Излишек в кассе

Может ли налоговая инспекция оштрафовать организацию за недостачу в кассе?

Да, может. За нарушение порядка работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций организации и (или) ее должностным лицам грозит штраф. Размер штрафа составляет для организации – от 40 000 до 50 000 руб., для должностных лиц (главного бухгалтера, а в отсутствие должности главного бухгалтера для руководителя организации). В случае, если продавец по какой-то причине не выдал покупателю чек, ему и сотруднику-кассиру грозит административная ответственность (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). Если кассир при расчетах с покупателем не выдает ему сдачу, имеет место изменение цены товара. Следовательно, как кассиру, так и организации-продавцу грозит административная ответственность за обман потребителя (ст. 14.7 КоАП РФ).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Рекомендация: Как проводится проверка полноты учета наличной выручки

Порядок проверки ККТ

Если организация (предприниматель) использует ККТ, в рамках проверки полноты учета выручки инспекторы пересчитывают наличные денежные средства, находящиеся в денежном ящике ККТ. По результатам проверки они составляют акт в двух экземплярах.
Кассир до начала проверки составляет расписку:

  • об отсутствии или наличии в денежном ящике ККТ личных денег;
  • о представлении всех квитанций, приходных кассовых ордеров о сданной выручке;
  • о представлении справок (отчетов) кассира-операциониста;
  • о представлении сведений о показаниях счетчиков ККТ и выручке;
  • о представлении актов о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным (возвращенным) кассовым чекам за день проверки.

Расписка оформляется в акте о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ.

Сумму наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике ККТ, инспекторы сравнят с данными, отраженными в фискальном отчете; контрольной ленте ККТ; журнале кассира-операциониста*. Записи в журнале кассира-операциониста в свою очередь сверят с приходными кассовыми ордерами; кассовыми отчетами; данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов.

Перед снятием фискальных отчетов, сменных отчетов ККТ проверяющие сверят заводские (регистрационные) номера этих машин, ИНН налогоплательщика с данными, внесенными в карточку регистрации ККТ. На контрольной ленте проверяется наличие всех порядковых номеров кассовых чеков, сверяются номера и суммы кассовых чеков с номерами и суммами имеющихся кассовых чеков.

По фискальному отчету ККТ, журналу кассира-операциониста, актам о возврате денежных сумм покупателям, расходным кассовым ордерам инспекторы проверят количество фактов возврата, а также суммы, возвращенные покупателям по неиспользованным кассовым чекам.

Такой порядок предусмотрен пунктами 35–39 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н.

Внимание: организация (индивидуальный предприниматель) может быть привлечена к ответственности за нарушение порядка работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций.

К таким нарушения относятся*:

  • осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
  • неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
  • несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств (накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов).

Такой порядок предусмотрен частью 1 статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

За нарушение порядка работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций организации и (или) ее должностным лицам, а также предпринимателю грозит штраф. Размер штрафа составляет*:

  • для организации – от 40 000 до 50 000 руб.;
  • для должностных лиц (главного бухгалтера, а в отсутствие должности главного бухгалтера для руководителя организации), предпринимателей – от 4000 до 5000 руб.

Кассиры (кассиры-операционисты) к должностным лицам не относятся. Это следует из определения категории «должностные лица», которое дано в статье 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Ответственность граждан за подобное правонарушение законодательством не предусмотрена (ст. 15.1 КоАП РФ). Такой вывод подтверждается пунктом 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18.

2.Статья: Пять ошибок розничных продавцов, которые могут привести к ответственности

Ошибка первая: продавец не пробил покупателю кассовый чек

Административная ответственность за неприменение ККТ (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ):
на должностных лиц — штраф от 3000 до 4000 руб.;
на юридических лиц — штраф от 30 000 до 40 000 руб.

Продавец при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт обязан применять ККТ (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», далее — Закон № 54-ФЗ). Кроме того, при продаже товара компания выдает покупателю кассовый чек (ст. 5 Закона № 54-ФЗ). Поэтому в том случае, если продавец по какой-то причине не выдал покупателю чек, ему и сотруднику-кассиру грозит административная ответственность* (размеры штрафа приведены слева).

Так, в одном из дел компания реализовала покупателю зажим для денег, получив за товар наличные деньги. Но продавец кассовый чек не отпечатал и не выдал на руки покупателю. В связи с этим Московский городской суд признал правомерным привлечение продавца к административной ответственности (решение от 04.06.14 № 7-5097).

Отметим, что штраф грозит компании только в том случае, если продавец вовсе не использовал ККТ при продаже товара. Если фактически чек был пробит, но не выдан на руки покупателю, ответственности не будет. Такие выводы можно сделать на основании анализа судебных решений. В частности, ФАС Уральского округа в постановлении от 06.10.10 № Ф09-8020/10-С1 отметил следующее:

«Объективной стороной административного правонарушения, предусмотренного ст. 14.5 Кодекса, является неприменение ККТ при продаже покупателем товара. Из этого следует, что невыдача чека покупателю может свидетельствовать о наличии факта нарушения только в том случае, когда чек не выдан покупателю вследствие фактического неприменения ККТ».

Аналогичные выводы сделал ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 13.01.10 № А33-12633/2009 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 13.05.10 № ВАС-5814/10).

Кроме того, суд может снизить штраф или вовсе освободить продавца от ответственности. Так было в деле, которое рассмотрел Арбитражный суд Кировской области. Кассир при продаже товара по цене 32 руб. 50 коп. не пробил и не выдал покупателю чек в связи с отсутствием контрольно-кассовой техники в торговом отделе. Суд посчитал допущенное правонарушение малозначительным и на основании статьи 2.9 КоАП РФ освободил продавца от ответственности, а суд кассационной инстанции это решение поддержал (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 25.05.10 № А28-19783/2009).

Также обращаем внимание, что Закон № 54-ФЗ позволяет в отдельных случаях не использовать ККТ при расчетах с населением (ч. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). В этом случае продавец оформляет и выдает покупателю бланк строгой отчетности. Поэтому при наличии такого документа неприменение ККТ при продаже товара не приведет к административной ответственности.

Ошибка вторая: кассир не выдал покупателю сдачу

Административная ответственность за обсчет покупателя (ст. 14.7 КоАП РФ):
на должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 руб.;
на юридических лиц — штраф от 20 000 до 40 000 руб.

В том случае, если кассир при расчетах с покупателем не выдает ему сдачу, имеет место изменение цены товара. Следовательно, как кассиру, так и организации-продавцу грозит административная ответственность за обман потребителя* (размер штрафа приведен справа).

Напомним, что руководитель организации-продавца обязан обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями (п. 3.8.1 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв.Минфином России от 30.08.93 № 104). Это подтверждает УФНС России по г. Москве (письмо от 18.06.08 № 22-12/057947 «О порядке применения контрольно-кассовой техники»).

Некоторые продавцы при возникновении подобных ситуаций оправдывают свои действия тем, что окончательный расчет с покупателем еще не произведен. Но суды такие доводы не принимают. Так, Арбитражный суд Московской области в решении от 14.03.06, 17.03.06 № А41-К2-27622/05 (оставлено в силе постановлением Десятого арбитражного апелляционного суда от 05.05.06, 15.05.06 № А41-К2-27622/05) отметил следующее:

«Возможность проведения промежуточных расчетов при розничной торговле не предусмотрена, сдача должна быть выдана единовременно бумажными купюрами и разменной монетой вместе с товаром и чеком».

Дело в том, что при получении от покупателя денег за товар кассир должен назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком. При этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно (п. «в» ч. 4.1 Типовых правил эксплуатации ККМ).

Кроме того, в этом деле суд пришел к выводу, что отсутствие в кассе в достаточном количестве разменных денег привело к тому, что кассир не выполнил обязанности выдать покупателю кассовый чек. Поэтому привлечение продавца к административной ответственности по двум основаниям сразу правомерно.

Аналогичные выводы содержит постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 05.05.06, 15.05.06 № А41-К2-27622/05.

Отметим также, что на практике довольно часто кассир округляет сумму копеек в чеке в сторону увеличения. Несмотря на малозначительность правонарушения, такие действия сотрудника нарушают правила торговли. Единичный случай вряд ли приведет к ответственности. Но если кассир систематически не выдает покупателям «копеечную» сдачу, в кассе образуются значительные излишки.

Проверяющие нередко настаивают, что такие излишки наличности в кассе — показатель того, что кассир не оформляет на отдельные покупки чеки ККТ, и привлекают продавцов к ответственности по части 2 статьи 14.5 КоАП РФ. Оспорить штрафы компаниям удается в суде*. Суды отмечают, что выявленные в ходе проверки излишки денежных средств в кассе сами по себе не свидетельствуют о том, что продавец не применял контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных денежных расчетов с покупателем (постановления ФАС Северо-Кавказского от 12.11.09 № А53-22962/2008-С4-7 и от 09.03.10 № А53-26036/2009, Дальневосточного от 19.10.09 № Ф03-5409/2009 округов).

Обнаружив во время проверки лишние 334 руб. 32 коп. в кассе, налоговая инспекция обвинила организацию в том, что та не оприходовала денежные средства. Фирма была привлечена к административной ответственности в виде взыскания 40000 рублей штрафа на основании статьи 15.1 КоАП РФ.
Однако представители организации свою вину не признали. Они обжаловали постановление инспекции в судебном порядке, где объяснили наличие излишка в контрольно-кассовой машине выдачей кассиру в начале рабочего дня небольшой суммы денег в качестве разменного фонда.
Общество представило книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств формы КО-5, которая подтверждала выдачу кассиру разменного фонда, а также приказ администрации фирмы, которым была установлена сумма разменного фонда по каждой контрольно-кассовой машине, в том числе и ККТ, в которой были обнаружены якобы лишние деньги. Эта сумма как раз и составила 334 руб. 32 коп., которые нашли налоговики.
Инспекция стояла на своем. Юристы налоговой сообщили, что «Книга кассира-операциониста» формы КМ-4, которую представили им представители фирмы, была оформлена с нарушением установленных требований: организация заполнила графы «Остаток разменного фонда на начало дня» и «Остаток разменного фонда на конец дня». Поэтому деньги нельзя считать оприходованными.
Суд посчитал, что несоблюдение организацией рекомендованного порядка заполнения «Книги кассира-операциониста» не образует состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 15.1 КоАП РФ.
Учитывая это, суд освободил фирму от уплаты штрафа.
(Постановление ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А56-2665/2006)

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Проводка излишков

В отличие от недостачи, где сразу возникают подозрения в краже или растрате средств, случай с излишком может иметь двоякую трактовку. Если в кассе наличествуют неучтённые деньги, то возможно какой-то товар продавался по неправильно указанной цене или имел место недовес. В принципе, при современных системах фиксации и проведения операций, такие случаи не должны возникать случайно.

Часто бывает так, что кассирши в небольших магазинах, при отсутствии достаточного количества необходимых разменных купюр, докладывают их в кассу из своего кошелька. Позже, ввиду забывчивости или занятости, можно вовремя не изъять разменные купюры, которые приведут к появлению излишков и последующих проблем при их обнаружении.

Реальная рыночная стоимость выявленных излишков требует подтверждения. Это делается одним из двух следующих способов:

  1. Независимый оценщик определяет цену неоприходованных активов. Это является более простым и «прозрачным» методом.
  2. Торговая организация проводит сравнительный анализ рыночных цен на подобное имущество и составляет справку. При этом учитываются такие информационные документы:
  • объявления с ценами на похожее имущество в СМИ;
  • накладные от поставщиков;
  • справки статистических структур и т. п.

Излишки ценностей, которые обнаружены при инвентаризации, соотносят с их рыночной стоимостью и проводят по прочим доходам: дебет 10 (или 01, 41, 50), кредит 91-1.

Как написать объяснительную

В рамках действующего законодательства при обнаружении излишков во время инвентаризации работодатель обязан потребовать от кассира объяснительную записку.

Важно! Сотрудник не имеет права отказаться и в течение двух рабочих дней должен предоставить требуемый документ.

Объяснительная пишется на компьютере или вручную на официальном бланке организации. Подпись и её расшифровка пишутся от руки. При обнаружении излишков составляется акт проведённых работ, а к нему прикладывается записка от ответственного работника.

Объяснительная содержит в себе два раздела:

  1. В фактическом разделе приводятся события и условия, которые привели к возникновению описываемой в документе ситуации. Например, это можно сделать так: «Вчера, 20 марта, в кафе «Улыбка», проходила инвентаризация. В результате проверки были обнаружены излишки средств в кассе».
  2. В причинном разделе указывается, из-за чего в кассе появились лишние средства. Причин обычно несколько, и их необходимо грамотно пояснить, чтобы снизить степень своей вины или будущей ответственности.

При написании объяснительной должны быть чётко указаны факты, а вот домыслам и рассуждениям в ней месте нет. Документ доносит до руководства лишь то, что работник знает и видел, — данные и факты.

В объяснительной обязательно указываются следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • ФИО руководителя и его должность;
  • название документа — «Объяснительная» (без точки в конце);
  • должность работника и его ФИО;
  • дата создания документа и подпись сотрудника.

Учитывая, что установленного бланка для записки нет, она пишется в произвольной форме с учётом требований, перечисленных выше. Вот пример такого документа:

После составления и подписи, записка (в двух экземплярах) направляется к непосредственному начальнику, который её подписывает и ставит регистрационный номер. Копию нужно оставить себе — это доказательство наличия документа и его регистрации на предприятии.

Знаете ли вы? Некоторые руководители могут подозревать, что излишек в кассе является результатом неверного оприходования товара, имеющего целью будущей его кражи. В то время как недостача, скорее всего, просто ошибка.

Штраф за излишек в кассе

При обнаружении излишка подозрение, естественным образом, падает на кассира, который своими умышленными или случайными действиями допустил такую ситуацию. На руководителя предприятия накладываются финансовые штрафные санкции, а далее он сам выбирает меру дисциплинарного воздействия на проштрафившегося кассира. В зависимости от нанесённого ущерба, это может быть выговор, лишение премии или бонуса, а в серьёзном случае и увольнение.

Нарушения кассовой дисциплины, к которым относится и неоприходование или недооприходование наличных средств, наказываются в соответствии со статьями 14.5 и 15.1 Административного Кодекса РФ. В большинстве случаев штрафуется юридическое лицо, в паре с которым идёт и должностное — руководитель организации. Для юрлица штраф составит от 40 до 50 тыс. рублей, а для руководителя — от 4 до 5 тыс. руб.

Знаете ли вы? В случае выявления нарушений у ИП, он приравнивается к должностному лицу и платит штраф, установленный для данной категории (4–5 тыс. руб.).

При небольших нарушениях или случаях со «смягчающими обстоятельствами» можно обойтись и предупреждением. Решение на основе ходатайства может принять глава межрайонной налоговой инспекции. При этом учитывается отсутствие выявленных нарушений в течение последнего года. Ходатайство пишется в произвольной форме, где руководитель указывает все факторы, которые, по его мнению, должны повлиять на смягчение наказания — от создания современного рабочего места для кассира до возможности простой человеческой ошибки.

Современные контрольно-кассовые аппараты практически исключают возможность неумышленной ошибки. Хотя, в любом случае, не стоит забывать о человеческом факторе — излишек в кассе необязательно может появиться из-за злого умысла. Возможно, квалификация кассира оказалась недостаточной или возникли какие-либо форс-мажорные обстоятельства.

Порядок проведения инвентаризации, учет излишков и недостач: видео

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *