Порядок оформления путевого листа

Общий порядок ведения журнала учета путевых листов

Распределение диспетчером путевых листов между водителями происходит только на один день (смену). Исключением могут быть длительные командировки – в таком случае путевой лист выписывается на все время пути.

При обращении с путевыми листами нужно принимать во внимание следующие правила:

  • бухгалтерия должна хранить путевой лист не меньше 5 лет;
  • вносить изменения и коррективы в путевой лист по тому или иному показателю (например, расходу бензина) нежелательно, однако, если такая необходимость существует, исправление необходимо закрепить подписями двух ответственных лиц (скажем, водителя и механика);
  • для списания бухгалтерией ГСМ необходимо, чтобы к листу были приложены квитанции об оплате топлива;
  • если водитель использует в интересах организации свое личное транспортное средство, эта информация также должна быть отражена в путевом листе для получения водителем последующей компенсации.

Путевой лист является для бухгалтерии главным документом, удостоверяющим правомерность расходов водителя. Если какая-либо из граф окажется незаполненной, затраты могут быть признаны неподтвержденными.

Реквизиты и сведения в путевых листах

Какие сведения должны быть в путевом листе? Конечно же, название выдавшей его компании, штамп и печать. На путевом листе должны быть указаны дата выдачи документа и порядковый номер, присвоенный выдавшим его предприятием.

Важно, чтобы содержалась информация о самом автомобиле – марка и регистрационный номер. Графа «Лицензионная карточка» заполняется только в случае, когда осуществляются перевозки грузов, требующие лицензии.

Если же автомобиль используется, например, для поездок крупного менеджера компании, в этой графе ставится прочерк.

Вся эта информация содержится на лицевой части документа. На оборотной же стороне прописываются индивидуальные сведения о конкретной поездке.

Указываются следующие параметры маршрута:

  • время отправления и возвращения автомобиля,
  • пункт назначения по маршруту,
  • общий километраж.

Также путевой лист может содержать графу «Код заказчика», которая заполняется, если транспортное средство работает по заказу.

Расчет заработной платы по окладу представляет собой достаточно сложную операцию. При проведении исчислений очень важно не допускать математических ошибок, которые могут повлиять на правильность и полноту финансовых расчетов с работниками предприятия.

Обязанность расчета компенсации за задержку заработной платы закреплена в Трудовом кодексе РФ. В организации вправе установить свой размер компенсаций трудовому коллективу в подобных случаях, цифра указывается в договоре. Подробности читайте .

На основе этих показателей не только погашается стоимость бензина, но и рассчитывается заработная плата водителя.

Есть в документе и специальный блок для бухгалтеров, который называется «Результат работы автомобиля за смену». Здесь рассчитать заработную плату можно одним из двух способов: по повременной системе (соответствующая графа «за часы, руб., коп.) и по сдельной системе (соответствующая графа «за километраж, руб., коп.). Лист должен быть заверен подписью бухгалтера.

Отражение сведений о здоровье водителя

Если организация осуществляет перевозку людей, на водителя ложится огромная ответственность за их безопасность.

Именно поэтому согласно Федеральному закону России каждый водитель должен регулярно проходить медицинские освидетельствования до отправки в поездку и по возвращении из нее. Естественно, эта информация должна отражаться и в путевом листе.

Подтверждением нормального состояния водителя является штамп, содержащий точное время и дату прохождения осмотра, а также подпись с фамилией и инициалами ответственного медицинского работника. Естественно, никакой штамп не будет проставлен, если водитель себя плохо чувствует или находится в состоянии алкогольного опьянения.

Медицинские осмотры до отправки в рейс имеют право осуществлять лишь лицензированные учреждения и специалисты.

Отсутствие предварительного осмотра водителя является административным правонарушением и может квалифицироваться как пренебрежение охраной труда. На организацию в таком случае налагается штраф в размере от одной до пяти тысяч рублей.

Учет путевых листов в организации

Хотя обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Минтранса № 152 от 18.09.2008, изложены четко и ясно, тем не менее у бухгалтеров периодически возникают вопросы и спорные моменты по учету путевых листов в организации.

Больше всего споров возникает относительно сроков путевого листа. Как говорилось выше, путевой лист выдается на сутки, за исключением случаев, связанных с командировками. Но как быть с путевыми листами, если водитель отправляется в поездку длительностью в несколько недель? Ведь затраты на топливо отражаются в бухгалтерском балансе ежемесячно на основе сведений путевых листов.

Министерство финансов России дает следующее пояснение: можно выписывать путевой лист на любой срок, но лишь в том случае, если он будет справедливо отражать расходы на ГСМ и учитывать рабочее время. Для государственных органов это также важно, учитывая, что на основе этой информации формируется сумма налога на прибыль транспортных организаций.

В путевом листе обязательно должны фиксироваться также показания спидометра. Эти данные необходимы при определении оптимального количества горюче-смазочных материалов.

Естественно, в путевом листе данные спидометра на начало рабочей смены должны сходиться с показателями на окончание предыдущей смены – таким образом можно удостовериться, что транспортное средство не используется во внерабочее время для личных нужд.

Учет движения путевых листов в электронном виде

Учет движения путевых листов в электронном виде автоматизирует труд и экономит время бухгалтеров. Как правило, он используется на крупных транспортных предприятиях, где отследить наличие и обеспечить хранение каждого листа не представляется возможным.

Существует широкий выбор программ для бухгалтерии, осуществляющих транспортный учет. Одной из самых оптимальных считается система «Путевые листы».

«Путевые листы» – это целый программный комплекс, позволяющий вести деятельность от лица того или иного работника транспортной организации.

Есть несколько режимов:

  • режим диспетчера АТП,
  • режим механика,
  • режим инженера по техническому обеспечению,
  • режим бухгалтерского расчета бензина,
  • режим расчета стоимости работы автомобиля.

Конечно, полезнее всего эта программа для бухгалтера, поскольку именно он несет ответственность за хранение и ведение журнала учета путевых листов (корректность он подкрепляет собственной подписью). Однако и другие режимы приносят предприятию огромную пользу.

Обращение представителей бизнеса за услугами кадрового делопроизводства к аутсорсинговым компаниям приобретает все большую популярность. Это объясняется желанием получить профессиональную помощь, сократить затраты на его ведение и сформировать в компании систему эффективного управления персоналом.

Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений и правил ведения кадрового учета, регулирует Трудовой Кодекс РФ. О правильном ведении кадрового учета можно узнать из этой статьи.

Например, режим расчета стоимости работы автомобиля позволяет компании эффективно формировать автопарк и оптимизировать расходы на содержание служебных автомобилей. А режим для инженера позволяет отражать в программе актуальную информацию о техническом состоянии автомобиля и производить расчеты стоимости регулярных техосмотров.

Учитывая установившиеся высокие цены на топливо, журнал учета путевых листов является важнейшим документом любой организации. Особенно это актуально для компаний, чья основная деятельность как раз и заключается в транспортных перевозках.

Путевые листы им позволяют не только правильно оценивать стоимость затраченного горючего, но и формировать обоснованную отчетность перед государством для расчета налога на прибыль.

Организация сама определяет перечень необходимых реквизитов в путевых листах

В путевом листе |*| обязательна следующая информация:

– период действия путевого листа;

– наименование (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) перевозчика (штамп (печать) перевозчика);

– марка и регистрационный знак автомобиля;

– данные о водителе;

– отметки о прохождении водителем медицинского осмотра;

– отметки о техническом состоянии автомобиля;

– данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля, данные о движении топливно-смазочных материалов;

– отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля;

– иные отметки уполномоченных лиц перевозчика, оформляющих путевой лист.

* Информация о том, что использование служебных легковых автомобилей должно быть оформлено путевым листом, доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Такие требования содержат п. 4 Инструкции о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138 (далее – Инструкция № 138), и п. 3 Инструкции о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 29.03.2012 № 25 (далее – Инструкция № 25).

Отметим, что в контрольных и иных целях для самой организации может быть необходимо наличие иных реквизитов, которые содержат формы путевых листов. Требования по указанию таких реквизитов организация определяет самостоятельно.

Периодичность выписки путевого листа установлена не для всех видов транспорта

Путевой лист при выполнении автомобильных перевозок грузов оформляют водителю на 1 рабочий день. Обязательным условием выдачи очередного путевого листа является сдача путевого листа за предыдущий день работы (п. 5 Инструкции № 138). Исключение из этого правила – выполнение междугородных и международных перевозок сроком более суток. В таких ситуациях путевой лист выдается на более длительный срок.

Аналогичный порядок установлен законодательством по выписке путевых листов автобусов: путевые листы автобуса оформляют на 1 рабочий день при условии сдачи путевых листов за предыдущий день работы (п. 5 Инструкции № 25). На более длительный срок путевые листы автобуса оформляют в случае выполнения междугородных и международных автомобильных перевозок пассажиров сроком более суток.

А вот периодичность оформления путевых листов для легковых автомобилей не установлена. Организация самостоятельно принимает решение по этому вопросу. Целесообразно, чтобы период оформления путевого листа легкового автомобиля не превышал календарный месяц. На основании данных такого путевого листа будут:

– сниматься остатки топлива;

– отражаться операции по списанию топлива в бухгалтерском учете;

– приниматься решения о пережоге или экономии топлива и т.п.

В организации может быть принято решение об иной (не месячной) периодичности оформления путевого листа легкового автомобиля. На это влияют следующие факторы:

– количество и порядок смены водителей, работающих на автомобиле;

– наличие одного или нескольких заказчиков, которых обслуживает автомобиль, и др.

При принятии решения об оформлении одного путевого листа на работу легкового автомобиля в течение длительного времени в случае, когда автомобилем управляют несколько лиц, организация должна учитывать разнообразные факторы. В частности, необходимо соблюдать принцип материальной ответственности. Известно, что путевой лист является документом, в котором отражаются различные сведения: от технического состояния автомобиля до отметки лица, ответственного за эксплуатацию автомобиля и сдачу его в целостности и сохранности. В нем отражаются данные о движении ГСМ, материально ответственными за которые являются водители. При выявлении недостачи необходимо решить, кого из управлявших автомобилем водителей привлекать к возмещению ущерба. Тут важно, какой вид материальной ответственности применяется: индивидуальная либо коллективная. Порядок решения подобных вопросов напрямую связан с порядком оформления путевого листа. Организация самостоятельно определяет, выписывается ли отдельный путевой лист на поездки каждого водителя либо оформляется один путевой лист на работу транспортного средства, которым управляют несколько водителей.

Детализация маршрута следования легкового автомобиля

При использовании легкового автомобиля в пределах города в путевом листе в разделе «Выполнение задания» допускается делать запись: «По городу» с указанием суммарного пробега по городу в километрах (п. 6 Инструкции № 25).

Такое право есть у всех организаций, эксплуатирующих легковые автомобили. Но это право.

Организация может принять решение о необходимости более подробного заполнения в путевом листе маршрута следования автомобиля. Это позволит решить следующие задачи:

– усиление внутреннего контроля за использованием топливных ресурсов организации;

– контроль за использованием рабочего времени водителей.

Путевые листы не относятся к первичным учетным документам

Путевые листы не являются бланками строгой отчетности, а кроме того, не относятся к первичным учетным документам |*|. Путевые листы – это транспортные документы, применяемые для оформления работы автомобильного транспорта. В то же время определенная информация, указанная в путевых листах, используется при составлении первичных документов. Так, основанием для списания ГСМ на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период (п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133). Указанные ведомости или карточки принимают к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами. На ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет ГСМ, делает соответствующую отметку о сверке записей в них с путевыми листами.

* Особенности заполнения первичных учетных документов доступны для подписчиков электронного «ГБ»

Как внести исправление в путевой лист

В инструкциях № 138 и № 25 порядок внесения исправлений в путевые листы не оговорен. При этом в них нет и запрета на внесение таких исправлений. Как видим, законодательство не запрещает вносить исправления в путевые листы, однако требований по их содержанию не устанавливает.

Полагаем, что порядок внесения исправлений в путевые листы организации должны установить самостоятельно. За основу советуем взять правила внесения исправлений в бланки строгой отчетности, которые изложены в п. 4 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196. Исправить ошибки следует методами, которые позволяют установить:

– дату исправления;

– основание исправления;

– лицо, его осуществившее.

Ошибочные записи следует зачеркнуть тонкой чертой, над зачеркнутым текстом расположить правильную запись таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Лицо, осуществившее исправление, производит оговорку «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.

Срок хранения путевых листов

После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля, срок хранения путевых листов и приложений к ним, а также журналов учета путевых листов составляет 3 года (позиции 1142, 1143 гл. 47 «Транспортное обслуживание» Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Ответственность за неправильное заполнение путевых листов

Специальные нормы, предусматривающие ответственность за неправильное (неполное) заполнение путевых листов, законодательством не установлены. При этом нарушение порядка заполнения путевых листов может стать основанием для применения к организации мер ответственности по иным основаниям.

Пример 1. Отсутствие данных о движении ГСМ

В путевом листе не указаны данные о движении ГСМ. Такое нарушение в оформлении путевых листов может повлечь вывод о необоснованности составления первичных учетных документов об израсходованном топливе. Как следствие, будет сделан вывод о неправомерном включении стоимости топлива в состав затрат в бухгалтерском и налоговом учете.

Пример 2. Отсутствие данных о выполняемой транспортной работе

В путевом листе отсутствуют данные о выполняемой транспортной работе. Это может повлечь вывод о фактическом использовании автомобиля |*| не для нужд организации, а в личных целях работника. Следствие – необходимость исчисления подоходного налога с сумм дохода работника.

Могут возникнуть претензии к соблюдению лицензионных требований (в случае, когда речь идет о лицензируемом виде транспортной деятельности), а также претензии со стороны контролирующих органов по поводу перевозки грузов на основании недостоверных документов и т.д.

* Особенности возмещения расходов по эксплуатации личного автомобиля в служебных целях доступны для подписчиков электронного «ГБ»

Споры о том, является ли путевой лист документом, подтверждающим расход топлива, ведутся достаточно давно.

В комментируемом Определении ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13 коллегия судей отказалась передавать данное дело на рассмотрение в Президиум ВАС, тем самым оставив в силе Постановление ФАС ПО от 21.05.2013 № А55-23291/2012, принятое не в пользу налогоплательщика.

Отметим, что предметом спора стал отказ налогового органа принять в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль стоимость горюче-смазочных материалов, поскольку в путевых листах отсутствовало подробное описание мест следования автомобиля.

Напомним, что согласно п. 1 ст. 247 НК РФ объектом обложения налогом на прибыль организаций признается, соответственно, прибыль, полученная налогоплательщиком. Причем прибылью признаются доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов. Расходы, в свою очередь, должны быть обоснованны и документально подтверждены, а также направлены на получение дохода – это следует из ч. 1 ст. 252 НК РФ.

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ относит расходы налогоплательщика на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного транспорта и иных его видов), расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на горюче-смазочные материалы, является путевой лист, унифицированная форма (форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля») которого была утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Так как с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения, организации должны утвердить в учетной политике самостоятельно разработанные формы, в которых должны содержаться следующие обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ):

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме того, следует учитывать, что Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Согласно п. 3 разд. 2 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер;

2) сведения о сроке действия;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

Поясним, что сведения о транспортном средстве включают в себя (п. 6 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):

1) тип и модель транспортного средства (если грузовой автомобиль используется с прицепом или полуприцепом – модель прицепа, полуприцепа);

2) государственный регистрационный знак;

3) показания одометра (количество полных километров пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и при его заезде в гараж (депо);

4) дату и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

В то же время при заполнении путевого листа нельзя забывать о разделе, отражающем информацию о маршруте следования автомобиля, несмотря на то что из Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов следует, что маршрут следования не является обязательным реквизитом путевого листа.

В Письме Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 говорится, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса РФ № 152, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Кроме того, в Письме УФНС по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308 отмечено, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, введенные в действие Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Согласно Письму Минфина РФ от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании было возможно судить об обоснованности произведенного расхода. В письме указано, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не говорит о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Другими словами, если путевой лист не содержит в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, то названный факт не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Данный вывод налоговиков подтверждается и судебной практикой. Так, в Постановлении ФАС ЗСО от 04.05.2012 № А27-10606/2011 суд установил, что представленные организацией путевые листы не содержат информацию о конкретном маршруте следования, показания спидометра транспортного средства на начало и окончание рабочего дня. Транспортные средства использовались работниками вне рабочего времени. При этом указано, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками организации в служебных целях, обоснованности расходов организации по горюче-смазочным материалам. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

В Постановлении ФАС СЗО от 28.03.2011 № А66-2808/2010 отмечено, что основанием для списания горюче-смазочных материалов является надлежащим образом оформленный путевой лист. Путевые листы также подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.

Однако относительно документального подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы имеется и другая арбитражная практика. Но следует учитывать, что налоговые органы при проверках обязаны учитывать сложившуюся арбитражную практику и особенно решения ВАС. Таким образом, теперь при проверках налоговые органы будут исключать из состава расходов затраты на горюче-смазочные материалы в случае предоставления на проверку путевых листов без подробного заполнения маршрута следования автомобиля.

В Постановлении ФАС СКО от 14.05.2012 № А25-1314/2011 суд опроверг мнение налогового органа о том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования служебного автомобиля не позволяет говорить об использовании автомобиля в служебных целях сотрудниками организации. Путевой лист, в котором отсутствует информация о маршруте следования автомобиля и почтового адреса пункта назначения, не подтверждает расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. При этом в обоснование своего вывода суд указал, что в представленных организацией путевых листах имеются все обязательные реквизиты (номер, дата путевого листа, наименование организации, марка автомобиля, государственный знак, отметки о его технической исправности, фамилия и инициалы водителя, задание водителю, в том числе подразделение (лицо), в распоряжение которого выделен автомобиль, адрес подачи с наименованием пункта по району, время выезда, время возвращения время простоев, отметка о сдаче автомобиля, наименование и количество используемого топлива, показания спидометра, указаны населенные пункты района, куда заезжал автомобиль, конечным пунктом является пункт, в котором осуществлялась подача автомобиля и совершен выезд, подведены результаты работы автомобиля за смену, имеются подписи). Получается, что данные сведения подтверждают использование автомобиля в производственных целях и количество израсходованного горючего. Отмечено, что доказательства обратного инспекция не представила.

В Постановлении ФАС ВСО от 01.02.2011 № А33-13602/2008 рассмотрена следующая ситуация. По мнению ИФНС, путевые листы, не содержащие информации о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и ее адреса, не позволяют судить о факте использования автомобиля в служебных целях и не могут являться подтверждением расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. Однако суд пришел к выводу, что позиция ИФНС неправомерна в связи с отсутствием легального нормативного определения понятий «место отправления» и «место назначения» и что в силу ст. 3 НК РФ довод ИФНС о документальном неподтверждении расходов по приобретению горюче-смазочных материалов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, подлежит отклонению.

В Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.08.2010 № 09АП-15769/2010-АК судом отмечено, что помимо путевых листов расходы на горюче-смазочные материалы подтверждаются авансовыми отчетами и кассовыми чеками, то есть отражение пути следования автомобиля, а также адрес в маршруте не являются обязательными реквизитами путевых листов, в связи с чем у инспекции отсутствовали основания для отказа в принятии спорных расходов.

А в Постановлении ФАС ПО от 14.05.2008 № А06-1544/07-13 и вовсе указано, что наличие путевого листа необязательно. Иными словами, утверждение налогового органа, что для включения в расходы сумм, затраченных на покупку горюче-смазочных материалов для арендованного транспорта, необходимо наличие путевых листов, не основано на законе и правомерно признано несостоятельным. При этом отмечено, что действующее налоговое законодательство не предусматривает наличие путевых листов в качестве обязательного условия для включения в расходы затрат на покупку горюче-смазочных материалов. Понесенные расходы подтверждены налогоплательщиком первичными документами (кассовыми чеками, в которых отражено наименование товара, его количество и цена).

Несмотря на рассмотренную нами практику, считаем, что реквизиты «место отправления», «место назначения» в путевом листе должны присутствовать. Кроме того, согласно разъяснениям Росстата, изложенным в Письме от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257, в части описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, делается запись по всем пунктам следования автомобиля. Это связано с тем, что информация о месте отправления и месте назначения в путевом листе должна указывать на производственный характер использования автомобиля.

Напомним: конкретных рекомендаций о том, что должно содержаться в графах «место отправления», «место назначения», ни один нормативно-правовой акт не содержит. Указание конкретного адреса тоже не является обязательным, но наличие такой информации сможет уберечь организацию от возможных претензий со стороны налоговых органов.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *