Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

Особенности прошивки книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

В данную книгу учета заносятся данные связанные с движением трудовых книжек в организации: оформление, отправка или получение.

Такая книжка учета храниться в кадровом отделе предприятия или фирмы, заполнением и прошивкой ведает сотрудник-кадровик. Для правильной прошивки данной книги нужно знать, что она собой представляет и обладать основными знаниями о прошивке, которые вы получите, прочтя инструкцию ниже.

В данной книге учета присутствуют следующие документы:

  1. Трудовые книжки. Как оформленные в данном предприятии или фирме, так и полученные впервые при трудоустройстве в этой же организации.
  2. Вкладыши, которые входят в состав трудовой книжки и были получены при работе в организации.

Собственно, прошивка документации это один из основных способов упорядочивания документации в организации, призванный уменьшить общий объем документов, а также упростить их поиск и увеличить надежность хранения.

Основной причиной для прошивки является защита документации от возможного изъятия или замены определенных листов. Именно благодаря прошивке и опломбированию, о котором мы расскажем в дальнейшем, документацию защищают от произвольного вмешательства других людей.

Государственные стандарты не регламентируют прошивку вплоть до мелочей, поэтому используется стандартная устоявшаяся процедура, с учетом норм и правил законодательства.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Инструкция по прошивке

  1. Первостепенно сотрудник-кадровик должен сделать три или два отверстия, через которые в дальнейшем будет продет шнурок или толстая нитка. Для этого обычно используется дырокол или за неимением — шило. Проколы делаются с левой стороны книги, обычно — на полях. Важно учитывать, что для того, чтобы в дальнейшем читабельность книги не была под вопросом, проколы нужно делать в центре полей. Расстояние между проколами — не более 2.5-3 сантиментов, их расположение должно быть строго вертикальным.
  2. После того, как отверстия в книге готовы, нужно приступить к самому процессу прошивки книги учета. Принято использовать толстую капроновую нить или же шнурок, но допустимо использовать и обычные нитки, которые складываются несколько раз для увеличения толщины. Для надежной прошивки рекомендуем вам использовать толстые нити, а также прошить ее несколько раз, если присутствуют сомнения о надежности прошивки.
  3. На следующем этапе, концы нитки выпускаются из основного — центрального отверстия на тыльной стороне самой книги учета, где завязывается надежный узел. Приблизительно на обороте книги должно быть шесть или семь сантиметров нити.
  4. На финальном этапе прошивки концы нити с внутренней стороны обложки книги, приклеиваются листом бумаги. На сам лист наноситься заверительная надпись ответственного сотрудника-кадровика.

Опломбирование книги учета

Опломбирование книги учета производиться для увеличения защиты книги от произвольного вмешательства в прошивку или несанкционированного вскрытия книги.

В нормативно-правовых актах, о которых мы писали выше, нет прямого описания пломбы и материала, из которого она должна производиться, поэтому на практике можно встретить самые разные способы опломбирования книг учета или других документов.

Выше мы писали об одном из известных способов опломбирования при помощи листка-наклейки, тем не менее, такой тип пломбирования не является правильным.

Пломба, которая используется при опломбировании книг учета или документации, должна соответствовать государственному стандарту под номером 31282-2004. Для опломбировки допустимо использовать любое устройство или способ, которое указано в ГОСТ.

Одним из самых удобных и популярных является пломбирование при помощи пленочного пломбировочного устройства.

При этом на каждом пленочном носителе, а также его материале, указываются уникальные надписи и знаки, что увеличивает защиту документации.

Допустимо по индивидуальному заказу размещать на пленочной пломбе графы для даты и подписи и других данных, а также логотип и название самой организации.

  1. При попытке несанкционированного вскрытия на пломбе появиться предупреждающая надпись, которая станет свидетельством произвольного вскрытия пломбирования. Аутентичность пленочной пломбы можно также подтвердить при помощи ультрафиолетового свечения.
  2. Несмотря на актуальность и надежность пленочных пломб, нередко можно встретить на различных предприятиях и фирмах также и сургучную печать, которая используется как способ пломбирования книги учета. Такой тип пломбирования уже давно утратил свою актуальность и имеет ряд недостатков:
  3. Нужно заранее купить сургуч и подготовить его для использования (разогреть). А также раздобыть латунную печать для самой сургучной пломбы.
  4. Листы бумаги в книге учета, где для опломбирования использовалась сургучная печать, будут несколько приподняты, а значит — придется писать по неровной и неудобной поверхности.
  5. Со временем сургуч теряет свою надежность и может рассыпаться, что при проверке может вызвать резонные вопросы, а также поставить под сомнение надежность ведения документации в целом, ведь пломба рассыпается.
  6. Также при применении сургучной печати, нужно зафиксировать ее номер на титульном листе, иначе пломбу в дальнейшем будут считать недействительной.

Инструкция по опломбированию книги учета

При применении пленочной пломбы инструкция процесса крайне проста:

  1. Нужно раздобыть пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.
  2. Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.
  3. Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным. Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу.

Применение сургучной печати тянет за собой ряд проблем, о которых мы писали выше.

  • Сначала сотрудник, отвечающий за опломбировку документации, должен раздобыть и растопить сургуч, при этом правильно растопить его не так уж и просто.
  • На следующем этапе используется латунная печать, которая накладывается на сургуч, для аутентичности.
  • На завершающем этапе номер пломбы указывается на титульном листе книги.
  • Стоит учитывать, что такой тип пломбировки ненадежен, сама пломба может с легкостью быть повреждена во время эксплуатации. Поэтому приготовьтесь к возможному повторению процедуры опломбировки.

Как получить больничный лист в поликлинике быстро и без проблем.
Если вы хотите узнать, как долго вам будут платить декретные, то наша информация вам пригодится.
Больше узнайте про государственную пенсию, положенную инвалидам, .

Лица, ответственные за прошивку и опломбирование

Чаще всего, за опломбирование и прошивку отвечает сотрудник кадрового отдела. Но бывают случаи, когда организация не многочисленная и функции кадровиков возлагаются на других должностных лиц: бухгалтеров, секретарей и порой даже одного из руководителей.

Возложение обязанностей по прошивке и опломбированию происходит путем подписания соответствующего приказа руководителем организации, в этом приказе указываются основные данные, а также реквизиты сторон.

При смене ответственных за ведение документации происходит оформление акта-передачи документации, это также касается и прошивки и опломбирования книг учета.

В таком документе указывается основная информация о владельце, реквизиты организации, а также точное количество документации с ее составом. Документ заверяется подписью обеих сторон, которые участвовали в акте передачи.

Подбивая итоги, нужно сказать, что процесс прошивки и опломбирования очень важен при ведении документации, ошибки при таких действиях могут привести к штрафам или даже увольнениям ответственных лиц. Рекомендуем вам использовать лишь актуальные и надежные способы прошивки и опломбирования, чтобы в дальнейшем минимизировать все возможные риски.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Как правильно опломбировать книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ней?

Ответ на вопрос:

Если в организации нет сургучной печати, то книги учета трудовых книжек можно опломбировать. Использовать мастичную печать нельзя.

По закону книги учета трудовых книжек нужно прошнуровать, а затем опломбировать или скрепить сургучной печатью (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Цель такого опломбирования или опечатывания заключается именно в «скреплении» прошитых листов книги учета. Такое скрепление может быть осуществлено с помощью сургучной печати. В отличие от нее, мастичная печать позволяет лишь краской нанести на бумагу оттиск печати (п. 2.4 ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»). То есть мастичная печать не может обеспечить «скрепление» прошитой книги учета.

Таким образом, организация не может скреплять книги учета другими видами печати, помимо сургучной, но есть альтернатива: вместо сургучной печати можно использовать пломбы.

Одним из самых удобных и популярных является пломбирование при помощи пленочного пломбировочного устройства.

При этом на каждом пленочном носителе, а также его материале, указываются уникальные надписи и знаки, что увеличивает защиту документации.

При попытке несанкционированного вскрытия на пломбе появиться предупреждающая надпись, которая станет свидетельством произвольного вскрытия пломбирования. Аутентичность пленочной пломбы можно также подтвердить при помощи ультрафиолетового свечения.

Инструкция по опломбированию книги учета

При применении пленочной пломбы инструкция процесса крайне проста:

1. Нужно приобрести пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.

2. Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.

3. Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным. Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу.

Таким образом, для опломбирования книги учета движения трудовых книжек и приходно-расходной книги можно использовать сургучную печать, свинцовую пломбу, а также пленочную пломбу, соответствующую требованиям ГОСТ 31282-2004.

Пленочные пломбы являются персонально идентифицирующим пломбировочным устройством. В связи с этим рекомендуем завести журнал учета движения пломб, в котором отразить, кому и для каких целей выдавалась пломба, с подписью получателя.

Таким образом, работодатель может использовать пленочные одноразовые пломбы для опломбирования приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которые будут соответствовать требованиям ГОСТ 31282-2004

Можно использовать и свинцовые пломбы.

Важно: бумажной «пломбы» — не достаточно.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати. Можно ли использовать для этого мастичную печать

И.И. Шкловец

Если в организации нет сургучной печати, то книги учета трудовых книжек можно опломбировать. Использовать мастичную печать нельзя.

По закону книги учета трудовых книжек нужно прошнуровать, а затем опломбировать или скрепить сургучной печатью (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Цель такого опломбирования или опечатывания заключается именно в «скреплении» прошитых листов книги учета. Такое скрепление может быть осуществлено с помощью сургучной печати. В отличие от нее, мастичная печать позволяет лишь краской нанести на бумагу оттиск печати (п. 2.4 ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»). То есть мастичная печать не может обеспечить «скрепление» прошитой книги учета.

Таким образом, организация не может скреплять книги учета другими видами печати, помимо сургучной.

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Алгоритм (инструкция) ведения журнала учёта трудовых книжек

Первый шаг – шнуровка и нумерование

Самое первое, что следует сделать перед внесением записей в Книгу учёта – это прошнуровать её и пронумеровать все листы. Затем количество листов заверяется подписью руководителя организации, ставится плёночная или ленточная пломба, либо сургучная печать (согласно абзацу 4 пункта 41 Правил №225). Итак, правильное оформление возможно при последовательном соблюдении семи шагов:

  1. Определить ответственное лицо за учёт трудовых книжек,
  2. Оформить Книгу учёта, соответствующую всем требованиям,
  3. Внести сведения в книгу учёта и движения трудовых книжек,
  4. Отметить в Книге учёта выдачу вкладыша или дубликата трудовой книжки,
  5. Отметить изменение информации в книге учёта трудовых книжек,
  6. Сделать исправления в книге учёта трудовых книжек,
  7. Завести новую книгу учёта при достижении конца предыдущей книги учёта.

Первый шаг – определение ответственного: изначально организационная деятельность при осуществлении хранения, учёта и выдачи трудовых книжек возложена на руководителя организации (согласно п. 45 Правил №225), однако он вправе распределить обязанности на других ответственных лиц (или уполномоченное лицо), посредством издания приказа в произвольной форме.

Относительно ответственного лица – задачи, возложенные на него, прописываются в должностной инструкции или трудовом договоре с ним (согласно ст. 60 ТК РФ).

Второй шаг – оформление с соответствующим примером

При оформлении Книги учёта трудовых книжек важно знать, что её можно не только купить, но и оформить самостоятельно по соответствующей форме, утверждённой приложением №3 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 №69. После того как прошнуровали, пронумеровали и опломбировали или скрепили сургучной печатью Журнал учёта трудовых книжек, можно приступать к внесению в него записей. Читайте также статью: → «Книга учета трудовых книжек».

Пример 1. Руководитель организации ООО «Олимп» (организация новая) назначил приказом кадровика Надежду Григорьевну ответственной за организацию хранения, учёта и выдачи трудовых книжек. Надежда Григорьевна в первую очередь приобрела Журнал учёта трудовых книжек в готовом виде, где уже были пронумерованы все страницы, их оставалось только прошнуровать. Она пошила все листы шпагатом (также можно использовать любую прочную нить).

Концы шпагата были выведены на заднюю сторону обложки и заклеены прямоугольной полоской бумаги, на которой было написано: «Прошнуровано и пронумеровано 45 (сорок пять) листов». Затем руководитель поставил свою подпись и печать на месте, где были указаны его должность, инициалы, место для печати и текущая дата, (согласно ГОСТу № 6.30-2003). В самом конце оформления Журнала Надежда опломбировала индикаторной пломбой выступающие концы шпагата. На обложке она казала дату начала ведения Журнала учёта трудовых книжек.

Третий шаг – внесение сведений в Журнал

Заполнение Журнала учёта трудовых книжек происходит следующим образом:

  • Регистрируются новые трудовые книжки и вкладыши;
  • Регистрируются принятые от сотрудников трудовые книжки;
  • Хронология соблюдается – раньше всех указывают сведения работника, первого принятого на работу;
  • Каждая запись имеет свой порядковый номер;
  • В журнале учёта указывается следующая информация: Ф.И.О. работника, серия и номер трудовой книжки (вкладыша в неё), должность, реквизиты документа, служащего основанием для оформления сотрудника и т.д.;
  • Если сотрудник увольняется (или его увольняют), он расписывается в своей личной карточке и журнале учёта трудовых книжек – это служит подтверждением факта получения сотрудником своей трудовой книжки, согласно п. 41 Правил №225. Также трудовую книжку могут отправить по почте, о чём, соответственно, длается запись в журнале учёта.

Важно: согласно части IV статьи 84.1 ТК РФ, выдача трудовой книжки происходит в последний день работы сотрудника, если это правило нарушается, то к работодателю предъявляется административный штраф, согласно статьи 234 ТК РФ и части I статьи 5.27 КоАП РФ.

Шаги – с четвёртого по шестой: от регистрации до отражения изменений

Четвёртый шаг: факты выдачи сотруднику дубликата трудовой или вкладыша должны регистрироваться в журнале учёта трудовых книжек, причём отдельными строками. Согласно пункту 47 Правил №225, в книге учёта также важно отмечать сумму, уплаченную сотрудником за получение дубликата или вкладыша (если данные документы получены безвозмездно, то в соответствующей графе ставится прочерк). Читайте также статью: → «Как заполнить трудовую книжку в 2018?».

Пятый шаг: ниже перечислены изменения, происходящие с работником, которые важно отображать в журнале учёта трудовых книжек:

  • Смена имени, фамилии или отчества (важно отмечать актуальные данные), согласно пункту 41 Правил 225, изменяются данные в журнале учёта и в трудовой книжке одинаково – путём зачёркивания одной чертой старой фамилии и написания новой над старой или в свободном месте рядом, также указываются реквизиты документа-основания (например, свидетельства из ЗАГСа или паспорта),
  • Смена должности или отдела – эти данные не отображаются в книге учёта трудовых книжек, важны эти данные только на момент приёма на работу, изменения не важны,
  • Смена организацией организационно-правовой формы или наименования: исправления вносятся на обложку Журнала, но без соблюдения особых правил, так как их нет, поэтому принцип тот же, что и в п.1. Данные исправления подтверждаются записью «Исправленному верить» и подписью ответственных лиц и даты изменения, а также реквизитов документа-основания (например, свидетельства ЕГРЮЛ).

Шестой шаг: особых правил исправления ошибок в Журнале нет, поэтому применяются правила, характерные для исправления в первичных документах: ошибка зачёркивается одной сплошной линией, над зачёркнутым вносится правильный вариант текста, запись «Исправленному верить», подпись ответственного лица и дата изменения. Читайте также статью: → «Исправления в трудовой книжке в 2018: алгоритм исправлений, пример».

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Новый Журнал учёта и нормативная база, связанная с Журналом учёта

Заведение нового Журнала учёта трудовых книжек может быть обосновано только завершением прежнего. Оформление данного журнала происходит точно также, как и при шаге два, однако нумерация может происходить одним из двух способов:

  1. Нумерация с самого начала – преимущество в том, что нет необходимости считать общее количество страниц при опломбировании;
  2. Продолжение нумерации, которая велась в предыдущем Журнале учёта – преимущество в уникальности номера трудовой книжки каждого работника.

Нормативная база, которая помогает понять, как вести журнал учёта трудовых книжек приведена в таблице 1.

Нормативный документ Важная информация
Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Поможет найти форму книги учёта движения трудовых и вкладышей к ним
Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 Поможет определить список регистров и журналов, необходимых кадровой службе для оптимальной и правильной работы, а также сроки их хранения.
Статья 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 Поможет соблюдать срок хранения Журнала учёта
Пункт 41 Правил №225 Указывает на обязательность скрепления Журнала учёта сургучной печатью или специальной пломбой, иначе может быть штраф в отношении организации или ответственного лица

Ответы на распространённые вопросы

Вопрос №1. Можно ли сделать Журнал учёта трудовых книжек самостоятельно?

Да, можно, скачав образец с сервисов кадровой специализации, но обложка должна быть твёрдой (из плотной бумаги или картона).

Вопрос №2. Возможно ли электронное ведения Журнала?

Электронное ведение Журнала неправомерно, хотя и нет прямого запрета. Неправомерность подтверждается невозможностью оригинальных подписей руководителя, ответственного лица и работников организации.

Вопрос №3. Можно ли пропускать строчки в Журнале?

Пропуски не являются нарушением, важно лишь соблюдение хронологии внесения трудовых книжек и порядка сквозной нумерации.

Вопрос №4. Обязательно ли оформление титульного листа Журнала?

Да, обязательно, так как на нём фиксируются такая важная информация как наименование документа «Журнал учёта…», наименование организации (ИП), дата начала и окончания ведения Журнала.

Вопрос №5. Каким должно быть оформление записей и возможны ли сокращения?

Текст оформляется тёмными чернилами, сокращения в написании имён, должностей и места работы специалиста не допускается.

Вопрос №6. Каков штраф за нарушение требования наличия сургучной печати или пломбы и к кому он предъявляется?

Должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1 до 5 тыс. руб., а организация – от 30 до 50 тыс. руб., согласно статьи 5.27 КоАП РФ. Если нарушение повторяется, то происходит дисквалификация работодателя до 3 лет.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *