Прием сотрудников на работу

Содержание

Испытательный срок при приеме на работу

Все данные, которые работник предоставляет в компании во время приема, не позволяют полностью сложить впечатление о фактических навыках и способностях этого сотрудника.

Испытательным сроком называется период, в течении которого за работой сотрудника производится наблюдение с целью определения его знаний, навыков, способностей.

По соглашению сторон может устанавливаться испытательный срок при приеме на работу. Законодательство требует, чтобы трудовой договор, составленный с сотрудником компании, в обязательном порядке при установлении испытания содержал информацию о нем.

Если условие об этом не отражено в контракте, то до того как работник начнет работать, это условие можно ввести дополнительно специальным соглашением. Если это не сделать, то ни о каком испытательном сроке для работника не может идти речи вообще.

Испытание должно быть прописано также в распоряжении, которое составляется, когда осуществляется оформление сотрудника на работу.

Во время действия такого периода каждая сторона получает право расторгнуть действующие трудовые отношения по упрощенной процедуре. Срок испытания, который устанавливается поступившему на работу человеку, по общим правилам, не может быть более трех месяцев.

Для руководящего персонала в соответствии с законодательством он может быть определен на период до шести месяцев. Если работник принят в компанию по контракту с определенным сроком действия от двух месяцев до полугодия, то испытание может быть ему установлено на период до двух недель.

Внимание! Кроме этого, у некоторых категорий граждан условие о проведении испытания не может вноситься в их трудовой контракт.

К таким работникам относятся:

  • Сотрудницы в положении.
  • Работники, не достигшие 18 лет.
  • молодые специалисты пришедшие сразу после учебы.
  • Поступившие по срочному трудовому договору на период до двух месяцев,
  • Выбранные по конкурсу
  • И т. д.

Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция с подробным описанием

Кадровому работнику нужно точно знать, как принять на работу сотрудника. Пропуск одного из этапов может в дальнейшем повлечь наложение на организацию штрафов.

Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу

После того, как будущему работнику сообщили о желании принять его, ему нужно составить заявление о приеме на работу. В обычных компаниях это не является обязательным условием, но требуется для организаций бюджетного сектора.

Для документа нет специальной формы. Но обычно в кадровом отделе предоставляют шаблон, в который нужно внести данные о себе. Вместе с заявлением обычно требуется предоставить в организацию обязательный набор документов.

Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами

Перед тем, как оформлять с будущим работником трудовое соглашение, его необходимо познакомить со всеми нормативными актами фирмы.

Для этого можно завести специальный опросный лист, на котором гражданин будет ставить свою подпись после того, как прочитает очередной документ. Также, отметку можно делать путем проставления подписи в специальном журнале.

Эта процедура проводится для того, чтобы в случае необходимости доказать, что работник был ознакомлен со внутренними локальными актами компании.

Шаг 3. Оформить трудовой договор

ТК устанавливает, что необходимо заключить с работником трудовое соглашение в течение первых трех дней с начала выполнения им трудовых обязанностей. Но даже если администрация этого не сделает, а сотрудник все равно продолжит трудиться, то будет считаться, что договор все равно заключен, только в ненадлежащей для этого форме.

Внимание! Правила требуют, чтобы при составлении договора у каждой из сторон была своя подписанная копия. В договоре может быть указан день, когда новому сотруднику необходимо приступить к обязанностям. Если это не сделано, то началом деятельности будет считаться следующий рабочий день.

Шаг 4. Зарегистрировать трудовой договор

После того, как на договоре поставили подписи обе стороны, его регистрируют в специальном журнале, присваивая следующий номер.

Если в качестве работодателя выступает физическое лицо, не оформленное как предприниматель, договор необходимо регистрировать в местных органах управления.

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу

Основным документом, регистрирующим прием нового человека на работу, является приказ о его приеме. В дальнейшем на его основании вносятся записи в остальные обязательные документы.

В приказ переносятся все данные, указанные в трудовом соглашении. Работник должен ознакомиться с документом и поставить свою подпись.

Для оформления приказа можно применять стандартную форму Т-1, или Т-1а, если оформляется сразу несколько человек. Можно также составить приказ произвольно на фирменном бланке.

Внимание! В приказе должна стоять дата, с которой работнику нужно приступить к работе. Если он не вышел в этот день, то компания имеет право в одностороннем виде отменить это распоряжение.

Шаг 6. Зарегистрировать приказ

После того, как приказ сформирован, его нужно зарегистрировать в журнале учета приказов. В компании может формироваться единый журнал для всех типов оформляемых приказов, или же могут вестись отдельные регистры для приказов по персоналу, по основной деятельности и т. д.

Ведение такого журнала является обязательным и это закреплено законом. Однако четко не регулируется, в каком виде он должен оформляться. Поэтому, наряду с бумажным можно формировать и электронный документ.

Единой формы для журнала регистрации не существует — каждая компания разрабатывает ее исходя из собственных потребностей.

При регистрации в журнал переносится основная информация из распоряжения — дата, номер, вид, затрагиваемый сотрудник и т. д. Знакомить работника с этой записью не нужно.

Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке

По закону ответственное лицо должно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в том случае, если нанятый сотрудник проработал на новом месте более пяти дней.

Запись производится пастой темного цвета, четко и разборчиво. Никакие сокращения использоваться не должны.

Если данное место работы у гражданина первое, то работодатель должен сам открыть ему книжку. В этом случае у нового бланка сначала заполняется титульный лист, куда записываются все необходимые сведения.

Первая запись о приеме производится в присутствии самого работника. Внесенная информация заверяется подписью кадровика, и при наличии — печатью.

Внимание! Иногда неопытный кадровик допускает ошибку и включает в запись лишнюю информацию — наличии испытательного срока, периоде действия срочного договора, характере работ и т. д.

Внесенная запись должна содержать только информацию о должности и структурном подразделении. Эти сведения можно взять из приказа о приеме.

Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек

После того, как книжка передана работником своему работодателю, на последнего возлагается ответственность по ее сохранности. Для учета книжек в компании должен использоваться специальный журнал.

Закон устанавливает обязательность его применения, а форма документа разработана Минтрудом.

По записям, внесенным в книгу, можно проследить приход и выдачу документа. Для каждой книжки должна быть использована одна строка.

Внимание! Запись в книгу вносится черной или синей пастой без сокращений. Нежелательно при заполнении пропускать пустые сроки. Однако сделать это можно, если сохраняется их сквозная нумерация.

Шаг 9. Завести личную карточку на сотрудника

На каждого нового работника должна быть открыта личная карточка сотрудника по форме Т-2. Это является обязательным, и часто при проверке контролирующие органы запрашивают эти документы. Форма карточки может быть изменена с учетом особенностей работы компании, но обязательные реквизиты все равно должны в ней присутствовать.

Заполнять карточку можно на компьютере, либо распечатанный бланк ручкой от руки. В связи с тем, что сведения, указанные в карточке, относятся к персональным данным, то их необходимо хранить в специальных шкафах, которые запираются на ключ, либо на компьютере с парольной защитой.

Для карточки не установлен точный срок, когда ее необходимо составить. Обычно кадровик это делает сразу после составления приказа на прием.

Для внесения данных в карточку используются следующие источники:

  • Приказ о приеме на работу;
  • Документ, определяющий личность;
  • Трудовая книжка;
  • Бланки ИНН и СНИЛС;
  • Документ воинского учета;
  • Документ подтверждающий образование;
  • Другие документы, предоставленные работником.

Внимание! При внесении определенных сведений работник должен знакомиться с ними под роспись.

Шаг 10. Оформить личное дело

В срок семь дней с момента приема сотрудника на работу, на него нужно открыть личное дело. Для того, чтобы это сделать, на обложке отдельной папки записываются полные Ф.И.О. работника, дата открытия дела, порядковый номер. В течение всего периода работы сюда прикрепляют документы, относящиеся к нему.

Личное дело должно содержать:

  • Личную карточку с фотографией;
  • Автобиографию;
  • Копию документа об образовании;
  • Заявления за все время работы;
  • Копии приказов по работнику;
  • Трудовой контракт с работником;
  • Должностную инструкцию;
  • Отзывы, рекомендации, характеристики;
  • Иные другие документы.

бухпроффи

Важно! Личное дело обязательно должно содержать опись всех находящихся в нем документов. Изъять какой-либо из них можно только с разрешения руководителя компании либо начальника кадровой службы.

Документы при приеме на работу – что можно запрашивать, а что нет

Обязательные документы

Документы при приеме на работу, которые нужно обязательно предъявлять, включают в себя:

  • Паспорт, или другой документ, которым можно удостоверить личность. Несовершеннолетние без паспорта могут предъявлять свидетельство о рождении. Если паспорт на замене, используется временное удостоверение.
  • Трудовая книжка. Это основной документ, фиксирующий стаж работника. Книжку можно не приносить, если идет трудоустройство по совместительству, либо если это первое место работы. В последнем случае обязанность открыть книжку возлагается на работодателя.
  • Свидетельство СНИЛС. Не предъявляется, если это первое место работы — работодатель также оформляет его самостоятельно.
  • Документ воинского учета. В зависимости от статуса, предъявляется военный билет либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
  • Документ об образовании, квалификации и т. д. Может предъявляться диплом среднего или высшего образования, аттестат, свидетельство о получении квалификации и другие аналогичные документы.
  • Справка об отсутствии судимости. Предъявляется при трудоустройстве на должности, которые не опускаются граждане с судимостью.

Дополнительные документы

При трудоустройстве в определенные отрасли, либо на определенные должности, работодатель может попросить предоставить дополнительные документы. Он это делает во исполнение требований федеральных законов, указов Президента и других нормативных государственных актов.

К ним относят:

  • Справка об условиях труда на основном месте — если работник устраивается по совместительству на место со вредными и опасными условиями трудовой деятельности;
  • Медицинское заключение о состоянии здоровья — нужно предоставлять, если гражданин устраивается в Наркологический контроль, на гражданскую службу либо будущий работник является несовершеннолетним.
  • Справка о размере доходов и имеющемся имуществе — если гражданин устраивается на гражданскую службу или замещение должности в муниципальной службе, и данная должность включена в отдельный перечень.

Следующие документы не являются обязательными, но их предоставление даст возможность работнику получить некоторые льготы:

  • Справка об имеющейся беременности для женщин;
  • Справка о составе семьи;
  • Копии свидетельств о рождении детей;
  • Справки о полученных доходах с предыдущего места работы по форме 182-Н.

Какие документы работодатель не вправе требовать

Некоторые документы работник кадрового отдела может потребовать предоставить при приеме, а в случае отказа это сделать — не принимает на работу. Однако это незаконно, и легко может оспариваться в суде.

К таким документам относят:

  • Документ, подтверждающий регистрацию. ТК не устанавливает правило, по которому организация обязана следить за регистрацией своего работника по месту его пребывания. Точно также, как компания не может устанавливать преимущества в оформлении для тех граждан, которые проживают в определенной местности, либо имеют там официальную регистрацию. Компания не имеет права отказывать в приеме тем работникам, у которых нет регистрации по адресу проживания, нахождения, либо по месту нахождения фирмы.
  • ИНН. Фирма не имеет права требовать предоставления ИНН, поскольку он не устанавливается трудовым законодательством как обязательный.

Сведения, которые нужно проверить до приема на работу

До приема на работу нового сотрудника нужно выяснить, не имеется ли у соискателя ограничений, не позволяющих ему заниматься определенными видами деятельности в соответствии со ст.351.1 ТК РФ.

Для того чтобы заключить трудовой договор с новым работником, ему необходимо представить в отдел кадров следующие документы:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку, за исключением тех случаев, когда работник будет трудиться по совместительству или оформляется на работу впервые;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • военный билет или приписное свидетельство – для военнообязанных и молодых людей, подлежащих призыву в армию;
  • документы об образовании и подтверждающие квалификацию или наличие специальных знаний, если они требуются для выполнения должностных обязанностей;
  • справка установленной формы, подтверждающая отсутствие судимости и уголовного преследования, выданная уполномоченными федеральными органами исполнительной власти. Она потребуется в случаях, когда работа связана с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются граждане, имеющие судимость и иные проблемы с законом, в соответствии с ТК РФ.

Если гражданин впервые устраивается на работу, обязанность по оформлении его трудовой книжки и страхового свидетельства возлагается на работодателя. В тех случаях, когда трудовая книжка нового работника утеряна или повреждена, по его письменному заявлению, в котором объясняется факт отсутствия или повреждения этого документа, работодатель должен оформить дубликат трудовой книжки.

В некоторых случаях, согласно Трудовому кодексу РФ и иным федеральным законам, для осуществления некоторых видов деятельности для работника предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов, без которых трудовой договор с ним заключен быть не может.

В соответствии со ст.64.1 ТК РФ, граждане, уволенные с государственной или муниципальной службы, в течение двух лет после этого обязаны информировать нового работодателя о последнем месте службы.

После подготовительного этапа пошаговая процедура оформления трудового договора с новым сотрудником будет осуществляться в следующем порядке.

Шаг 2. Работника необходимо ознакомить с текстом коллективного договора, если он имеется в организации, и локальными нормативными актами работодателя

В соответствии с ч.3 ст.68 ТК РФ, еще до того, как будет подписан трудовой договор, новый работник должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка и теми локальными нормативными актами, которые регламентируют его деятельность. К числу таких локальных нормативных актов относится и должностная инструкция, которая, в некоторых случаях, может быть оформлена как приложение к трудовому договору.

Порядок подтверждения того, что работник ознакомился с локальными нормативными актами, в трудовом законодательстве не определен. Но то, что это было сделано, должно быть зафиксировано либо с помощью ознакомительных листов, либо с помощью специальных журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работник ставит свою подпись и указывает дату ознакомления с тем или иным нормативным актом.

В тексте трудового договора должно быть обязательно указано, что еще до подписания этого документа работник был ознакомлен с локальными нормативными актами, и приведен их перечень.

Порядок, регламентирующий ознакомление с локальными нормативными актами и процедуру подписания трудового договора может быть установлен одним из тех же локальных нормативных актов, действующих на предприятии.

Шаг 3. Оформление трудового договора и, при необходимости, договора о материальной ответственности

В соответствии со ст.67 ТК РФ, трудовой договор должен быть составлен и подписан обеими сторонами в двух экземплярах. В некоторых случаях закон предусматривает возможность того, что договор может быть согласован третьей стороной, не являющейся непосредственным работодателем. Это предусматривает необходимость подписания большего числа экземпляров трудового договора. Если должность, которую будет занимать новый работник, предполагает материальную ответственность, договор о полной материальной ответственности лучше заключить одновременно с подписанием трудового договора, поскольку впоследствии работник может отказаться от оформления договора о материальной ответственности и принудить его к этому будет невозможно. Поэтому одновременное подписание сразу двух договоров является единственным приемлемым выходом, позволяя работодателю подстраховаться и избежать ненужных проблем.

При этом не следует забывать, что, в соответствии со ст. 244 ТК РФ, договор на материальную ответственность может быть заключен только с совершеннолетними работниками, которые по роду своей деятельности обслуживают или используют материальные ценности. Перечень таких видов деятельности и категорий работников утверждается в порядке, который установлен Правительством РФ. В настоящее время действует Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85, в котором утверждаются и типовые формы коллективных (бригадных) и индивидуальных договоров о материальной ответственности.

Шаг 12. Внесение нового сотрудника в табель учета рабочего времени и другие документы

В некоторых случаях, в соответствии с установленным на предприятии регламентом, может потребоваться оформление личного дела работника. Иногда требуется сообщить о факте приема нового сотрудника его старому работодателю, а также предоставить сведения о нем в военкомат.

Личное дело на новичка оформляется, если это предусмотрено в отношении его должности работодателем. Большинство из них не вменяют в обязанности кадровой службы ведение личных дел сотрудников, но для тех, кто работает на государственной или муниципальной службе, это является обязательным условием. Если в коммерческой структуре работодатель сочтет это необходимым, ведение личных дел работников должно регламентироваться локальным нормативным актом. Регистрация личных дел производится в специальном журнале.

Бывший работодатель, в соответствии со ст. 64 ТК РФ, должен быть поставлен в известность о факте приема сотрудника на работу в том случае, если работник являлся государственным или муниципальным служащим и со дня его увольнения со службы прошло менее двух лет.

Это предусматривается «Правилами сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29.

Военный комиссариат должен быть уведомлен о факте приема на работу нового сотрудника в том случае, если работник подлежит воинскому учету, в соответствии с п. 32 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719. Уведомление должно быть зарегистрировано, например, в журнале учета исходящих документов.

В 1С существует возможность ведения простого кадрового учета с использованием документов на прием, увольнение и кадровое перемещение сотрудников.

Рассмотрим, как принять на работу сотрудника в 1С 8.3, на примере.

Прием на работу в 1С 8.3 Бухгалтерия

Прием сотрудника на работу оформите документом Прием на работу в разделе Зарплата и кадры – Кадровый учет – Кадровые документы— Создать — Прием на работу.

В документе Прием на работу отразите все основные условия, прописанные в трудовом договоре:

  • Организация — организация-работодатель;
  • Подразделение — указывается, если организация имеет подразделения;
  • Должность — должность согласно штатному расписанию и в соответствии с трудовым договором;
  • Сотрудник — новый сотрудник из справочника Сотрудники. Если карточка сотрудника не была заведена заранее, то сделайте это по ссылке Создать.

В программе 1C 8.3 есть два самостоятельных справочника:

  • Сотрудники;
  • Физические лица.

Оба содержат сведения о сотрудниках и заполняются синхронно, если добавляется элемент в справочник Сотрудники. Если вводится новое значение в справочник Физические лица, справочник Сотрудники не пополняется.

Изучить подробнее В чем разница между справочником Физические лица и справочником Сотрудники

  • Дата приема — дата, когда работник должен приступить к работе, указанная в трудовом договоре;
  • Испыт. срок (мес) — срок, предусмотренный трудовым договором; если срок не предусмотрен, ставится значение 0,0;
  • Вид занятости — в соответствии с трудовым договором:
    • Основное место работы — в соответствии с условиями нашего примера;
    • Внешнее совместительство;
    • Внутреннее совместительство.
  • В табличной части укажите:
    • Начисление — основные ежемесячные начисления в соответствии с системой оплаты труда и трудовым договором. В нашем примере установлена только Оплата по окладу.
    • Размер — сумма согласно трудовому договору и штатному расписанию.
  • Аванс — может быть установлен трудовым договором или положением об оплате труда:
    • Процентом от оклада — в нашем примере установлен в размере 40% от оклада;
    • Фиксированной суммой.

Изучить подробнее Настройка размера аванса

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы кадровых документов в учетной политике или локальном нормативном акте. В настоящее время унифицированные бланки кадровых документов, разработанные Госкомстатом РФ, необязательны для применения. Но вы можете воспользоваться бланками, предложенными 1С.

В документе Прием на работу по кнопке Печать можно сформировать:

  • Приказ о приеме (форма Т-1);
  • Трудовой договор (микропредприятий).

См. также Как настроить производственный календарь в 1С 8.3

Проверьте себя! Пройдите тест:

  • Тест № 18. Настройки зарплаты в 1С

См. также:

  • Штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3
  • Производственный календарь в 1С Бухгалтерия 8.3
  • Увольнение в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошаговая инструкция
  • Как установить фиксированную сумму аванса сотруднику?
  • Пошаговое начисление заработной платы в 1С 8.3
  • Увольнение в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошаговая инструкция
  • Бухгалтеров подвели под новые стандарты
  • У работодателей на один отчет стало меньше

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

  • Порядок приема на работу
  • Настройки зарплаты: 1С

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Прием на работу сотрудника. Что надо знать бухгалтеру

Поскольку бухгалтер часто выполняет обязанности кадровика, то необходимо знать тонкости приема на работу сотрудника.

Необходимые документы

Перед оформлением трудового договора, нужно проверить, что у него есть все нужные документы. Для того чтобы принять сотрудника на работу, организации необходимо запросить у него следующие документы:

  • паспорт гражданина;
  • трудовую книжку. В случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая трудовая книжка;
  • ИНН;
  • СНИЛС – страховое свидетельство. Если его так же не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС;
  • документы об образовании;
  • документ воинского учета (для военнообязанных);
  • медицинская справка.

В некоторых случаях перед приемом сотрудника необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское исследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ.

Медицинская справка необходима в случае принятия на работу не совершеннолетнего, а также в случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности.

Так, например, предусмотрено обязательное прохождение медицинской комиссии для работников, контактирующих с пищевой продукцией, медицинского персонала.

Итак, что надо сделать при приеме сотрудника на работу, по шагам:

Шаг 1. Принять заявление на работу

Шаг 2. Заключить трудовой договор с сотрудником

Шаг 3. Зарегистрировать трудовой договор в журнале

Шаг 4. Издать приказ о приеме на работу

Шаг 5. Ознакомить сотрудника с его должностными обязанностями

Шаг 6. Сделать запись в трудовой книжке

Шаг 7. Зарегистрировать трудовую книжку в книге учета.

Шаг 8. Заполнение личной карточки

Шаг 9. Учет рабочего времени

Шаг 10. Обязательная регистрация в ПФР, ФОМС и ФСС в качестве работодателя

Прием заявление на работу

Основанием для приема на работу является написание сотрудником заявление о приеме на работу. Впрочем, в настоящее время заявление является не обязательным документом при трудоустройстве, можно обойтись и без него. Это следует из того, что основанием для заключения между сотрудником и работодателем трудовых отношений как раз является трудовой договор. На основании трудового договора уже будут формироваться приказ о приеме на работу и другие кадровые документы.

Заключение трудового договора

Основанием для установления трудовых отношений между работодателем и работником является заключение с ним трудового или гражданского договора в письменном виде и закрепление договора печатями и подписями с обеих сторон. Если с сотрудником заключается трудовой договор, то он включается в штат предприятия. Если с сотрудником заключается гражданский договор, то работник будет работать вне штата без оплаты отпусков и больничных. Большинство предприятий нанимает персонал по трудовой книжке с заключением срочного или бессрочного трудового договора. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах – один остается у работника, другой у работодателя. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника.

Какие условия считаются существенными условиями данного договора?

Все условия трудового договора не должны противоречить трудовому законодательству. Контракт с работником, принимаемым в штат, должен содержать все существенные условия труда. Обязательными для внесения в трудовой договор являются следующие условия:

  • место работы (наименование работодателя) (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
  • работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
  • дата начала работы, а при заключении срочного трудового договора также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения такого договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ (абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период, с указанием даты увольнения. В случае если после завершения контракта сотрудник все еще работает, то такое контракт переводится в бессрочный. Трудовой договор, срок действия которого не указан, считается заключенным на неопределенный срок. В этом случае считается, что сотрудник принят на работу на постоянной основе (п. 3 ст. 58 ТК РФ);

  • условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
  • режим рабочего времени и времени (абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
  • гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на подобную работу, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (абз. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
  • условия труда на рабочем месте (абз. 9 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
  • условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (например, характер работы может быть разъездным или пути) (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
  • условие об обязательном социальном страховании работника (абз. 10 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
  • другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством (абз. 11 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания. Согласно ТК РФ испытательный срок не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с испытательным сроком – 6 месяцев.

Какие договоры могут быть заключены совместно с трудовым договором

Помимо заключения трудового договора возможно заключение договора о неразглашении коммерческой тайны предприятия и договора полной или частичной материальной ответственности (такой договор чаще всего заключается с работниками склада и прочими ответственными лицами). Так, порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: правилами трудового распорядка, регламентами и положениями. Эту процедуру следует провести до подписания трудового договора с работником (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Например, обязательными для ознакомления являются следующие правила:

  • внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);
  • хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Факт ознакомления с локальными нормативными актами подтверждается подписью работника на листе ознакомления с указанием фамилии, имени, отчества, даты ознакомления и проставления личной подписи.

Локальный нормативный акт вместе с листом ознакомления нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

Эти бумаги обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника.

Регистрируем трудовой договор в журнале

После того, как был составлен трудовой договор с сотрудником или же несколько договоров – к примеру, еще договор материальной ответственности, номера и даты этих договоров указываются в журнале учета.

Как правило, в таком журнале отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров).

После получения всех своих копий документов, сотрудник расписывается в соответствующей графе, для того, что в последствии, организация смогла бы доказать, что такой трудовой договор действительно выдавался сотруднику на руки.

Издаем приказ о приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя по унифицированной форме N Т-1, который должен быть подготовлен в течение трех дней с момента заключения трудового договора.

Для этого предусмотрена унифицированная форма № Т-1.

В приказе следует отразить:

  • наименование работодателя;
  • дата поступления на работу;
  • условия о приеме на работу (например, постоянная работа, временная работа или работа по совместительству);
  • должность и отдел;
  • оклад в соответствии с трудовым договором;
  • срок испытания (запись об установлении испытания и его продолжительности делается, только если это условие включено в трудовой договор).

Прочитав приказ, сотрудник его подписывает, а сам приказ регистрируется в журнале приказов по личному составу.

Знакомим сотрудника с его должностными обязанностями

Прежде чем сотрудник приступит к исполнению своих трудовых обязанностей, необходимо предварительно прописать такие обязанности в должностной инструкции.

Ссылка на должностную инструкцию должна быть указана в трудовом договоре.

Оформляется должностная инструкция, как правило, двумя способами: приложением к трудовому договору или отдельным документом.

После ознакомления с должностной инструкцией ставится печать и дата ознакомления, и должностная инструкция распечатывается в двух экземплярах.

Если обязанности относятся к группе лиц, или они типовые, то можно сделать лист ознакомления, где будут расписываться все сотрудники, принимаемые на эту вакансию с указанием их фамилий и даты подписания.

Заполняем трудовую книжку

После того, как оформлен приказ на сотрудника с подписью об ознакомлении, но не позднее 5 рабочих дней с даты трудового договора, следует произвести запись в трудовой книжке сотрудника о приеме на работу.

Регистрируем трудовую книжку в книге учета

Трудовые книжки и вкладыши в них подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этого Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 утверждены следующие книги:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Ведется в бухгалтерии организации и предусмотрена для внесения сведений об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Помимо количества бланков в данной книге необходимо указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них может вестись:

— в кадровой службе организации;

— в другом подразделении, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Данная книга ведется в целях регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Заполняем личную карточку

В перечень документов, необходимых для заполнения при оформлении на работу работника, включена унифицированная форма № Т-2 «Личная карточка работника» (постановление Госкомстата России от 05.01.04 № 1).

Личная карточка является обязательным документом кадрового учета.

Оформляется личная карточка сотрудника по форме № Т-2 одновременно с приемом сотрудника, в которую заносятся его личные данные.

Личная карточка работника заполняется на основании следующих документов:

— приказа (распоряжения) о приеме на работу;

— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

— страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

— документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Таким образом, личная карточка заводится в момент поступления и на протяжении всего срока.

После этого в личной карточке отражаются все события, касающиеся работника.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные (Указания, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1).

То есть прежние сведения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные (сверху или рядом с соответствующей графой), которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В аналогичном порядке можно вносить исправления в личную карточку работника при обнаружении неправильных записей.

Ведем учет рабочего времени

В ходе деятельности предприятия и посещения его сотрудниками, необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника.

Частью 4 статьи 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени.

Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени (N Т-12 и N Т-13) (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Форма № Т-12, может использоваться если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы.

Составленный табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

Заполненный и подписанный табель является основанием для расчетов с работниками и начисления им заработной платы.

Обязательная регистрация в ПФР, ФОМС и ФСС в качестве работодателя

После оформления наемных сотрудников, необходимо зарегистрировать организацию в фондах, как работодатель.

Для этого установлены определенные сроки:

  • Пенсионный фонд – 30 дней;
  • ФСС – 10 дней;
  • ФОМС – 30 дней.

Особенности для иностранных работников

При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу).

Разрешение на работу – это документ, который подтверждает право иностранного гражданина на временное осуществление на территории РФ трудовой деятельности.

Как принять сотрудника с испытательным сроком

Любая организация, оформленная, как юридическое лицо, обязана вести кадровую работу и подавать отчетность в социальную службу.

Как правило, в небольшой организации учет кадровой документации, ведет главный бухгалтер.

Молодые и неопытные специалисты часто задаются вопросом: можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный?

Оформление сотрудника на работу производится в любой рабочий день компании. Количество рабочих дней и график работы определяет руководство.

Внимание! Организация вправе оформить работника в официальный выходной день, если это не противоречит Уставу.

Но следует учитывать специфику назначения и включения работника в штатное расписание: вне зависимости от того, когда сотрудник получил договор на руки, первым официальным рабочим днем считается ближайший будний.

Если выход на работу приходится на праздничный день, то работник будет считаться принятым на работу по факту прихода на рабочее место.

Работодатель имеет право взять на работу с условием прохождения испытательного срока. Как правило, оформляется типовой трудовой договор, в котором прописываются сроки и условия оплаты.

Важно! Информацию о том, как принять на работу сотрудника, можно получить на главном сайте Налоговой инспекции.

Если по истечении времени одна из сторон пожелала изменить условия договора, то оформляется дополнительное соглашение, которое является частью трудового договора и вносится в личное дело.

Согласно Законодательству, вне зависимости от специфики работы, максимальный испытательный срок при приеме на работу составляет 3 месяца.

Для должностей с повышенной ответственностью руководство может назначить испытательный срок по своему усмотрению, но максимально – до 6 месяцев, а для контрактников, взятых на работу сроком до 6 месяцев, испытательный срок составляет до 2 недель.

Внимание! По желанию работника, период, при котором он будет проходить испытание, может не заноситься в трудовую книгу и не учитываться при подсчете трудового стажа.

Существуют категории граждан, которые вправе отказаться от внесения испытательного срока в договор:

  1. Несовершеннолетние.
  2. Специалисты, закончившие учебное заведение и направленные по распределению.
  3. Беременные сотрудницы.
  4. Срочники, выполняющие определенный объем работ, принятые на работу на короткий промежуток времени.

Для того чтобы организация избежала штрафов и взысканий, необходимо правильно оформлять кадровые документы.

Прием сотрудника на работу: пошаговая инструкция с подробным описанием

Прежде чем оформлять кого-либо на должность с материальной ответственностью, следует уточнить, как правильно принимать на работу сотрудника: обычно его проверяют на наличие судимостей, статей или правонарушений. Это поможет избежать неприятностей, а также минимизирует потенциальные проблемы.

После прохождения всех этапов проверки можно приступать к оформлению сотрудника.

Стандартное заявление о приеме на работу пишется от руки, куда вносится вся информация о работнике и должность, на которую его принимают.

На данном этапе, у сотрудника проверяют трудовую книжку и медицинскую карту, если работа связана с общепитом или продуктами питания. Проводится идентификация личности по паспорту и ксерокопируются главные страницы документов, подтверждающих личность.

По надобности, работник может предъявить следующие документы и их копии:

  1. Документ об образовании.
  2. Водительские права.
  3. Сертификаты о прохождении курсов.
  4. Рекомендательные письма.
  5. Характеристики с места учебы и работы.
  6. Справку с МВД о том, что сотрудник не состоит на учете, и т.д.

Далее, кадровик обязан ознакомить работника с условиями труда и особенностями производственных технологий.

Каждый сотрудник, перед тем, как приступить к выполнению своих должностных обязанностей, должен пройти ознакомительный инструктаж и расписаться в журнале учета.

Внимание! В зависимости от специфики деятельности организации, количество нормативных актов и их содержание может отличаться.

Для упрощенного инструктажа на месте работы можно использовать опросный лист: данные вносятся вручную, где проставляется подпись и дата прохождения инструктажа.

Важно! Составление и ведение журналов для любого юридического лица – обязательно! Это объясняется возможностью отстоять свои права в суде, в случае несчастного происшествия.

Особенно ведение учетной документации актуально для строительных организаций. Таким образом с юридического лица снимается уголовная ответственность за нарушения, которые совершил работник в рабочее время.

Трудовой договор заключается в течение 3-х дней с момента начала трудовой деятельности сотрудника.

Важно! В случае если по каким-либо причинам руководство не успело заключить трудовой договор в отведенные сроки, то это не считается нарушением, если организация выполняет все обязательства перед сотрудником. Внимание! Для обеспечения безопасности своих прав работник должен иметь один подписанный экземпляр на руках.

Регистрация договора производится только после проставления подписи руководителем. Запись о введении новой единицы в штатное расписание заносится в специальный журнал, напротив даты составления договора.

Каждый трудовой договор имеет входящий номер, позволяющий идентифицировать сотрудника по группам: например, для работников основного производства могут использоваться номера, начинающиеся с цифры 1 и т.д.

Важно! Физическое лицо, не зарегистрированное в качестве юридического, может взять к себе на работу сотрудника: регистрация договора осуществляется в местном исполкоме или сельском совете.

После того, как все аспекты трудового договора разъяснены, кадровик обязан составить приказ о приеме на работу. Разрешается использовать печатную версию-бланк, которая может отличаться от законодательно разрешенного варианта.

На основании приказа о приеме на работу работодатель имеет право:

  1. Повышать в должности сотрудника.
  2. Переводить его в другие отделы и т. д.
  3. Отправлять на обучение, получать сертификат о прохождении курсов и т.д.
  4. Отправлять в командировку.

После проставления подписей и печатей в договоре основная информация переносится в приказ. Работник обязан ознакомиться и поставить роспись.

Государственный бланк представлен в виде Формы Т-1, а если на работу принимается бригада из нескольких человек (например, для выполнения определенного вида строительных работ), то заполняется форма Т-1а.

Номер документа – это атрибут, с помощью которого ведется учет входной и выходной документации организации. Поэтому потенциальному работнику следует обратить внимание на соответствие номера в журнале и в приказе.

Приказ, как отдельную единицу документооборота, следует зарегистрировать в журнале приказов. Единый регистр содержит перечень всех приказов, подписанных директором или его доверенным лицом.

На больших предприятиях существует отдельные виды регистров для каждого типа приказа: для уволенных, принятых на работу, для декретных и т.д.

По желанию, директор или главный бухгалтер может вести электронный журнал регистрации приказов. Это не запрещено законом, и достаточно удобно для проведения инвентаризации.

Компания вправе добавить или убрать любую из строк государственного образца по своему усмотрению. Однако общая информация должна быть неизменной: паспортные данные или реквизиты физического лица, дата, должность, номер входящего заявления и т.д.

Ведение внутреннего учета не должно касаться работника: все бланки заполняются для дальнейшего составления и оформления годовых деклараций и отчетности для подачи в социальные фонды.

Законодательством установлены нормы записи в трудовую книжку новому сотруднику: оформление осуществляется после 5 дней с даты официального принятия на должность.

Однако бывают случаи, когда сотрудник сам не желает получить запись в трудовую. Это вполне законно, и не является поводом для увольнения. Другой вопрос состоит в том, что руководителю данный факт не выгоден: это говорит о том, что служащий не желает долго задерживаться на рабочем месте.

Правила заполнения трудовой:

  1. Запрещается использовать цветные ручки, замазку, сокращать слова или переносить.
  2. Разрешается писать ручкой со стержнем синего цвета, разборчиво и внятно.
  3. Не рекомендуется ставить печать для документов: печать должна быть с реквизитами организации и иметь полное название юридического лица.
  4. Запрещается использовать подпись-шаблон в виде печати.

Внимание! Если работник трудоустраивается впервые, то работодатель обязан оформить трудовую книжку и заполнить все поля, согласно законодательству.

В первую очередь заполняется титульный лист, а затем прописываются сведения, касающиеся образования и места жительства. По желанию работника, в трудовую может внестись контактный телефон.

Важно! Прежде чем вносить в трудовую книжку дополнительную информацию, следует спросить разрешения у работника: возможно, он не желает, чтобы некоторые особенности его деятельности или наличие стажа были отражены в документе.

Стандартные сведения должны быть взяты из приказа и трудового договора.

Согласно закону, трудовая книга должна находиться у работодателя. Как правило, для сохранности ее складывают в сейф или в специальный кабинет, оборудованный видеонаблюдением.

Внимание! Работодатель несет полную ответственность за хранение всей документации и, в случае утери, обязан выплатить работнику компенсацию и восстановить трудовую.

Учет книжек осуществляется с помощью журнала, в который вносятся все номера документов и ФИО их владельцев.

Для регистрации используется форма, установленная Министерством труда РФ.

Важно! При заполнении журнала следует учитывать, что любая запись должна производиться только построчно.

Для больших предприятий часто используется система сквозной нумерации, поэтому в журнале разрешается оставлять пустые строки.

Внутренний учет сотрудников ведется через карточку Формы Т-2. Личная карточка сотрудника – это документ, в котором отражается вся деятельность сослуживца: перевод, повышение, выход в декрет, увольнение и т.д.

Внимание! Как показала практика, проверяющие органы уделяют особое внимание именно ведению внутренней кадровой документации. Это объясняется желанием государства получать достоверные статистические данные, касающиеся трудовой деятельности населения.

Данный бланк можно заполнить вручную или на компьютере, однако, в таком случае, не стоит забывать про сохранность персональных данных. Компьютер, на котором производится кадровая работа, должен защищаться внешним и внутренним паролем.

Лучше всего заполнить карточку сразу, после составления приказа, – это удобно и практично, так как после оформления часть документов сразу пойдет в сейф.

Перечень реквизитов, которые вносятся в личную карту сослуживца:

  1. Номер документа об образовании и название учебного заведения.
  2. Номер трудовой.
  3. Номер ИНН и СНИЛС, если есть в наличии.
  4. Документы, подтверждающие личность.
  5. Номер счета в банке, для начисления заработной платы, и другие документы, по желанию сослужителя.

Шаг 10.Оформить личное дело

Личное дело на сотрудника составляется сразу, по факту приема на работу. Для этого используется отдельная папка-скоросшиватель, в которую вкладываются ксерокопии и оригиналы документов.

Обложка папки представляет собой «визитку» коллеги: там указываются полное ФИО, порядковый номер, должность, дата приема на работу и т.д.

В процессе работы в папку могут помещаться дополнительные документы, такие как: свидетельство о прохождении курсов, повышения квалификации, тестирования и т.д.

Обязательно в личное дело включается следующий перечень бумаг:

  1. Автобиография, написанная работником в свободной форме от руки.
  2. Фотографии.
  3. Подписанная должностная инструкция.
  4. Характеристики, рекомендательные письма.
  5. Заявление о предоставлении отпуска и т.д.

Важно! Кадровик обязан провести опись и зафиксировать в перечне все поступившие документы. Перечень крепится в папке и служит официальным документом для проведения ревизий. Изъятие любого документа из личного дела возможна только с разрешения начальника кадровой службы или директора.

Какие документы при приеме на работу можно запрашивать, а какие нет

Запрашивать документы для приема на работу имеют право директор, главный бухгалтер, главный инженер и кадровик.

Существует определенный перечень документов, которые обязательно следует предоставлять:

  1. Документ, удостоверяющий личность: паспорт, вид на жительство и т.д.

Если на работу хочет устроиться несовершеннолетний ребенок, то он должен предоставить разрешение от родителей, заверенное у нотариуса, а также свидетельство о рождении. При желании, работодатель может запросить характеристику из школы, колледжа. При замене паспорта надругой, гражданин вправе показать справку, полученную в паспортном столе.

  1. Медицинскую книжку. Условие является обязательным для всех видов работ, связанных с питанием. Срок годности медицинской книги составляет 1 год, поэтому работник обязан постоянно проходить обследование. В некоторых случаях сан.книжку оплачивает организация.
  2. Трудовая книжка или трудовые договора. В случае совместительства необходимо предоставить справку с другого места работы.
  3. СНИЛС. Представляет собой карточку с номером страхового счета. Оформляется работником самостоятельно или по усмотрению работодателя.
  4. Военный билет (призывник). Предоставляется военнообязанными, как до 27 лет, так и после.
  5. При наличии, предъявляются документы об образовании: аттестат, сертификат, диплом и т.д.
  6. Для некоторых вакансийтребуется справка об отсутствии судимостей и открытых уголовных дел.

На основании закона, работодатель вправе затребовать дополнительные документы, которые есть в перечне нормативных актов.

Список дополнительных справок:

  1. О наличии опыта работы в местах с вредными условиями труда.
  2. Из наркологического диспансера о том, что коллега не состоит на учете.
  3. С налоговой службы: сюда относится декларация о доходах, а также об имуществе сотрудника.
  4. Об отсутствии беременности.
  5. О составе семьи и общем доходе.
  6. Копии документов, подтверждающих несовершеннолетие детей.
  7. О доходах, с других мест работы (оформляется на бланке 182-Н).

Документы, которые работодатель не вправе требовать

Существует список документов, которые работник может и не предоставлять:

  1. Регистрацию. Согласно законодательству, любой человек имеет право регистрироваться не только по месту жительства, но и по месту временного пребывания.
  2. ИНН. Чаще всего спорные ситуации возникают тогда, когда работник религиозен, и не соглашается оформлять на себя регистры с нумерацией.

Порядок приема на работу, пошаговая инструкция

Шаг 1. Специальная оценка условий труда (ранее до 2014 года – аттестация рабочих мест)

Если в организации есть наемные сотрудники, выполняющие какой-то труд, даже офисный, необходимо провести специальную оценку условий труда, для выявления вредных и опасных факторов в их работе. Относительно это фикция, но согласно закону это требование обязательно и применяется как к организациям, так и предпринимателям (согласно ст. 212 ТК РФ и ч.1 ст. 8, ФЗ № 426).

Да можно конечно провести оценку и после того, как вы начнете работать, но имейте в виду, что вас могут привлечь к административной ответственности, как ИП, так и ООО. Для начала могут выставить предупреждение, но есть и материальные рычаги влияния, ровно, как и приостановка деятельности предприятия, причем повторное нарушение будет караться более жестоко.

Важно! Административный штраф за отсутствие СОУТ с 2015 года составляет – для должностных лиц и ИП 5-10 тыс.руб., на ООО – 60-80 тыс.руб., при повторном факте – от 30 до 40 тысяч руб. и от 100 до 200 тыс. руб. соответственно, так же могут приостановить деятельность предприятия на срок до 90 суток.

Шаг 2. Мед. справка

Прежде чем, принять сотрудника в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское исследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ. Возможно и по желанию работодателя запросить такой документ.

Когда необходимо наличие мед справки:

  • В случае принятия на работу не совершеннолетнего
  • В случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности, такие осмотры проводятся предварительно и периодически, а лица не достигшие 21 года – ежегодно

Шаг 3. Заявление на работу

Основанием для инициации приема на работу, ровно, как и заключение трудового договора является написание сотрудником заявление о приеме на работу. В случае одобрения этого заявление всеми руководителями, его визирует директор или генеральный директор компании и отдел кадров приступает к приему и оформлению всех необходимых документов.

Однако стоит заметить, что в настоящее время заявление является не обязательным документом при трудоустройстве, можно обойтись и без него. Это следует из того, что основание заключения между сотрудником и работодателем трудовых отношений является именно трудовой договор, на основании него уже будут формировать приказ о приеме на работу и другие кадровые документы.

Шаг 4. Заключение трудового договора с сотрудником

Основанием для установления трудовых отношений между работодателем и работником является заключение с ним гражданского или трудового договора – по факту, описание всех обязательств участников в письменном виде и закрепление печатями и подписями с обеих сторон. Составляется в 2-х экземплярах – один остается у работника, другой у работодателя.

Что отражается в трудовом договоре и срок действия

Все условия договора не должны противоречить трудовому законодательству, обычно содержит следующую информацию:

  • Испытательный срок, по закону установлен длительностью минимум 3 месяца, но по соглашению сторон он может быть сокращен или вообще отсутствовать
  • Должно быть описано место работы с описание структуры подчиненности
  • Обязанности, которые должен выполнять сотрудник
  • Размер оплаты труда
  • Описывается режим работы и отдыха

Почитать о трудовом договоре и скачать типовой образец можно, перейдя по ссылке.

Трудовой договор может содержать и другие условия, которые нужно отразить на бумаге. В том числе может быть прописан срок действия:

  • На неопределенный срок или бессрочный, чаще всего такой заключают с работниками
  • На определенный срок – срочный, в случае, если после завершения контракта сотрудник все еще работает, то такое контракт переводится в бессрочный

Так же возможно заключение трудового договора о неразглашении коммерческой тайны предприятия и договор полной или частичной материальной ответственности (чаще всего работники склада и прочие ответственные лица).

Шаг 5. Регистрация трудового договора в журнале

После того, как был составлен трудовой договор с сотрудником или же несколько договоров – к примеру, еще дополнительно договор материальной ответственности, номера и даты этих договоров визируются в журнале учета.

После получения своих копий документов, сотрудник расписывается в соответствующей графе, для того, чтобы в последствии, если это понадобится доказать, что такой договор выдавался сотруднику на руки.

Шаг 6. Приказ о приеме на работу

Основанием, по которому сотрудник приступает к своим должностным обязанностям или наделяется какими-то полномочиями, является приказ о приеме на работу . В приказе отображаются условия, на которые приглашен сотрудник и после ознакомления визируется обоими сторонами. В качестве документа применяется унифицированнаяформа № Т-1 для одного и Т-1а для группы лиц.

Шаг 7. Ознакомления сотрудника с его должностными обязанностями

Прежде чем сотрудник приступит к исполнению своих трудовых обязанностей, необходимо предварительно их составить и описать в соответствующем документе. После ознакомления с этим перечнем ставится печать и дата ознакомления, так же распечатывается в двух экземплярах.

Если обязанности на группу лиц, или они типовые, то можно сделать лист ознакомления, где будут расписываться все сотрудники, принимаемые на эту вакансию с указанием их фамилий и даты подписания.

Шаг 8. Заполнение трудовой книжки

После того, как вы заполнили все необходимые документы, и у вас есть все подписи на них, вы в течение 5 дней должны произвести запись в трудовой книжке сотрудника о приеме на работу. Порой не стоит это делать сразу, т.к. бывает возникают нюансы и сотрудник просто не выходит на работу, так что лучше подождать трудовую неделю.

Шаг 9. Регистрация трудовой в книги учета трудовых книжек

После того, как вы успешно заполнили трудовую книжку, потребуется еще ее регистрация в журнале учета трудовых книжек.

Шаг 10. Личная карточка

Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по форме Т2, в которую заносятся его личные данные

Шаг 11. Учет рабочего времени

В ходе жизнедеятельности предприятия и посещения его сотрудниками, необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника. Гос. ком. статом, установлены две формы:

  • Т-12, может использоваться если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы
  • Т-13, может применяться при использовании автоматизированной электронной техники

Шаг 12. Обязательная регистрация в ПФР и ФСС в качестве работодателя

После появления наемных сотрудников, вам необходимо зарегистрировать (попросту, получить номер в систем) организацию в фондах, как работодатель.

Для этого установлены определенные сроки:

  • Пенсионный фонд – 30 суток.
  • ФСС – 10 суток.
  • ФОМС – 30 суток.

Каждый новый договор необходимо зарегистрировать в ПФР и ФСС.

Штрафы за работу без регистрации в фондах в качестве работодателя

В случае, если вы по каким-то причинам не зарегистрировались, то возможно наложение штрафов:

  • При просрочке менее 90 дней до 5 тыс. рублей (На ИП)
  • До 10 тысяч при просрочке более 90 дней (На ИП)
  • На ООО – 30-50 тыс. рублей

Медицинские полисы

В настоящее время у организаций нет обязанностей получать на каждого сотрудника мед. полис, с 1 марта 2011 года это обязанность вменена самому сотруднику. Подробнее о том, как можно получить полис ОМС описано здесь.

Оформление приема сотрудника на работу

Создание нового сотрудника

В программе 1С:Бухгалтерия так же, как и в 1С:ЗУП существует два справочника: Сотрудники и Физические лица. На одного человека может быть заведено столько сотрудников, сколько мест работы на данном предприятии он имеет, например, основное место работы, совместительство, договор ГПХ.

Физическое лицо обязательно должно быть одно. Дублировать записи в данном справочнике неприемлемо, так как именно по записям в нем работникам начисляются НДФЛ.

Принятие сотрудника на работу

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и выберите пункт «Приемы на работу». Если данного пункта у вас нет, то вернитесь на шаг выше к первоначальной настройке программы.

В шапке созданного вами нового документа нужно указать подразделению, должность и организацию, куда вы принимаете на работу сотрудника. Так же здесь указывается созданный вами ранее сотрудник.

Датой приема по умолчанию подставляется текущая дата, но этот параметр мы можем отредактировать. Испытательный срок в месяцах можно настроить в соответствующем поле. Далее нужно указать вид занятости, который выбирается из выпадающего списка и ограничен четырьмя пунктами.

Теперь осталось заполнить лишь условия приема на работу. В табличной части с начислениями можно указать сразу несколько видов начислений, например, оклад, премия, и т. п. В нашем примере мы установили сотруднику только оплату по окладу АУП в размере 30 000 рублей.

Ниже указывается порядок начисления аванса: фиксированной суммой, либо процентом от тарифа. В поле «Условия приема» можно указать произвольный текст.

Данный документ вступит в силу после проведения, совершим движения по соответствующим регистрам сведений.

Смотрите также видеоинструкцию по оформлению работника в штат:

Далее заполняем по порядку все необходимые поля. Обращу внимание, что поля «ИНН» и «СНИЛС» не являются обязательными на данном этапе, и программа даст сохранить карточку сотрудника, но при этом сотрудник попадет в раздел «Не хватает данных». Однако оформить и провести документ «Прием на работу», распечатать трудовой договор и так далее программа позволит. Но все же стоит сразу заполнить все личные данные, они нужны в первую очередь для отчетности.

После заполнения данной страницы перейдем по ссылке «Личные данные». Там нужно заполнить данные документа, удостоверяющего личность, адрес и так далее.

Итак, все личные данные сотрудника заполнены. Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

Будет создана карточка «Сотрудника», и автоматически создастся карточка «Физического лица».

Разница между сотрудником и физическим лицом в 1С 8.3

Здесь следует сделать небольшое, но важное отступление. Попробуем разделить понятия «Сотрудник» и «Физическое лицо» и выяснить, для чего нужны два типа карточек.

Дело в том, что у одного физического лица может быть несколько трудовых договоров. Например, одна должность основная, вторая по совместительству.

Расчеты по каждому договору ведутся по-разному, а по законодательству НДФЛ платится по физическому лицу сводно. Это один из примеров, когда необходимо иметь несколько карточек «Сотрудника», которые «привязаны» к одной карточке «Физического лица». Кроме того, в карточке «Физического лица» хранятся все личные данные по нему: сведения о документе, удостоверяющем личность, адрес, ИНН и тому подобное. Это удобно при заключении второго и последующих договоров, так как эти сведения не нужно вводить снова.

Важно! Совершенно недопустимо, чтобы у одного и того же физического лица появилось несколько карточек «Физическое лицо». Такое дублирование приведет к неправильному расчету НДФЛ и другим нежелательным последствиям!

Поэтому при вводе нового сотрудника необходимо следить за тем, чтобы, если он уже занесен ранее в систему, был «привязан» именно к «своему» физическому лицу.

При вводе нового сотрудника программа автоматически производит поиск в справочнике «Физические лица» схожих данных с карточкой нового сотрудника и, если есть совпадения, предупреждает об этом.

Самым надежным способом завести в 1С ЗУП 8.3 вторую и последующие «Карточки сотрудника» является ввод непосредственно из справочника «Физические лица».

Пример:

Заходим в справочник «Физические лица»:

Откроется список физических лиц. Ищем нужного нам человека и заходим в его карточку. В ней есть ссылка «Работа». Переходим по ссылке и нажимаем «Новое место работы». Нам откроется окно создания нового сотрудника с уже заполненными личными данными.

При таком способе ввода новый сотрудник обязательно будет «привязан» только к данному физическому лицу.

Если все же по какой-то причине произошло дублирование физического лица, в системе предусмотрена специальная обработка «Объединение карточек с личными данными». Она доступна только сотрудникам с определенными правами доступа.

Итак, нового сотрудника завели. Он попадает в раздел «Не оформлены трудовые отношения».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *