Положение об архиве

Охрана Труда

Положение об архиве

  1. 1. Общие положения архива

1.1. Архив является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

1.2. Архив создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

1.3. Архив подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. Руководство архива:

1.4.1.Архив возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

1.4.2.Заведующий архивом имеет ____ заместителя (ей).

1.4.3.Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) заведующим архивом.

1.4.4.Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в архиве, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

  1. 2. Структура архива

2.1. Состав и штатную численность архива утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего архивом и по согласованию с

(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

2.2. В состав отдела входят

(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)

2.3. Заведующий архивом распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

2.4. …

  1. 3. Задачи и функции подразделения

№ п/п

Задачи

Функции

Прием документов на хранение.

Прием, регистрация, учет, систематизация документов структурных подразделений, обработанных в соответствии с установленными требованиями.

Работа по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, каталогов, обзоров, справок, пр.).

Оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списков фондов, листов фондов

Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

Поиск необходимых документов.

Организация использования документов:

— информирование работников о составе и содержании документов архива;

— выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

Инструктирование работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

Работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

Составление описей дел для передачи документов в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Контроль за соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Работа по восстановлению документов.

Учет документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

Составление установленной отчетности.

Проверка правильности учета и хранения бланков строгой отчетности.

Методическое руководство работой служб делопроизводства.

Разработка положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Работа по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Разработка и согласование с Государственным архивом Украины графиков представления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение.

Соблюдение состава документов архива

Архив хранит:

Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, имеющие социальное, экономическое, научное, историческое, культурное значение, документы долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, необходимые в практической деятельности.

Документы по личному составу предприятия и по личному составу ликвидированных подразделений.

Ведомственные издания.

Страховой фонд особо ценных документов, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической работы.

Научно-справочный аппарат к документам архива.

  1. 4. Регламентирующие документы

4.1. Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты.

4.2. Внутренние документы:

Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

5. Взаимоотношения архива с другими подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, архив взаимодействует:

№ п/п

Подразделение

Получение

Предоставление

С канцелярией

— ведения делопроизводства;

— подготовки и представления документов на хранение в архив;

— получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;

Со всеми структурными подразделениями

— передачи документов и их копий, справок для использования в работе подразделений;

— поиска необходимой информации;

С хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения

— обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;

— обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;- …

  1. Права архива

6.1. Архив имеет право:

6.1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции архива и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем Положении.

6.1.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

6.1.3. Не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил.

6.2. Заведующий архивом также имеет право:

6.2.1. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников архива, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

6.2.2. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива.

6.2.3. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью архива.

  1. Ответственность архива

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий архивом.

7.2. На заведующего архивом возлагается персональная ответственность за:

7.2.1. Организацию деятельности архива по выполнению возложенных на него задач и функций.

7.2.2. Создание надлежащих условий для использования документов, находящихся в архиве (оперативный поиск, подготовка помещений для работы с документами, изготовление копий, пр.).

7.2.3. Сохранность принятых документов и выдаваемых для использования документов.

7.2.4. Соблюдение работниками архива трудовой и производственной дисциплины.

7.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящего в архиве и соблюдение правил пожарной безопасности.

7.2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников архива.

7.3. Ответственность работников архива устанавливается должностными инструкциями.

  1. Заключительные положения

8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в архиве руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в

(службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)

с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки.

По результатам рассмотрения выносится решение:

— принять изменение или дополнение,

— отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),

— отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается

(заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)

по представлению

(менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)

Руководитель структурного подразделения

(подпись)

(фамилия, инициалы)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(подпись)

(фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен:

(подпись)

(фамилия, инициалы)

Положение об архиве организации

I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами работы архивов организаций и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в «Наименование организации» создается архив.

1.2. Архив создается в составе “службы делопроизводства”, и осуществляет прием и хранение архивных документов с целью использования.

*как вариант архив может быть самостоятельным структурным подразделением.

1.3. «Наименование организации» обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Должностные лица «Наименование организации» несут ответственность за нарушение норм, установленных Правилами работы архивов организаций.

1.5. В состав документов архива «Наименование организации» входят документы, образовавшиеся в процессе деятельности: управленческие, бухгалтерские, финансовые, документы кадрового учета, личные дела и лицевые счета сотрудников, техническая и инженерная документация, планы и схемы; научно-справочный аппарат архива; так же в состав документов архива входят все документы организаций предшественников.

1.6. Архив «Наименование организации» в своей деятельности руководствуется законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации по вопросам архивного дела; нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива); Основными правилами работы архивов организаций, действующими в «Наименование организации» правовыми актами и методическими документами по вопросам организации работы с документами, а также настоящим Положением.

1.7. Положение об архиве «Наименование организации» утверждается руководителем «Наименование организации»

1.8. При смене ответственного за архив «Наименование организации», прием-передача документов, помещения, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт подписывается обеими сторонами, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается руководителем «Наименование организации».

1.9. При ликвидации «Наименование организации» или структурных подразделений, входящих в состав «Наименование организации», передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии.

II ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

2.1. Основными задачами архива организации являются:

Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве «Наименование организации»;

  • учет и обеспечение сохранности документов;
  • создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  • использование хранящихся в архиве документов;
  • подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

2.2. В целях выполнения основных задач архив «Наименование организации» осуществляет следующие функции:

  • принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
  • учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
  • создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
  • организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, ведет учет и анализ использования;
  • проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
  • осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
  • организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
  • оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
  • участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

III ПРАВА АРХИВА

3.1. Для выполнения основных задач и функций архив «Наименование организации» имеет право:

  • требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив «Наименование организации» документов в упорядоченном состоянии;
  • контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях — источниках комплектования архива «Наименование организации»;
  • запрашивать от структурных подразделений и организаций — источников комплектования необходимые для работы архива сведения;
  • участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

IV ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА

4.1. Архив «Наименование организации» совместно с руководителем организации несет ответственность за:

  • несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
  • утрату и несанкционированное уничтожение документов;
  • необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
  • нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

V ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АРХИВА

5.1. В архиве составляются: годовой план работы и план-график приема дел в архив «Наименование организации».

5.2. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.

5.3. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.

5.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.

5.5. Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива.

5.6. По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

5.7. С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.

VI ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

6.1. Ответственным за архив «Наименование организации» назначается специалист с высшим профильным образованием, либо со стажем работы не менее двух лет в сфере архивного дела. Должность утверждается в штатном расписании «Наименование организации».

6.2. Ответственный за архив исполняет обязанности согласно должностной инструкции.

6.3. Ответственный за архив несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, обусловленных положением об отделе, его задачами и функциями.

__________

Это положение об архиве организации представлено в виде проекта. На его основе каждый может составить положение о собственном архиве. Еще раз спасибо партнеру!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *