Инвентаризация активов и обязательств

Общие правила проведения инвентаризации имущества и обязательств

По общему правилу инвентаризацию в организации необходимо проводить каждый год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Исключение составляет имущество, которое было инвентаризировано не ранее 1 октября года, за который составляется отчетность.

Помимо этого, руководитель предприятия может назначать инвентаризацию обязательств организации на свое усмотрение, устанавливая при этом сроки проведения, объем исследуемых объектов или участки организации, лиц, осуществляющих проверку.

Существуют ситуации, когда проведение инвентаризации является обязательным, не зависящим от волеизъявления директора:

  • ликвидация организации, ее реорганизация. Инвентаризация обязательств проводится перед составлением ликвидационного или разделительного баланса;
  • чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями, в том числе стихийные бедствия, аварии, пожары;
  • порча имущества, его хищения или злоупотребления;
  • смена лиц, ответственных материально;
  • сдача в аренду имущества, его продажа или выкуп. Сюда дополнительно относятся случаи выбытия имущества вследствие преобразования унитарных предприятий (государственных или муниципальных).

При коллективной ответственности инвентаризация имущества и обязательств организации осуществляется в случае:

  • смены руководителя коллектива;
  • смены более 50% участников коллектива;
  • инициативы членов коллектива.

Для осуществления инвентаризации руководитель организации подписывает приказ, которым назначает членов комиссии по инвентаризации. В состав комиссии могут быть включены представители руководства предприятия, работники бухгалтерии и службы внутреннего аудита, другие специалисты.

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств

Перед проведением инвентаризации лица, ответственные материально, должны оформить все приходные и расходные документы на ценности, находящиеся под их ответственностью, и составить расписки о том, что все ценности учтены, а первичные документы сданы в бухгалтерию. Расписки передаются комиссии по инвентаризации активов и обязательств организации.

Процедура инвентаризации происходит в присутствии лиц, ответственных материально. Комиссия проверяет факт наличия ценностей, по итогам составляет описи инвентаризации. Названия исследуемых объектов, их количество указываются в актах в соответствии с номенклатурой и в тех единицах измерения, которые применяются в учете.

Полученные в ходе проведения инвентаризации имущества и обязательств организации сведения сравнивают с данными учета. В случае обнаружения отклонений от данных, отраженных в бухгалтерском учете, составляются сличительные ведомости.

Решение в отношении выявленных отклонений принимается на заседании инвентаризационной комиссии. Комиссия анализирует расхождения и предлагает варианты урегулирования отклонений при инвентаризации имущества и обязательств. Результаты заседания отражаются в протоколе. Он оформляется в любом случае: при отсутствии расхождений и в случае их обнаружения.

В качестве отклонений могут выступать излишки или недостачи. Излишки приходуются в учете по рыночной цене, определенной на дату осуществления ревизии, и включаются в состав доходов по операционной деятельности.

Недостатки и порчи, выявленные в ходе проведения инвентаризации имущества и обязательств, списываются на издержки производства или обращения в пределах естественной убыли. За недостачи и порчи, выявленные сверх норм убыли, отвечают лица, ответственные материально. Если уставить виновных в недостачах невозможно, то убытки списываются на расходы по операционной деятельности. Для целей налогообложения списанные порчи и недостачи, установленные при проведении инвентаризации обязательств, относятся к прибыли в том отчетном периоде, в котором они были выявлены.

Оформление результатов инвентаризации

Обобщенные результаты заседания оформляются в ведомости, форма которой утверждена Постановлением Госкомстата от 27.03.2000 № 26. В ней отражаются излишки и недостачи по исследованным объектам, а также прописывается способ принятия в бухгалтерском учете.

Документы, полученные в ходе инвентаризации активов и обязательств, в том числе протокол и ведомость, передаются руководителю организации. Он принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации. Ключевым пунктом приказа является порядок устранения расхождений.

С приказом должен быть ознакомлен бухгалтер. После бухгалтерский отдел приводит приказ в исполнение и реализует предписания по устранению расхождений, выявленных при инвентаризации обязательств.

После проведения инвентаризации могут осуществляться контрольные проверки. Их задача – перепроверить результаты ревизии. Итоги контрольных проверок оформляются актом и записываются в книгу учета контрольных проверок.

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации

Инвентаризация — способ проверки соответствия фактического наличия имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49, предприятие может самостоятельно устанавливать сроки проведения и количество инвентаризаций в отчетном году (кроме обязательных по законодательству), перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них. Особенно важно отразить в учетной политике порядок и сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу. Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную или частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, материалы и т.п.

Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки, и внезапными, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей неожиданно для материально ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организации, по требованию ревизоров, следственных комитетов и контрольных органов.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации согласно п.2 ст.12 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязательно:

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

— при смене материально ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации организации;

— в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Основными задачами инвентаризации являются:

1) выявление фактического наличия имущества;

2) контроль за сохранностью ТМЦ и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

3) выявление ТМЦ, потерявших свои первоначальные качества, залежавшихся и не нужных организации;

4) проверка соблюдения правил и условий хранения ТМЦ и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

5) проверка полноты отражения в учете обязательств.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе: председателя комиссии — руководителя организации или его заместителя, членов комиссии — главного бухгалтера, начальников структурных подразделений, представителей общественности (Пример приказа о назначении инвентаризационной комиссии в приложении 3). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации приказом или распоряжением.

Постоянно действующие инвентаризационные комиссии проводят инструктаж рабочих комиссий, осуществляют контрольные проверки, рассматривают объяснения материально ответственных лиц, допустивших недостачу. Рабочие комиссии непосредственно осуществляют инвентаризацию ТМЦ и денежных средств в местах хранения и производства. При малом объеме работ при инвентаризации и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Отсутствие одного из членов комиссии на период инвентаризации дает основания рассматривать ее результаты недействительными.

Результаты инвентаризации отражают на счетах бухгалтерского учета в том месяце, в котором была закончена инвентаризация, а при проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности — в годовом бухгалтерском отчете. (пример инвентаризационной описи в приложении 4). Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

1) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты;

2) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.

Объекты основных средств, оказавшиеся в излишке или ранее не учтенные, подлежат зачислению на баланс с отнесением остаточной стоимости на финансовые результаты, отражается проводкой

Д-т 01 К-т 91/1 излишки ОС приходуются.

При недостаче остаточная стоимость списывается со счета 01 «Основные средства» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», отражается проводкой

Д-т 94 К-т 01 списывается остаточная стоимость объекта на счет недостач и потерь.

Недостача относится на материально ответственных лиц (в дебет счета 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба») или расходы организации (дебет счета 91/2 «Прочие расходы»), а в случае стихийных бедствий в дебет счета 99 «Прочие убытки». Отражается проводками:

Д-т 73/2 К-т 94 — отражается дебиторская задолженность материально ответственного лица.

Д-т 50 К-т 73/2 — отражается погашение задолженности по недостачам.

Д-т 73/2 К-т 94 — если вина материально ответственного лица не установлена, то сумма недостачи списывается на прочие финансовые расходы.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Ниже приведен вариант отражения в учетной политике положений об инвентаризации имущества предприятия.

Порядок и сроки проведения инвентаризации ООО «МонтажЭлектро» в 2009 году:

Инвентаризации подлежит все имущество Общества, независимо от места нахождения, и все виды обязательств.

Инвентаризация в Обществе проводится в следующие сроки:

— основных средств — не реже одного раза в два года по состоянию на 1 декабря отчетного года;

— нематериальных активов — ежегодно по состоянию на 1 декабря отчетного года;

— сырья, материалов, оборудования к установке, — ежемесячно по состоянию на 1 число следующего месяца;

— расходов будущих периодов — ежегодно по состоянию на 31 декабря отчетного года;

— денежных средств на счетах в учреждениях банков — ежегодно по состоянию на 31 декабря отчетного года;

— денежных средств в кассе — не реже, чем один раз в квартал;

— финансовых вложений — ежегодно по состоянию на 1 декабря отчетного года;

— расчетов с дебиторами и кредиторами — ежеквартально по состоянию на конец квартала;

— расчетов по налогам и обязательным отчислениям в бюджет и внебюджетные фонды, по целевому финансированию — ежегодно по состоянию на 31 декабря текущего года;

— внутрихозяйственных расчетов — не реже одного раза в квартал.

Для проведения инвентаризации создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии, состав которых утверждается директором.

Сроки проведения инвентаризации имущества и обязательств организации на ООО «МонтажЭлектро» определено учетной политике предприятия.

Подготовка к отчету 2016: инвентаризация расчетов (Доброва О.)

Составлению годовой бухгалтерской отчетности обязательно предшествует инвентаризация активов и обязательств. Один из вопросов такой инвентаризации — ревизия расчетов с различными дебиторами и кредиторами. О том, как ее провести и оформить, мы и поговорим в данной статье.

Провести инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организация обязана (п. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 38 ПБУ 4/99). При этом исключить из проверки можно только (п. 27 Положения по бухучету, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 1.5 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49):

— ОС, если их инвентаризировали в последние три года (например, в текущем году можно не проверять ОС, которые прошли инвентаризацию в декабре 2014 г.);

— имущество, уже прошедшее ревизию с октября отчетного года.

Инвентаризация расчетов проводится ежегодно в обязательном порядке. Провести ее одномоментно невозможно, и лучше начать заблаговременно. Так, годовая инвентаризация в целом проводится в IV квартале отчетного года — с 1 октября по 31 декабря (п. 27 Положения по бухучету). И такую ее составляющую, как инвентаризация расчетов, можно проводить последовательно в течение IV квартала.

Конкретные даты годовой инвентаризации руководитель организации устанавливает в приказе о ее проведении (форма N ИНВ-22).

Вместе с тем инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности проводится по состоянию на 31 декабря отчетного года включительно (Рекомендации в Приложении к Письму Минфина России от 09.01.2013 N 07-02-18/01). Поэтому:

— все итоговые документы по результатам инвентаризации датируются 31 декабря отчетного года (п. 4 ст. 11 Закона N 402-ФЗ);

— ошибки, выявленные в ходе инвентаризации, считаются выявленными 31 декабря отчетного года и исправляются записями на эту дату (п. 6 ПБУ 22/2010).

Как провести и оформить

Инвентаризация расчетов проводится для того, чтобы проверить обоснованность сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета (п. 3.44 Методических указаний). То есть она предполагает проверку правильности этих сумм и полноты их документального подтверждения, в том числе сверку сумм дебиторской и кредиторской задолженности по данным организации и сведениям ее контрагентов.

Таким образом, первым шагом инвентаризации расчетов должно быть составление бухгалтерской справки со сведениями о задолженности, числящейся в бухучете:

— наименованиями конкретных дебиторов и кредиторов;

— основаниями возникновения задолженности;

— реквизитами подтверждающих ее документов.

В этих целях можно использовать Приложение к форме N ИНВ-17.

Суммы задолженности в справке удобно группировать в разрезе бухгалтерских счетов.

На основании справки о задолженности и документов, в которых дебиторы и кредиторы подтверждают наличие и размер задолженности, инвентаризационная комиссия по окончании сверки составляет акт по форме ИНВ-17 в двух экземплярах. Один экземпляр остается у комиссии, второй передается в бухгалтерию (п. п. 73, 74 Положения по бухучету, Указания, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

Суммы задолженности, подтвержденной и не подтвержденной дебиторами и кредиторами, должны быть отражены в акте отдельно. Кроме того, выделить нужно суммы безнадежных долгов.

Покупатели, поставщики и прочие дебиторы и кредиторы

При проведении инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (за исключением расчетов с бюджетом и расчетов с персоналом) проверяются дебетовые и кредитовые остатки по счетам, приведенным в таблице 1.

Таблица 1

Излишки и долги по контрагентам

Счет

Вид задолженности

Документы, подтверждающие задолженность

Дебет

Кредит

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Суммы выданных авансов

Задолженность по оплате приобретенных товаров, работ услуг

Договоры с поставщиками, подрядчиками, покупателями, заказчиками, договоры аренды, страхования, займа, посреднические договоры, первичные учетные документы (товарные накладные, акты), выписки банка, гарантийные письма, решения суда и т.п.

62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Задолженность по оплате отгруженной продукции, выполненных работ, оказанных услуг

Суммы полученных авансов

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Задолженность по причитающимся дивидендам, страховому возмещению, процентам по выданным займам, по признанным должниками или присужденным судом неустойкам и пр.

Задолженность по признанным организацией или присужденным к уплате судом неустойкам и пр.

75 «Расчеты с учредителями»

Задолженность по оплате доли в УК организации

Задолженность по выплате дивидендов

Решение о выплате дивидендов, учредительные документы, выписки банка

66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

Задолженность по возврату полученных кредитов и займов, уплате процентов

Договоры займа, кредита, выписки банка, бухгалтерские справки и т.п.

67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»

Состояние расчетов проверяется по каждому покупателю, заказчику, поставщику, подрядчику, по каждому договору, по каждому учредителю и т.д. Для согласования сумм задолженности с поставщиками, покупателями, подрядчиками, заказчиками с каждым из них, как правило, проводится сверка взаимных расчетов, по итогам которой подписывается соответствующий акт в двух экземплярах. Чтобы задолженность считалась согласованной, на акте должны быть подписи и руководителя организации, и руководителя контрагента.

Но по большому счету подтвердить согласование суммы задолженности можно и, например, письмом контрагента, в котором он признает свой долг.

Обязательна сверка расчетов с банками (п. 74 Положения по бухучету).

Расчеты с бюджетом

При проведении инвентаризации расчетов с бюджетом проверяются дебетовые и кредитовые остатки по счетам, приведенным в таблице 2.

Таблица 2

Переплаты и задолженности по налогам и взносам

Счет

Вид задолженности

Документы, подтверждающие задолженность

Дебет

Кредит

68 «Расчеты по налогам и сборам»

Суммы переплат по налогам

Задолженность по уплате налогов

Налоговые декларации и расчеты, выписки банка

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

Суммы переплат по взносам во внебюджетные фонды, задолженность ФСС по возмещению выплаченных пособий

Задолженность по уплате страховых взносов

Расчеты по страховым взносам, выписки банка

Состояние расчетов проверяется по каждому налогу (сбору, взносу) и бюджету, в который он уплачивается. При этом обязательно нужно получить от ИФНС, ПФР и ФСС документы, подтверждающие суммы задолженности (п. 74 Положения по бухучету). Это могут быть:

— по расчетам с ИФНС — справка о состоянии расчетов по налогам или акт сверки расчетов по налогам (утв. Приказами ФНС России от 05.06.2015 N ММВ-7-17/227@, от 20.08.2007 N ММ-3-25/494@);

— по расчетам с ПФР, ФФОМС и ФСС — справка о состоянии расчетов по страховым взносам или акт сверки расчетов по страховым взносам (утв. Приказами ПФР от 23.07.2010 N ТМ-30-24/7800, от 22.12.2015 N 511п, ФСС РФ от 17.02.2015 N 49).

Расчеты с персоналом

При проведении инвентаризации расчетов с персоналом проверяются дебетовые и кредитовые остатки по счетам, приведенным в таблице 3.

Таблица 3

Излишки и долги по работникам

Счет

Вид задолженности

Документы, подтверждающие задолженность

Дебет

Кредит

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Излишне выплаченные зарплата, пособия и пр.

Задолженность по выплате зарплаты, пособий и пр., по выплате дивидендов

Расчетно-платежные и платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, больничные листы, записки-расчеты о предоставлении отпуска, приказы руководителя (на выплату премии, материальной помощи, о привлечении работника к матответственности и т.п.), соглашения о компенсации за использование личного имущества, выписки банка, заявления о предоставлении налоговых вычетов и т.п.

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Суммы, выданные под отчет, по которым не получены авансовые отчеты

Суммы перерасходов по авансовым отчетам, подлежащие возмещению

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Задолженность по возврату выданных займов, возмещению причиненного материального ущерба

Задолженность по выплате компенсации за использование личного автотранспорта (иного имущества) в служебных целях и т.п.

76-4 «Расчеты по депонированным суммам»

Депонированные суммы заработной платы

Расчетно-платежные и платежные ведомости с записями о депонировании зарплаты, реестр депонированных сумм

По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. По выявленным излишне выплаченным или невыплаченным суммам, по суммам зарплаты, не отнесенной на депонент, инвентаризационная комиссия должна определить причины, которые к этому привели, и дать рекомендации о недопущении подобного впредь (п. 3.46 Методических указаний).

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение). Необходимо проверить наличие первичных документов, подтверждающих произведенные подотчетным лицом расходы.

ГЛАВБУХ-ИНФО

В приказе о проведении инвентаризации используется формулировка: «Провести инвентаризацию материально-производственных запасов в период с 1 по 30 октября 2016 года по состоянию на 01.10.2016». Так как материально-производственных запасов (далее — МПЗ) большое количество, то создается несколько рабочих инвентаризационных комиссий, которые согласно графику проведения инвентаризации в разные сроки в период с 1 по 30 октября приступают к проведению инвентаризации. Например, одна из комиссий приступила к инвентаризации 11 октября. Однако в период с 1 по 10 октября со склада производился отпуск материалов в производство (инвентаризационная комиссия при этом отпуске не присутствовала).

При оформлении инвентаризационной описи какую дату указать датой начала проведения инвентаризации и датой составления описи?

На какую дату необходимо сравнивать выявленные в ходе инвентаризации остатки МПЗ и данные бухгалтерского учета?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В приказе о проведении инвентаризации МПЗ не следует использовать формулировку: «по состоянию на 01.10.2016». Датой инвентаризации считается дата фактического ее проведения. Выявленные остатки МПЗ на 11.10.2016 заносятся в инвентаризационную опись и сравниваются с данными бухгалтерского учета на ту же дату.

Обоснование позиции:

Порядок проведения инвентаризации регламентирован в следующих нормативных документах:

— Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ);

— Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение N 34н);

— Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.95 N 49 (далее — Методические указания N 49).

Содержание инвентаризации выражено в части 2 ст. 11 Закона N 402-ФЗ: при инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами (часть 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ). Одним из случаев обязательного проведения инвентаризации является инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 27 Положения N 34н).

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями N 49. Кроме того, инвентаризациям и проверкам МПЗ посвящен одноименный подраздел IV раздела 1 «Общие вопросы бухгалтерского учета материально-производственных запасов» Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утверждены приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н).

Хотя ни в одном нормативном документе это не написано, но по смыслу инвентаризация может производиться в двух разных формах: натуральной и документальной.

Инвентаризация в натуральной форме используется для проверки активов, имеющих материально-вещественную форму, которые можно подсчитать, взвесить, обмерить (например основные средства, МПЗ, денежные средства в кассе). Такая проверка имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.7 и 2.8 Методических указаний N 49).

При документальной инвентаризации наличие объекта учета подтверждается непосредственно документами (дебиторская и кредиторская задолженность, расходы будущих периодов, резервы и т.д.).

Указанное выше деление имеет прямое отношение к определению даты инвентаризации. При инвентаризации в документальной форме необходимо предварительно определить дату, по состоянию на которую она проводится, а время проведения собственно документальной проверки не имеет существенного значения. Например, время сверки расчетов с дебиторами и кредиторами обычно сильно затягивается по сравнению с датой, на которую фиксируется задолженность.

При инвентаризации в натуральной форме дата инвентаризации — это всегда дата окончания фактического проведения инвентаризации, и поэтому она не может быть заранее зафиксирована. В приказе о проведении инвентаризации поэтому обычно указывают период, в течение которого должна быть проведена инвентаризация. Отметим, что различие прослеживается и в оформлении. При натуральной форме инвентаризации обычно оформляются инвентаризационные описи, а при документальной — акты инвентаризации.

Поэтому при проведении инвентаризации МПЗ дата инвентаризации (которая отражается в инвентаризационной описи) — это дата завершения рабочей инвентаризационной комиссией проверки по конкретному складу (месту хранения), по которому составляется данная опись.

Высказанная выше мысль подтверждается комплексным анализом нормативных документов.

Если организация использует унифицированные формы, утверждённые постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, то в приказе на проведение инвентаризации, который оформляется по форме N ИНВ-22, предусмотрены строки: «К инвентаризации приступить такого-то числа и окончить такого-то числа», но не предусмотрено указание на число, на которое должна производиться инвентаризация. Аналогичное оформление приказа предусмотрено в Приложении N 1 к Методическим указаниям N 49.

В соответствии с п. 2.4 Методических указаний N 49 до начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «…» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственные лица (далее — МОЛ) дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Поступление и расходование МПЗ во время проведения инвентаризации по общему правилу не предусмотрены. Если они, как исключения, все же имеют место, то оформляются отдельными описями и отражаются в бухучете после окончания инвентаризации (пп. 3.18-3.19 Методических указаний N 49).

Таким образом, датой начала инвентаризации МПЗ считается дата, когда рабочая инвентаризационная комиссия фактически приступила к работе на конкретном складе (в рассматриваемом случае — 11 октября). Все документы по движению МПЗ до этой даты должны быть уже сданы в бухгалтерию, что подтверждается распиской МОЛ. По окончании проведения инвентаризации составляется инвентаризационная опись, на которой проставляется дата фактического завершения инвентаризации на складе. Понятно, что в опись заносится фактическое наличие МПЗ на складе на дату проведения инвентаризации.

Для сравнения данных инвентаризации с данными бухучета бухгалтерия на основе показателей отчетности на 01.10.2016 и данных о движении МПЗ по складу за период с 1 по 10 октября 2016 года выводит теоретические остатки по каждой позиции на 11.10.2016, которые используются для окончательного заполнения описи.

В целом, сравнение данных инвентаризации с данными бухгалтерского учета МПЗ производится на дату проведения инвентаризации на каждом складе (месте хранения), на основании выявленных результатов (излишков и недостач) корректируются бухучет и, соответственно, годовая бухгалтерская отчетность.

Ответ подготовил:

Буланцов Михаил
Контроль качества ответа:
аудитор, член МоАП Мельникова Елена

Особенности забалансовых счетов

Для забалансовых счетов характерно ведение учета в простой форме, когда суммы активов и обязательств, вынесенных за баланс, проходят только по кредиту или только по дебету забалансового счета, корреспонденции при этом не используются. Бюджетные организации ведут учет, используя свой План счетов, утвержденный приказом Минфина РФ от 01.12.2010 №157 н, и инструкцию к нему.

Просмотреть план счетов, применяемый бухгалтерией бюджетной организации, ознакомиться с действующими нормами его применения можно в статье «Рабочий план счетов бюджетного учета на 2016 год».

Для чего применяются забалансовые счета в бюджете? Основная их цель — накопление и сохранение информации для оперативного и достоверного управленческого учета. Для учета и контроля над ценностями, не принадлежащими организации, которые данное учреждение использует временно, но отвечает за их сохранность. Раздел 7 инструкции по применению счетов в бюджетном учете и регламентирует применение забалансовых счетов. В нем указан перечень ценностей, которые должны учитываться организацией, но не в составе балансовых ценностей. Кроме того, учреждение вправе расширять список этих ценностей и забалансовых счетов в случае необходимости.

Какие забалансовые счета применяются в бухгалтерском учете коммерческих организаций, какими документами регламентируется порядок учета на них, см. в статье «Правила ведения бухгалтерского учета на забалансовых счетах».

Использование забалансового счета 27 в учете

Забалансовый счет бюджетной организации 27 именуется «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Он предназначен для сбора и хранения информации по выданным работникам:

  • фирменной одежде;
  • спецобмундировании;
  • обуви;
  • иному вещевому имуществу, необходимому сотрудникам организации для работы.

Перечисленные ценности должны быть переданы в личное пользование сотрудника именно для выполнения им своих служебных обязанностей. При этом сотрудник должен отвечать за сохранность этих ценностей. Таким образом, главная цель введения забалансового счета 27 — контроль над имуществом, переданным сотруднику. Эти ценности списываются с балансового учета, выдаются обязательно в личное пользование под личную ответственность сотрудника.

В бухгалтерском учете поступление имущества в личное пользование сотрудника отражается по дебету счета 27, выбытие, соответственно, по кредиту. Согласно инструкции к счетам бюджетного учета, ценности принимаются к учету на счет 27 по их балансовой стоимости, по ней же происходит и их списание с учета за балансом. Порядок использования счета 27, список возможных к учету на нем ценностей должны быть прописаны в учетной политике организации. В ней же должен быть указан перечень первичных документов, которые формируются для передачи ценностей сотруднику в распоряжение, а также для их выбытия с забалансового счета.

Передачу ценностей в личное пользование нужно оформлять, соблюдая правила, по которым работник несет индивидуальную материальную ответственность. При применении забалансового счета 27 должен быть организован аналитический учет по виду ценностей, их пользователям, количеству и стоимости. Для целей такого учета используется Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (форма по ОКУД 0504041).

Вопрос: Необходимо ли проводить инвентаризацию имущества, учитываемого на забалансовых счетах 25, 26 и 27, и какие при этом оформлять документы? («Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», N 12, декабрь 2015 г.)

Необходимо ли проводить инвентаризацию имущества, учитываемого на забалансовых счетах 25, 26 и 27, и какие при этом оформлять документы?

О. Марова,

эксперт журнала «Учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Журнал «Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», N 12, декабрь 2015 г., с. 74-76.

В целях обеспечения надлежащего контроля за сохранностью, целевым использованием и движением имущества, переданного в аренду, оно подлежит отражению на забалансовом счете 25 «Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)» (п. 381 Инструкции N 157н). Принятие его к учету осуществляется на основании первичного учетного документа (акта приема-передачи) по стоимости, прописанной в акте. Выбытие объектов имущества с забалансового учета производится на основании акта по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету.

В целях обеспечения надлежащего учета и контроля за сохранностью, целевым использованием и движением имущества, переданного учреждением в безвозмездное пользование, оно отражается на забалансовом счете 26 «Имущество, переданное в безвозмездное пользование» (п. 383 Инструкции N 157н). Оно также учитывается при поступлении и выбытии на основании акта приема-передачи по указанной в нем стоимости.

Для учета форменного обмундирования, специальной одежды и иного имущества, выданного учреждением в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением применяется забалансовый счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)».

Принятие к учету данного имущества осуществляется на основании первичного учетного документа по балансовой стоимости.

Выбытие объектов имущества с забалансового учета производится на основании первичного учетного документа по стоимости, по которой объекты ранее были приняты к учету (п. 385 Инструкции N 157н).

Все материальные ценности, а также иные активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, которые установлены для объектов, учитываемых на балансе. Согласно п. 6 и 20 Инструкции N 157н порядок инвентаризации закрепляется учреждением в рамках формирования учетной политики исходя из положений законодательства РФ. Общие правила проведения данного контрольного мероприятия сформулированы в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).

В соответствии с п. 1.3 Методических указаний инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Пунктом 3.7 Методических указаний установлено, что одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Для отражения результатов инвентаризации объектов нефинансовых и финансовых активов, а также обязательств (в том числе учтенных на забалансовых счетах) в государственных (муниципальных) учреждениях применяются инвентаризационные описи (сличительные ведомости), утвержденные Приказом N 52н*(1). В данном нормативном акте не предусмотрено специальных форм документов по инвентаризации имущества, отраженного в забалансовом учете. По нашему мнению, в случае инвентаризации имущества, учитываемого на забалансовых счетах 25, 26 и 27, могут применяться инвентаризационные описи (сличительные ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). Кроме этого, в п. 6 Инструкции N 157н разрешено разрабатывать и использовать в работе собственные первичные учетные документы, которые должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в п. 7 Инструкции N 157н, и быть закреплены в учетной политике учреждения.

1 декабря 2015 г.

————————————————————————-

*(1) Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *