Хранение бухгалтерских документов

Сроки хранения документов, необходимых для исчисления налогов и страховых взносов

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

НОВЫЙ ЗАКОН О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Важно! Аналогичное требование установлено пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ для налоговых агентов, которые обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов. Следует отметить, что помимо уплаты НДС и налога на прибыль за иностранных юридических лиц, налоговыми агентами, в частности, выступают работодатели, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ.

При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли согласно п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

В соответствии с пп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (в ред. от 07.06.2013 г.) плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.

ЧТО ДЕЛАТЬ В СЛУЧАЕ УТРАТЫ ДОКУМЕНТОВ?

Приведем сроки хранения отдельных документов:

  • Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):

а) сводная годовая (консолидированная), – хранится постоянно (далее – пост. (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов — не менее 10 лет)).

б) годовая — пост.

в) квартальная — 5 лет, при отсутствии годовой — пост.

  • Бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам – пост.
  • Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним — пост.
  • Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) — 5 лет.
  • Регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) — 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).
  • Счета-фактуры — 4 года.
  • Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах — пост.
  • Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним. Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов — 5 лет.
  • Реестры сведений о доходах физических лиц, ведомости на выдачу дивидендов — 75 лет.
  • Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения — пост.

Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов

В соответствии с п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Согласно основным правилам работы архивов организаций, утвержденным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. в архиве организации по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.

Следует отметить, что для хранения документов организация может воспользоваться услугами специализированной архивной компании.

ТРАНСПОРТНЫЕ РАСХОДЫ В ТОРГОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ: УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ

Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских и налоговых документов

Ответственность за невыполнение правил хранения документов может быть административной, налоговой и уголовной.

Согласно ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях (далее КоАП) нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Согласно ст. 13.20 КоАП нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (в т.ч. уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 НК РФ «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения». Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета. Если эти деяния совершены в течение одного налогового периода – штраф 10 000 руб., если они совершены в течение более одного налогового периода – штраф 30 000 руб. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы, влекут взыскание штрафа в размере 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

ВОССТАНОВЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

В случаях похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, штампов или печатей, совершенных из корыстной или иной личной заинтересованности может наступить уголовная ответственность согласно п. 1 ст. 325 УК РФ — штраф до 200 000 руб. или в размере заработной платы (иного дохода) осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательные работы на срок до 480 часов, либо исправительные работы на срок до 2 лет, либо принудительные работы на срок до 1 года, либо арест на срок до 4 месяцев, либо лишение свободы на срок до 1 года.

Клиенты

Подпишитесь на наши новости И получите скидку на наши услуги

Источник: «Делис Архив»

Вам доверили архив бухгалтерских документов? Это хороший знак. Только ответственному сотруднику руководство может поручить работу с большим массивом документов, в котором отражена вся финансовая жизнь компании. Как разобраться со всем этим сокровищем по букве закона и не навлечь на себя немилость со стороны налоговых инспекторов и прочих непрошеных гостей?

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

По подсчетам специалистов, большую часть документов компании составляют бухгалтерские документы – на них приходится до 80 процентов всего документооборота. И именно они являются самой опасной зоной риска для руководства и других ответственных лиц, когда на пороге появляются представители контролирующих органов. Для того чтобы визиты таких гостей обходились без лишней паники, следует навести порядок в архиве и подкрепить свою уверенность знанием основных законов, касающихся вопросов хранения бухгалтерских документов.

Общий порядок хранения документов (включая бухгалтерские) установлен архивным законодательством. В частности, речь идет о трех основных нормативных актах: Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Основных правилах работы архивов организации, одобренных решением Росархива от 06.02.2002 г. и Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558.

С 1 января 2013 года в силу вступил новый закон «О бухгалтерском учете», в котором установлено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность должны храниться не менее пяти лет после отчетного года (ст. 29). Аналогичное требование содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденном Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (п. 98).

Согласно Налоговому кодексу РФ, данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, подлежат хранению в архиве не менее четырех лет. Это касается как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей в том случае, если иное не предусмотрено законодательством.

Кроме того, до сих пор действует документ, принятый приказом Минфина СССР в 1983 году, – Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, согласно которому сроки хранения документов должны определяться в соответствии с перечнем типовых документов (п. 6.5).

В настоящий момент в архивной практике в основном используется указанный выше Перечень типовых управленческих архивных документов 2010 года. Он представляет собой упорядоченный список документов со сроками их хранения. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность» содержит два подраздела: 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность».

Для автоматического определения сроков хранения бухгалтерских документов в режиме онлайн существует специализированный бесплатный сервис «Архивист Онлайн». С его помощью даже новичок может определить сроки хранения бухгалтерских документов по трем перечням. Это в значительной мере ускоряет процесс поиска нужной статьи перечня, но не отменяет необходимость общего ознакомления с правилами пользования документа.

Особо следует отметить, что сохранять нужно не только бумажные, но и электронные документы, поскольку, согласно закону «Об архивном деле», к архивным документам относятся любые документы безотносительно к носителю информации (ст. 5). Более того, на протяжении не менее пяти лет необходимо обеспечивать сохранность средств, служащих для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи.

Напоследок отметим, что началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены или приняты к учету. Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2013 г., начинается с 1 января 2014 г.

Где лучше хранить бухгалтерские документы

Первый способ сохранить документы – организовать собственный архив. Такое право закреплено за организациями в законе «Об архивном деле». При этом нужно помнить, что он предъявляет строгие требования к созданию архивохранилища, выполнить которые под силу не каждой фирме.

Обязательным условием для организации архива является наличие отдельного помещения, оборудованного системами пожаротушения, вентиляции и безопасности. Для избежания преждевременного выцветания документов в хранилище должны быть установлены специальные полки или стеллажи, а окна иметь шторы или жалюзи. С целью предотвратить попытки несанкционированного доступа рекомендуется ставить металлические решетки и двери.

Если руководство компании приняло решении о создании собственного архива, необходимо позаботиться о разработке номенклатуры дел, копия которой хранится в архиве. Она позволяет осуществлять быстрый поиск необходимых документов. Важно помнить, что, как правило, выдача бухгалтерских документов из архива компании сотрудникам других структурных подразделений допускается только с разрешения главного бухгалтера.

Внеофисное хранение документов – альтернативный способ хранения документов, который заключается в привлечении ресурсов профессиональной архивной компании. Поскольку документы хранятся в территориально распределенном архиве (за пределами офиса) третьей стороны, то это увеличивает шансы на их сохранность в случае форс-мажорных обстоятельств или незаконного проникновения на территорию офиса.

Обычно архивные компании предоставляют в пользование полностью оборудованный архив с соблюдением правил безопасности и порядка работы с архивными документами. Для сотрудников компании (офис-менеджеров, секретарей, бухгалтеров, архивистов и др.) это означает существенное снижение рабочей нагрузки, а для фирмы – снижение затрат на создание и содержание собственного архива.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов определяется финансовыми возможностями компании, количеством архивных документов и динамикой их прироста. В некоторых случаях решающим фактором становятся требования службы безопасности, которым зачастую могут соответствовать только архивы профессиональных компаний.

Процедура уничтожения: избавляемся от ненужных документов

Как правило, бухгалтерский документ считается ненужным, если сроки его хранения истекли. Правда, в исключительных случаях (например, во время судебных разбирательств) в интересах компании сохранять некоторые бухгалтерские документы свыше установленных законом сроков. За консультацией о том, какие документы подлежат выделению к уничтожению, а какие следует придержать на архивных полках, лучше обратиться к специалистам архивных компаний, которые каждый день сталкиваются с практикой уничтожения бухгалтерских документов.

Общая процедура уничтожения документов (не только бухгалтерских) состоит в предварительном проведении экспертизы ценности документов, составлении акта о выделении дел на уничтожение и физическом уничтожении отслужившей макулатуры.

Итак, первым шагом является создание экспертной комиссии (ЭК), члены которой занимаются отбором и подготовкой документов для их передачи в архив, а также выделением к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Согласно Примерному положению о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденному Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2, в состав комиссии входят наиболее квалифицированные сотрудники из разных структурных подразделений.

В том случае если организация является источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, то уничтожение документов должно осуществляться только после согласования с соответствующими архивными органами.

Другой важный момент: бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения могут быть выделены к уничтожению после того, как были составлены годовые разделы описей дел постоянного хранения. Если документ постоянного срока хранения отсутствует, а его данные могут быть восстановлены с помощью документов временного срока хранения, то последние уничтожению не подлежат.

Большинство документов уничтожается с составлением соответствующего акта, унифицированной формы которого не предусмотрено (однако в нем должны присутствовать обязательные реквизиты). Кроме акта на уничтожение дел, составляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором указаны дата передачи, общее количество документов и вес принятых дел. Без такой накладной акт на уничтожение дел будет признан недействительным.

Проведение процедуры уничтожения бухгалтерских документов – от этапа проведения экспертизы ценности до физического уничтожения (утилизации) – возможно путем привлечения сотрудников профессиональных архивных компаний. Как правило, услуга по выделению дел на уничтожение включает в себя все необходимые мероприятия, реализуемые с учетом архивного законодательства и реальной практикой организации. Если архив находится в запущенном состоянии, то предварительно рекомендуется выполнение комплекса процедур по архивной обработке. Это способно не только сократить риски некорректного отбора документов и ошибочного их уничтожения, но и стать хорошим заделом на будущее в деле самостоятельного (и правильного!) ведения архива бухгалтерских документов.

Штрафы за неправильное хранение и непредставление бухгалтерских документов

На первые взгляд, наказание за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, предусмотренное Кодексом административных правонарушений в размере от 100 до 300 руб. для граждан и от 300 до 500 руб. для должностных лиц (ст. 13.20), выглядит смешным. Но перемножьте эти цифры на количество, например, потерянных документов, и вы получите итоговый размер штрафа с уже не столь безобидными несколькими нулями.

При неисполнении обязанности, порядка или сроков хранения документов обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ юридическое лицо может поплатиться штрафом до 300 000 руб., а должностные лица – до 5000 руб. (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ).

Судебная практика доказывает, что понести незапланированные денежные расходы организация может как за нарушение правил хранения, так и за несвоевременное представление документов по запросу контролирующих органов. В последние годы законодательные требования в этой сфере заметно ужесточились. Так, с 2010 года действуют новые поправки в НК РФ, согласно которым штраф за непредставление документов для организаций и индивидуальных предпринимателей увеличился с 50 до 200 руб. за каждый документ (ст. 126). За несообщение сведений налоговому органу грозят выплаты до 5000 руб., а при неоднократном нарушении в течение года – до 20 000 руб. (ст. 129.1).

В отдельных случаях за непредставление документов против нарушителя может быть возбуждено уголовное дело. Например, за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан налагается штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет (ст. 140 УК РФ).

Согласно новой редакции статьи 19.4.1. КоАП РФ «Воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля (надзора)», при воспрепятствовании проведению проверок или уклонение от таких проверок на граждан налагается штраф от 500 до 1000 руб., на должностных лиц – от 2000 до 4000 руб., на юридических – от 5000 до 10 000 руб. Действия или бездействия, повлекшие невозможность проведения или завершения проверки, предполагают выплату штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб. для должностных лиц, от 20 000 до 50 000 руб. – для юридических лиц.

С особым вниманием следует отнестись к хранению бухгалтерских документов, связанных с деятельностью отдела маркетинга и рекламы. При нарушении сроков хранения договоров на производство, размещение или распространение рекламы установлены штрафы для граждан в размере от 1000 до 2000 руб., должностных лиц – от 2000 до 10 000 руб., юридических лиц – от 20 000 до 200 000 руб. (ст. 19.31 КоАП РФ).

К сожалению, для многих компаний именно запущенный архив становится горящей путевкой к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов. Что можно предпринять для того, чтобы минимизировать возможные денежные потери? Во-первых, при проведении комплексной архивной обработке и соблюдении процедуры выделения дел на уничтожение риски получить штраф снижаются многократно. Во-вторых, в тех организациях, где была внедрена система электронного архива, потеря документов или их порча являются маловероятным развитием событий. Электронный архив документов, который представляет собой систематизированные цифровые копии бумажных документов, служит гарантией того, что в нужный момент нужный документ всегда окажется под рукой. В-третьих, с целью выиграть время, когда на пороге уже стоит любимый инспектор, руководство некоторых компаний передает до кументы в территориально распределенный архив (внеофисное хранение), который может располагаться даже в другом городе.

Источник: «Делис Архив»

Вам доверили архив бухгалтерских документов? Это хороший знак. Только ответственному сотруднику руководство может поручить работу с большим массивом документов, в котором отражена вся финансовая жизнь компании. Как разобраться со всем этим сокровищем по букве закона и не навлечь на себя немилость со стороны налоговых инспекторов и прочих непрошеных гостей?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *