Содержание
- Читаем нормативный документ
- Лингвистический анализ
- Перечень объектов
- Определения терминов
- Роль банковского счета
- Выводы
- Для кого оформление кассовой книги обязательно?
- Как вести кассовую книгу?
- Структура кассовой книги (правила заполнения полей)
- Нужны ли кассовые книги пользователям инновационных ККМ?
- Как вести кассовую книгу на ККМ в 2018-2019 годах
Читаем нормативный документ
Положение (абз. 2 п. 1.2) буквально устанавливает следующее: обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица, для совершения операций которого юридическим лицом открыт банковский счет, устанавливает лимит остатка н а л и ч ны х де нег. Но кол ь с коро дол жен быт ь лимит, наличествует и касса (абз. 1 п. 1.2 Положения). Кассовые операции подлежат отражению в кассовой книге (абз. 9 п. 2.6 Положения). А если обособленное подразделение ее не ведет?
Невнесение записей в кассовую книгу рассматривается как неоприходование в кассу наличных денег (абз. 2 п. 6.1 Положения). Оно расценивается как административное правонарушение и влечет за собой весьма внушительные штрафы (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Контроль за полнотой учета выручки денежных средств осуществляют территориальные налоговые инспекции (п. 5 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утв. приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н). Поэтому каждой компании, работающей с наличными деньгами вне места своего нахождения, важно определиться с «кассовыми» обязанностями работников своих подразделений.
Так в каком же значении в Положении применено понятие «обособленное подразделение»?
Лингвистический анализ
Для начала разберемся в конструкции «обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица (далее – обособленное подразделение)», использованной в Положении. При перечислениях скобки в нем применяются не в целях уточнения (конкретизации, сужения) первого из перечисляемых терминов, а для обозначения альтернативных или дополнительных к нему вариантов. Об этом свидетельствуют многочисленные примеры из текста:
- банковский платежный агент (субагент);
- печать (штамп);
- кассовая книга (книга учета принятых и вы данных кассиром денежных средств);
- расчетно-платежная ведомость (платежная ведомость);
- расходный кассовый ордер (расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость);
- наименование (фирменное наименование);
- приходный кассовый ордер (расходный кассовый ордер);
- полученные (выданные) наличные деньги.
Значит, «филиал» и «представительство» – это не расшифровки или пояснения к «обособленному подразделению», тем более что любой объект из интересующего нас перечня – «обособленное подразделение», «филиал» и «представительство» – в целях применения Положения обобщенно именуется обособленным подразделением (с помощью оговорки «далее»). Казалось бы, обособленное подразделение в «кассовом» понимании не сводится к общеустановленному значению термина «обособленное подразделение».
Справочно
Обособленное подразделение юридического лица непременно характеризуется расположенностью вне места его нахождения.
Формальный лингвистический анализ вынуждает нас признать, что обособленное подразделение, филиал и представительство – равноценные с точки зрения Положения понятия. А потому невозможно согласиться с мнением, что обособленными подразделениями в Положении считаются лишь филиалы и представительства.
Перечень объектов
Следующий шаг – разберемся со смыслом каждого из самостоятельных объектов – «обособленное подразделение», «филиал», «представительство».
На первый взгляд, речь идет о территориальной обособленности, которая характеризуется адресом, отличным от адреса государственной регистрации компании.
Бухгалтеры склонны рассматривать обособленное подразделение в специальном значении, придаваемом этому термину налоговым законодательством. Главным признаком такого обособленного подразделения является срок, на который в нем оборудованы рабочие места. И если рабочее место существует менее месяца, то обособленного подразделения оно не порождает. Однако не следует забывать об ограниченном применении этого критерия. Такой признак обособленного подразделения, как срок, «работает» лишь в актах законодательства о налогах и сборах. Об этом прямо сказано в абзаце 1 пункта 2 статьи 11 Налогового кодекса. Положение, принятое Банком России, к подобным актам не относится (п. 1 ст. 4 НК РФ). Оно предназначено для организации наличного денежного обращения (ст. 34 Закона от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»).
Поясним сказанное на конкретном примере. Предположим, компания открыла торговую точку без определения срока и она функционирует менее месяца. С точки зрения налогового законодательства обособленного подразделения у нее нет. Но это не означает, что такового не имеется в целях соблюдения кассовой дисциплины. Эту позицию поддерживает письмо Минфина России от 8 октября 2012 г. № 03-02-07/1-242. В нем подчеркивается, что организация, в составе которой имеется «налоговое» обособленное подразделение, подлежит постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения такого подразделения. Но факт такого учета не может влиять на порядок ведения кассовых операций.
Определения терминов
Характеристики интересующих нас терминов мы найдем в статье 55 Гражданского кодекса. А в ней нас поджидает удивительный сюрприз. Из формулировки статьи не следует, что обособленное подразделение юридического лица непременно характеризуется расположенностью вне места его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Это в налоговых правоотношениях территориальная обособленность специально оговорена, то есть имеет принципиальное значение.
Нетрудно представить себе обособленные подразделения, находящиеся по «юридическому» адресу компании. Скажем, в одном задании, ей принадлежащем, могут размещаться несколько магазинов разного профиля (например, реализующих продукты питания и спортивные товары), ресторан и т. д. Под каждый вид деятельности выделено отдельное помещение, но в ЕГРЮЛ этот факт не отражается.
Филиал и представительство – особые разновидности обособленных подразделений. Они должны быть, во-первых, расположены вне места нахождения юрлица, а во-вторых, непременно указаны в его учредительных документах.
В итоге мы выявили источник трудностей в понимании требований Положения. И пришли к выводу: территориально-адресный признак – не обязательный критерий обособленности.
По мнению автора, в Положении филиалы и представительства выделены с тем, чтобы подчеркнуть гражданско-правовой статус обособленных подразделений. Но делать это было даже не обязательно. Ведь филиалы и представительства – тоже обособленные подразделения. А вот мнение отдельных специалистов, что Положение определяет обособленные подразделения как филиалы и представительства, является заблуждением.
Внимание
Если подразделение ведет кассовые операции, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем использовать банковский счет вовсе не обязательно.
Роль банковского счета
В Положении сказано, что лимит устанавливают обособленные подразделения, для совершения операций которых юридическим лицом открыт банковский счет. Эта формулировка послужила еще одним источником разногласий. Казалось бы, если счет для обслуживания подразделения специально не открывался, то нет оснований и устанавливать лимит. Ну и соответственно – вести кассовую книгу.
Но Банк России возражает против такого толкования. В письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255 он разъясняет, что требование о ведении кассовой книги должно соблюдаться каждым обособленным подразделением, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением. Эту позицию взяли на вооружение налоговые органы (п. 1 письма ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195).
Спорить с этой точкой зрения трудно, поскольку владельцем счета выступает не обособленное подразделение, а юридическое лицо. Возможность использования счета работниками подразделения устанавливается компанией и извне, со стороны банка, не ограничивается.
Если подразделение ведет кассовые операции, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем подразделению для соблюдения лимита использовать банковский счет вовсе не обязательно. Сверхлимитную наличность можно сдавать и в головную кассу (абз. 2 п. 1.5 Положения).
Выводы
В итоге остается единственный критерий наличия кассы – совершение подразделением кассовых операций. Ну а кассовые операции – это операции по приему наличных денег, включающие их пересчет, и выдаче наличных денег (абз. 2 п. 1.1 Положения). И если такие действия осуществляются непосредственно в обособленном помещении, причем для этого назначены ответственные лица, то подразделение обязано вести кассовую книгу.
Приходится признать, что главный признак обособленности – организационный. Ведь касса – это место для проведения кассовых операций, определенное руководителем юридического лица (абз. 1 п. 1.2 Положения). По мнению автора, налоговые споры по неведению кассовой книги обособленным подразделением перспектив не имеют. Радует лишь то, что обязанности по специальному оборудованию и укрепленности касс ушли в прошлое.
Е.Ю. Диркова
Практическая энциклопедия бухгалтера Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.
|
Для кого оформление кассовой книги обязательно?
Главный правовой акт, регламентирующий ведение кассовых книг российскими организациями, — указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 (далее — Указание).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 в кассовый порядок внесены изменения. Подробнее о них читайте:
- «Изменения в порядке ведения кассовых операций»;
- «Новые правила работы с подотчетниками».
Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014. В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения.
Не снимает обязанность по ведению кассовой книги и использование онлайн-касс.
Что это такое и для чего ввели онлайн-кассы, читайте .
Да, с переходом на онлайн-ККТ необходимость ведения некоторой кассовой первички отпала. Ее теперь заменяют фискальные документы, которые формируются и хранятся в электронном виде. Но кассовой книги это не касается. Она ведется по так называемой «главной кассе», в которой происходят не только расчеты с покупателями, но и другой наличный оборот. Поэтому вести кассовую книгу нужно, как и прежде.
Подробнее об этом читайте в статье «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?».
Кассовая книга может на законном основании не заполняться индивидуальными предпринимателями, которые ведут в установленном порядке учет доходов, расходов, физических показателей и иных объектов налогообложения, характеризующих тот или иной вид коммерческой деятельности (п. 4.1. Указания). Поскольку ИП практически всегда обязаны вести учет доходов и расходов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физических показателей (при ЕНВД), то данную норму правомерно трактовать как распространяющуюся на всех ИП.
Подробнее о ведении учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями читайте в статье «Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?».
Наша задача в данной статье — исследовать, как заполнить кассовую книгу, рассмотреть образец алгоритма внесения в нее данных, порядок обращения с соответствующим документом.
Как вести кассовую книгу?
Кассовая книга должна вестись организацией по форме КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 и соответствующей номеру 0310004 в ОКУД (п. 2 Указания). Скачать ее можно на нашем сайте:
Заполнять кассовую книгу нужно только в те дни, когда организацией осуществлялся практический прием (выдача) денежных средств.
О порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций в 2017 году».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 делать записи в кассовой книге не обязательно должен кассир. Это может быть любой уполномоченный на это работник организации, к примеру, бухгалтер. Соответствующее изменение в кассовый порядок было внесено указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (что еще поменялось, см. ). Но дальше в статье мы продолжим привычно называть такого работника кассиром.
Существует 3 способа заполнения кассовых книг:
- вручную на готовых бланках;
- на компьютере (с последующей распечаткой);
- на компьютере с сохранением файла кассовой книги в реестрах ПО.
Далее мы рассмотрим нюансы задействования каждого из способов подробнее. Пока же изучим то, какова структура кассовой книги, и каким образом в ней заполняются поля.
Заполненный образец кассовой книги можно скачать на нашем сайте.
Скачать образец кассовой книги
Структура кассовой книги (правила заполнения полей)
Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:
- лицевые (образец обложки или титула);
- внутренние (страницы с 3 по 10);
- завершающая (располагающаяся в конце документа).
На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:
- «Касса за» (в ней фиксируются даты тех или иных операций с денежными средствами);
- «Лист» (здесь указывается порядковый номер конкретного листа кассовой книги);
- «Номер документа» (в этой графе фиксируется номер ордера — приходного либо расходного);
- «От кого получено или кому выдано» (инициалы человека или фирмы, которые вносят либо получают наличные средства);
- «Номер корреспондирующего счета, субсчета» (в данной графе фиксируется счет, который корреспондирует в установленном порядке со счетом 50, ИП не заполняют данную область кассовой книги);
- «Приход» (фиксируется сумма средств по приходным ордерам);
- «Расходы» (указывается сумма денежных средств по расчетным ордерам);
- «Итого за день» (суммируются поступления, а также денежные выплаты за рабочую смену кассира);
- «Остаток денежных средств на конец дня» (указывается величина остатка в кассе).
В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.
В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:
- кассира организации, который заполняет основные сведения в кассовой книге;
- бухгалтера (который одновременно указывает количество ПКО и РКО, а также удостоверяет тот факт, что получил и проверил ордера).
На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:
- главного бухгалтера;
- руководителя фирмы.
Нужны ли кассовые книги пользователям инновационных ККМ?
Нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы? Да, как и расходные и приходные ордера, на основании которых она заполняется. Ее применение регулируется указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
По желанию хозяйствующий субъект вправе использовать также журнал, в котором учитываются РКО и ПКО. Узнать больше о нем вы можете в статье «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров».
Использоваться книга при этом может разными способами:
1. Как инструмент учета по операциям, проведенным на ККМ (то есть отражающим факт фискализации выручки или расходов в соответствии с законом «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Эти операции предполагают формирование чеков, которые прописываются в фискальном накопителе.
Читайте нас в Яндекс.Дзен Яндекс.Дзен
Следует иметь в виду, что в книгу попадают сведения исключительно по наличным операциям на ККМ. Эквайринг (прием оплаты по карте) не считается операцией, подпадающей под юрисдикцию указаний № 3210-У, и сведения по нему не отражаются в книге.
2. В целях ведения учета по прочим наличным операциям, если они осуществляются.
Это могут быть такие операции, как, например:
- пополнение кассы (добавление разменных купюр и монет);
- прием или выдача наличных работникам под отчет (например, для командировки);
- выдача зарплаты, если она не перечисляется на расчетный счет.
Отметим, что перечисленные выше операции по пункту 2 не имеют никакого отношения к фискализации на ККМ. Чеки при их осуществлении не выдаются.
Как вести кассовую книгу при онлайн-кассе на практике? Рассмотрим эту процедуру исходя из специфики применения основных носителей данных для книги учета — РКО и ПКО.
Как вести кассовую книгу на ККМ в 2018-2019 годах
Кассовая книга при онлайн-кассе в 2018-2019 годах (если законом не будет установлено иное, и в последующие годы) подлежит заполнению на основании:
1. Приходных кассовых ордеров.
В них предполагается документирование тех операций, которые фискализированы на ККМ с пробитием чеков, где в реквизите «Признак расчета» прописаны значения:
- «Приход» (когда денежные средства принимаются от покупателя — например, при обычной оплате за товар или услугу);
- «Возврат расхода» (когда денежные средства, ранее выданные физическому лицу, например в счет приобретения у него цветного металла, магазин истребует обратно).
При этом составляется один общий ПКО на сумму всех операций по указанным значениям реквизита «Признак расчета» в конце дня. Для того чтобы определить эту сумму, нужно:
- распечатать на ККМ отчет о состоянии счетчиков (обычно формируется вместе с отчетом о закрытии смены);
- посмотреть, какие суммы в нем указаны в графах «Приход» и «Возврат расхода», сложить их.
2. Расходных кассовых ордеров.
В них, в свою очередь, отражаются операции фискализации, при которых реквизит «Признак расчета» в чеке указан в значении:
- «Расход» (как раз тот случай, когда предприятие покупает цветной металл у физлица);
- «Возврат прихода» (показывает, что предприятие вернуло ранее принятые от покупателя денежные средства — например, при возврате некачественного товара).
Аналогично составляется один РКО в конце смены — на все операции, что показаны в отчете о состоянии счетчиков напротив граф «Расход» и «Возврат прихода».
В кассовую книгу по завершении дня попадает, таким образом, по одному «фискальному» ПКО и РКО.
***
Кассовая книга для онлайн-кассы должна отражать сведения по ПКО и РКО, в которых фиксируются, соответственно, приходные и расходные суммы, фискализированные на кассе в течение рабочего дня. Эти суммы смотрятся по отчету о состоянии счетчиков, который кассир печатает на ККМ по завершении смены.
***
Уверены, вам будет интересно ознакомиться и с другими материалами, которые мы написали специально для нашего канала Дзен.