Первичная документация в бухгалтерии

1. Акты выполненных услуг к хозяйственным договорам

Расходы на электроэнергию, водоснабжение относятся к материальным затратам в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Следовательно, затраты на электроэнергию, водоснабжение согласно п. 2 ст. 272 Кодекса должны приниматься в расходы в целях исчисления налога на прибыль при наличии акта приемки-передачи.

Что касается услуг связи, то в соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты организации на оплату услуг связи.

В соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 272 Кодекса датой осуществления расходов в виде расходов на оплату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги) и иные подобные расходы признается дата предъявления документов, служащих основанием для произведения расчетов.

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Поэтому, так как из условий договора об оказании услуг не следует, что акт об оказании услуг связи подлежит ежемесячному составлению и в распоряжении налогоплательщика имеются документы, которые косвенно подтверждают фактически осуществленные расходы и по которым достоверно можно определить их размер, для целей документального подтверждения в налоговом учете расходов заказчика можно использовать указанные документы (аналогичное мнение высказано в Письме Минфина России от 13.11.2009 N 03-03-06/1/750).

При этом следует помнить, что отсутствие актов приема-передачи услуг связи значительно увеличивает вероятность возникновения споров с налоговыми органами в части документального подтверждения понесенных расходов.

2. Признание расходов по актам, в которых нет всех реквизитов

В ст. 313 НК РФ указано: подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Пунктом 2 указанной статьи установлено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Унифицированная форма акта выполненных работ действующим законодательством не установлена, следовательно, организации вправе составлять такой акт в произвольной форме с обязательным отражением реквизитов, содержащихся в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как следует из вышеизложенного, отражение в акте выполненных работ ИНН и КПП контрагента необязательно. А вот наименования должностей лиц, подписавших акт, перечислены среди обязательных реквизитов первичного документа, следовательно, в целях документального подтверждения расходов наличие данного реквизита в акте обязательно.

3. Подписание счета-фактуры за руководителя

В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Учитывая, что указанные лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, в счете-фактуре вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации после подписи должны указываться фамилия и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру, без указания их должностей и реквизитов выданных им доверенностей.

В то же время заполнение данных реквизитов с проставлением фамилий и инициалов уполномоченных лиц, подписавших соответствующий счет-фактуру, а также указанием их должностей и реквизитов выданных им доверенностей, нарушением порядка составления счетов-фактур не является (Письмо Минфина России от 21.01.2008 N 03-07-09/06).

Если при этом в счете-фактуре присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то такой счет-фактуру, не следует рассматривать как составленный с нарушением требований НК РФ (Письмо Минфина России от 28.04.2009 N 03-07-09/23).

4. Оформление строки 6 счета-фактуры при оказании услуг населению

По общему правилу при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) за наличный расчет непосредственно населению требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ). Данные разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 31.07.2009 N 03-07-09/38.

Исходя из норм, установленных Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) населению за наличный расчет в книге продаж регистрируются контрольные ленты ККТ или бланки строгой отчетности.

При этом налоговым законодательством не запрещается выставлять счета-фактуры физическим лицам (Письмо Минфина России от 20.05.2005 N 03-04-11/116).

Поэтому при оформлении счета-фактуры, когда покупателем выступает физическое лицо, в строке 6 «Покупатель» указываются фамилия и инициалы физического лица.

Налоговый учет расходов по лизинговому имуществу

  1. Общий порядок налогового учета расходов по лизинговому имуществу.

Согласно положениям Налогового кодекса имущество, принятое в лизинг, и учитываемое на балансе лизингополучателя, является амортизируемым, но это не означает, что расходы по нему в налоговом учете отражаются в виде и в сумме амортизационных начислений.

Как следует из содержания п. 10 ст. 258 и пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы по такому имуществу отражаются в налоговом учете в сумме ежемесячного лизингового платежа в соответствии с договором.

Момент признания расхода в налоговом учете определяется на основании графика лизинговых платежей и не зависит от даты ввода имущества в эксплуатацию.

Таким образом, в 2010 г. порядок налогового учета лизингового имущества для целей налогообложения прибыли практически не изменился.

При этом в учетной политике предприятия может быть предусмотрено, что суммы амортизации по такому имуществу, начисленные по правилам бухгалтерского учета, и суммы лизинговых платежей, уменьшающих налогооблагаемую базу отчетного периода, будут образовывать не постоянные, а временные разницы, на которые начисляются отложенные налоговые обязательства (ОНО).

  1. О включении государственной пошлины, уплачиваемой при регистрации транспорта в ГИБДД, в расчет временных разниц.

В бухгалтерском учете первоначальная стоимость основного средства, принятого в лизинг, формируется из общей суммы лизинговых платежей, расходов по доставке лизингового имущества и доведению его до состояния, пригодного к использованию, а также расходов по совершению регистрационных действий, связанных с предметом лизинга.

В налоговом учете перечисленные расходы признаются в порядке, установленном положениями НК РФ для целей налогообложения.

Если какие-либо из указанных расходов признаются в налоговом учете единовременно, например сумма уплаченной государственной пошлины, то в отношении таких расходов возникают временные разницы между бухгалтерским и налоговым учетом.

Если же расход в налоговом учете включается в первоначальную стоимость амортизируемого имущества, например расход по доставке основного средства, то и в налоговом, и в бухгалтерском учете порядок отражения расхода будет совпадать. Соответственно, никаких разниц при этом возникать не будет.

Начисление амортизации после модернизации

Амортизация рассчитывается исходя из первоначальной стоимости основного средства и срока его полезного использования (ст. 259.1 НК РФ).

После модернизации или реконструкции срок полезного использования может либо увеличиться, либо остаться неизменным (ст. 258 НК РФ).

В любом случае после модернизации период списания стоимости ОС продлевается, поскольку сумма, подлежащая списанию, увеличивается, а норма амортизации при этом либо уменьшается, либо остается прежней.

Налоговым кодексом установлено, что для расчета ежемесячной суммы амортизационных начислений норма амортизации применяется исключительно к первоначальной стоимости ОС.

Положений, позволяющих определять сумму амортизации, исходя из остаточной стоимости, в НК РФ нет.

Тем не менее ВАС РФ по аналогичному вопросу вынес Определение от 29.12.2009 N ВАС-12685/09 в пользу организации, списавшей остаточную стоимость основного средства, увеличенную на стоимость модернизации, в течение оставшегося срока полезного использования.

При этом Суд пришел к следующему выводу.

Поскольку в результате модернизации не произошло увеличения срока полезного использования, то срок амортизации основного средства остался неизменным.

Следовательно, за оставшийся срок необходимо списать и остаточную стоимость, и стоимость модернизации.

При этом Суд не учел, что налоговое законодательство не отождествляет два разных понятия — «срок полезного использования» и «срок амортизации».

Срок амортизации — это период, в течение которого происходит фактическое начисление амортизации. Этот срок не ограничивается Классификацией основных средств. Он заканчивается только в момент полного списания стоимости имущества либо в момент выбытия имущества (п. 5 ст. 259.1).

Следовательно, первоначальная стоимость ОС, увеличенная на стоимость модернизации или реконструкции, должна списываться через амортизацию до полного списания либо до выбытия основного средства из состава амортизируемого имущества.

Списание безнадежных долгов

Согласно пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ для целей исчисления налога на прибыль к внереализационным расходам приравниваются убытки в виде суммы безнадежных долгов, при этом единственным условием признания такого убытка является признание долга безнадежным в соответствии с критериями, установленными п. 2 ст. 266 НК РФ.

Согласно п. 2 ст. 266 НК РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются, в частности, долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности.

По мнению Минфина России, датой возникновения расходов в виде безнадежного долга, по которому истек срок исковой давности, следует считать дату истечения срока исковой давности.

То есть в целях налогообложения прибыли списание безнадежной дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, следует осуществлять в соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ в том отчетном (налоговом) периоде, в котором она была признана безнадежной, то есть когда у налогоплательщика появилось право на ее списание.

Данная точка зрения подтверждена также в постановлениях арбитражных судов.

Так, по мнению судов, дата проведения инвентаризации, по результатам которой была выявлена безнадежная задолженность, дата приказа руководителя о списании такой задолженности не влияют на момент списания для целей налогообложения прибыли безнадежной задолженности. Налогоплательщик должен отнести суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав внереализационных расходов в определенный налоговый период — год истечения исковой давности, а не в произвольно выбранный им налоговый период, который может наступить в случае бездействия налогоплательщика (например, когда налогоплательщиком по истечении срока исковой давности и при наличии у него всех необходимых документов не был издан соответствующий приказ).

Налоговым периодом по налогу на прибыль является календарный год (п. 1 ст. 285 НК РФ), следовательно, необходимо обеспечить включение дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности в расходы того календарного года, в котором такой срок истек.

Е.Шестакова

К. ю. н.,

руководитель

группы налогообложения

УФПС г. Москвы —

филиала ФГУП «Почта России»

Дробление бизнеса: плюсы и минусы
Персонифицированный учет, I полугодие 2010 г.

Формы первичных учетных документов: унифицированные или самостоятельно разработанные?

Источник: КонсультантПлюс

1. Составление первичных учетных документов
2. Собственные формы первичных учетных документов
3. Унифицированные формы первичных учетных документов
4. Особенности применения унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Означает ли это, что абсолютно все ранее применявшиеся унифицированные формы не обязательны к использованию?

Вопрос оформления первичных учетных документов чрезвычайно важен для хозяйствующих субъектов. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, в частности, подтверждают для целей исчисления налога на прибыль произведенные налогоплательщиком расходы, а также доказывают обоснованность применения вычетов по НДС. Поэтому использование документов, формы которых не соответствуют установленным требованиям, может повлечь неблагоприятные для хозяйствующих субъектов последствия.

1. Составление первичных учетных документов

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. Отметим, что до 1 января 2013 г. согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) указанный документ составлялся по каждой хозяйственной операции. Однако понятия «хозяйственная операция» и «факт хозяйственной жизни» не идентичны.

Факт хозяйственной жизни — это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств ( п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). В Законе N 129-ФЗ не было определено понятие «хозяйственные операции», но из п. 2 ст. 1 этого Закона следовало, что таковыми признавались все операции, осуществляемые организациями в процессе деятельности.

Таким образом, содержащееся в Законе N 402-ФЗ понятие «факт хозяйственной жизни» шире понятия «хозяйственная операция», которое использовалось в Законе N 129-ФЗ. И здесь возникает главный вопрос, волнующий специалистов: какие факты хозяйственной жизни могут оформляться первичными учетными документами, которые составлены по формам, самостоятельно разработанным организацией, а когда применение унифицированных форм остается обязательным? Ведь постановления Госкомстата РФ, которыми утверждались унифицированные формы первичной учетной документации, не отменены.

2. Собственные формы первичных учетных документов

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен утверждать руководитель организации. При этом в указанном Законе нет требования об обязательном применении унифицированных форм. Напомним, до 1 января 2013 г. применять самостоятельно разработанные формы первичных документов можно было только в случае, если необходимая форма отсутствовала в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации ( п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако заметим, что даже при составлении первичных документов не по унифицированным формам налогоплательщикам удавалось отстоять в суде правомерность признания расходов (подробнее см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль).

Разрабатывая собственные формы первичных учетных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Кроме того, целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

При разработке следует учитывать, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

— наименование и дата составления документа;

— наименование экономического субъекта, составившего документ;

— содержание факта хозяйственной жизни;

— величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

— подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

Необходимо иметь в виду, что перечень реквизитов по отдельным первичным учетным документам может быть расширен другими нормативными актами. Например, требования к реквизитам путевого листа содержатся в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152, принятом во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Как уже говорилось, руководителю организации необходимо утвердить применяемые формы первичных учетных документов ( ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Следует также обратить внимание на то, что первичный учетный документ может быть составлен в электронном виде ( ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). А как известно, для обмена электронными документами нужно, чтобы у участников электронного документооборота были совместимыми форматы документов. Соответственно, при разработке собственных форм документов и их форматов возникнет сложность в осуществлении электронного документооборота. Отметим, что на основе унифицированных форм уже разработаны и Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утверждены рекомендуемые форматы широко применяемых документов: товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг). В электронном виде эти документы можно передать в налоговый орган (для подтверждения расходов в целях исчисления налога на прибыль и для иных целей по запросу инспекции) и контрагентам.

3. Унифицированные формы первичных учетных документов

С 1 января 2013 г. требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учетных документов в Законе N 402-ФЗ отсутствует, но их использование привычно для многих хозяйствующих субъектов. Кроме того, самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки, а применение таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри организации, так и с контрагентами.

Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

Кроме того, отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно.

В Информации N ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).

Действительно, Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) предусмотрено применение следующих унифицированных форм:

— приходные и расходные кассовые ордера ( формы N КО-1 и КО-2);

— кассовая книга (форма N КО-4);

— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5);

— расчетно-платежные и платежные ведомости ( формы N Т-49 и Т-53).

Указанные формы утверждены Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, от 05.01.2004 N 1.

Отметим, что это не все унифицированные формы, которые и в 2013 г. обязательны к применению, несмотря на предоставленную свободу разработки собственных форм.

Кроме того, неприменение унифицированных форм документов при учете труда и его оплаты может повлечь нежелательные для организаций последствия. Вопросу применения этих форм посвящен следующий раздел настоящего спецвыпуска.

Есть и другие обязательные к применению формы первичных документов. Однако требование, содержащееся в ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, общее: формы должен утвердить руководитель экономического субъекта. Поэтому во избежание разногласий с контролирующими органами использование унифицированных форм лучше утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.

4. Особенности применения унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты

Отдельного внимания заслуживает вопрос применения унифицированных форм для оформления событий, которые происходят в сфере трудовых отношений (прием на работу, увольнение работника, предоставление ему отпуска и др.).

По мнению Роструда, после вступления в силу Закона N 402-ФЗ, то есть с 1 января 2013 г., негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно ( Письмо от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).

В качестве примера Роструд упоминает личную карточку работника (форма N Т-2) и отмечает, что первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Форма личной карточки работника (форма N Т-2), как и иные унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1).

В то же время необходимо принимать во внимание, что требования о применении этой унифицированной формы для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 в соответствии с п. 6 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).

Рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 отметил, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением N 1.

Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012 указал, что с 1 января 2013 г. остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Кроме того, необходимо отметить, что требования к первичным учетным документам, содержащиеся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ, можно лишь частично применить к документам, используемым для оформления событий в сфере трудовых отношений. Так, в ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусмотрена возможность составления первичного учетного документа в электронном виде. В то же время Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, такой возможности не допускают. Например, в абз. 3 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, прямо установлено, что отчет работника о работе, выполненной в командировке, представляется работодателю в письменной форме. Унифицированные формы служебного задания, отчета о его выполнении и командировочного удостоверения также содержатся в Постановлении N 1.

С учетом изложенного можно прийти к выводу, что оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих органов, поскольку в новой форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу.

Например, личная карточка работника должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении ( п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). В то же время данные сведения не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Таким образом, что касается составления документов по учету труда и его оплаты, то в настоящее время организациям целесообразнее использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1. И, как уже отмечалось, применение данных унифицированных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо отдельным приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

Виды документопотоков

Документооборот

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

  • сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
  • сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

  • входящий
  • внутренний
  • исходящий

Входящая документация

К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.

Верный пример схемы документооборота в организации:

  • К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.

    Документы внутри организации

  • После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение. При этом только 85% входящей корреспонденции действительно адресованы управленцу, оставшиеся 15% писем распределяются между конкретными исполнителями после составления руководителем резолюции.
  • В свою очередь исполнители после ознакомления с входящей информацией и выполнения поставленных задач составляют исполнительный лист и передают его делопроизводителю.
  • Делопроизводитель регистрирует лист и на этом движение входящей документации завершается.

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, служебные записки, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

  • Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
  • Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
  • Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
  • Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
  • В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, отчеты).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

  • Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
  • Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
  • В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Пакет документов

Итак, одной единицей учета является:

  • оригинал документа
  • копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
  • документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, претензии и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

  • a — количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
  • b — количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
  • c — количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

Способы упрощения документопотока

  • Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
  • Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
  • Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Электронный документооборот

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

  • использовать современное ПО
  • перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
  • поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

  • составьте первичное положение и график движения документов в организации
  • пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
  • отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
  • наказывайте подчиненных за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки (получения) и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *