Представительские расходы оформление документов

Содержание

Оформление представительских расходов

Определенного перечня документов, которые необходимо представить в качестве доказательства того, что расходы являются представительскими, НК не содержит, но очевидно, что они должны подтверждать как сам факт расходов, так и их непосредственную связь с мероприятием, для организации которого они были понесены.

Минфин разъяснил, что подтверждением рассматриваемых нами расходов могут служить любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере таких расходов.

Так какие же документы нужны и как же правильно оформить представительские расходы? Оформление документов должно предшествовать мероприятию, для которого выделяются денежные средства. То есть перед проведением мероприятия руководителем должны быть утверждены:

  • план мероприятия;
  • смета расходов;
  • список приглашенных лиц;
  • порядок выдачи денежных средств под отчет (при выборе данного способа оплаты расходов).

Если в мероприятии предполагается участие иногородних представителей не лишним будет к комплекту подтверждающих документов приложить копии приглашений и ответов на них.

Помимо этого необходимо также оформление документов, подтверждающих фактическое проведение мероприятия:

  • авансового отчета;
  • отчета о представительских расходах;
  • акта на списание представительских расходов.

В отчете о представительских расходах необходимо указать сведения о дате и месте проведения мероприятия, количестве участников, присутствовавших на нем, цели и основании его проведения, достигнутых результатах.

В акт следует включить сведения о произведенных расходах и потраченных суммах, а также членах комиссии этот отчет составлявших.

И, само собой, проведение мероприятия должно быть подтверждено первичными документами, отвечающими критериям, установленным ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

>Представительские расходы: как оформить, пример и требования(2018г)

Представительские расходы: порядок оформления и налогообложения

У любой компании в процессе осуществления хозяйственной деятельности может возникнуть необходимость отражения представительских расходов в учете.

Рассмотрим порядок оформления и налогообложение указанных расходов, но сначала отметим, что к представительским расходам относятся расходы на:

  • проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п.2 ст. 264 НК РФ).

Вместе с тем, к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Перечень представительских расходов является закрытым, поэтому не поименованные в пункте 2 статьи 264 НК РФ, затраты не относятся к представительским.

Для признания представительских расходов в учете, также как и любых других расходов организации необходимо, чтобы они были обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Несоблюдение какого-либо из указанных критериев означает невозможность принятия затрат в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Однако во избежании споров с налоговыми органами, необходимо соблюсти еще один критерий — размер представительских расходов не должен превышать предусмотренный норматив. Он установлен пунктом 2 статьи 264 НК РФ в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Затраты сверх указанного лимита в целях налогообложения не учитываются (п. 42 ст. 270 НК РФ). Отметим, что база для исчисления предельной суммы представительских расходов определяется нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 318 НК РФ), а именно на конец I квартала, полугодия и девяти месяцев календарного года.

Таким образом, окончательная сумма, включаемая в расходы, определяется по завершении календарного года – 31 декабря.

Например, если при расчетах в первом квартале, по итогам года величина норматива составит большую сумму, чем произведенные затраты, например, в первом квартале, то учесть при расчете налога на прибыль можно будет только сумму (норматив) по итогам первого квартала.

Порядок оформления

Для контроля за расходами рекомендуем издать приказ, например о предельных нормативах отдельных видов представительских расходов. Такие нормативы, а также перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

Приказ

01 января 2013 год № 12/ПР

О представительских расходах

Приказываю:

1. Установить на 2013 год следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

Вид представительских расходов Расходы на одного человека
Официальный прием (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие) до 500 рублей в день
Транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия до 300 рублей в день
Оплата услуг переводчиков (не состоящих в штате) до 600 рублей

2. Назначить ответственным за расходование средств на представительские расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов финансового директора М.Н. Павлову.

3. Представлять отчет о проведении каждых переговоров течение 3 дней с момента проведения.

Генеральный директор ООО «Вдохновение»

В.А. Николаев ________________________

Учет и оформление представительских расходов

В условиях современного бизнеса все чаще организации в своей деятельности сталкиваются с учетом и оформлением представительских расходов, направленных на установление и развитие долгосрочных связей с партнерами по бизнесу.

Елена Деревягина, менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour, подробно разбирается, какие расходы могут быть отнесены к представительским, как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы необходимы для их обоснования

К представительским расходам относят затраты компании по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

Перечень расходов, относимых к представительским, является закрытым и закреплен в пункте 2 статьи 264 НК РФ, а именно:

1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, указанных в пункте 1, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

3. Транспортное обеспечение доставки лиц, указанных в пунктах 1 и 2, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

4. Буфетное обслуживание во время переговоров.

5. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Также в Налоговом кодексе уточняется, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний сотрудников.

Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», представительские расходы включаются в траты компании по обычным видам деятельности. Затраты на представительские расходы отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажу, в зависимости от специфики деятельности организации. Рассмотрим ниже пример возможных проводок, регистрируемых при учете представительских расходов:

Дебет счета

Кредит счета

операции

26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на продажу»

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Приняты к учету услуги (работы) по представительским расходам

26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на продажу»

10 «Материалы»

Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания)

26 «Общехозяйственные расходы»,

44 «Расходы на продажу»

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Учтены представительские расходы, на основании авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия

90.02 «Себестоимость продаж»

44 «Расходы на продажу»,

26 «Общехозяйственные расходы»

Представительские расходы учтены в себестоимости товара, работ, услуг

При должном документальном оформлении в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полной сумме понесенных затрат. При этом порядок учета представительских расходов определяется учетной политикой организации.

Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место (пункт 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:

  • утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
  • утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
  • подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.

Налоговый учет и нормирование представительских расходов

В налоговом учете, на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, организации вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом включение представительских расходов в состав прочих расходов нормируется в размере, не превышающем 4 процента от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (абзац 3 пункт 2 статьи 264 НК РФ).

Состав расходов на оплату труда определен статьей 255 НК РФ, где используемая при нормировании величина определяется суммой расходов на оплату труда, которая признана организацией в целях налогообложения в соответствующем (отчетном) периоде.

Превышающая норматив сумма представительских расходов при определении облагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается (пункт 42 статьи 270 НК РФ).

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (пункт 7 статьи 264, статьи 315 НК РФ).

Таким образом, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, может увеличиваться, а значит может изменяться и предельный размер представительских расходов, который будет учтен в целях налогового учета.

Важно обратить внимание на то, что представительские расходы могут быть учтены при определении размера базы по налогу на прибыль, если они соответствуют требованиям, приведенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, а именно, иметь:

  1. Экономическую обоснованность.
  2. Документальное подтверждение.
  3. Направленность на получение дохода.

Если проведенное представительское мероприятие не обладает вышеуказанными признаками, не носит официального характера, либо отсутствуют подтверждающие документы, расходы по проведению такого представительского мероприятия не учитываются для целей налогового учета.

Документальное оформление представительских расходов

Расходы по проведению представительских мероприятий, как и расходы по любому факту хозяйственной деятельности, должны оформляться первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На сегодняшний день актуальные нормативные акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформлять для включения представительских расходов в общие затраты, поэтому организации вправе самостоятельно определять порядок их документального оформления.

Для подтверждения представительских расходов рекомендуется иметь следующие документы, указанные в таблице ниже.

№п/п

Вид документа

Как обосновать и документально подтвердить представительские расходы

Черевадская О. Е., директор по аудиту ЗАО «Финасовый Контроль и Аудит»

Опубликовано в журнале «Российский налоговый курьер», 2010 г., № 1-2.

Организация вправе учесть в налоговой базе по налогу на прибыль любые экономически оправданные расходы, если они произведены с целью получения дохода и подтверждены соответствующими документами. Разберемся, какие документы организации следует получить от контрагентов, а какие оформить самостоятельно, чтобы подтвердить расходы на представительские цели1.

О составе и об особенностях налогового учета представительских расходов читайте на с. 34 этого номера. — Примеч. ред.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, включаются лишь обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Применительно к представительским расходам это означает, что при расчете налога на прибыль можно учесть затраты только на те представительские мероприятия, проведение которых направлено на получение дохода. Кроме того, сами расходы должны быть подтверждены документально.

1Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ)

Перечень необходимых документов

В Налоговом кодексе не оговорен конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы. Примерный перечень таких документов приведен в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807. Назовем их:

  • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;
  • смета представительских расходов;
  • первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость товаров (услуг сторонних организаций или переводчиков), использованных для представительских мероприятий (договоры, счета, накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, наряд-заказы, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
  • отчет о фактических расходах по проведенным представительским мероприятиям.

Если расчеты за товары (услуги), приобретенные для проведения представительского мероприятия, осуществлялись через подотчетных лиц, то должны быть оформлены авансовые отчеты с приложением к ним подтверждающих документов

Целесообразно также иметь следующие документы (они помогут подтвердить официальный статус приема):

  • программу (план) представительских мероприятий с указанием целей, места и сроков их проведения;
  • утвержденный список официальных лиц, участвующих в мероприятиях, как со стороны принимающей организации, так и со стороны приглашенных партнеров (список может быть включен в приказ о проведении представительского мероприятия или в программу этого мероприятия);
  • отчет (акт) по результатам проведенных представительских мероприятий, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм расходов, фактически произведенных на представительские цели).

Оформление подтверждающих документов

Собственно представительские расходы (на проведение официального обеда, транспортное и буфетное обслуживание, оплату услуг переводчиков и др.) подтверждаются первичными документами, составленными по унифицированным формам. При отсутствии таких форм документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

Первичные документы, подтверждающие представительские расходы, должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ)

  • наименование и дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Большинство из документов, рекомендованных Минфином России2 для подтверждения представительских расходов (приказ о проведении представительских мероприятий, смета расходов, отчет о фактически осуществленных расходах и др.), не имеют унифицированных форм. Поэтому остановимся подробнее на особенностях составления таких документов. Помимо включения в данные документы всех необходимых реквизитов, организации также следует обратить внимание на используемые в них формулировки.

2Речь о письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

Так, в преамбуле приказа о проведении официального приема представителей другой организации обычно указывают, что прием проводится «в целях установления или поддержания взаимовыгодного сотрудничества», «в целях увеличения объема продаж» либо «в целях расширения рынков сбыта». Главное, чтобы формулировка в приказе свидетельствовала, с одной стороны, об официальности мероприятия, а с другой — о его экономической обоснованности. Примерный образец такого приказа приведен на рис. 1 (с. 43).

Определенные затруднения могут возникнуть, если переговоры проводятся в том городе, куда работник направлен в служебную командировку. Ведь нередко организации командируют сотрудников для поиска клиентов в том или ином регионе и заключения с ними договоров. В подобной ситуации руководитель организации вряд ли сможет издать соответствующий приказ о проведении деловой встречи, поскольку заранее не известны ни участники переговоров, ни место и дата их проведения. Документами, подтверждающими необходимость проведения представительского мероприятия, будут являться приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку3 и служебное задание на командировку3. В них следует указать, что целью служебной командировки сотрудника являются поиск новых клиентов, проведение с ними переговоров о возможном сотрудничестве и заключение договоров.

3Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

По возвращении из командировки работник в трехдневный срок обязан составить письменный отчет о выполненной в командировке работе 4, согласовать его со своим непосредственным руководителем и затем представить на утверждение руководителю организации (другому уполномоченному на то лицу). Основание — пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

4Отчет о выполненной в командировке работе составляется по форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В приказе об осуществлении расходов на представительские цели, как правило, назначается работник, ответственный за проведение представительского мероприятия. Обычно этому же сотруднику поручается разработка программы мероприятия (образец — рис. 2 на с. 44) и составление сметы расходов (образец — рис. 3 на с. 45).

В деловой практике принято заранее сообщать участникам о намеченной программе (плане) официального мероприятия. Данная информация поможет им лучше спланировать собственное время, а также продемонстрирует уважение к партнерам.

Рисунок 1. Образец приказа о проведении официального приема представителей другой организации

Общество с ограниченной ответственностью «Формат»

20 ноября 2009 года г. Москва

Приказ № 42

о проведении официального приема

представителей ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск)

В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и ознакомления представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат»,

Приказываю:

1. Провести официальный прием и переговоры с представителями ЗАО «Каркас» в период с 1 по 4 декабря 2009 года.

2. Начальнику отдела по связям с партнерами Оленеву Я.В. в срок до 24 ноября 2009 года пригласить представителей ЗАО «Каркас» на переговоры и согласовать с ними даты визита и список приезжающих.

3. Коммерческому директору Колпаковой И.М. в срок до 26 ноября 2009 года подготовить и представить на утверждение программу пребывания представителей ЗАО «Каркас» в г. Москве и смету представительских расходов.

4. Оленеву Я.В. в срок до 27 ноября 2009 года направить представителям ЗАО «Каркас» программу пребывания.

5. Утвердить список работников ООО «Формат» для участия в переговорах в следующем составе:

— Марсов А.П., генеральный директор;

— Колпакова И.М., коммерческий директор;

— Литовченко С.А., старший менеджер по сбыту;

— Сатиков И.О., начальник отдела контроля качества.

6. Колпаковой И.М. в срок до 7 декабря 2009 года представить отчет о проведенном мероприятии с приложением подтверждающих документов.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Марсов А.П. Марсов

С настоящим приказом ознакомлен:

№ п/п

Подпись

Фамилия и инициалы

работника

Дата ознакомления

Оленев

Оленев Я.В.

Колпакова

Колпакова И.М.

Литовченко

Литовченко С.А.

Рисунок 2. Образец утвержденной программы официального приема

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

25 ноября 2009 года

Программа официального приема представителей

ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск) 2—3 декабря 2009 года

Целями официального приема являются ознакомление представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат», демонстрация этих станков и в случае заинтересованности партнеров — проведение переговоров по условиям поставки указанной продукции и заключение соответствующего договора.

Участники со стороны ЗАО «Каркас»: Ланской Ф.Р., генеральный директор, Митюкова Р.А., директор по развитию, Ратников Л.Д., главный инженер, и Лавренев С.Г., главный технолог.

Участники со стороны ООО «Формат»: Марсов А.П., генеральный директор, Колпакова И.М., коммерческий директор, Литовченко С.А., старший менеджер по сбыту, и Сатиков И.О., начальник отдела контроля качества.

Наименование мероприятия

Время

2 декабря 2009 года

Встреча в аэропорту «Домодедово»

Прибытие в офис ООО «Формат».

Кофе, чай (буфетное обслуживание)

10-00 — 10-30

Презентация — информирование о новой модификации станков, производимых ООО «Формат», представление технических характеристик, описание преимуществ по сравнению с предыдущими моделями

10-30 — 12-00

Кофе-пауза (буфетное обслуживание)

12-00 — 12-30

Демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик. Осмотр производственных линий и складских помещений

12-30 — 14-00

Отъезд в гостиницу «Ленинградская», размещение прибывших в гостинице

14-00 — 15-00

Официальный обед в ресторане гостиницы «Ленинградская»

15-00 — 17-00

Посещение спектакля в театре «Современник» (только для гостей)

Начало спектакля в 19-00

3 декабря 2009 года

Переговоры о возможности приобретения ЗАО «Каркас» станков новой модификации, обсуждение условий поставки

10-00 — 11-30

Кофе-пауза (буфетное обслуживание)

11-30 — 12-00

Продолжение переговоров

12-00 — 14-00

Обед

14-00 — 15-00

При необходимости — завершение переговоров и подписание договора (протокола о намерениях или другого документа)

15-00 — 17-00

Отъезд гостей в аэропорт «Домодедово»

Коммерческий директор Колпакова И.М. Колпакова

Смета представительских расходов составляется на каждое мероприятие в отдельности. В ней отражаются перечень запланированных расходов и предельные суммы, выделяемые на эти цели. Если компания часто проводит официальные приемы представителей других организаций, ей целесообразно разработать дополнительный документ — положение о представительских расходах. Такой документ удобен тем, что в нем можно прописать не только порядок проведения представительских мероприятий, но и установить перечень расходов на представительские цели, а также утвердить предельные суммы по каждой статье расходов,

Рисунок 3. Образец сметы расходов на официальный прием

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

25 ноября 2009 года

Смета расходов

на проведение официального приема представителей

ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск) 2—3 декабря 2009 года

Наименование расхода

Предельная сумма расхода (включая НДС), руб.

Транспортное обслуживание — встреча прибывших в аэропорту «Домодедово» и доставка их в офис ООО «Формат» и проводы из офиса в аэропорт «Домодедово»

Буфетное обслуживание во время переговоров

Официальный обед

12 000

Сувениры (ручки, блокноты, календари, ежедневники, брелоки для ключей с символикой ООО «Формат»)

Билеты на спектакль в театре «Современник» (только для гостей)

Итого максимальная сумма расходов

25 000 (Двадцать пять тысяч)

Коммерческий директор Колпакова И.М. Колпакова

например, на месяц, квартал или календарный год. Кроме того, в данном положении указываются лица, ответственные за организацию и проведение представительских мероприятий и за составление отчетных документов. Здесь же можно установить сроки представления отчетов о состоявшихся мероприятиях (например, три рабочих дня по окончании мероприятия), перечень необходимых подтверждающих документов, а также порядок рассмотрения и утверждения отчетов. Фрагмент положения о представительских расходах приведен на рис. 4 (с. 46).

В отчете о проведенных представительских мероприятиях необходимо отразить цели представительских мероприятий, место их проведения, список участников (как от принимающей организации, так и со стороны приглашенных). Отчет должен давать представление о тематике вопросов, поднимавшихся на переговорах, и о достигнутых результатах (например, обсуждение условий и подписание договора или пролонгация контракта, срок действия которого заканчивался). Очевидно, что признать расходы на представительское мероприятие можно лишь в том случае, если вопросы, обсуждавшиеся в ходе его проведения, связаны с деятельностью принимающей стороны, направленной на получение дохода.

Помимо этого, в отчете следует указать итоговую сумму расходов, осуществленных в связи с данным представительским мероприятием, а при необходимости — иные существенные сведения. Примерный образец отчета о представительском мероприятии приведен на рис. 5 (с. 47).

Организация вправе оформить отдельный отчет (акт) о фактических расходах на представительское мероприятие (при значительном количестве информации).

Если необходимые первичные документы, подтверждающие расходы на представительские цели, оформлены ненадлежащим образом, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, указанные расходы не могут быть учтены в целях налогообложения.

Нормирование представительских расходов при расчете налога на прибыль

В целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4% от суммы расходов организации на оплату

Рисунок 4. Фрагмент положения о представительских расходах на 2009 год

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

26 декабря 2008 года

Нормативы представительских расходов на 2009 год

Наименование расхода

Предельная сумма расхода (включая НДС)

Подтверждающие документы

Расходы на транспортное обслуживание

800 руб. на человека

Договоры, заявки (заказы), счета, акты оказанных услуг, счета-фактуры, чеки ККТ

Расходы на аренду помещения для проведения представительского мероприятия

2500 руб. в день

Договоры, счета, акты приема-передачи имущества в аренду, счета-фактуры.

В случае проведения переговоров командированным работником в гостинице — бланки строгой отчетности или чеки ККТ

Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров (в том числе на приобретение минеральной и питьевой воды, чая, кофе, соков, сахара, сливок, меда, джемов, печенья, пирожных, конфет и других кондитерских изделий, хлеба, галет, сыров, масла сливочного, икры, мясной и рыбной гастрономии, зелени, овощей, фруктов, одноразовой посуды и др.)

250 руб. на человека в день*

Договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки

Расходы на официальный прием (деловой завтрак, обед, ужин или иное аналогичное мероприятие), включая спиртные напитки**

1500 руб. на человека*

Договоры, наряд-заказы, счета-заказы, счета ресторанов (кафе или других заведений общественного питания), накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки

Сувенирная продукция с символикой ООО «Формат» (ручки, блокноты, календари, ежедневники, брелоки для ключей)

150 руб. на человека

Накладная на выдачу сувенирной продукции со склада, акт на списание

Расходы на услуги переводчиков, не состоящих в штате ООО «Формат» (при приеме иностранных делегаций)

3000 руб. в день

Договоры, счета, акты оказанных услуг, счета-фактуры, чеки ККТ

Расходы на организацию досуга

1300 руб. на человека*

Билеты на концерты, в театры, музеи, кинотеатры, договор с туристическим агентством на экскурсионное обслуживание, путевка, бланки строгой отчетности (чеки ККТ)

* Предельная сумма указанных расходов рассчитана на одного участника мероприятия, включая представителей принимающей стороны, переводчиков и сопровождающих лиц.

** Количество участников, представляющих ООО «Формат» на официальном приеме (деловом завтраке, обеде, ужине или ином аналогичном мероприятии), не должно превышать количества участников с приглашенной стороны.

Составил

Главный бухгалтер

Матросова

А.В. Матросова

Рисунок 5. Образец отчета о проведении официального приема

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

7 декабря 2009 года

Отчет

о проведении официального приема представителей

ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск) 2—3 декабря 2009 года

В соответствии с приказом генерального директора от 20.11.2009 № 42 в период с 2 по 3 декабря 2009 года проведен официальный прием и переговоры с представителями ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск), являющегося постоянным заказчиком компании.

Место проведения переговоров — помещение ООО «Формат» и ресторан гостиницы «Ленинградская» (г. Москва).

Цели официального приема:

— ознакомление представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат»;

— демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик, описание преимуществ новой модификации;

— проведение переговоров по условиям поставки станков (любой модификации) и при необходимости заключение соответствующего договора.

Участники:

— со стороны ЗАО «Каркас» (четыре человека): Ланской Ф.Р., генеральный директор, Митюкова Р.А., директор по развитию, Ратников Л.Д., главный инженер, и Лавренев С.Г., главный технолог.

— со стороны ООО «Формат» (четыре человека): Марсов А.П., генеральный директор, Колпакова И.М., коммерческий директор, Литовченко С.А., старший менеджер по сбыту, и Сатиков И.О., начальник отдела контроля качества.

Согласно утвержденной программе в рамках официального приема проведены следующие мероприятия:

— 2 декабря 2009 года — презентация станков новой модификации, производимых ООО «Формат», описание преимуществ по сравнению с предыдущими моделями. Демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик. Осмотр производственных линий и складских помещений. Ответы на вопросы партнеров;

— 3 декабря 2009 года — переговоры о приобретении ЗАО «Каркас» трех станков новой модификации. Обсуждение сроков изготовления и отправки станков в адрес ЗАО «Каркас», стоимости станков, порядка оплаты и доставки заказчику, условий гарантийного обслуживания. Подписание договора на поставку трех станков новой модификации.

В рамках досуговых мероприятий 2 декабря 2009 года для партнеров организовано посещение спектакля в театре «Современник».

Результаты официального приема:

1. Представителями ЗАО «Каркас» проявлена заинтересованность в приобретении станков новой модификации.

2. Подписан договор на поставку трех станков новой модификации.

3. После испытания станков новой модификации в работе и получения положительного заключения от технических специалистов ЗАО «Каркас» партнеры готовы частично обновить свое производственное оборудование и приобрести еще не менее 20 станков новой модификации.

4. Установлены партнерские отношения между представителями ЗАО «Каркас» и ООО «Формат».

Общая сумма расходов на проведение официального приема составила 19 518 (Девятнадцать тысяч пятьсот восемнадцать) руб., включая НДС, в том числе:

— расходы на транспортное обслуживание — 2950 руб.;

— расходы на буфетное обслуживание во время переговоров — 2200 руб.;

— оплата официального обеда в ресторане (на восемь персон) — 8968 руб.;

— приобретение четырех билетов на спектакль в театре «Современник» (только для гостей) — 4800 руб.

— стоимость сувенирной продукции, врученной партнерам, — 600 руб.

Коммерческий директор Колпакова И.М. Колпакова

труда за данный отчетный (налоговый) период. Основание — абзац 3 пункта 2 статьи 264 НК РФ. Причем для расчета предельной суммы, включаемой в расходы, учитываются не только начисления по тарифным ставкам, должностным окладам,

Рисунок 6. Образец расчета норматива и суммы представительских расходов, учитываемой в целях налогообложения прибыли

ООО «Орион»

Расчет норматива и суммы представительских расходов,

учитываемой при расчете налога на прибыль за 2009 год

Отчетный (налоговый) период

Общая сумма расходов на оплату труда, руб.

Норматив представительскихрасходов (предельная сумма, включаемая в расходы), руб. (гр. 2 х 4%)

Фактическая сумма представительскихрасходов (нарастающим итогом с начала года), руб.

Включено в прочие расходы, руб.

I квартал 2009 года

910 000

36 400

Полугодие 2009 года

1 720 000

68 800

130 000

68 800

9 месяцев 2009 года

2 610 000

104 400

130 000

104 400

2009 год

3 440 000

137 600

130 000

130 000

Составил

Старший бухгалтер по затратам

Костикова

О.Н. Костикова

Проверил

Главный бухгалтер

Малахов

С.К. Малахов

сдельным расценкам, но также и надбавки к ним, премии, отпускные и другие начисления стимулирующего или компенсирующего характера, стоимость коммунальных услуг, питания и продуктов, жилья, форменной одежды и обмундирования, бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с действующим законодательством РФ. Иными словами, в расчет норматива для отражения представительских расходов берутся все виды выплат в пользу работников, предусмотренные в статье 255 НК РФ.

Предельный размер представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, определяется нарастающим итогом с начала года до окончания соответствующего отчетного периода (п. 3 ст. 318 НК РФ). То есть он рассчитывается на конец I квартала, полугодия и девяти месяцев календарного года. Окончательная сумма, включаемая в расходы, определяется по завершении календарного года — на 31 декабря.

Если в отношении отдельных видов расходов в главе 25 НК РФ предусмотрены ограничения по размеру признаваемых расходов, то база для расчета предельной суммы таких расходов определяется нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 318 НК РФ)

Получается, что представительские расходы, осуществленные в I квартале и не признанные в данном периоде из-за превышения суммы норматива, могут быть полностью или частично включены в расходы по итогам полугодия, девяти месяцев или календарного года. При этом высока вероятность того, что к концу налогового периода (года) указанные расходы можно будет учесть в целях налогообложения в полном размере. Какие еще документы необходимо составить, чтобы отразить представительские расходы в налоговом учете?

Прежде всего отметим, что представлять уточненные декларации по налогу на прибыль за предыдущие периоды текущего года не нужно. Ведь налог исчисляется нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ).

Единственный документ, который следует дополнительно оформить, — это расчет предельной величины признаваемых представительских расходов. Такой расчет составляется по окончании каждого отчетного периода (I квартала, полугодия и девяти месяцев), в котором производились представительские расходы.

Итоговая сумма расходов, признаваемых за год, определяется в аналогичном расчете, составляемом по окончании календарного года. Образец расчета за год приведен на рис. 6 (с. 48).

Обратите внимание: сумма представительских расходов, не учтенных в одном календарном году (из-за превышения суммы норматива), на следующий год не переносится.

Пример

В апреле 2009 года ООО «Орион» принимало делегацию иностранных деловых партнеров. Общая сумма осуществленных представительских расходов равна 130 000 руб. (без учета НДС). Других представительских расходов у организации в 2009 году не было. Расходы компании на оплату труда составили:

  • за полугодие 2009 года — 1 720 000 руб.;
  • за девять месяцев — 2 610 000 руб.;
  • за 2009 год — 3 440 000 руб.

Предельная величина представительских расходов, которую ООО «Орион» вправе было учесть по окончании полугодия, — 68 800 руб. (1 720 000 руб. × 4%). Эту сумму организация включила в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль за полугодие 2009 года (рис. 6 на с. 48).

Норматив признаваемых представительских расходов за девять месяцев 2009 года составил 104 400 руб. (2 610 000 руб. × 4%). Значит, при расчете налога на прибыль за этот период организация дополнительно учла в расходах 35 600 руб. (104 400 руб. — 68 800 руб.).

По итогам 2009 года предельная величина представительских расходов составила 137 600 руб. (3 440 000 руб. × 4%). Поскольку фактические расходы не превысили указанной суммы, организация вправе признать в целях налогообложения всю сумму представительских расходов. В декабре 2009 года она дополнительно включила в прочие расходы оставшуюся сумму — 25 600 руб. (130 000 руб. — 68 800 руб. — 35 600 руб.)

Для чего осуществляется оформление представительских расходов

Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:

  • на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
  • оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
  • оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.

ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:

  • расходы являются именно представительскими (по ст. 264 НК РФ);
  • соответствующие расходы документально зафиксированы и обоснованны (данное требование установлено в п. 1 ст. 252 НК РФ).

Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.

Как оформить представительские расходы в 2018 году

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ любые затраты, которые планируется использовать в целях снижения налоговой базы, должны быть подтверждены документально. В положениях ст. 264 НК РФ, в которой ПР определяются как отдельная категория затрат, равно как и в иных федеральных нормативных актах, не установлены перечни документов, посредством которых можно утверждать соответствующие расходы.

Данные источники вместе с тем были рекомендованы Минфином и ФНС России — в нескольких ведомственных правовых актах, которые были изданы данными органами с разным интервалом в последние несколько лет.

Так, в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 Минфин рекомендовал налогоплательщикам подтверждать ПР посредством таких источников, как:

  • приказ о проведении представительского мероприятия;
  • смета фирмы по ПР;
  • отчет по ПР;
  • первичка, дополняющая отчет.

В письмах от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 и от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, изданных ведомством, было рекомендовано также применять в качестве источника, подтверждающего ПР, акт о соответствующих затратах.

В одном из последних писем, разъясняющих данный вопрос (от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288), Минфин высказал мнение о том, что ПР достаточно подтверждать только с помощью:

  • отчета;
  • первичных источников, подтверждающих корректность данных, приведенных в отчете.

В свою очередь, ФНС России также считает допустимым применять весьма узкий спектр источников при оформлении ПР (к такому выводу можно прийти, ознакомившись с письмом от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852), а именно:

  • первичные учетные документы (счета, договоры, акты);
  • любые другие виды первички, соответствующие критериям, зафиксированным в п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (одним из таких документов может быть тот же отчет).

Перечень подтверждающих документов

Как оформить представительские расходы с учетом вышеприведенных указаний финансового и налогового ведомств? Резюмируя изложенные в их письмах рекомендации, составим перечень источников, которыми наряду с первичной документацией, полученной от поставщиков, можно обосновать сумму ПР. Это:

  • приказ директора фирмы о проведении бизнес-мероприятия;
  • смета ПР;
  • отчет о расходах;
  • акт о списании ПР.

Узнать больше о перечисленных документах вы можете из статей:

  • «Cмета на представительские расходы — образец»;
  • «Составляем договор на представительские расходы — образец».

Кроме того, если фирма проводит деловые мероприятия регулярно, то основным документом для оформления ПР может быть внутрикорпоративное положение о представительских расходах. Оно будет локальным нормативным актом, регулирующим порядок учета соответствующих расходов и отражения сведений о них в различных документах.

Узнать больше об особенностях использования положения о ПР вы можете, ознакомившись со статьей «Составляем положение о представительских расходах — образец».

Многие фирмы, осуществляя учет ПР в рамках внутрикорпоративного управленческого учета, предпочитают использовать при оформлении данных расходов все типы перечисленных нами выше документов. Это может быть обусловлено установленными нормами управленческого учета, предполагающими как можно более детальное раскрытие сведений о ПР, осуществляемых ответственными сотрудниками предприятия.

Однако, исходя из последних рекомендаций Минфина России, такие расходы разрешено оформлять в учете, используя только:

  • отчет о бизнес-мероприятии;
  • первичку.

Рассмотрим особенности составления данных документов подробнее.

Требования к первичке

Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.

Их можно классифицировать на 2 основные категории:

  • контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
  • внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).

Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:

  • наименование;
  • дату составления документа;
  • название фирмы;
  • сведения об учитываемом хозяйственном факте;
  • сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
  • сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.

Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *