Компенсация за использование

Общие моменты ↑

В чем принцип компенсации? – Это необходимо запомнить в первую очередь. Разберемся, какими нормативными документами регулируется вопрос перечисления компенсаций.

Основные определения

Под денежной компенсацией понимают сумму, что выплачивается сотруднику компании в случаях, предусмотренных законодательством.

Это возмещение человеку понесенных затрат. Такие выплаты назначаются гражданину с целью оказания дополнительной поддержки материального характера.

Компенсации рассматривают совокупно с социальным пособием. Компенсация – это один вид соцобеспечения гражданина, разовая или периодическая выплата.

Квалификация выплат

Компенсации могут получить различные категории граждан. Выделяют такие виды:

  • матери или другому родственнику, что ухаживает за ребенком, если он является трудоустроенным;
  • женщине, что является военнослужащей, на время осуществления ухода за малышом;
  • опекунам/попечителям ребенка;
  • студенту, что находится в академическом отпуске в соответствии с медицинским заключением;
  • безработному трудоспособному человеку, что ухаживает за больным родственником;
  • инвалиду на лечение в санаториях, на бензин и техобслуживание транспорта;
  • гражданину, если у него возникло поствакцинальное осложнение;
  • инвалиду на содержание собаки-поводыря;
  • родственнику умершего военнослужащего и сотрудника федерального органа исполнительных властей на оплату жилья, услуг ЖКХ;
  • вынужденному переселенцу;
  • жертве политических репрессий;
  • безработной жене сотрудника МВД, противопожарных служб и т. д.

Действующая нормативная база

О правилах выплаты компенсация при увольнении работника предприятия говорится в части 4 ст. 178 ТК России.

Компенсационные выплаты гражданам, что ухаживают за больными родственниками, регулируются Указом президента РФ от 26.12.2006 №1455.

Необходимость выплатить компенсацию за использование транспорта сотрудника оговорена в ст. 188 ТК. Право на компенсацию имеют лица, что имеют опасные условия труда.

Перечень видов опасной деятельности и специальностей есть в Постановлении властей от 29 марта 2002 № 188 (с изменениями от 8 октября 2014 года).

Оценка труда проводится в соответствии с правилами, прописанными в законе от 28 декабря 2013 № 426-ФЗ.

Особенности выплат компенсаций сотрудникам предприятия ↑

Есть несколько видов компенсаций, которые может получить работник компании. Проанализируем каждый из них и определим, как и когда осуществляется начисление, а также кто вправе их получить.

За транспортные расходы

Если компания арендует автомобиль сотрудника, или работник использует при исполнении трудовых обязательств свое транспортное средство, он может получить компенсацию.

Компенсационные суммы полагаются:

За эксплуатацию транспорта Техники сотрудника
За понесенные затраты На обслуживание автомобиля

Условия для получения компенсации – использование машины должно осуществляться для выполнения работы, и на это должен дать согласие работодатель.

Величина возмещения затрат должна определяться договором работника и организации, составленном письменно.

Образец заявления на выдачу денег подотчет смотрите в статье: образец заявления на подотчет.

Какая проводка, если утвержден авансовый отчет, .

В подпункте 11 пункта 1 ст. 264 НК говорится, что затраты на компенсационные перечисления за использование личного транспорта сотрудников должны приниматься к обложению налогов.

Установлены определенные нормы (Постановление властей России от 8 февраля 2002 № 92).

Транспортное средство Компенсация
За легковое авто, объем двигателя которого меньше 2 тыс. куб.см. 1,2 тыс. руб.
За авто, объем двигателя которого больше 2 тыс. куб.см. 1,5 тыс.
За мотоцикл 600 руб.

Выплата производится на основании изданного руководством компании приказа, в котором прописаны суммы и срок перечисления.


Работник также должен представить ряд документов:

  • заявление;
  • техпаспорт транспортного средства (заверенную ксерокопию);
  • доверенность, если авто использовалось по доверенности.






Компания должна самостоятельно устанавливать норму компенсационных выплат за применения личного транспортного средства.

Если компенсация превысит установленный норматив, сумма сверх нормы будет считаться прибылью работника, что облагается НДФЛ (ст. 210 Налогового кодекса).

Выплата компенсации производится ежемесячно. Сколько в месяце рабочих и выходных дней – не имеет значения. Размер компенсации остается таким же. Но есть ситуации, когда выплата может быть уменьшена.

Это касается тех случаев, когда работник не использовал транспорт для выполнения служебных обязательств – был в отпуске, отправлен в командировку, ушел на больничный.


Сумма компенсационной выплаты будет рассчитана в пропорциональном соотношении отработанному периоду. Стоит помнить, что на личные автомобили стоит оформлять путевые листы.

Иначе не будет доказательства того, что поездка осуществляется в производственных целях. Но это только мнение Министерства финансов, с которым не всегда соглашается суд.

Судья может посчитать, что путевые листы применимы для учета затрат на транспортные средства, что являются собственностью организации, а не сотрудника.

За вредные условия труда

Вредными считают условия, когда имеют место факторы, наносящие ущерб здоровью. к примеру, если на предприятии не соблюдено норму по гигиене, это может оказывать негативное воздействие на здоровье человека и его будущего ребенка.

Вредными могут быть:

  • условия работы;
  • среда.

Негативно сказываются на состоянии здоровья:

  • высокие показатели влажности, высокие или низкие показатели температуры, радиация, вибрация;
  • химические вещества;
  • биологическая опасность – бактерии и т. д.;
  • трудовая особенность (график работы, нагрузка, риск получить производственную травму).

Компенсации при таких условиях труда (и ее величина) утверждаются на базе положений трудового законодательства, коллективных договоров, локальных нормативных документов фирмы.

Работникам могут предоставляться такие льготы:

Уменьшается количество рабочего времени Рабочая неделя сокращается до 36 часов и меньше
Оплачиваемые дополнительные отпуска, отправляться в которые лицо имеет право каждый год Длительность отпуска – не меньше недели
Увеличение заработной платы 4% или более к окладу
Льготы По пенсионному обеспечению
Бесплатное оказание медицинских услуг
Предоставление расходного материала Обеззараживающего средства, спецодежды

Руководство компании вправе самостоятельно устанавливать виды компенсация и их размер, опираясь на нормы Трудового кодекса. Работодатель также может стать инициатором увеличения выплат.

Сотрудник предприятия может написать заявление, которым отказывается от отдельных видов компенсаций.

Взамен он должен получить компенсацию в денежном выражении. Любая компенсационная выплата не является объектом налогообложения.

Если в организации устранено вредные условия труда, но выплата компенсации осуществляется и далее, она должна облагаться НДФЛ в соответствии с общими правилами.

Страховые взносы с сумм компенсаций удерживать не нужно. Кроме компенсации, существует и доплата за вредные условия. Размер таких перечислений также устанавливает руководство компании.

Сюда же относят компенсацию за нанесенный моральный вред. Доплата является объектом налогообложения.

Правила выплаты компенсаций будут определены с учетом экономического состояния фирмы. Они прописываются в коллективных договорах. Внутренних документах предприятия.

Видео: компенсация отпуска при увольнении

В соответствии с законом, выплата не будет зависеть от формы собственности компании и объемов производства. Главный фактор – выводы после проведения оценки условий труда.

После того, как буде проведено аттестацию, комиссией будет присвоено определенному рабочему месту степень вредности и безопасности. А это и будет отражаться на размере компенсации.

Определяются вредные производственные условия такими инстанциями, как Роструд, инспекция труда в субъекте России. Если компенсация не выплачена работнику, он имеет право подать заявление работодателю.

При получении необоснованного отказа в выплате, сотрудник компании обращается в уполномоченные структуры, которые контролируют деятельность организации.

Такими инстанциями будет проверено рабочее место гражданина. Из документов понадобится только заявление и трудовая книжка, что подтвердит факт работы на данном предприятии.

При ликвидации организации

Если компания ликвидируется, осуществляется увольнение персонала, в том числе и беременных сотрудниц.

При этом руководство предприятия должно выплатить:

  • зарплату за месяц перед увольнением с премиями и надбавками, если такие полагаются;
  • компенсации за неиспользованные отпуска;
  • выходное пособие, размер которого составляется среднюю заработную плату (ст. 178 Трудового кодекса);
  • иные суммы, что прописаны в локальной документации или решении собственника.

Законодательство гарантирует, что уволенному сотруднику должна выплачиваться средняя зарплата в размере 2 окладов. Чтобы получить заработок за третий месяц, стоит представить справку из центра занятости.

Ее необходимо взять в течение 2 недель с момента увольнения. Компенсация полагается таким лицам:

Пенсионеру Лицо, что должен получать пенсию по возрасту, не ограничивается в правах заниматься деятельностью. А значит, кроме выходного вида пособий при закрытии компании, если человек преклонного возраста не смог устроиться на другую работу, он получит среднюю зарплату за 2 – 3 месяц. Цент занятости не вправе отказать в выдаче справки о безработице таким гражданам
Совместителю Само выходное пособие полагается, а вот заработок за второй и третий месяц – нет, поскольку такие лица имеют еще одно место работы
Женщинам в декрете
Лицу, что находится на момент ликвидации в отпуске или оформил лист нетрудоспособности Увольнять такую категорию работников нельзя, но на случаи, когда компания закрывается, такое правило не распространяется
Женщине, что находится в отпуске По уходу за детьми

Компания должна уведомить об увольнении за 2 месяца до прекращения деятельности предприятия. Сотрудник должен с таким извещением ознакомиться и поставить подпись.


Стоит учесть, что даже в случае ликвидации, компания должна выплатить беременной женщине все причитающиеся суммы. После закрытия предприятия за выплатами можно обратиться в службу социальной защиты населения.

В независимости от того, какой страховой стаж женщина имеет, она должна получить пособие по беременности и родам в полном объеме.

Почему в авансовом отчете получается перерасход узнайте из статьи: перерасход по авансовому отчету.

Образец назначения платежа в подотчет на карту, .

Пример заполнения авансового отчета по командировке, .

Если увольняется сотрудница, у которой есть больше 3 детей, она может рассчитывать на получение дополнительной социальной помощи.

При ликвидации компании важно выполнить все обязательства перед работниками, так как при возникновении спорной ситуации суд встанет, скорее всего, на сторону уволенного сотрудника.

Компенсации рассчитываются в соответствии с правилами, прописанными в ст. 139 ТК, Положением о порядке расчета среднего заработка

Расчетным периодом является последний год до момента увольнения работника. Учитываются все средства, что начислены за это время сотруднику.

Государство гарантирует защиту сотрудников предприятий. Для этого и предусмотрено отдельные виды компенсаций.

Правила начисления таких сумм, выплаты, расчета стоит запомнить работникам хотя бы для того, чтобы отстаивать свои права. Руководству компаний это необходимо для того, чтобы не нарушить закон и не понести ответственность.

Использование личного мобильного телефона сотрудника в служебных целях

На УСН можно признать расходы организации только по договору аренды личного мобильного телефона сотрудника. Компенсация расходов за использование мобильного телефона в служебных целях для расчета единого налога не учитывается.

Договор аренды между сотрудником и организацией заключается в письменной форме. При этом гражданину нужно документально доказать, что имущество, которое он сдает в аренду, принадлежит ему на праве собственности или ему доверено сдавать его в аренду.

В тексте договора аренды нужно указать:

• данные арендодателя и арендатора;

• объект аренды (арендуемое имущество);

• срок действия договора аренды;

• цену договора аренды (сумму арендной платы) и порядок ее внесения;

• условия ремонта, содержания и улучшения арендуемого имущества (если применимо);

• возможность сдачи имущества в субаренду (если применимо);

• условия продления (пролонгации) договора аренды;

• основания расторжения договора аренды;

• условие о выкупе арендуемого имущества (если он предусмотрен);

• иные существенные условия договора.

Операции по передаче имущества в аренду отражают на основании акта о приеме-передаче. В нем обычно указывают согласованную стоимость арендованного имущества, техническое состояние по результатам осмотра, а также любые другие необходимые сведения. Передаточный акт составляется в произвольной форме с указанием всех необходимых реквизитов.

Ежемесячную арендную плату можно относить на расходы на основании условий договора аренды, так как составлять акт нужно только в том случае, если это предусмотрено условиями договора.

Организации, применяющие упрощенку, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:

• суммы арендной платы;

• затраты на оплату услуг связи.

Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом, с которого организация должна удержать НДФЛ при фактической выплате арендной платы.

Страховые взносы, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму арендной платы не начисляются.

Выплата компенсации сотруднику за использование личного мобильного телефона в служебных целях может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора, в дополнительном соглашении к нему, или установлена отдельным приказом руководителя. Помимо компенсации, организация должна возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией.

Компенсация выплачивается ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце, за исключением периодов, когда сотрудник не использовал имущество в работе.

Размер компенсации организация определяет самостоятельно, например, исходя из расчетной суммы ежемесячных амортизационных отчислений по аналогичному имуществу.

Сумма компенсации за использование личного имущества сотрудника, а также сумма компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, не облагаются:

• НДФЛ;

• взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;

• взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

При этом, чтобы такие выплаты не облагались налогами (взносами), необходимо иметь документы, подтверждающие:

• право собственности сотрудника на используемое имущество (или их копии);

• расчет суммы компенсации;

• фактическое использование имущества в интересах организации (например, приказы, акты и т. п.);

• необходимость приобретения расходных материалов для нормальной эксплуатации имущества (техпаспорт, инструкция по эксплуатации и т. п.);

• размер затрат, понесенных при использовании имущества в рабочих целях (кассовые, товарные чеки, накладные и т. п.).

Перечень расходов, приведенный в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, закрыт. Расходы на выплату компенсации за использование личного имущества (кроме легковых автомобилей и мотоциклов), а также на компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией этого имущества, в нем не предусмотрены. Следовательно, учесть эти выплаты при упрощенке нельзя.

Обоснование

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении аренду личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля)
Сотрудник может использовать в работе свое личное имущество: транспортное средство, компьютер, телефон, факс и т. д.

Использование личного имущества сотрудника для служебных целей организация должна оплатить. Сделать это можно:

  • назначив ему компенсацию;
  • заключив с сотрудником договор аренды.

Договор аренды

При аренде личного имущества сотрудника организация платит ему арендную плату, предусмотренную договором (ст. 606 и 614 ГК РФ).

Бухучет

Арендованное имущество принимайте по акту о приеме-передаче и приходуйте на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» (Инструкция к плану счетов).

В бухгалтерском учете сумму арендной платы относите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендовано имущество сотрудника:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 76
– отражена плата за аренду личного имущества сотрудника (сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору).

Пример отражения в бухучете аренды личного имущества сотрудника

В январе ООО «Альфа» (арендатор) заключило со своим сотрудником (арендодатель) договор аренды мобильного телефона. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 января следующего года. Стоимость телефона по соглашению сторон – 7500 руб. Ежемесячная арендная плата за телефон составляет 900 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие проводки.

В феврале:

Дебет 001
– 7500 руб. – принят на забалансовый учет мобильный телефон, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче).

Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:

Дебет 26 Кредит 76
– 900 руб. – списана арендная плата за пользование личным мобильным телефоном сотрудника.

НДФЛ и страховые взносы

Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нет, НДФЛ нужно начислять по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удерживайте при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы на сумму арендной платы не начисляйте. Связано это с тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, не признаются объектом обложения страховыми взносами. Такой порядок следует из части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и статьи 606 ГК РФ.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на арендную плату также начислять не нужно.

Объясняется это тем, что с доходов, полученных по гражданско-правовым договорам, взносы на страхование от несчастных случаев уплачиваются только в том случае, если такая обязанность предусмотрена договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации, применяющие упрощенку, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:

  • суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
  • затраты на оплату услуг связи (если организация арендовала мобильный телефон) (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

О том, как учесть при расчете единого налога при упрощенке расходы на ремонт имущества, арендованного у сотрудника, см. Как провести и отразить в бухучете и при налогообложении ремонт основных средств.

Затраты признаются только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 03-11-04/2/24 и УМНС России по г. Москве от 16 марта 2004 г. № 21-09/17094).

Пример начисления платы за аренду личного имущества сотрудника. Организация применяет упрощенку. Объект налогообложения – разница между доходами и расходами

ООО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог по ставке 15 процентов. В январе организация (арендатор) заключила договор аренды с секретарем Е.В. Ивановой (арендодатель). Объект аренды – личный факс сотрудницы. Срок действия договора – с 1 января по 31 декабря.

Стоимость факса по соглашению сторон – 6000 руб. Ежемесячная арендная плата – 500 руб.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Детей у Ивановой нет, поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ, предусмотренные подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, ей не предоставляются.

Сумма НДФЛ с арендной платы равна:
500 руб. × 13% = 65 руб.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются.

При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» ежемесячно включает в состав расходов арендную плату в размере 500 руб.

Из рекомендации
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как заключить договор аренды

Форма договора

Договор аренды на срок более года должен быть заключен в письменной форме. Однако если хотя бы одной из сторон договора является организация, то письменная форма договора необходима в любом случае. Таковы требования пункта 1 статьи 609 Гражданского кодекса РФ.

В тексте договора аренды укажите условия сделки:

  • данные арендодателя и арендатора;
  • объект аренды (арендуемое имущество);
  • срок действия договора аренды;
  • цену договора аренды (сумму арендной платы) и порядок ее внесения;
  • условия ремонта, содержания и улучшения арендуемого имущества (если применимо);
  • возможность сдачи имущества в субаренду (если применимо);
  • условия продления (пролонгации) договора аренды;
  • основания расторжения договора аренды;
  • условие о выкупе арендуемого имущества (если он предусмотрен);
  • иные существенные условия договора.

К отдельным видам договоров аренды (прокат, аренда транспортных средств, аренда зданий и сооружений, аренда предприятий, финансовая аренда) указанные положения применяются, только если другое не установлено специальными положениями законодательства об этих договорах (ст. 625 ГК РФ).

Регистрация договора

Если организация сдает в аренду недвижимое имущество, то такой договор, заключенный на срок от одного года и выше, подлежит обязательной госрегистрации (п. 2 ст. 609 и п. 2 ст. 651 ГК РФ, п. 3 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11 января 2002 г. № 66). Причем договор считается заключенным с момента такой регистрации (п. 2 ст. 651 ГК РФ).

Ситуация: можно ли организации-арендатору заключить договор аренды имущества с гражданином

Да, можно.

Положения Гражданского и Налогового кодексов РФ этому не препятствуют. Однако гражданину нужно доказать, что имущество, которое он сдает в аренду, принадлежит ему на праве собственности или ему доверено сдавать его в аренду (например, путем предоставления документов, подтверждающих право собственности). Такой вывод позволяет сделать статья 608 Гражданского кодекса РФ.

Эту позицию подтверждает и финансовое ведомство (письмо Минфина России от 3 ноября 2006 г. № 03-03-04/2/231).

Объект аренды

В аренду могут быть переданы земельные участки, предприятия, здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и другие вещи. В то же время сдачу в аренду отдельных видов имущества законодательство не допускает или ограничивает. Например, не допускается сдача в аренду:

  • земельных участков, занятых находящимися в федеральной собственности заповедниками и национальными парками, зданиями военных судов, объектами федеральной службы безопасности, государственной власти и т. д. (п. 4 ст. 27 Земельного кодекса РФ);
  • некоторых видов оружия (в т. ч. химического) (п. 1 ст. 6 Закона от 13 декабря 1996 г. № 150-ФЗ, ст. 5 Закона от 2 мая 1995 г. № 76-ФЗ);
  • основного технологического оборудования для производства этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Исключение установлено для сельскохозяйственных производителей, которые делают вино и шампанское из собственного винограда (п. 6 ст. 8 Закона от 22 ноября 1995 г. № 171-ФЗ).

В договоре аренды нужно указать данные, позволяющие точно установить имущество, передаваемое арендатору (объект аренды). Если такой информации в договоре не будет, то условие об объекте, передаваемом в аренду, считается не согласованным. Из-за этого договор аренды признается не заключенным.

Такой порядок следует из статьи 607 Гражданского кодекса РФ.

Срок договора

Срок аренды имущества указывается в договоре (п. 1 ст. 610 ГК РФ). Если такого срока в договоре нет, то он считается неопределенным. В этом случае и арендатор, и арендодатель вправе в любое время отказаться от договора аренды. Об этом говорится в пункте 2 статьи 610 Гражданского кодекса РФ.

Для отдельных видов имущества (видов аренды) законодательством введены ограничения по сроку аренды. Например, земельные участки, относящиеся к государственной собственности, могут быть арендованы под недвижимость на срок не более 49 лет (абз. 3 п. 3 ст. 28 Закона от 21 декабря 2001 г. № 178-ФЗ). Поэтому, если в договоре аренды такого имущества не указан срок аренды и стороны не отказались от его исполнения, договор прекращается по истечении предельного срока. Такой порядок предусмотрен пунктом 3 статьи 610 Гражданского кодекса РФ.

Арендная плата

Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды. Арендная плата устанавливается за все арендуемое имущество в целом или отдельно по каждой из его составных частей в виде:

  • определенных в твердой (фиксированной) сумме платежей, вносимых периодически или единовременно;
  • установленной доли полученных от использования арендованного имущества продукции, плодов или доходов;
  • предоставления арендатором определенных услуг арендодателю;
  • передачи арендатором арендодателю указанной в договоре вещи в собственность или в аренду;
  • возложения на арендатора предусмотренных договором затрат на улучшение арендованного имущества.

Стороны также могут установить в договоре аренды сочетание вышеуказанных форм или иные варианты оплаты.

Это следует из пунктов 1 и 2 статьи 614 Гражданского кодекса РФ.

В одностороннем порядке по требованию арендодателя размер арендной платы может быть изменен не чаще раза в год. Для отдельных видов имущества законодательством установлен другой предельный срок. Об этом сказано в пункте 3 статьи 614 Гражданского кодекса РФ. Например, по договору лизинга (финансовой аренды) размер лизинговых платежей можно пересматривать раз в три месяца (абз. 3 п. 2 ст. 28 Закона от 29 октября 1998 г. № 164-ФЗ).

Юридические тонкости, связанные с использованием личного имущества в служебных целях

Н.А. Теплова, эксперт
журнал «Упрощенка» № 8/2008

Если у организации недостаточно собственных средств, чтобы приобрести, например, автомобиль, компьютер, сотовый телефон, она может использовать имущество, принадлежащее ее работникам. Расскажем, как это оформить документально

Чтобы использовать в трудовой деятельности имущество, находящееся в собственности сотрудника, с ним заключают соглашение или договор аренды. Обсудим и тот и другой документ.

Соглашение об использовании имущества работника

Если работник использует личное имущество в интересах и с согласия работодателя, ему должна выплачиваться компенсация (ст. 188 ТК РФ). Ее размер стороны устанавливают в письменном соглашении, которое оформляют как приложение к трудовому договору. Разрешается в самом трудовом договоре указывать порядок использования имущества и возмещения соответствующих расходов.

Бухгалтеру для отражения затрат в налоговом учете кроме соглашения понадобятся подтверждение права собственности работника на используемое имущество и приказ о назначении и выплате компенсации (рис. 1 на с. 50).

В соглашении в первую очередь должны быть установлены правила использования имущества и выплаты компенсации. Подразумевается, что необходимо указать:

— вид имущества и его технические характеристики;

— порядок использования имущества;

— размер компенсации (если он фиксированный) или метод расчета компенсации;

— порядок возмещения расходов работника, связанных с обслуживанием имущества;

— срок действия соглашения.

Условий довольно много, и, чтобы не перегружать трудовой договор, удобнее их выделить в отдельный документ (рис. 2 на с. 51).

Вид и технические характеристики имущества. Это подробное описание, в котором указываются наименование, марка, модель, год выпуска, серийный номер, параметры и состояние объекта, а также реквизиты документа о праве собственности (его копию прилагают к соглашению).

Заметим, имущество необязательно должно быть в собственности сотрудника. Он может его арендовать или, если это автомобиль, распоряжаться по доверенности. Тогда приводятся реквизиты договора аренды или доверенности.

Рабочее назначение. Работодатель обязан выплачивать компенсацию только в том случае, если использует имущество в своих интересах. Поэтому важно указать, что оно требуется для выполнения служебных задач. Например, так: «В связи с тем что в обязанности работника входит доставка товаров покупателям, а у организации нет своих транспортных средств, разъезды осуществляются на личном автомобиле». Обоснование можно привести и в другом документе. Допустим, в должностной инструкции, а в соглашении на нее сослаться.

Размер компенсации. Выплаты полагаются сотруднику только за дни, когда имущество эксплуатировалось. Лучше всего определить ежедневную сумму. Если технику используют постоянно, количество дней определяют по табелю учета рабочего времени. Необходимость использования имущества должна быть обусловлена функцией сотрудника и подтверждаться трудовым договором, должностной инструкцией или другими внутренними документами. Если имущество используется в работе не каждый день, в конце месяца составляется акт (рис. 3). В нем указывают количество дней использования этого имущества.

Работодатель и сотрудник вправе договориться о выплате компенсации в любом размере — Трудовой кодекс его не ограничивает. Однако для налогового учета выплаченных компенсаций за использование личных автомобилей в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ предусмотрены нормы (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Возмещение расходов на обслуживание. Компенсация покрывает лишь износ имущества. Но в связи с использованием имущества у работника возникает необходимость, например, в услугах связи, расходных материалах, программном обеспечении. Работодатель может оплачивать это сам или возмещать сотруднику его затраты.

Еще один важный момент. Если имущество использовать и для личных нужд, и в трудовой деятельности, то возмещаться, конечно, будут лишь производственные затраты. Их размер можно указать в том же акте, составляемом по итогам месяца.

Срок действия соглашения. Работодатель и сотрудник могут выбрать любой срок, но только не больше указанного в срочном трудовом договоре.

Ситуация. Когда компенсация не выплачивается

Вместо соглашения об использовании личного имущества или договора аренды с сотрудником можно заключить договор безвозмездного пользования (ссуды). Ему посвящена глава 36 ГК РФ.

В этом случае возмещать работнику затраты, связанные с износом имущества, не нужно. Однако согласно пункту 8 статьи 250 НК РФ в облагаемых доходах должна отражаться рыночная стоимость аренды на сходных условиях (ссылку на статью 250 содержит статья 346.15 НК РФ). Дело в том, что поступление имущества в безвозмездное пользование приравнивается к безвозмездному получению имущественного права. Такое же мнение и у Минфина (см., например, письмо от 20.11.2007 № 03-11-04/2/278). Расходы, возникающие при эксплуатацию объекта, принятого по договору ссуды, если они соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ и указаны в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ, организация вправе учитывать в налоговой базе.

Договор аренды

Арендные отношения регулируются главой 34 ГК РФ. По договору аренды арендодатель предоставляет свое имущество за плату во временное владение и пользование арендатору (ст. 606 ГК РФ). В нашем случае арендодателем выступает сотрудник, арендатором — работодатель. Мы уже подробно рассказывали об этом виде договора и сейчас напомним только основные положения.

Советуем обратиться к статье «Все о договоре аренды» // Упрощенка, 2008, № 1

В договоре аренды указываются:

— предмет аренды и его технические характеристики;

— порядок пользования имуществом;

— обязанности сторон по его содержанию;

— размер арендной платы и порядок ее выплаты;

— срок аренды;

— условия досрочного расторжения договора.

Срок действия договора. Согласно пунктам 1 и 2 статьи 610 ГК РФ договор аренды может быть как срочным, так и бессрочным (то есть без определенного срока). При заключении бессрочного договора каждая из сторон вправе в любое время от него отказаться, предупредив другую за один месяц, а при аренде недвижимого имущества — за три.

Арендная плата. Арендатор перечисляет арендодателю вознаграждение — арендную плату. Арендная плата может быть установлена в виде :

— твердой суммы, вносимой единовременно или периодически;

— доли продукции, денежных доходов или других результатов деятельности, полученных при использовании арендованного имущества;

— переданного имущества или услуг, оказываемых арендатору.

Допускается и сочетание разных форм (п. 2 ст. 614 ГК РФ). Например, арендная плата за автомобиль может быть равна постоянной величине плюс проценты от выручки, полученной за выполненные на нем перевозки.

Порядок использования имущества. Арендатор обязан эксплуатировать имущество в соответствии с его назначением и условиями договора. Если это нарушается, арендодатель вправе потребовать расторжения договора и возмещения убытков.

Содержание имущества. Согласно пункту 2 статьи 616 ГК РФ поддерживать арендованное имущество в исправности, содержать его и делать текущий ремонт должен арендатор. Причем за свой счет. Однако договор может быть составлен таким образом, что эти обязанности могут быть возложены на арендодателя.

Об обязанностях арендатора и арендодателя читайте также на с. 11

Капитальный ремонт, если иное не предусмотрено договором, всегда проводит арендодатель в срок, установленный сторонами. А если он не обговорен, то в разумный срок.

Если владелец имущества не проводит капитальный ремонт, арендатор вправе:

— организовать ремонт своими силами и взыскать за него деньги с арендодателя;

— потребовать снижения арендной платы;

— обратиться в суд для расторжения договора или возмещения убытков.

Несколько слов об аренде транспортного средства. Она может быть с экипажем, когда арендодатель не только предоставляет кому-то автомобиль, но и управляет им, а может быть без экипажа. Первый вариант арендодателю выгоднее, если он сам числится у арендатора водителем. Правда, тогда за текущий и капитальный ремонт отвечает тоже он. Второй вариант предполагает, что ремонт выполняет арендатор.

Независимо от того, какой заключен договор аренды транспортного средства, расходы на эксплуатацию, топливо и другие материалы несет арендатор. При заключении договора аренды без экипажа у него появятся дополнительные траты на страхование автомобиля и своей ответственности.

Образец договора аренды транспортного средства без экипажа, заключенного между работодателем (арендатором) и сотрудником (арендодателем), приведен на рис. 4 (с. 56 и 57).

Передача имущества по договору аренды подтверждается актом приема-передачи (рис. 5 на с. 58). Такой же документ составляется при возврате имущества арендодателю.

Какой вариант выбрать?

Итак, мы разобрали, как составить соглашение об использовании имущества сотрудника в целях работодателя и договор аренды. Теперь выясним, какой из них лучше заключать с той или иной точки зрения.

Соглашение оставляет право на владение и распоряжение имуществом за сотрудником. Другими словами, он продолжает свободно распоряжаться, допустим, мобильным телефоном, только деловые звонки оплачивает уже организация. Заметим, что кроме владельца никто другой не может использовать имущество в трудовой деятельности.

При договоре аренды объект переходит во владение и в пользование работодателю. Например, сданный в аренду компьютер будет задействован только на работе. К тому же к нему смогут иметь доступ и другие работники организации или индивидуального предпринимателя.

Детально об учете рассказано в статье «Компенсации за использование имущества в служебных целях» // Упрощенка, 2006, № 8

Что касается налогового учета и налогообложения, остановимся на главном.

Соглашение об использовании имущества. Как уже указывалось, согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок учитываются в расходах в пределах норм. Они введены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Так, налоговую базу можно уменьшить:

— на 1200 руб. — если рабочий объем двигателя легкового автомобиля до 2000 куб. см включительно;

— 1500 руб. — если рабочий объем двигателя легкового автомобиля свыше 2000 куб. см;

— 600 руб. — если использовались мотоциклы.

Выплаты за распоряжение другим имуществом, в том числе грузовыми автомобилями, а также суммы компенсаций сверх норм в расходах не признаются.

Компенсации за легковые автомобили и мотоциклы, выданные в пределах норм, не облагаются:

— ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238), а значит, и пенсионными взносами (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ);

— взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765);

— НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Здесь стоит заметить, что нормы выплаты компенсаций для определения базы по НДФЛ и страховым взносам законодательно не установлены. А нормы для компенсаций за использование легковых автомобилей и мотоциклов, утвержденные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, предназначены исключительно для исчисления налога на прибыль и налога при УСН. И использовать их при расчете НДФЛ и страховых взносов налогоплательщики не обязаны, хотя Минфин в некоторых разъяснениях это советует.

См., например, письмо Минфина России от 24.12.2007 № 03-11-04/3/513

Как же лучше поступить? Согласно статье 188 ТК РФ размер компенсаций должен быть установлен в соглашении. Следовательно, суммы компенсации, превышающие размер, указанный в соглашении, облагаются НДФЛ и взносами в ПФР и ФСС.

Договор аренды. Перечисленная арендная плата относится на расходы согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. С выплат по гражданско-правовым договорам, заключенным на передачу имущества в пользование, ЕСН не взимается (п. 1 ст. 236 НК РФ). Следовательно, на суммы, положенные сотрудникам по договорам аренды их личного имущества, пенсионные взносы начислять не нужно. Взносы на случай травматизма с них тоже не перечисляются (п. 22 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765). А вот НДФЛ с арендной платы потребуется удержать и уплатить в бюджет (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). При этом сумма перечисленного в бюджет НДФЛ учитывается в составе расходов на аренду (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Кроме того, заключив договор аренды, «упрощенец» сможет учесть в налоговой базе расходы, связанные с использованием арендованного имущества (например, стоимость ГСМ, затраты на ремонт и т. д.), если по договору аренды подобные затраты несет арендатор.

Получается, что налогоплательщику выгоднее будет заключить договор аренды, но рассмотрим некоторые примеры.

Пример 1

ООО «Медуза», применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, использует личный автомобиль Е.Д. Воронкова (объем двигателя 1300 куб. см). Организация выплачивает сотруднику 300 руб. за один рабочий день. В августе 2008 года автомобиль эксплуатировали весь месяц. Определим, что было бы лучше заключить в этом случае: соглашение об использовании личного имущества сотрудника в трудовой деятельности или договор аренды.

В августе 21 рабочий день. Организация выплатила сотруднику компенсацию в сумме 6300 руб. (300 руб.#21 раб. дн.).

Вариант 1. ООО «Медуза» подписало с Е.Д. Воронковым соглашение об использовании его автомобиля.

При рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно компенсация составляет 1200 руб. Поэтому уменьшить налоговую базу можно только на эту сумму (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Сверхнормативная сумма компенсации 5100 руб. (6300 руб. – – 1200 руб.) в налоговый учет не попадет.

Так как компенсация выплачена в пределах норм, установленных соглашением, НДФЛ и страховыми взносами она не облагается.

Вариант 2. ООО «Медуза» заключило с Е.Д. Воронковым договор аренды.

Взносы в ПФР и ФСС не начисляются, а НДФЛ составит 819 руб. (6300 руб.#13%).

Согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ в расходы можно включить перечисленную арендную плату — 5481 руб. (6300 руб. – 819 руб.) и НДФЛ — 819 руб.

Сравнив суммы расходов, которые можно будет учесть в том и другом случае (1200 руб. < 6300 руб.), приходим к выводу, что организации выгоднее было бы заключить договор аренды.

Таким образом в случае, когда работнику планируется выплачивать сумму, превышающую норму компенсации, выгоднее заключать договор аренды, так как все затраты работодатель сможет учесть в расходах при УСН. Правда, придется удержать и уплатить НДФЛ, но это не должно сильно затруднить работодателя. А как обстоит дело, если компенсация выплачивается по норме?

Пример 2

Предположим, ООО «Медуза» собирается выплачивать Е.Д. Воронкову за использование его автомобиля в служебных целях 1200 руб. Какой документ организация предложит подписать сотруднику?

Вариант 1. Соглашение.

Компенсация (1200 руб.) выплачена в пределах нормы, и ее можно полностью включить в расходы, учитываемые в налоговой базе. НДФЛ и страховые взносы не начисляются.

Вариант 2. Договор аренды.

Страховых взносов по-прежнему не будет, но придется удерживать НДФЛ, равный 156 руб. (1200 руб.#13%). В расходах можно будет ежемесячно учитывать перечисляемую работнику арендную плату — 1044 руб. (1200 руб. – 156 руб.) и НДФЛ — 156 руб.

Сумма расходов, уменьшающих налоговую базу, и в том и в другом случае одинакова — 1200 руб. Однако при заключении договора аренды у ООО «Медуза» возникнут дополнительные обязанности налогового агента по удержанию и перечислению НДФЛ. Поэтому организация может выбрать вариант 1 на выплату компенсации за использование автомобиля.

Теперь разберемся, что происходит при использовании имущества, по которому нормы законодательно не установлены.

Пример 3

ООО «Осьминог», применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, использует компьютер, принадлежащий В.А. Колосову. В соответствии с условиями соглашения организация выплачивает сотруднику компенсацию в размере 150 руб. за один рабочий день. В июле 2008 года за компьютером работали весь месяц. Что выгоднее в этом случае — соглашение или договор аренды?

В июле 23 рабочих дня. По условию организация должна выплатить сотруднику компенсацию в размере 3450 руб. (150 руб.#23 раб. дн.).

Вариант 1. ООО «Осьминог» оформило с В.А. Колосовым соглашение.

Так как в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ отсутствует компенсация за использование личного компьютера сотрудника, 3450 руб. в расходах не отражаются. Компенсация выплачена в пределах установленных организацией норм, поэтому она не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами.

Вариант 2. ООО «Осьминог» оформило с В.А. Колосовым договор аренды.

НДФЛ с суммы арендной платы составляет 449 руб. (3450 руб.# #13%). Согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ в расходы можно включить сумму, выплаченную работнику, — 3001 руб. (3450 руб. – 449 руб.) и НДФЛ — 449 руб. Страховые взносы на арендную плату начислять не нужно.

Все очевидно: организации выгоднее заключить договор аренды.

Получается, что если в производственной деятельности используются не легковые автомобили или мотоциклы, а прочее имущество, то организации в плане налогообложения выгоднее заключить договор аренды. А при использовании легковых автомобилей и мотоциклов все зависит от размера выплат работникам.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *