью и движением. Но они не совсем корректны:

  • Некоторые компании топливные карты учитывают на счете 10, по субсчету «Прочие материалы» в качестве объекта МПЗ, так как деловые партнеры дают товарную накладную. Но в соответствии 5/01, п.2 к МПЗ относятся активы, используемые организацией как средства или предметы труда, имеющие сами по себе ценность, что к топливным картам не относится.
  • Карты являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов. И с этой точки зрения их можно рассматривать как денежный документ аналогично талонам на ГСМ. Поэтому некоторые учитывают на счете 50 по субсчету 50.03 «Денежные документы». Однако карта не имеет ни одного из признаков денежного документа: является документом многократного применения, ее можно пополнить, заблокировать, она не имеют номинальной стоимости. По сути она не является средством платежа.
  • Проводка Дт 71 Кт 50.1 при выдаче топливной карты водителю так же будет некорректна, так как денежные средства фактически работнику не выдаются.

Проводка №5. НДС по картам принимается к вычету, когда выполнены 3 условия:

  • Карта принята на учет;
  • Имеется правильно оформленный счет-фактура;
  • Карта предназначена для осуществления операций, облагаемых НДС.

Проводка №7. В целях налогового учета расходы на топливо признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся либо к материальным расходам, либо к расходам на содержание служебного транспорта. Поэтому сделайте свой выбор в пользу нужного варианта и закрепите его в Учетной политике по налоговому учету.

Помните о том, что для уменьшения налогооблагаемой прибыли расходы согласно нормам ст. 252 НК должны быть:

  • Экономически обоснованными, то есть находиться в пределах утвержденных норм расхода топлива или обычаев делового оборота;
  • Документально подтвержденными;
  • Производиться для деятельности, направленной на получение дохода.

Проводка №9. НДС по топливу можно принять к вычету, когда:

  • Топливо принято на учет;
  • Имеется счет-фактура, заполненный в соответствии с нормами законодательства;
  • Топливо предназначено для осуществления операций, облагаемых НДС.

Проводка №11. Есть разные мнения о том, на каком забалансовом счете учитывать топливные карты. Утвержденного бухгалтерского порядка учета топливных карт не существует, поэтому на практике используются различные варианты.

Топливная карта является своего рода носителем информации, так как карта содержит техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах (в литрах или рублях). Фактически топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество нефтепродуктов. А раз так, то для обеспечения их сохранности и контроля за выдачей, наиболее целесообразно организовать учет карт на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Однако, это не означает того, что топливные карты являются бланками строгой отчетности. Просто данный счет позволяет учесть всю необходимую информацию о картах. Учет карт и бланков должен вестись раздельно.

Для ясности в этом вопросе нужный вариант учета топливных карт закрепляется в Учетной политике. Учет может вестись как в условной оценке (один бланк-один рубль), если по условиям договора топливные карты передаются бесплатно, так и за плату — по стоимости приобретения.

Рекомендации по учету ГСМ и работе с топливными картами

Позаботьтесь о следующем:

1. О наличии Учетной политики и рабочего Плана счетов, где присутствует счет и субсчет, на котором учитывается топливо и топливные карты. Если топливные карты отражаются на забалансовом счете, то укажите на каком именно и заявите также в рабочем плане.

2. В Учетной политике для целей бухгалтерского учета нужно проверить наличие пунктов:

  • По какой стоимости поступают на учет ГСМ и по какой стоимости списываются, выберите один из вариантов, предложенных в законодательстве;
  • О способе учета транспортно-заготовительных расходов по материалам;
  • О порядке учета топливных карт, как ставить на баланс;
  • Об организации контроля за сохранностью. Целесообразнее утвердить форму специального журнала по учету топливных карт;
  • По описанию специфики работы со складами в части топлива. Как называются склады, на которые приходуется топливо (у вас же нет цистерн).
  • О том, что не применяете ПБУ 18/02, если организация относится к малым и применяется общий режим налогообложения.

3. В Учетной политике в целях налогового учета определиться с расходами по:

  • Топливным картам — материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта, или прочие расходы, связанные с производством и реализацией;
  • По топливу в пределах норм — материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта;
  • По топливу сверх норм.

4. В части документооборота. Приложить бланк того путевого лица, с которым будете работать. При этом можно разработать и утвердить свой.

5. Утвердите нормы расхода топлива отдельным приказом, чтобы избежать проблем с обоснованностью расходов на ГСМ. Ориентируйтесь на нормативы Минтранса. Эти нормативы содержатся в распоряжении Минтранса от 14.03.2008г. №АМ-23-р.

6. Контролировать перерасход топлива по каждой машине, указывая в путевом листе норматив топлива и фактический расход топлива по каждой конкретной машине. Перерасход топлива считается непроизводственным расходом и относится на счет 91.2.

7. Для контроля за платежными картами заведите специально разработанный журнал учета поступления топливных карт, перемещения, выдачи и списания. Форма такого журнала утверждается в учетной политике. Обычно он содержит следующие данные: дата получения карты сотрудником, дата возвращения, марку машины, государственный регистрационный номер машины, ФИО и подпись водителя машины.

8. Запрос у топливных компаний ежемесячный реестр (отчет) операций по картам.

9. Для удобства учета списания расхода по путевым листам разработайте ведомость-таблицу в Excel, внутреннюю аналитическую таблицу.

Понятия «ГСМ» и «Путевой лист»

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

  • топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
  • масла и смазки;
  • различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели. Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры, например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа. Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3, для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1, при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П. Существуют также иные формы путевых листов.

Пример расчёта

Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:

QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где

  • H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
  • S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
  • D – поправочный коэффициент в процентах.

В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию

Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:

НРм = НРд * Т, где

НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.

В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.

Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Особенности учёта

Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта. Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию. К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы».

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Путевой лист ГА 4-П
  • Бланк путевого листа
  • Форма ПГ-1

Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах:

  • 20 «Основное производство»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ. В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.

Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.

ГСМ и путевой лист

Под горюче-смазочными материалами (ГСМ) понимают не только само топливо, в качестве которого может выступать бензин, дизель или газ, но и всевозможные смазочные материалы и жидкости (тормозная, охлаждающая). ГСМ – это любые материалы, которые используются в обслуживании автотранспорта.

Для списания ГСМ на предприятии Минтрансом РФ разработаны особые нормативы, при этом Налоговый кодекс РФ не запрещает использовать и нормативы собственной разработки. В последнем случае они будут учитывать различные понижающие и повышающие коэффициенты, связанные с временем года, погодой и другими факторами, при которых происходит эксплуатация автотранспорта.

Расчет ГСМ (под которыми в нашей статье будет подразумеваться именно топливо) в организации ведется при помощи первичного учетного документа – путевого листа. Именно путевые листы содержат информацию о времени отправления и возврата транспорта на начальную точку пути, нормы расхода топлива и прочих расходных материалов, подробные характеристики груза, а также данные о цели поездки и другие сведения, которые имеют к ней отношение.

Важно! В большинстве случаев используется готовый бланк путевого листа формы № 3. При использовании автотранспорта в коммерческих целях используется бланк формы № ПГ-1, а при использовании грузового транспорта с повременной оплатой труда – формы № 4-П.

Простая формула подсчета ГСМ

Есть несколько очень простых способов подсчета расхода бензина и иного топлива. К примеру, вычислить моментальный (мгновенный) расход, то есть количество топлива, потребляемого в данный момент времени, можно при помощи встроенного бортового компьютера. На нем отображается много полезной информации, включая средний расход бензина на 100 км, норма расхода топлива за текущую поездку и моментальный расход. При помощи бортового компьютера можно легко задать параметры новой поездки и увидеть на экране необходимое для нее количество бензина или дизеля.

Но что делать, если в автомобиле нет такого компьютера? Использовать формулу:

Расход топлива на 100 км = потраченное количество топлива (л) / количество пройденного пути (км) * 100

Чтобы не подсчитывать все вручную, можно воспользоваться стандартным калькулятором, встроенным в операционную систему Windows 7, 8, 10 . Для этого во вкладке «Вид» калькулятора выбираем раздел «Листы» и нажимаем на строчку «Экономия топлива (л/100 км)»:

Далее лишь остается ввести исходные значения в графы «Расстояние (километры)» и «Расход топлива (литры)» и нажать на кнопку «Вычислить»:

Вернуть калькулятор в стандартный режим работы можно при помощи одновременного нажатия на клавиши Ctrl и F4.

Чтобы проверить расход топлива «от полного бака» автомобиля, необходимо:

  1. На автозаправке залить полный бак;
  2. Записать текущий километраж (пробег), выставленный на спидометре;
  3. Использовать автомобиль до тех пор, пока не появится сигнал о критическом уровне топлива в баке;
  4. Снова заправить полный бак;
  5. Записать количество пройденных километров со времени предыдущей заправки и количество залитого в последний раз бензина;
  6. Использовать приведенную выше формулу.

Такой способ подсчета расхода бензина имеет серьезные погрешности. Лучше всего проводить ее регулярно, это поможет выявить зависимость расхода бензина от погодных факторов, дорожных условий и других переменных.

Важно! Внезапное увеличение потребления топлива может свидетельствовать о наличии серьезной неполадки в работе автомобиля.

Как подсчитать нормативный расход бензина?

Существует и более профессиональный способ подсчета расхода бензина или дизеля, установленный распоряжением Минтранс России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Для каждой модели, марки и модификации автомобиля указанным распоряжением установлена своя норма расхода топлива, которая зависит, в том числе, и от условий работы транспорта, его классификации и назначения.

Формула подсчета нормы расхода бензина для легкового автотранспорта выглядит так:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),

  • где Qн – нормативный расход бензина, в литрах;
  • Hs – базовая норма расхода бензина по отношению к пробегу автомобиля, в л/100 км (свои цифры для каждого вида и типа транспорта есть в приложении к указанному распоряжению Минтранса);
  • S – пробег автомобиля, в км;
  • D – повышающий или понижающий поправочный коэффициент, по отношению к норме, в процентах. Все поправочные коэффициенты представлены в распоряжении Минтранса.

Под пробегом автомобиля (S) в данной формуле понимается не общий пробег, а то расстояние, которое вы проехали или только собираетесь проехать при заданных погодных или иных условиях. При использовании поправочных коэффициентов необходимо быть осторожным. К примеру, в формулу нельзя вставлять коэффициент за использование кондиционера в зимнее время. А вот климат-контроль используется в любое время года.

Важно! Коэффициент на использование автомобиля в населенном пункте не применяется в случае, если транспорт работает за его пределами. Однако при работе за заданный промежуток времени и по городу, и за его границами придется сделать два отдельных расчета.

В качестве примера расчета возьмем следующие условия: легковой автомобиль марки ГАЗ-24-10 используется в горной местности на высоте от 300 до 800 метров над уровнем моря, а общий пробег за заданный промежуток времени составляет 244 км.

В соответствии с информацией, представленной в распоряжении Минтранса РФ № АМ-23-р, базовая норма расхода топлива для автомобиля нашей модели составляет 13 литров на каждые 100 километров (Hs). Надбавка (поправочный коэффициент D) за работу в горных условиях равна 5%.

Отсюда подсчет нормативного расхода бензина в рамках пробега 244 км:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D) = 0,01 х 13,0 х 244 х (1 + 0,01 х 5) = 33,3 л

Поправочные коэффициенты, влияющие на расход топлива

О базовых нормах расхода топлива на каждые 100 км пути можно узнать не только в распоряжении Минтранса, но и в технической (паспортной) документации к автомобилю. При подсчете нормы расхода бензина необходимо учитывать множество поправочных коэффициентов:

  • В холодное время года используются повышающие коэффициенты расхода топлива, в зависимости от региона. На Юге – от +5% до +7%, в Центре и на Урале – от +10% до +12%, в Сибири и на Севере — +15%, на Крайнем Севере – от +18% до +20%;
  • Повышающий коэффициент действует и при использовании автомобиля в населенных пунктах. В городах с населением более 3 миллионов человек — +25%, от 1 до 3 миллионов человек — +20%, от 250 тысяч до 1 миллиона человек — +15%, от 100 до 250 тысяч — +10%;
  • Для старых автомобилей старше 5 лет с пробегом более 100 тыс. км — +5% расхода топлива. Для автомобилей старше 8 лет и пробегом более 150 тыс. км — +10%.

Особые поправочные коэффициенты подставляются в формулу и при использовании кондиционера или климат-контроля (+7%), при перевозке нестандартных и тяжеловесных грузов (от +15% до +35%) и даже при использовании грузовых автомобилей без учета перевозимого груза (+10%). Дополнительно, для подсчета нормы расхода топлива в случае грузового автотранспорта используется метод спутникового слежения за его перемещениями.

Учет расходов на горюче-смазочные материалы (часть 3): бухгалтерский учет

Бухгалтерия организации ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам.

Не касаясь специфики формирования первоначальной стоимости ГСМ и учета НДС, скажем, что бухгалтер на основании первичных документов (авансовых отчетов, накладных и др.) приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ учитываются на счете 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо». Это предусмотрено Планом счетов (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Рекомендуется в зависимости от местонахождения материалов использовать следующие группировки аналитического учета:

  • «ГСМ на складах (бензин, дизельное топливо, газ, масло и др.)»;
  • «Оплаченные талоны на бензин (дизельное топливо, масло)»;
  • «Бензин, дизельное топливо в баках автомобилей и талоны у водителей» и др.

Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:

  • счет 10 субсчет «Топливо», субсчет «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-98»;
  • счет 10 субсчет «Топливо», субсчет «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-95».

Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется по материально ответственным лицам — водителям автотранспорта.

Бухгалтер записывает поступление ГСМ в карточку учета материалов по форме № М-17. В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ, которая утверждается приказом руководителя или является приложением к учетной политике организации.

Источник фото: exkavator.ruВ организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ

Расходы на содержание автотранспортных средств организации списывают на себестоимость продукции (работ, услуг). В бухгалтерском учете затраты, связанные с перевозочным процессом, отражают на балансовом счете 20 «Основное производство» или 44 «Расходы на продажу» (только для торговых организаций). Затраты на содержание служебного автотранспорта отражаются на балансовом счете 26 «Общехозяйственные расходы». Предприятия, имеющие парк автомобилей, отражают затраты, связанные с их содержанием и эксплуатацией, на балансовом счете 23 «Вспомогательные производства».

Читайте Учет расходов на горюче-смазочные материалы

Применение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования автомобилей. Например, если грузовой автомобиль перевозил грузы по заказам сторонней организации, то затраты на ГСМ отражаются на счете 20, а если легковой автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организацией, то затраты отражаются на счете 26.

Источник фото: exkavator.ruПрименение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования авто

В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 «Топливо» (аналитический учет: «ГСМ в баках транспортных средств» и др. соответствующие субсчета)

  • в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.

При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском учете производится одним из следующих способов (п. 16 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»):

  • по себестоимости единицы запасов,
  • по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО),
  • по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО),
  • по средней себестоимости.

Последний способ является наиболее распространенным. Выбранный организацией способ должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике.

Обращаем внимание бухгалтеров на то, что как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Этот остаток нужно и далее учитывать на счете отдельном субсчете «Бензин в баках автомобилей» (в аналитическом учете по материально-ответственным лицам (водителям).

Ежемесячно бухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств.

Источник фото: exkavator.ruБухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов ежемесячно

Если стоимость принятых к расходу затрат по ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете будет различна (например, в связи с превышением водителем норм, принятых в организации для его автомобиля), то налогоплательщикам, применяющим ПБУ 18/02, придется отражать постоянные налоговые обязательства. Таково требование пункта 7 указанного положения, которое утверждено приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

Приведем пример бухгалтерского учета ГСМ на примере учета бензина для конкретного водителя.

Пример расхода на ГСМ

Водитель легкового служебного автомобиля А.А. Сидоров получает из кассы ООО «Зима» под отчет денежные средства для приобретения ГСМ и представляет авансовые отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных документов. Списание бензина происходит по нормам на основании путевых листов, сдаваемых водителем в бухгалтерию.

Количественно-суммовой учет ГСМ ведется с использованием лицевых карточек, форма которой разработана организацией самостоятельно и утверждена приказом руководителя. Карточка открывается на каждого водителя.

Остаток несписанного бензина на начало апреля у водителя составил 18 литров по 10 руб.

3 апреля было приобретено 20 литров бензина по 11 руб. НДС не рассматриваем для простоты.

1, 2 и 3 апреля водитель израсходовал соответственно 7,10 и 11 литров бензина.

Организация применяет при списании материалов метод скользящей средней себестоимости, которая рассчитывается на дату выполнения операции.

С 1 по 3 апреля бухгалтер произвел следующие записи в карточке водителя:

Дата

Приход

Расход

Остаток

количество

цена

стоимость

количество

цена

стоимость

количество

цена

стоимость

Остаток на 01.04

18

10

180

01.04

7

10

70

11

10

110

02.04

10

10

100

1

10

10

03.04

20

11

220

11

10,95

120,48

10

10,95

109,52

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

1 апреля:

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»

— 70 руб. — списано по нормам 7 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 1 апреля;

2 апреля:

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»

— 100 руб. — списано по нормам 10 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 2 апреля;

3 апреля:

Дебет 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.» Кредит 71 субсчет «Сидоров»

— 220 руб. — оприходовано 11 литров бензин на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету водителя;

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»

-120,48 руб. — списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 3 апреля.

Арендованный транспорт

Получить транспортное средство (автомобиль, грузовик, гусеничный экскаватор, фронтальный погрузчик) во временное владение и пользование можно, заключив договор аренды транспортного средства с юридическим или физическим лицом.

По договору аренды арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование. Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (ст. 646 ГК РФ). Стороны могут предусмотреть смешанные условия оплаты аренды в виде фиксированной доли (непосредственно арендная плата) и оплаты компенсации на текущее содержание арендованного имущества, которая может меняться в зависимости от внешних факторов.

Источник фото: exkavator.ruЕсли а расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного ТС

В случае, когда расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного транспортного средства. Просто учитывается такой автомобиль не в составе основных средств, а на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, принятой в договоре. За его использование начисляется арендная плата, а амортизация не начисляется. Арендная плата учитывается в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией вне зависимости от того, у кого арендуется автомобиль — у юридического или физического лица (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В то же время статус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам. Так, если автомобиль арендуется у физического лица, у него возникает налогооблагаемый доход. Что касается ЕСН, то нужно различать аренду транспортного средства с экипажем и без него (п. 1 ст. 236 и 3 ст. 238 НК РФ).

Источник фото: exkavator.ruСтатус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам

На арендованную машину выписывается путевой лист на время работы, поскольку распоряжается машиной организация. А пп.2 п.1 ст.253 НК РФ разрешает включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, все средства, истраченные на содержание и эксплуатацию основных средств и иного имущества, которое используется в производственной деятельности. Это касается и ГСМ, которые используются на арендованном автомобиле.

Безвозмездное пользование автомобилем

Организация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем (ссуды), согласно которому ссудополучатель обязан содержать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также несение всех расходов на ее содержание, если иное не предусмотрено договором.

Расходы организации по содержанию и эксплуатации автомобиля, полученного по договору безвозмездного пользования, уменьшают налогооблагаемую прибыль в общеустановленном порядке, если договором предусмотрено, что данные расходы несет ссудополучатель.

Источник фото: exkavator.ruОрганизация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем

К договорам безвозмездного пользования (ссуды) применяются отдельные правила, предусмотренные для договора аренды. Расходы на ГСМ учитываются аналогично арендованной машине, поскольку распоряжается ею организация.

Передача имущества во временное пользование по договору ссуды — для целей налогообложения есть не что иное, как безвозмездно оказанная услуга. Стоимость такой услуги включается ссудополучателем во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Эту стоимость нужно определить самостоятельно, основываясь на данных о рыночной стоимости аренды аналогичного автомобиля.

Компенсации работникам

Работникам выплачивается компенсация за износ личного транспорта и возмещаются расходы, если личный транспорт используется с согласия работодателя в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Часто по приказу работнику выплачивают компенсацию по норме, установленной Правительством РФ и сверх этого расходы на бензин.

Источник фото: exkavator.ruРазмер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора

Поскольку такое положение прямо не предусмотрено письмом Минфина России от 21.07.1992 № 57, то представляется правомерным и позиция налоговых органов по данному вопросу. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля: сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419).

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях выплачивается работникам в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Изначальный документ, который установил данную компенсацию — письмо Минфина России от 21.07.1992 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок». Документ действующий, хотя сами нормы выплат менялись в дальнейшем. Вот его мы и рекомендуем прочитать бухгалтеру особенно внимательно.

Источник фото: exkavator.ruРазмер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования авто для служебных поездок

В пункте 3 сказано, что конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Расчет размеров компенсации производится по формуле:

К = А + ГСМ + ТО + ТР, где

К — сумма компенсации,

А — амортизация автомобиля;

ГСМ — затраты на горюче-смазочные материалы;

ТО — техническое обслуживание;

ТР — текущий ремонт.

Начисление компенсации производится на основании приказа руководителя организации.

Компенсация начисляется ежемесячно в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Самым трудным в данной ситуации представляется подтверждение именно факта и интенсивности использования машины сотрудником. Поэтому основанием для начисления компенсации, кроме приказа руководителя, может быть разъездная ведомость или иной аналогичный документ, форма которого утверждена в приказе по учетной политике организации. Путевые листы в данном случае не составляются.

Источник фото: exkavator.ruНачисление компенсации производится на основании приказа руководителя организации

Выплачиваемые работнику компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях являются для организации расходами по обычным видам деятельности на основании пункта 7 ПБУ 10/99.

Компенсация, выплачиваемая работнику в соответствии с законодательством, в пределах утвержденных норм не облагается налогом на доходы физических лиц (ст. 217 НК РФ) и единым социальным налогом (ст. 238 НК РФ). В данном случае законодательный документ — Трудовой кодекс РФ. В силу того, что Правительством РФ разработаны нормы компенсации применительно только к пункту 11 статьи 264 НК РФ (налог на прибыль), они не подлежат применению в целях определения налоговой базы по налогу на доходы физических лиц.

Налоговые органы стоят на том, нормы, применяемые в организации, не могут быть применены для НДФЛ, поскольку не являются нормами, установленными в соответствии с действующим законодательством РФ (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»).

Источник фото: exkavator.ruКомпенсация, выплачиваемая работнику, не облагается налогом на доходы физлиц

Однако в своем Постановлении от 26.01.2004 № Ф09-5007/03-АК ФАС Уральского округа пришел к выводу, что применять нормы компенсационных выплат, установленные главой 25 НК РФ, для исчисления НДФЛ неправомерно. Компенсация за личный транспорт освобождается от налога на доходы в размере, установленном письменным соглашением организации и работника. Это косвенным образом подтверждает и решение ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04.

Таким образом, на наш взгляд, в рассматриваемой ситуации не возникает налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц.

Компенсация за использование личных легковых автомобилей в служебных целях в целях исчисления налога на прибыль является нормируемой величиной. Действующие в настоящее время нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В налоговом учете эти расходы признаются на дату фактической выплаты начисленной компенсации.

Сумма компенсации, начисленная работнику сверх предельных норм, не может уменьшать налоговую базу для исчисления налога на прибыль организации. Эти расходы в целях налогообложения рассматриваются как сверхнормативные.

Разумеется, эту точку зрения можно пытаться оспорить, опираясь на более свежую позицию ст. 188 Трудового кодекса РФ. Но ведь и в письме Минфина речь шла о том, что при расчете компенсации нужно учесть все особенности использования личного автомобиля работником в производственных целях. А для налогообложения существует норма, и она однозначна. Поэтому расходы на приобретение ГСМ параллельно с выплатой компенсации не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку данный автомобиль не является служебным (пп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

Смотрите Все объявления о продаже масел и техжидкостей

Расходы по компенсации работнику сверх установленных норм, а также стоимость израсходованных ГСМ, исключаемые из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов, признаются постоянной разницей (п.4 ПБУ 18/02).

На сумму постоянного налогового обязательства, рассчитанного на ее основе, организация корректирует величину условного расхода (условного дохода) по налогу на прибыль (п.п.20, 21 ПБУ 18/02).

Учет ГСМ в «1С:Бухгалтерии 7.7»

Учет ГСМ в конфигурации «1С:Бухгалтерия 7.7» (ред. 4.5) ведется на счете 10.3 «Топливо». В справочнике «Материалы» для элементов, относящихся к ГСМ, следует указать вид «(10.3) Топливо» (см. рис. 1).

Рис. 1

Приобретение ГСМ отражается документами «Поступление материалов» или «Авансовый отчет», в последнем документе следует указать корреспондирующий счет 10.3.

Для отражения расхода ГСМ удобно пользоваться документом «Перемещение материалов», выбрав вид перемещения: «Передача в производство» (см. рис. 2). В документе нужно указать счет затрат, соответствующий направлению использования автомобиля (20, 23, 25, 44) и статью затрат.

Рис. 2

Рекомендуется в справочнике статей затрат задать две статьи для отражения расходов по ГСМ, для одной из которых установить «Вид расходов» для целей налогового учета «Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения», а для второй (расходы сверх нормы) — «Не принимаемые для целей налогообложения» (рис. 3).

Рис. 3

Если произведенные расходы не превысили норматива, то все затраты следует отнести на статью расходов, учитываемую для налогообложения. Если норматив превышен, то следует ввести два документа «Перемещение материалов»: первый на сумму норматива, указав статью, учитываемую для налогообложения, второй на сумму превышения норматива, указав статью, не учитываемую для налогообложения.

В случае применения организацией ПБУ 18\02, при проведении документа «Закрытие месяца» будет учтена постоянная разница и сформирована проводка по отражению постоянного налогового обязательства.

Компенсационные выплаты работникам за использование личного транспорта в служебных целях можно отразить документом «Бухгалтерская справка» (см. рис. 4).

Гсм это какие расходы

Все эти показатели должны соответствовать тому, что есть на самом деле. Однако достоверно определить фактические остатки и расход по топливу проблематично, это можно сделать лишь в отношении поступления топлива по документам на заправках, где указано количество ГСМ, фактически заправленных в бак автомобиля. Что касается дальнейшего движения топлива, здесь все сложнее.

Дело в том, что даже количество ГСМ в баке автомобиля замеряется с большим приближением: приборы показывают в основном долю (часть) наполненности бака и остаток даже на минимуме может варьироваться от 5 до 10 л (в зависимости от автомобиля). Водитель, очевидно, не будет измерять топливный бак линейкой. Количество оставшегося топлива определяется «на глазок» по приборам или же расчетным методом исходя из того, сколько было залито в бак и сколько израсходовано в поездке. Первую составляющую, как сказано выше, можно точно определить, а расход топлива оценивается приближенно по приборам или расчетным путем. Именно для последнего варианта нужны Нормы расхода ГСМ на автомобильном транспорте <2>.

<2> Утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Как следует из минтрансовского документа (который носит рекомендательный характер), норма списания ГСМ — это усредненная производная от фактического расхода, который меняется в зависимости от условий поездки (город, пробки, трасса, горная местность, карьер, зима, лето) и иных факторов. По рекомендуемым Нормам в точности не установить, сколько ГСМ израсходовано на самом деле (даже в течение одной поездки условия могут меняться), поэтому во многих случаях в путевых листах отражают расход по норме, выведенной расчетно-опытным путем. В основе расчета — базовые нормы для конкретных автомобилей и типов двигателей, включая вид топлива. С помощью различных надбавок и поправочных коэффициентов базовая норма доводится до эксплуатационного лимита, но даже эта максимально приближенная цифра не является точной. Все нюансы работы автомобиля учесть в расчетах невозможно, поэтому расход топлива исходя из пробега автомобиля с учетом возможных поправок считается условно фактическим.

Спутниковая же система слежения, установленная на автомобили, фиксирует именно фактический расход топлива на основании данных, получаемых, если можно так выразиться, непосредственно от топливной системы. И расход по каждому рейсу на самом деле разный — он зависит от совокупности всех перечисленных выше факторов, а также от степени изношенности автомобиля, качества отладки его механизмов, времени работы на холостом ходу и т.д. и т.п. Поэтому не стоит удивляться, если показания установленного на авто оборудования контроля и слежения отличаются от данных, полученных расчетных путем исходя из пробега и минтрансовских Норм. Каким же результатам отдавать приоритет?

Очевидно, что бухгалтеру следует ориентироваться на фактические данные оборудования о расходе топлива, а не на условно фактические расчетные значения по нормам. Бухгалтерский учет — это реальная, а не плановая картина финансового состояния организации. Однако сделанный вывод не означает, что бухгалтеры автопредприятий, где применяется спутниковая система контроля и слежения, могут игнорировать Нормы расхода. Без них не обойтись, так как в отраслевой Инструкции по учету доходов и расходов на автомобильном транспорте <3> сказано, что в составе материальных расходов учитываются затраты на топливо для автотранспортных средств в пределах Норм, утвержденных Минтрансом. Сверхнормативные же расходы топлива, превышающие рассчитанные в соответствии с нормами значения, включаются в состав прочих расходов, не формирующих себестоимость оказываемых предприятием услуг. Ведь не всегда фактические расходы меньше планируемых, даже если ситуацию отслеживает контрольное устройство. На дороге всякое случается, фактические расходы по ГСМ могут превысить плановые, а значит, как и раньше, бухгалтеру автопредприятия для учета и налогообложения понадобятся и «факт», и «план».

<3> Утверждена Приказом Минтранса России от 24.06.2003 N 153.

Как же списать топливо «по спутнику»?

В законодательстве нет четкого ответа, но бухгалтер может, руководствуясь вышеизложенной методологией, разработать собственный алгоритм действий. Автор предлагает один из вариантов подобного алгоритма для перевозчиков:

  • определить фактический расход топлива по показаниям системы контроля и слежения за работой автотранспорта организации;
  • рассчитать плановый расход ГСМ исходя из данных заполненных водителями путевых листов и Методических рекомендаций Минтранса (Приложение к Распоряжению от 14.03.2008 N АМ-23-р);
  • сравнить полученные значения. Если по факту израсходовано меньше, чем по плану, то расход топлива по данным системы контроля и слежения (факт) полностью учесть в составе материальных расходов, связанных с оказанием автотранспортных услуг;
  • если по факту ГСМ израсходовано больше, чем по расчетам согласно нормативам, то нужно выяснить причину, по которой допущен перерасход. Если это случилось по вине водителя, перерасход можно списать на его счет, удержав из зарплаты соответствующую сумму. Если же причины объективны и водитель не виноват, то перерасход топлива относится на прочие расходы, не включаемые в себестоимость услуг, но уменьшающие общий финансовый результат деятельности компании.

Безусловно, алгоритм достаточно простой. Читатель может его дополнить или разработать свой с учетом специфики деятельности и используемой системы контроля и слежения.

Пример. На легковые автомобили предприятия, использующиеся в перевозках пассажиров (такси), установлено оборудование спутниковой системы контроля и слежения. Для упрощения возьмем один автомобиль (ГАЗ-31105) и просчитаем его расход за смену. Как следует из путевого листа, водитель проехал 200 км, из них 150 км — по городу, 50 км — по области. Автомобиль эксплуатировался в зимнее время. Приказами руководителя предприятия утверждены: базовая норма расхода топлива — 11,5 л/100 км; надбавка за эксплуатацию ТС в зимнее время — 15%; надбавка за эксплуатацию ТС в городе с численностью населения 1,5 млн чел. — 10%. По показаниям системы контроля и слежения расход топлива за смену легкового автомобиля равен 26,47 л. Водитель залил 30 л.

Определим плановый (нормативный) расход топлива, он составит:

  • по городу — 21,56 л (0,01 x 11,5 л x 150 км x (1 + 0,01 x 25));
  • за городом — 6,61 л (0,01 x 11,5 л x 50 км x (1 + 0,01 x 15)).

Таким образом, всего за смену нормативный расход топлива составил 28,17 л. Фактический расход топлива выше, перерасход равен 1,7 л. Из показаний водителя следует, что он попал в пробку, что подтверждают показания системы контроля и слежения. Данный фактор был учтен бухгалтером, но лишь частично, так как на самом деле размера надбавки за эксплуатацию в городе «не хватило» для того, чтобы объективно оценить реальный расход. Найденная причина перерасхода топлива является объективной и подтверждается показаниями оборудования, установленного на авто в составе системы спутникового слежения. Поэтому сверхнормативный расход отражается в составе прочих расходов предприятия, при этом для целей налогообложения перерасход может быть учтен в составе материальных затрат как экономически оправданный и документально подтвержденный.

Допустим, что по средней себестоимости цена топлива составляет 25 руб. за литр. Тогда в учете по плану будет списано бензина на сумму 704 руб. 25 коп. (28,17 л x 25 руб/л). Сверхнормативное списание составит 43 руб. (1,7 л x 25 руб/л). При этом нужно отразить в учете и покупку бензина, стоимость которого составит 750 руб. (30 л x 25 руб/л).

В бухгалтерском учете предприятия будут сделаны следующие проводки:

Дебет Кредит Сумма,
руб.
Расчеты по транспортным услугам
Авансированы предстоящие расходы 71, 60 50, 51 750
Куплено и залито в бак автомобиля топливо 10 71, 60 750
Списаны ГСМ по установленным нормам 20 10 704
Списаны ГСМ, израсходованные сверх норм 91 10 43

Скажем несколько слов о налогообложении. При расчете налога на прибыль нет четкого указания о том, что сверхнормативный расход топлива необходимо исключить из налоговой базы. Более того, в гл. 25 НК РФ нет ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль организаций. В то же время расходы должны быть обоснованными, то есть производиться для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. В ситуации, описанной в примере, бухгалтер вправе учесть затраты в полном объеме, обосновав и подтвердив их объяснениями водителя, показаниями приборов системы слежения и собственными расчетами и заметками. В таком случае не возникнет разницы между финансовым результатом в бухучете, включающим как основные, так и прочие операции, и базой для исчисления налога на прибыль, что избавит бухгалтера от применения ПБУ 18/02. Но если перерасход не оправдан (например, несогласованное изменение маршрута) или читатель сомневается в том, что сможет отстоять перед налоговиками перерасход, допущенный по вине водителей, то при расчете налога на прибыль нужно учесть только оправданный расход ГСМ по нормам.

Практические рекомендации по организации документооборота

С внедрением и установкой на автомобили системы слежения и контроля бухгалтеру следует дополнить организационно-распорядительные документы. При этом, по мнению автора, отменять ранее действующие нормы расхода не следует, так как они продолжают использоваться во исполнение требований отраслевой Инструкции по учету доходов и расходов на автомобильном транспорте. Можно, конечно, «пойти ва-банк» и утвердить новые нормы, ориентируясь на информацию системы спутникового контроля и слежения за транспортными средствами. Однако нет уверенности в том, что плановый расход рассматриваемой системы будет базироваться на минтрансовских Нормах, которые для автотранспортных предприятий обязательны. Кроме того, проверить плановые данные такой системы крайне сложно, поскольку на это влияют очень многие факторы, которые учесть и включить в расчет «на бумаге» далеко не всегда удастся. Бухгалтеру пока все же лучше проверять расход топлива «по старинке», основываясь на данных путевых листов автомобилей и используя утвержденные на предприятии нормы и поправочные коэффициенты, учитывающие специфику работы ТС.

Что касается фактических данных о расходе топлива, здесь можно довериться системе слежения, лишь периодически проверяя ее работу путем сверки сведений об остатках топлива в баках транспортных средств с фактическим его наличием. На момент введения подобной системы в эксплуатацию целесообразно издать приказ о том, что ее данные являются фактическими показателями работы автотранспорта, которые используются при списании топлива в совокупности с применяемыми плановыми нормами расхода автотранспорта. В таком случае применение системы слежения будет официально закреплено и бухгалтер сможет «легально» использовать получаемую информацию о работе автомобилей. Останется только правильно обработать эту информацию и сделать выводы, в чем, надеемся, читателю помогут приведенные в статье рекомендации.

Л.Г.Лукинова

Эксперт журнала

«Транспортные услуги:

бухгалтерский учет

и налогообложение»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *