Ошибки в 6 НДФЛ

Как проверить расчет по форме 6-НДФЛ перед сдачей?

Отчет нужно представить в инспекцию расчет по форме 6-НДФЛ. Его форма и порядок заполнения утверждены приказом ФНС России от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@ (далее — Порядок заполнения). Форму 6-НДФЛ нужно сдавать в инспекцию ежеквартально:

  • за I квартал, 1-е полугодие и 9 месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом;
  • за год — не позднее 1 апреля следующего года.

Форму 6-НДФЛ за I квартал 2016 года необходимо представить в инспекцию не позднее 4 мая 2016 года (письмо ФНС России от 21.12.15 № БС-4-11/22387@). Вообще срок для ее сдачи — 30 апреля. Но это выходной день (суббота), а затем начинаются майские праздники. Поэтому срок сдачи расчета перенесен на ближайший следующий за ними рабочий день — на 4 мая (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Время, чтобы разобраться с новым расчетом, еще есть. Но не стоит откладывать это на последний момент. Хотя форма небольшая, при ее заполнении нужно учитывать ряд важных особенностей. Рассмотрим на примерах, как заполнить форму 6-НДФЛ за I квартал 2016 года. Правильность заполнения расчета можно проверить с помощью контрольных соотношений. Они приведены в письме ФНС России от 20.01.16 № БС-4-11/591@.

По каждому обособленному подразделению нужно сдать отдельный расчет

Форма 6-НДФЛ состоит из титульного листа, разделов 1 и 2. Ее заполняют нарастающим итогом с начала года.

Титульный лист такой же, как в большинстве деклараций. В нем нужно поставить (п. 2.2 Порядка заполнения):

  • номер корректировки. В первичном расчете указывают 000, в уточненных — 001, 002 и т. д.;
  • код периода, за который сдается форма. В расчете за I квартал ставят 21. Коды периодов приведены в приложении № 1 к Порядку заполнения;
  • налоговый период — 2016 (подробнее читайте во врезке ниже);
  • четырехзначный код налогового органа;
  • код места представления расчета. Организация указывает 212.

Форму 6-НДФЛ за 2015 год сдавать не нужно

Обязанность представлять в инспекцию форму 6-НДФЛ появилась с 1 января 2016 года. С этой даты вступили поправки в пункт 2 статьи 230 НК РФ (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 28.11.15 № 327‑ФЗ).

Но расчет за 2015 год сдавать не нужно. Ведь акты законодательства, устанавливающие новые обязанности или иным образом ухудшающие положение налогоплательщиков или налоговых агентов, обратной силы не имеют (п. 2 ст. 5 НК РФ). Отчетность по форме 6-НДФЛ — это новая обязанность для налоговых агентов. Значит, ее нельзя распространить на истекший налоговый период. С этим согласна ФНС России (письма от 03.12.15 № БС-3-11/4605@ и от 24.11.15 № БС-4-11/20483@)

Если у компании есть обособленные подразделения, она сдает несколько форм 6-НДФЛ. Отдельно по головной компании и каждому подразделению (абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ, письма ФНС России от 30.12.15 № БС-4-11/23300@ и от 28.12.15 № БС-4-11/23129@). Это же правило действует и в том случае, когда несколько подразделений состоят на учете в одной инспекции (письмо ФНС России от 28.12.15 № БС-4-11/23129@).Отчитаться должно каждое из них. Подробнее об отчетности обособленных подразделений.

В форме 6-НДФЛ по доходам, которые выплатила головная организация, указывают ее КПП и код по ОКТМО. В расчете по обособленному подразделению — его КПП и код по ОКТМО (п. 1.10 Порядка заполнения). На титульном листе расчета подразделение указывает код места представления — 220.

Если организация выплачивает доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, нужно заполнить раздел 1 по каждой ставке

В разделе 1 формы 6-НДФЛ компания отражает суммарные показатели по всем физическим лицам, которым выплатила доходы. Этот раздел она оформляет отдельно по каждой ставке НДФЛ: 13, 15, 30 и 35% (ст. 224 НК РФ). Особенность в том, что строки 010—050 организация заполняет в каждом разделе 1, а строки 060—090 — только на первой странице этого раздела (п. 3.1 и 3.2 Порядка заполнения).

Если все выплаченные доходы облагаются НДФЛ по ставке 13%, компания оформляет один раздел 1. В нем она заполняет все строки с 010 по 090

ПРИМЕР 1.

ООО «Организация» в I квартале 2016 года начислило и выплатило доходы 15 физическим лицам:

  • работникам, являющимся налоговыми резидентами РФ, — зарплату и другие выплаты по трудовым договорам на общую сумму 800 000 руб.;
  • — сотруднику, не являющемуся налоговым резидентом РФ, — зарплату в размере 50 000 руб.;
  • — учредителям, не состоящим с ООО «Организация» в трудовых отношениях, — дивиденды в сумме 100 000 руб.;
  • — стороннему юрисконсульту — вознаграждение по договору подряда в размере 20 000 руб.

Общая сумма стандартных вычетов по НДФЛ, которые компания предоставила работникам в этом квартале, составила 14 000 руб.

В форму 6-НДФЛ за I квартал 2016 года ООО «Организация» включает два раздела 1. Один из них она заполняет по доходам, которые облагаются НДФЛ по ставке 13%. Второй — по доходам, облагаемым по ставке 30%. Образцы заполнения обоих разделов 1 приведены ниже.

В разделе 2 организация группирует данные о доходах, если по ним одновременно совпадают три даты

Раздел 2 расчета сложнее. Он состоит из нескольких одинаковых блоков строк с 100 по 140. Чтобы заполнить раздел 2, по каждому выплаченному доходу нужно знать три даты (п. 4.1 и 4.2 Порядка заполнения):

  • дату фактического получения дохода. Речь идет о дате, которая определяется по правилам статьи 223 НК РФ. А не о дате выплаты дохода физическому лицу (письма ФНС России от 24.11.15 № БС-4-11/20483@ и от 13.11.15 № БС-4-11/19829). Например, датой получения дохода в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который начислена зарплата (п. 2 ст. 223 НК РФ). Даже если она выплачивается двумя частями — аванс в середине месяца и итоговый расчет по его окончании в следующем месяце;
  • дату удержания НДФЛ из этого дохода;
  • последний день срока, когда налоговый агент обязан был перечислить в бюджет удержанный из этого дохода НДФЛ (п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ, письмо ФНС России от 20.01.16 № БС-4-11/546@).

Сведения о доходах, по которым одновременно совпадают все три даты, организация группирует и указывает в одном блоке строк 100—140. То есть отражает суммарные данные об этих доходах и удержанном НДФЛ. Если не совпадает хотя бы одна из указанных дат, доход отражают отдельно. По нему заполняют отдельный блок строк 100—140. Таких блоков в расчете будет столько, сколько есть вариантов дат.

ПРИМЕР 2.

Воспользуемся условием примера 1. Но исключим из него доходы, выплаченные налоговому нерезиденту. Информация о доходах, полученных физическими лицами от ООО «Организация» в I квартале 2016 года, приведена в таблице ниже. Для заполнения раздела 2 формы 6-НДФЛ важны даты, которые указаны в столбцах 6, 7 и 9 этой таблицы. Образец оформления раздела 2 расчета приведен ниже.

Таблица. Сведения о доходах физических лиц за I квартал 2016 года

Вид дохода

Сумма дохода, руб.

Сумма налоговых вычетов, руб.

Сумма удержанного НДФЛ, руб.

Дата выплаты дохода

Дата фактического получения дохода (по правилам ст. 223 НК РФ)

Дата удержания НДФЛ

Дата перечисления НДФЛ в бюджет

Последний день срока перечисления НДФЛ в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ)

Зарплата за первую половину января 2016 года (аванс) 120 000 15.01.2016 31.01.2016 05.02.2016 05.02.2016 08.02.2016
Окончательный расчет по зарплате за январь 2016 года 140 000 4200 33 254 05.02.2016 31.01.2016 05.02.2016 05.02.2016 08.02.2016
Зарплата за первую половину февраля 2016 года (аванс) 120 000 17.02.2016 29.02.2016 04.03.2016 04.03.2016 09.03.2016
Окончательный расчет по зарплате за февраль 2016 года 140 000 4200 33 254 04.03.2016 29.02.2016 04.03.2016 04.03.2016 09.03.2016
Зарплата за первую половину марта 2016 года (аванс) 130 000 18.03.2016 31.03.2016 05.04.2016 05.04.2016 06.04.2016
Вознаграждение стороннему юрисконсульту по договору подряда 20 000 2600 21.03.2016 21.03.2016 21.03.2016 21.03.2016 22.03.2016
Дивиденды по итогам 2015 года 100 000 13 000 24.03.2016 24.03.2016 24.03.2016 24.03.2016 25.03.2016
Окончательный расчет по зарплате за март 2016 года 150 000 5600 35 672 05.04.2016 31.03.2016 05.04.2016 05.04.2016 06.04.2016
ИТОГО 920 000 14 000 117 780 Х Х Х Х Х

Форму 6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом с начала года. Но в разделе 2 этого расчета ФНС России рекомендует отражать только те доходы, которые выплачены именно в этом отчетном периоде. Операции, произведенные в предыдущих отчетных периодах, в разделе 2 повторно не указывать (письмо ФНС России от 28.12.15 № БС-4-11/23129@).

Однако глава 23 НК РФ не содержит понятия «отчетный период». Очевидно, что речь идет о кварталах. Так как форма 6-НДФЛ сдается ежеквартально (п. 2 ст. 230 НК РФ). Поэтому при заполнении расчета за 1-е полугодие 2016 года в разделе 2 нужно будет указать данные только о тех доходах, которые выплачены в течение II квартала 2016 года. Сведения о доходах за I квартал 2016 года переносить в этот раздел не нужно. Это существенно уменьшит объем сдаваемого расчета.

За не сданный вовремя расчет оштрафуют как минимум на 1000 руб., а за неточности в расчете — на 500 руб.

Если организация сдаст форму 6-НДФЛ за I квартал 2016 года позже 4 мая или не представит вовсе, налоговики ее оштрафуют. Штраф составляет 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, когда нужно было отчитаться (п. 1.2 ст. 126 НК РФ и п. 1.1 Контрольных соотношений, направленных письмом ФНС России от 20.01.16 № БС-4-11/591@).

Кроме того, инспекторы вправе заблокировать расчетный счет компании, если просрочка превысила 10 рабочих дней (п. 6 ст. 6.1 и п. 3.2 ст. 76 НК РФ). Счет разблокируют только после сдачи расчета в инспекцию.

Если налоговики найдут в форме 6-НДФЛ недостоверные сведения, организации грозит штраф 500 руб. за каждый неверный документ (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Штрафа не будет, если компания сама исправит ошибку и сдаст уточненный расчет до того, как ее обнаружат инспекторы (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Утверждена форма нового отчета, подаваемого в ПФ ежемесячно с отчета за апрель

Постановлением от 01.02.2016 N 83п правление ПФ утвердило форму «Сведения о застрахованных лицах». Документ зарегистрирован в Минюсте 18 февраля.

Новая форма отчетности будет называться СЗВ-М. Напомним, обязанность ежемесячно сдавать в ПФ сведения о работниках установлена федеральным законом 29 декабря 2015 г. N 385-ФЗ. Впервые такой отчет надо сдать до 10 мая 2016 года (за апрель). За непредставление этих сведений предусмотрен штраф 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.

В отчете надо будет указывать регистрационный номер страхователя в ПФ, краткое наименование, а также ИНН/КПП работодателя. Вписывается год и месяц, за который надо представить сведения. Также надо будет вписать тип формы — исходная за отчетный месяц, дополняющая, отменяющая. В таблицу будут вписываться ФИО работающих, страховой номер индивидуального лицевого счета, ИНН. Последний будет указываться при наличии его у физлица.

Сведения подаются как в отношении лиц, работавших в отчетном месяце по трудовым договорам (в том числе и тех, с кем такие договоры в отчетном месяце расторгнуты), так и в отношении лиц, с которыми имеются гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры от отчуждении исключительного права, лицензионные договоры.

ФНС изложила очередные разъяснения по заполнению расчета 6-НДФЛ

В Письме от 25 февраля 2016 г. N БС-4-11/3058@ ФНС еще раз остановилась на вопросах, которые могут возникнуть при заполнении формы 6-НДФЛ.

Обязанность налоговых агентов представлять данный расчет корреспондирует с обязанностью уплачивать совокупную сумму НДФЛ. При этом российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Организации, имеющие обособленные подразделения, представляют расчет в отношении работников этих подразделений в налоговый орган по месту учета таких подразделений, а также в отношении физлиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.

Крупнейшие налогоплательщики, имеющие обособленные подразделения, заполняют 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению и представляют его, в том числе, в отношении работников этих обособленных подразделений, в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению.

6-НДФЛ надо сдавать за первый квартал, полугодие, девять месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год — не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, напомнила ФНС. Расчет заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.
В разделе 2 расчета за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

Строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений статьи 223 НК, строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК, строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» заполняется с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК.

Строка 030 «Сумма налоговых вычетов» заполняется согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика, утвержденным приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@, используемым для заполнения справок 2-НДФЛ. Добавим, что полей для указания данных кодов в форме 6-НДФЛ не предусмотрено.

В соответствии с пунктом 2 статьи 223 НК датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Согласно пункту 4 статьи 226 НК налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом.

При этом налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Таким образом, в случае если работникам зарплата за март 2016 года выплачена 5 апреля, а НДФЛ перечислен 6 апреля, то операция отражается в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года, при этом налоговый агент вправе не отражать операцию в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. Данная операция будет отражена при непосредственной выплате зарплаты работникам в 6-НДФЛ за полугодие 2016 года следующим образом:

  • по строке 100 указывается 31.03.2016;
  • по строке 110 — 05.04.2016;
  • по строке 120 — 06.04.2016;
  • по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.

В аналогичном порядке отражаются операции, начавшиеся в одном календарном году, а завершенные в другом календарном году. Например, зарплата за декабрь 2015 года выплачена 12.01.2016, в этом случае данная операция в разделе 1 расчета 6-НДФЛ не отражается, а в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года отражается следующим образом:

  • по строке 100 указывается 31.12.2015;
  • по строке 110 — 12.01.2016;
  • по строке 120 — 13.01.2016;
  • по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.

Если работнику сумма оплаты отпуска за март 2016 года выплачена 5 апреля, то данная операция отражается в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2016 года следующим образом:

  • по строке 100 указывается 05.04.2016;
  • по строке 110 — 05.04.2016;
  • по строке 120 — 30.04.2016;
  • по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.

О хранении электронных документов

Описание ситуации:

В газете «Учет налоги и право» была опубликована статья, в которой были даны следующие рекомендации по хранению электронных документов:

1) Хранение электронных документов должно быть организовано в электронном виде.

2) При организации хранения электронных документов рекомендовано придерживаться правил, указанных в приказе Минкультуры России от 31.03.15 г. № 526.

Вопрос 1:

Существуют ли какие-либо правила хранения электронной «первички» в организации?

Ответ:

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Пунктом 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ установлено, что первичные учетные документы подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Согласно п. 3 Информации Минфина России № ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков» до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются:

— Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) (далее — Положение о документах и документообороте);

— Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Приказ № 526).

Так, порядок хранения документов бухгалтерского учета установлен в п.п. п. п. 6.1 — 6.4 Положения о документах и документообороте. Первичные документы подлежат обязательной передаче в архив, до передачи их в архив предприятия, учреждения документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Схожие правила установлены и Приказом Минкультуры России № 526. Так, согласно п. 2.1 Приказа № 526 документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд. Пунктом 2.3 Приказа № 526 установлено, что часть документального фонда, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации. Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания (п. 2.16 Приказа № 526).

Данным Приказом также установлены требования к архивохранилищам и порядок учета архивных документов (разделы II и III Приказа № 526). В частности, правила хранения электронных документов, их учет и порядок комплектования архива электронными документами прописаны в п.п. 2.30 – 2.33, 2.35, 2.39 – 2.41, 2.47, 3.3, 3.4, 4.13, 4.15, 4.19, 4.26, 4.31, 4.34 Приказа № 526.

Таким образом, на сегодняшний момент при хранении первичных документов в электронном виде следует руководствоваться Положением о документах и документообороте (в части, не противоречащей более поздним нормативным актам) и Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Вопрос 2:

Нужно ли в электронном виде каким-нибудь образом хранить файлы с первичкой + ЭЦП?

Ответ:

Единицей хранения электронных документов является электронное дело (п. 3.3 Приказа № 526).

Обязательные требования к хранению электронных документов установлены п. 2.30 Приказа № 526:

  • наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
  • наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
  • обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов. При этом не реже одного раза в 5 лет должны проводиться технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. В случае изменения версий программного обеспечения, форматов производится перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы. Перезапись также проводится, если выявлены изменения физического состояния носителей электронных документов или ухудшения воспроизводимости электронных документов.

Алгоритм передачи электронных документов в архив организации определен в п. 4.34 Приказа № 526. Электронные документы передаются в архив на физически обособленных материальных носителях в двух идентичных экземплярах (рабочий и основной).

Также при приеме в архив электронных документов проводятся следующие операции:

  • формируется в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
  • составляется опись электронных дел, документов структурного подразделения (приложения №№ 17, 18 Приказа № 526);
  • архив организации проверяет электронные документы на наличие вредоносных компьютерных программ;
  • проводится проверка воспроизводимости электронных документов;
  • проводится проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);
  • проверяется подлинность электронной подписи, которой подписан электронный документ.

При приеме электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях в конце описи электронных дел, документов оформляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Данная запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы.

При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.

Согласно подп. 7 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ обязательным реквизитом первичного документа являются подписи лиц, совершивших сделку либо ответственных за ее оформление, либо за оформление свершившегося события.

В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронная подпись — информация в электронной форме, присоединенная к подписываемой информации в электронной форме или иным образом связанная с ней и используемая для определения лица, подписывающего информацию.

Информация в электронной форме, подписанная электронной подписью (квалифицированной, простой или неквалифицированной), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключением является случай, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Если документ должен быть заверен печатью, то электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов).

Следовательно, составленные в электронном виде первичные документы или пакет документов подписываются электронной подписью. Первичный документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе. При передаче в архив электронные документы передаются вместе с ЭЦП. Также при передаче в архив электронные дела подписываются ЭЦП руководителя или уполномоченного лица.

Таким образом, электронная первичная документация хранится в электронном виде на физических носителях. Данные файлы включают в себя контент и метаданные электронного документа, файлы ЭЦП и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.

Вопрос 3:

Можно ли первичные документы хранить только в электронном виде?

Ответ:

Как отмечалось при ответе на вопрос 1, первичные документы могут быть составлены на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа. Следовательно, организация самостоятельно выбирает в каком виде должны составляться документы: только на бумажном носителе, только в электронном виде, совмещение бумажного и электронного документооборота.

Следовательно, если документы составлены в электронном виде, то они подлежат хранению также в электронном виде.

Минфин России в Письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 отмечает, что

хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Таким образом, первичные электронные документы могут храниться только в электронном виде, без их распечатки на бумажном носителе.

Вопрос 4:

В каком виде при проверках выездных и камеральных нужно будет предоставлять электронную первичку? Нужно ли ее будет распечатывать?

Ответ:

Пунктом 2 ст. 93 НК РФ предусмотрено, что истребуемые при проведении налоговых проверок документы могут быть представлены в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. В случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Следовательно, налогоплательщик вправе передавать налоговому органу документы в электронном виде по ТКС. При этом они должны быть составлены по форматам, установленным ФНС России.

На сегодняшний день установлены следующие форматы:

  • счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме (утв. Приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@);
  • документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме (утв. Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
  • документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (утв. Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@).

Также являются рекомендованными электронные форматы товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг), утвержденные Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

В случае, если первичные документы составлены не по форматам, утвержденным ФНС России, то при проведении камеральных и выездных проверок налогоплательщик должен представить данные документы на бумажных носителях в виде заверенных копий, поскольку абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ установлено, что представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий.

На данный факт обращают внимание и контролирующие органы (см. Письма ФНС России от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304, 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671, от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669, Письмо Минфина России от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).

При этом хотелось бы отметить, что некоторые документы налогоплательщик вправе представить в налоговый орган в виде скан-образов. К таким документам относятся: договор (соглашение, контракт); спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости); акт приемки-сдачи работ (услуг); счет-фактура, в том числе корректировочный; грузовая таможенная декларация/транзитная декларация и др.

Формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС, утвержден Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ (таблица 4.9 данного Приказа).

Таким образом, если электронные первичные документы составлены по форматам, утвержденным ФНС России, то при проведении камеральных и выездных налоговых проверок они представляются также в электронном виде.

В случае, если документы составлены по другим форматам, то они при проведении проверок распечатываются и представляются налоговому органу в виде заверенных копий.

В некоторых случаях допустимо представление налоговому органу т.н. электронных скан-образов документов.

Вопрос 5:

Можно ли вести налоговые регистры и все расчеты только в электронном виде? Каким образом нужно организовать подписание данных электронных документов главным бухгалтером?

Ответ:

Согласно ст. 314 НК РФ регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронной форме и (или) любых машинных носителях.

В соответствии с п. 1 ст. 80 НК РФ налоговая декларация – это письменное заявление или заявление налогоплательщика, составленное в электронной форме и переданное по ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи или через личный кабинет налогоплательщика, об объектах налогообложения, о полученных доходах и произведенных расходах, об источниках доходов, о налоговой базе, налоговых льготах, об исчисленной сумме налога и (или) о других данных, служащих основанием для исчисления и уплаты налога.

Следовательно, организация может вести налоговые регистры и составлять налоговые декларации только в электронном виде. Хранение документов, составленных в электронном виде, также может производиться в электронном виде (см. ответ на вопрос 3). В отношении электронных счетов-фактур Минфин России особо отмечает в Письме от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259:

счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе.

При представлении налоговой декларации в электронном виде в налоговый орган налогоплательщик не обязан представлять ее в налоговый орган на бумажном носителе и должен обеспечить хранение ее в электронном виде в установленном порядке (п.п. 6, 7 раздела I Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по ТКС, утв. Приказом МНС России от 02.04.2002 № БГ-3-32/169).

Таким образом, налоговые регистры и налоговые декларации, составленные в электронном виде, могут храниться также в электронном виде.

При этом стоит учитывать, что документ в электронной форме приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если он подписан электронной подписью. Законом № 63-ФЗ установлены три вида электронных подписей: простая электронная подпись, квалифицированная электронная подпись, неквалифицированная электронная подпись.

Так, например, электронный счет-фактура, составленный по утвержденному ФНС формату, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ).

Налоговое законодательство не устанавливает каких-либо требований к подписанию налоговых регистров, за исключением электронных счетов-фактур, усиленной квалифицированной электронной подписью.

Ранее финансовое ведомство считало, что документ может подтверждать расходы для целей налогообложения прибыли, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (Письма Минфин России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920, от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139, от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85, от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710). В последнее время позиция Минфина РФ изменилась и теперь контролирующие органы признают правомерность подписания электронных документов простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрена такая возможность (см. Письма ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@, от 17.01.2014 № ПА-4-6/489, Письма Минфина России от 02.06.2015 № 03-01-13/01/31906, от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Относительно подписания налоговых регистров главным бухгалтером хотелось бы отметить следующее.

Законодательство не предусматривает обязательность подписания электронных документов, в т.ч. регистров, главным бухгалтером. Регистры подписываются лицами, ответственными за их ведение. Данное справедливо как для электронных регистров бухгалтерского учета (подп. 7 п. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ), так и для электронных регистров налогового учета (ст. 314 НК РФ). Так, в соответствии с абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура в электронном виде подписывается руководителем организации либо иными лицами, уполномоченными на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью организации. Иными словами, для электронного счета-фактуры вполне достаточно подписи одного лица. Кроме того, в электронном счете-фактуре показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Следовательно, главный бухгалтер подписывает электронные документы и регистры только в том случае, если он является лицом, ответственным за их ведение.

Таким образом, налоговые регистры могут вестись организацией только в электронном виде. При этом они должны быть подписаны электронной подписью лиц, ответственных за их ведение.

Источник: ГК «Налоги и финансовое право»

Прошлые выпуски:

  • Выпуск №147 от 9 Февраля 2016 года Отпуск до 1,5 лет для бабушки
  • Выпуск №146 от 2 Февраля 2016 года Новые формы отчетности от ПФР
  • Выпуск №145 от 26 Января 2016 года Бесплатная раздача рекламных материалов: что с НДС?

Или смотрите архив

Нужно ли на титульном листе формы 6-НДФЛ ставить печать?

  • Конец отсрочек по онлайн‑кассам: кто должен применять ККТ с 1 июля и какое оборудование выбрать?
  • Как вести документооборот при использовании онлайн-кассы?
  • Нужно ли ООО на УСН применять ККТ при получении оплаты от физлица за юридическое лицо?
  • Налогоплательщик «закрыл ИП»: вправе ли инспекция провести выездную проверку за период после утраты статуса ИП?
  • ИФНС требует документы: на какие запросы нужно ответить, а какие можно игнорировать
  • Переход на онлайн‑кассы 1 июля 2019 года: кто получит новую отсрочку
  • С 30 апреля в 26 регионах при заполнении платежек на уплату налогов и взносов надо указывать новый номер УФК
  • За предыдущим директором-учредителем числится подотчетная сумма: как быть?
  • Как ООО на УСН выписывать БСО с 1-го июля 2019 года при оказании услуг населению?
  • Нужно ли ИП на УСН применять ККТ в 2019 году при оказании услуг по доставке готовых комплектов питания?
  • ФНС обновила показатели для расчета вероятности выездной проверки
  • Новый профстандарт «Бухгалтер»: какие требования к профессии он вводит и кто обязан его применять
  • ФНС сообщила, по каким признакам можно выявить подозрительного учредителя у потенциального контрагента
  • Кассовый чек: какие реквизиты он должен содержать и в каком формате их указывать
  • Нужно ли ООО на УСН (доходы минус расходы) выделять НДС в КУДиР?
  • Переход на онлайн‑кассы с 1 июля 2019 года: кто получит новую отсрочку
  • Срок проведения проверки прошел, но ИФНС требует пояснения за 2016 год: как ответить?
  • Как пояснить высокий удельный вес налоговых вычетов по НДС?
  • ФНС разъяснила, что делать, если инспекция не приняла электронные документы
  • Налоговая прислала требование с кодом ошибки 9 по декларации по НДС: что делать?

В этом году придумали новую форму квартальной отчетности — 6-НДФЛ. У многих бухгалтеров, ведущих учет в программе 1С Зарплата и управление персоналом (ЗУП) возникли проблемы с датами выплаты фактического дохода, датой удержания налога и сроком перечисления налога.
У многих проблема в том, что они выплачивают зарплату раньше, чем закончился месяц, например, 29 числа, или платят НДФЛ в бюджет раньше, чем выплачена з/п. По налоговому кодексу так делать нельзя:
1) Начисление и выплата зарплаты должны быть не ранее последнего дня месяца (не важно выходной это или нет). Лучше немного позже, чем раньше (если з/п начислена раньше, то она будет считаться авансом). См. пункт 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ: При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом). В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход.
2) Перечислять НДФЛ в бюджет заранее нельзя, т.к. пока зарплата не выдана, данная сумма налогом не является, при этом как только зарплата была выдана, есть только один день на перечисление налога в бюджет иначе штрафы 20% от суммы. См. статью 226 пункт 6: Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.
У тех, кто пытался сдать отчет, не принимали потому, что проверка проходит только, если даты начислений и выплат з/п и НДФЛ указаны по правилам.
Чтобы отчет в 1С сформировался более-менее «красиво», необходимо правильно задать даты таких документов, как «Начисление з/п», отпуска, больничные, разовые начисления и т.п.
В некоторых этих документах нужно правильно задать не только дату документа, но и внутри самого документа найти сведения о налоге и изменить даты и там.
Например, может вылезти вот такая ситуация, когда указана строка 100, но строка 130 пуста, а 140 содержит сумму налога. Например, так:


Такое могло произойти, если в документе начисление зарплаты дата самого документа указана одна, а дата налога другая:

Либо, например, в отчете сильный разброс дат:

Это может быть если имело место начисление отпускных или больничных.
Помимо документов по начислению, также проверьте даты в документе Начисление отпуска: дату выплаты дохода:

А также дату получения дохода:

В больничном обратите внимание на дату выплаты дохода для НДФЛ:

А также на закладке «Расчет больничного листа» на вкладке НДФЛ дата получения дохода:

В документах «Разовые начисления» помимо даты самого документа проверьте вкладку НДФЛ:

По поводу строки 120 — она заполняет ее независимо от того, что указано в документе «Перечисление НДФЛ» и указывает дату в зависимости от даты выплаты дохода, которая предусмотрена законодательством (НК, статья 226 пункт 6).

НК РФ Глава 23. НАЛОГ НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

Подготовлены редакции документа с изменениями, не вступившими в силу «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 29.05.2019) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.06.2019)

  • Статья 207. Налогоплательщики
  • Статья 208. Доходы от источников в Российской Федерации и доходы от источников за пределами Российской Федерации
  • Статья 209. Объект налогообложения
  • Статья 210. Налоговая база
  • Статья 211. Особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме
  • Статья 212. Особенности определения налоговой базы при получении доходов в виде материальной выгоды
  • Статья 213. Особенности определения налоговой базы по договорам страхования
  • Статья 213.1. Особенности определения налоговой базы по договорам негосударственного пенсионного обеспечения и договорам обязательного пенсионного страхования, заключаемым с негосударственными пенсионными фондами
  • Статья 214. Особенности уплаты налога на доходы физических лиц в отношении доходов от долевого участия в организации
  • Статья 214.1. Особенности определения налоговой базы, исчисления и уплаты налога на доходы по операциям с ценными бумагами и по операциям с производными финансовыми инструментами
  • Статья 214.2. Особенности определения налоговой базы при получении доходов в виде процентов, получаемых по вкладам физических лиц в банках, находящихся на территории Российской Федерации, а также в виде процента (купона), выплачиваемого по обращающимся облигациям российских организаций, номинированным в рублях
  • Статья 214.2.1. Особенности определения налоговой базы при получении доходов в виде платы за использование денежных средств членов кредитного потребительского кооператива (пайщиков), процентов за использование сельскохозяйственным кредитным потребительским кооперативом средств, привлекаемых в форме займов от членов сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива или ассоциированных членов сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива
  • Статья 214.3. Особенности определения налоговой базы по операциям РЕПО, объектом которых являются ценные бумаги
  • Статья 214.4. Особенности определения налоговой базы по операциям займа ценными бумагами
  • Статья 214.5. Особенности определения налоговой базы по доходам, полученным участниками инвестиционного товарищества
  • Статья 214.6. Особенности исчисления и уплаты налога в отношении доходов по государственным ценным бумагам, муниципальным ценным бумагам, а также по эмиссионным ценным бумагам, выпущенным российскими организациями, выплачиваемых иностранным организациям, действующим в интересах третьих лиц
  • Статья 214.7. Особенности определения налоговой базы и исчисления налога по доходам в виде выигрышей, полученных от участия в азартных играх и лотереях
  • Статья 214.8. Истребование документов, связанных с исчислением и уплатой налога при выплате доходов по государственным ценным бумагам, муниципальным ценным бумагам, а также по эмиссионным ценным бумагам, выпущенным российскими организациями, выплачиваемых иностранным организациям, действующим в интересах третьих лиц
  • Статья 214.9. Особенности определения налоговой базы, учета убытков, исчисления и уплаты налога по операциям, учитываемым на индивидуальном инвестиционном счете
  • Статья 215. Особенности определения доходов отдельных категорий иностранных граждан
  • Статья 216. Налоговый период
  • Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)
  • Статья 217.1. Особенности освобождения от налогообложения доходов от продажи объектов недвижимого имущества
  • Статья 218. Стандартные налоговые вычеты
  • Статья 219. Социальные налоговые вычеты
  • Статья 219.1. Инвестиционные налоговые вычеты
  • Статья 220. Имущественные налоговые вычеты
  • Статья 220.1. Налоговые вычеты при переносе на будущие периоды убытков от операций с ценными бумагами и операций с производными финансовыми инструментами
  • Статья 220.2. Налоговые вычеты при переносе на будущие периоды убытков от участия в инвестиционном товариществе
  • Статья 221. Профессиональные налоговые вычеты
  • Статья 222. Полномочия законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации по установлению социальных и имущественных вычетов
  • Статья 223. Дата фактического получения дохода
  • Статья 224. Налоговые ставки
  • Статья 225. Порядок исчисления налога
  • Статья 226. Особенности исчисления налога налоговыми агентами. Порядок и сроки уплаты налога налоговыми агентами
  • Статья 226.1. Особенности исчисления и уплаты налога налоговыми агентами при осуществлении операций с ценными бумагами, операций с производными финансовыми инструментами, а также при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов
  • Статья 227. Особенности исчисления сумм налога отдельными категориями физических лиц. Порядок и сроки уплаты налога, порядок и сроки уплаты авансовых платежей указанными лицами
  • Статья 227.1. Особенности исчисления суммы налога и подачи налоговой декларации некоторыми категориями иностранных граждан, осуществляющих трудовую деятельность по найму в Российской Федерации. Порядок уплаты налога
  • Статья 228. Особенности исчисления налога в отношении отдельных видов доходов. Порядок уплаты налога
  • Статья 229. Налоговая декларация
  • Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы
  • Статья 231. Порядок взыскания и возврата налога
  • Статья 231.1. Особенности возврата налога, удержанного налоговым агентом с отдельных видов доходов
  • Статья 232. Устранение двойного налогообложения
  • Статья 233. Утратила силу

Открыть полный текст документа

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *