Порядок заверения документов

Копии для налоговой

Важно учитывать, что требования нового ГОСТ являются рекомендуемыми, о чем указано в 4 абз. раздела 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Правила заверения копий для налоговой отдельно описаны в письмах Минфина и ФНС:

  • Письмо ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 (про применение штрафов за непредставление или представление незаверенных копий документов)
  • Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»

Требования указанных писем частично противоречат положениям нового ГОСТ.

По действующим указаниям Минфина «Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

В то время как заверить копию по новому ГОСТу следует так, чтобы оттиск печати не заходил на подпись лица, заверившего копию.

При этом, письмо ФНС содержит отсылки к ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого с 1 июля 2018 будет применяться новый ГОСТ.

Поэтому до тех пор, пока не утверждены новые правила* заверения копий документов и их сшивов для налоговой, целесообразно руководствоваться действующими правилами из Письма Минфина и ФНС с учетом требований нового ГОСТ.

С 1 июля 2018 при заверении копий документов для налоговой следует также указать и место хранения подлинников.

*Для справки:
В настоящее время обсуждается проект новых правил заверения копии документов для налоговой.
В данном проекте отсутствует требование о проставлении печати на сшиве копий документов. Достаточным для заверения будет собственноручная подпись лица, удостоверившего подлинность документов и отметки о заверении. При этом требований о том, что в отметке о заверении должно содержаться указание места хранения оригиналов в проекте нет.

АКТУАЛЬНО

ОНЛАЙН КАССЫ:
Кто обязан применять онлайн кассу с 1 июля 2018?
Отсрочка онлайн касс до 1 июля 2019
Кто вправе не применять никакую ККТ?
Чек онлайн кассы и его обязательные реквизиты
Ответственность за неприменение онлайн кассы

читайте в статье Онлайн кассы с 1 июля 2018

Арбитражный суд Республики Бурятия

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

То есть:

  • ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
  • далее указывается должность лица, заверившего копию;
  • проставляется его личная подпись;
  • делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • указывается дата заверения;
  • проставляется печать.

Например:

Верно

Печать

Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С. Левченко

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Статья 77. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них
Комментарий к статье 77
Свидетельствование верности копий документов является одним из самых распространенных нотариальных действий. Несмотря на внешнюю простоту, данное действие имеет неоднозначное применение. Разнообразие обусловливается различными причинами.
1. Юридическая сила нотариально засвидетельствованной копии документа. Данный вопрос не урегулирован должным образом в законодательстве, является дискуссионным в науке и имеет противоречивую практику применения.
Обычной копией документа признается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы <1>. Возникает вопрос: чем обычная копия отличается от нотариально удостоверенной копии документа? Исходя из указанного выше определения у обычной копии документа нет юридической силы. Однако есть ли юридическая сила у нотариально удостоверенной копии и если есть, то какая?
———————————
<1> Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Действующее законодательство не определяет юридическую силу нотариально удостоверенной копии документа; нет этого определения и в проекте закона «О нотариате и нотариальной деятельности» <1>. В доктрине же нет единого мнения по этому поводу.
———————————
<1> Имеется в виду законопроект N 398234-6 «О нотариате и нотариальной деятельности и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Внесен в Государственную Думу Федерального Собрания РФ 2 декабря 2013 г.
С одной стороны, нотариально удостоверенная копия документа не имеет юридической силы оригинала. С другой стороны, она отличается от обычной копии документа, которая вообще не имеет никакой юридической силы.
Отсутствие законодательного урегулирования обусловило разнообразие и противоречие судебной практики по этому вопросу.
Первая позиция — нотариально удостоверенная копия документа имеет юридическую силу оригинала. Третий арбитражный апелляционный суд так прямо и постановил, что «нотариально удостоверенная копия документа обладает такой же юридической силой, что и подлинник документа» <1>. Верховный Суд РФ подтвердил подобный подход: «нотариально заверенная копия доверенности обладает юридической силой подлинника доверенности» <2>.
———————————
<1> Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. N 03АП-4596/12 (дело А33-8612/2012).
<2> Определение Верховного Суда РФ от 27 февраля 2017 г. N 304-КГ16-20906.
Вторая позиция судов сводится к рассмотрению нотариально удостоверенной копии документа в качестве надлежащим образом заверенной копии. Она базируется на положении ч. 8 ст. 75 АПК РФ, которая предусматривает возможность представления в арбитражный суд письменных доказательств как в подлиннике, так и в форме надлежащим образом заверенной копии. В определении ВАС РФ установлено, что «к надлежащим образом заверенным копиям документов относятся только те копии, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица, от которого исходит соответствующий документ» <1>, т.е. ВАС РФ, по сути, поставил знак равенства между удостоверенной нотариусом и заверенной иным лицом, например работодателем, копией документа. Если в подобном ракурсе рассматривать юридическую силу нотариального заверения копии документа, то, во-первых, ее статус снижен; во-вторых, не совсем ясно, что понимать под «надлежаще заверенными копиями документов» и как их соотносить с оригиналами.
———————————
<1> Определение ВАС РФ от 20 декабря 2010 г. N ВАС-14501/10 «О передаче дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации».
Позиция доктрины наилучшим образом может быть охарактеризована следующими словами: «Самое же лучшее средство доказывания, своеобразная «царица доказательств» — письменные нотариально удостоверенные доказательства». Современные авторы придерживаются похожей точки зрения <1>, каких-то новых предложений с тех времен не высказано.
———————————
<1> См., например: Грядов А.В. Доказательственная сила нотариального акта в праве России и Франции (сравнительно-правовое исследование). М., 2012.
Таким образом, в современной судебной практике и доктрине сформировалась внешне в целом сбалансированная позиция в отношении юридической силы нотариально удостоверенной копии документа как бесспорности ее доказательственной силы или ее безусловной достоверности. По сути дела, это «золотая середина» между двумя радикально противоположными взглядами: наличием юридической силы оригинала и отсутствием вообще всякой юридической силы у нотариально удостоверенной копии документа.
Такая позиция, на наш взгляд, не совсем правильна и требует переосмысления. Статус юридической силы нотариально удостоверенной копии документа должен быть определен на законодательном уровне, желательно в будущем федеральном законе «О нотариате и нотариальной деятельности».
2. Содержание нотариального действия. Совершение данного нотариального действия представляет собой свидетельствование нотариусом тождественности копии документа и его оригинала. Суть данного действия заключается именно в подтверждении нотариусом соответствия оригиналу копии документа.
Заявителем может выступать любое дееспособное лицо, в том числе не являющееся обладателем документа.
Настоящая статья специально определяет, что нотариус не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших документ лиц, верность копии которого он свидетельствует. Это обусловлено тем, что возможности проверить законность содержания документа у нотариуса в большинстве случаев нет. Исключение составляют документы, выданные самим нотариусом, законность которых он, естественно, может подтвердить. Например, при удостоверении договора, доверенности и прочих документов заявитель в большинстве случаев запрашивает нотариально удостоверенные копии этих документов. В таких случаях нотариус может подтвердить законность их содержания, дееспособность и полномочия подписавших.
При свидетельствовании верности копии документа совершается удостоверительная надпись. Форма такой удостоверительной надписи утверждена в Приказе Минюста России от 27 декабря 2016 г. N 313 (форма N 2.7).
3. Порядок совершения нотариального действия. Несмотря на наличие достаточно подробного регламента совершения этого нотариального действия, утвержденного ФНП в форме Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них <1> (далее — Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов), практика совершения этого действия разнообразна, неоднозначна, а нередко и противоречит закону. Самый распространенный случай неправомерных действий — неправомерный отказ в свидетельствовании верности копии.
———————————
<1> Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утвержденные решением Правления ФНП от 25 апреля 2016 г., протокол N 04/16.
Комментируемая статья не устанавливает специальных оснований для отказа в совершении именно этого действия, за исключением тех, которые предусмотрены для совершения любого иного нотариального действия. Такие общие основания для отказа предусмотрены, например, в ст. 45 «Требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия», а также ст. ст. 41 — 43 Основ. Среди таких оснований — наличие подчисток, приписок, зачеркнутых слов и неоговоренных исправлений, нарушение целостности документа. Так, Санкт-Петербургский городской суд признал обоснованным отказ нотариуса свидетельствовать верность копии трудовой книжки, в которой имелись неоговоренные технические ошибки <1>.
———————————
<1> Кассационное определение Санкт-Петербургского городского суда от 26 января 2011 г. N 984.
Таким образом, нотариус отказывает в удостоверении верности копии документа только при наличии общих оснований отказа в совершении нотариального действия (ст. ст. 41 — 43, 45 Основ). Иных специальных оснований для отказа закон не предусматривает.
Согласно п. 37 Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий при свидетельствовании «верности копий документов, исходящих от юридических лиц, нотариус проверяет наличие необходимых реквизитов на этих документах, в частности даты составления (принятия) документа, подписи (подписей) должностного лица (должностных лиц), печати».
4. Понятие документа. Важно иметь в виду, что нотариус свидетельствует верность копии именно документа, а не любого иного предмета. Понятие и признаки документа являются ключевыми вопросами в нотариальной практике применения комментируемой статьи.
Действующее законодательство не содержит однозначного определения документа, которое можно было бы универсально использовать при совершении нотариальных действий. В специальном законодательстве о нотариате такого определения нет вообще. Законопроект «О нотариате и нотариальной деятельности», к сожалению, также не содержит такого определения.
Понятие документа дается в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, согласно п. 4 которых под документом понимается «официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти». Во исполнение Правил многие органы государственной власти приняли соответствующие инструкции по делопроизводству. В Инструкции по делопроизводству Минюста России <1> детально урегулирован порядок оформления документов и их реквизиты. Сфера действия указанных Правил и Инструкции распространяется только на делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти, и, как следствие, данные акты могут применяться в нотариальной практике только по аналогии и в случае пробела общего и специального правового регулирования.
———————————
<1> Приказ Минюста России от 30 декабря 2011 г. N 460 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации».
Универсальное общее определение документа, которое может использоваться в любых сферах деятельности, в том числе в нотариальной практике, содержится только в ГОСТе, действующем с 1 июля 2017 г. (далее — ГОСТ «Требования к оформлению документации») <1>. Данный акт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления и создания.
———————————
<1> ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст (взамен ГОСТ Р 6.30-2003).
В нем перечислены примерные реквизиты документа, а именно: эмблема, наименование должности лица — автора документа, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления документа, подпись, печать и др. Перечень примерный и не обязательный. Наименование организации на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица. Может указываться полное или сокращенное наименование.
Кроме того, данный ГОСТ устанавливает примерный перечень документов: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки (п. 1). Перечень открытый. Расширенный перечень документов содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации 1993 г. (далее — Общероссийский классификатор управленческой документации) <1>.
———————————
<1> Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), утв. Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299.
Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов конкретизируют требования к документу и устанавливают важный отличительный критерий документа, используемый только в нотариальной деятельности, а именно необходимость наличия в нем сведений об авторе, позволяющих его идентифицировать (п. 1.4), т.е. в случае отсутствия информации об авторе нотариус должен отказать в свидетельствовании верности копии документа. Данное правило имеет исключение. Оно касается тех документов, которые не имеют автора, но их форма утверждена законом. В таких случаях нотариус свидетельствует верность копии. Пример — удостоверение верности копии страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования. Таким образом, наличие сведений об авторе является по общему правилу отличительным признаком документа, верность копии которого удостоверяет нотариус.
Кроме того, документ должен содержать информацию, имеющую юридическое значение. Этот критерий позволяет отграничивать документ от печатной продукции, например нотариус не может свидетельствовать верность копии с научной статьи, книги, листовки и пр.
Таким образом, при установлении нотариусом признаков документа нужно руководствоваться следующими критериями: во-первых, наличие документа в указанных выше перечнях ГОСТ «Требования к оформлению документа» и Общероссийского классификатора управленческой документации; во-вторых, наличие по общему правилу сведений об авторе документа; в-третьих, содержание документа, в котором должны излагаться юридически значимые факты.
В отличие от прежней редакции в действующей редакции комментируемой статьи говорится о документах, выдаваемых не только юридическими, но и физическими лицами. Наличия удостоверенной нотариусом подлинности подписи физического лица на таком документе теперь не требуется. Определить, какой документ физического лица может принять нотариус для удостоверения верности его копии, позволяют два критерия: во-первых, наличие в документе сведений о его авторе; во-вторых, содержание документа, в котором должны содержаться юридически значимые факты. Примерами таких документов, подписываемых физическими лицами, являются договоры, расписки и пр.
5. Свидетельствование верности копий отдельных документов. На практике часто возникают затруднения со свидетельствованием верности копий таких документов, как трудовая книжка, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, нормативные правовые акты и др. Такие разночтения объясняются применением устаревшего и недействующего законодательства.
Наиболее распространенный случай таких неправомерных действий — отказ в свидетельствовании верности копии трудовой книжки или паспорта. Эти стереотипы обусловлены применением в течение долгого периода нормы, запрещающей «свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, комсомольского, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений» (п. 3 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»), отмененной только в 2003 г. Для изменения существующих стереотипов ФНП даже издала специальные разъяснения <1>, где говорится о недопустимости необоснованных отказов нотариусов в этих случаях.
———————————
<1> Письмо ФНП от 14 мая 2015 г. N 1327/03-16-3 «О свидетельствовании верности копии паспорта гражданина Российской Федерации».
Таким образом, как паспорт, так и трудовая книжка обладают всеми признаками документа, верность копии которого удостоверяется нотариусом.
Широкое распространение имеет необоснованный отказ нотариуса в свидетельствовании верности копии страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования. Наиболее часто такой отказ объясняется либо отсутствием бумажного носителя у свидетельства, либо отсутствием подписи выдавшего свидетельство должностного лица.
Указанные аргументы необоснованны по следующим причинам. Во-первых, законодательство не устанавливает требования к документу в части необходимости его изготовления на бумажном носителе. Более того, в Методических рекомендациях по свидетельствованию верности копий документов указано только о материальном носителе, на котором должен быть изготовлен документ (п. 1.2). Федеральная нотариальная палата специально обратила внимание на то, что «нотариус не вправе отказать в свидетельствовании верности копии документа на том основании, что ему представлен ламинированный документ, если такой способ защиты документа предусмотрен законодательством» <1>. Поэтому пластик, на котором в определенный период изготавливались страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования, несомненно, является материальным носителем и не может являться причиной для отказа в совершении комментируемого нотариального действия. Во-вторых, авторство не является обязательным признаком документа в данном случае. Форма страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 г. N 2п «Об утверждении форм документов, используемых для регистрации граждан в системе обязательного пенсионного страхования, и инструкции по их заполнению» и не содержит такого обязательного реквизита, как лицо, выдавшее свидетельство. Поэтому отсутствие сведений об авторе также не может являться причиной отказа нотариуса в совершении этого нотариального действия.
———————————
<1> См.: письмо ФНП от 7 февраля 2013 г. N 217/06-12 «О внесении изменений в Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них».
Федеральная нотариальная палата была вынуждена акцентировать внимание на недопустимости необоснованного отказа нотариусов в свидетельствовании верности копии страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, что может привести к нарушению прав граждан на обязательное пенсионное обеспечение <1>.
———————————
<1> См.: письмо ФНП от 20 ноября 2012 г. N 2449/06-12.
6. Оплата услуг правового и технического характера. Копия документа может быть произведена как нотариусом самостоятельно, так и заявителем. Нотариус не может навязывать заявителю услуги технического или правового характера при совершении этого нотариального действия. Как отметил Конституционный Суд РФ, «лицо, обратившееся к нотариусу, не связано необходимостью получения от нотариуса — помимо нотариальных действий — дополнительно услуг правового или технического характера. Получение этих услуг для лица, обратившегося к нотариусу, носит исключительно добровольный характер: при его несогласии с формой, структурой, размерами оплаты этих услуг и прочими условиями такие услуги не оказываются, а их навязывание нотариусом недопустимо. Лицо, обратившееся к нотариусу, вправе при необходимости самостоятельно осуществлять соответствующие действия» <1>.
———————————
<1> Определение Конституционного Суда РФ от 1 марта 2011 г. N 272-О-О «Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы гражданки Чераневой Антонины Афанасьевны на нарушение ее конституционных прав абзацем третьим части первой статьи 15 и частью первой статьи 23 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате».
Нотариальное действие в комментируемом случае — это подтверждение соответствия копии документа ее оригиналу. Если копия произведена нотариусом, то взимается плата только за услуги технического характера, а именно за производство копии документа, его сшивание, стоимость материалов и пр.
Возникает дополнительный вопрос: оказывает ли нотариус услуги правового характера при совершении этого нотариального действия и, соответственно, может ли взимать плату за это? С учетом того, что нотариус не подтверждает законность содержания документа, единственной сферой правового исследования в этой области может быть анализ нотариусом представленного предмета на наличие в нем установленных законодательством признаков, характерных именно для документа, т.е. в данном случае правовая работа сводится к применению нотариусом действующего ГОСТ «Требования к оформлению документов». По мнению ФНП, нотариус не вправе взимать отдельную плату за правовую работу в данном случае, а действия, связанные с правовым анализом документов, представляемых для свидетельствования верности копий, относящиеся к обязанностям нотариуса при совершении данного нотариального действия, оплачиваются за счет нотариального тарифа за соответствующее нотариальное действие <1>.
———————————
<1> Письмо ФНП от 10 июля 2008 г. N 1027/06-07 «О взимании платы за свидетельствование верности копий документов».
Судебная практика неоднозначна по этому поводу. Например, Судебная коллегия по гражданским делам Свердловского областного суда постановила, что заявители, «обращающиеся за совершением нотариального действия со своим проектом документа, не могут освобождаться от услуг правового и технического характера, поскольку взимается стоимость за услуги ПТХ в целом, а не за проект и техническую работу. Освобождение граждан от оплаты услуг правового и технического характера будет являться неисполнением Методических рекомендаций, утвержденных ФНП, и решения Правления НПСО, что повлечет применение мер дисциплинарного взыскания согласно Кодексу профессиональной этики» <1>.
———————————
<1> Апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Свердловского областного суда от 16 сентября 2016 г. по делу N 33-16636/2016.
Рассматривая жалобу на отказ нотариуса свидетельствовать верность копии документов, если не оплачены услуги правового и технического характера, Московский городской суд постановил: «Учитывая тот факт, что документы, представляемые для совершения нотариального действия, должны соответствовать требованиям закона, а нотариус должен осуществить действия по правовой экспертизе документа, суд первой инстанции пришел к правомерному выводу, что нотариус имела право требовать оплаты за оказание услуг правового и технического характера за осуществление действий по правовой экспертизе документов» <1>.
———————————
<1> Апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда от 20 июня 2012 г. N 11-7863/11.
При определении нотариального тарифа следует также учитывать, установлена ли законодательством обязательная нотариальная форма. Если законом предусмотрено обязательное нотариальное свидетельствование копии документа, то нотариальный тариф исчисляется в соответствии с абз. 3 ст. 22 Основ, а если обязательная нотариальная форма не предусмотрена, то применяется ст. 22.1 Основ <1>.
———————————
<1> Письмо ФНП от 14 июля 2008 г. N 1032/06-07 «О размере нотариального тарифа за свидетельствование верности копий документов, для которых законодательством Российской Федерации предусмотрена обязательная нотариальная форма».
Таким образом, взимание платы за услуги правового характера при совершении комментируемого действия не осуществляется, а плата за оказание услуг технического характера взимается только в случае производства копии документа с помощью средств нотариуса.
7. Обязательное нотариальное свидетельствование верности копии. Законодательство предусматривает обязательность предоставления нотариально удостоверенной копии документа в определенных случаях. Такой порядок установлен, например, в ст. 38 Федерального закона от 22 февраля 2014 г. N 20-ФЗ «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации», в ст. 35 Федерального закона от 10 января 2003 г. N 19-ФЗ «О выборах Президента Российской Федерации» (нотариально засвидетельствованная копия документа, подтверждающего факт внесения записи о политической партии в ЕГРЮЛ), в ст. 10 Федерального закона от 16 июля 1998 г. N 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» (нотариально засвидетельствованная копия договора об ипотеке), в ч. 5 ст. 32 Федерального закона от 26 июля 2006 г. N 135-ФЗ «О защите конкуренции» (нотариально заверенные копии учредительных документов), в п. 4 ст. 22.2 Федерального закона от 26 октября 2002 г. N 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» (засвидетельствованная в нотариальном порядке копия свидетельства о государственной регистрации некоммерческой организации) и т.д.

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органеподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензииподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта… утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8.

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копиистатьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1:

  • <или>главой местной администрации;
  • <или>специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан»Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009.

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характерп. 1 ГОСТ Р 6.30-2003.

ВЫВОД

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.)п. 1 Указа № 9779-Х. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизитыч. 4 п. 1 Указа № 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 № А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 № А65-8702/2005-СГ3-33.

Реквизит Чем предусмотрен Примечания
1 Заверительная надпись Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна»
2 Должность лица, заверившего копию Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Руководительп. 1 ст. 91, п. 3 ст. 103 ГК РФ; п. 1 ст. 40 Закона об ООО; п. 1 ст. 69 Закона об АО или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работникПостановления ФАС МО от 25.07.2011 № КА-А40/7012-11; ФАС ДВО от 02.02.2011 № Ф03-10026/2010 заверяющей организации, главное — закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документооборотеПостановление ФАС ЦО от 17.05.2006 № А14-22577/2005/995/24 или в доверенности
3 Подпись лица, заверившего копию Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
4 Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) ГОСТ Р 6.30-2003 Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускаетсяПостановление ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05. Тем не менее подпись лучше расшифровать — это давно уже стало правилом делового оборота
5 Печать Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров)
6 Отметка о том, что подлинный документ находится в организации Указ № 9779-X Организация может заверять:

  • <или>копии собственных документов;
  • <или>копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организацииПостановления ФАС УО от 24.03.2010 № Ф09-1820/10-С4; ФАС ВСО от 05.03.2007 № А19-13975/06-Ф02-104/07

Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии

7 Дата выдачи (заверения) Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутствиюПостановления ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05; ФАС СЗО от 28.09.2011 № А56-69287/2010; Семнадцатого ААС от 16.06.2009 № 17АП-4337/2009-АК
Указание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.

Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»

Руководитель кадровой службы И.А. Иванова
М. П.

3 ноября 2011 г.

СОВЕТ

При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принятьп. 3 Указа № 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 № А62-47/2009.

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

  • <или>отдельно заверить каждый лист копии;
  • <или>прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения — по закону печать для них не обязательнаПостановление ФАС ДВО от 12.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 № 28-10/15239.

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверкистатьи 93, 93.1 НК РФ, то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитовприложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@:

  • заверительную надпись;
  • подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
  • печать организации.

Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередкип. 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691. В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *