Оплата проезда в командировке

Бухгалтерские проводки

Учет электронных билетов на бухгалтерских счетах зависит от способа их приобретения. Купить билеты может сама организация либо ее сотрудник на подотчетные деньги.

В небольших компаниях обязанность по приобретению билетов чаще всего ложится на плечи подотчетного лица. Тогда электронные билеты прилагаются к авансовому отчету. Стоимость билета сразу списывается на расходы.

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета.

Если в билете самостоятельной строчкой выделен НДС, дополнительно нужно сделать проводки:

Дебет 19 Кредит 71 — начислен НДС со стоимости билета;

Дебет 68 Кредит 19 — налог принят к вычету.

Если электронные билеты покупает организация, то их нужно учитывать как денежные документы на счете 50-3. Билеты приходуются в кассу предприятия общей суммой без выделения НДС. Если перевозчик берет дополнительную плату за оформление билетов, затраты можно списать на основании выданной квитанции.

Дебет 50-3 Кредит 60 (76) — поступил билет в кассу предприятия;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60 (76) — отражен сбор за оформление билета;

Дебет 19 Кредит 60 (76) — отражен НДС по сбору;

Дебет 68 Кредит 19 — НДС принят к вычету;

Дебет 71 Кредит 50-3 — из кассы подотчетному лицу выдан билет;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета в момент утверждения авансового отчета.

Когда можно принять НДС к вычету

Распечатанные электронные билеты — это документы строгой отчетности, которые позволяют взять НДС к зачету на законных основаниях. Важно отметить, что налог должен быть прописан в отдельной строке (п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). На этом неоднократно акцентировал свое внимание Минфин РФ в письмах от 26.02.2016 № 03-07-11/11033, от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 14.10.2015 № 03-07-14/58804, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594.

Если в билете НДС заложен в общую стоимость (о чем говорит соответствующая запись), налог к вычету брать опасно. В этом случае контролеры могут снять заявленный вычет, ссылаясь на то, что НДС нужно указывать отдельной строкой. Однако эту претензию можно оспорить в судебном порядке. Суды считают подобные требования необоснованными, так как в п. 6 ст. 168 НК РФ прописано, что при розничной торговле НДС отдельно не указывают (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.2012 № А19-5831/2012).

Электронные билеты следует занести в книгу покупок в момент утверждения авансового отчета руководителем. Дата билета и дата авансового отчета могут относиться к разным налоговым периодам. Если работник улетел в командировку в июне, а вернулся обратно в августе, авансовый отчет будет датирован августом. Соответственно НДС можно заявить к вычету начиная с III квартала.

Что делать, если билет на иностранном языке

При загранкомандировках электронные билеты могут быть оформлены на иностранном языке. Учесть стоимость такого билета можно, если сделать перевод его содержания на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

Перевод можно доверить штатному бухгалтеру либо специализированной компании (письмо Минфина РФ от 09.12.2015 № 03-07-14/71801). Важно перевести лишь обязательные реквизиты, которые подтвердят расходы: Ф.И.О. пассажира, направление и номер рейса, день вылета, стоимость билета (письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

Чтобы взять к вычету НДС, нужно перевести реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС (п. 5 ст. 169 НК РФ). То есть достаточно перевести на русский язык наименование авиакомпании, Ф.И.О. пассажира, наименование услуги, стоимость, налоговую ставку и сумму НДС. Остальную информацию переводить не нужно (письма Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801, от 10.04.2013 № 03-07-11/11867).

ФНС в своем письме от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@ представила расшифровку основных английских обозначений, используемых в билетах. Поэтому можно не искать перевод в словарях, а воспользоваться пояснениями Налоговой службы.

Вам также могут пригодиться подробные примеры с проводками по учету командировок

Эксперт сервиса Норматив

Е. А. Рогачева

Командировочные расходы: оплата проезда

Командировочные расходы: оплата проезда
В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В частности, работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Какие документы служат подтверждением расходов на проезд различными видами транспорта? Что представляет собой электронный проездной документ? Каковы особенности его применения? Требуется ли в обязательном порядке перевод электронного документа на русский язык? При каких условиях расходы на такси могут быть признаны в целях бюджетного учета? На эти и многие другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749). Согласно этому документу в командировки могут направляться работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (п. 3 Положения N 749).
Цель командировки работника определяется руководителем командирующего учреждения и указывается в служебном задании (ф. 0301025), которое утверждается работодателем. Она может быть указана и в приказе о направлении работника в командировку (ф. 0301022) наряду с такими реквизитами, как фамилия, инициалы и должность командируемого, время и место командировки. Приказ оформляется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем учреждения или уполномоченным им на это лицом.
Факт отправления работника в командировку необходимо отразить в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующего учреждения. Его форма утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.
На основании решения работодателя командируемому работнику оформляется командировочное удостоверение (ф. 0301024), которое в дальнейшем подтверждает срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п. 7 Положения N 749). Данный документ оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
К сведению. Формы служебного задания, приказа о направлении в командировку, командировочного удостоверения утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Работнику, направленному в командировку, также выдается денежный аванс на оплату расходов по выполнению служебного задания, возникающих в период его прохождения, в том числе на оплату проезда (п. 10 Положения N 749).
По завершении командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения N 749):
— авансовый отчет об израсходованных суммах (ф. 0302001) и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
— отчет о выполненной работе в командировке (ф. 0301025), согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Таким образом, оплата расходов на проезд командируемому работнику осуществляется в размере фактически произведенных расходов на основании подтверждающих документов. Далее рассмотрим, какие виды подтверждающих документов могут быть представлены работником в зависимости от используемого им транспортного средства, а также какие требования предъявляются к заполнению этих документов, при несоблюдении которых расходы на проезд не принимаются к оплате или не учитываются при исчислении налога на прибыль.
Отметим, что хотя большинство нижеприведенных Писем Минфина и налоговых органов разъясняют лишь порядок учета расходов на проезд в целях обложения налогом на прибыль, по мнению автора, данными разъяснениями можно руководствоваться и в целях признания таких расходов в бюджетном учете.
Проезд транспортом общего пользования
К такому транспорту относятся самолеты, поезда, автобусы, маршрутные такси, речной транспорт, а также иные виды транспорта, проезд на которых удостоверяется проездными билетами (п. п. 2, 3 ст. 105 Воздушного кодекса, ст. 82 Устава железнодорожного транспорта РФ <1>, ст. 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта <2>, п. 2 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта). Именно проездные билеты в данном случае являются документами, подтверждающими расходы на проезд.
Федеральный закон от 10.01.2003 N 18-ФЗ “Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации“.
Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта“.
Зачастую в стоимость проезда включается не только плата за проезд, но и дополнительные услуги:
— сервисные сборы;
— плата за пользование постельными принадлежностями;
— страховые взносы по обязательному страхованию пассажиров.
Сервисные сборы и плата за пользование постельными принадлежностями формируют стоимость услуги по проезду по железной дороге, поэтому работодатель вправе полностью признать такие расходы в качестве командировочных (Письма Минфина России от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93, от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823).
Страховые взносы по обязательному страхованию пассажиров уплачиваются в соответствии с Указом Президента РФ от 07.07.1992 N 750 “Об обязательном личном страховании пассажиров“. Согласно ему на территории РФ действует обязательное страхование пассажиров от несчастных случаев на время их поездки. Установлено, что страховой взнос включается в стоимость проездного документа и взимается при его продаже. Таким образом, сумма страхового взноса по обязательному страхованию пассажиров, включаемая в стоимость проездного документа, учитывается при исчислении налога на прибыль в составе расходов на командировку работника (Письмо Минфина России от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138).
В последнее время большое распространение получил такой способ приобретения проездных документов, как электронный. Он очень удобен. Пассажир может совершить покупку самостоятельно (через Интернет), оплатив расходы платежной картой, либо за наличный расчет через агентство по продаже электронных билетов. Однако при всем удобстве и быстроте данного процесса стоит учитывать, что сделка по приобретению электронных билетов оформляется в бездокументарной форме. Возникает вопрос: что же в этой ситуации является подтверждением факта произведенной перевозки и ее оплаты?
Для ответа на поставленный вопрос обратимся к письмам Минфина.
Электронный авиабилет. Специалисты финансового ведомства в Письмах от 10.02.2010 N 03-03-06/1/59, от 05.02.2010 N 03-03-05/18, от 05.06.2009 N 02-06-10/2282 заявляют, что при приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме, — электронной маршрут/квитанции электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) для поездок на территории РФ и за рубеж подтверждающими документами являются:
а) в части произведенных расходов по оплате:
— чек контрольно-кассовой техники;
— слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
— подтверждение кредитным учреждением, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;
— другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;
б) в части факта произведенной перевозки: распечатка электронного документа — электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Причем в соответствии с п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 “Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации“ электронная маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Электронный железнодорожный билет. Пунктом 2 Приказа Минтранса России от 23.07.2007 N 102 “Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте“ установлено, что электронный билет должен быть оформлен на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности (БСО) проездном билете или дополнительно к оформленному не на БСО проездному документу должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки посредством ККТ (чек).
Таким образом, при приобретении электронного железнодорожного билета для поездок на территории РФ и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве БСО пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки (Письмо Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384).
Вместе с тем финансисты отмечают, что расходы на приобретение электронного железнодорожного билета могут быть признаны в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если такие расходы имеют косвенное подтверждение, в частности, при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника командировку (фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).
Перевод содержания электронных билетов на русский язык. На сегодняшний день остро встает еще один вопрос, касающийся документального подтверждения расходов по приобретению электронных документов. Связано это с необходимостью перевода на русский язык содержания электронных билетов, заполненных на иностранном языке.
Минфин считает, что в случае выписки авиабилетов и других перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для подтверждения произведенных расходов. Те реквизиты, которые не имеют существенного значения для признания расходов (например, условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа, другая информация), перевода не требуют (Письма от 24.03.2010 N 03-03-07/6, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 14.09.2009 N 03-03-05/170). Перевода не потребуется и в том случае, если пассажир представил архивную справку от авиаперевозчика, оформленную на русском языке, в которой содержатся подробные данные (фамилия, имя, отчество пассажира, направление, N рейса, дата вылета, стоимость билета), подтверждающие факт приобретения перевозочного документа и его стоимость.
Однако ФНС России в Письме от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@ придерживается другого мнения: в общем случае авиабилет в целях определения величины налоговой базы по налогу на прибыль дополнительного перевода не требует. Свою позицию специалисты налоговой службы объясняют следующим.
Электронный авиабилет имеет унифицированную международную форму. При этом большинство реквизитов такой формы (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) заполняются согласно Единому международному кодификатору. Фамилия, имя пассажира записываются в билет в соответствии с порядком оформления загранпаспортов граждан РФ: набором букв с использованием латиницы способом транслитерации (замещения) букв кириллицы на соответствующие буквы или сочетания букв латиницы. Среди наименований реквизитов электронного билета также присутствуют наименования на английском языке. При этом они совпадают с наименованием аналогичных реквизитов, указанных в форме пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации, утвержденной Приказом Минтранса России от 29.01.2008 N 15 (далее — Приказ Минтранса России N 15), значение которых установлено данным Приказом. Сопоставление названий реквизитов на иностранном языке и их русскоязычных значений приведено в Письме N ШС-37-3/656@.
ФНС обращает внимание на то, что в случае, когда в электронном авиабилете реквизиты, фактически обозначенные на иностранном языке, не совпадают с их значениями на русском языке, согласно Приказу Минтранса России N 15, билет подлежит переводу на русский язык.
К сведению. Кодификаторы даты отправления рейса, наименование аэропортов/пунктов отправления и назначения, валют, государств и форм оплаты приведены в Приложениях к Письму N ШС-37-3/656@, а также размещены на главной странице официального сайта Минтранса (www.mintrans.ru) в рубрике “Авиация“ (Документы. Минтранс. Авиация).
Служит ли подтверждением расходов на проезд ксерокопия проездного билета?
По этому поводу разъяснения дают специалисты Минфина России в Письме от 05.02.2010 N 03-03-05/18: под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, а также документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В качестве документа, подтверждающего расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, по общему правилу выступает подлинник проездного документа.
Однако принимая во внимание то, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, Минфин считает, что в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
Мнение о том, что в случае отсутствия оригиналов документов расходы можно подтвердить их заверенными копиями, подтверждают также специалисты налоговых служб (Письмо УФНС России по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020).
Напомним, что копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации.
Таким образом, из вышеперечисленного можно сделать вывод: в случаях, когда оригинал проездного билета представить невозможно, подтверждением расходов на проезд может служить копия проездного документа, позволяющая идентифицировать физическое лицо, оплатившее указанные расходы, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
Проезд на такси
До сих пор вопрос о том, могут ли быть признаны в расходах произведенные командируемым работником затраты на такси, остается очень сложным и неоднозначным.
Напомним, что в соответствии с п. 12 Инструкции о служебных командировках, утвержденной Минфином СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62, командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы на любом транспорте, за исключением проезда на такси. Ссылаясь на указанную норму законодательства, специалисты финансового ведомства не разрешали учитывать при исчислении налога на прибыль расходы на такси, произведенные командируемым работником (Письма от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138, от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15).
Однако после того как было введено Положение N 749, согласно которому исключение, касающееся признания расходов на такси, было убрано, мнение финансистов поменялось.
В более поздних Письмах Минфин разрешает налогоплательщикам уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму расходов на такси, но только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (Письма от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505, от 22.05.2009 N 03-03-06/1/339, от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).
Аналогичного мнения придерживаются налоговые органы (Письма УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 N 16-15/080978, от 19.12.2007 N 28-11/121388): документальным подтверждением расходов на оплату услуг такси является кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112.
Что касается экономической обоснованности и целесообразности осуществления расходов на такси, то их подтвердить и доказать очень сложно. Стоит отметить, обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы (Письма N N 03-03-06/2/162, 03-03-06/1/505). Поэтому прежде чем оплатить такие расходы, нужно запастись неоспоримыми доказательствами экономической целесообразности их осуществления. В случае периодического осуществления расходов на такси командируемыми работниками необходимо предусмотреть возможность их возмещения в локальных нормативных актах или в учетной политике. При представлении работником по возвращении из командировки документов, подтверждающих расходы на такси, следует потребовать от него дополнительно служебную пояснительную записку с разъяснениями о производственной необходимости этих расходов, которую впоследствии нужно заверить руководителем учреждения. Зачастую в записках указывают такую информацию:
— в связи с очень поздним отправлением поезда и невозможностью воспользоваться общественным транспортом (в позднее время общественный транспорт не ходит) пришлось воспользоваться услугами такси;
— в связи с задержкой прибытия самолета и, как следствие, опозданием на деловую встречу пришлось воспользоваться услугами такси.
Проезд на личном или служебном автомобиле
Возможность использования личного автомобиля работником, направляемым в командировку, должна быть закреплена в локальных нормативных актах учреждения, так же как и его право на возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля в период прохождения командировки. Такими расходами являются расходы на приобретение ГСМ, оплату услуг автостоянки и автомойки, оплату работ по непредвиденному ремонту автомобиля.
Подтверждающими документами по осуществлению указанных видов расходов могут служить чеки с АЗС, квитанции по оплате услуг, договоры на оказание услуг и акты выполненных работ.
Стоит отметить, что при оплате расходов по ГСМ необходимо учитывать Распоряжение Минтранса России N АМ-23-р <3>, определяющее нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте.
Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р “О введении в действие Методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте“.
Если же работник отправился в командировку на служебном автомобиле, то помимо кассовых чеков или квитанций, подтверждающих оплату расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ему нужно представить в учреждение путевой лист, выписанный на весь срок командировки. Формы путевых листов, применяемых бюджетными учреждениями, приведены в Приложении 2 “Унифицированные формы первичных учетных документов“ к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.
Проезд, осуществляемый с привлечением
транспортных организаций
Нередки случаи, когда в командировку направляются сразу несколько работников от организации, в данной ситуации ей выгоднее воспользоваться услугами транспортной организации по перевозке пассажиров, чем оплачивать каждому работнику расходы по проезду. Оплата таких услуг производится на основании счетов, счетов-фактур, актов оказанных услуг, предоставленных от транспортной организации.
Отметим, что в целях исчисления налога на прибыль расходы по оплате этих услуг не могут быть отнесены к расходам на командировки в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, однако учреждение вправе учесть их на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Постановление ФАС СЗО от 27.04.2007 по делу N А05-11584/2006-31).
Л.Ларцева
Эксперт журнала
“Бюджетные учреждения образования:
бухгалтерский учет и налогообложение“

Расходы на билеты в командировке

Под рабочей командировкой понимают поездку сотрудника организации на установленный срок по распоряжению руководителя. По завершении поездки оформляется отчет по расходам в командировке, подтвержденный платежными документами.

Целью поездки является выполнение служебного задания вне территориального расположения постоянной работы. При этом для организации важно не только достижение этой цели, но и грамотное оформление командировки, ответственным за которое является бухгалтер или руководитель, выполняющий его функции.

КОМАНДИРОВКА ОНЛАЙН

Общие положения о командировках

Согласно актуальному законодательству РФ, регламентирующему служебные поездки на предприятии, установлено:

  • Командированным может быть только сотрудник, который числится в организации.
  • Поездки в подразделения и филиалы компании, расположенные в другом городе, равно как и поездки к контрагентам и на производственные объекты, также являются командировками.
  • Если работа сотрудника связана с постоянными разъездами (водители, машинисты, рабочие по обслуживанию), их очередная поездка командировкой не считается.
  • Выезды по личным делам и другие поездки, которые не сопровождаются оформлением соответствующего Приказа, не являются служебными.

Предоставив документы о затратах в поездке, работник получает право на их компенсацию. Если командировка пришлась на выходные или праздники, выполнение в эти дни служебных заданий подлежит двойной оплате.

Расходы на билеты в командировке также должны компенсироваться в полной сумме.

Лимиты возмещаемых затрат на проезд

Возмещаемые расходы на проезд компенсируются согласно принятым лимитам в конкретной компании, подтвержденным в ее локальных актах. В коммерческих структурах эти суммы не ограничены. Однако Правительство установило лимит вышеуказанных расходов для сотрудников бюджетных компаний.

Согласно Постановлению, регламентирующему порядок компенсации для работников бюджетных предприятий, проездные расходы возмещаются в форме фактических затрат, которые подтверждены платежной документацией, но не превышающих стоимости проезда:

  • Для ж/д транспорта: в вагоне купе.
  • Для водного транспорта: в каюте категории 5 для морского, каюте группы 2 для речного, каюте категории 1 для паромов.
  • Для воздушного транспорта: в салоне эконом-класса.
  • Для автомобильного транспорта: на любом общественном транспорте, кроме такси.

Если сотрудник бюджетной фирмы не предоставил документы, свидетельствующие о расходах на проезд, затраты компенсируются в минимальном размере:

  • Для ж/д транспорта: по цене билета в плацкартный вагон не скоростного поезда.
  • Для водного транспорта: по цене проезда в каюте группы 10 для морского, каюте группы 3 – для речного.
  • Для автомобильного транспорта: по средней стоимости поездки до пункта назначения на автобусе.

Ситуация с сотрудниками госучреждений иная. Проездные билеты в командировку и обратно вне зависимости от вида транспорта и категории купе, каюты, класса мест в самолете оплачиваются согласно фактическим затратам. Компенсация производится при условии подтверждения затрат на проезд документами. Если сотрудник не предоставил подтверждающую документацию, руководитель имеет право не компенсировать проездные расходы.

Документы для подтверждения затрат

Если раньше билеты на транспорт можно было получить исключительно в кассах компании-перевозчика, то теперь их можно заказать в электронном виде. Возникает вопрос: можно ли подтвердить транспортные затраты на командировку электронными билетами?

Начнем с определений. Электронный билет – это документ в цифровом формате, служащий своего рода договором перевозки между пассажиром и транспортной компанией (или индивидуальным предпринимателем). Форма электронного билета должна соответствовать правилам транспортных уставов и иных законодательных актов, регламентирующих правила предоставления транспортных услуг.

Когда пользователь покупает ж/д или авиабилет через интернет, автоматически формируется выписка, которая передается ему в электронном виде (по электронной почте или через личный кабинет сайта).

При этом выписка для воздушного транспорта представляет собой маршрут-квитанцию, для железнодорожного – контрольный купон. Эти документы отражают все данные о маршруте, условиях (тип или класс места), времени отправления и прибытия, тарифе и цене билета, то есть всю информацию, которая содержится в бумажных билетах. Единственная разница: цифровой формат, хотя и электронный билет можно распечатать на принтере.

Эти документы относятся к бланкам строгой отчетности. Для того, чтобы отчитаться по расходам на дорогу, необходимо:

  1. При перелете – предъявить распечатанный электронный билет и посадочный талон. В первом документе должна быть указана цена услуги, второй является подтверждением факта перелета согласно указанных на нем дате и маршруту.
  2. При поездке на ж/д транспорте – только контрольный купон (или электронный билет в распечатанном виде).

Электронный билет и отчет по выданным авансам

Не будем подробно разбирать правила заполнения отчета по командировкам: уделим внимание только отражению в нем электронных билетов. Здесь могут возникнуть две ситуации.

Первая. Компания сама заказывает билет и выдает его командированному сотруднику. В этом случае документ будет отражаться в качестве авансового средства в блоке по выданным авансам. Он будет содержать и стоимость билета с НДС, и другие расходы при их наличии.

Вторая. Сотрудник заказывал билет сам. В этом случае он обязан предоставить его в распечатанном виде в бухгалтерию. Информация о нем должна быть отражена на странице 2 отчета. Там необходимо заполнить графы с датой и номером документа, направление расходов (например, «билет на поезд в командировку в Москву») и указать его стоимость.

Потеря билета

Преимущество электронной документации в том, что при потере распечатанного билета его всегда можно распечатать еще раз. Но если речь идет о воздушном транспорте, при использовании которого в бухгалтерию необходимо передать еще и посадочный талон, дело обстоит сложнее.

Полный комплект отчетных документов необходим бухгалтеру для того, чтобы учесть командировочные расходы при налогообложении. При потере талона на посадку необходимо обратиться к компании-перевозчику с просьбой предоставить справку, содержащую те же данные, что и в утерянном документе.

Если авиакомпания не выдает справок, подтвердить факт перелета по служебным делам могут: приказ руководителя о командировке, квитанции о проживании в отелях или гостиницах и распечатанная маршрут-квитанция. Однако, во избежание споров при налоговой проверке, лучше настоять на справке от перевозчика или не учитывать затраты на проезд в расходах. Окончательное решение принимает руководитель организации, за которым остается право лишить сотрудника компенсации расходов при отсутствии подтверждающих документов.

Другое дело, если Вы отчитываетесь по служебной поездке с помощью бизнес-приложения Hamilton Авансовый отчет. Мало того, что вся информация о Вас уже заполнена по умолчанию, а Вам остается лишь внести в специально отведенные строки данные по поездке, Вы также можете сразу сфотографировать все подтверждающие документы и прикрепить их отчёту онлайн. Таким образом, у бухгалтера будет полная информация по Вашей командировке, и он незамедлительно сможет приступить к её обработке и возмещению расходов.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Обоснование расходов на оплату проезда в командировке.

При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. 167 ТК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Статья 168 ТК РФ гласит, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
В налоговом учете расходы на проезд работника к месту командировки и обратно учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом ограничений по стоимости проезда Налоговый кодекс не устанавливает. Это подтвердил Минфин России в письме от 21.04.2006 № 03-03-04/2/114 в отношении оплаты авиабилетов по тарифу «бизнес-класс».

Финансовое ведомство дополнительно отметило, что для признания расходов существенным является факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности проездных билетов), а также соответствие размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководства организации.
В налоговом учете могут быть признаны только экономически оправданные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ).

Поэтому у учреждения должны быть доказательства того, что приобретение дополнительных билетов вызвано производственной необходимостью, а не просто желанием сотрудников ехать с комфортом.

В Вашем случае это может быть, к примеру, служебная записка сотрудника о том, что для поездки ему нужно все купе полностью, так как необходимо взять с собой дорогостоящее крупногабаритное оборудование.

Таким образом, для признания расходов на лишние билеты в налоговом (и бухгалтерском) учете необходимо, чтобы у учреждения было подтверждение их экономической обоснованности, а также чтобы в коллективном договоре или внутреннем локальном акте (например, положении о командировках) оговаривалось, что для проезда в командировку в случае поездки с дорогостоящим оборудованием, выкупается все купе поезда.

Обоснование

Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить

Какие расходы организация обязана возместить командированному штатному сотруднику

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

 оплату проезда;

 расходы на наем жилья;

 суточные;

 другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).

А как быть, если у сотрудника разъездной характер работы? В таком случае служебные поездки нельзя назвать командировками. Это поездки, связанные с основной работой сотрудника. А командировка – это разовая поездка на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Оплачивать поездки, связанные с разъездным характером работы, нужно по правилам статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Кроме того, условие о разъездном характере работы должно быть в трудовом договоре.

Это следует из абзаца 8 части 2 статьи 57 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов сотрудникам определяются:

 для федеральных учреждений, госорганов и внебюджетных фондов России – постановлениями Правительства РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). В частности, постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 № 729;

 для учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти (ч. 3 ст. 168 ТК РФ).

Федеральные бюджетные и автономные учреждения могут установить повышенный размер возмещения за счет средств от деятельности, приносящей доход, а федеральные казенные учреждения и другие ПБС – за счет экономии бюджетных средств (п. 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 № 729). Прописать порядок и повышенный размер возмещения в этом случае нужно в локальном акте. Можно установить различный порядок возмещения расходов в зависимости от разных факторов – должности сотрудника, стажа, квалификации, отдела, где он работает, и т. п. (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 № 14-2-291).

Ситуация: должна ли организация оплатить сотруднику суточные, проезд и проживание за время нахождения в служебной командировке. Сотрудник по своей вине не выполнил порученное ему задание

Да, должна.

При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. 167 ТК РФ).

За время невыполнения служебных обязанностей (простоя) по вине сотрудника зарплату ему выплачивать не нужно (ч. 3 ст. 157 ТК РФ). Однако оплата проезда, суточных и проживания за время командировки не является вознаграждением за труд. Это не зарплата, а компенсация (ст. 129 ТК РФ). Возместить данные расходы надо независимо от того, выполнил сотрудник служебные обязанности или нет (ст. 168 ТК РФ).

Подтверждает такой вывод Роструд в письме от 30 апреля 2008 № 1024-6.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *