Нумерация авансовых отчетов

Вопрос: Есть ли установленные требования к нумерации авансовых отчетов и какова ответственность за несоблюдение нумерации?

Ответ: Законодательством не установлено требований к нумерации авансовых отчетов.

Рекомендуем утвердить в учетной политике или в отдельной инструкции по составлению авансового отчета хронологический порядок нумерации с начала календарного года и сквозную нумерацию в течение всего года.

Обоснование: Авансовый отчет предназначен для учета выданных под отчет работнику денежных средств на административно-хозяйственные расходы.

Работник отчитывается по полученным средствам и представляет авансовый отчет вместе с подтверждающими документами в течение трех рабочих дней (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У), п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749):

• после возвращения из командировки;
• со дня выхода на работу;
• после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У; Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»).

Авансовый отчет является первичным учетным документом, который утверждается организацией в учетной политике. Форма авансового отчета разрабатывается организацией самостоятельно или может быть использована форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 55. При этом авансовый отчет должен содержать обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», к которым номер документа не относится.

Таким образом, законодательством РФ не установлены порядок нумерации авансовых отчетов и требования к ней.

Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить такой порядок в локальном нормативном акте, им может быть как отдельный документ, например инструкция по составлению авансового отчета, так и учетная политика. По общему правилу устанавливают хронологический порядок нумерации с начала календарного года и сквозную нумерацию в течение всего года.

Ответственность за нехронологическую нумерацию или пропуск номеров в авансовых отчетах законодательством РФ не установлена..

Нумерация бывает цифровой, буквенной или комбинированной и зависит от разных факторов, например от от количества подразделений и работников них.

Для чего нужен авансовый отчет

Авансовый отчет предназначен для учета и фиксации выданных в подотчет денежных сумм. Он используется при отчете работников фирмы, которые получили средства в счет совершения:

• покупки товаров и услуг, необходимых для предприятия;
• поездок в служебную командировку.

Об учете командировочных расходов читайте .

Авансовый отчет составляют в течение 3 дней после завершения командировки или истечения срока, на который выдавался подотчет.

Узнайте больше о сроках сдачи авансового отчета подотчетным лицом.

Он может быть заполнен от руки или на компьютере. А может быть даже в виде электронного документа. К авансовому отчету подотчетник прилагает документы, подтверждающие его расходы.

См. также: «Особенности авансового отчета без кассового чека».

Отчет содержит лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне работник указывает должность и Ф. И. О., назначение полученного аванса. На обратной стороне — перечень отчетных документов и истраченные суммы. После проверки отчета свою подпись ставят бухгалтер и главный бухгалтер или руководитель фирмы. Остаток полученных средств вносится в кассу, а перерасход возмещается подотчетному лицу.

Подробнее см.:

• «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?»;
• «Что делать при перерасходе по авансовому отчету?».

Форма отчета (АО-1) приведена в постановлении Госкомстата от 01.08.01 № 55. Согласно п. 4 ст. 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ она перестала быть обязательной. Ее можно использовать без внесения изменений. Также руководитель фирмы может утвердить своим приказом другую форму этого отчетного документа, но с непременным соблюдением требований закона (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Смотрите наш образец заполнения авансового отчета в 2019 году.

Узнайте также, какой срок хранения у авансовых отчетов.