Как считать сверхурочные часы?

Как рассчитывается переработка рабочего времени

Несмотря на то, что сверхнормативный труд инициирует руководитель, законом не предусмотрено издание специального распоряжения на этот счет, важно лишь заручиться письменным согласием работника. Хотя при возникновении нештатных или аварийных ситуаций согласия персонала не требуется.

Основанием для расчета сверхурочных и последующей оплаты является табель учета рабочего времени. Сверхурочные часы в нем проставляют, кодируя шифром «С» или «04».

Законодателями установлено предельно допустимое количество сверхурочного времени в году, равное 120 часам (причем не более 4-х часов два дня подряд). Стандартная длительность рабочей недели установлена ст. 91 ТК РФ – 40 часов (5 дн. по 8 ч.). Ст. 152 ТК РФ определена повышенная оплата переработок:

  • за первые 2 часа – полтора размера установленного тарифа;
  • за последующие – двойной размер оплаты.

Указанные величины оплаты часов переработки являются минимальными, т. е. платить меньше работодатель не вправе, но может увеличить оплату по своему усмотрению. Эту информацию необходимо закрепить в колдоговоре, отраслевом соглашении или трудовых договорах с сотрудниками.

Как посчитать переработку часов сотруднику на окладе

Не менее важно установить базу, служащую основой расчета. Поскольку законодательством не определен порядок и не указано, учитывать ли только оклад или рассчитывать средний часовой заработок, куда входят стимулирующие и премиальные выплаты, то работодателю придется установить порядок расчета базовой суммы. Если этого в предприятии не произошло, то стоимость часа будет рассчитываться как сумма оклада, разделенная на количество часов по норме (месячной либо среднегодовой). Т.е. часовую часть оклада можно определить по одной из формул:

— оклад / норма часов в месяце;

— оклад / (годовая норма часов / 12).

Пример: как рассчитать сверхурочные при окладе

Сотруднику фирмы на 40-часовой рабочей неделе установлен оклад в размере 30 000 руб. В апреле 2017 он задерживался на работе по инициативе работодателя трижды:

— 11-го на 3 часа;

— 17-го на 2 часа;

— 20-го на 4 часа.

В фирме установлен расчет по среднегодовой норме, которая в 2017 году составляет 1973 часа.

Оплата за 1 час = 30 000 / 1973 / 12 = 182,46 руб.

Расчет переработки за:

— 11 апреля = (2ч х 182,46 х 1,5) + (1ч х 182,46 х 2) = 547,38 + 364,92 = 912,30 руб.;

— 17 апреля = 2 ч х 182,46 х 1,5 = 547,38 руб.;

— 20 апреля = (2ч х 182,46 х 1,5) + (2ч х 182,46 х 2) = 547,38 + 729,84 = 1277,22 руб.

Оплата переработки в апреле составила 2736,90 руб. (912,3 + 547,38 + 1277,22)

Если в компании принято рассчитывать сумму переработки исходя из месячной нормы апреля (160 часов), то часовая оплата составила бы 187,50 руб. (30 000 / 160 ч.), а все расчеты производились бы на ее основе.

Расчет сверхурочных часов при сменном графике: особенности

Непрерывный цикл производства диктует ввод сменного графика, т. е. работу в несколько смен. Подобный график имеет некоторые особенности, влияющие на расчет переработки. При выходе сотрудника в чужую смену (по распоряжению руководства) оплата должна производиться вдвойне либо (по договоренности с администрацией) в одинарном размере с предоставлением выходного в собственную смену.

Если смена совпадает с праздничным днем, то оплачивается она также в двойном размере. Если сотрудник работает после смены по инициативе работодателя, то сверхурочные часы за должны быть оплачены по приведенным выше формулам. Узнаем, как рассчитать переработку при работе посменно.

Пример: расчет сверхурочных часов при сменном графике

Процесс работы сталеплавильного производства предполагает круглосуточный режим. Сталевар Ветрову Р.П. работает в три смены по 8 ч. (04:00 – 12:00, 12:00 – 20:00, 20:00 – 04:00). Оклад – 40 000 рублей. Норма — 40-час/нед. Ночными (и оплачиваемыми дополнительно) считаются часы 22:00 – 06:00.

Ветров привлекался к работе сверх нормы:

— 3 марта 2017 года на 2 ч. после смены в день с 20:00 до 22:00;

— 8 марта на 2 ч. после смены в ночь с 04:00 до 06:00.

Отраслевым соглашением принята доплата ночных часов в размере 40% от оклада. Мартовская норма раб/времени — 175 часов. Рассмотрим, как посчитать переработку при сменном графике.

1 час от оклада = 40 000 / 175 ч. = 228,57 руб.

Расчет:

— за 3марта = 2 ч х 228,57 х 1,5 = 685,71 руб.

— за 8 марта = 2 ч х 228,57 х 1,5 = 685,71 руб. + 2 ночных часа 2ч х 228,57 х 0,4 = 182,85 руб.

Оплата часов переработки – 1554,27 руб. (685,71 + 685,71 + 182,85).

Как посчитать сверхурочные часы при суммированном учете рабочего времени

Суммированный учет рабочего времени используют, если силу особенностей специфики производства в компании отсутствует возможность выдерживать стандартную длительность рабочей недели.

Часы работы при этом подсчитываются не за недельный срок, а за период, установленный администрацией предприятия: месяц, квартал или год. Вводится подобный учет для контроля: общая длительность рабочего времени в установленном периоде, например квартале, не должна превышать законодательной нормы. Т.е. одну неделю можно отработать в сверхурочном режиме, а во вторую недоработать и т.д. Итог подводят по окончании учетного периода. Тогда и производят подсчет часов сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени. Отличительной чертой этого вида учета труда является то, что переработка в часах суммируется за весь период, а оплачиваются в полуторном размере первые 2 ч. и в двойном – остальные.

Пример: расчет сверхурочных при суммированном учете рабочего времени

Оператор Шолохов Г. А. с почасовой оплатой в размере 160 руб./ч. трудится в фирме, где действует суммированный учет при квартальном периоде. Норма раб/времени — 40 ч/нед. Число отработанных часов за 2 кв. 2017 года по табелю – 512 при норме 488.

Сверхурочно Шолохов отработал 24 часа (512 — 488).

Сумма к оплате:

— за первые 2 часа – 2 х 160 х 1,5 = 480 руб.

— за остальные 22 часа (24 – 2) = 22 ч х 160 х 2 = 7040 руб.

Итак, сумма оплаты переработки во 2-м квартале составила 7520 руб. (480 + 7040).

Общая информация о переработках
Общие правила учета доплат
Доплаты при стандартном графике работы
Доплаты при суммированном учете
Чем грозит неверный расчет сверхурочных часов и доплат за них
Как избежать ошибок

Трудовой кодекс регламентирует время, которое сотрудники должны посвящать рабочему процессу. Однако иногда из-за производственной необходимости или чрезвычайных ситуаций им приходится трудиться больше, чем установлено ТК РФ. Работодатель в этом случае должен оплатить переработку по увеличенному тарифу. Рассмотрим, как производится расчет сверхурочных часов и их оплата.

Доплаты при стандартном графике работы

Чтобы рассчитать сумму доплаты для месячного оклада, необходимо сначала определить стоимость отработанного часа. Порядок ее расчета ТК РФ не устанавливает, поэтому здесь возможны следующие варианты:

  1. Исходя из количества часов в текущем месяце.
  2. На основе среднемесячного количества часов в году. Такой порядок рекомендует Минздрав РФ в своем письме, упомянутом в предыдущем разделе.

Использование второго варианта расчета сверхурочных часов при окладе позволяет «сбалансировать» доплаты. В этом случае работник будет получать одинаковую сумму за переработки, независимо от того, в каком месяце они произошли. Однако организация имеет право воспользоваться любым из указанных способов, закрепив это в локальных нормативных актах.

Если же используется часовой тариф (например, при сменном графике), то здесь все проще. Стоимость отработанного часа уже известна, остается применить к ней повышающие коэффициенты.

Пример

Бухгалтер Яковлева Н.А. отработала сверхурочно 2 часа 14.02.2019 и 3 часа 21.02.2019. Ее месячный оклад – 45 000 руб.
При первом варианте расчета нужно использовать число рабочих часов в феврале 2019 года – 159.
Часовой тариф:
Т = 45 000 / 159 = 283,02 руб.
Оплата за переработку
О = 283,02 х 4 х 1,5 + 283,02 х 1 х 2 = 2 264,16 руб.
Если же в организации используется расчет по среднемесячному количеству часов, то сначала нужно определить этот показатель. 2019 год включает в себя 1970 рабочих часов.
СМЧ = 1970 / 12 = 164,17 ч
Далее аналогично предыдущему варианту:
Т = 45 000 / 164,17 = 274,11 руб.
О = 274,11 х 4 х 1,5 + 274,11 х 1 х 2 = 2 192,88 руб.

Доплаты при суммированном учете

В этом случае лимит рабочего времени определяется не на день, а на весь расчетный период, который может иметь продолжительность до года. Возникает вопрос — какую часть «дополнительных» часов оплачивать с тем или иным коэффициентом?

Важно!

По мнению Минздравсоцразвития с коэффициентом 1,5 оплачиваются только первые 2 сверхнормативных часа в рамках всего расчетного периода. Все остальные сверхурочные часы за период нужно оплатить в двойном размере ( от 31.08.2009 № 22-2-3363). А как было сказано выше — периодом может быть и целый год.

Однако Верховный суд в решении от 15.10.2012 № АКПИ12-1068 указал, что в данном случае следует руководствоваться Постановлением Госкомтруда СССР № 162 от 30.05.1985.

В соответствии с этим документом, коэффициент 1,5 применяется к двум часам переработки, которые в среднем приходятся на каждый рабочий день расчетного периода. И только оставшиеся часы (если таковые будут) подлежат удвоенной тарификации.

Пример

Менеджер Семенов П.А. отработал в феврале 2019 года 170 часов. Его часовой тариф равен 300 руб. Общая переработка за месяц составила 11 часов (170 — 159). Т.к. в феврале 20 рабочих дней, то на каждый из них приходится не более чем по 2 сверхурочных часа. Поэтому все 11 часов оплачиваются с коэффициентом 1,5.
О = 11 х 300 х 1,5 = 4 950 руб.

Чем грозит неверный расчет сверхурочных часов и доплат за них

Если организация не начислила работнику полагающиеся по закону доплаты, то ее руководитель и другие ответственные лица (например, главбух) могут быть привлечены к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Кроме того, выплаты в пользу сотрудников облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Следовательно — их занижение влечет за собой налоговые правонарушения. С организации в этом случае могут быть взысканы штрафы и пени, а к должностным лицам применены административные санкции по ст. 15.11 КоАП.

Читайте по теме: Расчет налогов с зарплаты 2019

Если же ошибки в расчете были сделаны в пользу работника, то и это принесет компании немало проблем.

Во-первых, речь идет о финансовых потерях. Ведь если работник не вернет переплату, то правовых оснований для взыскания ее у работодателя не будет (определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).

Кроме того, завышение выплат в пользу сотрудников уменьшает базу по налогу на прибыль, что также влечет за собой налоговые, административные, а при наличии оснований — и уголовные санкции.

Читайте по теме: Ответственность бухгалтера по заработной плате

Учет сверхурочной работы

Количество часов, отработанных сотрудником сверхурочно, определяйте по табелю учета рабочего времени.

При вахтовом методе сверхурочная работа возможна лишь в одном случае – когда в силу производственной необходимости время вахты или рабочей смены увеличивается. Чаще всего это происходит из-за того, что вовремя не прибыл сменный персонал. Время нахождения сотрудника в пути к месту работы и обратно не является сверхурочной работой (определение Московского городского суда от 18 сентября 2012 г. № 11-22155).

При вахтовом методе работ ведется суммированный учет (ст. 300 ТК РФ). Поэтому время, отработанное сверхурочно, рассчитывайте по итогам учетного периода (например, месяца, квартала, полугодия, года).

Если учетный период менее года, продолжительность сверхурочных работ подсчитывайте по окончании последнего месяца учетного периода. Тогда же оплачивайте и переработку сотрудников. Если вы выбрали учетным периодом год, оплачивайте переработку в конце года.

Вместо денег сотрудник может выбрать компенсацию в виде предоставления дополнительного времени отдыха. Тогда часы переработки могут накапливаться в течение года и суммироваться до целых дней (ст. 301 ТК РФ). Иначе говоря, отгул сотруднику вы можете предоставить как по окончании учетного периода, так и по итогам года.

Ситуация: как определить количество часов, которые сотрудник отработал сверхурочно, если в течение учетного периода он болел или был в отпуске? Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени.

Время болезни или отпуска сотрудника исключите из планового числа рабочих часов. А количество сверхурочных часов посчитайте по итогам учетного периода (ст. 104 ТК РФ).

Пример расчета количества сверхурочных часов при применении суммированного учета рабочего времени. В течение учетного периода сотрудник болел

Торговому представителю ООО «Альфа» Ю.И. Колесову установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – квартал. По календарю 40-часовой рабочей недели в I квартале 2016 года 447 рабочих часов, в том числе:

  • в январе – 120 часов;
  • в феврале – 159 часов;
  • в марте – 168 часов.

В феврале Колесов был в отпуске и пропустил два дня или 16 рабочих часов по графику работы. При этом в марте сотрудник вместо 168 часов отработал 172 часа. Переработка была 24 марта (первые 2 ч) и 31 марта (еще 2 ч). Таким образом, всего за I квартал 2016 года сотрудник фактически отработал 435 часов.

Учитывая время отпуска, за учетный период сотрудник должен был отработать:
447 ч – 16 ч = 431 ч.

Переработка составила 4 часа (435 ч – 431 ч). Разницу в 4 часа оплачивают как сверхурочные.

Расчет доплат при повременной оплате

При повременной системе оплаты труда доплату за сверхурочную работу рассчитывайте по следующим формулам.

Если сотруднику установлена часовая ставка:

Доплата за первые 2 ч сверхурочной работы = Часовая ставка × 1,5 × 2 ч
Доплата за последующие часы сверхурочной работы = Часовая ставка × 2 × Количество часов, отработанных сверхурочно (за смену, за день) 2 ч

Если сотруднику установлена дневная ставка:

Доплата за первые 2 ч сверхурочной работы = Дневная ставка : Количество рабочих часов за день × 1,5 × 2 ч
Доплата за последующие часы сверхурочной работы = Дневная ставка : Количество рабочих часов за день × 2 × Количество часов, отработанных сверхурочно (за смену, за день) 2 ч

Если сотруднику установлен месячный оклад:

Доплата за первые 2 ч сверхурочной работы = Оклад : Количество рабочих часов за месяц × 1,5 × 2 ч
Доплата за последующие часы сверхурочной работы = Оклад : Количество рабочих часов за месяц × 2 × Количество часов, отработанных сверхурочно (за смену, за день) 2 ч

Cовет: закрепите порядок расчета показателя – количество рабочих часов за месяц – в целях определения доплаты за сверхурочную работу к окладу во внутренних документах организации (например, в Положении об оплате труда). Необходимость этого вызвана тем, что в законодательстве правила расчета данного показателя не установлены.

Укажите, что количество рабочих часов за месяц определяется путем деления оклада на среднемесячное количество рабочих часов. Среднемесячное количество рабочих часов рассчитайте по формуле:

Среднемесячное количество рабочих часов = Годовое количество рабочих часов по календарю : 12

В 2016 году среднемесячное количество рабочих часов:

  • при 40-часовой рабочей неделе – 164,5 часа;
  • при 36-часовой рабочей неделе – 148,03 часа;
  • при 24-часовой рабочей неделе – 98,63 часа.

Такой порядок расчета среднемесячного количества часов рекомендован в письме Минздрава России от 2 июля 2014 г. № 16-4/2059436. Если рассчитывать показатель – количество рабочих часов за месяц – по указанной формуле, оплата одинакового количества сверхурочных работ не будет различаться независимо от числа рабочих часов в месяце.

Пример расчета доплаты сотруднику за сверхурочную работу во время командировки. Сотруднику установлена повременная система оплаты труда

ООО «Альфа» направило своего сотрудника А.С. Кондратьева в командировку в обособленное структурное подразделение. В организации действует режим работы – пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота, воскресенье). Норма рабочего времени – 40 часов в неделю. Срок командировки – с 1 по 31 июля 2016 года. В 2016 году среднемесячное количество рабочих часов при 40-часовой рабочей неделе составляет 164,5 часа.

По приказу руководителя организации во время командировки Кондратьев привлекался к сверхурочной работе. За время командировки сотрудник отработал свою норму рабочего времени, а также сверхурочно – 15 часов. В выходные (праздничные) дни сотрудник не работал. Месячный оклад Кондратьева – 30 000 руб.

Сверхурочно Кондратьев работал 7 и 8 июля по 2 часа, 11 июля – 3 часа, 15 июля – 4 часа, 21 и 22 июля – по 2 часа.

Доплату сотруднику за сверхурочную работу бухгалтер рассчитал так.

За сверхурочную работу 7 июля:
30 000 руб. : 164,5 ч × 2 ч × 1,5 = 547,11 руб.

За сверхурочную работу 8 июля:
30 000 руб. : 164,5 ч × 2 ч × 1,5 = 547,11 руб.

За сверхурочную работу 11 июля:
30 000 руб. : 164,5 ч × 2 ч × 1,5 = 547,11 руб. – доплата за первые 2 часа работы;
30 000 руб. : 164,5 ч × 1 ч × 2 = 364,74 руб. – доплата за последующий час;
547,11 руб. + 364,74 руб. = 911,85 руб. – общий размер доплаты за сверхурочную работу 11 июля.

За сверхурочную работу 15 июля:
30 000 руб. : 164,5 ч × 2 ч × 1,5 = 547,11 руб. – доплата за первые 2 часа работы;
30 000 руб. : 164,5 ч × 2 ч × 2 = 729,48 руб. – доплата за последующие 2 часа;
547,11 руб. + 729,48 руб. = 1276,59 руб. – общий размер доплаты за сверхурочную работу 15 июля.

За сверхурочную работу 21 июля:
30 000 руб. : 164,5 ч × 2 ч × 1,5 = 547,11 руб.

За сверхурочную работу 22 июля:
30 000 руб. : 164,5 ч × 2 ч × 1,5 = 547,11 руб.

Итоговая сумма доплаты сотруднику за сверхурочную работу во время командировки составила 4376,88 руб. (547,11 руб. + 547,11 руб. + 911,85 руб. + 1276,59 руб. + 547,11 руб. + 547,11 руб.).

Расчет при суммированном учете рабочего времени

Сотруднику с суммированным учетом рабочего времени доплата за сверхурочные за первые два часа каждого дня в учетном периоде должна быть в полуторном размере, за последующие часы – в двойном.

До сих пор действуют Рекомендации по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства (утверждены постановлением от 30 мая 1985 г. Госкомтруда СССР № 162, ВЦСПС № 12-55). Этот документ предусматривает следующее.

При суммированном учете сверхурочными считаются часы, которые отработаны свыше установленной для учетного периода нормы рабочего времени. При этом работа в праздничные дни входит в месячную норму рабочего времени (п. 1 разъяснения № 13/п-21, утвержденного постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 8 августа 1966 г. № 465/П-21).

Оплачивайте сверхурочную работу так:

  • за первые два часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода, – не менее чем в полуторном размере;
  • за последующие часы – не менее чем в двойном размере.

Так сказано в пункте 5.5 Рекомендаций, утвержденных постановлением от 30 мая 1985 г. Госкомтруда СССР № 162, ВЦСПС № 12-55. То, что этот документ до сих пор действует и не противоречит трудовому законодательству, подтвердил Верховный суд РФ в решении от 15 октября 2012 г. № АКПИ12-1068.

Cовет: закрепите порядок расчета часовой тарифной ставки сотруднику, которому установлен суммированный учет рабочего времени, во внутренних документах организации (например, в Положении об оплате труда). Необходимость этого вызвана тем, что в законодательстве порядок расчета часовой тарифной ставки не установлен.

Укажите, что часовая тарифная ставка определяется путем деления оклада на среднемесячное количество рабочих часов. Среднемесячное количество рабочих часов рассчитайте по формуле:

Среднемесячное количество рабочих часов = Годовое количество рабочих часов по календарю : 12

В 2016 году среднемесячное количество рабочих часов:

  • при 40-часовой рабочей неделе – 164,5 часа;
  • при 36-часовой рабочей неделе – 148,03 часа;
  • при 24-часовой рабочей неделе – 98,63 часа.

Такой порядок расчета среднемесячного количества часов рекомендован в письме Минздрава России от 2 июля 2014 г. № 16-4/2059436. Если рассчитывать часовую ставку по указанной формуле, оплата одинакового количества сверхурочных работ не будет различаться независимо от числа рабочих часов в месяце.

Пример расчета доплаты за сверхурочную работу. Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени

Торговому представителю ООО «Альфа» Ю.И. Колесову установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – квартал. По календарю 40-часовой рабочей недели в I квартале 2016 года 447 рабочих часов, в том числе:

  • в январе – 120 часов;
  • в феврале – 159 часов;
  • в марте – 168 часов.

Оклад Колесова составляет 20 000 руб.

В феврале Колесов был в отпуске и пропустил два дня или 16 рабочих часов. При этом в марте сотрудник вместо 168 часов отработал 170 часов. Переработка была 24 марта. Таким образом, всего в I квартале 2016 года сотрудник фактически отработал 433 часа.

Учитывая время отпуска, за учетный период сотрудник должен был отработать:
447 ч – 16 ч = 431 ч.

Переработка составила 2 часа (433 ч – 431 ч).

При суммированном учете оплачивать сверхурочные нужно минимум в полуторном размере за первые два часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода. А за последующие часы – не менее чем в двойном размере.

Для расчета доплаты за сверхурочную работу бухгалтер «Альфы» рассчитал часовую ставку исходя из среднемесячного количества рабочих часов. Такой порядок закреплен в Положении об оплате труда организации. При 40-часовой рабочей неделе среднемесячное количество рабочих часов составляет 164,5 часа.

Часовая ставка равна:
20 000 руб. : 164,5 ч = 121,58 руб./ч.

Доплату за сверхурочную работу бухгалтер «Альфы» рассчитал так:
121,58 руб./ч × 2 ч × 1,5 = 364,74 руб. – доплата за часы сверхурочной работы.

27 марта 2016 года в два часа ночи работодатели из шести регионов перевели стрелки часов на час вперед, так как перешли в другие часовые зоны. Список регионов в часовых зонах изменили Законы от 30 декабря 2015 г. № 453-ФЗ, от 15 февраля 2016 г. № 27-ФЗ, от 9 марта 2016 г. № 57-ФЗ, № 58-ФЗ, № 59-ФЗ, № 69-ФЗ.

Если смена попадает в ночь с 26 на 27 марта, она уменьшается на час. Порядок оплаты выпавшего часа зависит от учета времени.

При суммированном учете оплачивают фактически отработанное время. То есть в марте оплатите на час меньше. Обычно при суммированном учете учетный период – год. Поэтому пересмотрите графики сменности, чтобы время в целом за год было в пределах нормы.

Если работодатель не применяет суммированный учет, то час недоработки в марте оплачивают как отработанный. А вот доплачивать за ночное время – за фактически отработанные часы. Например, за семь часов, если смена с 26 на 27 марта длится с 22 до 6 часов.

Регион До перевода После перевода
Часовая зона Разница с Москвой Часовая зона Разница с Москвой
Астраханская область 2 МСК 0 3 МСК + 1
Ульяновская область
Алтайский край 5 МСК + 3 6 МСК + 4
Республика Алтай
Забайкальский край 7 МСК + 5 8 МСК + 6
Сахалинская область (все районы, кроме Северо-Курильского) 9 МСК + 7 10 МСК + 8

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *