Питание в командировке

Компенсация расходов на питание: как грамотно оплатить обеды

Трудовое законодательство позволяет работодателям выделять средства на оплату обедов для подчиненных, а также на выплату компенсационных сумм по расходам на питание. Однако, особенность такой возможности заключается в том, что такую выплату невозможно отнести к группе компенсаций, как бы наниматель ее не назвал.

Трудовой кодекс содержит только упоминание о подобной компенсации для сотрудников, чьи должностные обязанности связаны с вредными и опасными производствами. А поскольку невозможно учесть затраты на питание в качестве компенсаций, эта выплата будет считаться доходом работника. А в таком случае логично, что, как и на все доходы, на сумму компенсации должны будут начисляться НДФЛ и страховые взносы.

Читайте также статью ⇒ “Замена молока денежной компенсацией при вредных условиях работы в 2019 году”.

Как вариант, компенсацию затрат на обеды можно выплатить в качестве надбавки к окладу без указания оснований, но и тогда работодатель обязан будет удерживать налог на доходы физических лиц и страховые взносы, поскольку и прибавки являются заработком.

Чтобы не удерживать с выплаты взносы во внебюджетные фонды, можно упомянуть в коллективном соглашении фирмы о том, что компенсация расходов на питание сотрудников привязана к проводимой на фирме социальной программе защиты работников.

Читайте также статью ⇒ “Выплаты и компенсации за вредные условия труда в 2019 году”.

Как может выплачиваться компенсация расходов на питание

Чтобы компенсация расходов на питание не рассматривалась как персонифицированный доход, обеды сотрудников можно организовать в форме шведского стола. Поддерживают такой подход специалисты Министерства финансов – при организации общего стола не получится выявить налогооблагаемую базу для отдельного сотрудника, а значит работодатели не должны удерживать НДФЛ. То же самое касается страховых отчислений.

Еще одним вариантом оформления организации питания работников является списание затрат при условии, что оно организуется в согласии со статьей 255 НК РФ. Состав затрат должен прописываться в коллективном и трудовом соглашении и иметь открытый характер. Министерство финансов не возражает против такого подхода, но обязывает персонифицировать затраты.

Если компенсация выплачивается деньгами или является составной частью оклада, персонификация не будет являться сложной, т.к. происходит учет в расходах на оплату труда.

Читайте также статью ⇒ “Компенсация за использование имущества в служебных целях”.

Как правильно оплатить обеды

Право нанимателя оплачивать или компенсировать расходы на питание своим работникам закреплено в ст. 164 и 165 ТК РФ. Но здесь имеется нюанс, связанный с тем, что как бы ни именовалась данная статья расходов, под общее определение компенсации она не подпадает. Ст. 222 ТК РФ таковой рассматривает только те, что предоставляются в связи с выполнением трудовых обязанностей в условиях вредных производств. Согласно данной статье, если нет возможности отнести расходы на питание к компенсациям, то естественным образом возникает ситуация, что данная выплата представляет собой дополнительный доход. Как следствие, возникает вопрос о начислении на него страховых взносов и НДФЛ.

Компенсация расходов на питание работников может быть произведена путем начисления ничем не обусловленной прибавки к заработной плате. Но и в этом случае эта сумма будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами, так как компания выступает в качестве налогового агента (ст. 226 НК РФ).

Если питание оформляется как обычная прибавка к заработной плате, на нее начисляются НДФЛ и страховые взносы.

Существует еще один метод избежать начисления страховых взносов: наниматель в коллективном договоре особо оговаривает условие о привязке оплаты питания к реализуемой компанией социальной программе защиты сотрудников (ст. 40 ТК РФ).

Варианты компенсации

Организуем шведский стол

Избежать персонификации дохода (под которым нормативные акты понимают личные компенсации за питание) можно путем организации питания по принципу шведского стола. Такая позиция поддерживается Минтрудом и большинством судов, аргументирующих свою позицию тем, что при данной форме питания невозможно определить налоговую базу для каждого работника. Следовательно, в таких случаях компании не являются налоговыми агентами и исчислять НДФЛ не обязаны.

Это правило применимо и к методике начисления страхвзносов, так как компании, не ведущие персонифицированного учета для соцстрахования, не имеют возможности определения базы для налогообложения по каждому сотруднику.

Персонифицируем расходы

Налоговый кодекс позволяет организациям и учреждениям списывать расходы на организацию питания сотрудников только при соблюдении условия, что оно организовано в соответствии со ст. 255 НК РФ. При этом особо оговаривается, что состав расходов имеет открытый характер и они должны быть прописаны в персональных трудовых или коллективных договорах (п. 25 той же статьи).

Минфин соглашается с данным требованием, однако дополняет его условием – расходы необходимо персонифицировать (письма № 03-07-11/33827 и № 03-04-05/5487). Ведомство поясняет свою позицию тем, что речь идет об оплате труда, а выплаты для каждого работника требуют документального подтверждения.

При компенсациях путем их выплаты в денежной форме или при включении суммы компенсации в состав зарплаты, никаких сложностей с персонификацией возникнуть не может, потому что они учитываются в затратах на оплату труда сотрудников.

Аналогичным образом осуществляется и учет при использовании метода организации питания «шведский стол».

Не начисляем НДС

Согласно действующему законодательству, денежная компенсация расходов на питание не облагается НДС (за исключением случаев, когда применяется «шведский стол»). Этот вывод вытекает из того, что питание может расцениваться налоговиками как реализация продукции. Но в таком случае наниматель теряет прибыль на том, что исчезает право на вычет входного НДС.

Кроме того, стоит учесть и такую ситуацию, когда будет доначислен НДС потому, что суммы стоимости питания не будут рассматриваться как расход.

Каждый вариант выбрать

Сопоставляя между собой описанные выше способы компенсации, можно констатировать, что каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Повышение размера заработной платы на сумму стоимости питания дает возможность учитывать ее в интересах налогообложения по прибыли. Объект НДС при этом не образуется, но компания будет обязана начислять НДФЛ и страховые взносы.

Если осуществлять выплату компенсаций на условиях, прописанных в коллективных договорах, то это станет вариантом с большим количеством рисков. Хотя в этих случаях отсутствует необходимость начислять страховые взносы, однако социальный характер компенсаций сам по себе противоречит идее взимания таких взносов. Избежать споров с налоговиками можно будет только тогда, когда на выплаты будет начислен НДФЛ.

Если питание организовано по принципу «шведский стол», юрлица, не ведущие персонифицированного учета, не смогут уменьшить свою налогооблагаемую прибыль. Однако этот способ даст им возможность не начислять НДФЛ и страховые взносы. Помимо этого, если использовать способ, при котором разрешается не начислять НДС, то компании не получат права на вычет их налогооблагаемой базы (в сумме величины НДС).

Здесь надежной альтернативой может рассматриваться только повышение размера зарплаты на такую же сумму.

>Оплата питания в командировке

На что идут расходы в командировке

Командировка является одной из важных составляющих процесса рабочей деятельности и подразумевает определенные затраты для организации процесса работы сотрудника вне компании работодателя. Командировочные денежные средства, к которым относятся и расходы на питание в командировке, возвращаются по нормированному и установленному в трудовых документах графику.

Возмещение расходов производится на основе суточных затрат рабочего предприятия за каждый из дней командировки. Как правило, руководители организации, предоставляющей трудоустройство, самостоятельно определяют размер суточного возмещения, которое получают их сотрудники.

Согласно ст. 168 ТК РФ, выплата суточных расходов заключается в предоставлении денежной суммы, которая не имеет целевого назначения. Также Положение о командировках объясняет, что рабочий организации может использовать средства не только для оплаты питания, но и для иных расходов в рабочей поездке.

Нормы командировочных расходов:

  • Оплата расходов сотрудников на питание за сутки имеет нормативное закрепление только в отношении государственных предприятий.
  • Суточные расходы, включающие и оплату питания в служебной поездке, должны возмещаться сотруднику за работу в государственные праздничные дни и выходные по его графику.
  • Руководители предприятия имеют право на формирование командировочных выплат рабочему в любом размере до максимальной суммы без налогообложения.
  • Максимальная суточная оплата расходов рабочему зависит от сферы деятельности предприятия.
  • Коммерческие предприятия не имеют права уменьшать суточные выплаты на расходы своим сотрудникам от суммы, прописанной в нормативных актах внутреннего порядка.

Как оплачивается питание для сотрудников в командировке

Следует обратить внимание на то, что все затраты на питание сотрудника в командировке возвращаются за счет системы суточных выплат. Поэтому предоставление чека от работника из ресторана или кафе не может быть принято к учету для возмещения. Этот факт объясняют законодательные принципы, которые гласят о невозможности возвращения денег сотрудникам по подтверждающим документам. В этом случае идет речь о представительских расходах, которые имеют иное оформление по документам.

Так, под представительскими расходами понимают средства, потраченные на организацию приемов официальных лиц предприятия и профессиональное обслуживание в ресторанах или кафе.

Особенности правового оформления представительских расходов:

  • По проводкам в бухгалтерском учете такие расходы сотрудника списывают на затраты, подразумевающие привычные виды деятельности. Также учитывают НДС по произведенным тратам подотчетного лица.
  • Так как представительские расходы на питание оплачивает сотрудник предприятия, ему необходимо представить документы по назначению и размерам затраченных средств при составлении авансового отчета согласно форме под номером АО-1.
  • Представительские расходы сотрудника во время служебной поездки способны уменьшать налогооблагаемую прибыль для предприятия. Эта особенность определяется пунктами ст. 264 действующего налогового законодательства.
  • Экономическое объяснение представительских расходов с целью формирования учетной политики предприятия можно подтвердить с помощью отчета о мероприятиях, сметы или акта расходования средств. По письменным требованиям ФНС РФ, составленным 8 мая 2014 года, информация о расходах должна иметь подтверждение в виде первичных документов.

Командировочные расходы (суточные + питание в командировке)


15.7. КАК ОБЛАГАЕТСЯ НДФЛ
ОПЛАТА ПИТАНИЯ КОМАНДИРОВАННОГО РАБОТНИКА
В числе возмещаемых работодателем командировочных расходов оплата питания работника не указана (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках). Вместе с тем перечень таких расходов не ограничен (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Поэтому работодатель вправе компенсировать работнику стоимость питания в командировке, установив порядок такого возмещения в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).
По мнению контролирующих органов, оплата питания работника в командировке облагается НДФЛ. Дело в том, что она не упомянута в числе необлагаемых выплат в связи с командировкой в абз. 9, 10 п. 3 ст. 217 НК РФ. Данная позиция чиновников отражена в Письмах Минфина России от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263 (п. 1), УФНС России по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271.
В судебной практике по вопросу налогообложения оплаты питания командированного работника нет единого мнения.
Так, отдельные суды придерживаются позиции чиновников и считают, что с суммы возмещения расходов на питание работодатель должен удерживать НДФЛ. Такой вывод содержат, в частности, Постановления ФАС Поволжского округа от 14.07.2009 N А65-27027/2007, от 05.06.2007 N А12-18805/06.
Другие суды приходят к противоположному решению: поскольку работник находился в командировке и выполнял производственное поручение, оплата его питания является компенсацией командировочных расходов и НДФЛ не облагается (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 23.03.2009 N А05-8942/2008, ФАС Уральского округа от 28.04.2007 N Ф09-3004/07-С2, ФАС Центрального округа от 07.02.2007 N А62-3895/06).
Примечание
Дополнительно о практике арбитражных судов по данному вопросу вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.
Таким образом, если при возмещении командированному работнику стоимости питания вы не удержите НДФЛ, то существует риск конфликта с налоговыми органами и доначисления налога. Отстаивать свою позицию вам придется в суде.
СИТУАЦИЯ: Как облагается НДФЛ оплата питания работника в командировке, если такие расходы работодатель возмещает за счет суточных
Иногда на практике работодатели возмещают работникам расходы на питание в командировке в составе суточных либо вместо суточных оплачивают стоимость питания.
Например, в организации «Дельта» утверждено положение о командировках по территории РФ. В нем предусмотрено, что командированным работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. в сутки. При этом 25% указанной суммы составляет оплата работнику разового питания в командировке.
Минфин России в Письме от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263 проанализировал подобную ситуацию. Финансисты посчитали, что оплату питания следует исключить из возмещаемых работнику расходов и начислить на ее стоимость НДФЛ.
Заметим, что судебная практика не поддерживает позицию контролирующих органов.
Так, судьи ФАС Московского округа в Постановлении от 16.07.2007, 20.07.2007 N КА-А40/6799-07 пришли к выводу, что законодательство не запрещает дифференцировать размер суточных. В связи с этим расходы на питание командированного работника, которые работодатель возмещает за счет суточных, не облагаются НДФЛ.
ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 02.03.2006, 22.02.2006 N Ф03-А80/05-2/5074 сделал аналогичный вывод относительно ситуации, когда командированным работникам предоставлялось бесплатное питание взамен суточных.
Как видно, по данному вопросу у контролирующих органов и арбитражных судов нет единого мнения. В связи с этим во избежание спорных ситуаций рекомендуем не выделять в коллективном договоре или иных локальных актах оплату питания командированному работнику в составе суточных.
СИТУАЦИЯ: Облагается ли НДФЛ возмещение работнику стоимости питания (завтрака) в командировке, если она включена в счет стоимости проживания в гостинице
Нередко по возвращении из командировки работник представляет работодателю документы из гостиницы, согласно которым стоимость проживания включает и питание работника (например, завтраки). При этом о питании в гостиничном счете может быть указано по-разному:
а) питание выделено отдельной строкой с указанием его стоимости;
б) питание упомянуто в счете, но его стоимость отдельно не выделена.
Нужно ли работодателю в таких случаях начислить НДФЛ на стоимость питания?
По мнению Минфина России, оплата питания не является возмещением командировочных расходов по найму жилого помещения. Поэтому если вы компенсируете работнику расходы на питание, то его стоимость, которая выделена в гостиничном счете за проживание, облагается НДФЛ в общем порядке (Письмо Минфина России от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263 (п. 1)).
Если в счете из гостиницы стоимость питания отдельно не указана, то претензии со стороны контролирующих органов также не исключены. Ведь его стоимость вы можете установить, если, например, обратитесь с таким запросом к администрации гостиницы, где проживал работник.
Таким образом, во избежание спорных ситуаций желательно получить от гостиницы документы, в которых указана только стоимость проживания командированного работника, а о его питании не упоминается.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *