Факсимильная копия

ФАКСИМИЛЬНАЯ КОПИЯ

Смотреть что такое «ФАКСИМИЛЬНАЯ КОПИЯ» в других словарях:

  • Факсимильная связь — фототелеграфная связь, фототелеграф, передача на расстояние плоских неподвижных изображений (графических, иллюстративных и буквенно цифровых) с воспроизведением их в пункте приёма, осуществляемая электрическими сигналами,… … Большая советская энциклопедия

  • ФАКСИМИЛЬНАЯ СВЯЗЬ — передача фотоснимков, рисунков, карт и рукописных или напечатанных текстов электрическими сигналами. (Впервые ее осуществил итальянский физик Дж.Казелли в 1855.) Свет, отраженный от изображения, преобразуется в электрические сигналы, которые… … Энциклопедия Кольера

  • Манесский кодекс — … Википедия

  • Письмо сорока двух — «Письмо сорока двух» публичное обращение группы известных литераторов к гражданам, Правительству и Президенту Российской Федерации Б. Н. Ельцину. Опубликовано в газете «Известия» 5 октября 1993 года. Нет ни желания, ни… … Википедия

  • Народу Техаса и всем американцам мира — Первая страница письма Уильяма Баррета Тревиса «Народу Техаса и всем американцам мира» … Википедия

  • Джадж, Уильям Кван — В Википедии есть статьи о других людях с такой фамилией, см. Джадж. Уильям Кван Джадж William Quan Judge … Википедия

  • факсимиле — — факсимиле факсимильная копия Копия оригинального документа, в том числе и передаваемая по каналам связи. Нет ни желания, ни необходимости… … Википедия

  • Фабриций, Иоганн Христиан — Иоганн Христиан Фабриций дат. Johann Christian Fabricius … Википедия

  • Иоганн Фабриций — Иоганн Христиан Фабриций (датск. Johann Christian Fabricius, 1744 1808) датский энтомолог. Учился в Копенгагене, Лейдене, Эдинбурге и Фрейберге и, наконец, в Упсале под руководством Линнея. В 1775 г. назначен профессором естественных наук при… … Википедия

Факс значит копия?

  • 20.06.2007
  • Рубрика:

Случаи, когда у бухгалтера нет документов с оригинальной подписью, не так редки. Например, ваш партнер может использовать факсимиле. Или в целях ускорения документооборота он может вам отправить документы по факсу. Однако будут ли иметь такие документы юридическую силу и примут ли их налоговые инспекторы? Или все же лучше настоять на том, чтобы на документах была живая подпись?

Минфин против клише

Руководители крупных фирм прекрасно знают, как это утомительно подписывать целую кипу документов. Дело принимает еще менее приятный оборот, если подпись «президентская»: длинная и с большим количеством завитушек. Казалось бы, лучший выход из этой ситуации — изготовить факсимиле. Поставил штампик вместо подписи, и дело в кармане. Разберемся, так ли это.

Единственное упоминание о факсимиле в нашем законодательстве мы можем найти в пункте 2 статьи 160 Гражданского кодекса. В нем сказано, что использовать при совершении сделок факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования можно только «в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Отсюда следует, что использовать клише можно только в том случае, если об этом прямо сказано в договоре с партнером. Таково мнение и налоговых органов (письмо МНС от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042@). Кроме того, налоговики в этом письме подчеркнули, что использовать факсимиле на доверенностях, платежных документах и иных документах, имеющих финансовые последствия, недопустимо.

Также Минфин против использования факсимиле на налоговых декларациях (письмо от 26 октября 2005 г. № 03-01-10/8-404). В том же письме финансисты в который раз подчеркивают, что ставить клише на первичных документах и счетах-фактурах недопустимо.

Свое право на вычет по НДС при получении счета-фактуры, подписанного факсимиле, вы с высокой вероятностью пойдете отстаивать в суд. Причем нельзя с уверенностью сказать, что вас там будет ждать успех. Арбитражная практика на этот счет противоречива. Например, арбитражные суды Московского округа (постановление от 26 апреля 2005 г. № КА-А40/2975-05), Восточно-Сибирского округа (постановление от 6 октября 2005 г. № А19-5465/04-5-Ф02-4848/05-С1), Поволжского округа (постановление от 23 марта 2006 г. № А49-11937/05-521А/17) считают, что налоговое законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимиле при составлении счетов-фактур.

Совсем иначе дело обстоит в Дальневосточном округе (постановление от 14 июня 2006 г. № Ф03-А51/06-2/1849). Здесь судьи полностью встали на сторону налоговиков.

Кроме того, имейте в виду, что даже в рамках одного округа суды могут менять свою точку зрения как в одну, так и в другую сторону. Тот же самый ФАС Поволжского округа принял решение о доначислении фирме НДС по счетам-фактурам, оформленным с применением факсимильной подписи (постановление от 2 мая 2006 г. № А72-13055/05-6/738).

Эксперт всегда отличит подделку

Итак, мы выяснили, что применение факсимиле при оформлении счетов-фактур, первичных документов и налоговых деклараций чревато неприятными последствиями. Правда отличить факсимиле от оригинальной подписи невооруженным глазом иногда довольно сложно. Фирмы по изготовлению печатей даже советуют сделать несколько различных клише для того, чтобы лучше имитировать личную подпись: ведь известно, что человек не подписывается каждый раз абсолютно одинаково. Однако имейте в виду, что эксперту (да и просто человеку с наметанным глазом) отличить оригинал от клише не составит никакого труда.

На каких же документах можно с чистой совестью ставить клише? Во-первых, это гражданско-правовые договоры. В соглашении с партнером вы можете прописать возможность использования факсимиле. Правда, многие юристы считают, что само такое соглашение должно быть подписано собственноручно.

Во-вторых, на наш взгляд, можно использовать клише при оформлении счетов на оплату. Ведь счет не является первичным документом. Также не запрещено ставить клише на деловой переписке, а также на других документах, не являющихся первичными и не подразумевающих материальную ответственность.

Факсимиле — правила применения

Если вы решите использовать факсимиле в своей деятельности, необходимо составить инструкцию по его применению. В ней нужно указать лица, ответственные за хранение факсимиле и имеющие право ставить его на документах, а также перечень документов, на которых допустимо ставить факсимиле. Такая инструкция нужна в целях ограничения злоупотреблений при использовании клише. Ведь, как было сказано выше, не каждый сможет с первого взгляда отличить его от оригинальной подписи.

При оформлении же первичных документов и счетов-фактур лучше издать приказ или оформить доверенность на несколько лиц, которые смогут их подписывать (п. 3 ст. 9 Закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г., п. 6 ст. 169 НК).

Налоговые декларации теперь также можно подписывать на основании доверенности (п. 5 ст. 80 НК). Для этого к самой декларации нужно приложить копию такой доверенности.

Гражданский кодекс против факса?

В деятельности фирмы нередко возникают ситуации, когда документ от партнера нужно получить немедленно. Иначе сделка может попросту сорваться. В таких случаях компании обычно используют факс. Дело в том, что не так много фирм использует на сегодня электронно-цифровую подпись. А с помощью факса можно получить документ, на котором есть печать и подпись руководителя. Правда всего лишь в копии.

Разберемся, обладает ли факсовая копия документа юридической силой. Для этого еще раз обратимся к пункту 2 статьи 434 Гражданского кодекса. В ней сказано, что договор в письменной форме может быть также заключен путем обмена копиями такого договора по факсу. Однако в этой статье есть оговорка: договор действителен только в том случае, если можно «достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

Сказать однозначно, что договор вы получили именно с факса контрагента практически невозможно. Ведь подделать верхнюю строку, на которой указан номер аппарата отправителя, не составляет никакого труда. А значит, можно сделать вывод, что договор, полученный по факсу, не соответствует нормам гражданского законодательства.

Несмотря на это многие суды принимают в качестве доказательства договоры, полученные по факсу. И считают их составленными в рамках закона.

Для этого в договоре необходимо прописать возможность обмена документами посредством факсимильной связи. Вторым необходимым условием для возможного признания договора является верхняя строчка принятого факса. В ней должны быть указаны следующие реквизиты: наименование передающей организации, дата и время передачи, номер телефона и номер страниц (постановление ФАС Московского округа от 30 сентября 2002 г. № КГ-А40/6516-02).

Имейте в виду, что налоговики нередко отказываются принимать во внимание договор, полученный фирмой по факсу. И на основании этого могут, например, отказать в подтверждении нулевой ставки НДС. Однако суды в большинстве случаев встают на сторону налогоплательщика. Примером может послужить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13 марта 2006 года № А56-12718/2005. Арбитражный суд Московского округа также сделал вывод, что «представление факсимильной копии контракта налоговым законодательством не запрещено» (постановление от 26 февраля 2003 г. № КА-А40/685-03). Поволжские судьи тоже не против договоров, полученных по факсу (постановление ФАС Поволжского округа от 20 июля 2006 г. № А12-25353/05-С35).

Однако и отношения налоговых органов к факсовым документам не столь однозначно. Например, московские налоговики считают возможным обмен приложениями к договору по факсу (письмо Управления МНС по г. Москве от 15 декабря 2003 г. № 11-14/69018).

Оригинал всегда лучше копии

Теперь рассмотрим отношение судов к счетам-фактурам, полученным по факсу. Шанс, что налоговики примут такой счет-фактуру как достаточное основание для вычета по НДС близок к нулю. Однако в суде отстоять вычет скорее всего удастся.

Например, ФАС Западно-Сибирского округа постановил: «Запрета на предъявление счета-фактуры покупателю путем использования факсимильной связи или какого-либо ограничения ее использования при оформлении счетов-фактур действующим законодательством, в том числе статьей 169 Налогового кодекса Российской Федерации, не предусмотрено» (постановление от 27 февраля 2006 г. № Ф04-599/2006(19980-А27-6)).

Шансы на успешный исход дела увеличатся, если к моменту судебного разбирательства у вас на руках будут оригиналы. А также, если в ходе встречной проверки ваш поставщик предъявит счет-фактуру, аналогичный той, что вы получили по факсу (постановление ФАС Московского округа от 3 марта 2006 г. № КА-А40/853-06).

Теперь рассмотрим, будут ли действительными первичные документы, переданные по факсу. Одним из основных реквизитов первичного документа являются личные подписи должностных лиц (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Очевидно, что на факсовом документе оригинальных подписей не будет. Ведь он всего лишь копия.

А значит, законодательство по бухучету на сегодняшний день не приравнивает факсовый документ к подлиннику. Однако, возможно, так будет не всегда. Например, в проекте положения по ведению бухгалтерского учета в Российской Федерации, подготовленного НСФО, установлено, что «к отражению в бухгалтерском учете могут приниматься также первичные документы, поступившие по факсимильным и электронным каналам связи».

Имейте также в виду, что Налоговый кодекс позволяет учесть расходы по документам, которые не только прямо, но и косвенно могут подтвердить ваши затраты (ст. 252 НК). Однако налоговики вряд ли примут расходы без надлежаще оформленных первичных документов. А судебная практика по этому вопросу, к сожалению, еще не сформировалась.

Итак, делаем вывод. В законодательстве на сегодня четко не прописано использование документов, переданных по факсу. А значит, живая подпись все же гораздо предпочтительней копии. И дабы избежать придирок налоговиков, а также обезопасить себя в суде, лучше обменяться документами с оригинальной подписью. Тем более сделать это можно не только при личной встрече, но и посредством почтового отправления.

Светлана БЛИНОВА

С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС Консультант-Плюс.

Обратимся к словарям

Толково-словообразовательный словарь дает следующее определение факсимиле. Это точное воспроизведение каким-либо способом — при помощи фотографии, гравирования и тому подобного — рукописи, документа. Либо результат такого воспроизведения. Прилагательное «факсимиле» означает «точно воспроизведенный».

Клише — это печатная форма из металла, дерева с рельефной копией рисунка, чертежа, плана для воспроизведения их в печати (в полиграфии).

Чаще всего под словом факсимиле мы подразумеваем клише с подписью должностного лица.

Источник материала —

Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте

В XXI веке всеобщей глобализации факсимильная и электронная связь – самые популярные способы обмена информацией. Мобильность и возможность обмениваться документами за считанные секунды, находясь в разных городах и странах, уже давно считается чем-то само собой разумеющимся. Вот только с использованием документов, переданных по факсу или электронной почте, в суде возникают свои нюансы. Ведь назначение документа – доказывать своим существованием определенные факты, обстоятельства. И если он не имеет юридической силы, т.е. в спорных ситуациях не может быть признан доказательством в суде, то толку от него мало! Поэтому давайте разберемся, что нужно учесть при работе с такими документами, чтобы обеспечить им юридическую силу.

Доказать факт передачи факсимильного или отправленного по электронной почте сообщения сложно. Особую значимость приобретают вопросы авторства, подлинности и конфиденциальности документов. Ведь в него внести изменения легче, чем в бумажный документ. Информацию можно утратить не только по чьему-либо злому умыслу, но и из-за технических сбоев. Конечно, есть способы повысить надежность доставки сообщения: подтверждение получения (прочтения) письма, электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП), контрольная сумма…

Иногда законодательство предусматривает требования к форме для некоторых видов документов. Например, нотариально удостоверенные документы и документы, требующие последующей регистрации в органах управления, оформляются только на бумаге.

Заключать ли договор «по факсу»?

В судебной практике встречаются дела, в которых деловая переписка сторон (а иногда и заключение договоров) велась по факсимильной связи или электронной почте.

Судебно-арбитражная практика Свернуть Показать

Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 12.10.1999 по делу № КГ-А40/3285-99 не принял во внимание пояснения ответчика о том, что договор заключался в порядке ст. 434 ГК РФ путем обмена документами с помощью телефаксов. Возражения истца были таковы: номер факса, с которого якобы посылался подписанный истцом договор, истцу никогда не принадлежал и истец им никогда не пользовался. Поскольку нет доказательств, что документ действительно исходит от стороны по договору, нет и основания для признания договора заключенным в порядке, установленном п. 2 ст. 434 ГК РФ.

Оперативность в работе территориально удаленных партнеров важна. Но и отгружать товар (предоставлять услуги) по договору, который потом будет оспорен, рискованно: товар будет отгружен (услуга оказана), а денег вы можете так и не дождаться. Поэтому гораздо чаще поступают иначе:

  • сначала заключают договор в письменной форме путем составления одного бумажного документа, подписанного сторонами;
  • а впоследствии налаживают оперативный обмен документами, составляемыми во исполнение этого договора, с помощью почтовой, факсимильной, электронной или другой связи. Причем необходимо прописать в договоре, какие из последующих документов и при каких условиях обе стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

Наличие в письменном договоре условия о возможной передаче документов по факсу или электронной почте рассматривается судом как соглашение о передаче документов любым подобным способом.

Такой подход к делу менее рискован.

Кстати, документы, переданные в электронной форме, использовали в судебной практике еще в советский период. Но если арбитражные суды без оговорок считают их доказательствами, то суды общей юрисдикции до недавнего времени такие документы вообще не использовали.

Статья 71 Гражданского процессуального кодекса РФ указывает, что документы, полученные при помощи электронных видов связи, могут выступать доказательствами, но вот нормы, в каких случаях их использовать, нет. В результате такие документы редко применяются в гражданских процессах: требование о подтверждении их достоверности есть, а вот механизм подтверждения не установлен.

Факсимильные документы

Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит. Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его идентификация. В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название организаций. Те же данные должны присутствовать на факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя документа.

Судебно-арбитражная практика Свернуть Показать

Предметом рассмотрения в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ (далее – МКАС при ТПП РФ) стал вопрос о действительности изменений контракта, совершенных посредством сообщений по факсу. Доводы ответчика об их недействительности, поскольку они не были совершены в письменной форме, не были признаны обоснованными.

Истец доказал, что:

  • факсимильные сообщения об изменении условий поставки товара были выполнены на бланках московского представительства фирмы ответчика, подписаны представителем ответчика, являющимся тем же лицом, которое подписало с истцом основной контракт и чьи полномочия сторонами не оспариваются;
  • в верхнем левом углу факсов имеется отбивка, содержащая название отправителя – фирмы ответчика и номер факса (который принадлежал представительству этой организации в Москве).

Не имеет значения, какой факс использовал для передачи сообщений представитель ответчика (установленный в его офисе или в офисе представительства). Поэтому МКАС при ТПП РФ сделал вывод о том, что указанные документы действительны и направлялись именно ответчиком.

Судебно-арбитражная практика Свернуть Показать

Ссылаясь на невыполнение заказчиком его обязанностей, предусмотренных контрактом, подрядчик расторг контракт и требовал погашения задолженности. Но, по утверждению заказчика, оставшаяся часть задолженности им уже была погашена путем перечисления средств на счет, принадлежащий подрядчику в АКБ «СБС-АГРО». Спор разгорелся из-за того, что важное письмо подрядчик отправил по факсу, а заказчик утверждал, что не получал его.

Подрядчик своим письмом информировал заказчика о том, что его счет в АКБ «СБС-АГРО» не является оперативным с 17.08.1998 г., а также дал указание оплатить выставленные счета на счет в иностранном банке. Данное письмо было отправлено факсимильной связью, и подрядчик представил аппаратное доказательство отправки письма, датированное 28 августа 1998 г.: отметку факса об отправлении «Aug 28 1:54 PM» и отметку аппарата заказчика о получении факса «Aug 28 1:55 PM». Заказчик же не представил доказательств того, что письмо не было им получено 28 августа по факсу: журнал регистрации входящих факсов и документов заказчиком велся нерегулярно (о чем свидетельствует приобщенная к делу копия журнала) и в нем не значатся многие полученные факсы, а не только спорное факсимильное письмо подрядчика. В результате МКАС при ТПП РФ счел доказанной задолженность заказчика в сумме, указанной в исковом заявлении.

Пример 1

Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

Свернуть Показать

Но наличие наименования отправителя и номера факса на факсимильном документе не всегда может убедить суд. Здесь тоже есть риски. Ведь отбивку можно смоделировать, перепрограммировав факс или воспользовавшись графическим редактором. Поэтому, чтобы дополнительно подтвердить время и факт отправки / получения документа по факсу, следует еще вести журналы учета входящей и исходящей корреспонденции. Записи в подобных журналах служат дополнительными доказательствами.

Организация-отправитель в своем журнале исходящей корреспонденции должна фиксировать отправку документов, осуществляемую не только курьером или по обычной почте, но и по факсу 1 (см. Пример 1). Если сложно организовать регистрацию всех факсимильных сообщений, то это нужно делать по крайней мере в отношении наиболее важных из них. Если при этом факсимильное сообщение будет зарегистрировано и в журнале входящей корреспонденции организации-получателя, то это будет дополнительным основанием его юридической силы для суда. Если же его там не окажется, то наличие регистрации в журнале организации-отправителя все равно будет принято судом во внимание. А дальше все будет зависеть от совокупности факторов, которые стороны представят на рассмотрение суду.

Если журнал регистрации ведется в письменном виде вручную (что усложняет последующее искажение его содержания), то его представление в оригинальном виде на судебном разбирательстве будет убедительным доказательством. Хотя возможно и представление заверенных копий листов журнала. Лучше, если это будет нотариально заверенная копия. Ей больше поверят, чем копии или выписке, заверенной руководителем предприятия.

Если нужно доказать отправку или принятие факса, а аппаратного уведомления и возможности представить выписку из журнала регистрации нет, то можно просить суд направить запрос оператору связи. В ответ на него предоставляется информация об абонентах и времени отправки (приемки) сообщений между интересующими номерами факсов.

Документы, переданные по электронной почте

Электронный адрес отправителя – один из реквизитов, идентифицирующих документ. Но часто возникает серьезная проблема с установлением личности отправителя документа, ведь при формировании электронного адреса может быть использовано любое, в том числе и вымышленное имя пользователя. Технически можно установить, с какого именно компьютера отправлен документ, но сложно персонифицировать отправителя и гарантировать, что отправка произведена уполномоченным лицом. К тому же в практике часто приходится сталкиваться с различного рода недобросовестностью и злоупотреблениями со стороны отправителей электронных сообщений. Так, в суде заинтересованная сторона может настаивать на том, что доступ к почтовой программе имеет широкий круг лиц, и доказательства отправки спорных документов уполномоченным лицом отсутствуют, даже если она была произведена с его компьютера.

Единственный закон, устанавливающий случаи и порядок использования аналогов подписи – это Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ. Он говорит, что ЭЦП представляет собой реквизит электронного документа, призванный обеспечивать:

  • удостоверение источника документа (могут быть подписаны такие поля документа как «автор», «внесенные изменения», «метка времени» и т.д.);
  • защиту документа от подделки (ЭЦП становится недействительной при случайном или намеренном изменении документа);
  • идентификацию владельца сертификата ключа подписи (лица, подписавшего документ).

В соответствии с Законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ ЭЦП на электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи лица на бумажном документе, заверенном печатью 2. И тогда получается, что обмен электронными сообщениями, подписанными ЭЦП, даже по незащищенным каналам связи (к числу которых относится и обычная электронная почта) рассматривается как обмен полноценными документами.

Судебно-арбитражная практика Свернуть Показать

Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 05.11.2003 № КГ-А40/8531-03-П признал юридическую силу документа, подписанного ЭЦП.

ОАО «Ростелеком» обратилось в суд с иском о взыскании убытков, утверждая, что не передавало в банк платежное поручение в виде электронного платежного документа по системе «Клиент-Сбербанк» для перечисления денежных средств со своего расчетного счета. Экспертиза, назначенная арбитражным судом и проведенная экспертами ЦБР, показала, что на спорном платежном поручении ЭЦП корректна и принадлежит заместителю генерального директора ОАО «Ростелеком». Суд признал несостоятельным заявление истца, поскольку тот не представил доказательств несанкционированного вмешательства либо утраты или иного выбытия дискеты, содержащей ЭЦП лица, имеющего право на ее применение.

Если случаи и порядок использования ЭЦП на уровне федерального законодательства установлены ФЗ «Об электронной цифровой подписи», то порядка использования иных аналогов собственноручной подписи не предусмотрено. Только на уровне подзаконных актов действует Временное положение ЦБР от 10.02.1998 № 17-П «О порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями». Этим документом был создан вполне эффективный механизм использования аналогов собственноручной подписи в банковской практике. Однако он носит сугубо целевую направленность и может применяться только в банковской сфере.

Таким образом, по сравнению с иными аналогами собственноручной подписи только ЭЦП обеспечивает однозначное соответствие между электронным документом и лицом, его подписавшим. Другие виды аналогов подписи технологически выполняют те же функции (причем достаточно успешно, как свидетельствует реальная практика ведения межбанковских расчетов, электронных торгов на валютных биржах и т.д.), однако для признания подписываемых ими электронных сообщений равнозначными письменным документам требуется еще как минимум предварительное согласие сторон.

В соответствии с рекомендациями Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, если между сторонами возникает спор о наличии договора и других документов, подписанных электронным аналогом собственноручной подписи, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. Если в заключенном договоре подобные условия отсутствуют и одна из сторон оспаривает наличие подписанного документа, арбитражный суд вправе не принимать его в качестве доказательства.

Такая процедура значительно осложняет возможность использования электронных документов в качестве доказательства в судебном разбирательстве. Как видите, возможность лица, участвующего в деле, представлять в качестве доказательства такой документ поставлена в зависимость от:

  • наличия согласия другой стороны или
  • наличия заранее установленной (т.е. до судебного разбирательства на стадии заключения договора) процедуры согласования разногласий о юридической силе подобных документов.

Это едва ли можно признать правильным. Бывает, что подобные требования предъявляются и к документам, подписанным ЭЦП, особенно если есть сомнения в корректности работы программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи.

Что можно порекомендовать тем организациям, которые хотят использовать электронные документы не только как внутренние, но и при взаимодействии с партнерами?

Практические рекомендации

Во избежание споров следует:

  • прописывать в письменном договоре возможность передачи документов по факсу или электронной почте, конкретизировать информацию о номере факса и адресах электронной почты, по которым будет происходить обмен документами;
  • отражение в журналах регистрации корреспонденции факсов и электронных писем будет дополнительной гарантией.

В договорах должны отражаться реквизиты, основания и процедуры признания достоверности документов, вопросы организации электронного документооборота: участие и ответственность посредников, распределение рисков между сторонами, идентификация отправителя. Еще в договоре следует прописывать условия о распределении между сторонами ответственности за своевременную отправку и получение корреспонденции, а также обстоятельства, исключающие ответственность сторон.

Приведем примеры возможных формулировок условий договора, предусматривающих обмен документами, передаваемыми по факсимильной и электронной связи:

Пример 2 Свернуть Показать

3.1. Стороны договорились, что в процессе исполнения условий настоящего Договора будут осуществлять постоянную связь посредством обмена корреспонденцией, которая может направляться с использованием средств:

а) факсимильной связи с обязательным подтверждением получения в тот же день путем возврата копии запроса с пометкой «получено» и указанием даты получения и подписью лица, принявшего запрос (подписи уполномоченных представителей сторон в такой переписке имеют силу собственноручных);

б) по электронной почте с обязательным подтверждением получения в тот же день путем ответа на электронное сообщение (с приложением копии запроса) с пометкой «получено» и указанием даты получения.

Автоматическое уведомление программными средствами о получении электронного сообщения по электронной почте, полученное любой из Сторон, считается аналогом такого подтверждения.

3.2. Сообщения направляются по следующим телефонам и электронным адресам:

а) в адрес ООО «Букирон» по тел./факсу (495) 457-89-45 и по e-mail market@mail.ru;

б) в адрес ЗАО «Принтсервис» по тел./факсам (4487) 33-87-91, 33-87-11 и по e-mail info@printservis.ru.

Все уведомления и сообщения, отправленные Сторонами друг другу по вышеуказанным адресам электронной почты и/или по телефонным номерам, признаются Сторонами официальной перепиской в рамках настоящего Договора.

3.3. Датой передачи соответствующего сообщения считается день отправления факсимильного сообщения или сообщения электронной почты.

3.4. Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия/бездействия провайдеров или иных форс-мажорных обстоятельств.

Пример 3 Свернуть Показать

4.1. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору действительны, если они заключены в письменной форме, путем обмена документами посредством факсимильной связи или электронной почты, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от Стороны по Договору. Документы, представляемые в электронном виде, заверяются электронной цифровой подписью уполномоченных должностных лиц. Подписи уполномоченных представителей сторон на документах, переданных по факсимильной связи, имеют силу собственноручных.

Документы направляются по следующим телефонам и электронным адресам:

Изменения и дополнения вступают в силу с момента подписания документов уполномоченными лицами и обмена подписанными экземплярами.

Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия/бездействия провайдеров или иных форс-мажорных обстоятельств.

По желанию одной из Сторон копия настоящего Договора может быть оформлена на бумажном носителе, заверена подписями и печатями Сторон.

В случае возникновения спора между сторонами о некорректности электронной цифровой подписи (в том числе компрометации электронной цифровой подписи) или о подписании документа неуполномоченным лицом доказывание таких обстоятельств осуществляет сторона, сделавшая подобное заявление.

Если вы планируете долгосрочные деловые отношения с партнером, то желательно заключить с ним отдельное соглашение об организации электронного документооборота между вами. Обмен сообщениями по указанным в нем электронным адресам / телефонным номерам факсов будет рассматриваться как обмен документами, направленными и полученными уполномоченными лицами с соблюдением всех необходимых требований и в надлежащей форме. Эти соглашения должны быть заключены на бумаге и скреплены собственноручной подписью уполномоченных лиц. Зафиксированные в них договоренности нельзя будет оспорить; это позволит сторонам быть уверенными в юридической силе документов, переданных по факсу или отправленных по электронной почте с соблюдением прописанной в соглашении процедуры.

* * *

Как видите, в гражданском и в арбитражном процессах возможность использования в качестве доказательств документов, переданных по электронной почте и факсимильной связи, допускается. Но из-за отсутствия полностью законодательно закрепленного механизма идентификации и подтверждения их подлинности приходится принимать дополнительные меры придания таким документам юридической силы.

Сноски

Свернуть Показать

  1. Обратите внимание: иногда документ отправляют только по факсу (как это сделали с письмом в ОАО «ОмскЭнерго» из Примера 1), но часто для оперативности сначала документ направляют по факсу, а потом в бумажном виде по почте (данный вариант действий зафиксирован в отношении заказ-наряда в ООО «ЭКО»). Вернуться назад

  2. Правда, есть одно ограничение: документ, подписанный ЭЦП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если законодательством не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.Вернуться назад

Для работы с компанией или ИП нужно заключить договор. Иногда контрагент предлагает обменяться подписанными сканами договоров по электронной почте. Имеет ли этот скан договора юридическую силу, если оригиналами вы так и не обменялись? Вдруг в дальнейшем у вас возникнут разногласия и контрагент заявит, что платить не будет, договор не подписывал, а этот ваш скан — «филькина грамота».

Практика обмена сторонами сканами договора и связанных с ним документов в электронной форме набирает популярность. Это помогает значительно ускорить процесс работы, особенно если контрагенты находятся в разных городах и регионах, либо по иным причинам не могут или не хотят подписывать «живой» документ.

1. Общие требования к форме сделки
2. Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?
3. Тонкости использования электронной почты
4. Если условия об электронном взаимодействии нет…

Давайте разбираться, когда можно работать по скан-копиям и как себя обезопасить от признания такого соглашения незаключенным или недействительным.

Общие требования к форме сделки

По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.

Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).

ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:

  • для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
  • договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).

Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:

  1. должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
  2. документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.

Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?

Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.

Например, клиент заявляет, что передумал сотрудничать, отказывается платить за выполненную работу, скан юридической силы не имеет и поэтому все отношения регулируются нормами о неосновательном обогащении. Там правила уже другие.

Чтобы не попасть в такую неприятную ситуацию, нужно заранее обезопасить себя на этапе заключения договора. Есть три варианта действий, которые позволят избежать признания договора незаключенным:

  1. подписать договор квалифицированной электронной подписью (КЭП);
  2. прописать в договоре, что стороны в подтверждение сотрудничества направляют друг другу подписанные скан-копии с последующим обменом бумажными оригиналами;
  3. указать в договоре, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам.

Первый способ предельно ясен. Для его применения у вас и вашего контрагента должна быть в наличии действующая КЭП (по старому — ЭЦП). Подписываете ею договор и ни у кого не будет вопросов. Согласно ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Распечатывать, подписывать бумажный экземпляр и сканировать его не нужно. Подписать договор с помощью КЭП можно прямо в текстовом или pdf-редакторе.

При втором и третьем способе скан-копия считается подписанной простой электронной подписью (ПЭП), идентификатором которой выступает адрес электронной почты (о видах электронной подписи и их применении ).

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи электронный документ, подписанный ПЭП, признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью только в случае прямого указания закона или соглашения сторон. Поэтому в самом договоре нужно обязательно указать, что электронный образ документа равен бумажному.

Второй способ предполагает последующий обмен бумажными оригиналами, поэтому формулировка может быть примерно такой:

«Договор заключается в следующем порядке:

1. Сторона 1 направляет Стороне 2 по электронной почте проект договора в виде электронного документа, что является офертой к заключению договора.

2. Акцептом Стороны 2 признается совокупность следующих действий:

2.1 направление подписанной с его стороны скан-копии договора в формате jpeg или pdf на адрес электронной почты Стороны 1;

2.2. последующее направление подписанного подлинника договора в адрес Стороны 1 посредством почтовой связи.

3. Сторона 2 обязана направить Стороне 1 подписанный экземпляр договора в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения подлинника договора, подписанного Стороной 1.

4. При неисполнении Стороной 2 обязанности, предусмотренной пунктом 2.2 настоящего Договора, он считается подписанным по истечении 10 (десяти) календарных дней с момента получения Стороной 2 подлинника документа, подписанного со стороны Стороны 1″.

Этот вариант предполагает направление бумажного подлинника хотя бы одной из сторон и страхует ее на случай, если другая сторона не направит в ответ свой экземпляр.

Можно обойтись и без обмена бумажными экземплярами. Для этого в договоре укажите, что электронные скан-копии равнозначны бумажному договору, подписанному собственноручной подписью.

Формулировка может быть такой:

«Договор заключается путем обмена Сторонами его скан-копиями по электронной почте в формате jpeg или pdf. Направленные таким образом документы считаются подписанными простой электронной подписью и признаются сторонами равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью сторон».

Помимо условия об электронном взаимодействии в договоре нужно обязательно прописать адреса электронной почты каждой из сторон. Это важно. Значение имеет даже то, какой именно электронной почтой вы пользуетесь при переписке.

Тонкости использования электронной почты

При заключении договора путем обмена сканами основной риск состоит в доказывании того, что электронное письмо было отправлено именно контрагентом.

Обмениваться сканами лучше всего с доменной почты. Это электронная почта, которая привязана к доменному имени сайта. Ее адрес имеет вид «логин@имя_сайта.ru».

Приобретение доменного имени — процедура официальная. Часто оно совпадает или сходно с фирменным наименованием компании, товарным знаком, коммерческим обозначением и т. д. Когда вы видите в строке отправителя доменную почту, у вас больше уверенности в том, что написал и отправил его именно сотрудник компании, которой принадлежит домен.

Случается, что в договоре прописан один адрес электронной почты, однако скан договора был отправлен с другого адреса того же домена. Даже в этом случае суд может признать договор заключенным.

В 2015 году АС Поволжского округа рассматривал дело о взыскании пени за просрочку оплаты по договору поставки. Покупатель подал встречный иск о признании договора незаключенным.

Стороны обменивались договорами по электронной почты. Покупатель переписку не отрицал, но указал, что в договоре указаны иные адреса электронной почты. Поставщик должен был отправлять письма с адреса ivanovhimstalcon.ru. Но скан подписанного договора он отправил с другого адреса — kosovahimstalkon.ru.

Суд установил, что оба адреса закреплены за сотрудниками поставщика и являются персональными адресами на домене компании.

«То обстоятельство, что часть такой переписки исходила с электронного адреса ivanovhimstalcon.ru, а часть с kosovahimstalkon.ru, не может служить основанием для признания договора незаключенным, как не соответствующим условиям договора, поскольку указанные адреса созданы на домене «@himstalkon.ru», принадлежащем истцу» (Постановление АС Поволжского округа от 27.10.2015 по делу № А57-15703/2014).

Если переписку ведет сотрудник компании с адреса, не указанного в договоре, у него должны быть полномочия на заключение договора. Поэтому попросите приложить еще и скан-копию доверенности. Иначе договор могут признать незаключенным, как в деле № А40-118301/2015.

Покупатель предъявил иск к поставщику о взыскании неустойки за то, что тот не поставил товар. Стороны обменивались документами по электронной почте. Договор предусматривал последующий обмен оригиналами, но этого сделано не было.

У сотрудника, который вел переписку от имени истца, не было полномочий на заключение договоров. Вдобавок между сторонами отсутствовало соглашение об электронном взаимодействии.

Из этого следует еще одна рекомендация: в договоре должно быть условие не только о его заключении по электронной почте, но и положение о допустимости обмена таким способом иными документами (счетами, актами, доп. соглашениями и т. д.)

Свой собственный сайт есть не у всех компаний и ИП. Поэтому переписку они ведут с адресов, зарегистрированных в общедоступных почтовых системах: Яндекс, Mail.ru, Gmail.com и т. д.

Установить, кто вам пишет с этой почты, сложнее, но тоже возможно. Для этого может потребоваться компьютерно-техническая экспертиза или нотариально заверенный протокол осмотра доказательств.

Итак, правила использования электронной почты следующие:

  • рекомендуется вести переписку с доменной почты;
  • писать только с тех адресов и на те адреса, которые указаны в договоре;
  • у сотрудника, который ведет переписку по поводу заключения договора, должна быть доверенность на это.

Еще одна рекомендация — включить в текст договора в порядке ст. 431.2 ГК РФ заверения о том, что указанные адреса электронной почты действительно принадлежат каждой из сторон и они обязуются обеспечить конфиденциальность доступов к ним.

Тогда в случае спора суд скорее всего признает договор заключенным. Разумеется, если у него нет иных пороков, которые являются самостоятельным основанием для признания договора незаключенным (например, не согласованы все существенные условия).

Если условия об электронном взаимодействии нет…

Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.

На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432. Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства. Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.

О заключении договора может свидетельствовать также переписка по электронной почте по поводу сделки, подписание актов, протоколов, дополнительных соглашений. Иными словами стороны вели работу по исполнению договора и это подтверждают документы и письма.

Также суд скорее всего признает юридическую силу скана договора, если его стороны ранее заключали другие сделки таким же способом и исполняли их. При таких обстоятельствах обмен документами по электронной почте является привычным способом для сторон.

Если дело дойдет до суда, то не забывайте также про ч. 3 ст. 75 АПК РФ и ч. 1 ст. 71 ГПК РФ: они признают документы, полученные посредством сети Интернет письменными доказательствами.

Работать по сканам можно, нужно лишь делать это правильно. Если вы учтете в работе все нюансы, в которых мы сейчас разобрались, то можно не бояться признания договора незаключенным.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *