Карточка депонента образец заполнения

Платежная ведомость – первичный документ бухгалтерского учета, предназначенный для выдачи сотрудникам заработной платы, пособия по временной нетрудоспособности, различных премий и прочих выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей (Читайте также статью ⇒ Журнал регистрации платежных ведомостей).

Не нужно включать в ведомость такие выплаты своим сотрудникам, как возмещение командировочных расходов, плата за использование в работе личного имущества, дивиденды. Если строго следовать правилам, то такие выплаты следует выдавать не по ведомости, а по отдельным расходно-кассовым ордерам на имя работника.

Если заработная плата сотруднику выплачивается на банковскую карточку, платежная ведомость не оформляется.

А вот при наличных расчетах с сотрудниками работодателю предлагается на выбор, каким документом воспользоваться при выдаче заработка своим сотрудникам – Расчетно-платежной ведомостью по форме № Т-49 или платежной ведомостью по форме № Т-53, которая заполняется на основании расчетной ведомости по форме Т-51.

Выдача зарплаты в установленные сроки по расходным ордерам не предусмотрена и является нарушением кассового документооборота.

Зарплата и прочие суммы, выплачиваемые в межрасчетный период отдельным работникам (отпускные суммы, суммы «под расчет» при увольнении, пособия по беременности и родам и т.п.), могут оформляться расходными ордерами без формирования ведомости.

В настоящее время остро стоит вопрос с защитой персональных данных сотрудника – организацию могут привлечь к ответственности за распространение личных данных, к таким данным относится и размер заработной платы. Поскольку в платежной ведомости указан список сотрудников, они все могут увидеть не только свою заработную плату, но и заработок своих коллег. Поэтому вопрос о правомерности применения ведомости в контексте защиты персональных данных остается открытым.

Платежная ведомость по форме Т-53 утверждена и введена в действие Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Особенности заполнения Формы

Законом о бухгалтерском учете организациям предоставлено право самим разрабатывать формы первичных учетных документов с условием, что они содержат все обязательные реквизиты.

Некоторые бланки документов бизнесмен не может разработать самостоятельно, и должен применять только их унифицированные образцы. К числу относятся платежные документы. Следовательно, бланк унифицированной формы платежной ведомости по форме Т-53 является обязательным к применению.

Порядок заполнения этой формы регламентируется:

— Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенных в Постановлении N 1 Госкомстата России от 05.01.2004;

— Указаниями Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Согласно Указаниям форма N Т-53 применяется для выплаты заработной платы наличными сотрудникам, которая была рассчитана в ведомости по форме N Т-51.

Ведомость всегда составляется в одном экземпляре бухгалтером по заработной плате.

На титульном листе платежной ведомости прописывается:

— общая сумма, подлежащая выплате;

— срок, в течение которого сумма должна быть выплачена сотрудникам. Срок выдачи наличных денег на выплату заработной платы определяется руководителем в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка (коллективного договора) и указывается в расчетно-платежной ведомости. При этом работодателем учитывается, что срок выдачи наличных денег на выплату зарплаты, стипендий и других выплат не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег в кассу с банковского счета на эти цели).

Разрешение на выплату заработной платы утверждается руководителем организации.

В отличие от расчетно-платежной ведомости, также применяемой при выплате заработной платы, в платежная ведомость содержит немного информации, в ней указываются:

  • табельный номер сотрудника;
  • фамилия, имя и отчество;
  • сумма заработной платы, причитающейся к выплате через кассу;
  • специальная графа для личной росписи в получении денег. В платежной ведомости по истечении установленного срока выплаты против фамилий сотрудников, не получивших заработную плату, соответственно графе, предусмотренной для личной росписи сотрудника, делается отметка «Депонировано»;
  • графа «Примечание». Она используется в тех случаях, когда зарплата была получена по письменной доверенности от имени получателя заработной платы, тогда в ней указываются реквизиты предъявленного документа.

В конце ведомости прописью указываются суммы выплаченной сотрудникам под роспись и депонированной заработной платы.

На выданную по ведомости сумму зарплаты составляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого указываются на последней странице платежной ведомости.

Скачать образец журнала регистрации платежных ведомостей в формате excel

см. → Ведение журнала регистрации платежных ведомостей

Действия кассира при выдаче наличности по платежной ведомости

При получении ведомости из бухгалтерии кассир:

— проверяет наличие подписи главного бухгалтера и ее соответствие образцу,

— соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.

В процессе выдачи наличных каждому сотруднику кассир:

— готовит подлежащую выдаче сумму наличных денег;

— передает ведомость работнику для подписания;

— пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за действиями кассира;

— выдает работнику наличные деньги полистным (купюры), поштучным (монеты) пересчетом в сумме, указанной в платежной ведомости. Кассир должен выдать наличные деньги непосредственно получателю, при предъявлении им документа, удостоверяющего личность;

— при выдаче зарплаты по доверенности кассир в ведомости после подписи лица, которому доверено получение наличных денег, в графе «Примечание» делает соответствующую запись. Доверенность или ее копия, заверенная в порядке, установленном работодателем, прилагается к ведомости;

— должен проследить, чтобы работник пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги. Кассир не будет принимать от работника претензии по сумме наличных денег, если работник не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы, кассир оформляет записи в ведомости таким образом:

— в ведомости проставляет оттиск штампа или делает запись «депонировано» напротив тех сотрудников, которым не проведена выдача наличных денег,

— подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию,

— сверяет указанные суммы с итоговой суммой в ведомости,

— ставит свою подпись на ведомости и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру.

На фактически выданные суммы наличных денег по платежной ведомости кассиром оформляется расходный кассовый ордер.

Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, компания не имеет права.

Если компания получает денежные средства на оплату труда в банках, не полученную работниками заработную плату кассир сдает в банк в последний день, отведенный для ее выдачи.

Компании, которые имеют наличную выручку, могут не снимать деньги на зарплату в банке, а выдавать их из кассы. Нужно помнить, что деньги в кассе всегда являются наличной выручкой. Поэтому сумму остатка на конец дня, превышающую установленный банком лимит, необходимо внести на расчетный счет организации. Пятидневный срок для выдачи заработной платы в этом случае не применяется. Зарплата выдается в один день, а неполученные деньги депонируются в день выдачи зарплаты. Такое правило работает и в том случае, когда лимит остатка денег в кассе не превышен.

Порядок депонирования заработной платы

“Наличкой” зарплата раздаётся по платёжной (форма № Т-53) либо по расчётно-платёжной ведомости (форма № Т-49). Образец этих документов можно посмотреть в постановлении Госкомстата РФ от 05.02.2004 № 1.

Термин выдачи надлежит указывать на первом листе ведомости.

По факту не обретения по исходу этого термина зарплаты каким-либо сотрудником, сумма депонируется, а ведомость подлежит закрытию.

По истечении термина выдачи кассир обязан:

Супротив инициалов работающих, не забравших зарплату, в требуемом разделе платёжной ведомости заверить «депонировано», очертить величины сумм уплаченной и не выплаченной зарплаты, сопоставить эти суммы и подписать ведомость.

Утвердить расходный кассовый ордер (по форме № КО-2, в соответствии с постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 г.) на велиину зарплат, которые были по факту выплачены.
нести его реквизиты в кассовую книгу.
Неполученная зарплата сдаётся в банковское учреждение на последующий день по окончании термина, который отводится на её хранение. Во время внесения этих сумм составляется объявление о платеже “наличкой” (форма № 0402001, утверждённая п. 6 к Положению ЦБ РФ № 318-П от 24.04.2008 г. №318-П). На суммы, которые подлежали сдаче, составлению надлежит единичный расходный кассовый ордер.

За пределами термина, определённого на сдачу этих сумм в банк возможным является притягивание к ответственности, выраженной в кумуляции в кассе наличных денежных средств выше, чем определённый предел. По п.1 ст. 15.1 КоАП РФ налагает ответственность за такое нарушение в виде штрафа от 4000 до 5000 рублей для должностных лиц (в том числе ИП), и от 40 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.

Депонирование заработной платы в 1С

Если работающие не забрали свою зарплату в обозначенные термины, последняя подлежит регистрации как депонент.
С целью отразить это в учёте в программе для начала создаётся «Ведомость на выплату зарплаты» (способ «Выплатить через кассу»), заполняется документ в обычном режиме. Сотруднику, не забравшему зарплату, ставится отметка «Задепонировано», остальным – «Выплачено».

С целью отображения депонирования на «Ведомости» вводим документ «Депонирование». В этом документе является доступной операция печати карточки депонента. При проведении документом формируются проводки каждому сотруднику по Дт 70 и Кт 76.04 («Расчёты по депонированным суммам»).

Впоследствии при получении работающим подобной зарплаты, в программу “ручным способом” вводится «Расходный кассовый ордер» и форма операции «Выплата депонированной зарплаты». В случае проведения РКО по отдаче депонированной зарплаты формируется по индивидуальному работающему проводка Дт 76.04 Кт 50.
Все операции подлежат отображению в отчёте «Книга депонентов», а все документы по депонентам надлежит сохранить в журнале «Документы по депонированию».

Что такое депонированная заработная плата (ДЗП)

Чтобы понять суть депонированной заработной платы, сначала нужно разобраться в терминах депонирование и заработная плата.

Депонирование означает процесс хранения. Депонирование в банке – хранение свободных денег.

Заработная плата – сумма, выплачиваемая в денежном эквиваленте работнику, за объём выполненной работы согласно трудового договора.

Сотрудники организаций могут получать зарплату 2 способами – на карту или наличным расчетом. Если организация платит наличными, то требуется выделить сейф для хранения денег. Сейф обязательно должен запираться на ключ. Ключ в единственном экземпляре находится исключительно у кассира, а дубликат у руководителя организации.

Кассовые операции отражают движение денежных средств. Их осуществляют банки и другие организации и предприятия.

К термину «кассовые операции» относят:

  • Получение денег от поставщиков;
  • Перечисление сумм поставщикам;
  • Получение выручки от продажи товаров;
  • Оплата труда сотрудников;
  • Выплата депонированных средств.

Кассовые операции необходимо правильно оформлять.

Кассир должен заполнить ряд документации, в который входят:

  • Кассовая книга – книга, в которой регистрируются операции по наличным средствам;
  • Расчетно-платежная ведомость – документ, по которому сотрудникам выплачивают зарплату;
  • Приходный кассовый ордер – документ, который показывает, сколько поступило денег в кассу;
  • Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, который показывает, сколько было выдано денег из кассы.

Также нужно отметить необходимость проведения ревизионных мероприятий.

Ревизия кассы – это контроль над правильностью и законностью осуществления манипуляций с наличными средствами.

Ревизия проводится внепланово специально назначенной комиссией. В назначенные сроки комиссия пересчитывает деньги и проверяет ведение всей документации.

Кассир может выдавать зарплату только в присутствии сотрудника, получающего зарплату. Посторонних лиц не может быть. Работник должен обязательно расписаться о получении зарплаты.

Но бывают ситуации, когда сотрудник по объективным причинам не может присутствовать на работе и получить зарплату. Тогда кассир в расчетной ведомости напротив фамилии работника пишет слово «депонировано» и заполняет РКО. Гл. бухгалтер должен следить за правильностью оформления документации.

Таким образом, депонированная заработная плата – денежная выплата, не полученная сотрудником по разным обстоятельствам.

Важно отметить, что сумма считается депонированной, если сотрудник по собственным причинам не смог получить зарплату. Причины могут быть следующие: отпуск, командировка, болезнь и т. д. Если причина в работодателе, то это нарушает трудовое законодательство и может нести административную или даже уголовную ответственность.

Речь о ДПЗ может идти только в случае, если выдача зарплаты осуществляется наличными деньгами. Если работники получают зарплату на банковскую карту, то вопрос депонирования отпадает, так как все средства поступают в срок напрямую на счет сотрудника.

Также следует сказать, что налоговые расчеты и прочие взносы не имеют отношения к депонированию, так как такие расчёты проводятся во время начисления зарплаты, а не во время получения. НДФЛ перечисляют не позднее того дня, когда банк переводит в кассу организации деньги на оплату труда.

Необходимо выполнить 3 проводки:

  1. Д50 К51 – поступили деньги из банка;
  2. Д68.01 К51 – перечислен НДФЛ;
  3. Д69 К51 – перечисления в социальные фонды.

Появление ДЗП необходимо отразить в реестре депонентов. Строго утвержденной формы заполнения данного реестра нет. Оформить его можно в свободной форме, соблюдая наличие реквизитов, показанных в таблице 1.
Таблица 1. Реквизиты для заполнения реестра депонентов

Название реквизита

1

Название организации

2

Чч.мм.гг. реестра

3

Чч.мм.гг. образования депонированной суммы

4

№ ведомости для расчета

5

Ф.И.О. и табельный номер сотрудника, который не получил зарплату

6

Сумма ДПЗ

7

Итог по реестру неполученных средств

8

Подпись кассира с указанием расшифровки подписи

9

Дополнительная информация, необходимая предприятию

Порядок получения и особенности выплаты ДПЗ

Работодатель обязан выдать неполученную зарплату по обращению сотрудника. Он может обратиться устно или письменно. При письменном обращении нужно написать заявление на имя руководства.

Если лимиты позволяют, то депонированную сумму можно хранить в кассе на предприятии. Если лимиты превышены, данные средства отправляют обратно в банковскую организацию.

Согласно регламенту, лимит по кассе – максимально разрешенная сумма денег, которая можно оставить в кассе к завершению рабочего времени.

Лимит по кассе руководитель устанавливает самостоятельно, с учетом указаний ЦБ РФ.

Если деньги находятся в кассе, то тогда они без проблем могут быть возвращены работнику по первому обращению. Если лимиты превышены, то сотрудник может получить свою зарплату вместе с ближайшими планируемыми выплатами. Но если он настаивает на незамедлительном возвращении, то организация отправляет запрос в банк на перевод требуемой суммы денег.

Далее, после того как будут получены деньги, кассир оформляет РКО на имя сотрудника для выплаты неполученной зарплаты. Бухгалтер должен вести книгу депонентов, в которой должны отражаться нумерация ордеров и даты. Расходник должен подписать руководитель и главбух, и оставить хранить на предприятии.

ДПЗ работодатель обязан выдать полностью. Если какая-то сумма удерживается, то работник может пойти с обращением в трудовую инспекцию. Данный процесс регулируется Трудовым кодексом. После 3 месяцев просроченной зарплаты судом будет принят иск.

Сроки хранения и учет

После поступления денег из банка, их нельзя хранить более трех дней в кассе. Иначе суммы депонируются и отправляются обратно в банковскую организацию.

Срок давности по депонированным суммам законами РФ не регламентируется. Однако, существует общий срок по искам, который равен 3 годам. После прохождения данного времени, ДПЗ относится к невостребованным суммам и переходит в доход организации. Отражается в статье «прибыль не связанная с основной деятельностью».

Время хранения книги учета ДПЗ равно 5 лет. Считают не с момента задолженности, а с 1 января следующего года за годом задолженности.

Учитывают ДПЗ на счете 76.4.

Для депонирования оплаты труда применяют следующие бухгалтерские проводки:

  1. Д70 К76.4 – депонирование денежных сумм;
  2. Д51 К50 – возврат депонированных средств в банк;
  3. Д50; К51 – банк отправляет депонированную сумму в кассу предприятия по востребованию;
  4. Д76.4 К50 – ДПЗ выдана.

Как только истекает три года, депонированная сумма считается невостребованной и учитывается на 91 счете «Внереализационные расходы». Отражается бухгалтерской проводкой: Д76.4 К91.

Пример. Работникам организации начислили заработную плату в размере 400 тыс. рублей 27 марта. 31 марта банк перечислил в кассу средства на оплату труда в сумме 348 тыс. рублей. Также в этот день отправили сумму НДФЛ – 52 тыс. рублей. Один из работников не получил зарплату в сроки выдачи, так как находился в командировке. 10 апреля зарплата в сумме 23 тыс. рублей была получена. В конце марта была проведена инвентаризация. По ее итогам выявили невыплаченную ДПЗ в размере 20 тыс. рублей. Срок давности заканчивается 3 апреля т.г.

Тип операции Дебет Кредит

Сумма, тыс. руб.

27.03.

Начисление заработной платы

20 70

400

Перечислен НДФЛ

70 68.3

52

31.03

Перечислен НДФЛ

68.3 51

52

Получение средств на зарплату

50 51

348

3.04

Выплата зарплаты за март

70 50

325

Депонирована сумма, которую не выплатили

70 76.4

23

Депонированную сумму вернули в банк

51 50

23

Списание невостребованной задолженности

76.4 91.1

20

10.04

Банк перечислил ДПЗ

50 51

23

Сотрудник получил ДПЗ

76.4 50

23

Несмотря на то что в современное время многие организации используют безналичный расчет, есть еще те, кто выдает зарплату через кассу. Когда используется такой вид выплат, может возникнуть ДПЗ.

Бухгалтер должен знать, когда она возникает и как ее выдавать впоследствии. А возникает она в случае, если сотрудник не явился за своей зарплатой в день ее получения. Выдать ее необходимо, как только сотрудник этого потребует.

ДПЗ отражается по счету 76.4, в расчетной ведомости отражается с отметкой «депонировано» и заполняется РКО на депонированную сумму.

Как оформить депонирование зарплаты

Депонирование зарплаты должно производиться, если заработок рассчитан. Однако человек эти средства по разным причинам не получил. Их необходимо отправить обратно в банк. Это является обязанностью фирмы согласно Указаниям Центрального Банка от 11.03.2014 года №3210-У.

Деньги для зарплаты остаются у кассира в продолжение 3 дней (сюда входит и дата выдачи банком). Эта норма прописана в п. 2.10 Положения о кассовых операциях.

Причины, из-за которых сотрудник пропускает выплату, различны. Например, болезнь, служебная поездка, отпуск и пр.

Когда заканчивается последний день, предусмотренный в ведомости для выдачи зарплаты, работник кассы рядом с данными отсутствующих сотрудников делает соответствующую пометку (либо ставит оттиск «Депонировано»).

Помимо этого, при депонировании зарплаты кассир:

Невыплаченные депонированные деньги отправляются в банк и зачисляются на счета, которые открываются в Казначействе – в финансовой структуре субъекта Российской Федерации. Это действует лишь тогда, когда депонирование больше лимита остатка наличности в кассе (п. 2 Указания №3210-У).

Когда деньги сотруднику выплачиваются на дебетовую карту, о депоненте говорить не приходится.

Где отражается депонирование зарплаты

По условиям абз.7 п.18 Порядка ведения кассовых операций сумму депонирования необходимо внести в реестр. Его оформляет кассир (по подпункту «б» п. 18 данного Порядка).

Общепринятой формы не существует. Часто используют форму под кодом 0504047. Она содержится в приказе Министерства финансов РФ от 23 сентября 2005 года №123н. В реестр включают табельный номер сотрудника, ФИО, депонированные средства.

Реестр оформляется после каждой выплаты, когда отдельные сотрудники не получили деньги.

Впрочем, Указание №3210-У не требует оформления реестра депонированных средств (в противоположность Порядку ведения кассовых операций, который действовал до этого). И все же по инициативе кассира он используется в организации и дает возможность каждый раз отследить, кто из сотрудников не забрал деньги.

Уточним, что деньги необходимо платить раз в полмесяца. Это условие содержится в ст.136 ТК России.

В реестре по форме из приказа №123н отсутствует графа для фиксации номера расходного ордера. Он составляется, когда выплачиваются деньги, депонированные до этого. Данная графа существует в книге аналитического учета депонированной зарплаты, денежного довольствия и стипендий. Ее форма под кодом 0504048 также оговорена тем же приказом.

Там отражают сведения о депонированной зарплате в течение года. Для записей о выплате депонированных денег предназначено 12 граф (по числу месяцев). Берется место, соответствующее месяцу выдачи депонированной зарплаты. Если после завершения года все еще остаются невыплаченные средства, такая информация переносится в новую книгу.

Эта книга заводится на год. Там каждому сотруднику полагается своя строка. В ней прописывают табельный номер, ФИО, депонированные средства.

В графах «Отнесено на счет депонентов» фиксируются год, а также месяц образования депонентской задолженности, данные ведомостей и депонированные деньги. В графах «Выплачено» напротив информации о человеке ставятся данные расходного ордера и выданные деньги за конкретный месяц.

15.3. Учет расчетов с депонентами

На счете 0 304 02 000 «Расчеты с депонентами» учитываются суммы оплаты труда, пособий, пенсий, компенсаций, стипендий, не полученные в установленный срок.

В этой ситуации кассиром составляется реестр депонированных сумм с указанием лиц, не получивших заработную плату, стипендию и другие выплаты.

В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) против фамилий и инициалов лиц, не получивших их в установленный для выдачи срок, кассир проставляет оттиск печати (штампа) или от руки делает запись «депонировано», подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставляет свою подпись и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру.

Учет депонированных сумм по оплате труда и стипендий ведется в Книге аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048) в разрезе получателей депонированных сумм и видов выплат.

Депонированные суммы выдаются работнику (иному получателю) по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого следует указать в соответствующей строке в Книге аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048).

Своевременно не востребованная депонированная сумма числится в учете учреждения в течение всего срока исковой давности. Согласно п. 1 ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет в общем случае три года со дня, определяемого в соответствии со ст. 200 ГК РФ.

Депонированная сумма выдается работнику (иному получателю) по первому его требованию. В случае смерти работника депонированная заработная плата выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти.

Невостребованные депонированные суммы после истечения срока исковой давности списываются по результатам инвентаризации и на основании приказа руководителя учреждения. Суммы невостребованной и списанной депонированной заработной платы и других выплат относятся на финансовый результат деятельности учреждения.

Бюджетный учет расчетов с депонентами регламентирован п. 107 Инструкции № 162н (таблица 136).

Таблица 136

Бухгалтерские записи

по учету расчетов учреждения с депонентами

№ п/п Дебет Кредит
1 Отражение в составе депонентской задолженности не получаемых в установленные сроки сумм:

— заработной платы и денежного довольствия,

— не относящихся к заработной плате дополнительных выплат, пособий и компенсаций в пользу работников и (или) их иждивенцев,

— пособий за счет средств ФСС РФ,

— пособий по социальной помощи населению,

— стипендий

КРБ 1 302 11 830

КРБ 1 302 12 830

КРБ 1 302 13 830

КРБ 1 302 62 830

КРБ 1 302 91 830

КРБ 1 304 02 730

КРБ 1 304 02 730

КРБ 1 304 02 730

КРБ 1 304 02 730

КРБ 1 304 02 730

2 Выдача депонированных сумм из кассы учреждения КРБ 1 304 02 830 КИФ 1 201 34 610
3 Перечисление депонированных сумм с лицевого счета учреждения получателю КРБ 1 304 02 830 КРБ 1 304 05 ххх
4 Списание невостребованной депонентской задолженности по истечении срока исковой давности КРБ 1 304 02 830 КДБ 1 401 10 173

Выплата зарплаты через кассу по ведомости

Для подготовки к выплате заработной платы служит документ «Ведомость на выплату зарплаты» (меню «Зарплата – Выплата зарплаты» или вкладка «Зарплата»). Если выплачивается зарплата, начисленная на месяц, предварительно должен быть заполнен и проведен документ «Начисление зарплаты работникам».

В «Ведомости на выплату зарплаты» необходимо указать месяц, за который выплачивается з/п, способ выплаты (через кассу или банк), а также подразделение (необязательно). Табличную часть можно заполнить автоматически или вручную. Для автоматического заполнения нажимаем «Заполнить – По задолженности на конец месяца», затем «Рассчитать». Рассчитаны суммы к выплате сотрудникам (за минусом налога). Суммы доступны для изменения. Чтобы отразить выплату, нужно поставить каждому сотруднику отметку «Выплачено», можно это сделать для всех сразу по кнопке «Заменить отметку на – Выплачено». Но, пока не введен документ оплаты, ведомость считается неоплаченной. Записываем ведомость по кнопке «Записать». Этот документ не проводится и не формирует бухгалтерских проводок.

Для отражения выплаты денег из кассы необходимо ввести расходный кассовый ордер. Можно сделать это вручную (создать РКО, указать вид операции «Выплата зарплаты по ведомостям», затем выбрать ведомость), или на основании «Ведомости на выплату зарплаты». Воспользуемся вводом на основании. Создан документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата зарплаты по ведомостям», в нем указана ведомость и общая сумма к выплате:

При необходимости заполняем статью ДДС и реквизиты печатной формы, затем проводим РКО. Формируются проводки Дт 70 Кт 50 по каждому сотруднику:

Теперь «Ведомость на выплату з/п» отражена в программе как оплаченная. Если открыть ее, видно, что по каждому сотруднику указан документ оплаты, также указан документ оплаты для ведомости. Кроме того, оплаченная ведомость недоступна для изменения.

Если все же возникла необходимость изменить оплаченную ведомость, нужно найти документ оплаты – в нашем случае РКО – и отменить его проведение (или удалить). После этого ведомость станет доступной для изменения. Нельзя забывать, что потребуется также внести изменения в документ оплаты или ввести его по новой.

Выплата зарплаты через кассу расходными ордерами

Если требуется оформить расходные ордера на каждого сотрудника, можно воспользоваться соответствующей обработкой.

Создаем «Ведомость на выплату зарплаты», указываем способ выплаты «Через кассу», заполняем документ как обычно, ставим сотрудникам отметку «Выплачено», записываем документ. Затем нажимаем «Перейти – Выплата зарплаты расходными ордерами». В открывшейся форме обработки уже заполнены строки с суммами по сотрудникам. Внизу указываем дату выписки расходных ордеров, затем нажимаем «Создать документы» и «Провести документы». В строках отобразились созданные РКО.

По каждому сотруднику был создан и проведен документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата зарплаты работнику», формирующий проводку: Дт 70 Кт 50.

В «Ведомости на выплату зарплаты» отражена оплата расходными ордерами.

Обработка «Выплата зарплаты расходными ордерами» доступна также через меню «Зарплата – выплата зарплаты» и вкладку «Зарплата».

Выплата зарплаты через банк

Для отражения выплаты зарплаты через банк на лицевые счета сотрудников необходимо в документе «Ведомость на выплату зарплаты» указать способ выплаты «Через банк», затем заполнить и записать документ. При этом у сотрудников нет отметки «Выплачено/Не выплачено».

Затем на основании ведомости вводится «Платежное поручение». Сумма проставлена автоматически. В качестве получателя необходимо указать банк, в котором открыты лицевые счета сотрудников, также нужно указать счет получателя. Для этого банк придется занести в справочник «Контрагенты», там же указать реквизиты счета, затем выбрать банк и счет в платежном поручении.

После заполнения и записи платежки нужно по ссылке ввести документ списания с р/с. Создана выписка «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление заработной платы», в ней указаны суммы по каждому сотруднику. При проведении документ списания формирует по каждому сотруднику проводки Дт 70 Кт 50.

В «Ведомости на выплату зарплаты» в качестве документа оплаты указано «Списание с расчетного счета»:

Депонирование

При выплате зарплаты через кассу может возникнуть ситуация, когда сотрудник не получил причитающуюся ему плату. В этом случае неполученная зарплата регистрируется в качестве депонента.

Для отражения этой операции в программе сначала создадим «Ведомость на выплату зарплаты» (способ выплаты «Через кассу»), заполним документ как обычно. Сотруднику, чью зарплату необходимо задепонировать, поставим отметку «Задепонировано», остальным – «Выплачено»:

Теперь для оплаты ведомости потребуется две операции. Выплату из кассы сотрудникам, получившим зарплату, отражаем с помощью РКО (как описывалось выше). А для отражения депонирования на основании «Ведомости» вводим документ «Депонирование». Он полностью заполнен, на закладке «Неполученная зарплата» указана ведомость, на закладке «Работники» — список работников.

В документе «Депонирование» доступна печатная форма карточки депонента. При проведении документ формирует проводку по каждому сотруднику по Дт 70 и Кт 76.04 («Расчеты по депонированным суммам»):

В «Ведомости на выплату зарплаты» в качестве документов оплаты указаны «Депонирование» и РКО:

Если сотрудник впоследствии получает депонированную зарплату, в программе необходимо вручную ввести «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата депонированной зарплаты». Для автоматического заполнения следует нажать «Заполнить – Всеми невыплаченными документами». В табличную часть автоматически подставляются сотрудники, чья зарплата была на депоненте, ведомости и суммы. Можно заполнить документ и вручную, при этом необходимо, чтобы сумма депонента и ведомость были указаны правильно.

При проведении РКО по выплате депонированной зарплаты формирует по каждому сотруднику проводку: Дт 76.04 Кт 50:

Операции по депонентам отражаются в отчете «Книга депонентов» (меню «Зарплата – Выплата зарплаты» или вкладка «Зарплата»):

Документы по депонентам сохраняются в журнале «Документы по депонированию» (меню «Зарплата – Выплата зарплаты» или вкладка «Зарплата»).

В случае истечения срока исковой давности, депонентская задолженность списывается в доходы организации с помощью документа «Списание депонентов в доходы организаций» (меню «Зарплата – Выплата зарплаты – Документы по депонированию» или вкладка «Зарплата»).

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Депонент — это физическое лицо, которому принадлежат определенные финансовые средства, хранящиеся в банке или в каком-либо другом финансовом предприятии.


Данный термин имеет и второе значение.

Депонент — это физическое лицо, которому задерживают причитающуюся ему выплату, либо заработную плату — к примеру, рабочие, которым задерживают зарплату и так далее. По сути, является ответвлением первого определения.

Определение происходит от латинского слова «deponentus», обозначающее частное лицо, откладывающее что-то.

К первому определению относится еще и депонент ценных бумаг — это частное лицо, ценные бумаги которого хранятся у депозитария (специалиста по работе на рынке ценных бумаг, заключающейся в их хранении, скупке и продаже).

Проще говоря, депонент — это человек, владеющий денежными (либо другими) средствами частной собственности, однако находятся они не у него, а у какой-либо организации на временном хранении. Либо, когда его финансы лежат на его счету в банке, либо, когда в банке либо другой организации находится заработная плата, которую ему уже должны выплатить, но в силу обстоятельств задерживают выплату, тогда фактически получается, что его деньги (принадлежащие ему) отложены в финансовой организации.

Роль и функции депонента в экономике

Роль депонента в экономике не ограничивается сохранностью и выгодными вложениями его частных финансовых средств. Депоненты занимают значимую нишу в функционировании банковской системы. Банк напрямую зависит от внедрения в его систему сторонних ресурсов.

Статистика утверждает, что разница соотношений вкладов к собственным ресурсам банка в большинстве случаев считается не в пользу последних, поскольку депозиты составляют большую часть всех банковских ресурсов, согласно тем же статистическим данным — депозиты занимают от 60% банковских ресурсов.

Однако, для того, чтобы банк мог эффективно работать с этими депозитами, чтобы он мог распоряжаться ими с последующим получением прибыли, требуется оптимизация сроков вклада для депонентов, желающих воспользоваться услугами предприятия. Для этого выстраивается целая система выгодных вкладов для частных лиц на выгодных обеим сторонам условиях.

Проще говоря, благодаря депозитам (денежным вкладом в банки под проценты) депонентов работает банковская система, имеющая в своём обороте огромную сумму чужих вложений, с помощью которой банк, проворачивая определенные рабочие операции, способен увеличить прибыльность своего предприятия и выплатить положенный процент вкладчикам, в связи с чем можно утверждать, что депонирование средств приносит выгоду обоим сторонам через сотрудничество.

Виды депонента

Депонентом называется человек, делающий вклады в какое-либо банковское заведение с последующим страхованием и получением прибыли. То, что называется «положить в банк под проценты».

Депонентами называются люди, которым причитаются определенные денежные выплаты. К примеру, работники, которым задерживают заработную плату, либо родители, которым принадлежат алименты на ребенка, пенсионеры и т.д.

Также депонентами являются лица, у которых есть счет депо и которые имеют право распоряжаться и пускать в оборот средства, которые находятся на этом счету.

Счет депо — это счет, открываемый в депозитарии (то есть отделении, где хранятся ценные бумаги — акции, активы), и соответственно хранящаяся на этом счету собственность представлена в виде ценных бумаг.

Средства, которые причитаются человеку, но находятся не у него на руках, а в какой-либо финансовой организации называются соответственно депонированными. Получение депонированных средств должно осуществляться в указанные в договоре сроки. Когда истекает срок исковой давности на депонированные средства — они передаются в государственный бюджет.

Депонирование средств, которое многие среднестатистические обыватели держат в, не особо крупных размеров, вкладах — является основным залогом успешности работы государственной и частной экономики. Это естественный процесс экономического денежного оборота, который представляет выгоду для депонентов, для банков и для всей финансовой сферы.

Расчеты с депонентами

труд оплата депонент взнос

По истечении установленных сроков выплаты заработной платы и иных сумм, причитающихся к получению работниками, невыданные суммы подлежат депонированию.

Депонированные суммы на следующий день после истечения предельного срока выдачи заработной платы должны быть возвращены на расчетный счет организации в обслуживающий банк. На сдаваемые суммы кассир оформляет объявление на взнос наличными, а после получения квитанции о зачислении денежных средств на расчетный счет в банке, в бухгалтерии выписывается расходный кассовый ордер.

Необходимо учитывать, что депонирование производится только по тем суммам, по которым наличные средства для выдачи были получены в учреждении банка, но не выплачены по причине отсутствия работника на работе, неприбытии его для получения либо в случае, когда работник отказался получать деньги. При этом причины, по которым средства не получены, значения не имеют.

В бухгалтерском учете для учета сумм депонированной заработной платы предназначен отдельно открываемый к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Исходя из этого при закрытии расчетно-платежной (платежной) ведомости, суммы невыплаченной заработной платы отражаются в учете записью по дебету счета 70 и кредиту счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Депонированию подлежат не начисленные суммы заработной платы в пользу работников, не получивших вовремя суммы оплаты труда, а суммы, причитающиеся к выплате им на руки (графа 20 «Сумма, к выплате» «Расчетно-платежной ведомости» (форма № Т-49); графа 4 «Сумма, руб.» «Платежной ведомости» (форма № Т-53).

Следует также заметить, что если организация задерживает выплату заработной платы или производит частичную выдачу заработной платы, невыданные суммы к депонированным не относятся.

Для отнесения сумм к депонированным необходим тот факт, что заработная плата выдавалась всем сотрудникам, но не была выдана отдельным из них, отсутствующим по каким-либо причинам в то время, когда в организации была организована выдача заработной платы.

Если общеустановленные сроки для выплаты заработной платы наступили, заработная плата начислена, а средства для выплаты заработной платы по каким-либо причинам (в том числе отсутствие временно свободных средств) в учреждении банка не получены, то невыплаченные в установленный срок суммы заработной платы депонироваться не должны.

Напомним, что согласно статьи 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором или непосредственно трудовым договором, заключенным с работником.

Оплата отпуска в соответствии с положениями той же статьи 136 ТК РФ должна производиться не позднее чем за три дня до его начала.

При увольнении работника выплата всех причитающихся в окончательный расчет сумм заработной платы производится в день увольнения работника (статья 140 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В случае оспаривания работником сумм, начисленных ему в окончательный расчет при расторжении трудового договора, работодатель обязан в день увольнения выплатить не оспариваемую работником сумму.

Если организацией получены наличные средства для оплаты отпуска или производства окончательных расчетов при увольнении работника, а в установленный срок (с соблюдением трехдневного срока для выплаты) работник не явиться за получением заработной платы, то невыданные суммы заработной платы также должны быть отнесены к депонированным.

Суммы депонированной заработной платы после закрытия расчетно-платежной ведомости подлежат сдаче на расчетный счет организации. При этом на сданные суммы составляется отдельный расходный кассовый ордер и оформляется запись по дебету счета 51 и кредиту счета 50.

При сдаче таких средств на расчетный счет в назначении платежа указывается «депонированная заработная плата», что обязывает банковское учреждение учитывать данные средства отдельно.

Невостребованная работниками депонированная заработная плата хранится до истечения срока исковой давности, то есть в течение трех лет и выдается по первому требованию работника.

Выдача депонированных сумм отдельным работникам наличными осуществляется по расходному кассовому ордеру, а если получателей несколько, то может составляться отдельная платежная ведомость.

При выдаче денег отдельному лицу кассир требует предъявления паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Наличные денежные средства выдаются только лицу, указанном в расходном кассовом ордере или ведомости. В случае если депонированные суммы выдаются по доверенности, в ордере указываются фамилия, имя и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег, а в ведомости перед распиской получателя кассир производит надпись «По доверенности». Оформленная в установленном порядке доверенность остается у кассира, который прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Для погашения сумм заработной платы, отнесенных на расчеты с депонентами, организациями могут быть также использованы безналичные перечисления на счета в кредитных учреждениях (на основании заявления работника) или натуральная форма оплаты труда (по соглашению между работником и работодателем).

На выданные суммы депонированной заработной платы в бухгалтерском учете оформляются следующие записи:

Дебет счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит счета 50 — выдача депонированных сумм из кассы предприятия;

Дебет счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит счета 51 — перечисление депонированных сумм на лицевые счета работников в кредитных учреждениях;

Дебет счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит счета 90 «Продажи», субсчет «Выручка» — погашение депонированных сумм путем натуральной оплаты труда.

Согласно статье 131 ТК РФ доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от общей суммы заработной платы. Во всех случаях не допускается выплата заработной платы в виде спиртных напитков, наркотических, токсических, ядовитых и вредных веществ, оружия, боеприпасов и других предметов, в отношении которых установлены запреты или ограничения на их свободный оборот.

В случае смерти работника неполученная ко дню его смерти заработная плата в соответствии со статьей 141 ТК РФ выдается совместно проживающим с ним членам семьи, а также лицам, находившимся вследствие нетрудоспособности на иждивении умершего.

По истечении сроков исковой давности невостребованные суммы депонированной заработной платы в соответствии с пунктом 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н) списываются на основании данных проведенной инвентаризации и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты деятельности.

При этом в бухгалтерском учете оформляется запись по дебету счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

В соответствии с письмом Минфина России от 24 июля 1992 года № 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях» аналитический учет расчетов с депонентами в части сумм своевременно не выданной заработной платы ведется в реестре (разработочная таблица № 11) или в книге учета депонированной заработной платы (форма № 8-а).

Книга (форма № 8-а) открывается на год. Для каждого депонента в ней отводится отдельная строка, по которой указывается табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма, а в дальнейшем делается отметка о ее выдаче. Для отметок о выдаче сумм предусмотрены двенадцать граф по количеству месяцев, отметки о выдаче производятся в соответствующей графе, в зависимости от того, в каком месяце была произведена выплата причитающейся суммы. Суммы, оставшиеся на конец года неоплаченными, переносятся в новую книгу, открываемую на следующий год.

Реестр (РТ-11) является первичным документом и одновременно учетным регистром. Он ведется порядком схожим с книгой учета депонированной заработной платы с той лишь разницей, что он, во-первых, составляется кассиром, а, во-вторых, заполняется отдельно за каждый период депонирования зарплаты.

При его первом заполнении записываются табельный номер, фамилия, имя и отчество и депонированная сумма. Для отметок об оплате, которые делаются работниками бухгалтерии, предусмотрена специальная графа.

В конце реестра показывается итоговая сумма произведенных выплат, относящаяся к данному месяцу. По истечении квартала или года невыплаченные суммы переносятся в открываемые в бухгалтерии новые реестры.

Если организации отказываются от указанных правил обособленного бухгалтерского учета депонированной заработной платы, они могут быть привлечены к административной ответственности, предусмотренной статьей 15.11 КоАП РФ.

В случае, если неведение бухгалтерского учета депонированных сумм заработной платы приведет к искажению соответствующей статьи (строки) форм бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов, на должностных лиц организации может быть наложен административный штраф в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда.

С отраженных в установленном порядке сумм депонированной заработной платы организации в установленном порядке должны произвести уплату по принадлежности сумм единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, а также страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. При этом исполнение указанных обязанностей не зависит от того, будут ли до установленного срока уплаты обязательных платежей выплачены суммы заработной платы или нет.

Уплата сумм единого социального налога должны быть произведены не позднее 15-го числа следующего месяца (пункт 3 статьи 243 НК РФ), страховых взносов на обязательное пенсионное страхование — ежемесячно в срок, установленный для получения в банке средств на оплату труда за истекший месяц, или в день перечисления денежных средств на оплату труда со счетов организации на счета работников, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который производится уплата платежей (пункт 2 статьи 24 Федерального закона от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

Начисленные на суммы заработной платы (в том числе депонированные) страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний должны перечисляться по принадлежности ежемесячно в срок, установленный для получения (перечисления) в банках (иных кредитных организациях) средств на выплату заработной платы за истекший месяц (пункт 4 статьи 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Суммы исчисленного к удержанию налога на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 6 статьи 226 главы 23 НК РФ организации обязаны перечислять по принадлежности не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления доходов со счетов в банке на счета работников либо по их поручениям на счета третьих лиц в банках.

Учитывая изложенные положения НК РФ суммы налога на дохода, приходящиеся на депонированные суммы заработной платы, должны быть перечислены в бюджет одновременно со всеми другими суммами налога.

За несвоевременную уплату исчисленных с заработной платы сумм налогов и обязательных платежей организации могут быть привлечены к налоговой ответственности, предусмотренной статьями 120 и 122 НК РФ, административной ответственности, предусмотренной статьей 15.11 КоАП РФ, а в части страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний — к ответственности, предусмотренной статьями 19 и 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ.

Статьей 236 ТК РФ установлена материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы в виде выплаты компенсации (процентов) в размере не ниже одной трехсотой действующей за время задержки ставки рефинансирования Центробанка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Конкретный размер выплачиваемой работнику денежной компенсации определяется коллективным договором или же непосредственно трудовым договором.

Учитывая, что депонирование заработной платы производиться только в случае не получения заработной платы по инициативе работника, то требовать выплаты компенсации в соответствии со статьей 236 ТК РФ за время «депонирования» работники не вправе.

Если только по требованию работника отнесенные на депонент суммы заработной платы будут задержаны, то тогда можно требовать выплаты компенсации. Однако, учитывая, что трудовым законодательством конкретные сроки выплаты депонированной заработной платы не установлены, то, по мнению автора, требовать выплаты компенсации работники вправе со дня, следующего за предъявлением требования о выплате сумм и ближайшей принятой в организации даты выплаты заработной платы (за первую половину месяца, за вторую половину месяца).

Если средства на выплату заработной платы в установленный на предприятии срок не получены вовсе, то начисленные суммы заработной платы не относятся к депонированным, и по ним по общепринятым статьей 236 ТК РФ производится начисление компенсации.

Положениями коллективного договора или непосредственно трудового договора могут быть предусмотрены иные правила расчета компенсации за несвоевременное работодателем удовлетворение требований работника о выплате ему депонированной заработной платы. Расчет компенсации может производиться со дня, следующего за днем, когда работник обратился за выплатой компенсации, или же со дня, следующего после истечения трехдневного (или иного) срока для получения средств в учреждении банка, оформления соответствующих первичных документов и выплаты сумм.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *