Касса в обособленном подразделении

Содержание

Обязательные требования к ведению кассовых операций

Нормативными документами, регулирующими наличное денежное обращение в Российской Федерации и определяющими порядок ведения кассовых операций, являются:

  • Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций);
  • Положение Банка России от 05.01.1998 N 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» (далее — Правила денежного обращения);
  • Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».

Вопрос об особенностях ведения кассовых операций организациями, имеющими обособленные подразделения, на сегодняшний день не разъяснен. Поэтому в таких организациях нередко возникают проблемы с отражением операций в кассовой книге, нумерацией кассовых ордеров и установлением лимита кассы. Тем не менее правильно организовав документооборот, можно решить проблемы и избежать штрафов при проверках.

Примечание. Выбранные организацией способы ведения бухгалтерского учета применяют все филиалы, представительства и иные подразделения организации (в том числе выделенные на отдельный баланс) независимо от места нахождения (п. 10 ПБУ 1/98).

В обособленном подразделении, как и в самой организации, все хозяйственные операции оформляются первичными документами. Это установлено в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ). Причем документооборот должен быть организован в соответствии с требованиями действующего законодательства и принятой в организации учетной политикой. В п. 3 ст. 5 Закона N 129-ФЗ сказано, что организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют учетную политику исходя из структуры, сферы бизнеса и других особенностей деятельности.

Филиалы и представительства иностранных организаций, находящиеся на территории России, могут формировать учетную политику исходя из правил, установленных в стране нахождения иностранной организации, если они не противоречат Международным стандартам финансовой отчетности (п. 4 ПБУ 1/98). В составе бухгалтерской учетной политики утверждаются также правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Таким образом, порядок ведения кассовых документов, в том числе кассовой книги, закрепляется в учетной политике организации, имеющей обособленные подразделения, с учетом специфики ее деятельности.

Кассовая книга

Поступления и выдача наличных денег в компаниях учитываются в кассовой книге (форма N КО-4) <1>. Данное требование установлено в п. 22 Порядка ведения кассовых операций. В кассовой книге фиксируются суммы наличных денежных средств, ежедневно принимаемые и выдаваемые организацией, и остаток наличных денег в кассе на начало и конец дня.

Кассовую книгу должны вести все организации, в том числе применяющие такие специальные режимы налогообложения, как ЕСХН, УСН и ЕНВД (п. 3 Порядка ведения кассовых операций).

<1> Унифицированные формы первичных документов по учету кассовых операций N N КО-1, КО-2, КО-3, КО-4 и КО-5 утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Примечание. Вносить в кассовую книгу записи по операциям в территориально удаленном обособленном подразделении в момент их осуществления кассир данной организации не сможет.

Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, количество листов в ней обязательно заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера этой организации (п. 23 Порядка ведения кассовых операций). Для организаций, имеющих обособленные подразделения, никаких исключений законодательством РФ не предусмотрено. Кассовая книга у таких компаний должна быть единой и вестись в самой организации.

В соответствии с требованиями, установленными в Порядке ведения кассовых операций, кассир организации обязан сделать соответствующую запись в кассовой книге сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Очевидно, что произвести подобные действия в ситуации, когда обособленное подразделение территориально удалено от головной организации или находится в другом городе, очень сложно.

Рассмотрим несколько способов ведения кассовой книги организациями, имеющими обособленные подразделения, которые наиболее часто применяются на практике.

Примечание. Косвенно правомерность этой операции подтверждается наличием строки для информации об обособленном подразделении на титульном листе кассовой книги унифицированной формы N КО-4.

Ведение отдельных разделов единой кассовой книги в обособленных подразделениях

Некоторые компании кассовые операции территориально отдаленных обособленных подразделений отражают в отдельных разделах, томах или частях единой кассовой книги. Данный порядок документооборота нужно предусмотреть в бухгалтерской учетной политике.

В каждом обособленном подразделении открывается отдельный раздел, том или часть единой кассовой книги, и кассир подразделения самостоятельно выписывает приходные и расходные кассовые ордера со своей специфической нумерацией и последующим отражением их в единой кассовой книге организации.

Разделы кассовой книги удобнее вести автоматизированным способом, то есть формировать листы ежедневно в конце рабочего дня в виде распечаток с реквизитами, предусмотренными в унифицированной форме N КО-4. В конце отчетного периода они брошюруются.

На титульном листе каждого раздела (тома, части) указываются наименование организации, ее обособленного подразделения и номер раздела единой кассовой книги.

Поскольку в данном случае невозможно соблюдать сквозную нумерацию приходных и расходных кассовых ордеров в целом по организации, целесообразно приказом руководителя закрепить за каждым обособленным подразделением условное наименование или кодовый номер. Соответственно, при оформлении приходных и расходных кассовых ордеров (формы N N КО-1 и КО-2) им присваиваются дробные номера, где числитель — порядковый номер кассового ордера по журналу регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3), а знаменатель — код (условное наименование) обособленного подразделения.

Примечание. Порядок присвоения номеров каждому из разделов кассовой книги следует закрепить в учетной политике.

Пример. Головной офис ООО «УпаковкаПлюс» расположен в Москве. У организации два обособленных подразделения, не выделенных на отдельные балансы и не имеющих расчетных счетов. Одно из них находится в Одинцове, другое — в Твери. В соответствии с бухгалтерской учетной политикой ООО «УпаковкаПлюс» на 2008 г. единая кассовая книга организации состоит из трех отдельных разделов, которым присвоены коды:

  • 01 — для раздела кассовой книги головной организации;
  • 02 — для раздела кассовой книги обособленного подразделения в Одинцове;
  • 03 — для раздела кассовой книги обособленного подразделения в Твери.

Согласно учетной политике при заполнении обособленными подразделениями организации кассовых ордеров используются дробные номера. Их числитель — порядковый номер кассового ордера в соответствующем обособленном подразделении, а знаменатель — код конкретного обособленного подразделения:

  • по головной организации: приходный кассовый от 08.09.2008 N 82/01, расходный кассовый ордер от 12.09.2008 N 76/01;
  • по филиалу в Одинцове: приходный кассовый номер от 04.09.2008 N 236/02, расходный кассовый ордер от 04.09.2008 N 218/02;
  • по филиалу в Твери: приходный кассовый номер от 24.09.2008 N 179/03, расходный кассовый ордер от 26.09.2008 N 154/03.

Приказом руководителя организации необходимо установить периодичность передачи отдельных разделов единой кассовой книги, кассовых отчетов с приходными и расходными кассовыми документами, а также других первичных кассовых документов из обособленных подразделений в бухгалтерию головной организации.

Примечание. Переданные в головной офис разделы (тома, части) в совокупности будут составлять одну кассовую книгу организации. При этом организация должна обеспечить брошюровку ежемесячно получаемых документов, соблюдая хронологию и соответствие кодам, установленным для обособленных подразделений.

В случае когда обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс и не имеет отдельного расчетного счета, в бухгалтерию головной организации передаются оригиналы первичных кассовых документов и разделов (томов, частей) кассовой книги. Копии этих документов остаются в обособленном подразделении.

Если обособленное подразделение выделено на отдельный баланс и имеет отдельный расчетный счет, в бухгалтерию головной организации передаются копии первичных кассовых документов и разделов (томов, частей) кассовой книги, заверенные печатью, подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения. Оригиналы документов хранятся в обособленном подразделении.

По окончании отчетного периода подразделения передают в бухгалтерию головной организации первые экземпляры разделов (томов, частей) кассовой книги для составления сводной отчетности, а для подтверждения остатков денежных средств на местах оставляет у себя копии.

На основании первых экземпляров кассовой книги (отчетов кассира) и приложенных к ним кассовых документов обособленных подразделений бухгалтерия головной организации отражает операции по движению наличных денежных средств на счетах бухучета. Причем дата операции в учете должна соответствовать дате в кассовых документах.

Такой способ ведения кассовой книги с технической стороны удобен и головной организации, и обособленным подразделениям. В то же время у него есть существенный недостаток: требования Порядка ведения кассовых операций не выполняются. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., а на организацию — от 40 000 до 50 000 руб.

Ведение отдельной кассовой книги обособленными подразделениями

Единая кассовая книга организации позволяет сконцентрировать все кассовые операции в одном месте. Поэтому организация сможет осуществлять надлежащий контроль за этими операциями. Наличие территориально удаленных обособленных подразделений затрудняет такой контроль. В связи с этим многие фирмы в нарушение требований Порядка ведения кассовых операций составляют в каждом таком подразделении отдельную кассовую книгу. В результате первичные документы по кассовым операциям оформляются обособленными подразделениями отдельно от документов головной организации и имеют собственную нумерацию.

Примечание. Головной организации и каждому обособленному подразделению заранее выдаются пронумерованные приходные и расходные кассовые ордера, за которые они отчитываются в конце каждого месяца и на основании которых в головной фирме формируется кассовая книга.

Как правило, такой способ организации кассовых операций применяется в отношении обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс и имеющих расчетный счет. Он наиболее оптимален с точки зрения организации бухгалтерского учета, технически удобен, но существенно нарушает требования Порядка ведения кассовых операций.

Ведение единой кассовой книги с заранее зарезервированным диапазоном номеров кассовых ордеров

При указанном способе ведения кассовых операций головная организация заполняет кассовую книгу, заранее резервируя диапазоны приходных и расходных кассовых ордеров между обособленными подразделениями. Например, бланки документов с 1-го по 200-й остаются в головной организации, с 201-го по 400-й резервируются за одним обособленным подразделением, с 401-го по 600-й — за следующим обособленным подразделением и т.д.

Подобный способ организации документооборота для учета кассовых операций могут применять организации, филиальная сеть которых построена строго по территориально-производственному принципу, а филиалы не реализуют продукцию, работы или услуги за наличный расчет. Иначе говоря, при такой деятельности организации, когда возможно достаточно точно предусмотреть количество используемых бланков, например только для выдачи заработной платы, оплаты сырья и материалов исходя из графика поставок. Но даже для названных организаций существует риск применения штрафных санкций за несвоевременную сдачу неиспользованных наличных денег в кассу.

Кроме того, с технической точки зрения рассматриваемый способ не очень удобен. Возможна ситуация, когда у одного обособленного подразделения номер кассового ордера на раннюю дату может оказаться больше номера на более позднюю дату у другого обособленного подразделения. Это нарушает правила сквозной нумерации в хронологическом порядке по организации в целом (п. 21 Положения о ведении кассовых операций).

Примечание. Рекомендуем номера кассовых ордеров распределять между филиалами не заранее, а по мере необходимости. При современных средствах связи это возможно.

Ведение в обособленных подразделениях операционной кассы

Действующее законодательство позволяет организациям, в том числе имеющим обособленные подразделения, иметь так называемую операционную кассу.

Примечание. При необходимости организация вправе открывать субсчет «Операционная касса» к счету 50. Это предусмотрено Инструкцией по применению Плана счетов.

В соответствии с п. 28 Порядка ведения кассовых операций главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает кассирам операционных касс авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). В свою очередь в конце рабочего дня кассиры операционных касс отчитываются перед ним в получении аванса и денег, принятых по приходным документам. Остаток наличных денег и кассовых документов по проведенным операциям сдается под расписку (в той же книге учета принятых и выданных кассиром денег).

В данном случае приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

Таким образом, в учетной политике организации можно предусмотреть, что основная касса расположена по месту нахождения головной организации, а в территориально удаленных обособленных подразделениях открываются операционные кассы. Кроме того, в учетной политике закрепляются порядок и периодичность передачи остатков денежной наличности из операционных касс в основную кассу головной организации (например, еженедельно).

Примечание. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи (п. 21 Порядка ведения кассовых операций).

Кассир головной организации помимо кассовой книги должен вести еще и книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, которая открывается на год. Соответственно, кассиры операционных касс обособленных подразделений обязательно ведут операционные кассовые книги. В этих книгах они ежедневно отражают показания счетчиков контрольно-кассовой техники на начало и конец рабочего дня, суммы выручки за день и суммы денежных средств, сданные в кассу организации (суммы подтверждаются подписями ответственных лиц). Форму операционной кассовой книги необходимо утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике, взяв за основу унифицированную форму N КО-4.

Несмотря на удобство и широкое распространение данного способа организации кассовых операций, он не исключает риска применения к организации санкций, предусмотренных в ст. 15.1 КоАП РФ, поскольку не соответствует обязательным требованиям, установленным в Порядке ведения кассовых операций.

Ведение единой кассы

Анализ перечисленных выше способов ведения кассовой книги, применяемых многими компаниями, имеющими филиалы, позволяет сделать вывод: подобная организация кассовых операций всегда будет сопряжена с риском предъявления претензий со стороны контролирующих органов — банков и налоговых инспекций. Дело в том, что их позиция по данной проблеме однозначна. Создание отдельных касс в удаленных обособленных подразделениях, ведение в них отдельных кассовых книг, отдельных томов или разделов единой кассовой книги компания не вправе обосновать положениями собственной учетной политики.

Примечание. Распорядительные документы и учетная политика организации не могут каким-либо способом изменять установленные законодательством правовые нормы и придавать им иной смысл.

Например, нельзя изменить положение п. 23 Порядка ведения кассовых операций о единстве кассовой книги организации, которое предназначено для предотвращения внесения записей в кассовую книгу задним числом. Кроме того, сформировать отдельные тома или разделы кассовой книги в одну со сквозной нумерацией страниц невозможно.

На сайте одного из региональных управлений ФНС России приведены следующие рекомендации по решению проблемы учета кассовых операций в компании с разветвленной филиальной сетью. Современные средства связи позволяют организовать документооборот между головной организацией и филиалом таким образом, чтобы данные о кассовых операциях поступали в головную организацию в момент их совершения. Не случайно в п. п. 2.4 и 2.5 Правил денежного обращения предусмотрен перевод платежей через предприятия Госкомсвязи России. Допускается ведение кассовой книги в виде компьютерной машинограммы (п. 25 Порядка ведения кассовых операций).

Буква закона. Кто проверяет кассовые операции в организации

К организациям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные законодательными и иными правовыми актами РФ (п. 2.15 Правил денежного обращения). Систематически (не реже одного раза в два года) банки проверяют:

  • полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке, и полноту сдачи денег в кассу банка;
  • выполнение согласованных с банком условий расходования наличных денежных средств, поступающих в кассу организации;
  • соблюдение предельных сумм расчетов наличными деньгами;
  • соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе организации;
  • ведение кассовой книги и других кассовых документов.

По результатам проверки оформляется два или три экземпляра справки о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью, которые подписывают руководитель, главный бухгалтер организации и представитель банка. Результаты проверки в трехдневный срок рассматриваются в банке. Затем третий экземпляр справки передается организации, а второй остается в банке. Если были установлены факты нарушения порядка работы с денежной наличностью, первый экземпляр справки направляется в налоговую инспекцию по месту учета налогоплательщика для определения мер ответственности. При отсутствии нарушений проверяющие заполняют только две справки. Таким образом, сотрудники банков не могут составлять протоколы об административной ответственности. Налоговые органы не вправе проводить проверки организаций по вопросам соблюдения установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами за товарно-материальные ценности, работы и услуги, выполнения порядка хранения свободных денежных средств и накопления в кассе наличных денег в пределах установленных лимитов. В то же время налоговые органы могут затронуть эти вопросы при проверке (например, применяет ли организация ККТ).

Вместе с тем такая организация наличных расчетов имеет недостаток: внедрение данного способа требует значительных затрат. Хотя не меньших затрат, видимо, потребуется, чтобы каждый филиал зарегистрировать как отдельное юридическое лицо.

Лимит кассы

Правилами денежного обращения установлено, что наличные деньги, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на ее расчетный счет. В кассах хранятся наличные деньги только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком по согласованию с руководителем этой организации. Лимит остатка наличных денежных средств в кассе утверждается на календарный год всем организациям, имеющим кассу и осуществляющим наличные денежные расчеты, независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности. Для этого организации представляют в банк, осуществляющий расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 <2>. По обоснованной просьбе установленный организации на год лимит в течение года может быть изменен.

<2> Данная форма содержится в Приложении 1 к Правилам денежного обращения.

Решение вопроса об установлении лимита кассы для организации, имеющей обособленное подразделение, зависит от того, выделено такое подразделение на отдельный баланс со своим расчетным счетом или нет.

Организации, в состав которой входят обособленные подразделения, не выделенные на отдельные балансы и не имеющие расчетных счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Посмотрим, как это происходит на практике.

  1. Лимит кассы утверждается банком, в котором открыт расчетный счет головной организации. При наличии нескольких расчетных счетов в разных банках головная организация по своему усмотрению определяет банк, который будет утверждать лимит кассы.
  2. Общая сумма установленного лимита кассы распределяется головной организацией на отдельные доли лимита для головной организации и для каждого структурного подразделения. Это распределение оформляется распоряжением руководителя организации, которое доводится до сведения руководителей всех структурных подразделений. Общая сумма всех долей должна быть равна общей сумме лимита кассы организации.
  3. Головная организация уведомляет другие банки, в которых у нее открыты расчетные счета, о размере общего лимита кассы.
  4. Головная организация закрепляет в учетной политике периодичность и сроки сдачи в основную кассу (по месту нахождения головной организации) остатка наличных денежных средств из касс обособленных подразделений, а также необходимость досрочной сдачи наличных денег при превышении обособленным подразделением установленной доли общего лимита.

Представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям организации, расположенным вне места ее нахождения, выделенным на отдельный баланс и имеющим расчетные счета в банках, лимит остатка наличных денег устанавливается обслуживающими банками по месту открытия соответствующих счетов каждого структурного подразделения. Для проверки кассовой дисциплины организации в целом копии установленных лимитов касс для каждого обособленного подразделения должны быть переданы в головную организацию.

Организациям следует уделять особое внимание установлению остатка наличных денег в кассе. Для тех компаний, которые не представили расчет на установление лимита кассы ни в один из обслуживающих банков, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в банки денежная наличность — сверхлимитной. Поэтому во избежание административной ответственности (ст. 15.1 КоАП РФ) необходимо согласовать с банком и утвердить порядок и сроки сдачи наличных денег с учетом режима работы как самой организации (ее обособленного подразделения), так и обслуживающего банка

Е.В.Орлова

Эксперт журнала

«Российский налоговый курьер»

Создание и учет в обособленном подразделении, находящемся в том же субъекте РФ, что и организация, но в другом муниципальном образовании

ИА ГАРАНТ

Организации необходимо открыть обособленное подразделение (далее — ОП), которое не будет филиалом либо представительством ООО. Находиться будет в том же субъекте РФ, что и организация, но в другом муниципальном образовании.

Полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц ОП наделяться не будет. ОП не будет иметь отдельный баланс, расчетный счет в банке. По месту нахождения недвижимости нет.

Организация применяет общий режим налогообложения.

Каков порядок открытия ОП? Какие изменения в налогообложении произойдут для организации после открытия ОП?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В связи с принятием решения исполнительным органом юридического лица о создании обособленного подразделения организация представляет (в течение одного месяца со дня создания ОП) в налоговый орган по месту своего нахождения сообщение по форме N С-09-3-1, утвержденной приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

НДФЛ, относящийся к суммам дохода работников, следует перечислять отдельно по головной организации и обособленному подразделению. Сведения по форме 2-НДФЛ и Расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), представляются отдельно по головной организации и обособленному подразделению.

Организация будет производить уплату страховых взносов и представлять расчеты по страховым взносам по месту своего нахождения.

Уплата страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и представление отчетности в ФСС РФ будет производиться головной организацией.

Уплату налога на прибыль (авансовых платежей), а также декларирование можно производить по месту нахождения головной организации (без распределения на ОП) при представлении в налоговый орган соответствующего уведомления.

Уплата НДС и налога на имущество, а также их декларирование производятся по месту нахождения головной организации без распределения по ОП.

Обоснование вывода:

Обязанности организации в связи с созданием обособленного подразделения

1. Исходя из содержания ст. 55 ГК РФ в гражданском законодательстве под обособленным подразделением юридического лица понимается подразделение, расположенное вне места нахождения юридического лица, которое осуществляет все его функции или их часть, сведения о котором содержатся в ЕГРЮЛ, руководитель которого назначается юридическим лицом и действует на основании выданной юридическим лицом доверенности.

Помимо филиалов и представительств юридические лица вправе создавать иные территориально обособленные подразделения. Процедура создания обособленных подразделений (в отличие от филиалов, представительств) законодательством не урегулирована. Решения о создании обособленных подразделений принимаются исполнительным органом юридического лица в рамках текущего управления. Вместе с тем в уставе или иных внутренних документах общества может быть установлено согласование открытия таких обособленных подразделений с иными органами управления: общим собранием участников (акционеров), советом директоров общества, либо определяться, что открытие таких обособленных подразделений производится в рамках программ развития общества, утверждаемых органами управления общества, и т.п.

Для целей законодательства о налогах и сборах под обособленным подразделением организации понимается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца (п. 2 ст. 11 НК РФ).

В целях проведения налогового контроля организация подлежит постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения ее обособленных подразделений (п. 1 ст. 83 НК РФ). Организации обязаны сообщать в налоговый орган обо всех обособленных подразделениях российской организации, созданных на территории РФ, об изменениях в ранее сообщенные в налоговый орган сведения о таких обособленных подразделениях и обо всех обособленных подразделениях, которые закрываются этой организацией (пп.пп. 3 и 3.1 п. 2 ст. 23 НК РФ).

Постановка на учет в налоговых органах российской организации по месту нахождения ее обособленных подразделений, не являющихся филиалами или представительствами, осуществляется налоговыми органами на основании сообщений, представляемых (направляемых) этой организацией в соответствии с п. 2 ст. 23 НК РФ (п. 4 ст. 83 НК РФ). Такие сообщения представляются организацией в налоговый орган по месту своего нахождения в течение одного месяца со дня создания обособленных подразделений (пп. 3 п. 2 ст. 23 НК РФ) по форме N С-09-3-1, утвержденной приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@).

В свою очередь, на основании п. 2 ст. 84 НК РФ налоговый орган в течение 5 дней со дня получения указанного сообщения от организации обязан осуществить постановку на учет этой организации по месту нахождения ее обособленного подразделения.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации организации в связи с принятием решения исполнительным органом юридического лица о создании ОП следует представить (в течение одного месяца со дня создания ОП) в налоговый орган по месту своего нахождения сообщение по форме N С-09-3-1, утвержденной приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

2. В соответствии с пп. 7 п. 3.4 ст. 23 НК РФ на плательщиков страховых взносов возлагается обязанность сообщать в налоговый орган по месту нахождения российской организации — плательщика страховых взносов о наделении обособленного подразделения (включая филиал, представительство), созданного на территории РФ после 1 января 2017 года, полномочиями (о лишении полномочий) по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц в течение одного месяца со дня наделения его соответствующими полномочиями (лишения полномочий). Форма сообщения российской организации — плательщика страховых взносов о наделении обособленного подразделения (включая филиал, представительство) полномочиями (о лишении полномочий) по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц утверждена приказом ФНС России от 10.01.2017 N ММВ-7-14/4@.

Как сообщено в письмах Минфина России от 04.04.2017 N 03-15-06/19684, ФНС России от 09.03.2017 N БС-4-11/4211@, вопрос о необходимости наделения ОП полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу работников относится к организационным вопросам ведения организацией своей финансово-хозяйственной деятельности, и, соответственно, решения по ним принимаются организацией самостоятельно.

Как разъяснено в письме ФНС России от 14.02.2017 N БС-4-11/2748@, обязанность сообщать в налоговые органы о создании обособленного подразделения без наделения его указанными выше полномочиями у плательщиков страховых взносов отсутствует.

Поскольку в Вашем случае головная организация не наделяет ОП полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц (то есть начисление выплат в пользу работников (как организации, так и ОП) производится централизованно), обязанность направить в налоговый орган соответствующее сообщение у вашей организации не возникает (смотрите также письма Минфина России от 02.03.2017 N 03-15-06/11948, от 02.03.2017 N 03-15-06/11940, от 27.02.2017 N 03-15-06/10920).

3. Кроме того, действуя как страхователи по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, юридические лица обязаны сообщать в территориальные органы ФСС РФ о создании, ликвидации, изменении адреса (места нахождения) и (или) наименования обособленных подразделений, которым для совершения операций открыты счета в банках (иных кредитных организациях) и которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц (пп. 2 п. 1 ст. 6, пп. 13 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ), смотрите также письмо ФСС РФ от 08.02.2017 N 02-09-14/05-02-980).

Поскольку созданное Вашей организацией обособленное подразделение не имеет счета в банке и не начисляет выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, то оно не регистрируется в органе ФСС по своему местонахождению.

4. Полагаем также, что в целях уплаты налога на прибыль через головную организацию следует подать в налоговый орган по месту учета организации соответствующее Уведомление (смотрите письмо ФНС России от 30.12.2008 N ШС-6-3/986 «Об уведомлениях по уплате налога на прибыль организаций в бюджеты субъектов Российской Федерации»).

5. Согласно абзацу четвертому п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У) обособленному подразделению, сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег устанавливается в порядке, предусмотренном Указанием N 3210-У для юридического лица. При этом юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям (абзац пятый п. 2 Указания N 3210-У).

Таким образом, если ОП не будет самостоятельно сдавать деньги в банк либо в кассу организации, то устанавливать лимит остатка наличных денег ОП не следует.

НДФЛ

Пунктом 7 ст. 226 НК РФ установлено, что сумма НДФЛ, исчисленная и удержанная налоговым агентом у физического лица, в отношении которого он признается источником дохода, уплачивается в бюджет по месту учета налогового агента в налоговом органе. При этом налоговые агенты, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы НДФЛ в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего ОП. Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения ОП, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этого обособленного подразделения, а также исходя из сумм доходов, начисляемых и выплачиваемых по договорам гражданско-правового характера, заключаемым с физическими лицами обособленным подразделением (уполномоченными лицами обособленного подразделения) от имени такой организации.

То есть по общему правилу НДФЛ должен перечисляться отдельно по головной организации и обособленному подразделению. НДФЛ, относящийся к суммам дохода работников ОП, должен перечисляться по месту нахождения (месту постановки на учет) этого ОП.

ФНС России в письмах от 12.03.2014 N БС-4-11/4431@, от 03.08.2011 N АС-4-3/12547 разъяснила, что при перечислении НДФЛ за работников ОП следует оформлять отдельные платежные поручения по каждому обособленному ОП с указанием присвоенного ему при постановке на налоговый учет КПП и соответствующего кода ОКТМО муниципального образования, в бюджет которого перечисляется НДФЛ. Производить уплату налога централизованно, одним платежным поручением по месту нахождения головной организации как за работников головной организации, так и за работников ОП, по мнению ФНС, нельзя (письма УФНС по г. Москве от 28.04.2007 N 28-11/040726, от 01.07.2010 N 20-15/3/068888).

Представление сведений по форме 2-НДФЛ и расчетов 6-НДФЛ

На основании четвертого абзаца п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты, имеющие ОП, представляют сведения по форме 2-НДФЛ и Расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) в отношении работников ОП в налоговый орган по месту учета ОП, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета ОП, заключивших такие договоры (смотрите также письма ФНС России от 30.12.2015 N БС-4-11/23300@, от 28.12.2015 N БС-4-11/23129@, письма Минфина России от 19.11.2015 N 03-04-06/66970, ФНС России от 23.03.2016 N БС-4-11/4900@).

В письме ФНС России от 23.03.2016 N БС-4-11/4900 сообщено, что в случае заполнения расчета по форме 6-НДФЛ организацией, имеющей обособленные подразделения, в поле «КПП» указывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения.

В письме Минфина России от 23.12.2016 N 03-04-06/77778 специалисты финансового ведомства отмечают: обязанность налоговых агентов представлять расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в налоговый орган как по месту своего учета, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения корреспондирует с обязанностью налоговых агентов уплачивать совокупную сумму налога, исчисленную и удержанную налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником выплаты дохода (смотрите также письмо ФНС России от 28.12.2015 N БС-4-11/23129@).

Таким образом, представлять сведения по форме 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ необходимо отдельно по головной организации и по обособленному подразделению (письма ФНС России от 09.11.2016 N БС-4-11/21223@, от 02.11.2016 N 03-04-06/64099).

Страховые взносы

В соответствии с п. 1 ст. 30 НК РФ контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов осуществляют налоговые органы.

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ плательщиками страховых взносов признаются в том числе лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, в частности организации.

В соответствии с п. 7 ст. 431 НК РФ плательщики (организации), указанные в пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ, представляют расчет по страховым взносам (не позднее 30-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом):

  • в налоговый орган по месту нахождения организации;

  • по месту нахождения обособленных подразделений организаций, которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц.

Форма расчета по страховым взносам, порядок его заполнения, а также формат представления расчета по страховым взносам в электронной форме утверждены приказом ФНС России от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@ (далее — Приказ N ММВ-7-11/551@), который вступил в силу с 01.01.2017 и применяется начиная с представления расчета по страховым взносам за первый расчетный (отчетный) период 2017 года (п. 2 Приказа N ММВ-7-11/551@, смотрите также письмо ФНС России от 19.07.2016 N БС-4-11/12929@).

Согласно пп. 11 ст. 431 НК РФ уплата страховых взносов и представление расчетов по страховым взносам производятся организациями:

  • по месту их нахождения;

  • по месту нахождения обособленных подразделений, которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, если иное не предусмотрено п. 14 ст. 431 НК РФ.

Таким образом, при наличии у организации обособленных подразделений уплата страховых взносов и представление расчетов по ним производятся организацией по месту нахождения обособленных подразделений, которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц (независимо от наличия у обособленных подразделений отдельного баланса, наличия открытого расчетного счета в банке).

Поскольку в рассматриваемой ситуации организация не наделяет полномочиями обособленное подразделение по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц, то организации следует производить уплату страховых взносов и представлять расчеты по страховым взносам по месту нахождения организации. Данный вывод следует в том числе из писем Минфина России от 08.02.2017 N 03-15-06/6671, от 06.03.2017 N 03-15-10/12652, от 02.03.2017 N 03-15-06/11948.

Страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Согласно п. 11 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ обособленные подразделения страхователей — юридических лиц, которым для совершения операций открыты счета в банках (иных кредитных организациях) и которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, исполняют обязанности организации по уплате страховых взносов (ежемесячных обязательных платежей) и обязанности по представлению расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам по месту своего нахождения, если иное не предусмотрено п. 14 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ.

Как уже было отмечено, если обособленные подразделения не имеют банковского счета и самостоятельно не начисляют вознаграждения в пользу физических лиц, то организации не требуется производить регистрацию организации по месту нахождения обособленных подразделений в качестве страхователя в органе ФСС РФ (пп. 2 п. 1 ст. 6 Закона N 125-ФЗ). Соответственно, в этом случае уплата страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и представление отчетности в ФСС РФ возлагаются на головную организацию.

Налог на прибыль организаций

Особенности исчисления и уплаты налога на прибыль организаций налогоплательщиком, имеющим обособленные подразделения, определены ст. 288 НК РФ.
Налогоплательщики — российские организации, в состав которых входят обособленные подразделения, производят исчисление и уплату:

  • сумм авансовых платежей и налога на прибыль, подлежащих уплате в федеральный бюджет, — по месту нахождения головной организации без распределения этих сумм по обособленным подразделениям (п. 1 ст. 288 НК РФ);

  • сумм авансовых платежей и налога на прибыль, подлежащих уплате в бюджет субъекта РФ, — по месту нахождения головной организации, а также по месту нахождения каждого из ее обособленных подразделений исходя из доли прибыли каждого обособленного подразделения (головной организации) (п. 2 ст. 288 НК РФ).

Доля прибыли, приходящейся на обособленное подразделение, определяется как средняя арифметическая величина удельного веса среднесписочной численности работников (расходов на оплату труда) и удельного веса остаточной стоимости амортизируемого имущества этого обособленного подразделения соответственно в среднесписочной численности работников (расходах на оплату труда) и остаточной стоимости амортизируемого имущества, определенной в соответствии с п. 1 ст. 257 НК РФ, в целом по налогоплательщику.

Перечислять налог на прибыль по месту нахождения обособленных подразделений нужно независимо от того, есть ли у них доходы и расходы, формирующие налоговую базу (письмо Минфина России от 10.10.2011 N 03-03-06/1/640).
Декларация по налогу на прибыль представляется в налоговые органы по месту нахождения организации и каждого обособленного подразделения (первый абзац п. 1 ст. 289 НК РФ) в том числе и в ситуации, когда суммы налога на прибыль к уплате нет (письмо Минфина России от 22.01.2013 N 03-03-06/1/20).

В то же время если налогоплательщик имеет несколько обособленных подразделений на территории одного субъекта РФ, то распределение прибыли по каждому из этих подразделений может не производиться. Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет этого субъекта РФ, в таком случае определяется исходя из доли прибыли, исчисленной из совокупности показателей обособленных подразделений, находящихся на территории одного субъекта РФ. При этом налогоплательщик самостоятельно выбирает то обособленное подразделение, через которое осуществляется уплата налога в бюджет этого субъекта РФ, уведомив о принятом решении налоговые органы, в которых налогоплательщик состоит на налоговом учете по месту нахождения своих обособленных подразделений, до 31 декабря года, предшествующего налоговому периоду. Уведомления (смотрите письмо ФНС от 30.12.2008 N ШС-6-3/986) представляются в налоговый орган в случае, если налогоплательщик изменил порядок уплаты налога, изменилось количество подразделений на территории субъекта РФ или произошли другие изменения, влияющие на порядок уплаты налога. При этом подразделением, «ответственным» за уплату налога, может быть и сама головная организация.

Как неоднократно указывали представители финансового ведомства и налоговой службы, если организация и все ее ОП находятся на территории одного субъекта РФ, то налогоплательщик вправе уплачивать налог на прибыль в бюджет этого субъекта РФ за все свои ОП через головную организацию. То есть подразделением, «ответственным» за уплату налога, может быть и головная организация (письма Минфина России от 09.07.2012 N 03-03-06/1/333, от 25.01.2010 N 03-03-06/1/22, от 12.03.2009 N 03-03-06/1/130, ФНС России от 19.12.2012 N ЕД-4-3/21580@, от 11.04.2011 N КЕ-4-3/5651@, от 26.01.2011 N КЕ-4-3/935, УФНС России по г. Москве от 17.08.2012 N 16-15/076180@, от 07.08.2012 N 16-15/071669@, от 20.06.2012 N 16-15/053947@, от 23.12.2009 N 16-15/136064).

В случае, когда налог перечисляется только через головную организацию или ответственное обособленное подразделение, декларацию по налогу на прибыль по месту нахождения обособленных подразделений, через которые налог не уплачивается, подавать не требуется (смотрите письма Минфина России от 18.02.2016 N 03-03-06/1/9188, от 25.11.2011 N 03-03-06/1/781, от 25.01.2010 N 03-03-06/1/22, от 02.12.2005 N 03-03-04/2/127, ФНС России от 11.04.2011 N КЕ-4-3/5651@).

Поскольку в рассматриваемой ситуации организация и её ОП находятся в одном субъекте РФ, то уплата налога на прибыль (авансовых платежей) правомерно может производиться только по месту нахождения головной организации без распределения на ОП. Если организация решит, что налог на прибыль будет уплачиваться головной организацией за созданное ОП, то, как уже было замечено выше, об этом надо уведомить налоговый орган.

Налог на имущество

В соответствии со ст. 384 НК РФ организация, в состав которой входят обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс, уплачивает налог на имущество (авансовые платежи по налогу) в бюджет по месту нахождения каждого из обособленных подразделений в отношении имущества, признаваемого объектом налогообложения в соответствии со ст. 374 НК РФ, находящегося на отдельном балансе каждого из них. Таким образом, обязанность организации по уплате налога по месту нахождения обособленного подразделения возникает только в отношении имущества, учитываемого подразделением на его отдельном балансе (письма Минфина России от 01.02.2016 N 03-07-11/4411, от 19.06.2009 N 03-05-04-01/44, от 26.03.2008 N 03-05-05-01/20, от 20.12.2007 N 03-05-06-01/145, от 20.09.2006 N 03-06-01-04/177, от 19.01.2006 N 03-06-01-04/07, УФНС России по г. Москве от 23.09.2010 N 16-15/00102). Однако в рассматриваемом случае, как мы поняли из вопроса, обособленное подразделение не будет выделяться на отдельный баланс.

При этом ст. 385 НК РФ определено, что организация, учитывающая на балансе объекты недвижимого имущества, находящиеся вне местонахождения организации или ее обособленного подразделения, имеющего отдельный баланс, уплачивает налог (авансовые платежи) в бюджет по местонахождению каждого из указанных объектов недвижимого имущества.

Это значит, что если подразделение головной организации, находящееся вне ее места нахождения, не выделено на отдельный баланс и наделено только движимым имуществом, то такое имущество должно учитываться при определении налоговой базы головной организации. Исчисление и уплата налога (авансовых платежей), а также представление налоговой декларации (налогового расчета по авансовым платежам) должны производиться по месту нахождения головной организации. Такой вывод представлен в письмах Минфина России от 20.03.2012 N 03-05-05-01/16, от 11.03.2009 N 03-05-05-01/17, от 26.03.2008 N 03-05-05-01/20, от 20.12.2007 N 03-05-06-01/145 и др., ФНС России от 13.03.2012 N БС-4-11/4175.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

— Энциклопедия решений. Иные обособленные подразделения;

— Энциклопедия решений. Обособленное подразделение для целей налогового контроля (учета);

— Энциклопедия решений. Исчисление и уплата НДФЛ налоговыми агентами, имеющими обособленные подразделения;

— Энциклопедия решений. Представление налоговыми агентами расчета исчисленных и удержанных сумм НДФЛ по форме 6-НДФЛ

— Энциклопедия решений. Исчисление и уплата страховых взносов обособленными подразделениями организации с 1 января 2017 года;

— Энциклопедия решений. Страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Регистрация страхователей;

— Энциклопедия решений. Исчисление и уплата налога на прибыль при наличии обособленных подразделений;

— Энциклопедия решений. Исчисление и уплата налога на имущество организаций при наличии обособленных подразделений;

— Энциклопедия решений. Лимит остатка наличных денег в обособленных подразделениях.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Обособленные подразделения: ведение кассовой книги

Е. М. Лазукова, Е. Н. Королёва, служба Правового консалтинга ГАРАНТ

Организация имеет два обособленных подразделения. Возможна ли единая сквозная нумерация приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров в кассовой книге или нужно вести отдельную последовательную нумерацию первичных документов по головной организации и по каждому обособленному подразделению?

Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге. На это указывает пункт 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У).

Каждое обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, независимо от того, сдает оно денежную наличность в банк или в головную организацию, должно вести кассовую книгу.

Отметим, что в Указании № 3210-У данное требование напрямую не закреплено. Оно вытекает из общего порядка учета денежной наличности, предполагающего внесение в кассовую книгу записей о каждом факте приема и выдачи наличности (абз. 3 подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Содержится это требование и в письме Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255, разъясняющем аналогичные нормы Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации». (См. также постановления Девятого Арбитражного апелляционного суда от 30.12.2014 № 09АП-53806/14, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.10.2015 № 11АП-12453/15, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 25.09.2015 № 07АП-8273/15, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2015 № 14АП-6689/15 и др.).

Записи в кассовой книге 0310004 осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО), расходному кассовому ордеру 0310002 (РКО), оформленными, соответственно, на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег) (абз. 3 подп. 4.6 Указания № 3210-У).

Унифицированные формы приходного кассового ордера (форма № КО-1), расходного кассового ордера (форма № КО-2), кассовой книги (форма № КО-4), а также указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (далее – Постановление № 88). Отметим, что указанные формы в настоящее время являются обязательными к применению (письмо Минфина России от 06.05.2013 № 03-03-06/1/15770). Как форма № КО-1, так и форма № КО-2 предусматривают реквизит «номер документа».

Вместе с тем конкретный порядок нумерации кассовых ордеров на законодательном уровне в настоящее время не закреплен. О порядке нумерации РКО и ПКО ничего не говорится в Указаниях № 3210-У и Постановлении № 88, а Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) вообще не называет «номер» в качестве обязательного реквизита первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Более того, законодательство о бухгалтерском учете не раскрывает смысловое значение понятия «номер документа».

В других отраслях законодательства РФ встречаются различные трактовки данного понятия. Например, в пункте 3.1.6 Инструкции по делопроизводству в органах мэрии города (утв. постановлением мэрии г. Череповца Вологодской области от 23.11.2009 № 4161) указано, что номер документа – это условное цифровое обозначение документа с целью обеспечения его учета и последующего поиска.

В Порядке работы с письменными и устными обращениями граждан в Департаменте жилищной политики и жилищного фонда города Москвы (Приложение 1 к распоряжению Департамента жилищной политики и жилищного фонда г. Москвы от 30.12.2011 № 2010) данный термин расшифровывается как порядковый номер для распоряжений, протоколов, приказов; для писем, поручений и служебной корреспонденции – это входящий или исходящий номер).

Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики (утв. приказом Федеральной службы государственной статистики от 15.01.2014 № 32) под номером документа подразумевает порядковый номер документа с начала календарного года в пределах выделенного документопотока, автоматически формируемый в СЭД при регистрации документа.

Таким образом, основным признаком рассматриваемого реквизита являются его уникальность и последовательность присвоения во времени. То есть номер документа должен обеспечивать привязку факта хозяйственной жизни, оформляемого данным документом, к хронологии событий.

Здесь напомним, что на основании части 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ любой первичный учетный документ (в том числе и кассовый ордер) должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Фактом хозяйственной жизни признаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

Таким образом, кассовый ордер (РКО или ПКО) должен составляться непосредственно в момент свершения такого факта хозяйственной жизни, как прием в кассу или выдача из кассы наличных денег. Соответственно, номера и даты кассовых ордеров должны проставляться по порядку их оформления и регистрации. То есть, по сути, можно сказать, что все ПКО и РКО, оформляемые юридическим лицом, в том числе оформляемые в его обособленных подразделениях, должны иметь сквозную нумерацию в хронологическом порядке.

Следовательно, ведение единой (сквозной) нумерации приходных и расходных кассовых ордеров в организациях, имеющих обособленные подразделения, равно как и в организациях, таких подразделений не имеющих, не только возможно, но и является наиболее правильным.

В то же время, так как на законодательном уровне такой порядок нумерации не закреплен, его нарушение, по сути, не приводит к нарушению каких-либо правовых норм. Не предусмотрено и ответственности за нарушение нумерации кассовых ордеров.

В реальности организациям, у которых на балансе состоят несколько обособленных подразделений, организовать ведение сквозной нумерации ПКО и РКО достаточно проблематично, так как для реализации единой нумерации подразделениям необходимо находиться в постоянном контакте (постоянной связи друг с другом в течение дня), чему является препятствием территориальная удаленность подразделений друг от друга. Поэтому для нумерации ПКО и РКО обособленных подразделений нередко используются индексы, дроби и др. варианты присвоения порядковых номеров.

В этой связи отметим, что создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота, исходя из размеров самой фирмы, ее внутренней структуры, а также интенсивности хозяйственных операций (п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), а также Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105)).

В связи с этим принцип (способ) нумерации первичных документов в рамках применяемых правил документооборота и технологии обработки учетной документации целесообразно определить внутренним распорядительным документом организации (пункты 4 и 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Принятое решение в составе учетной политики подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т. п.) организации (п. 8 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Таким образом, организация, имеющая обособленные подразделения, может самостоятельно разработать порядок нумерации кассовых ордеров, в том числе вести единую (сквозную) нумерацию ПКО и РКО в целом по организации.

Главная> Вестник бухгалтера Московского региона выпуск 1 за 2016> Обособленные подразделения: ведение кассовой книги

Кассовая дисциплина: ККТ, БСО, кассовая книга обособленного подразделения

Нужно ли вести кассовую книгу в обособленном подразделении организации, действующем без открытия счета в банке?

С начала 2012 года организациям и индивидуальным предпринимателям при ведении кассовых операций с наличными деньгами на территории России необходимо руководствоваться Положением ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П. Им установлены правила организации работы по ведению кассовых операций, приема и выдачи наличных денег, ведения кассовой книги, обеспечения порядка ведения кассовых операций и определение лимита остатка наличных денег в кассе.

Требование Положения N 373-П о ведении кассовой книги по форме 0310004, в которую вносятся записи на основании приходных кассовых ордеров по форме 0310001 и расходных кассовых ордеров по форме 0310002, должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций этим обособленным подразделением (письма ЦБ России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255, ФНС России от 12.09.2012 N АС-4-2/15195).

Вправе ли организация при оказании услуг гражданам, являющимся индивидуальными предпринимателями осуществлять наличные денежные расчеты с использованием БСО?

Организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, установленным Правительством РФ (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359), могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих БСО (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»).

Согласно пункту 4 Постановления Пленума ВАС России от 31.07.2003 N 16, предусмотренное пунктом 2 статьи 2 Федерального закона N 54-ФЗ правило действует только в случае оказания услуг населению, то есть гражданам, в том числе имеющим статус индивидуального предпринимателя.

Поэтому, организации при оказании услуг гражданам, в том числе ИП, вправе осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ с выдачей документа, отпечатанного на БСО, оформленного в соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ N 359 (письмо ФНС от 10.09.2012 N АС-4-2/14961@ «О направлении разъяснений»).

ККТ перемещается из одной торговой точки в другую, которая находится на территории этой же налоговой инспекции. Нужно ли перерегистрировать ККТ?

Применяемая организациями (за исключением кредитных организаций) ККТ должна быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика (п. 1 ст. 4 Федерального закона N 54-ФЗ).

ККТ, применяемая обособленным подразделением заявителя-организации, регистрируется в территориальном налоговом органе по месту нахождения данного обособленного подразделения (п. 21 Административного регламента предоставления ФНС государственной услуги по регистрации ККТ, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.06.2012 N 94н).

При смене адреса места установки ККТ производится ее перерегистрация (п. 76 Административного регламента). В письме от 12.10.2012 N ЕД-4-3/17309 ФНС России разъясняет, что перерегистрация ККТ, осуществляется в случае ее передачи из одного обособленного подразделения в другое, при котором происходит смена адреса места установки ККТ в пределах территории, подведомственной одному налоговому органу. Снятие с регистрации ККТ и постановка ее на учет в одном налоговом органе в данном случае не требуется.

Перерегистрация ККТ осуществляется по заявлению пользователя в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления в налоговый орган, в котором зарегистрирована ККТ.

К заявлению прилагаются паспорт ККТ и карточка регистрации (п. 16 Положения о регистрации и применении ККТ, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утв. Постановлением Правительства России от 23.07.2007 N 470). Форма заявления утверждена приказом ФНС России от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@.

На кассовом аппарате в связи с истечением срока эксплуатации электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ) проведена ее замена. При этом была пробита проверочная сумма 1,11 руб. Как отразить эту сумму в журнале кассира-операциониста? Нужно ли выписывать приходный кассовый ордер? Как отражается данная операция в бухгалтерском и налоговом учете?

При замене электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ) на кассовом аппарате пробивается проверочная произвольная сумма и снимается Z-отчет (п. 66 Административного регламента). Отметим, что по прежним правилам чек пробивался на сумму 1 руб. 11 коп., теперь же сумма может быть произвольной.

Однако она не включается в выручку организации (предпринимателя), поскольку является технологической проверочной суммой, она пробивается при вводе ККТ в эксплуатацию для проверки корректности ее работы.

В Журнале кассира-операциониста (форма N КМ-4) проверочная сумма в размере 1,11 рублей отражается следующим образом:

  • в графе N 1 «Дата (смена)» отражается дата снятия Z-отчета;
  • в графе N 2 «Номер отдела (секции)» записывается номер отдела;
  • в графе N 4 «Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены)» отражается номер Z-отчета;
  • в графе N 6 «Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня» отражается сумма на момент замены ЭКЛЗ (например 0);
  • в графе N 9 «Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня» отражается сумма вместе со снятым проверочным Z-отчетом (в рассматриваемом случае 1,11 рублей);
  • в графе N 10 «Сумма выручки за рабочий день (смену)» записывается проверочная сумма (в рассматриваемом случае 1,11 рублей);
  • в графе N 11 «Сдано наличными» ставится прочерк;
  • в графе N 14 «Сдано всего» ставится прочерк;
  • в графе N 15 «Сумма денег, возвращенная покупателям по неиспользованных кассовым чекам» отражается проверочная сумма (в рассматриваемом случае 1,11 рублей).

В Справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6) сумма 1,11 рублей не включается, поскольку данная сумма не является выручкой Вашей организации.

Приходный кассовый ордер в данном случае оформлять также не следует, поскольку он применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. Проверочная сумма никак не учитывается ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете.

При этом необходимо составить Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма N КМ-2). Эта форма является подтверждающим документом появления проверочной суммы в фискальной памяти ККТ.

Налоговая инспекция привлекла организацию на ЕНВД к административной ответственности, предусмотренной пунктом 2 статьи 14.5 КоАП РФ, за отсутствие на выданном покупателю документе, подтверждающем оплату товара, расшифровки подписи лица, выдавшего документ. Правомерны ли действия налогового органа?

Организации и индивидуальные предприниматели, уплачивающие ЕНВД при осуществлении «вмененных» видов деятельности, а также индивидуальные предприниматели, применяющие патентную систему налогообложения, при осуществлении видов деятельности, в отношении которых законами субъектов РФ предусмотрено применение патентной системы налогообложения могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ.

Однако, это возможно только при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа), подтверждающего прием денежных средств за проданный товар (работу, услугу) (п. 2.1. ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ, письмо ФНС России от 18.02.2013 N АС-4-2/2696@).

Указанный документ выдается в момент оплаты товара (работы, услуги) и должен содержать в числе прочих реквизитов должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего его, а также его личную подпись.

Пунктом 2 статьи 14.5 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность, в том числе за отказ в выдаче по требованию покупателя (клиента) в случае, предусмотренном федеральным законом, документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу)).

Выданный по требованию покупателя документ, не содержащий указанных выше обязательных реквизитов, не может являться документом, подтверждающим прием денежных средств. Следовательно, выдача такого документа приравнивается к отказу в выдаче указанного платежного документа.

Поэтому действия налоговых органов по привлечению плательщиков ЕНВД к административной ответственности за отсутствие на выданном покупателю документе, подтверждающем оплату, хотя бы одного из обязательных реквизитов, правомерны.

Действующее законодательство допускает формирование бланка строгой отчетности с помощью автоматизированной системы. Значит ли это, что БСО можно оформить на компьютере и распечатать на принтере?

Организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих БСО (п. 2 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ).

При этом бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем (п. 4 Порядка осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359). Для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований (п. 11 Постановления N 359):

  • автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;
  • при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Согласно разъяснениям Минфина России от 22.08.2008 N 03-01-15/10-303 и от 06.03.2009 N 03-01-15/2-96 соответствие автоматизированной системы, формирующей БСО требованиям Постановления N 359 должно подтверждаться технической документацией по формированию, заполнению и печати БСО, приравненных к кассовым чекам.

При этом по своим параметрам функционирования автоматизированные системы должны отвечать требованиям, предъявляемым к ККТ. Минфин России письмом от 07.11.2008 N 03-01-15/11-353 разъяснил, что вопросы формирования бланков документов посредством автоматизированных систем требуют рассмотрения применительно к конкретной системе, используемой для формирования БСО.

При этом согласно позиции Минфина России, поскольку в Постановлении N 359 речь идет не о печатающем устройстве, а о системе, обеспечивающей защиту, фиксацию, хранение сведений о бланке документа, что соответствует требованиям, предъявляемым к ККТ в этой части, простой компьютер для формирования БСО использован быть не может.

Именно эти разъяснения привели налоговики в письме ФНС России от 10.09.2012 N АС-4-2/14961@. Поэтому можно сделать вывод, что налоговые органы также не разрешают компаниям формировать БСО с помощью компьютера.

Учредитель ООО хочет предоставить данному обществу беспроцентный заем путем внесения наличных денег в кассу. Какие документы должны быть оформлены? Применяется ли ККТ в данной ситуации?

Получить заем организация может безналичным способом (путем перечисления денег на расчетный счет), либо путем внесения денежных средств в кассу организации. Согласно статье 861 ГК РФ расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами без ограничения суммы или в безналичном порядке.

ККТ при выдаче и погашении займов не применяется (п. 1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ, письма Минфина России от 28.05.2012 N 03-01-15/4-104, от 21.02.2008 N 03-11-05/40, письмо ФНС России от 02.11.2004 N 33-0-09/691, письмо УФНС РФ по г. Москве от 19.03.2007 N 22-12/24267).

Прием наличных денег юридическим лицом проводится по приходным кассовым ордерам (п. 3.1 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ»)по форме N КО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). В подтверждение приема наличных денег займодавцу выдается квитанция к приходному кассовому ордеру.

Аудитор, Куратор по вопросам налогообложения и бухучета
ООО «ПРАВОВЕСТ Аудит»
Ирина Остафий

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *