Документы в налоговую

Когда инспекция может запросить документы?

Как правило, документы инспекция запрашивает при проведении камеральной, встречной или выездной налоговой проверки.

Так, например, при проведении камеральной налоговой проверки инспекция может запросить документы для подтверждения достоверности сведений, отраженных в декларации, если в ходе такой камеральной проверки инспекция выявила несоответствия между отраженными данными и сведениями, имеющимися у налоговой инспекции (п. 4 ст. 88 НК РФ, Постановление Президиума ВАС от 15.03.2012 № 14951/11 по делу № А40-54354/10-4-301).

Также, инспекция вправе запросить счета-фактуры, первичные и иные документы, если налогоплательщик в своей НДС-декларации заявил налог к возмещению из бюджета (п. 8 ст. 88 НК РФ).

При проведении встречной налоговой проверки инспекция может запросить у вас документы, которые касаются деятельности проверяемого налогоплательщика, являющегося, в свою очередь, вашим контрагентом (п. 1 ст. 93.1 НК РФ).

Естественно, документы налоговая инспекция может запросить и при проведении выездной налоговой проверки, если такие документы относятся к проверяемым периодам (Письма Минфина от 12.05.2017 № 03-03-06/1/28744, ФНС от 25.07.2013 3 АС-4-2/13622).

И даже вне рамок налоговых проверок инспекция может запросить документы по конкретной сделке, если она вызвала подозрения у налоговиков (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Составляем ответ на требование

Ответ на требование о предоставлении документов составляется в произвольном виде. По сути, это сопроводительное письмо к передаваемым документам.

Соответственно, если требование содержало исключительно запрос документов, в письме нужно подтвердить, что такие документы организация предоставляет и привести перечень передаваемых документов. Если в требовании есть и иные вопросы, в ответе необходимо будет дать пояснения по каждому пункту. Ответ на требование ИФНС подписывает руководитель организации.

Если документы затребованы в рамках проведения налоговой проверки самого налогоплательщика, то предоставить документы по требованию необходимо в течение 10 рабочих дней со дня получения требования (ч. 3 ст. 93 НК РФ).

По требованию о представлении документов в рамках встречной налоговой проверки или при запросе документов по конкретной сделке, представить их нужно в пятидневный срок (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Истребованные инспекцией документы могут быть поданы в ИФНС проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом, переданы через ТКС (в т.ч. через личный кабинет налогоплательщика) (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если организация не может предоставить документы в установленные сроки (например, при существенном их объеме), она может в течение дня, следующего за днем получения требования направить в инспекцию Уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов (информации). Форма такого уведомления утверждена Приказом ФНС от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34@. Пример заполнения уведомления мы приводили .

Приведем пример заполнения ответа на требование ИФНС о предоставлении документов.

Пред. / След.

Как заверить копии документов

Копия документа заверяется так:

  • указывается «Копия верна»;
  • ставится дата заверения;
  • указываются должность, Ф.И.О. и подпись руководителя или иного лица, уполномоченного на заверение документов.

Проставление печати на копии документов не обязательно (Письма ФНС от 06.09.2016 № ОА-4-17/16629@, от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).

Если один документ является многостраничным, то заверить можно либо каждую страницу, либо сразу подшивку страниц. В последнем случае на обороте прошивки (которая не должна превышать 150 листов) помимо указанных выше данных нужно указать «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (Письмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336).

Сшивать в одну пачку разные документы и заверять прошивку таких документов лишь на обороте пачки нельзя (Письма Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849, ФНС от 02.10.2012 № АС-4-2/16459).

Обращаем внимание, что непредставление налогоплательщиком запрошенных инспекцией документов при проведении в отношении него налоговой проверки грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). А если документы не представлены в рамках требования по встречной проверке, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).

§ 13.3. Порядок оформления результатов налоговых проверок

1. Результаты документальной проверки оформляются должностными лицами налоговых инспекций в следующем порядке.
При отсутствии нарушений налогового законодательства
и порядка ведения бухгалтерского учета составляется справка с указанием наименования предприятия; даты проверки; перечня проверенных вопросов; периода, за который она проводилась; данных о соблюдении предприятием налогового законодательства, о правильности исчисления налогов, полноте и своевременности их внесения в бюджеты соответствующих уровней, а также о соблюдении порядка ведения бухгалтерского учета. Справка подписывается должностным лицом государственной налоговой инспекции, руководителем и главным бухгалтером предприятия.
В случае установления нарушений налогового законодательства и порядка ведения бухгалтерского учета проверяющие оформляют результаты документальной проверки актом, в котором перечисляются выявленные нарушения. Акты составляются в обязательном порядке на основании п. 19 Положения о Государственной налоговой службе РФ (утверждено Указом Президента РФ от 31 декабря 1991 г. № 340′).
2. Акты проверки составляются в произвольной форме. Однако в них наряду с общими сведениями о предприятии должны быть изложены конкретные данные о выявленных нарушениях налогового законодательства, порядка ведения учета доходов, расходов, денежных операций, бухгалтерской отчетности, приведших к налоговым правонарушениям за проверяемый период, а также о нарушениях порядка составления налоговых расчетов, отчетов, деклараций и их предоставления налоговым органам.
Вскрытые нарушения отражаются в актах по каждому виду налогов и виду нарушений отдельными разделами с приложением требуемых расчетов и документов (при необходимости — подлинных документов или их копий). Выявленные факты однородных массовых нарушений группируются в ведомости, таблицы и другие справочные материалы, прилагаемые к акту проверки (приложения), а в акте проверки должны приводиться только итоговые данные и содержание этих нарушений со ссылкой на соответствующие приложения.

Кроме того, в актах должны быть зафиксированы суммы сокрытой (заниженной) прибыли или суммы налога за сокрытый или неучтенный объект налогообложения, а также конкретные факты других нарушений (отсутствие учета объекта налогообложения, ведение его с нарушением установленного порядка, непредоставление или задержка предоставления документов, просрочка уплаты налогов и др.).
В конце акта проверяющие обычно отражают предложения по устранению выявленных нарушений и определяют срок по уплате доначисленных налогов. Необходимо отметить, что срок доплаты по налогу на прибыль по актам документальных проверок составляет пять дней со дня подписания акта.
3. Акт, как правило, должен составляться в двух экземплярах со всеми приложениями, а в отдельных случаях и с протоколом изъятия документов. Акт, подписанный проверяющими, вручается под роспись руководителю и главному бухгалтеру предприятия. Первый экземпляр остается в налоговой инспекции, второй передается предприятию.
Акт проверки и все приложения к нему должны быть подписаны проверяющими, а также главным бухгалтером предприятия.
Сам факт подписания акта со стороны представителей предприятия не является выражением согласия с теми данными, которые в акте отражены, как и не свидетельствует это о признании предприятием своей «вины» перед бюджетом. Подписание акта означает только то, что акт составлен в окончательном варианте и этот документ представлен проверяемому предприятию.
Необходимо отметить, что вопрос, является ли подписание акта проверки правом или обязанностью должностных лиц предприятия, законодательством решен неоднозначно.
В соответствии с Положением о Государственной налоговой службе РФ в случаях несогласия с фактами, изложенными в акте, руководители и главные бухгалтеры предприятий, учреждений и организаций обязаны подписать акт и сделать запись о возражениях, прилагая одновременно письменные пояснения и документы, подтверждающие эти возражения. В соответствии с Законом об основах налоговой системы налогоплательщик обязан в случае несогласия с фактами, изложенными в акте проверки, произведенной налоговым органом, представлять письменные пояснения мотивов отказа от подписания этого акта. В то же время изначально подписание документов — это право, а не обязанность лица.
В настоящее время данный вопрос разрешен следующим образом: при отказе налогоплательщика от подписи проверяющим в конце акта делается отметка об этом отказе и представлении объяснений в момент составления акта. При этом налогоплательщик может сделать запись о представлении письменных объяснений в согласованный срок.
При вручении акта руководителям предприятий необходимо обратить особое внимание на наличие всех приложений и расчетов к акту, на арифметическое соответствие цифр, указанных в акте и приложениях. В обязательном порядке необходимо потребовать от проверяющих точных расчетов сумм доначисленных налогов по периодам. Необходимо также тщательно разобраться с методикой этих расчетов.
В любом случае при вручении акта проверки, если предприятие не согласно с какими-либо фактами, в нем изложенными, должностные лица предприятия имеют право произвести запись о возражениях.

4. Материалы проверок (акты, протоколы об административных правонарушениях и др.) не позднее следующего дня после прибытия проверяющего в налоговый орган регистрируются в специальном журнале, который должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью налогового органа. Все материалы по документальной проверке предприятия хранятся в архиве государственной налоговой инспекции в течение десяти лет.
Особо хотелось бы подчеркнуть, что составление налоговым инспектором акта не означает автоматического привлечения налогоплательщика к ответственности, поскольку акт проверки является своего рода перечнем выявленных нарушений. Изложенные в нем обстоятельства могут служить основанием для принятия начальником государственной налоговой инспекции или его заместителем решения о применении к предприятию, учреждению, организации установленных санкций и о взыскании недоимок по налогам и другим обязательным платежам в бюджет. Акт проверки и решение о применении санкций являются самостоятельными юридическими документами.
По каждой проведенной документальной проверке руководитель или заместители государственной налоговой инспекции должны лично в десятидневный срок по получении акта
рассмотреть все материалы и принять соответствующее решение.
Действующим законодательством не установлена форма решения об утверждении актов налоговых инспекторов и применении санкций. Поэтому оно может быть оформлено в любой форме, в том числе в виде решения, письма, направленного налогоплательщику о перечислении в определенный срок той или иной суммы, резолюции на акте о его утверждении либо инкассового поручения, подписанного руководителем государственной налоговой инспекции или его заместителем и предъявленного в банк (письмо Высшего Арбитражного Суда РФ от 28 апреля 1994 г. № С1-7/ОП-299 «Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике»2).
Проект решения по результатам проверки, как правило, разрабатывается руководителем отдела совместно с должностным лицом налоговой инспекции, ее проводившим, и представляется на подпись руководителю или заместителям начальника налоговой инспекции. В решении кратко излагаются выявленные нарушения налогового законодательства и порядка ведения бухгалтерского учета с указанием конкретных сроков по их устранению. В решении обязательно должны содержаться ссылки на законы, нормативные акты, инструкции, положения и т. д.
Руководители налоговых органов в течение не более десяти дней со дня подписания актов проверок должны принять соответствующие решения, в том числе о применяемых к налогоплательщику санкциях. О принятом решении налоговые органы извещают в письменном виде налогоплательщика не менее чем за три дня, не считая времени на пробег почты, до наступления срока уплаты доначисленных сумм.
1. «Российская газета» от 13 января 1992 г.
2. Вестник Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, 1994. № 7.

О предоставлении документов и сведений по встречной проверке контрагентов

Нотариус в Санкт-Петербурге Ульянова Елена Сергеевна на сайте по ссылке, ulyanova.spb.ru.

При получении такого требования рекомендуется на всякий случай проверить законно ли такое требование.

    Мы должны посмотреть, указаны ли в налоговом требовании об истребовании информации и документов, связанных с проверяемым контрагентом, следующие обязательные моменты:

  • указан ли предмет проверки? (Для примера: если проверяется НДС, то у нас вправе запросить счета-фактуры, относящиеся к проверяемому контрагенту, но не зарплатные ведомости);
  • указан ли конкретный период за который проводится проверка;
  • соответствуют ли запрашиваемая информация и документы той информации и документам, которые предусмотрены налоговым и бухгалтерским законодательством? (Для примера: если у нас запрашивают техническую документацию, то ее предоставление не предусмотрено Налоговым кодексом и федеральным законом о бухгалтерском учете).

Обычно все эти моменты указаны в требовании налогового органа.

Но нам нужно помнить, что истребование налоговым органом вне рамок проведения налоговых проверок у налогоплательщика документов, касающихся деятельности самого налогоплательщика (а не его контрагентов или иных лиц), не относящихся к конкретной сделке, без указания информации о конкретной сделке, позволяющей идентифицировать эту сделку, а также без указания мероприятия налогового контроля, в рамках которого возникла необходимость в представлении истребованных документов, не соответствует нормам статьи 93.1 Налогового кодекса РФ и является неправомерным. Только в этом случае налогоплательщики вправе не выполнять такое требование налогового органа.

    При направлении требований на основании статьи 93.1. Налогового кодекса РФ, налоговым инспекторам важно установить:

  • реальность существования проверямого контрагента,
  • реальность совершаемых им хозяйственных операций;
  • не расходится ли информация в документах по сделке у участников исполнения договорных обязательств, т.е. у сторон той или иной сделки.

Отсюда следует, что налоговый орган может у нас запросить практически все документы и сведения, но, только те, которые касается непосредственно деятельности проверяемого лица.

    Обычно налоговый орган запрашивает у нас копии:

  • заключенных договоров, дополнительных соглашений и приложений к ним, в том числе спецификаций;
  • универсальных передаточных документов или счетов-фактур, товарных накладных либо актов;
  • платежных поручений, исполненных банком.

Дополнительно налоговый орган вправе запросить у нас сведения о должностных лицах, с которыми контактировали работники нашей организации в период взаимоотношений с представителями контрагента.

Истребование информации и документов в рамках встречной проверки контрагентов всегда означает для нас необходимость архивной документальной выборки по конкретному контрагенту.

Обратим внимание на то, что в требовании налоговый орган не всегда может указывать точные реквизиты запрашиваемых документов по форме, номеру и дате, ему достаточно ограничиться простым перечислением наименований документов.

Но если запрос идет не просто о взаимоотношениях с нашим контрагентом за какой-то период, а по конкретной сделке, то для идентификации документов запрос должен содержать именно те реквизиты документа, которые позволят нам четко и однозначно найти и предоставить этот документ.

Налоговые требования по нашим контрагентам в рамках встречной проверки всегда для нас излишняя обременительная нагрузка, так как отрывает нас от основной деятельности. Не секрет, что многие руководители и бухгалтеры пытаются уклониться от предоставлении запрашиваемых документов и информации, апеллируя к тому, что налоговое требование может выходить за пределы трехлетнего срока проверки.

Но здесь это не прокатит: отказ в предоставлении документов и информации чреват штрафными санкциями и вот почему.

Ограничения проверяемого периода, установленные в статье 89 Налогового кодекса РФ, относятся только к выездным проверкам в отношении нас самих и никак не распространяются на требования, поступившие в отношении проверки наших контрагентов.

Однако, не все так плохо. С 06.09.2018 года срок предоставления документов по требованию налогового органа в рамках встречной проверки увеличен с пяти до десяти рабочих дней.

    Штрафные санкции для микропредприятия могут быть чувствительными за игнорирование налоговых требований на основании статьи 93.1. Налогового кодекса РФ:

  • за непредставление или несвоевременное представление документов, касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика — штраф в 10 000 рублей (п.2 ст. 126 Налогового кодекса РФ).
  • а за непредставление или несвоевременное представление документов, относительно конкретной сделки проверяемого налогоплательщика — штраф 5 000 рублей (п.1 ст. 129.1 Налогового кодекса РФ).

И последнее. По результатам встречной проверки нашего контрагента налоговый орган не предоставит нам свое решение, т.к. полученные сведения останутся в материалах проверки по проверяемому налогоплательщику, а не по его контрагентам.

Однако нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проведения встречной проверки, могут стать причиной проведения налоговой проверки уже в отношении нас самих.

Поэтому при получении налогового требования со ссылкой на ст. 93.1 Налогового кодекса РФ, нам следует самим связаться с проверяемым контрагентом, чтобы не только еще раз свериться по документам взаиморасчетов, но и по возможности разузнать результаты налоговой проверки в отношение нашего контрагента.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *