Компенсация за бензин сотруднику налогообложение

Налогообложение компенсации за использование личного автомобиля

Как мы уже говорили, компенсация может выплачиваться в любой сумме. Однако для целей налогообложения сумма компенсации нормируется.

Первоначально такие нормы были установлены Постановлением Правительства от 24 мая 1993 г. N 487. Причем п. 3 этого Постановления Правительство предоставило право Минфину России менять утвержденные нормы компенсаций. Минфин воспользовался этим правом и в течение нескольких лет выпустил ряд документов, корректирующих нормы, в том числе и Приказ от 4 февраля 2000 г. N 16н. После введения в действие гл. 25 Налогового кодекса РФ нормы компенсаций были заново утверждены Постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. N 92.

Статьей 264 Налогового кодекса РФ установлено, что компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок относятся к прочим расходам (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При налогообложении прибыли эти компенсации учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Заметим, что новые нормы стали универсальными. Они больше не привязаны к конкретным маркам отечественных автомобилей, а зависят только от мощности двигателя. Если его объем меньше 2 л, то компенсация равна 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя больше, ежемесячная норма компенсации составляет 1500 руб. Таким подходом правительство отреагировало на расширившийся рынок зарубежных моделей машин и поставило владельцев отечественных автомобилей в равные условия с хозяевами иномарок.

К сожалению, издав новый документ, правительство не отменило ни Постановление N 487, ни разработанный на его базе Приказ Минфина N 16н. Дело в том, что Постановление Правительства РФ N 487 — это всего лишь обновленная редакция Постановления от 20 июня 1992 г. N 414. Постановление N 414 преследовало единственную цель: установить предельный размер компенсации, которую предприятия могли включать в себестоимость при налогообложении прибыли.

Таким образом, нормы, действовавшие в течение 1992 — 2001 гг., формально никакого отношения к подоходному налогу (а позже — к НДФЛ) не имели.

Поэтому в настоящее время и для исчисления налога на прибыль, и для расчета НДФЛ должен применяться более поздний нормативный акт. Это Постановление Правительства N 92, которое к тому же по сравнению с документами Минфина имеет большую силу.

В Письмах от 29 декабря 2006 г. N 03-05-02-04/192, от 19 февраля 2003 г. N 04-04-06/26, от 14 марта 2003 г. N 04-04-06/42, от 20 октября 2003 г. N 14-04-12/5 Минфин России рекомендует в отношении всех налогов применять нормы, установленные для определения налогооблагаемой прибыли, то есть нормы, указанные в Постановлении N 92.

Порядок налогообложения компенсаций представим в таблице.

Налог

Компенсация в пределах нормы

Компенсация сверх нормы

Налог на прибыль

Уменьшает налогооблагаемую прибыль

Не уменьшает налогооблагаемую прибыль

НДФЛ

Не облагается

Облагается

ЕСН

Не облагается

Не облагается

Взнос на страхование от несчастного случая на производстве и профзаболеваний

Не облагается

Облагается

>НДФЛ — служебный и личный траспорт, налоги

Компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ

Примечание: Письмо Минфина РФ № 03-04-05/24421 от 27.06.2013

Согласно НК РФ, не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поэтому, освобождению от НДФЛ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом размер возмещения расходов, должен подтверждаться документами:

  • свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации);
  • расчетами компенсаций;
  • документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы);
  • документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.

Как учесть расходы на ГСМ, если работник получает компенсацию
за использование личного автомобиля в служебных целях

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса. Причем этот размер принимается при письменном соглашении работодателя и работника. И оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.

А вот в расходы по налогу на прибыль эта компенсация включается только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Примечание: Данные нормы составляют:

  • для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно — 1200 руб. в месяц,
    а свыше 2000 куб. см. — 1500 руб. в месяц.

Кроме самой суммы компенсации, работодатель вообще-то должен также оплатить работнику его расходы, по содержанию личного автомобиля работника, в том числе и затраты на ГСМ. Но, согласно письма Минфина России от 23.09.13 № 03-03-06/1/39239 расходы на ГСМ учесть при налогообложении прибыли не получится. Потому что, как полагает Минфин РФ, в сумме компенсации работнику уже учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного автомобиля (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому оснований для списания в расходы стоимости горюче-смазочных материалов, помимо сумм компенсаций, нет.

Примечание: Об этом также было написано «сто лет назад» в письме от 16.05.05 № 03-03-01-02/140

Налогообложение НДФЛ дохода сотрудника от использования служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов

Примечание: ПИСЬМО МИНФИНА РФ от 11 июня 2014 г. N 03-04-05/28243

Статья 41 Налогового кодекса Российской Федерации определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса.

В соответствии с п. 1 ст. 210 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.

Такой доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

C компенсации за использование личной машины работника нужно начислять взносы, если он ездит по доверенности

Если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то сумма возмещения за использование авто в служебных целях облагается страховыми взносами. Письмо Минтруда от 13.11.2015

Примечание: № 17-3/В-542

Как известно, если работник с согласия и ведома работодателя пользуется принадлежащим ему транспортом для выполнения трудовых обязанностей, ему положена компенсация за использование личного имущества. Причем выплачиваемая сумма не подлежит обложению страховыми взносами (в размере, установленном соглашением между организаций и работником).

Но передача автомобиля по доверенности не означает перехода прав собственности. И в ситуации, когда сотрудник управляет автомобилем по доверенности, он не является его личным имуществом. По крайней мере, по мнению Минтруда. А значит, оснований для освобождения от обложения взносами компенсационных выплат за передоверенный автомобиль нет.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

  1. Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях: ГСМ, запчасти
    При выплате работнику компенсации за использование его личного автомобиля в служебных целях уже учтено возмещение затрат на содержание транспорта, в том числе и на ГСМ
  2. Вычеты по НДФЛ: стандартный, имущественный, на детей, лечение
  3. Форма 2-НДФЛ, 3-НДФЛ, сроки сдачи, уплаты, ставка, КБК
  4. Налогообложение и бухучет НДФЛ

Какую сумму компенсации можно выплачивать за использование личного автомобиля?

Цитата (Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)):Вариант 3.
Компенсация
Плюсы:
— Не нужно заключать дополнительный договор;
— Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
— Работник получает дополнительное вознаграждение;
— Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.
Минусы:
— Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
— Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
— Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.
В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).
Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц. А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц.
А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни статья 217 НК РФ, ни статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).
Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.
Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо. То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ. А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228).
Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.
Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации. Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде. Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

УСН. Компенсация за использование личного авто сотрудника

В статье рассматриваются вопросы бухучета и налогообложения компенсации за использование личного автомобиля работника при применении УСН.

Работодатели часто используют личные автомобили работников в своей деятельности. Главное в такой ситуации – правильное оформление отношений, тем более что закон дает довольно широкий выбор вариантов оформления использования личного автотранспорта в служебных целях и выплаты соответствующей компенсации. Впрочем, на практике чаще всего применяются два способа.

Способ № 1. Выплата работнику компенсации за использование и износ личного автомобиля.

Способ № 2. Аренда автомобиля у работника.

Что сказано в законе

Владеть, пользоваться и распоряжаться имуществом вправе собственник. Он же вправе передавать другим лицам права владения, пользования и распоряжения имуществом, оставаясь собственником этого имущества (п. 1, 2 ст. 209 ГК РФ).

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Документальное оформление

Компенсацию за использование личного легкового автомобиля для производственных целей необходимо оформлять надлежащим образом. Конкретный перечень документов, необходимых для принятия затрат в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников в расходах, зависит от непосредственных условий ведения хозяйственной деятельности.

Обозначим общий подход в данном вопросе.

Во-первых, использование личного легкового автомобиля сотрудника должно быть обусловлено производственной необходимостью, например, постоянными служебными разъездами, что должно быть отражено в должностной инструкции работника.

Во-вторых, размер возмещения расходов в рассматриваемом случае определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Следовательно, должно быть заключено данное соглашение, обязательно в письменной форме. К соглашению прикладываются документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля: копия технического паспорта личного автомобиля, доверенность (если работник управляет им по доверенности).

В-третьих, на основании вышеприведенных документов издается приказ руководителя, который, в свою очередь, является основанием для произведения компенсационных выплат.

Размер компенсации

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника организации устанавливается соглашением между работником и организацией.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при УСН в целях налогообложения в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – постановление № 92):

  • 1200 руб./мес. – легковые автомобили с рабочим объемом двигателя
    до 2000 куб см включительно;
  • 1500 руб. / мес. – легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб см;
  • 600 руб. /мес.– мотоциклы.

Бухгалтерский учет

Затраты организации, связанные с использованием легкового автомобиля работника в служебных (административных) целях, признаются расходами по обычным видам деятельности (в качестве управленческих) в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация, в сумме, подлежащей выплате работнику (п. п. 5-7, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н).

Задолженность перед работником по выплате компенсации за использование легкового автомобиля в служебных целях следует отражать записью по дебету 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» и кредиту 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Выплата работнику суммы компенсации отражается записью по дебету 73 и кредиту 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета» (в зависимости от способа выплаты денежных средств работникам — из кассы организации или перечислением средств на банковские карты работников).

Налоговый учет. НДФЛ

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей, не подлежат налогообложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Глава 23 НК РФ не устанавливает нормы (размеров) компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не содержит порядок их определения для целей налогообложения НДФЛ (освобождения от налогообложения).

Для целей применения пункта 3 статьи 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ. Таким образом, учитывая положения статьи 188 ТК РФ, не облагаются НДФЛ суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

Данную точку зрения поддерживает Минфин России (письма от 30.04.15 № 03-04-05/25434, от 20.04.15 № 03-04-06/22274, от 24.03.10 № 03-04-06/6-47).

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письма Минфина России от 27.06.13 № 03-04-05/24421, от 28.06.12 № 03-03-06/1/326, от 27.03.12 № 03-04-06/3-78).

При этом необходимо иметь:

  • документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику;
  • расчеты компенсаций;
  • документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели;
  • документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 27.08.13 № 03-04-06/35076, от 28.06.12 № 03-03-06/1/326, от 24.03.10 № 03-04-06/6-47, от 20.05.10 № 03-04-06/6-98).

Отметим, что, о необходимости учета для целей обложения НДФЛ интенсивности использования автомобиля финансовое ведомство не высказалось (вместе с тем в ряде обращений в самом тексте вопросов указано, что компенсация выплачивается с учетом этого фактора).

Но, учитывая разъяснения о необходимости иметь подтверждающие документы и для целей исчисления НДФЛ, можно заключить, что порядок учета интенсивности эксплуатации машины, предлагаемый для исчисления налога на прибыль, поддерживается и при обложении НДФЛ.

Доводы налоговиков могут сводиться к следующему: если в какие-то дни автомобиль не использовался, за этот период выплата утрачивает характер компенсационной (износ за этот период не происходит, нет и расходов, связанных с использованием автомобиля).

В случае, когда размер компенсации взят произвольно, не подтвержден никакими расчетами и документами, не учитывает фактические периоды его использования, риск того, что будет доначислен НДФЛ, на наш взгляд, существует.

Если принято решение не учитывать фактические дни эксплуатации машины, мы полагаем целесообразным иметь некий расчет, который покажет, например, среднемесячную стоимость расходов по эксплуатации автомобиля в совокупности с суммой износа. Иными словами, нужно будет доказать, что установленная сторонами сумма уже учитывает интенсивность использования имущества.

Страховые взносы

С 1 января 2017 года Федеральным законом от 03.07.2016 № 250-ФЗ признан утратившим силу Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — закон № 212-ФЗ).

С 1 же января 2017 года НК РФ дополнен разделом XI, включая главу 34 «Страховые взносы» (Федеральный закон от 03.07.16 № 243-ФЗ, в ред. Федеральных законов от 30.11.16 № 401-ФЗ, от 19.12.16 № 448-ФЗ).

Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, указаны в качестве плательщиков страховых взносов в абзаце 2 подпункта 1 пункта 1 статьи 419 НК РФ.

Применительно к рассматриваемой ситуации для указанных плательщиков страховых взносов, согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами (если иное не предусмотрено ст. 420 НК РФ) признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ (оказание услуг).

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен статьей 422 НК РФ.

Так, не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Аналогичная норма содержится и в Федеральном законе от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — закон № 125-ФЗ) (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).

Таким образом, установленные статьей 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником.

Поскольку приведенные нормы главы 34 НК РФ в целом аналогичны положениям утратившего силу закона № 212, то, по мнению Минфина, по вопросу исчисления и уплаты страховых взносов следует руководствоваться разъяснениями Минтруда, данными по соответствующему вопросу ранее (письмо Минфина России от 16.11.16 № 03-04-12/67082).

В этой связи обращаем внимание, что и ранее контролирующие органы указывали, что сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (п. 3 письма Минздравсоцразвития от 06.08.10 № 2538-19, от 26.05.10 № 1343-19, п. 2 письма ПФР от 29.09.10 № 30-21/10260).

В то же время в письмах Минтруда содержится такого рода разъяснение: размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности (от 13.11.15 № 17-3/В-542, 26.02.14 № 17-3/В-92, от 26.02.14 № 17-3/В-82, от 25.07.14 № 17-3/В-347, а также письмо ФСС России от 17.11.11 № 14-03-11/08-13985).

Чтобы появилась возможность применения положений подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ, необходимо запастись копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих (служебных) целях.

Кроме того, согласно разъяснениям Минздравсоцразвития (письма от 12.03.10 № 550-19, от 06.08.10 № 2538-19), что сумма компенсации за использование личного транспорта не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование данного транспорта связано с исполнением трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер работы, служебные цели).

Получается, если размер возмещения указанных расходов должен быть обоснован, то дни фактического использования имущества должны быть учтены и при расчете компенсации для целей обложения страховыми взносами.

Страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний

Не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ (законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).

Налог, уплачиваемый при применении УСН

При определении объекта налогообложения налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Таким образом, для целей исчисления налога, уплачиваемого при применении УСН, расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля признаются в пределах норм, установленных Правительством РФ на дату выплаты денежных средств из кассы организации (перечисления денежных средств на банковскую карту) работнику (подп. 12 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Нормы указанных расходов на выплату компенсаций, которыми следует руководствоваться в том числе организациям, применяющим УСН, установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92, согласно которому размер ежемесячной компенсации за использование работником в служебных целях личного легкового автомобиля, объем двигателя которого превышает 2000 куб см, составляет 1500 руб.

Сумма компенсации, превышающая указанный норматив, для целей налогообложения в составе расходов не учитывается.

Данные расходы принимаются при условии их соответствия критериям статьи 252 НК РФ, т. е. расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными.

Кроме того, указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций (ст. 264 НК РФ).

Отметим, что для учета данных затрат в расходах при УСНО компенсация должна быть фактически выплачена работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Что у ИП

Как следует из названия постановления № 92, его действие распространяется на организации. И возникает вопрос: должны ли ИП, руководствоваться указанным документом при учете компенсаций за использование личного легкового автомобиля в служебных целях?

Действительно, на основании названия Постановления № 92 можно предположить, что оно распространяет свое действие только на организации.

Но, как разъяснено в разъяснениях Минфина (письма от 11.03.12 № 03‑11‑11/74, от 31.01.13 № 03‑11‑11/38, от 26.02.13 № 03‑11‑11/82), указанные в постановлении № 92 нормы применяются для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов как организациями, так и индивидуальными предпринимателями.

Пример На основании заключенного с работником письменного соглашения организация ежемесячно производит выплату компенсации работнику за использование личного автомобиля для управленческих нужд организации.

Размер компенсации определяется исходя из ежемесячного износа автомобиля, сумма которого определена равной 7400 руб., и стоимости израсходованного за месяц бензина, приходящихся на служебные поездки работника на личном автомобиле.

Возмещение фактически произведенных за месяц расходов на бензин производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.

Данные о расходе ГСМ и пробеге за месяц (как по служебным заданиям, так и общей величины) определяются на основании путевых листов, оформляемых организацией.

За текущий месяц стоимость приобретенного работником бензина составила 12 600 руб., общий пробег автомобиля за месяц — 2500 км, в том числе пробег по служебным заданиям 1500 км.

Рабочий объем двигателя автомобиля, используемого работником для служебных поездок, превышает 2000 куб см.

Произведем необходимые вычисления:

В рассматриваемом случае компенсация работнику состоит из суммы ежемесячного износа автомобиля и стоимости израсходованных ГСМ в части, приходящейся на служебные поездки.

Таким образом, в текущем месяце сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, равна 12 000 руб. ((7400 руб. + 12 600 руб.) : 2500 км x 1500 км).

Таким образом, в учете организации, применяющей УСН (объект «доходы минус расходы»), расходы, связанные с выплатой работнику компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля, в том числе возмещение стоимости израсходованного бензина следует отразить следующим образом:

Дебет 26 Кредит 73

— 12 000 руб. — отражены расходы по выплате компенсации работнику за пользование личным легковым автомобилем в служебных целях (основания: трудовой договор, приказ руководителя, бухгалтерская справка-расчет);

Дебет 73 Кредит 50 (51)

— 12 000 руб. — выплачена сумма компенсации (основание: расходный кассовый ордер, выписка банка по расчетному счету.

Заметим, что организация должна располагать копиями документов, подтверждающими право собственности работника на используемое имущество (см. постановление ФАС Московского округа от 25.09.12 по делу № А40-104646/11-119-902).

Затраты на ГСМ

Организация, выплачивает своему сотруднику компенсацию за использование личного легкового автомобиля в служебных целях.

Размер компенсации соответствует нормам, установленным в постановлении № 92.

Здесь возникает следующий вопрос: вправе ли организация отдельно учесть в расходах затраты на ГСМ, т. е. на бензин, возмещаемые данному сотруднику?

При ответе на этот вопрос следует учитывать следующие обстоятельства.

В постановлении № 92 не разъясняется, что понимается под термином «компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов».

В свое время, в письме Минфина России от 16.05.05 № 03‑03‑01‑02/140 было указано, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт).

Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов. Аналогичный подход продемонстрирован в письмах Минфина России № 03‑11‑11/74, 03‑11‑11/38, 03‑11‑11/82, от 23.09.13 № 03‑03‑06/1/39239: в размерах компенсации учитывается возмещение затрат на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля – сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт.

Не изменился он и в 2017 году. Так, в письме Минфина России от 10.04.17 № 03‑03‑06/1/21050 сказано, что налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения требований статьи 252 НК РФ.

Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т. е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

Приведенный подход поддерживают и судебные инстанции.

Так, суд указал, что спорный автомобиль принадлежал на праве собственности работнику организации, за обществом автомобильный транспорт не зарегистрирован.

Документы, подтверждающие заключение договоров аренды либо безвозмездного пользования с этим работником, составление актов приема-передачи автомобиля, приобретение ГСМ непосредственно обществом, использование автомобиля только при осуществлении предпринимательской деятельности общества, в материалы дела представлены не были.

При таких обстоятельствах суды пришли к обоснованному выводу о том, что спорный автомобиль относится к категории личного легкового автомобиля, используемого для служебных поездок, и общество при исчислении налога при УСНО имело право на списание затрат на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных Постановлением № 92, в связи с чем доначисление «упрощенного» налога, соответствующих пеней и штрафа по п. 1 ст. 122 НК РФ было признано правомерным (постановление ФАС Уральского округа от 20.08.08 № Ф09-5239/08‑С3).

Сотрудник управляет автомобилем по доверенности

Итак, организация учитывает в расходах компенсацию за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях.

Возникает следующий вопрос: правомерно ли это, если сотрудник управляет данным автомобилем по доверенности, скажем, автомобиль оформлен на супругу?

При ответе на этот вопрос следует учитывать следующие обстоятельства.

Организации вправе учесть в расходах компенсацию за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст. 188 ТК РФ).

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, действующим законодательством РФ предусмотрено, что работникам могут возмещаться расходы, связанные с использованием личного транспорта (автомобиля), на основании письменного соглашения между работником и организацией.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры данной компенсации.

При этом ввиду того, что статья 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.

В соответствии с положениями пункта 1 статьи 256 ГК РФ, статьи 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим названного имущества.

Таким образом, организация правомерно учитывает в расходах при УСН компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях и в том случае, если работник управляет автомобилем по доверенности, выданной супругой, при отсутствии брачного договора.

Аналогичное мнение было высказано и Минфином (письмо от 05.12.12 № 03‑03‑06/1/629).

Указанный подход подтверждается и судебными решениями, вынесенными в пользу налогоплательщика (постановление 13 ААС от 22.09.14 по делу № А56-74147/2013, оставленное без изменений вышестоящими инстанциями, включая ВС РФ, см. определение от 16.04.15 № 307‑КГ15-2718).

Как указали судьи, из буквального толкования статьи 188 ТК РФ следует, что личным имуществом работника, используемым им в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность.

Толкование статьи 188 ТК РФ с точки зрения презумпции недобросовестности налогоплательщиков, как того требует налоговый орган, противоречит основным началам законодательства о налогах и сборах.

Ведущий аудитор ООО «РАЙТ ВЭЙС» Т. Бурсулая

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *