Проверка ФСС что проверяет

Процедура выездной проверки ФСС России

А.А. Сутягин, налоговый консультант

Журнал «Зарплата» № 8/2008

Условия назначения и проведения проверки

Процедура проведения выездной проверки

Резюме

Процедура выездной проверки ФСС России

Фонд социального страхования вправе проверить деятельность любого работодателя. О правах ревизоров из ФСС России и объеме проверочных мероприятий мы расскажем в статье.

Для того чтобы подготовиться к визиту специалистов ФСС России, мы советуем бухгалтерам ознакомиться с Методическими указа ниями по проведению выездных проверок страхователей, утвержденными постановлением ФСС России от 07.04.2008 № 81 (далее — Методические указания).

Этот документ предназначен для работников фонда. Однако информация, которая содержится в нем, может быть полезна и бухгалтеру.

Порядку назначения выездных проверок, оформлению акта и принятию мер по результатам проверок посвящен раздел I Методических указаний.

Условия назначения и проведения проверки

Проверки страхователей специалисты ФСС России проводят по плану, который составляется ежеквартально. Основные цели контрольного мероприятия следующие (п. 1 Методических указаний):

— проверка расходования средств на обязательное социальное страхование;

— проверка начисления и уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование работников на случай временной нетрудоспособности.

Одновременно с проверками по обязательному социальному страхованию могут проводиться и проверки по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 2 Методических указаний).

Условия назначения проверки

Случаи, когда бухгалтеру следует ожидать выездную проверку ФСС России, приведены на схеме 1.

Периодичность проведения проверок

Пункт 2 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 17.03.2004 № 24, предписывал специалистам фонда проводить документальные выездные проверки страхователей не реже одного раза в три года. В действующих Методических указаниях такого требования нет. Теперь визит контролеров в организацию зависит от плана, который формируется с учетом обстоятельств, перечисленных выше.

Схема 1. Когда выездной проверки не избежать

* Выездная проверка может быть назначена, если в ходе камеральной проверки инспекторы обнаружили нарушение порядка начисления и уплаты страховых взносов, расходования средств ФСС России или ошибки в заполнении расчетной ведомости (по форме 4-ФСС РФ). Об этом говорится в пунктах 8 и 11 Методических указаний по проведению камеральных проверок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 21.05.2008 № 110.

Сроки проведения проверки

Срок проведения проверки определяет руководитель отделения ФСС России. При этом он учитывает (п. 2 Методических указаний):

— объем документов, которые следует проверить;

— численность сотрудников организации;

— местонахождение организации.

Если компания не имеет филиалов и представительств, то проверять ее будут не более одного месяца. Проверка каждого филиала или представительства увеличивает срок ревизии, но не более чем на месяц.

Однако по решению управляющего отделением ФСС России срок ревизии может быть продлен еще на месяц, а в исключительных случаях — на два месяца (п. 7 Методических указаний). Одно из возможных оснований увеличения срока проверки указано в пункте 10 Методических указаний. Так, если компания не может в установленный десятидневный срок представить документы, которые запросили специалисты ФСС России, руководитель фонда вправе продлить срок представления документов или отказать в его продлении, о чем составляется отдельный документ (приложение 7 к Методическим указаниям).

Причины, по которым проверка может быть приостановлена

В каких случаях проверка может быть приостановлена, Методические указания не уточняют. По аналогии со статьей 89 Налогового кодекса можно предположить, что приостановка проверки допустима, например, в случае необходимости:

— получения от иных лиц документов, содержащих информацию о страхователе;

— проведения экспертизы;

— перевода документов на русский язык.

Заметим, что срок, на который ревизия может быть приостановлена, в Методических указаниях также не приводится.

Обратите внимание:руководитель отделения ФСС России вправе приостановить проведение проверки.

Проверяемые периоды

Проверять правильность расходования средств соцстраха работники фонда могут только за последние три календарных года хозяйственной деятельности организации (предпринимателя), которые предшествовали году вынесения решения о проведении проверки. Так, если специалисты Фонда социального страхования РФ придут к вам с проверкой в текущем году, то в проверяемый период войдут 2005, 2006 и 2007 годы (п. 6 Методических указаний).

Если же причиной выездного мероприятия послужили рекомендации по результатам камеральной проверки, инспекторы вправе дополнительно проверить и законченный отчетный период текущего года: I квартал, полугодие или 9 месяцев (п. 6 Методических указаний).

ФСС России может проводить повторные проверки. При этом ревизией будет охвачен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки повторно (п. 8 Методических указаний). То же самое можно сказать и о внеплановой ревизии.

Причины, по которым ФСС России может назначить повторную (или внеплановую) проверку, приведены на схеме 2 на с. 59.

Документы, подтверждающие расходы на социальное Страхование .

Осуществляя проверку, ревизоры вправе требовать от страхователей представления необходимых документов, получать объяснения и сверять данные учета и отчетности (п. 1 Методических указаний).

Инспекторов ФСС России будут интересовать правильность назначения и выплаты пособий и оплаты путевок, финансируемых за счет средств фонда (п. 44, 93 и 109 Методических указаний).

Напомним, что организация должна хранить документы, связанные с расходами на цели обязательного социального страхования, не менее пяти лет (п. 36 Методических указаний).

Схема 2. Причины проведения специалистами ФСС России повторной или внеплановой ревизии страхователя

* Формы бланков решений о назначении повторной проверки приведены соответственно в приложениях 4 и 5 к Методическим указаниям.

** Если в уточненной расчетной ведомости по средствам фонда данные будут указаны в меньшем (или большем) размере, чем в предыдущей ведомости.

В ходе проверки инспекторам могут понадобиться дополнительные документы. Если страхователь откажется их передать, ревизоры оформят требование в письменном виде на специальном бланке (его форма приведена в приложении 6 к Методическим указаниям). На сбор указанных в требовании документов организации будет дано десять дней (п. 10 Методических указаний).

О невозможности представить документы вовремя страхователи должны уведомить проверяющих, направив в отделение фонда письмо с указанием причин и даты передачи таких документов ревизорам.

Как было сказано ранее, руководитель отделения ФСС России вправе продлить сроки представления документов или отказать в этом. Бланк, на котором оформляется соответствующее решение, содержится в приложении 7 к Методическим указаниям. Заметим, на принятие решения руководителю отделения ФСС России дается два рабочих дня после получения уведомления (п. 10 Методических указаний).

Процедура проведения выездной проверки

Проведению выездной проверки предшествует подготовительный этап. Длится он обычно не больше двух дней. В течение этого времени сотрудники ФСС России собирают и анализируют информацию о структуре расходов и выделенных страхователю ассигнованиях на оздоровление и санаторно-курортное лечение.

При анализе инспекторами ФСС России структуры расходов во внимание принимаются:

1) расходы по обязательному социальному страхованию, произведенные страхователем в проверяемом периоде:

— по данным расчетных ведомостей по средствам Фонда социального страхования Российской Федерации (форма 4-ФСС РФ3);

— отчетов по страховым взносам, добровольно уплачиваемым в Фонд социального страхования Российской Федерации отдельными категориями страхователей (форма 4а ФСС РФ);

2) суммы, выделенные страхователю отделением (филиалом отделения) фонда на осуществление (возмещение) расходов по обязательному социальному страхованию.

Основные этапы выездной проверки, осуществляемой ревизорами из ФСС России, представлены на схеме 3 на с. 61. Более подробно о том, как проходят выездные проверки по обязательному социальному страхованию, мы расскажем ниже.

Ревизоры у дверей

Сотрудники ФСС России, пришедшие с проверкой, должны иметь при себе служебное удостоверение и решение о проведении контрольного мероприятия, подписанное руководителем отделения (филиала) фонда (п. 5 Методических указаний). В решении должны быть указаны конкретные сотрудники, которые вправе проводить проверку.

Ревизоры обязаны ознакомить с решением руководителя или представителя организации, который имеет соответствующие полномочия, под роспись. Бланк решения о проведении проверки приведен в приложении 1 к Методическим указаниям. Его образец смотрите на с. 62.

Вы вправе не пускать в офис инспекторов фонда, которые не предъявили указанные выше документы либо имеют при себе неправильно оформленное решение.

Схема 3. Основные этапы выездной проверки, осуществляемой инспекторами ФСС России

Оформление результатов проверки

В последний день проверки инспектор обязан составить и передать страхователю справку о проведенной ревизии, указав в ней предмет проверки и сроки ее проведения (п. 11 Методических указаний).

Бланк справки приведен в приложении 8 к Методическим указаниям. Его образец приведен на с. 65.

Итоговым документом проведенной проверки является акт. Он может быть составлен или в ходе проверки, или не позднее двух месяцев после оформления справки. А вот срок и порядок вручения акта страхователю законодательством не установлены.

Порядок составления акта. Как оформляется акт, подробно описано в пунктах 12—19 Методических указаний. Этот документ должен иметь сквозную нумерацию страниц, помарки и подчистки в нем не допускаются, все исправления ревизоры должны удостоверить своими подписями.

В структуре акта предусмотрено три части.

В вводной части акта указывают данные организации (название, ИНН, КПП, ОГРН и т. д.), проверяемый период, перечень проверенных (и непредставленных) документов, метод проведения проверки (сплошной, выборочный) и т. д.

Описательная часть акта должна содержать изложение выявленных и документально подтвержденных нарушений либо указание на отсутствие таковых.

В итоговой части приводят:

— сведения о расходах, не принятых к зачету, и предложения внести исправления в бухгалтерский учет и уточнения в расчетную ведомость (по форме 4-ФСС РФ) — для плательщиков ЕСН;

— суммы, полученные от фонда и необоснованно израсходованные, и предложения внести исправления в бухгалтерский учет и перечислить указанные средства на расчетный счет фонда — для спецрежимников;

— суммы расходов, не принятых к зачету в счет страховых взносов на обязательное социальное страхование работников на случай временной нетрудоспособности, и предложения внести исправления в бухгалтерский учет и уточнения в расчетную ведомость (по форме 4а ФСС РФ) — для спецрежимников, уплачивающих взносы в ФСС России добровольно.

К акту проверки должны быть приложены:

— копия решения о проведении проверки;

— документы со сведениями и расчетами, на которых основываются выводы проверяющих (если сведения и расчеты не приведены в тексте акта). Приложения подписываются инспекторами и руководителем проверяемой организации;

— другие документы, которые подтверждают факты нарушений.

Форма акта приведена в приложении 9 Методических указаний.

Процедура подписания акта. Акт проверки (в двух экземплярах) подписывают проверяющие и руководитель организации (индивидуальный предприниматель). Если у последнего есть возражения или замечания по акту, он должен сделать оговорку об этом перед своей подписью (п. 20 Методических указаний).

Если руководитель организации откажется подписывать акт, соответствующую запись («от подписи отказался») проверяющие сделают на последней странице этого документа (п. 21 Методических указаний).

Один экземпляр акта вручается руководителю компании, а если он уклоняется от его получения, акт направляется страхователю по почте заказным письмом. Документ считается врученным страхователю на шестой день после отправления письма (п. 22 Методических указаний).

Со дня получения акта страхователю даются 15 рабочих дней для того, чтобы представить в отделение ФСС России письменные возражения или объяснения мотивов отказа подписать акт и документы (их заверенные копии), подтверждающие обоснованность доводов (п. 20 и 23 Методических указаний).

Еще десять дней даны руководителю отделения ФСС России для вынесения решения о привлечении либо непривлечении страхователя к ответственности. Соответствующее решение должно быть оформлено протоколом (п. 24 Методических указаний). Форма протокола приведена в приложении 11 к Методическим указаниям.

РЕЗЮМЕ

Методические указания внесли изменения в некоторые положения прежнего документа. Так, изменились критерии отбора компаний, продолжительность проверок, поводы для повторной ревизии, сроки для различных процедурных мероприятий. В таблице на с. 67 мы сравнили старые и новые правила проверок.

Сравнительная таблица. Что изменилось в порядке проведения проверок ФСС России

Нормативный акт

Методические указания, утвержденные постановлением ФСС России от 17.03.2004 № 24 (утратили силу 8 июля 2008 года)

Методические указания, утвержденные постановлением ФСС России от 07.04.2008 № 81 (действуют с 9 июля 2008 года)

Основание(соответствующий пункт Методических указаний)

Основные моменты

Организация произвела значительные расходы за счет средств социального страхованияОрганизация получила значительные суммы от ФСС России на осуществление (возмещение) расходов за счет средств фондаПо результатам камеральной проверки

Те же

Пункт 2

Критерии отбора компаний

Не реже одного раза в три года

Зависит от того, включены организация или предприниматель (в соответствии с критериями отбора) в план проверок или нет

Периодичность проведения выездной проверки

Три календарных года деятельности страхователя, непосредственно предшествовавших году проведения проверки

Три календарных года деятельности страхователя, предшествовавших году, в котором вынесено решение о проведении проверки

Пункт 6

Проверяемый период

Не более двух месяцев. Если у компании есть филиалы, продолжительность ревизии увеличивается на один месяц на проверку каждого из них

Один месяц (со дня предъявления решения о назначении проверки и до дня составления справки о проведенной проверке) Продолжительность проверки филиалов осталась прежнейУ руководителя отделения фонда есть также возможность продлить ревизию до двух месяцев, а в исключительных случаях — до трех либо приостановить ее

Пункт 7

Продолжи-тельность проверки

При реорганизации или ликвидации организации (обособленного подразделения) и в порядке контроля вышестоящего органа за деятельностью филиала, проводившего проверку компании

Те жеДополнительный повод для повторной проверки: компания подала уточненную расчетную ведомость по форме 4-ФСС РФ (или отчет по форме 4а-ФСС РФ) за период, который ФСС России уже проверял

Пункт 8

Поводы для повторной ревизии

На представление запрашиваемых ревизорами документов страхователю дано пять днейДокументы должны быть представлены в виде заверенных должным образом копий

Срок предъявления документов — десять днейПо просьбе организации (предпринимателя) он может быть увеличен*Помимо заверенных копий ревизоры вправе ознакомиться и с подлинниками документов

Пункт 10

Сроки для различных процедурных мероприятий

Справку о проведенной проверке инспекторы должны составить по ее окончании (конкретный день не определен)

Справку о проведенной проверке инспекторы должны составить в ее последний день

Пункт 11

На то, чтобы представить письменные возражения по акту проверки (если они есть), организации (предпринимателю) отводится две недели со дня его получения

Срок для представления письменных возражений — 15 рабочих дней

Пункт 23

Срок для вынесения решения по проверке — 14 дней по окончании двухнедельного срока, отведенного компании на то, чтобы она направила возражения по акту

Срок для вынесения решения по результатам проверки сокращен с 14 до 10 дней

Пункт 24

* В течение двух рабочих дней со дня получения уведомления руководитель отделения ФСС России выносит решение о продлении срока представления документов или отказе в этом.

Документ применяется с 9 июля 2008 года. С этой же даты утрачивают силу Методические указания, утвержденные постановлением ФСС России от 17.03.2004 № 24. — Примеч. ред.

Подробнее о документах, которые потребуются для проверки, читайте в статье «Что проверяют сотрудники ФСС России» — Примеч. ред.

Формы 4-ФСС РФ и 4а ФСС РФ утверждены соответственно постановлениями ФСС России от 22.12.2004 № 111 и от 25.04.2003 № 46. — Примеч. ред.

Основания и причины для включения предприятия в план проверок

Все организации и ИП, имеющие наемных работников, подлежат проверкам фондов. В план проверок преимущественно включаются предприятия, имеющие показатели:

  • Несовпадение данных налоговых баз по периодам, указанных в расчетах, представленных в ФСС и ПФР.
  • Наличие ошибок в начислениях, расходах, выявленных по результатам камеральных проверок (см. → как пройти камеральную проверку ФСС, → как проходит камеральная проверка ПФР).
  • Систематическое несоблюдение графика представления отчетности.
  • Наличие задолженности по взносам, указанным в отчетности на протяжении более 2-х отчетных периодов.
  • Получение информации от ИФНС о негативных результатах проверок или выявленных схемах ухода от налогов.
  • Снижение величины отчислений в бюджет по периодам при неизменных показателях фонда оплаты труда и численности.

Наличие любого из показателей увеличивает вероятность внесения предприятия в план проверок. Рассмотрим пример возникновения у налогоплательщика негативных показателей. Компания ООО «Бастион» представила за 9 месяцев 2015 года данные налоговой базы по 4-ФСС в размере 750 тысяч рублей. Одновременно по отчетности в ПФР в форме РСВ-1 указана сумма 700 тысяч рублей. В дополнение к нестыковкам бухгалтерия предприятия не перечисляла взносы за 2 квартальный период 2015 года. По итогам аналитического анализа предприятие ООО «Бастион» было предложено к включению в план проверок на 2016 год.

Начало процедуры выездной проверки ФСС

Регламент проведения выездных проверок обязывает ревизоров следовать четкому порядку действий. Нарушение документооборота или сроков влечет оспаривание результатов налогоплательщиком и отмены решения. Проверка осуществляется на основании решения территориального отделения ФСС.

Особенности оформления решения на проверку:

  • Право удостоверения документа имеет руководитель Фонда, его заместитель или иное лица, временно назначенное на должность приказом.
  • Проверка филиала предприятия, имеющего самостоятельный счет, баланс и рабочие места, производится на основании решения органа территориального расположения филиала.
  • В составесведений документа содержатся название налогоплательщика, цель проверки, период, охватываемый мероприятием, данные ревизоров.
  • Документ издается на фирменном бланке ТО ФСС, утвержденном вышестоящим органом.
  • Одновременно с решением (сразу после его вручения) налогоплательщику предъявляется требование о представлении документов.

В рамках совместных выездных проверок фондов решения и требования выписываются ФСС и ПФР каждым учреждением отдельно. Документы вручаются руководителю предприятия независимо друг от друга.

Как подготовится к проверке?

В ряде случаев при проверке ФСС выявляются нарушения, связанные с оформлением документов. Документы, заполненные некорректно, могут быть не признаны в составе расходов. Предприятие, получившее уведомление о проверке (решение) должно провести контроль документов на предмет наличия и полноты заполнения реквизитов.

Формы документов Обязательные реквизиты
Расчетные ведомости по заработной плате Подписи ответственных лиц
Платежные ведомости Подписи работников, получивших заработную плату наличным расчетом
Расходные кассовые ордера на разовые выплаты Полнота заполнения (суммы прописью, паспортные данные), подписи лиц
Табели учета рабочего времени Подписи руководителя и ответственных лиц
Листки нетрудоспособности Штамп, печати медучреждения, врача и расчет
Приказы Подписи об ознакомлении лица
Справки-расчеты, заявления Корректность заполнения

Право ответственных лицах, подписывающих документы, должно быть подтверждено приказами о назначении или временном исполнении обязанностей. До начала проверки необходимо отделить документы, касающиеся проверки от материалов, не представляющих интерес для проверяющих. При наличии недоимки по взносам в ФСС необходимо оперативно погасить задолженность.

Права инспекторов Фонда при проверках

В ходе мероприятия контроля ревизоры Фонда имеют право затребовать документы, подтверждающие данные, указанные в отчетности. Производится контроль точности начисления взносов и обоснованности произведения расходов. Проверке выездного контроля подлежат только документы, имеющие отношение к отчислениям и затратам социального характера по страховым случаям.

Группировка документов Составляющие формы группировки
Учредительного характера Устав, приказ о назначении руководителя
Внутреннего распорядка по выплатам работникам Положения об оплате труда, о премировании
Кадрового назначения Приказы, заявления, трудовые договоры, дополнительные соглашения, трудовые книжки и журналы учета к ним
Расчетов по заработной плате Табели, приказы о премировании, ведомости по начислению и выплате заработной платы, авансовые отчеты
Выплат социального характера Заявления, справки, листки нетрудоспособности, приказы, справки-расчеты, ведомости, кассовые документы, выписки банка, иные формы

В дополнение к первичным документам учета представляются итоговые формы – своды, регистры, отчеты. Перечень документов не установлен законодательством и определяется внутренними документами Фондов. Запросы проверяющих на предоставление документов могут производиться до составления справки об окончании проверки.

Рассмотрим пример проверки ТО ФСС предприятия ООО «Рассвет». В процессе контроля кассовых документов ревизор ФСС определил большое число выдач подотчетных сумм. По данным оборотной ведомости счета 71 был выявлен большой остаток сумм, не закрытых авансовым отчетом. При проверке РКО обнаружились суммы, выданные лицам, не относящимся к списку подотчетных лиц, срок выдачи которых значительно превысил месячный срок и попал в проверяемый период. Полученные данные позволили ревизору обозначить суммы как доход работников, включить в налогооблагаемую базу, начислить налог, пени и наложить штраф.

Сроки и этапы проведения проверок ФСС

Каждый этап мероприятия контроля имеет сроки, оговоренные законодательством. Окончание проверки оформляется справкой и актом, на составление которого отводится 2 месяца. К акту проверки с выявленными нарушениями должны прилагаться подтверждающие документы – копии форм первичного учета.

Этап проверки Срок оформления
Проведение проверки 2 месяца
Составление справки Последний день проверки
Оформление акта 2 месяца
Опротестование налогоплательщиком 15 дней
Принятие решения 10 дней
Вступление решения в силу Через 10 дней после подписания
Направление требования После вступления в силу решения

Соблюдение периодов исполняется каждым фондом. Срок проведения проверки предприятия может быть продлен по обстоятельствам:

  • Получения данных от УВД о фактах нарушений, требующих дополнительных мероприятий.
  • Возникновения форс-мажорных обстоятельств, влияющих на состояние документов, хранящихся на территории предприятия.
  • Наличия у компании обособленных подразделений.
  • Непредставление в указанный срок документов, указанных в требовании.

Продление срока проверки производится на основании решения, принятого вышестоящим органом Фонда.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Приведем перечень ответов на актуальные запросы налогоплательщиков

Вопрос № 1. Имеют ли право инспекторы ФСС в течение выездной проверки выносить документы из бухгалтерии предприятия?

Вынос документов налогоплательщика допускается только в форме копий. Оригиналы должны находится на месте проведения проверки выездного характера.

Вопрос № 2. Могут ли ревизоры ФСС испрашивать к проверке хозяйственные и гражданско-правовые договоры?

В ходе выездной проверки инспекторы могут произвести контроль гражданско-правовых договоров, заключение которых часто является скрытой формой трудоустройства. Данные хозяйственных договоров не относятся к сфере контроля Фонда и в предоставлении документов к проверке предприятие может обоснованно отказать.

Вопрос № 3. Сколько решений оформляется при совместной проверке ФСС и ПФР?

Документальное оформление результатов проверки производится каждым фондом отдельно. Решения по проверкам удостоверяются руководителями каждого учреждения. Даты решений могут совпадать.

Вопрос № 4. Должны ли проверяющие фондов ФСС и ПФР начинать проверку одновременно?

Вручение руководителям предприятий решений на проверки осуществляется одновременно.

Вопрос № 5. Могут ли ревизоры ФСС производить опросы работников предприятия в процессе выездной проверки?

Ревизоры ФСС имеют ограниченные возможности в рамках мероприятий контроля. Проверяющие не имеют права проводить осмотры, опросы, заказывать экспертизу, переводчика, проводить встречные проверки.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *