Инвентаризация склада инструкция

Общие правила инвентаризации

Инвентаризация – довольно трудоемкое и дорогостоящее мероприятие. При ее проведении стоит учесть затраты в рабочее и не рабочее время.

В рабочее время:

  • на время ее проведения, сотрудники задействованные в ней не смогут выполнят свои непосредственные обязанности;
  • приостановится отгрузка товаров заказчикам, комплектования имеющихся остатков в заказы;
  • на период подсчета останавливаются все закупки и поступления от поставщиков.

Вне рабочее время:

  • Всем, кто выходит в выходной день для проведения инвентаризации, оплата ведется по двойному тарифу.

Именно поэтому никто особо не использует внеплановые проверки. Эффективнее в этом случае будет изначально настроить работу таким образом, чтобы велся автоматизированный учет, а работники были максимально обучены и компетентные по вопросам приема и отгрузки ТМЦ.

Общие правила инвентаризации:

  • наличие всех членов комиссии;
  • фактических подсчет ТМЦ, а не со слов материально-ответственных лиц;
  • к началу проверки должны быть предоставлены товарные отчеты со всеми прилагающимися документами по движению ТМЦ и расписок от материально-ответственных лиц;
  • результаты инвентаризации фиксируются в инвентаризационной описи и акте инвентаризации.
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Сроки проведения инвентаризации

Проводится она как в форме внезапной проверки, так и в виде запланированной проверки, периодичность которой прописывается в учетной политике организации. Отличие первых от вторых в том, что на подготовку к ней работников не отводится времени, главная цель не столько сверка остатков на складах, сколько проверка работы самих сотрудников, их компетенции. Рекомендуемая частота инвентаризации ТМЦ – не менее раза в месяц

Обязательные проверки проводятся:

  • раз в год перед сдачей годовой отчетности;
  • при продаже, покупке или сдаче имущества в аренду;
  • при реорганизации предприятия;
  • при смене материально-ответственных лиц, в том числе бригадира или бригады в целом;
  • по причине форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение, порча имущества, выявление кражи и т.п.);
  • по инициативе (просьбе) одного из бригады.

Имеются следующие рекомендации по инвентаризации складируемых остатков:

Характер остатков

Периодичность

НЗП, полуфабрикаты производимые, готовая продукция, сырье и материалы Не раньше 1 октября отчетного года
Готовая продукция, сырье и материалы в организациях, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях Период наименьших остатков (зависит от вида деятельности предприятия)

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Этапы проведения инвентаризации на складе

Подробные инструкции о порядке проведения инвентаризации прописаны в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Процедура эта будет признана действительно только при условии 100% выполнения всех правил.

Целесообразно разделить процедуры на 3 этапа:

Этапы

Действия

Подготовительный · выход приказа о проведении инвентаризации и ее сроках (форма ИНВ-22);

· создание комиссии и выбор ее председателя;

· задача последнего оценить фронт предстоящей работы, контролирует пломбирование склада, проверяет, корректно ли использование имеющейся измерительной техники;

· согласование по видам проверяемого имущества и закрепления за каждым из ним ответственного из комиссии;

· прошение расписок от материально-ответственных лиц до начала подсчета и т.п.

Этап по счету · по факту считается наличие имущества проверяемого на складе;

· занесение результатов в инвентаризационные описи (форма ИНВ-3)

Сличительный · сопоставление данных фактического учета с бухгалтерскими отчетами;

· выявление расхождений и составление сличительных ведомостей.

Заключительный · по факту инвентаризации проходит анализ ее результатов;

· выявляются виновники неправильного учета имущества предприятия.

Результаты инвентаризации на складе

До начала инвентаризации необходимо удостовериться, что вся документация проведена бухгалтерией и занесена в соответствующей системе учета. При обнаружении расхождения на этапе подготовки к ревизии, данные доносят до сведения бухгалтера. Конечным действием материально-ответственных лиц является расписка, что все в порядке.

Если на предприятии имеется большой склад или несколько складов, для оперативности работы создаются счетные (рабочие) комиссии на каждом участке. Перед работой все члены данных комиссий должны пройти подробный инструктаж по предстоящей работе. Если имеет место выборочная инвентаризация, необходимо убедиться, что товар, подлежащий проверки, собран в одном месте. Результаты всей работы фиксируются в инвентаризационных описях ручкой.

Человеческий фактор можно свести к минимуму, применив автоматизированную систему учета: каждому товару присваивается штрихкод, считывая его с помощью сканера, комиссия сразу видит автоматическую аналитику. При этом важно внимательно следить за соответствием товара и наименование, отображаемому в системе согласно его штрихкода.

Если обнаружен порченный товар, с целью дальнейшего его списания и непопадания в результаты инвентаризации, учет его ведется по форме ТОРГ-16.

Навалочные товары проверяются путем обмера габаритов и сравнения с аналогичной информацией, указанной в сопроводительных документах от поставщика ТМЦ.

При наличии товаров, хранящихся в нетронутых упаковках, количество засчитывается в соответствии с маркировкой. В качестве контрольной проверки вскрывают несколько упаковок и смотрят, соответствует ли количество в них , указанному на маркировке.

Поступление и выбытие товара на склад во время инвентаризации

Движение ТМЦ во время инвентаризации неизбежно приведет к путанице. Причем под движением понимается не только приемка и выдача товара со склада, а также перемещение его внутри склада/складов. На деле сложно представить ситуацию, при которой нормальный руководитель захочет полностью парализовать свой бизнес, пусть даже на один день. Тем более если режим работы 7 дней в неделю.

На практике вполне допускается отгрузка учтенной при ревизии готовой продукции контрагентам либо укомплектование ее в заказ. Это хоть и накладывает определенную долю риска в корректность инвентаризации, зато минимизирует ваши потери от простоя на складе. Важно учесть, что отгрузку ТМЦ производят только с письменного разрешения Главбуха. На данную группу товаров заводит инвентаризационный ярлык по форме ИНВ-2. В нем фиксируется количество ТМЦ до и после отгрузки. После чего заполняется акт инвентаризации по отгруженным позициям (форма ИНВ-4). Приемка ТМЦ также имеет место быть. Фиксируют эту операцию вся инвентаризационная комиссия по форме ИНВ-3.

Фиксирование и сверка инвентаризационных данных

При инвентаризации заполняется следующие документы:

Действия

Форма для заполнения

Фактически имеющиеся на складе ТМЦ, пересчитанные путем автоматизированного учета или вручную форма ИНВ-3
Товар числится за складом, но находится в пути форма ИНВ-6
ТМЦ на ответхранении (числится за одним, а фактически находится на другом складе) Отдельная инвентаризационная опись со списком таких товаров по форме ИНВ-5
Порченный, бракованный товар и товар, подлежащий списанию Соответственно акты по форме ТОРГ-15, ТОРГ-16
Сравнение фактических остатков ТМЦ с данными автоматизированного учета

Сличительная ведомость по форме ИНВ-19

Если последние три придется можно отнести скорее к нестандартной ситуации, инвентаризационная опись ИНВ-3 – главный документ любой проверки. С его помощью не только фиксируется фактическое количество остатков на складах, но и впоследствии составляется сличительная ведомость о расхождении с ранее представленной бухгалтерской отчетностью.

По завершении ревизии все члены комиссии подписываются под ее результатами в инвентаризационной описи. Составляется она в двух экземплярах: один для бухгалтера, второй для материально-ответственного лица. Последние при обнаружении ошибки в документе доводят их до сведения бухгалтера и только после этого дают свое письменное согласие с результатами проверки.

Если в ходе заполнения сличительной ведомости обнаружены значительные расхождения, следует пересчет товаров. Причем корректнее выполнять его не членами комиссии, а специально созданной для этого группой людей. Любые исправления в заполненных формах должны быть осуществлены по согласованию всех членов комиссии.

Ответы на часто задаваемые вопросы по проведению инвентаризации на складе

Вопрос №1. В ходе инвентаризации была допущена ошибка при заполнении описи, обязательно ли переделывать документ?

Нет, необязательно. Строка, где была допущена ошибка, зачеркивается линией, поверх нее записываются правильные цифры. Подобным исправлениям подлежат все документы, где ошибка могла оказать искажение данных.

Вопрос №2. В штате всего 3 человека, бухгалтер, кладовщик и директор склада. Будут ли результаты инвентаризации считаться законными, если состав инвентаризационной комиссии будет состоять из трех этих людей.

Нет, не будут, поскольку материально-ответственные лица, коими в данном случае является кладовщик, не может входить в состав комиссии.

Вопрос №3. Установлено ли нормативными актами минимально необходимое количество человек в составе комиссии по инвентаризации ТМЦ?

В документах, регламентирующих порядок проведения инвентаризации, а именно Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) “Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации” (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598) и Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) “Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества” прописывается лишь требования к занимаемым должностям в организации тех лиц, кто входит в состав комиссии, иных предписаний касательно численности нет.

Вопрос №4. В ходе инвентаризации обнаружилась недостача. Возместить ее хотят в счет удержания с кладовщика, который не был извещен о проводимой проверки и не присутствовал при ней лично. Законны ли данные действия?

Инвентаризация склада без присутствия материально-ответственного лица, в данном случае кладовщика, считается недействительной, равно как и ее результаты. Исключение является личный отказ от участия в ревизии.

Вопрос №5. Сотрудник склада подал заявление на увольнение, при этом не был издан приказ и собственно не была проведена необходимая в данной ситуации ревизия, не составлены акты приема передач, не подписывались акты недостачи. Спустя определенное время, работодатель предъявляет требования к возмещению выявленных потерь в ходе проведения инвентаризации. Есть ли вероятность, что бывшего сотрудника обяжут к уплате недоимки.

Поскольку сотрудник уже не работает в данной организации, он не является материально-ответственным лицом. Работодатель может обратиться в суд, но шансы выиграть дело ничтожны малы.

Зачем проводить инвентаризацию на складе

Любая организация обязана предоставлять данные инвентаризации и бухгалтерского учета в налоговую службу (распоряжение «о бухгалтерском учете» п. 2 ст. 12) .

Инвентаризация склада

Инвентаризация обязательно проводится:

  • при смене руководящего состава, передаче имущества другому лицу изменения типа предприятия из государственного или муниципального в унитарный тип;
  • при увольнении более половины сотрудников рабочего коллектива;
  • после обнаружения воровства, порчи или незаконного использования ценных ресурсов, находящихся на складе;
  • перед годовой отчетностью;
  • после повреждения имущества непредвиденными обстоятельствами (пожар, ураган, землетрясение и прочие).

Для предоставления отчета на складе нужно проводить минимум одну инвентаризацию в год. На практике складное помещение проверяется значительно чаще, чтобы не допустить кражи ценного имущества. Но не стоит слишком часто проводить проверку, так как на это уходит время и денежные средства. Также инвентаризация замедляет процесс работы других отделов.

Состав комиссии инвентаризации

Для подтверждения результатов проверки комиссия должна состоять минимум из 6 человек:

  • Комиссия по проведению инвентаризации

    главного бухгалтера;

  • руководителя предприятия, его заместителя или доверенного лица:
  • начальники отделов;
  • представителя общественности;
  • работника отдела безопасности;
  • сотрудники службы логистики.

Кроме этого дополнительно могут приглашаться специалисты других служб, например, внутренний аудит предприятия или других организаций. При недостатке хотя бы одного человека в составе комиссии проведенная инвентаризация считается недействительной.

Основной функцией каждого сотрудника на комиссии являются помощь в правильности инвентаризации товаров. Конечный состав комиссии утверждает главный руководитель. Приказ нужно оформлять по форме ИНВ-22, далее его надо занести в журнал учета контроля над исполнением распоряжений начальства ИНВ-22.

Главный руководитель обязан предоставить необходимое оборудование для взвешивания, подсчета и перемещения ценных материалов по помещению

Инвентаризация склада — подготовка к проведению работ

Складное помещение перед началом проверки желательно привести в подобающий вид. Инвентаризационная комиссия должна получить все последние документы о недавней активности (приход, расход, утеря и т. п.) с ресурсами, находящимися на объекте. Все старые отчеты должны быть помечены меткой «до инвентаризации (число, месяц, год)». Это позволит бухгалтерии определить наличие недостатка товаров.

Люди, ответственные за имущество в складном помещении, должны перед началом всех процедур расписаться в отдельном документе о сдаче всех документов на товар в бухгалтерский отдел или к комиссии. Также нужна роспись о списании выбывших ценных ресурсов в расход. В дальнейшем ее нужно приложить к остальным описям.

Всего существует 2 вида комиссии: инвентаризационная и счетная. На второй вариант набираются рабочие, которые выполняют подсчет имущество на проверяемом объекте.

Первым этапом надо создать сличительные ведомости. В них заносятся различные нестыковки наличия товара на складе и в отчете бухгалтерии. При наличии недостатка или излишка товара их данные записываются с оценкой из бухгалтерского учета. Для создания заключения используется отдельный единый регистр со всеми инвентаризиционными описями и сличительными ведостями.

При наличии временно хранящихся товаров для них оформляется отдельная сличительная ведомость. Она может быть создана от руки или в виде электронного отчета. Подтверждение отсутствия товаров на складе производится исключительно при присутствии бригадира смены, ответственного за сохранность имущества.

Проведение инвентаризации на складе

  1. В общем виде порядок выполнения проверки производится в следующей последовательности:
  2. Создается комиссия, которая будет осуществлять проверку.
  3. Создается план мероприятий с уточнением работников, проводящих подсчет имущества.
  4. Начальник подтверждает членов счетной комиссии и их план.
  5. Создание приказа о прекращении каких-либо манипуляций с товарами на складе.
  6. Подготавливаются документы бухгалтерии.
  7. Подтверждение ответственным лицом актуальности предоставленных данных из пункта выше (все старые товары списаны, а новые внесены в опись).
  8. Инструктирование счетной комиссии о заполнении описей.
  9. Проверка корректности заполнения описи после окончания подсчета всего ценного имущества.
  10. После окончания проверки повторно подтверждают наличие товара по созданным документам.
  11. Подготовка сличительной ведомости.
  12. Передача отчетов в отдел бухгалтерии.
  13. Если имеются какие-то спорные ситуации, то проводится контрольное сравнение предоставленных отчетов и наличия товара.

Эта статья расскажет, как правильно составить акт инвентаризации ТМЦ на предприятии.

пошагово расписана инвентаризация основных средств, что позволит вам быстро провести все работы.

Как выглядит счет фактура и как правильно ее заполнить? Оформление документа полностью описано .

Перемещение товаров во время инвентаризации

Во время работы комиссии предприятие должно обеспечить прекращение каких-либо манипуляций с имуществом. Это может повлиять на правильность составления отчета. Новые поступления товаров должны занестись в реестр в присутствии инвентаризационной комиссии и человека, ответственного за сохранность имущества на складе.

Завершение инвентаризации

В конечном результате инвентаризация создаются и заполняются следующие документы:

  1. Опись имеющихся товаров по стандарту ИНВ-1;
  2. Ведомость о различиях в инвентаризации и бухгалтерском учете (сличительная ведомость). Стандарт ИНВ-18. Составляется 2 экземпляра, где указываются отличительные характеристики каждого объекта. Одна копия остается в бухгалтерии, вторая отправляется ответственному лицу.
  3. Заключение обо всех проведенных действиях. Оформление по стандарту ИНВ-26.

В сличительную ведомость надо занести следующие данные в раздел «при инвентаризации установлено следующее (Д. – дебет, К – кредит,):

При наличии недостачи Создается документ с описанием недостающих ресурсов. Их заносят во внереализационные расходы. Если найден провинившийся человек, то надо дополнительно отметить, сколько имущество было возвращено.

При неизвестном виновнике:
Д. 2 к. 1
Д. 94 к. 1
Д. 91-2 к. 64

При нахождении провинившегося человека:
Д. 73 к. 94
Д. 50 к. 73

Излишки товаров Д. 1, К. 91-1.

Примером заполнения в случае наличия излишка ресурса:

На 23 января в ЗАО «Построим дачу» окончена годовая инвентаризация. Выявлено наличие излишков керамической плитки в 20 единиц. Рыночная стоимость за штучный товар составляет 500 рублей без НДС.

Отчет бухгалтерского отдела:
Д. 10 к. 91-1
— 10 000 рублей (500 рублей * 20 штук) – принято к учету.

Как правило, наличие лишнего товара встречается гораздо реже, чем его недостаток. Последовательность списания недостачи устанавливается министерством норм естественных утрат.

Если объем недостачи находится в пределах значения установленных правил, то недостаток записывается в издержки товарообращения. Иначе нужно проводить расследование для нахождения виновных людей. Но до момента установления этих лиц создается дебет 94 счета. Недостаток товара описывается по рыночной стоимости.

Пересчет товаров во время инвентаризации

Пример ситуации:

На аптечном складе обнаружилось недостача 25 литров спирта. Общая сумма затраты, условно 2500 рублей. На производство с последней инвентаризации было использовано 350 литров. Следовательно, на естественные затраты могло уйти 1.9% (6,65 литров). 25>6.65.

В данном случае заводится расследование по статье 238-343 трудового кодекса. По этому поводу создаются проводки:

• Д. 94 к. 1, 4, 10, 40, 43 по факту наличия недостачи;
• Д. 19 к. 68 «расчеты НДС»
• Д. 94 к. 19
• Д. 73 к. 94
• Д. 79 к. 73

Д. –дебет, к. – кредит.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 333-58-23
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

Бухгалтер должен знать все правила оформления инвентаризационной описи, сличительной ведомости и заключения о проведенных действиях. При неправильной инвентаризации владелец предприятия рискует получить штраф, а также не заметить пропажи имущества.

Общая последовательность действий при подготовке и реализации инвентаризации

  1. Создание плана действий и закрепление сотрудников, которые будут проводить подсчет.
  2. Утверждение состава счетной комиссии и технологии проведения пересчета.
  3. Создание приказа об остановке товародвижения.
  4. Подготовка бухгалтерской документации.
  5. Формирование актуальных остатков на момент начала пересчета.
  6. Инструктаж с членами инвентаризационной группы.
  7. Подсчет фактического количества ТМЦ.
  8. Формирование сличительной ведомости.
  9. Контрольная проверка правильности внесения данных о количестве и местонахождении имущества.
  10. Передача документов в бухгалтерию.

Мы собрали команду настоящих профессионалов, которые не просто знают свою работу на отлично, однако и любят её. Мы стремимся быть лучшими в своем деле, поэтому постоянно совершенствуем методы работы и технологии проведения инвентаризации.

Благодаря автоматизации процесса проведения инвентаризации на складе можно практически полностью исключить влияние человеческого фактора на результаты, а время на пересчета свести к минимуму.

Наша компания, оказывающая услуги профессиональной независимой инвентаризации, использует в своей работе специально разработанное программное обеспечение. Как оно работает? В компьютерной системе создается виртуальный склад с местами хранения ТМЦ. Далее, при помощи терминалов сбора данных, методом считывания штрих кодов либо вводя артикулы товара с клавиатуры ТСД, проводится пересчет в каждой отдельной ячейке.

Полученные данные о фактически посчитанном количестве и о местонахождении имущества в режиме online сравниваются с учетными остатками.

Используемое оборудование и ПО делают передачу инвентаризации вашего склада на аутсорсинг в «Скан Контроль» надежной и безопасной.

Регулярная ревизия остатков — пожалуй, единственный действенный метод контроля за сохранностью имущества. 

Порядок инвентаризации

Начать нужно с формирования сличительных ведомостей. Эти документы фиксируют несоответствие бумаг и реальной ситуации на складе. К примеру, в бухгалтерском отчете указано 100 единиц товара, а на складе обнаружено только 98 единиц. То есть установлена недостача в 2 единицы. Она указывается в сличительной ведомости. В процессе инвентаризации формируется заключение. Для его подготовки нужно создать единый реестр, в котором содержатся описи и ведомости.

Если на складе есть временно хранящаяся продукция, для нее понадобится отдельная ведомость. Для удобства может быть сформирован электронный документ. Отсутствие имущества на складе должно быть зафиксировано. Выполняется это исключительно в присутствии лица, ответственного за товар.

Инвентаризация продукции на складе проводится в соответствии с этим алгоритмом:

  1. Формирование комиссии.
  2. Формирование плана предстоящих мероприятий.
  3. Руководитель утверждает участников счетной комиссии.
  4. Издается приказ о запрете всех действий с имуществом на складе.
  5. Готовятся бухгалтерские документы.
  6. Ответственный сотрудник подтверждает, что предоставленные бухгалтерские сведения актуальны.
  7. Представители счетной комиссии инструктируются на предмет создания описей.
  8. Выполняется подсчет имущества.
  9. Проверяется правильность заполнения описи после завершения подсчетов.
  10. По окончании мероприятия повторно устанавливается наличие продукции на складе, если соответствующее положение есть в документах.
  11. Формирование ведомости.
  12. Направление отчетов в бух. отдел.

Если есть неоднозначные моменты, нужно выполнить сравнение сформированных отчетов и единиц товара на складе.

ВНИМАНИЕ! Во время процедуры запрещено перемещение имущества и любые другие манипуляции с ним. Соблюдение этого правила позволит предупредить ошибки и неточности в отчете. Если в процессе инвентаризации на склад поступают новые товары, в реестре они отражаются в присутствии представителей комиссии.

Автоматизация инвентаризации

Автоматизация предполагает замену ручной замены сверки номеров на сбор номеров посредством специального оборудования. В частности, используется мобильный считыватель. Пересчет остатков выполняется через терминал сбора данных. Преимущества автоматизации очевидны:

  • Экономия времени, сокращение времени на проверку в 2 раза.
  • Исключение человеческого фактора.
  • Уменьшение трат на зарплату сотрудникам.
  • Не требуется приостанавливать работу склада.
  • Траты на автоматизацию окупаются в течение 1-2 лет.
  • Предупреждение искажений данных.

Этапы внедрения автоматизации:

  1. Формирование базы данных. Она объединяет все имущество, хранящееся на складе.
  2. Маркировка. На все единицы наносятся наклейки со штрих-кодом.
  3. Считывание. Сканер считывает данные со штрих-кодов. Проводится их обработка и сохранение.
  4. Фиксация. Проводится фиксация совпадений полученных сведений с базой данных.
  5. Заключение. Полученные сведения размещаются в электронной системе. Они применяются в дальнейшей обработке данных.

Об обнаруженной недостаче сообщает сам терминал.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *