Особенности проведения инвентаризации основных средств

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 26-28 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н (далее — Положение по ведению бухгалтерского учета). Детализация требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 N 49 (далее — Методические указания N 49).

В соответствии с перечисленными документами целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

  • — при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • — при смене материально ответственных лиц;
  • — при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • — в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • — при реорганизации или ликвидации организации;
  • — в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Следовательно, указывать в учетной политике организации обязательность проведения инвентаризаций в перечисленных случаях (кроме проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности) нет необходимости. Однако в учетной политике должен быть определен список материально ответственных лиц, при смене которых инвентаризация обязательна. Кроме того, в учетной политике на каждый год должен определяться состав инвентаризационных комиссий по видам инвентаризаций (по видам инвентаризуемого имущества).

Что касается сроков проведения инвентаризаций, то в настоящее время не существует нормативного документа, который бы директивно определял сроки начала и окончания инвентаризаций различных видов имущества и обязательств.

Ранее действовали Основные положения по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов, утвержденные приказом Минфина СССР от 30.12.82 N 179, в которых эти сроки были определены. При разработке учетной политики организации этими сроками можно воспользоваться как ориентирами.

Итак, инвентаризацию отдельных видов имущества и обязательств целесообразно проводить в следующие сроки:

  • — основных средств — не ранее 1 ноября отчетного года. Проведение инвентаризации объектов основных средств допускается один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. Ежегодное проведение инвентаризации основных средств может быть обусловлено необходимостью уточнения восстановительной (или балансовой) стоимости соответствующих объектов и проведения переоценки. Напомним, что в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств» право проведения переоценки принадлежит руководителю организации. Переоценка может быть проведена только один раз в год по состоянию на конец отчетного года. С учетом этих обстоятельств проведение инвентаризации по состоянию на 1 ноября представляется наиболее удобным: у комиссии достаточно времени для обработки результатов инвентаризации и подготовки материалов для проведения переоценки. В эти же сроки целесообразно проводить инвентаризацию долгосрочных финансовых вложений и объектов нематериальных активов. Обращаем внимание, что в соответствии с ПБУ 6/01 переоценка основных средств должна проводиться регулярно, то есть если руководством организации принимается решение о проведении переоценки, то она должна быть не разовой, а проводиться и в последующие отчетные периоды;
  • — капитальных вложений (вложений во внеоборотные активы) целесообразно проводить не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года. На счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» учитываются расходы организации не только по строительству объектов основных средств, но и их приобретению, а также по приобретению объектов нематериальных активов, земельных участков, объектов природопользования и взрослых животных, а также объемы выполненных научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ. По нашему мнению, инвентаризацию следует проводить по всем перечисленным видам активов;
  • — незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки — не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация в эти сроки проводится для целей бухгалтерской отчетности. Максимально допустимый срок до конца отчетного года обусловлен тем, что в организациях с большой номенклатурой производимой продукции и сложным технологическим циклом проведение инвентаризации довольно трудоемко. Кроме того, инвентаризация незавершенного производства может проводиться дополнительно и в другие сроки, устанавливаемые решением руководителя организации. Считается целесообразным проведение инвентаризации этого вида активов не реже одного раза в квартал;
  • — расходов будущих периодов — не менее одного раза в год. В данном случае, как видим, сроки не определены. Однако из экономического содержания указанных активов и обязательств явствует, что речь может также идти об уточнении остатка ремонтного фонда или резерва на проведение ремонтов (соответствующий субсчет счета 96 «Резервы предстоящих расходов») и остатка, числящегося на счете 97 «Расходы будущих периодов». Так как подобное уточнение должно проводиться по состоянию на 31 декабря (с целью присоединения остатка неиспользованного или не подтвержденного расчетами резерва к валовой прибыли), то инвентаризацию целесообразно проводить по состоянию на эту дату. Хотя более удобным представляется проведение инвентаризации по состоянию на 1 декабря: объемы расходов, которые будут произведены в декабре, определить нетрудно, а уточнить остатки всегда проще, чем их выверить;
  • — молодняка животных, животных на откорме, птицы, кроликов, зверей и семей пчел, а также подопытных животных — не менее одного раза в квартал. В этом случае частота проведения инвентаризаций обусловлена большим движением животных (рождением, переводом в другие возрастные группы и падежом). По некоторым группам животных (например, по свинопоголовью, где перевод в возрастные группы осуществляется через два месяца) целесообразно и более частое проведение инвентаризаций;
  • — готовой продукции на складах — не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года. При небольшой номенклатуре готовой продукции рационально срок инвентаризации приблизить к концу отчетного года. Но следует учитывать, что помимо проверки наличия и состояния готовой продукции такая инвентаризация позволит уточнить финансовое состояние организации и своевременно сформулировать управленческие решения по его улучшению (например по уценке продукции, которая долгое время не находит спроса). В случае если организацией применяется счет 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)», целесообразно инвентаризовать готовую продукцию таким образом, чтобы выделять отдельно фактическую и нормативную (плановую) себестоимость;
  • — товаров на складах и базах промышленных товаров — не реже одного раза в год; на складах и базах продовольственных товаров — не реже двух раз в год. Последнее в настоящее время обусловлено тем, что продовольственные товары, как правило, имеют ограниченные сроки хранения;
  • — товаров и тары в магазинах и на других предприятиях розничной торговли — не реже двух раз в год; товаров в книжных магазинах — не реже одного раза в год. Проведение инвентаризации товаров в магазинах розничной торговли вдвое чаще, чем на складах, обусловлено большим их движением. Что касается книжной продукции, то здесь более частые инвентаризации существенно ограничиваются номенклатурой продукции. Если организация розничной торговли ведет учет товаров по продажным ценам, одновременно с проверкой наличия и состояния товаров на складах целесообразно уточнить размер и состав торговой надбавки, числящейся на счете 42 «Торговая наценка»;
  • — материально-производственных запасов — не менее одного раза в год. Так как ежегодное проведение инвентаризации должно быть, как минимум приурочено к составлению отчетности, то проводить инвентаризацию материально-производственных запасов следует не ранее 1 октября. Более точные сроки определяются с учетом номенклатуры имущества: при небольшой номенклатуре инвентаризацию можно проводить по состоянию на 1 декабря, при значительной — по состоянию на 1 октября;
  • — нефти и нефтепродуктов — не реже одного раза в месяц. Указание в учетной политике о ежемесячном проведении инвентаризации автоматически исключает повторное ее проведение перед составлением отчетности;
  • — денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности — не менее одного раза в месяц.

Пунктом 3.39 Методических указаний N 49 установлено, что инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 N 40 и доведенным до сведения банков письмом Банка России от 04.10.93 N 18. Порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичности проведения таких инвентаризаций.

Однако, учитывая высокую мобильность данного вида активов, а также значимость их сохранности для финансового состояния организации, следует сделать вывод, что рекомендуемые сроки являются оптимальными. Причем, напомним, инвентаризация кассы должна начинаться внезапно;

  • — расчетов с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т.д.) — по мере получения выписок из банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам — на первое число каждого месяца. Этот вид проверки назвать инвентаризацией можно с большой натяжкой — она проводится работниками бухгалтерии каждый раз по получении банковских выписок;
  • — расчетов по платежам в бюджет — не менее одного раза в квартал. Проведение инвентаризации в эти сроки обусловлено хотя бы тем фактом, что налоговые декларации составляются, по меньшей мере, не реже. То же можно отнести и к расчетам с государственными внебюджетными фондами, расчетные ведомости в которые также представляются ежеквартально;
  • — расчетов организаций со структурными подразделениями, выделенными на отдельные балансы, — на первое число каждого месяца. Здесь, по существу, проверяется расшифровка сальдо по счету 79 «Внутрихозяйственные расчеты». В сводной бухгалтерской отчетности остатка по этому счету быть не должно. Для обеспечения этого достаточно проведения инвентаризации ежеквартально. Затраты структурных подразделений, как правило, влияют на уровень себестоимости продукции, работ, услуг как этих подразделений, так и головной организации. Так как себестоимость формируется ежемесячно, то и инвентаризация должна проводиться не реже;
  • — расчетов с дебиторами и кредиторами — не менее двух раз в год. Так как инвентаризация данного вида активов связана с большими затратами времени (в том числе и на перемещения в организации-дебиторы (кредиторы)), то целесообразно начинать ее не позднее 1 ноября с обязательным уточнением данных (для отчетности) по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным;
  • — финансовых вложений — для этой категории активов сроки проведения инвентаризации отдельно не устанавливались. Здесь следует исходить из общих требований к срокам проведения инвентаризаций, то есть непосредственно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Следует иметь в виду, что Планом счетов не предусмотрена дифференциация финансовых вложений на долгосрочные и краткосрочные.

Обратите внимание! Организациям, осуществляющим производство алкогольной и (или) подакцизной спиртосодержащей продукции, в том числе спиртосодержащей парфюмерно-косметической продукции в металлической аэрозольной упаковке и спиртосодержащей продукции бытовой химии в металлической аэрозольной упаковке, следует включить в учетную политику (как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения) на 2011 г. пункт (или подраздел) о проведении внеочередной инвентаризации приобретенного этилового спирта, сумма акциза по которому не принята к вычету по состоянию на 31 июля 2011 г. Данная обязанность установлена ст. 5 Федерального закона от 27.11.2010 N 306-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и Закон Российской Федерации «О налоговых органах Российской Федерации».

По результатам инвентаризации указанные организации должны будут направить данные об остатках этилового спирта, сумма акциза по которому не принята к вычету по состоянию на 31 июля 2011 г., в налоговые органы по месту учета не позднее 5 августа 2011 г.

> Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества

Инвентаризация основных средств

Инструкции и методические указания предписывают до начала инвентаризации основных средств проверить:

  • а) наличие и состояние инвентарных карточек учета основных средств, инвентарных карточек группового учета основных средств, описей инвентарных карточек по учету основных средств, инвентарных списков нефинансовых активов, за исключением библиотечных фондов, драгоценностей и ювелирных изделий, и других регистров аналитического учета;
  • б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
  • в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду, на хранение и во временное пользование. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление, например, путем осуществления запроса.

Это необходимо для того, чтобы при обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бюджетного учета была возможность своевременно внести соответствующие исправления и уточнения. В описи заносятся полное наименование имущества, назначение, инвентарные номера, заводские номера, номера основных комплектующих агрегатов и устройств, основные технические или эксплуатационные показатели. На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

При инвентаризации животных, относящихся к основным средствам (служебные собаки, рабочий скот), сведения о них заносятся в описи, в которых указываются: номер животного (бирка, тавро), кличка животного, год рождения, порода, пол, масть, упитанность и первоначальная стоимость.

Инвентаризация материальных запасов

Перед проведением инвентаризации на складах (базах, кладовых) материально ответственные лица должны рассортировать и уложить по наименованиям, сортам, размерам и т.п. все материальные запасы и вывести итоги в книгах и карточках складского учета. Также должны быть вывешены инвентаризационные ярлыки (форма по ОКУД 0317003) с подробными сведениями, характеризующими эти запасы, с указанием их качества, количества, веса или меры.

Материальные запасы (горюче-смазочные материалы, продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, обмундирование, строительные материалы, хозяйственные и канцелярские принадлежности, тара и другие материальные запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Наличие горюче-смазочных материалов в баках машин и др. техники замеряется в начале рабочего дня перед выездом техники из гаражей в первый день проведения инвентаризации ГСМ в соответствии с приказом о проведении инвентаризации.

Материальные запасы, находящиеся в эксплуатации, но числящиеся в бюджетном учете (в том числе на забалансовых счетах), инвентаризуются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Предметы мягкого инвентаря, спецодежды, прочие материальные запасы, выданные в индивидуальное пользование воспитанникам (учащимся) и работникам, инвентаризуются путем сверки данных аналитического учета по соответствующим счетам бюджетного учета с информацией, представленной ответственными за данные предметы лицами. Инвентаризационные описи по указанным предметам подписываются получившими это имущество лицами в соответствующих, специально отведенных для этих целей, графах инвентаризационных описей.

Предметы мягкого инвентаря, отправленные в стирку или ремонт, включаются в инвентаризационную опись на основании ведомостей — накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Тара включается в инвентаризационные описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

Охранные и ездовые собаки, животные на откорме, молодняк свиней, овец и коз, птица, кролики, рыба, семьи пчел и другие виды животных, учитываемые как материальные запасы, включаются в описи согласно номенклатуре, принятой в учетных регистрах, с указанием количества голов и живой массы (веса) по каждой группе.

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

Инвентаризация — это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Это способ уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации.

Основные цели инвентаризации:

  • * выявление фактического наличия имущества;
  • * сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
  • * проверка полноты отражения в учете обязательств.

Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств (только денежные средства, материалы и др.).

Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки, и внезапными, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей неожиданно для материально ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

  • * при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального предприятия;
  • * перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере, и в приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
  • * при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • * при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • * в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • * при ликвидации (реорганизации) организации или в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и др.).

В состав инвентаризационной комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед инвентаризацией осуществляют подготовительные мероприятия: материальные ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей; все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета; от материально ответственных лиц необходимо получить расписку в том, что у них нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «…» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Наличие средств в натуре проверяют при обязательном участии материально ответственного лица. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и др.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи незаполненные строки прочеркиваются и делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации, приведенные в Приложениях 6-19 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, либо формы, разработанные министерствами и ведомствами.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки ее правильности. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где происходила инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом (Приложение 3 к Методическим указаниям) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (Приложение 4 к Методическим указаниям).

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут осуществляться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, происходящие в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

На поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, лиц, виновных в порче ценностей. Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляют актом без записи их в инвентаризационной описи.

Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения — излишек или недостача. В сличительной ведомости ценности записывают с указанием количества и суммы по группам, видам и сортам в соответствии с классификацией, принятой в учете. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки или недостачи, а остальные показывают в ведомости общей суммой.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляют отдельные сличительные ведомости.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утверждаемым руководителем предприятия. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

  • 1)излишек имущества приходуется по рыночной стоимости имущества на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации, а у бюджетной организации- на увеличение финансирования (фондов);
  • 2) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации, а у бюджетной организации — на уменьшение финансирования (фондов).

Тема 10. Инвентаризация имуществ и обязательств

  1. Понятия, виды и сроки проведения инвентаризации.

  2. Этапы и отражение результатов в бухгалтерском учете

1. Инвентаризация: понятие, функции и цели

Методологическую базу проведения инвентаризации составляют следующие нормативные документы:

1. Федеральный закон от 21 ноября 1996г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями от 23 июля 1998 г. N 123-ФЗ);

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н;

3. Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению»;

4. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49;

5. Постановление Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18 августа 1998 г. N 88;

6. Постановление Госкомстата России «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» от 27 марта 2000 г. N 26 (вводится в действие с 1 января 2001 г.).

Инвентаризация — это проверка фактического наличия и состояния имущества организации, ее финансовых обязательств на определенную дату и последующее сопоставление полученных данных с данными бухгалтерского учета.

Имущество организации включает ее основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовую продукцию, товары, прочие запасы, денежные средства и иные финансовые активы; финансовые обязательства включают кредиторскую задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Кроме того, инвентаризации подлежит имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете на забалансовых счетах (находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки и т. п.), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.

Инвентаризация выполняет две основные функции:

— Учетная функция проявляется в том, что инвентаризация является элементом метода бухгалтерского учета. При проведении инвентаризации можно в натуральном измерителе сравнить правильность ведения документации всех хозяйственных операций.

— Контрольная функция инвентаризации заключается в том, что она является методом фактического контроля за деятельностью материально-ответственного лица, и ее проведение необходимо для проверки сохранности товарно-материальных ценностей, качественного состояния сырья, материалов, готовой продукции, правильного ведения складского хозяйства и текущего учета. В ходе ее проведения выявляются изменения в составе средств, которые получают затем отражение в записях бухгалтерского учета. Качественное проведение инвентаризации оказывает предупредительное воздействие на лиц, склонных к нарушению и запутыванию учета, а также совершающих подготовительные действия для последующего расхищения или растраты материальных ценностей.

Основными целями инвентаризации являются:

— выявление в натуре фактического наличия имущества;

— сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

— проверка полноты отражения в учете обязательств;

— проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния.

Примечание: В Законе о бухгалтерском учете подчеркивается необходимость подтверждения правильности и достоверности оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной.

— проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств;

— определение виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных ресурсов.

2. Виды инвентаризации

По характеру проведения различают плановые и внеплановые инвентаризации.

Плановые инвентаризации — это инвентаризации проводимые на предприятии в определенные сроки в течение года по плану-графику, утвержденному руководителем организации.

Примечание: Графики проведения инвентаризаций хранятся как документы, неподлежащие оглашению, и составляют служебную тайну, так как осведомленность материально-ответственных лиц о дате проведения инвентаризации может значительно снизить эффективность либо привести к ее полной безрезультативности (при наличии сведений о возможных злоупотреблениях).

Внеплановая инвентаризация — это инвентаризации, проводимые вне графика, по распоряжению руководителя организации или вышестоящих организаций, следственных, правоохранительных и других контрольных органов..

В зависимости от объема охватываемых проверкой видов ценностей различают полные и неполные (частичные) инвентаризации.

Полная инвентаризация — это инвентаризация, предполагающая охват всех видов хозяйственных средств организации и их источников.

Цель полной инвентаризации обеспечить реальность бухгалтерского баланса на конец года и тем самым реальность показанных в них финансовых результатов.

Неполная (частичная) инвентаризация — это инвентаризация, предполагающая охват отдельных видов хозяйственных средств организации и их источников (например, инвентаризация денежных средств в кассе и т.д.).

По виду охватываемых средств различают:

— Инвентаризацию основных средств

— Инвентаризацию нематериальных активов

— Инвентаризацию финансовых вложений

— Инвентаризацию товарно-материальных ценностей

— Инвентаризацию денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

— Инвентаризацию расчетов и т.п.

3. Случаи обязательного проведения инвентаризации

Согласно пункту 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ проведение инвентаризации обязательно:

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года, т.е. если после 1 октября отчетного года проводилась инвентаризация какого-либо имущества, это имущество не включается в перечень имущества, проверяемого при инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, и для составления годовой отчетности используются результаты уже проведенной инвентаризации этого имущества.).

Примечание: Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

— при смене материально ответственных лиц;

Примечание: При смене материально ответственного лица инвентаризация, как правило, проводится по имуществу, закрепленному за данным лицом.

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации организации;

— в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Согласно пункту 1.6 Методических указаний по инвентаризации при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации обязательна также в следующих случаях:

— при смене руководителя коллектива (бригадира)

— при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов

— по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Примечание: В соответствии со ст. 245 ТК РФ установлено, что коллективная материальная ответственность может вводиться при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей. И только в том случае, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.

Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба заключается между работодателем и всеми членами коллектива (бригады). По указанному договору ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины.

Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, утвержден постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002г. № 85.

Для организаций общественного питания рекомендации по проведению инвентаризации изложены в отдельном отраслевом документе — Методике учета сырья, товаров и производства в предприятиях массового питания различных форм собственности, утвержденная Роскомторгом 12.08.1994 N 1-1098/32-2. Методикой предприятиям предложено проверять наличие и состояние продуктов (сырья) и готовых изделий:

— в кладовых — не реже одного раза в квартал;

— на кухнях и производственных цехах — не реже одного раза в месяц;

— в буфетах — не реже двух раз в квартал.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *