Хранение кадровой документации

Какие требования существуют

В ст. 17 № 125-Ф3 прописано, что все организации обязаны хранить документацию по учету кадров. Для выполнения закона заводятся и ведутся дела. Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года. Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально. Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище.

Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет:

  • Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.
  • Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ.
  • При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.
  • Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.
  • В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев.
  • В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.
  • Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.

В марте 2016 года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет.

Согласно последним изменениям, документы по кадрам должны храниться 50 лет.

Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.

Разновидности документов

Кадровую документацию для удобства делят на 4 вида:

  • Укомплектование штата компании (заключенные контракты и договоры, перевод или назначение на иную должность).
  • Перевод сотрудника внутри предприятия (переводы на иную работу, совмещение должностей).
  • Поощрительные приказы или распоряжения для сотрудников (документы о надбавке, премировании).
  • Бумаги, прекращающие отношения между работником и компанией.

Также изменился порядок начала отсчета хранящихся бумаг: срок теперь считается с момента оформления бумаг, а не с последнего рабочего дня подчиненного. Нововведения по учету и хранению документации затрагивают документы кадровиков, которые сформированы с 2003 года. Бумаги, отправленные в архив раньше 2003 года, обязаны храниться 75 лет.

Дела по штату сортируются по времени хранения, то есть для каждого временного промежутка создается свое дело.

Дела делятся на краткосрочные и долгосрочные. К краткосрочным относятся документы, хранящиеся 5 лет. Сюда входят дисциплинарные наказания, уход сотрудника в отпуск, непродолжительные командировочные поездки внутри страны. В долгосрочных делах хранится документация 50 или 75 лет.

Как сортировать дела

Внутри дела вся документация расположена по номерам и хронологии. При превышении допустимого объема дело подразделяется на тома с последовательными порядковыми номерами.

Если предприятие большое и кадровых бумаг очень много, то разрешено размещать документацию в различных делах (прием на работу, переводы, увольнения).

Личные карточки сотрудника заводят при принятии на работу и заполняют до последнего дня работы человека. Обычно этот вид документов хранится как картотека, делящаяся на подразделения, в которых применяется алфавитная система. После расторжения договора с подчиненным карточка отправляется в дело с личными карточками уволенных работников.

При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Есть и другой вариант: для этих документов создается новое дело с наименованием «Договоры и соглашения с сотрудниками». Уволив сотрудника, договоры и соглашения перемещаем в дело «Договоры и соглашения уволенных работников».

Сохранение кадровой документации делят на текущее и архивное. Текущее – это нахождение документации в нынешний момент в делопроизводстве. Архивным считается нахождение дел в архиве. Если помещения для размещения в нем архива нет или его невозможно оборудовать, то документы обоих видов оставляют на хранении в службе кадровиков, но отдельно от места приема посетителей.

Требования к архивам

Архивы должны отвечать определенным требованиям, чтобы обеспечить сохранность документации:

  • Наличие шкафов или сейфов, которые можно запереть и опечатать.
  • Номенклатурное размещение дел внутри архивного помещения.

Отправка бумаг в архивы для дальнейшего хранения происходит по алгоритму, который разработан самим предприятием. Вначале комиссия из экспертов дает оценку передаваемым бумагам. Исходя из результатов этой проверки, дела отправляются в архив или остаются в делопроизводстве. В большинстве случаев в архив отправляются оригиналы документов, в ряде оговоренных случаев оригинальные бумаги разрешено заменять заверенной копией. Архивирование документации происходит по обусловленному и заверенному графику.

При невозможности осуществить архивное хранение по какой-либо причине непосредственно в организации, документацию разрешено передать в специализированные организации (архивы государства или муниципалитета). В этом случае заключается договор об оказании услуг с этим учреждением. В момент передачи сторонней организации вся документация должна быть в надлежащем виде.

При завершении срока хранения появляется закономерный вопрос: что дальше делать с этими бумагами? Такая документация уничтожается. Для этого экспертиза оценивает бумаги, составляет акт. В акте отображаются наименования дел, которые подлежат ликвидации. Сотрудник, проводивший экспертную оценку, ставит свою подпись на акте. Директор предприятия должен утвердить составленный акт.

Организация хранения документов по кадрам (личному составу)

Регулирование отношений в сфере организации хранения архивных документов независимо от форм собственности, а также отношений в сфере управления архивным делом в РФ осуществляет Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Организацию архивного хранения документов по личному составу и прочих кадровых документов в контексте Федерального закона № 125-ФЗ следует рассматривать как комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, обеспечивающих наиболее эффективное управление указанными документами (документированной информацией) в процессе их временного или постоянного нахождения в архиве.

Последнее, в свою очередь, предполагает хранение (прием и размещение) документов в архиве, последующее комплектование архива новыми документами, учет документов, состоящих на хранении, а также использование документов (их выдачу во временное пользование с последующим возвратом в места хранения) в процессе хранения. Содержание повседневной работы по организации архивного хранения документов по кадрам (личному составу) представлено на рис. 11.3.

Постоянное хранение документов, относящихся к архивному фонду, осуществляется без определения срока, т.е. бессрочно.

В свою очередь, временное хранение архивных документов предполагает их хранение до уничтожения в течение сроков, установленных соответствующими нормативно-правовыми актами (например, типовыми и (или) примерными перечнями документов, образующимися в процессе той или иной деятельности, с указанием предельных сроков их хранения). При этом временное хранение документов, относящихся к архивному фонду, предусматривает их хранение до передачи на постоянное хранение в государственных органах, органах местного самоуправления, на государственных и муниципальных предприятиях (организациях, учреждениях), в территориальных органах федеральных органов государственной власти и федеральных предприятиях (организациях, учреждениях), а также у собственников указанных документов (соответствующих юридических и физических лиц, в том числе негосударственных предприятий, общественных организаций и отдельных граждан) в порядке, установленном ст. 20 и 21 Федерального закона № 125-ФЗ. Срок временного хранения документов но личному составу составляет 75 лет.

Рис. 11.3. Содержание работы по организации архивного хранения документов по кадрам (личному составу)

Такие же сроки хранения, как и у документов, предусмотрены и для регистрационных журналов.

Временное хранение архивных документов по личному составу и других кадровых документов до передачи на постоянное хранение согласно Федеральному закону № 125-ФЗ должно осуществляться в архиве (организации).

Архив представляет собой структурное подразделение в составе организации, основными функциями которого являются хранение, комплектование, учет и использование находящихся в них документов.

Архивы организаций создаются по решению руководителя организации с соблюдением предусмотренного на этот счет порядка. Регламентация повседневной деятельности этих архивов определяется основными правилами работы архивов организаций, а также соответствующими положениями, приказами. Руководство организации обязано:

  • • обеспечить сохранность документов по кадрам (личному составу) в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренных ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ;
  • • предоставить создаваемым ими архивам зданий и (или) помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Согласно ст. 15 Федерального закона № 125-ФЗ при принятии решения о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный архив, соответствующие органы власти обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов;
  • • обеспечить надлежащие финансовые, материально- технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования документов по личному составу в процессе их временного хранения.

По истечении сроков временного хранения документы по личному составу, в отношении которых экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) принято решение о постоянном (вечном) хранении, подлежат передаче на постоянное хранение в те государственные архивные учреждения, для которых соответствующие предприятия (организации, учреждения) служат источниками комплектования. На постоянное хранение, как это предусмотрено ст. 21 Федерального закона № 125-ФЗ, производится передача:

  • • документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, – по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных предприятиях (организациях, учреждениях) – в соответствующие государственные и муниципальные архивы;
  • • документов, образовавшихся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти (федеральных предприятий, организаций, учреждений) и государственных органов РФ, расположенных на территории субъекта России, – в государственные архивы соответствующего субъекта на основании договора между органом (организацией), передающим указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта России в области архивного дела;
  • • документов, находящихся в частной собственности (в том числе образовавшихся в процессе деятельности негосударственных предприятий (организаций, в том числе общественных) либо физических лиц – предпринимателей без образования юридического лица) – в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии паук на основании соответствующих договоров, заключенных между этими архивами и собственниками указанных документов.

Виновные в нарушении законодательства об архивном деле могут быть привлечены к административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности.

Так, в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов» нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц – от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.

Уголовная ответственность предусмотрена за отказ в предоставлении пользователю информации, в том числе в составе архивных документов (ст. 140 Уголовного кодекса РФ – УК РФ), за хищение архивных документов, имеющих особую ценность (ст. 164 УК РФ), их контрабанду (ст. 188 УК РФ), невозвращение на территорию РФ (ст. 190 УК РФ), уничтожение или повреждение (ст. 243 УК РФ), а также за разглашение имеющихся в составе архивных документов сведений, составляющих государственную тайну (ст. 283 УК РФ), утрату таких документов (ст. 284 УК РФ), их незаконное приобретение и (или) сбыт (ст. 324 УК РФ), похищение и (или) повреждение (ст. 325 УК РФ).

В связи с вступлением Федерального закона № 125-ФЗ в силу руководители предприятий (организаций, учреждений) и должностные лица соответствующих архивов должны предпринять необходимые меры, направленные на изучение и разъяснение его положений работникам и иным категориям пользователей архивных документов, а также внести необходимые уточнения во внутренние организационно-распорядительные, нормативно-методические и иные документы, регламентирующие порядок обращения с документацией по кадрам (личному составу), подлежащей архивному хранению.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *