Переход на электронный документооборот

Содержание

По времени

Бумажные документы

Электронные документы

Распечатать, подписать, проштамповать — от одного до нескольких дней. В компаниях с объемных исходящим документооборотом ежемесячно по несколько дней этим заняты все сотрудники бухгалтерии.

Для электронного документа всего этого не требуется. Подписать его электронной подписью — минутное дело. В Диадоке можно в один клик подписать разом большое количество документов.

Почтой идут от нескольких дней до 2 недель; курьером — от 1 до 4 суток.

Адресат получает документы за несколько секунд после отправки, независимо от того, насколько географически удален от поставщика.

Нужно вернуть поставщику подписанные экземпляры. Почтой — от нескольких дней до месяца; курьером — от 1 до 4 суток.

Получатель подписывает документ, и он становится доступен обеим сторонам. Обратной отправки не требуется.

Взаимодействуйте с пользователями разных операторов ЭДО через Диадок. Безлимит на 2 месяца — бесплатно.

Подключиться бесплатно

Итак, вы приняли решение — готовы отказаться от бумаги в пользу технологий XXI века. Что нужно для перехода на электронный документооборот?

>Шаг первый

Факт того, что компания работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в ее учетной политике.

Шаг третий

На основе выстроенной схемы электронного документооборота (ЭДО), которую вы хотели бы получить в результате, определите подходящее для вас техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Вы оплачиваете только отправленные документы. Подходит организациям с небольшим трафиком — порядка 100 исходящих документов ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет ее сотрудникам работать с электронными документами в режиме единого окна, причем в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело. Дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

  • Через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы. Универсальное — подойдет бизнесу любого масштаба.
  • С помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами.
  • Через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы.
  • С помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Последние три пункта подойдут компаниям с высоким трафиком и большим числом контрагентов.

Шаг пятый

Подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными. Поэтому стоит потратить силы и время на то, чтобы донести до контрагентов: получать документы от вас они отныне будут только в электронном виде, более того — у них от этого одни плюсы.

Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, можно воспользоваться разными каналами донесения до них этой информации: ваш сайт, сайт оператора ЭДО, уведомления по e-mail, обзвон, посадочные страницы.

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с оформлением различной документации. Десятки лет оттачивались схемы бумажного документооборота, но сегодня на смену бумажным документам приходят электронные.

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние – нет, при этом именно внешние отлаженные процессы ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Способы обмена электронными документами

  • Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:
  • Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта – не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту.
  • Другой вариант – обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.

Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую. Первое, и самое важное, то, что при обмене электронными документами напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина РФ №50н обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения ЭСФ и иных документов.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты

Получить сертификат электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ). Часто операторы ЭДО СФ сами являются УЦ или предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров.

Согласно Федеральному закону N63 «Об электронной подписи» сертификат электронной подписи, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Электронная подпись (ЭП) представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. ФНС признает юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной подписью.

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемую информацию. СКЗИ в сервисах обмена необходимо для создания и проверки электронной подписи. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью оператора.

Подключение контрагентов

Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.

Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент – вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент – к другому. Сегодня ряд ведущих операторов, развивают и апробируют технологию роуминга. Пока технология находится на этапе разработки, вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.

Первый вариант – работа с несколькими операторами. Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких операторов ЭДО. Вы сами можете подключиться к нескольким операторам, либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.

Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам, и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на второй вариант – вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.

Правовые аспекты электронного документооборота

Зачем нужен оператор электронного документооборота, почему мы не можем передавать электронные документы по электронной почте?

В соответствии с приказом МинФина РФ № 50н электронные счета-фактуры обязательно должны передаваться через оператора ЭДО. Оператор ЭДО является третьим, незаинтересованным лицом между вами и контрагентами, и всегда сможет подтвердить/опровергнуть факт выставления документов. Кроме этого, мы можем дать акт технической экспертизы о том, проходил ли документ через нас или нет. Мы помогаем вам в привлечении ваших контрагентов к ЭДО и осуществляем техническую поддержку при необходимости.

Какими законодательными актами регулируется электронный документооборот?

  • Для договоров – п. 2 ст. 160 ГК РФ: «Использованием при совершении сделок … электронной подписи, либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом …»
  • Для счетов-фактур – п. 1 ст. 169 НК РФ «… Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме …»
  • Для других первичных учетных документов (акты, накладные) – п. 5 ст. 9 федерального закона 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью».

Каким образом обеспечивается юридическая значимость документов, передаваемых через операторов электронного документооборота?

Для большинства документов (акты, накладные, договоры, протоколы разногласий и другие документы) для обеспечения юридической значимости достаточно, чтобы документ был подписан действующей квалифицированной электронной подписью.

Для счетов-фактур необходимо соблюдение дополнительных условий:

  • выставление (получение) электронного счета-фактуры проведено через оператора электронного документооборота, входящего в список доверенных операторов ФНС РФ, и в соответствии с порядком, установленным приказом МинФина РФ №50н.
  • формат электронного счета-фактуры полностью соответствует утвержденному приказом ФНС №ММВ-7-6/93@ от 04.03.2015

При использовании системы «Транскрипт» все эти условия выполняются.

Надо ли после перехода на электронный документооборот со всеми клиентами перезаключать договоры или подписывать дополнительные соглашения?

Можно, но не обязательно, если иное не предусмотрено условиями договора между контрагентами, так как:

1. Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается юридически значимым вне зависимости от наличия или отсутствия соглашения. Такой вывод можно сделать на основании ст. 6 закона об электронной подписи 63-ФЗ:

  • п. 1 ФЗ№ 63 «Об Электронной подписи…» гарантирует юридическую значимость электронных документов, в законе отсутствуют упоминания о необходимости подписания дополнительных соглашений.
  • В соответствии с п. 3 ФЗ № 63 «Об Электронной подписи…» электронный документ может заменять документ на бумажном носителе с печатью и подписью. В соответствии с вышеуказанным пунктом, контрагент имеет возможность, но не обязан использовать соглашение для определения дополнительных требований.

2. При заключении сделок с электронной подписью, в соответствии с действующим законодательством контрагенты в праве не заключать дополнительное соглашение. Комментарий: В п. 2 ст. 160 ГК РФ указано, что «Использование при совершении сделок … электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон», то есть можно опираться на соглашение, а можно на закон. В случае первичных документов использование электронной подписи закреплено именно в законах:

  • для счетов-фактур – это п. 1 ст. 169 НК РФ, а также Приказ ФНС №50н от 25.04.2011. В обоих законах есть фраза «Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки…». В законодательстве отсутствуют описания формы применяемой при согласии и необходимости его оформления в письменном виде.
  • Кроме того, в соответствии с письмом Минфина РФ от 01.08.2011 №03-07-09/26 в котором сказано следующее:
    «Согласие на применение электронных счетов-фактур может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил поведения (обычаев делового оборота), в том числе посредством обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, выполнения действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п.». Из всего вышесказанного следует, что согласие может быть и устным. Таким согласием можно считать первую полученную квитанцию о получении документа, подписанную электронной подписью второй стороны. При получении контрагентом документа после его подписания считается что сторона приняла данный документ и выразила согласие с ним.
  • для актов, накладных и других бухгалтерских документов – это п. 5 ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Данный закон разрешает составление первичных документов в виде электронного документа с электронной подписью и не содержит никаких требований о заключении каких-то соглашений.

3. В суде можно доказать исполнение своих обязательств по электронным документам без наличия соглашений.

  • Во первых, в суд можно представлять электронные документы согласно п. 3 ст. 75 Арбитражно-процессуального кодекса. Электронный акт или накладная будет подписана электронной подписью покупателя, которая защищает документ от подделки, при этом она «… признается действительной до тех пор, пока судом не установлено иное» (ст. 11 Закона об электронной подписи 63-ФЗ).
  • Во вторых, в суд предоставляются акты и накладные, которые и доказывают исполнение обязательств по договору, а для этих документов, никаких требований о необходимости заключения соглашений нет.

Из архива высшего арбитражного суда:

  • Письмо ВАС от 7 июня 1995 года № С1 / ОЗ-316, в котором говорится, что «при подтверждении юридической силы документа электронной цифровой подписью, этот документ может признаваться в качестве доказательства по делу, рассматриваемому арбитражным судом»
  • Письмо ВАС от 19 августа 1994 г. № С1-7/оп-578, в котором сказано: «В том случае, когда стороны изготовили и подписали договор с помощью электронно-вычислительной техники, в которой использована система цифровой (электронной) подписи, они могут представлять в арбитражный суд доказательства по спору, вытекающему из этого договора, также заверенные цифровой (электронной) подписью. Если же между сторонами возник спор о наличии договора и других документов, подписанных цифровой (электронной) подписью, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. С учетом этой процедуры арбитражный суд проверяет достоверность представленных сторонами доказательств. При необходимости арбитражный суд вправе назначить экспертизу по спорному вопросу, используя при этом предусмотренную договором процедуру. В случае отсутствия в таком договоре процедуры согласования разногласий и порядка доказывания подлинности договора и других документов, а одна из сторон оспаривает наличие подписанного договора и других документов, арбитражный суд вправе не принимать в качестве доказательств документы, подписанные цифровой (электронной) подписью.» Многие юристы делают акцент на финальной части этой цитаты. Наше мнение – бремя доказательства взять в таком случае на себя и сразу предоставить в суд все документы свидетельствующие о наличие и подлинности таких документов. При этом мы – компания Тензор — можем выдать сразу два заключения: как оператор связи – подтвердить, что документ прошел через наш сервер, как удостоверяющий центр – подтвердить, что электронная подпись валидна и соответствует документу.

Кроме актов, накладных, счетов-фактур какие еще документы могут быть электронными?

Любой документ, если иное не предусмотрено законодательством.

Какие электронные подписи можно использовать при организации электронного документооборота?

Для обеспечения юридической значимости межкорпоративного электронного документооборота необходимо использовать квалифицированные ЭП (ФЗ-63 «Об электронной подписи»). В системе Транскрипт разрешено использование любой квалифицированной электронной подписи, выпущенной любым Удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи РФ.

Что нужно контрагентам, чтобы они смогли начать получать наши документы?

  • компьютер;
  • доступ в интернет;
  • электронная подпись, выданная любым аккредитованным Удостоверяющим центром.

О работе с разными типами документов в рамках электронного документооборота

Как можно предоставить в ФНС или суд документы в электронном виде?

Для предоставления электронных документов в суд и другие контролирующие органы могут использоваться как оригиналы электронных документов, так и их бумажные копии. Копии на бумаге должны заверяться подписью и печатью организации и содержать отметку о подписании документа квалифицированной электронной подписью.

Предоставление электронных документов по требованию от ФНС возможно в системе сдачи электронной отчетности через программу «Такснет-Референт». Просто прикрепите скачанный из Транскрипта документ к описи, сформированной в ответ на требование.

Почему в электронном виде счет-фактура подписывается только одной подписью?

В соответствии с 169 статьей налогового кодекса электронные счета-фактуры подписываются только одной подписью – руководителя или уполномоченного лица.

При каких условиях счет-фактура считается выставленной контрагентом и какая дата считается датой выставления?

Счет-фактура считается выставленным в электронном виде, если продавец получил подтверждение оператора электронного документооборота об отправке счета-фактуры, а датой выставления является дата, указанная в этом подтверждении (п. 1.10 приказа МинФина РФ №50н от 25.04.2011).

Каким образом внести исправление/ уточнение в электронные документы?

Для электронного счета-фактуры исправления формируются в соответствии с установленными форматами ФНС утвержденными приказом ФНС РФ №ММВ-7-6/93@ от 04.03.2015:

  • корректировочный счет-фактура выставляется, если после завершения хозяйственной операции произошло изменение стоимости товаров и услуг;
  • исправленный счет-фактура выставляется при выявлении ошибок заполнения первичного счета-фактуры и документ не соответствует реально совершенной хозяйственной операции.

Для остальных видов документов порядок внесения исправлений и формат исправленных документов определяется сторонами сделки самостоятельно.

Сертификат электронной подписи выдается на 1 год, а документы мы обязаны хранить 5 лет. Как по окончании года мы сможем доказать, что подпись, сделанная старым сертификатом, верна?

Для признания квалифицированной электронной подписи действительной необходимо (в соответствии с п. 2 ст. 11 федерального закона №63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи») чтобы сертификат подписи был действителен на момент подписания электронного документа. Для доказательства данного факта есть два средства:

  • При формировании электронной подписи использовать штамп времени. Тогда к подписи добавляется информация о дате и времени подписания документа. Соотнесение этой даты с датами действия сертификата и позволяет гарантировать действительность подписи после окончания срока действия сертификата ключа электронной подписи.
  • Отправлять документы через оператора электронного документооборота, который при получении документа проверяет действительность подписи, а также дополнительно фиксирует дату получения в специальном документе – подтверждении оператора. Оба этих действия гарантируют, что на момент получения документа подпись была действительной. Подтверждение оператора с подписями сохраняется у оператора ЭДО в соответствии с приказом МинФина РФ №50н.

Владельцы организаций рассматривают различные варианты оптимизации бизнес-процессов. Одним из методов оптимизации является переход на электронный документооборот (ЭДО).

ЭДО находит широкое применение в разных сферах деятельности, как написание базовых документов, составление отчетности посредством веб ресурсов, участие в интернет аукционах.

Какие были внесены поправки?

Как уже отмечалось выше, последние изменения в Федеральный закон были внесены 23 июня 2016 года. В частности, изменению подверглись следующие статьи:

Ч 5 ст 8

В статье 8 была изменена часть 5. В содержании говорится, что квалифицированный сертификат и правила владения ключом росписи в сети должны быть согласованы с уполномоченным федеральным органом.

Ч 1 ст 12

Часть 1 статьи 12 была изложена в новой редакции. В ней говорится, что онлайн подпись можно создать только в формате, который предварительно утверждается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Он же имеет все средства для проверки подлинности онлайн росписи.

Ч 1 ст 13

На основании части 1 статьи 13 подтверждается владение ключом электронной подписи, который соответствует ключу ее проверки.

Ч 1 ст 16

В части 1 статьи 16 говорится о том, что интернет-подпись должна соответствовать требованиям, которые предусматриваются федеральным органом исполнительной власти в целях обеспечения безопасности. Дополнительно электронная подпись должна быть проверена специальным центром на действительность квалифицированного сертификата.

Чтобы онлайн документ имел юридическую силу, его необходимо зарегистрировать. Регистрация аналогично онлайн подписи осуществляется в сетевом варианте. Для этого уполномоченному лицу предоставляется электронная карточка.

Читайте также о ФЗ 210 о предоставлении государственных и муниципальных услуг

Хранение документов в интернете осуществляется согласно номенклатуре дел, соблюдая систематизацию официальных бумаг и их правильное распределение. Это дело временного или постоянного хранения. Храниться должны не только документы, но и информация о таковых. Если срок хранения документов в режиме онлайн был завершен, они подлежат уничтожению.

Скачать закон об электронном документообороте

В сфере электронного документооборота важным регулирующим документом является Федеральный закон «Об электронной подписи». Онлайн подпись является гарантом того, что документ является оригинальным, а его содержание достоверным. Подобный метод используется для обеспечения безопасности в случае подделки и придает бумаге официальный юридический статус. Ознакомиться с последними внесенными изменениями Федерального закона можно по .

Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать

Игорь Владимирович, расскажите, пожалуйста, что это такое — электронный документооборот?

И.В. Мурашкинцев: Электронный документооборот — это способ организации работы с документами, когда основная масса их оригиналов формируется в электронном виде, без использования бумажных носителей. Обратите внимание — при таком документообороте в электронном виде создаются именно оригиналы, а не просто электронные копии бумажных документов. Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ. Но для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Создав документ, тут же подписать его электронной подписью можно во многих, правда, не во всех, бухгалтерских программах.

Если электронный документ пересылается контрагенту, он должен быть отправлен с соблюдением порядка обмена электронными документами.

А что это за порядок обмена электронными документами? Каким из видов электронных подписей должен быть подписан электронный документ?

И.В. Мурашкинцев: Для разных документов этот порядок будет разный. Для электронных счетов-фактур особые, более строгие требования. Они обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлены через оператора электронного документооборотаПорядок, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 № 50н.

Усиленная квалифицированная электронная подпись — это аналог печати организации вместе с подписью ответственного лица. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки. Выдавать такие электронные подписи могут только аккредитованные удостоверяющие центрыЗакон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Документы, которые были подписаны электронной цифровой подписью по старому Закону об ЭЦП, который с 1 июля утратит силуЗакон от 10.01.2002 № 1-ФЗ, считаются подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В отдельных отраслях, например в ювелирном производстве, передавать через оператора желательно не только внешние, но и некоторые внутренние документы организации. Внутренние документы обычно не обязательно подписывать усиленной квалифицированной подписью. По решению самой организации может быть достаточно усиленной неквалифицированной или даже простой электронной подписи.

Усиленные неквалифицированные подписи тоже выдают удостоверяющие центры, и они могут быть дешевле квалифицированных. А простая подпись — это шифр или пароль, позволяющий определить создателя документа. Поставить такую подпись можно с помощью компьютерной программы, и это потребует меньших расходов, чем приобретение усиленной подписи.

Внешние документы, кроме счетов-фактур, можно отправлять контрагентам простой электронной почтой. По договоренности сторон они могут быть подписаны либо усиленной квалифицированной, либо усиленной неквалифицированной электронной подписью. Но использование специальной системы электронного документооборота более удобно, так как позволяет моментально получить извещение о том, что ваш партнер документ получил. Он, в свою очередь, может его тут же подписать и отправить вам.

С чего лучше начать внедрение электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Обычно перейти на использование электронных документов решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Поскольку обмен электронным документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторонп. 1 ст. 169 НК РФ, то для начала надо обсудить возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами. Затем вы должны выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы, размещен на сайте ФНС.

На какие критерии желательно ориентироваться, выбирая оператора?

И.В. Мурашкинцев: Как правило, операторы электронного документооборота дают возможность в тестовом режиме обменяться электронными документами с несколькими контрагентами. В ходе такой «опытной эксплуатации» вы сможете понять, какой интерфейс вам удобнее и легко ли будет совместить вашу бухгалтерскую программу с системой документооборота оператора.

Чем сложнее совместить бухгалтерскую программу с системой электронного документооборота, тем выше будет цена внедрения системы. Обратите внимание и на цену пересылки электронных документов. Обычно пересылка оплачивается так же, как в мобильной связи: платит «звонящий», то есть отправитель электронного документа. Электронные документы нередко требуется отправлять в комплекте. В этом случае может тарифицироваться отправка пакета документов, например счет-фактура и акт выполненных работ либо накладная.

Обязательно ли одновременно заключать договор с удостоверяющим центром — организацией, выдающей электронные подписи?

И.В. Мурашкинцев: При внешнем документообороте это обязательно. Удостоверяющий центр должен обеспечить всех участников документооборота электронными подписями. Компании, которые сдают отчетность в электронном виде, такие договоры уже заключили. Если же вы используете только внутренний документооборот, то это зависит от вашего желания. Внутренние документы можно подписывать простой электронной подписью, а в этом случае заключать договор с удостоверяющим центром не требуется.

Могут ли контрагенты использовать разные системы электронного документооборота? Или получить документы можно, только если ваш партнер отправил их через того же самого оператора?

И.В. Мурашкинцев: Сейчас между операторами, к сожалению, пока нет внутреннего роуминга. Поэтому для того, чтобы получать документы, нужно подключиться к тому же оператору, к которому подключена компания, которая отправляет документы. Так что если ваши контрагенты работают через разных операторов, для того, чтобы обмениваться с контрагентами документами, вам придется заключить договор с каждым из операторов.

Мы надеемся, что роуминг заработает в течение этого года и тогда можно будет принимать документы, отправленные через других операторов.

Надо ли отдельно прописывать в договорах с контрагентами использование системы электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Нет, это делать не обязательно. Достаточно обменяться обычными электронными письмами (их можно не заверять электронными подписями) или бумажными письмами по факсу, где подтверждается согласие применять электронные документыПисьмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26. Или, например, один из контрагентов может пригласить другого через своего оператора, как это происходит при приглашении «в друзья» в социальных сетях, а другой — принять это приглашение. Однако если ваш контрагент не хочет получать документы в электронном виде, вам придется продолжать присылать ему бумажные документы.

Хорошо, мы договорились с партнерами, выбрали оператора или даже нескольких операторов. Что делать дальше?

И.В. Мурашкинцев: Теперь надо адаптировать бизнес-процессы в компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами:

разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
назначить ответственных за его ведение;
организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, надо обеспечить электронной подписью, ведь передавать свою подпись другим лицам нельзя.

Надо ли распечатывать и хранить в бумажном виде электронные документы?

И.В. Мурашкинцев: Нет, не надо, хотя многие по старинке продолжают это делать. Все отправляемые и получаемые электронные документы хранятся в электронном архиве. И ваш электронный архив должен быть организован таким образом, чтобы при необходимости, например по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде, так, как сейчас передается электронная отчетность.

А если налоговая инспекция или аудитор запросят бумажную копию электронного документа, будет ли видно, что это копия электронного документа и что электронный документ подписан сторонами?

И.В. Мурашкинцев: Электронный документ можно распечатать и получить бумажную копию. На этой копии автоматически будет напечатано, что это бумажная копия электронного документа, а оригинал был подписан электронными подписями сторон. Бумажная копия, если она правильно оформлена, то есть заверена подписью и печатью организации или нотариально, может использоваться так же, как копия бумажного оригинала документа.

Все ли документы можно создавать в электронном виде?

И.В. Мурашкинцев: Документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, он равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручноп. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные Федеральной налоговой службой электронные форматы. Остальные документы можно создавать в любом формате, например текстовом или pdf.

Но есть документ, который обязательно должен составляться на бумаге. Это товарно-транспортная накладная. Обеспечить возможность его электронного считывания в пути пока невозможно.

Кроме того, документы, регламентирующие отношения работодателя и работника, например заявление о приеме на работу, трудовой договор, тоже должны составляться в бумажном виде.

Какие требования предъявляются к оборудованию, к компьютерам, подключенным к системе электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Такие же, как и к компьютерам, с которых электронная отчетность направляется в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы. На каждом рабочем месте, подключенном к системе электронного документооборота, должен быть устойчивый интернет-канал и должна быть установлена программа «Крипто-Про» или другая аналогичная программа для работы с электронными ключами.

Какие опасности могут возникнуть при создании и отправке электронных документов и как их избежать?

И.В. Мурашкинцев: Серьезных опасностей, на мой взгляд, нет. Единственное — надо быть очень внимательным, делать все вовремя и не допускать в электронных документах, особенно в счетах-фактурах, ошибок. Регламент выставления и отправки счетов-фактур очень жесткий. И для исправления ошибки в отправленном счете-фактуре необходимо повторно отправить исправленный счет-фактуру.

Но нельзя отправить новый счет-фактуру задним числом, указав дату, которая уже прошла.

Сквозная нумерация счетов-фактур происходит в бухгалтерской программе. И неважно, отправляете ли вы счета-фактуры в бумажном или в электронном виде и пользуетесь ли вы услугами одного или нескольких операторов.

Какова примерная стоимость отправки и получения электронного документа?

И.В. Мурашкинцев: Устойчивая цена на рынке на эти услуги пока только формируется. Сегодня она может составлять от 1 до 5 руб. за отправку одного электронного документа. Некоторые операторы дополнительно устанавливают абонентскую оплату. Получение электронных документов, как правило, бесплатное.

В любом случае это дешевле, чем отправка документов обычной почтой, особенно на дальние расстояния. Плюс сокращение расходов на распечатку и хранение бумажных документов.

По отзывам компаний, которые начали внедрение электронного документооборота, экономия при переходе на обмен документами с контрагентами в электронном виде может составить около 2% валового оборота компании.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *