Оплата такси в командировке

Содержание

Такси в командировке

  • 12.03.19 Если сотрудник вернулся из командировки в два часа ночи и этот день является его нерабочим днем, то необходимо оплатить этот день полностью или только фактически отработанное время? Как подтвердить время (для оплаты), затраченное на получение багажа, и путь от аэропорта до дома? 1 291
  • 13.02.18 На основании положения о служебных командировках работникам компании возмещались расходы на такси: до места командировки и обратно к месту постоянной работы, до места отправления в командировку, а также по служебным делам во время командировки. По результатам выездной проверки управление ПФ указало на занижение базы по взносам на компенсации расходов на такси. По мнению фонда, такси не относится к общественному транспорту, и такие расходы не… 4 904
  • 07.06.17 Согласно локального нормативного акта компания компенсировала генеральному директору расходы на оплату проезда на такси во время нахождения в командировке. В подтверждение несения расходов были представлены авансовые отчеты, квитанции на оплату заказа такси, служебные записки, приказы о направлении в командировку. По результатам выездной проверки ФСС доначислил страховые взносы, пени и штраф, полагая, что расходы на оплату проезда на такси во … 7 277
  • 27.03.17 К такому выводу пришел Минфин. Кроме того, ведомство рассказало об учете в расходах компенсации стоимости проезда командированного на такси, а также об отдельном возмещении расходов на питание при проезде к месту командирования и обратно. 2 185
  • 27.03.17 Письмо Минфина России от 02.03.2017 N 03-03-07/11901 6 676
  • 20.10.16 Сотрудник организации (г. Москва) направлен в командировку по территории РФ. Во время командировки он пользовался услугами такси, чтобы добраться из аэропорта до гостиницы и обратно. За пользование услугами такси выдана квитанция, в которой указаны номер, серия, дата выполнения заказа, маршрут следования, сумма, стоят подпись кассира и печать, кассовый чек отсутствует. В организации есть положение о командировках, согласно которому работнику возмещаются расходы на проезд в аэропорт (из аэропорта) или на вокзал (с вокзала) в местах отправления, назначения или пересадок, в том числе на такси, на провоз багажа. Может ли организация принять квитанции за услуги такси во время командировки в качестве первичных документов? Может ли организация уменьшить расходы по налогу на прибыль на услуги такси согласно квитанции, если кассовый чек отсутствует? 11 619
  • 03.08.16 В письме от 28.06.16 № 03-04-06/37671 Минфин напомнил, что согласно статье 168 Трудового кодекса в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения определяются колдоговором или локальным нормативным актом организации. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК не подлежат обложению НДФЛ компенсационные выплаты (в пределах норм), связанных, в частности, с… 3 896
  • 03.08.16 Письмо Минфина от 28.06.2016 № 03-04-06/37671 2 687
  • 15.07.16 В письме от 10.06.16 № 03-03-06/1/34183 Минфин напомнил, что расходы на командировки учитываются на основании утвержденного в установленном порядке авансового отчета и иных документов, свидетельствующих о фактически понесенных затратах и подтверждающих фактический срок пребывания работника в служебной командировке. В постановлении правительства РФ от 06.05.2008 № 359 о порядке проведения расчетов без ККТ указано, что документы, используемые… 4 124
  • 15.07.16 Письмо Минфина от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183 2 999
  • 01.07.13 Компания вправе учитывать в расходах стоимость проезда на такси, которым работник воспользовался в командировке. Но при следующих условиях. Во-первых, затраты должны быть экономически оправданы. И, во-вторых, в наличии у организации должны быть документы, подтверждающие оплату поездки. Об этом сообщили специалисты Минфина России в письме от 14.06.2013 г. № 03-03-06/1/22223. … 3 488
  • 03.12.12 Если работник воспользовался в командировке такси, расходы на такой проезд чиновники позволяют учесть в целях налогообложения. Однако здесь нужно учесть некоторые нюансы. 5 42 641
  • 12.11.12 Одним из наиболее сложных аспектов, с которым сталкивается бухгалтер при направлении работника в командировку, является налогообложение. Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно не подлежат обложению НДФЛ. Однако на практике зачастую возникают сложные ситуации, в которых применение приведенной нормы становится затруднительным. 3 617
  • 25.07.12 Письмо Минфина России от 11.07.2012 N 03-03-07/33 3 058
  • 11.07.12 Письмо Минфина России от 27.06.2012 N 03-11-04/2/80 5 364
  • 05.05.12 …квитанция, выданная водителем, не содержит обязательных реквизитов? Минфин России в письме от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549 ответил, что суммы оплаты организацией проезда работника на такси при направлении его в командировку относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей. На этом основании данные выплаты не облагаются НДФЛ (ст. 168 ТК РФ, абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ). При… 1 534
  • 15.03.12 Организация оплачивает командированному проезд на такси из гостиницы в офис клиента и в аэропорт. Фирма хотела бы учесть эти расходы при налогообложении прибыли. Налоговики разъяснили, что для этого нужно. Из налогооблагаемой прибыли можно вычесть сумму расходов на проезд командированного работника в такси. Правда, при этом должны соблюдаться некоторые условия. Подробнее об этом рассказало Управление ФНС России по Москве. Туда обратилась… 1 298
  • 02.11.11 По мнению финансистов, в целях налогообложения прибыли можно учесть затраты на оплату проезда работника к месту командировки и обратно вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения (письмо Минфина России от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558). 5 026
  • 06.05.11 Менеджер турфирмы может задержаться в командировке по собственной инициативе, скажем, решив провести там отпуск. Или если во время служебной поездки утерян проездной документ. Такие ситуации налоговое законодательство не регулирует. Чтобы определиться, можно ли учесть командировочные расходы в целях налогообложения и не удерживать с их суммы НДФЛ, воспользуемся разъяснениями чиновников… 12 606
  • 01.12.09 Приказ на командировку и служебное задание в целях налога на прибыль оформлять не обязательно…Расходы на покупку электронного билета можно подтвердить и без посадочного талона…Расходы на такси до аэропорта (вокзала) и обратно обоснованны, даже если сотрудник выехал не с работы, а из дома…Доплату до фактического заработка за время командировки признают, если она предусмотрена в локальных актах… 1 922
  • 27.06.08 Какими документами можно подтвердить расходы командированного работника на проезд до аэропорта на такси? Как учесть расходы на проезд до места командировки, если билет приобретен в бездокументарной форме? Можно ли в целях исчисления налога на прибыль признать расходы на приобретение билета по безналичному расчету? 26 648
  • 27.03.08 Компания может учесть в расходах плату за проезд командированного работника в такси, если он добирался до аэропорта. В недавно обнародованном письме от 19.12.07 № 28-11/121388 УФНС России по г. Москве (опубликовано на стр. 6 московской вкладки) согласилось с аналогичным мнением Минфина (письмо от 22.05.07 № 03-03-06/2/82). 2 221
  • 28.04.07 Вы можете вычесть из налогооблагаемой прибыли расходы на такси, которым воспользовался командированный. Однако на случай проверки нужно запастись документами, доказывающими обоснованность подобных затрат. Например, в приказе директора о направлении в командировку можно написать, что сотрудник берет такси для сокращения потерь рабочего времени. 4 638

Подтверждающие документы

Когда траты на использование такси одобрены руководством, сотруднику необходимо представить с авансовым отчетом:

  • Заказной наряд.
  • Квитанцию на установленном бланке.
  • ККЧ, выдаваемый водителем после поездки.

Документация должна содержать необходимую информацию и не противоречить требованиям Правил, регламентированных постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.

В отсутствие такой документации возмещение оплаты, понесенной при поездке в такси, оплачиваться не могут в 2019 году. Электронный чек, направленный по почте онлайн связью, не может выступать удостоверяющим доказательством.

Платежный документ должен включать:

  • Обязательные данные в виде номера и серии.
  • Название компании, осуществляющей перевозку.
  • ИНН, ОГРН и иную информацию.
  • Стоимость оказанной услуги.
  • Дату выдачи.
  • Роспись ответственного лица, оформившего платежку.

Возмещение распределяется в статью издержек юридического лица, на сумму которых будет уменьшаться её основа для исчисления сбора на прибыль. При этом важным условием становятся подтверждающие документы, свидетельствующие о состоявшемся перемещении, и что оно совершено в целях организации деятельности, преследующей получение прибыли.

Как учитывается НДФЛ с восполнения командировочных трат?

Соблюдая необходимые требования, сумму возмещения оплаты такси нужно учитывать в затратах при вычислении сбора на прибыль. НДФЛ и другие взносы не подлежат обложению ставкой налога. Они входят в структуру издержек при подсчете налога на доходы.

Статьями 252 и 270 НК РФ не запрещено вносить в состав доходов стоимость поездок на такси направленного в командировку служащего. Важным условием является обязательность подтверждения сумм возмещения доказательствами и их экономическое обоснование.

Судами признается уменьшение величины прибыли, облагаемой сбором, в размере компенсации соответствующих поездок в командировке, как при передвижении для исполнения служебных обязанностей в течение всего времени и до места убытия, так и в случае перемещения к месту работы и назад. Законодательно не ограничено применение разновидностей транспорта в командировке.

При этом компенсация перемещения в связи с производственной необходимостью, для решения задач в интересах компании, а не направленного работника. Поэтому оплата таких издержек не может составлять его доход, облагаемый налогом.

ВАЖНО! Все положения действительны при предоставлении сотрудником документации, прикладываемой к отчетности по возвращении из поездки. В их роли выступают кассовый чек или квитанция определенного формата. Они должны включать необходимые данные, определяемые приложением 5 Правил перевозок пассажиров и багажа автотранспортом, утверждаемого постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112.

Компания или ИП, осуществляющие операции по перевозке людей, могут самостоятельно разработать платежную форму. Необходимо, чтобы в ней присутствовали обязательные сведения, предусмотренные Порядком осуществления наличных денежных расчетов без применения ККТ (постановление Правительства РФ от 06.05.08 № 359).

При этом существующая практика судов, указывающая, что неисполнение перевозчиком правил составления удостоверяющей документации не говорит о том, что издержки понесены не обосновано (определение Саратовского областного суда от 06.03.13 № 33-1292).

Таким образом, возмещение сотруднику понесенных издержек в такси не может облагаться НДФЛ, несмотря на маршрут передвижения. Ведь он связан с выполнением им своих рабочих обязанностей.

Особенности оплаты расходов на такси в командировке – оплачиваются ли, на основании каких подтверждающих документов?

Для решения различных вопросов, касающихся ведения профессиональной деятельности на предприятии, работодатель вправе отправить сотрудника в командировку.

Денежные средства, которые при этом будут потрачены работником на оплату проезда, должны быть возмещены руководством.

Данное правило регламентировано 167 статьей ТК РФ.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Технология оплаты проезда в командировке должна отражаться в нормативной документации, а также в приказе, согласно которому трудящийся отправляется в поездку.

Для получения компенсации потраченных денежных средств специалист должен позаботиться о наличии подтверждающих расходы бумаг.

Оплачивается ли работнику?

В 264 статье НК РФ присутствует информация о том, что командированный специалист вправе воспользоваться необходимыми ему транспортными услугами.

Расходы, которые он потратит на оплату проезда в этом случае, будут отражены в статьях прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Важно учесть, что конкретный вид транспорта,который должен быть использован в данном случае, не указан.

Из этого следует,что при необходимости командированный специалист может воспользоваться услугами такси.

К примеру, для того чтобы добраться до вокзала, аэропорта, к арендованному месту проживания и т.д.

Следует обратить внимание, что передвигаться на такси нужно только в том случае, если действительно, есть необходимость.

К примеру, нестандартный график работы во время нахождения в командировке,удаленность временно арендованного места проживания от рабочего места и т.п.

Также пользоваться услугами легкового такси можно для:

  • попадания в аэропорт или на вокзал для отправления в место командировки;
  • перемещения между местами, в которых специалист выполняет свои должностные обязанности в поездке;
  • проезда из региона, в котором расположено рабочее место специалиста, до региона командировки.

Последний вариант может использоваться в тех случаях, когда добраться до места командировки путем использования другого вида транспорта невозможно или неудобно.

Следует учесть, что все передвижения на такси должны быть согласованы с работодателем заблаговременно, т.е. до отправки в поездку.

Каждое передвижение на такси должно иметь обоснование. Также важно помнить, что для получения компенсации расходов, потраченных на оплату услуг такси, необходимо подготовить документы, их подтверждающие.

Порядок оплаты расходов на личный автомобиль.

Ранее было указано, что для того чтобы работодатель возместил подчиненному денежные средства, потраченные во время пребывания в командировке, последний должен предоставить документацию,подтверждающую наличие таковых.

Оплата такси – не исключение.

В данном случае в качестве подтверждающих документов могут выступать такие бумаги:

  • заказ-наряд;
  • чек ККЧ;
  • квитанцию, составленную на специальном бланке.

Важно учесть, что перечисленная документация в обязательном порядке должна быть оформлена соответствующим образом.

В частности, при их оформлении должны соблюдаться правила, отраженные в Постановлении Правительства РФ №112.

Подтверждающие документы прилагаются к авансовому отчету, часть которого заполняется трудящимся.

По возвращению из командировки все сдается в бухгалтерию, сотрудники которой доводят отчет до должного вида,внося в него недостающие данные.

На предоставление указанных документов сотруднику дается 3 дня.

При отсутствии бумаг, подтверждающих факт расходования денежных средств работника на оплату такси в командировке,работодатель не обязан предоставлять трудящемуся компенсацию.

Его действия в этом случае не будут противоречить трудовому законодательству РФ.

Можно ли брать в расходы оплату за проезд?

Тема учета расходов на такси в командировке влечет за собой множество вопросов.

Для того чтобы разобраться в подробностях этой ситуации, необходимо учесть несколько нюансов.

Если командированный работник пользуется услугами такси для того чтобы доехать до вокзала, места временного проживания или к месту работы (в командировочном регионе), расходы на оплату такси следует отнести к прочим расходам.

Данное правило отражено в 264 статье НК РФ. Никаких ограничений по этому поводу в Налоговом Кодексе не содержится.

Из этого следует вывод, что денежные средства, потраченные на оплату услуг такси, можно учитывать в прочих командировочных расходах.

Выводы

При нахождении в командировке специалисту могут понадобиться услуги такси.

Воспользоваться ими можно только при условии предварительного обсуждения этого момента с работодателем.

Затраты, потраченные на оплату легкового такси,согласно 264 статье НК РФ, могут быть отнесены к прочим командировочным расходам.

Для получения компенсации работник должен приложить к авансовому отчету бумаги, подтверждающие оплату услуг такси.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Вопрос касается возмещения расходов за проезд на такси сотрудников в рамках командировки, если они работают в Санкт-Петербурге, а проживают в Ленинградской области, вызывают такси из Гатчины, Токсово. Как правильно учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли? Будет ли в этом случае удерживаться НДФЛ?

Отвечает Константин Калинич, эксперт

Расходы на такси из области до вокзала в Санкт-Петербурге можно учесть при расчете налога на прибыль, если в вашей организации имеется локальный акт, где указано что такого рода поездки на такси возмещаются сотруднику. НДФЛ с суммы возмещения удерживать не нужно.

Обоснование

Из рекомендации
Андрея Кизимова, действительного государственного советника РФ 3-го класса, кандидата экономических наук

Как организации на общем режиме учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

<…>

Как учесть при расчете налогов и взносов расходы на проезд командированного сотрудника на такси

При соблюдении определенных условий компенсацию сотруднику затрат на такси учтите в расходах при расчете налога на прибыль. НДФЛ и страховыми взносами выплату не облагайте.

По Трудовому кодексу РФ при направлении сотрудника в командировку организация обязана возместить ему соответствующие затраты, в том числе расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте). Поэтому в данный документ могут быть включены положения о компенсации затрат командированных сотрудников на такси. В частности, может быть предусмотрено, что организация компенсирует сотруднику проезд на такси:

 до места командировки и обратно к месту постоянной работы;

 до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);

 по служебным делам во время командировки.

Такие затраты можно учесть при расчете налога на прибыль, поскольку подпункт 12 пункта 1 статьи 264 и статья 270 Налогового кодекса РФ не запрещают включать в состав расходов стоимость проезда командированного сотрудника на такси. Но затраты надо обосновать и подтвердить документами.

Подтверждающими документами могут быть заказ-наряд и квитанция на оплату пользования легковым такси, оформленные в соответствии с Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 № 112, а также чеки ККТ. Данные документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету по окончании служебной командировки. Такие выводы в письмахМинфина России от 10 июня 2016 № 03-03-06/1/34183 и ФНС России от 30 декабря 2011 № АС-302/4415.

НДФЛ с компенсации документально подтвержденных командировочных расходов и затрат, связанных с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, удерживать не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ). В том числе и с компенсации расходов на такси – как при поездках по служебным делам во время командировки и до места отправления (вокзала, аэропорта), так и в случае, если сотрудник использует такси для проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Поскольку законодательство не содержит ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых для проезда в командировку и служебных поездок. Оплата услуг такси в связи со служебной необходимостью (в производственных целях) происходит в интересах самой организации, а не сотрудника. Поэтому компенсация таких расходов не включается в его налогооблагаемый доход. Аналогичные выводы в письмах Минфина России от 27 июня 2012 № 03-04-06/6-180, от 28 сентября 2011 № 03-04-06/6-241, от 14 мая 2010 № 03-04-06/1-97.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте с сумм документально подтвержденных и экономически обоснованных расходов на проезд командированного сотрудника:

 до места назначения и обратно;

 в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Такой вывод следует из буквального толкования пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ и пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ. При этом вид транспорта, которым должен воспользоваться сотрудник, не уточняется. Следовательно, он вправе добираться до места командировки и обратно, а также до вокзала или аэропорта любым способом, в том числе на такси.

Что касается поездок сотрудника на такси по служебным делам во время командировки, то их можно квалифицировать как расходы, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. И не облагать страховыми взносами на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ. Правомерность такого подхода подтверждают судьи в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 16 июня 2014 № Ф03-1879/2014.

<…>

Из статьи журнала «Главбух» №20, октябрь 2016 года

Такси: что проверить в первичке

<…>

Как обосновать поездку. Расходы на такси в командировке до аэропорта или до вокзала из дома, офиса или гостиницы можно учесть. Главное, чтобы из приказа директора было понятно, зачем работнику такси. Например, самолет вылетает рано утром, когда еще не ходят автобусы (письмо Минфина России от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223).

Поездки на такси в командировке — от гостиницы до офиса контрагента и обратно — учитывать опасно. Минфин не против таких расходов. Но налоговики могут решить, что такие расходы экономически необоснованны. Поэтому, если вы готовы спорить, то подготовьте документы, которые докажут необходимость такси. Например, сотрудник ездит в командировку с тяжелыми образцами продукции.

В положение о командировках добавьте пункт о компенсации таких затрат и список условий, когда такси оправданно (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 29 декабря 2014 г. по делу № А55-6762/2014).

Спорные ситуации при направлении сотрудников в командировки

Отмена командировочного удостоверения с 8 января этого года во многом облегчила работу бухгалтеров и кадровиков (подп. «а» п. 1 постановления Правительства России от 29 декабря 2014 г. № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако возникли сложности с определением сроков нахождения сотрудников в командировке при направлении туда на личном и служебном транспорте. Остались и старые вопросы о возможности компенсировать те или иные командировочные расходы, а также о правомерности их учета для целей налогообложения прибыли. Портал ГАРАНТ.РУ ответил на самые злободневные вопросы читателей.

Может ли организация принять к налоговому учету суточные по командировке, если отсутствуют документы, подтверждающие проезд и проживание (сотрудник уехал на личном транспорте и проживал у родственников), но имеется отчет о командировке?

Куликова Юлия

Да, может. Ведь в соответствии с законодательством, предоставлять какие-либо документы, подтверждающие расходование суточных не нужно (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки; далее – Положения). Но в то же время организации необходимо подтвердить сам факт отправления сотрудника в командировку и фактические сроки его нахождения там. А фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки (п. 7 Положения). Если проездной документ утерян, то у транспортной организации можно запросить его копию или справку, позволяющую идентифицировать пассажира, маршрут, а также стоимость и дату поездки (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18).

В случае, когда сотрудник уехал в командировку на личном транспорте, даты поездки можно подтвердить служебной запиской, которая оформляется после возвращения из командировки (п. 7 Положения). При этом, если на одной машине в командировку отправилось несколько сотрудников, то записку должен составить каждый из командированных. Кроме того, каждому из них понадобится составить отдельный авансовый отчет. К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование машины. Это, в частности, путевой лист или квитанции об оплате топлива.

ФОРМА

Типовая форма путевого листа на легковой транспорт (форма № 3)

Другие формы

Косвенным подтверждением сроков пребывания сотрудника в командировке может служить приказ о направлении в командировку.

Если раньше у работодателя часто возникали вопросы, как же в командировочном удостоверении отразить тот факт, что сотрудник в командировке проживал у родственников, то теперь такой проблемы нет, ведь с 8 января 2015 года командировочные удостоверения отменены (подп. «а» п. 1 постановления Правительства России от 29 декабря 2014 г. № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Сейчас же законодательство не требует каких-либо документов, подтверждающих проживание командированного работника у родственников. Однако все же стоит указать этот факт в служебной записке, прилагаемой сотрудником к авансовому отчету, во избежание дальнейших возможных разногласий.

Предполагалось, что сотрудник поедет в командировку на два дня, но рабочие вопросы удалось решить раньше, и он вернулся в тот же день, что и уехал. Фактически командировка была однодневной. Должна ли организация выплатить ему суточные?

Дарья Аношкина

Нет, организация выплачивать суточные при однодневной командировке не обязана (абз. 4 п. 11 Положения). Однако она может это сделать по собственной инициативе. И законодательство разрешает отнести такие суточные в расходы, уменьшающие налог на прибыль. Если раньше позиция Минфина России была не в пользу компаний, то после нескольких судебных решений, при вынесении которых суды вставали на сторону налогоплательщиков, ведомство поменяло свое мнение (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 г. № Ф07-2310/12 по делу № А56-48850/2011, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 июня 2012 г. № Ф07-1200/12 по делу № А05-8580/2011).

В коллективном договоре прописано, что размер суточных при командировке по России составляет 1 тыс. руб. в день. Однако на основании приказа руководителя для одного из сотрудников были установлены суточные в размере 1,2 тыс. руб. в день. Правомерно ли это и если да, то можно ли принять всю эту сумму в расходы по налогу на прибыль?

Алексей Николаев

Найти ответы на вопросы по трудовому праву, в том числе и в отношении порядка и правил оформления документов при направлении сотрудников в командировки можно в разделе «Правовые консультации».

Да, это правомерно, ведь трудовое законодательство не устанавливает предельных размеров выплачиваемых суточных. Что касается нормирования суточных для целей налога на прибыль, то оно было отменено еще с 1 января 2009 года (Федеральный закон от 22 июля 2008 г. № 158-ФЗ), а значит, организация может принять в расходы всю сумму суточных, выданных сотруднику на основании коллективного договора или локального нормативного акта.

А вот все, что было выплачено сверх установленных компанией норм, в том числе и по приказу руководителя, к расходам отнести не удастся (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/206). Таким образом, 1 тыс. руб. в день организация сможет списать в расходы по налогу на прибыль, а 200 руб. придется выплачивать из чистой прибыли.

Но здесь есть еще один нюанс. Большинство организаций стараются не выходить за пределы в размере 700 руб. в день на командировку внутри страны и 2,5 тыс. руб. – за ее пределами. Такие нормативы установлены НК РФ как размер суточных, с которых у командированного сотрудника не удерживается НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). Со всего, что было выплачено сверх этого лимита, даже при условии того, что соответствующие нормы были прописаны в коллективном договоре или локальном акте, организация должна удержать 13% из зарплаты сотрудника. Таким образом с зарплаты сотрудника придется удержать и перечислить 13% налога с суммы в размере 500 руб. в день (1200-700 руб.).

Организация оплатила проживание сотрудника в командировке, однако никаких подтверждающих расходы документов у нее нет. Можно ли учесть не подтвержденные документально расходы в затратах по налогу на прибыль и нужно ли начислять НДФЛ на эти выплаты сотруднику?

Людмила Магадова

Нет, неподтвержденные документально затраты в расходах для целей налога на прибыль учесть не получится. Ведь в соответствии с Положением затраты на наем жилого помещения возмещаются командированному сотруднику при их документальном подтверждении (п. 10, п. 11, п. 26 Положения, абз. 3 подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Тогда их можно отнести к расходам, уменьшающим налог на прибыль в случае их документального подтверждения (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В качестве последнего могут выступать счета из гостиницы, кассовые чеки, договор найма жилого помещения и т. д. Если же во время командировки сотрудник поселился у частного лица, то подтверждающим документом может быть договор найма или иной документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007).

В случае, если подтверждающие документы утеряны или отсутствуют, организация вправе возместить сотруднику понесенные расходы. Однако налогооблагаемую прибыль такие выплаты уменьшать не будут (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Кроме того, вне зависимости от наличия или отсутствия документов придется начислить и НДФЛ на полученный доход сотрудника, превышающий установленный лимит в 700 руб. в сутки для российских командировок и 2,5 тыс. руб. для зарубежных (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). Аналогичной льготы для страховых взносов не предусмотрено, поэтому работодателю придется уплатить их с полной суммы компенсации расходов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», совместное письмо ПФР России и ФСС России от 29 июля 2014 г. № НП-30-26/9660, № 17-03-10/08-2786П).

Какие документы нужны для подтверждения срока пребывания в командировке сотрудника, если он ездил на служебном транспорте?

Щеголева Татьяна

Положение предусматривает особые правила определения срока командировки только для случаев, когда сотрудник передвигался на личном транспорте (п. 7 Положения). В отношении использования служебного транспорта разъяснений нет.

Однако полагаем, что в этом случае документом, подтверждающим срок нахождения в командировке, может быть путевой лист (типовая межотраслевая форма № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Поскольку установленная законодательством форма не является обязательной (информация Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012), то организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа с указанием даты выбытия и прибытия командированного сотрудника. Напомним, что такая форма должна в обязательном порядке содержать следующую информацию:

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке его действия;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Вправе ли организация возместить командированному сотруднику произведенные расходы по билетам на городской транспорт (метро, троллейбус, автобус, маршрутное такси)?

Владимир Кулаев

Да, организация может возместить работнику такие расходы, но только при их документальном подтверждении. Законодательством предусмотрено возмещение транспортных расходов на проезд до места командирования и обратно на общественном транспорте: автобусе, поезде, маршрутном такси, речным или морским судном при документальном подтверждении произведенных расходов проездным документом (п. 12 Положения).

Что касается расходов на проезд во время командировки (городской автобус, трамвай, метро, троллейбус, маршрутное такси), то ФНС России дала следующие пояснения. Работодатель может предусмотреть возмещение затрат на проезд на городском транспорте и во время командировки, прописав такое положение в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте (например, положении о командировках в организации). В этом случае, затраты можно не только возместить, но и учесть в расходах для целей налога на прибыль (письмо ФНС России от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246 «О порядке признания отдельных видов расходов, связанных со служебной командировкой работника»).

Можно ли принять в расходы затраты командированного работника на оплату такси, и если да, то какими документами их подтвердить?

Владимир Кулаев

Затраты на такси можно принять в расходы, если они были экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 24 Положения, ст. 168 ТК РФ, постановление ФАС Московского округа от 13 декабря 2013 г. № Ф05-15227/13 по делу № А40-171903/2012, письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223). Подтверждающими документами при этом будут чеки ККТ или квитанции об оплате проезда – один из этих документов таксист обязан выдать (п. 111 постановления Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом»).

Вместе с ними сотрудник должен приложить служебную записку с пояснениями расходов на такси, указав маршрут и обоснование использования этого вида транспорта. Последние могут быть такими: отсутствие возможности добраться до аэропорта на другом транспорте, отсутствие прямых маршрутов до места назначения, неудобный график следования общественного транспорта, риск не успеть выполнить поставленные задачи (опоздание на встречу, мероприятие) и другие.

На какие цели должны быть израсходованы суточные, чтобы их можно было принять к расходам по налогу на прибыль?

Владимир Кулаев

НК РФ не дает точного перечня затрат, на которые могут быть использованы суточные. Работник вправе потратить их по своему усмотрению. Суточные можно принимать к расходам для целей налога на прибыль в полной сумме, при этом НК РФ не требует каких-либо документов для подтверждения их расходования (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Необходимо иметь в виду, что есть ряд расходов, компенсацию которых налоговые органы не разрешают учитывать в расходах для целей налога на прибыль, ссылаясь при этом, что они должны производится за счет суточных. К таким затратам могут относиться расходы на питание сотрудника (письмо УФНС России по г. Москве от 14 мая 2009 г. № 16-15/047508), оплату проезда на такси без представления подтверждающих документов, дополнительных услуг гостиниц (химчистка, прачечная), услуг сотовой связи и т. д.

Как будут возмещаться расходы на оплату проживания двух командированных сотрудников, если фактическая оплата производилась с банковской карты одного работника?

Маргарита Алексеевна

При направлении сотрудников в командировку работодатель должен выдать им аванс на оплату командировочных расходов, в том числе и на наем помещения (п. 10-11 Положения). После приезда из командировки сотрудники обязаны составить авансовый отчет с указанием затрат, произведенных во время поездки, и их расшифровкой. Поскольку один из сотрудников оплатил расходы за проживание в гостинице себя и своего коллеги, он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими этот факт документами – банковской выпиской со счета или квитанцией, а также счет из гостиницы на обоих командированных или два разных счета на каждого работника. Также следует написать пояснительную записку с указанием причин, вызвавших необходимость оплаты проживания за себя и коллегу.

После получения авансовых отчетов (в одном из которых будет перерасчет денежных средств, а в другом – недостача на ту же сумму) вместе с подтверждающими документами и служебной запиской, бухгалтерия должна возместить сотруднику, оплатившему всю сумму, расходы на проживание в полном объеме.

Что касается отражения такой компенсации в расходах по налогу на прибыль, то учитывая, что командировка была экономически оправдана, а расходы, понесенные сотрудниками в ней, в том числе и на проживание, документально подтвержденными, организация может учесть возмещение затрат на проживание в полном объеме (п. 1 ст. 252 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

>Расходы на такси: когда и как их можно учесть при ОСНО и УСН

Расходы на такси в командировке

Как известно, затраты на командировки можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом установлено, что в состав данных затрат включаются расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Каких-либо ограничений по учету расходов на такси для проезда командированного работника Налоговый кодекс не содержит. Следовательно, оплата такси, которым работник воспользовался для проезда на вокзал или в аэропорт, либо обратно (как в пункте отправления, так и в пункте назначения), является частью расходов на проезд к месту командировки и обратно. А значит, если затраты на такси экономически обоснованы, их можно учесть в составе командировочных расходов (письма Минфина России от 08.11.11 № 03-03-06/1/720, от 11.07.12 № 03-03-07/33 и от 14.06.13 № 03-03-06/1/22223, см. «Минфин напомнил, как подтвердить затраты на такси, произведенные работником во время командировки»).

Несколько сложнее обстоит ситуация с расходами на такси, которое работник берет для поездок в месте командировки. Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ не относит такие расходы к числу командировочных. Но при этом сам перечень расходов, приведенный в данной норме, является открытым (при перечислении расходов использован оборот «в частности»). А на основании статьи 168 Трудового кодекса РФ возмещению подлежат любые расходы, которые работник произвел во время командировки с согласия или ведома работодателя. Таким образом, согласованные с работодателем расходы на такси, которые работник понес во время командировки, должны быть ему компенсированы. В целях применения ТК РФ это будут именно расходы, связанные с командировкой. И нет никаких оснований менять эту квалификацию для целей налогообложения.

Следовательно, расходы на такси, понесенные работником в месте командировки и возмещенные работодателем, можно списать на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, несмотря на то, что в данной норме они прямо не названы. Этот вывод подтверждается письмом Минфина России от 08.11.11 № 03-03-06/1/720. В нем как раз был рассмотрен вопрос учета расходов на такси, которым работник воспользовался в месте командировки. По мнению авторов этого письма, такие затраты учитываются на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ при условии их экономической обоснованности.

Завершая рассмотрение этого блока ситуаций, заметим, что компании на общей системе налогообложения могут учесть расходы на такси в месте командировки также на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Такое право им дает пункт 4 статьи 252 НК РФ. Согласно этой норме, если затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, в составе какой именно группы он учтет такие затраты.

Готовьте, проверяйте и сдавайте через интернет отчетность по налогу на прибыль

А вот у плательщиков единого налога по УСН подобной возможности для маневра нет, так как перечень расходов, учитываемых «упрощенщиками» при определении объекта налогообложения, является закрытым (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Командировочные расходы списываются на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Иного основания для учета таких расходов в налоговой базе по УСН подобрать не удастся.
В любом случае и компаниям на УСН, и тем, кто применяет ОСНО, можно рекомендовать включить положение о порядке учета данных расходов в учетную политику для целей налогообложения.

Ведите учет, готовьте и сдавайте отчетность по УСН

Расходы на такси в служебных целях по месту нахождения

Следующий блок ситуаций, когда перед организацией возникает вопрос об учете расходов на такси, — это использование данного вида транспорта для служебных поездок работников. Здесь на помощь придут разъяснения Минфина России, приведенные в письме от 20.10.17 № 03-03-06/1/68839. В нем сказано, что организации могут использовать такси в качестве служебного транспорта. В этом случае затраты, связанные с перевозкой работников в корпоративных целях службами такси, можно учесть на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы на содержание служебного транспорта (конечно, при выполнении требований статьи 252 НК РФ).

Плательщики единого налога по УСН также могут списать затраты на перевозку работников на такси, поскольку расходы на содержание служебного транспорта включены в перечень, предусмотренный пунктом 1 статьи 346.16 НК РФ. Данные затраты «пройдут» на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Вне зависимости от того, какой режим налогообложения применяет организация, мы рекомендуем документально зафиксировать тот факт, что в качестве служебного транспорта используется такси. Это можно сделать соответствующим распорядительным документом организации (приказом или распоряжением руководителя). В нем также следует прописать порядок действия работников, которым необходимо осуществить поездку (заявка, согласование, визирование и т.п.).

Есть и второй вариант учета данных затрат. Согласно пункту 25 статьи 255 НК РФ, в расходы на оплату труда включаются любые виды расходов, произведенных в пользу работника, которые предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. В то же время, в пункте 26 статьи 270 НК РФ сказано, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Однако это правило не действует в отношении сумм, которые включаются в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, а также случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Как следует из разъяснений, содержащихся в письме Минфина России от 27.11.15 № 03-03-06/1/69181, при расчете налога на прибыль организации вправе учесть расходы, связанные с перевозкой работников службами такси. Но при соблюдении следующих условий: данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. (См. «Минфин сообщил, в каком случае расходы на такси для работников уменьшают налогооблагаемую прибыль»).

Таким образом, организация вправе учесть затраты на услуги такси в составе расходов на оплату труда (подп. 25 ст. 255 НК РФ), если выполняются указанные выше условия. В частности, если организация расположена далеко от остановок общественного транспорта или имеются иные технологические особенности производства, в силу которых работники пользуются услугами такси для служебных поездок, а оплата указанных расходов предусмотрена трудовыми договорами. Поскольку правила статьи 255 НК РФ действуют и при определении объекта налогообложения по УСН, все вышесказанное актуально и для налогоплательщиков, применяющих этот спецрежим (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Но при таком подходе к учету рассматриваемых затрат надо быть готовыми к возможным претензиям налоговиков в части начисления НДФЛ и страховых взносов. Поэтому мы рекомендуем учитывать затраты на такси для служебных поездок по первому варианту, то есть как расходы на содержание служебного транспорта. При таком способе учета направленность затрат на интересы организации, а не физлиц, очевидна, что снимает вопросы и по НДФЛ, и по страховым взносам.

Рассчитывайте зарплату, взносы и НДФЛ в веб-сервисе

В отпуск на такси

И, наконец, заключительная ситуация: использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно работниками организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Как быть с расходами на такси в этом случае?
Напомним, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Такая возможность установлена статьей 325 ТК РФ и статьей 33 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».
При этом согласно статьей 325 ТК РФ, организации, финансируемые из бюджета, оплачивают работникам стоимость проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси). То есть в данном случае запрет на использование такси установлен на уровне закона.
«Северные» организации, не финансируемые из бюджета, принимают решение об оплате работникам проезда к месту проведения отпуска и обратно самостоятельно. Такое решение нужно закрепить в коллективном договоре, локальном нормативном акте, принимаемом с учетом мнения первичных профсоюзных организаций, и (или) трудовых договорах (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). И в этом случае закон не запрещает работодателям оплачивать услуги такси. А значит, такие организации вправе предусмотреть в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре порядок компенсации расходов работников на проезд к месту проведения отпуска и обратно при использовании различных видов транспорта, в том числе такси.

Теперь обратимся к положениям Налогового кодекса. Если организация не финансируется из бюджета, то затраты на оплату проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников «северных» организаций) учитываются в составе расходов на оплату труда в порядке, предусмотренном работодателем. Об этом сказано в пункте 7 статьи 255 НК РФ. Как видим, данная статья не содержит положений, запрещающих «северным» организациям учитывать расходы на такси для проезда работников в отпуск и обратно.
Таким образом, коммерческие организации могут списать указанные расходы. Отметим, что такое право есть не только у тех, кто находится на ОСНО, так и у тех, кто применяет УСН, так как в последнем случае расходы на оплату труда также учитываются по правилам статьи 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Но тут надо помнить, что положения статьи 255 НК РФ применяются с учетом положения статьи 252 НК РФ об экономической обоснованности расходов. Поэтому отнести затраты на оплату проезда в отпуск на такси в расходную часть налоговой базы можно только при условии экономической обоснованности таких затрат. Это правило актуально как для общей системы налогообложения, так и для УСН, поскольку положения статьи 252 НК РФ распространяются и на «упрощенщиков» (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Документальное подтверждение расходов на такси

Отдельно остановимся на вопросе документального подтверждения затрат на такси. Широкое распространение онлайн-сервисов по заказу такси привело к тому, что далеко не в каждой поездке пассажир получает соответствующий подтверждающий документ. И если в ситуациях, когда такси используется «для себя», отсутствие такого документа не имеет существенного значения, то в случае служебной поездки учесть ее стоимость при налогообложении без подтверждающего документа не получится ни в одном из вышеописанных случаев. Ведь по правилам пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Эти положения актуальны для любых видов расходов и, как уже упоминалось, должны применяться также плательщиками единого налога по УСН (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Документы, подтверждающие оказание услуг такси, должны быть оформлены в соответствии Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.09 № 112). Согласно пункту 111 этих Правил, перевозка в такси оформляется кассовым чеком или квитанцией в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать следующие данные: наименование «Квитанция на оплату пользования легковым такси», серию и номер, отпечатанные типографским способом; наименование фрахтовщика; дату выдачи квитанции на оплату; стоимость пользования легковым такси (цифрами и прописью). Если плата берется на основании тарифов за расстояние перевозки и (или) время пользования легковым такси, указываются также показания таксометра, на основании которых рассчитывается стоимость пользования легковым такси; ФИО и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов. В квитанции на оплату такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия перевозки пассажиров и багажа.

Таким образом, учесть расходы на такси без кассового чека или квитанции, оформленной в указанном выше порядке, не получится. Заменить их какими-то другими документами (распечатками с сайта или мобильного приложения, банковскими выписками и т.п.) нельзя, поскольку законодательством это не предусмотрено. Соответственно, налогоплательщикам нужно быть крайне осторожными при заказе такси через онлайн-сервисы. Следует заранее уточнить, что вам понадобится документ, подтверждающий оплату поездки. Либо организация может заключить договор с таксопарком, на основании которого ей будут подаваться машины. В договоре нужно предусмотреть обязательную выдачу водителем кассового чека или квитанции. Работник, который воспользуется услугами такого такси, должен будет получить от водителя необходимый подтверждающий документ.

Рекомендуем разъяснить работникам, что без правильно оформленных подтверждающих документов компания не сможет возместить им соответствующие расходы. При этом в локальном акте организации, регламентирующем порядок использования работниками такси, нужно зафиксировать, какие именно документы должен представить сотрудник, претендующий на компенсацию расходов на такси.

«Расходный» налоговый учет

То, как затраты на такси будут учтены в «прибыльном» и «упрощенном» налоговом учете, зависит от ситуации.

СИТУАЦИЯ 1. Командировка

Для проезда до аэропорта/вокзала и обратно работник может использовать такси. Ведь Положение о командировках не содержит никаких ограничений на сей счетп. 12 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; Письма Минфина от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33.

Не имеют значения:

  • месторасположение аэропорта или вокзала (они могут находиться как за чертой города, так и в его черте);
  • время поездки (дневное или ночное время).

В «прибыльном» налоговом учете, так же как и в бухучете, затраты на оплату услуг такси в командировке признаются в расходах на дату утверждения руководителем авансового отчетаподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; пп. 5, 7, 16 ПБУ 10/99.

Тем, кто применяет «доходно-расходную» упрощенку, нужно учесть, что если работнику выдавался аванс, достаточный для покрытия всех его командировочных трат, то стоимость услуг такси признается в расходах на дату утверждения авансового отчета. А если работник оплатил такси за счет собственных средств, то в расходах упрощенцу можно признать такие суммы только после возмещения работнику перерасходаподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80.

СИТУАЦИЯ 2. Представительские мероприятия

Затраты на транспортное обеспечение доставки участвующих в переговорах как представителей других организаций, так и сотрудников самой компании к месту проведения официального приема и обратно относятся к представительским расходамподп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ. Так что если, к примеру, встреча в ресторане является представительским мероприятием, то затраты на проезд директора в ресторан на такси можно учесть как «прибыльные» налоговые расходы.

Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от затрат на оплату труда за отчетный (налоговый) периодп. 2 ст. 264 НК РФ.

Но если ваша организация решила оплатить поездку приглашенных гостей от аэропорта до гостиницы и проживание в ней, то, по мнению проверяющих, такие затраты вообще нельзя учесть при налогообложении прибылиПисьма УФНС по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748; ФНС от 18.04.2007 № 04-1-02/306@.

Однако есть одно судебное решение (правда, давнее), в котором суд счел подобные затраты не представительскими, а иными прочими расходамиподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11.

Когда расходы на такси оплачены самим работником, организация сможет их признать в «прибыльном» учете на дату утверждения руководителем авансового отчета (принятия решения по заявлению работника о возмещении расходов, если аванс не выдавался).

А вот упрощенцы не могут учесть в налоговом учете затраты на «представительское» такси. Ведь в закрытом перечне расходов упрощенцев представительских расходов вообще нетп. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22.

СИТУАЦИЯ 3. На работу и с работы

Иногда директор требует возместить ему (или другим работникам) расходы на такси, связанные с поездками из дома в офис и обратно. Можно ли учесть такие расходы при налогообложении прибыли? Об этом мы спросили специалиста Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БУЛАНЦЕВА Валентина Александровна Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

“Если затраты на услуги такси не связаны ни с командировкой, ни с проведением представительских мероприятий, организация вправе отнести в состав своих налоговых расходов подобные затраты, связанные с перевозкой работников службами такси до места работы и с работы домой, только в двух случаяхп. 26 ст. 270 НК РФ:

  • <или>эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства;
  • <или>они предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договором как система оплаты труда”.

К примеру, расходы на проезд можно учесть в налоговых расходах, если организация находится вдали от остановок общественного транспорта, работает в ночную смену или имеет другие особые условия функционированияПисьма Минфина от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181, от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198. Разумеется, в приказе руководителя, регламентирующем использование работниками такси, или в ином локальном нормативном акте лучше обосновать подобные технологические особенности.

СИТУАЦИЯ 4. Рабочие поездки

Это могут быть, к примеру, поездки к клиентам либо к иным контрагентам с разрешения руководителя. Такие затраты можно учесть в составе прочих производственных расходовподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. И с этим согласен специалист Минфина.

“В налоговом учете признаются транспортные расходы нескольких видов, в том числе и расходы на аренду автомобиля для производственных целей.

Следуя этой логике, если поездка на такси носила именно служебный характер, организация может признать такие расходы при расчете базы по налогу на прибыль. Но цель поездки и ее связь с производственной деятельностью необходимо документально обосновать”.

БУЛАНЦЕВА Валентина Александровна
Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

Приказом или локальным нормативным актом организации может быть установлен перечень работников, которым для выполнения их служебных обязанностей разрешено пользоваться услугами такси, определены критерии выбора именно такого вида транспорта.

Внимание на подтверждающие документы

Чтобы подтвердить расходы, к авансовому отчету (заявлению на возмещение расходов, если аванс не выдавался) работник должен приложить документы на оплату им услуг таксист. 252 НК РФ.

Если ваш работник расплатился за поездку на такси наличными, то водитель должен был выдать емуп. 111 Правил, приложение № 5 к Правилам, утв. Постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112; Письмо УФНС по г. Москве от 06.10.2011 № 17-15/096363:

  • <или>кассовый чек, напечатанный таксометром;
  • <или>квитанцию в форме бланка строгой отчетности (что встречается очень редко).

Для налогового учета затрат на такси в некоторых случаях потребуются и дополнительные документы.

Если затраты на такси — часть командировочных расходов, то нужен приказ руководителя о направлении работника в командировкуп. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Для обоснования представительских расходов нужен утвержденный руководителем отчет о проведенном представительском мероприятии и расходах на негоп. 2 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288; ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852.

Какие документы требуются, если такси оплачено в безналичном порядке — к примеру, при помощи электронных приложений такси (Uber, GetTaxi, Яндекс.Такси), действующие Правила перевозок не устанавливают. И это неудивительно: они были приняты довольно давно и с тех пор жизнь шагнула далеко вперед.

Для таких такси отслеживание маршрута и километража происходит централизованно по навигационным системам. По итогам каждой поездки пассажиру приходит на электронную почту письмо с данными о поездке (конкретным маршрутом, километражем и временем поездки). Если такси оплачивается банковской картой, то на номер телефона, привязанный к карте, приходит сообщение о сумме, списанной в качестве оплаты поездки.

Минфин на вопрос о подтверждении затрат на услуги такси, заказанные работником в командировке через специализированные онлайн-сервисы или интернет-сайты, ответил, что расходы на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе расходов при условии оформления их документами, соответствующими требованиям действующего законодательстваПисьмо Минфина от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183.

Положительный это ответ или отрицательный? Мы попросили представителя Минфина прояснить ситуацию.

“Расходы организации на проезд командированного работника на такси к месту командировки и обратно из места командировки к месту постоянной работы могут быть учтены при налогообложении, если они документально подтвержденыПисьмо Минфина от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80.

Если организация заключила договор со службой такси и поездки сотрудников оплачиваются по безналичному расчету с банковского счета организации, то, по моему мнению, для подтверждения произведенных расходов на такси будет достаточно распечаток, полученных из электронной системы такси (Яндекс.Такси, GetTaxi или Uber), и выписки с банковского счета.

Если же договора организации со службой такси нет, а работник зарегистрировался в службе такси на свое имя и расплатился за проезд собственной банковской картой, ему необходимо приложить к авансовому отчету выданный водителем кассовый чек либо бланк строгой отчетности. Распечаток из электронной системы такси и выписки с банковской карточки работника для признания организацией таких расходов может быть недостаточно, так как там могут отсутствовать все необходимые реквизитып. 5.1 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359; приложение № 5 к Правилам, утв. Постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112. Например, наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси.

Такая ситуация рассматривается в недавнем Письме Минфина от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183”.

БУЛАНЦЕВА Валентина Александровна
Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

НДФЛ и страховые взносы

Надо ли облагать затраты на такси, возмещенные работнику, НДФЛ и страховыми взносами, зависит от ситуации.

Ситуация, в которой работник пользовался такси Порядок обложения возмещенных затрат на такси, если они документально подтверждены
НДФЛ страховыми взносами
Командировка Не облагаютсяабз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 27.11.2013 № 03-04-05/51373, от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180, от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549 Не облагаютсяч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ); Письмо Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19 (п. 7)
Представительское мероприятие или иные деловые поездки в рабочее время Не облагаютсястатьи 41, 209, абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ Не облагаютсяподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19; Определение ВС от 01.06.2016 № 307-КГ16-5452
Проезд из дома до места работы и обратно, если использование такси необходимо: Не облагаютсяст. 41 НК РФ; Письма Минфина от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, от 06.03.2013 № 03-04-06/6715 (п. 2) Не облагаютсяподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ
  • <или>в связи с технологическими особенностями производства;
  • <или>в связи с невозможностью иначе добраться до работы
Проезд из дома до места работы и обратно в иных случаях Облагаютсяст. 211 НК РФ; Письма Минфина от 05.08.2011 № 03-04-06/3-178, от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728 ОблагаютсяПисьма Минтруда от 10.09.2014 № 17-3/ООГ-759, от 13.05.2014 № 17-4/ООГ-367

Если же организация возмещает работнику затраты на такси, которые документально не подтверждены, то суммы возмещения облагаются и НДФЛ, и страховыми взносами. Ведь такое возмещение рассматривается как обычный доход работника, для которого законодательство не предусматривает каких-либо особых исключений.

***

В любом случае порядок использования такси теми или иными работниками определяет руководитель. Бухгалтер лишь отражает одобренные им расходы в учете.

Если же затраты работника на такси руководитель признает необоснованными, их просто-напросто не возместят. И получится, что работник прокатился с ветерком за свой счет.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Расходы»:

Налог на прибыль

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ плательщик налога на прибыль организаций уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) при условии, что эти расходы являются обоснованными (экономически оправданными) и документально подтвержденными и произведены в рамках осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В понимании того, какие затраты являются обоснованными, помогают списки налоговых расходов, приведенные в гл. 25 НК РФ, в том числе в ст. 264 НК РФ.

На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). В связи с этим финансисты разрешают в ситуации использования в качестве служебного транспорта услуг такси учитывать при определении базы по налогу на прибыль затраты организации, связанные с перевозкой в служебных целях работников службами такси, при выполнении требований ст. 252 НК РФ (Письмо от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839). Поездки в служебных целях – это, например, поездки на встречи с клиентами, на базу за продуктами, с целью сдачи отчетности, а вот поездка работника домой в качестве служебной квалифицировать сложно, поэтому учитывать расходы на оплату услуг такси в рассматриваемой ситуации на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ не стоит. Более того, п. 26 ст. 270 НК РФ установлен запрет на включение в состав налоговых расходов затрат на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Но из этого общего правила есть два исключения:

  • когда расходы на оплату проезда включаются в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства;

  • когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

С учетом этой нормы финансисты делают такой вывод (см. Письмо от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181):

Организация вправе отнести в состав расходов затраты, связанные с перевозкой работников службами такси, если данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Поскольку кафе заканчивает работу поздно ночью, когда общественный транспорт уже не ходит, оплату услуг такси по доставке работников домой вполне можно признать производственной необходимостью.

Так, в деле № А59-3144/2010 общество смогло обосновать расходы на оплату услуг такси, в том числе таким пояснением:

Использование транспортных услуг такси обусловлено отсутствием маршрутов регулярного транспорта, безопасностью сотрудников, необходимостью прибытия на рабочее место в срочном порядке либо убытия с рабочего места в поздние часы.

В качестве документального подтверждения общество представило договоры об оказании услуг по перевозке пассажиров (сотрудников), акты выполненных работ, счета-фактуры, выставленные перевозчиками, регистры бухгалтерского учета. Налоговая инспекция сочла наличие этих документов недостаточным, так как они не содержат информацию о дате, времени, Ф. И. О пассажира, маршруте и стоимости поездки.

В свою очередь, общество сообщило, что исполнители представляли соответствующие детальные ведомости, которые проверялись на предмет соответствия договору и лиц, имеющих право пользоваться услугами такси, после чего подписывались акты об оказанных услугах. В целях бухгалтерского и налогового учета обществом обеспечивалась сохранность только актов об оказанных услугах.

Суд посчитал обоснованным довод общества о том, что требуемая налоговым органом детализация акта как первичного учетного документа законодательством о налогах и сборах не установлена. Предусмотренные договорами детальные отчеты об оказании услуг составляются для целей гражданско-правового характера, осуществления расчетов между сторонами договора, проверки качества и объема выполненных работ.

Итоговый вывод: спорные расходы понесены обществом в связи с производственной деятельностью, поэтому являются экономически обоснованными, и подтверждены документально (Постановление ФАС ДВО от 20.05.2011 № Ф03-2085/2011).

К сведению: московские налоговики, исходя из того, что в п. 26 ст. 270 НК РФ речь идет о проезде транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, настаивали в свое время на таком подходе. Оплата проезда сотрудников к месту работы и обратно на такси не включается в состав расходов для целей налогообложения прибыли (независимо от наличия такого обязательства работодателя в трудовом или коллективном договоре) (Письмо от 27.06.2008 № 20-12/060976).

Документально подтвердить и экономически обосновать затраты на оплату услуг такси смогло и общество в деле № А13-6206/2012.

При исполнении договоров на оказание транспортных услуг сторонами составлялись акты приемки услуг, в которых фиксировались оказанные транспортные услуги за месяц. Обществом также представлены квитанции по форме, согласованной сторонами договора, в которых содержатся номер и дата документа, наименования заказчика и исполнителя, наименование услуги, количество пассажиров, маршрут поездки, стоимость услуги, подписи уполномоченных представителей заказчика и исполнителя.

Кроме того, обществом принято положение об использовании корпоративного личного автотранспорта, услуг транспортных компаний и политике использования корпоративного и личного транспорта в производственных целях. В нем предусмотрено оказание услуг по перевозке работников общества транспортными компаниями как в служебных целях, так и по маршруту город – производственная площадка – город (в связи с отдаленностью завода от маршрута общественного транспорта). Согласно положению, учитывая отдаленность площадки от города и отсутствие общественного транспорта, компания предоставляет работнику автотранспорт (такси «Шансон» и «Такси-Сервис») для поездок на работу и домой. При оплате такси по безналичному расчету работник должен представить должным образом оформленную квитанцию. Каждый работник, которому не компенсируются транспортные расходы, получает 10 квитанций в месяц для осуществления поездок на работу и с работы.

Судьи выяснили, что доставка работников к месту работы и обратно на такси обусловлена технологическими особенностями производства, что подтверждается удаленностью предприятия от жилого массива и остановок транспорта общего пользования, отсутствием общественного транспорта в месте нахождения общества.

Следовательно, обществом выполнены требования ст. 252 НК РФ, в связи с чем оно правомерно включило в состав расходов затраты на оплату услуг по перевозке работников на такси (Постановление ФАС СЗО от 10.12.2013 № Ф07-8924/2013).

НДФЛ

Если оплата услуг такси по доставке работников домой является производственной необходимостью, объекта обложения НДФЛ не возникает, так как у сотрудников не образуется экономическая выгода. Согласен с этим и Минфин: при использовании сотрудниками организации арендованных автомобилей или такси для служебных поездок налогооблагаемого дохода у них не возникает, поскольку транспортные услуги в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщиков – физических лиц (Письмо от 14.05.2010 № 03-04-06/1-97). Но предупреждает: в организации должны быть документы, подтверждающие использование сотрудниками арендованных автомобилей или такси в служебных целях, их отсутствие может привести к возникновению у таких лиц экономической выгоды в той мере, в какой ее можно оценить. Полученный в этом случае доход в виде сумм оплаты организацией стоимости аренды автомобилей или такси, используемых сотрудниками в личных целях, подлежит обложению НДФЛ в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ (Письмо от 20.03.2017 № 03-04-06/15815).

К сведению: согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Ситуация, когда налоговая инспекция посчитала, что у работников возникли облагаемые НДФЛ доходы в натуральной форме в виде оказанных им услуг такси за проезд до места работы и обратно, была рассмотрена судьями в деле № А60-42437/2009-С6. Расчет доначисления НДФЛ налоговики осуществили на основании представленного обществом списка работников, пользовавшихся услугами такси, и отработанного работниками времени помесячно по табелям учета рабочего времени.

Арбитры же решили, что предложенный налоговой инспекцией расчет является необоснованным, поскольку произведен на основании приблизительного списка сотрудников, пользовавшихся услугами такси, не учитывает, какое количество дней и на какое расстояние осуществлялась перевозка того или иного сотрудника, то есть на основании неполной и приблизительной информации. При таких обстоятельствах решение в части доначисления НДФЛ в оспариваемой сумме было признано недействительным (Постановление ФАС УО от 18.06.2010 № Ф09-4486/10-С2).

Страховые взносы

Согласно п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, производимые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Как указано выше, оплата услуг такси производится в пользу организации, а не ее работников, поэтому объект обложения страховыми взносами не возникает. Такой же подход продемонстрирован в Постановлении ФАС УО от 19.11.2013 № Ф09-10055/13 по делу № А76-25208/2012, в передаче которого в Президиум ВАС РФ отказано Определением ВАС РФ от 19.03.2014 № ВАС-2662/14.

Общество производило оплату услуг такси на основании договора на оказание услуг по перевозке сотрудников по платежным поручениям и мемориальным ордерам, актов оказанных услуг, счетов-фактур, реестра заказов такси и отчетов по поездкам с указанием маршрута движения. Данные перечисления представляют собой оплату услуг, оказанных сторонней организацией обществу, и не являются выплатами в пользу работников по гражданским или трудовым договорам, тем более что условиями трудовых договоров соответствующие положения не предусмотрены. Поэтому спорные выплаты не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.

* * *

Расходы на оплату услуг такси на основании договора, заключенного с транспортной компанией, можно учесть в целях налогообложения прибыли при условии, что эти расходы являются основанными (если оплата услуг такси по доставке работников домой после работы – производственная необходимость) и документально подтвержденными. Оказание транспортных услуг в интересах организации означает, что у работников не возникает облагаемого НДФЛ дохода в виде оплаты услуг такси. Кроме того, с этих сумм не нужно начислять страховые взносы.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *