Документы по командировке

Документальное оформление командировочных расходов

Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) обязывает работодателя возместить командированному работнику среди прочего:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные.

Если с 8 января 2015 года отказаться от оформления командировочных удостоверений и служебных заданий, то проблем с «освобождением» обозначенных командировочных расходов от НДФЛ и страховых взносов не возникнет. Также можно будет признать и расходы при расчете налога на прибыль. Поясним подробнее.

НДФЛ

Командировочные расходы не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но если подтверждающие документы отсутствуют, то НДФЛ требуется начислить. Такой подход высказывался, например, в письме Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18 (см. «Минфин разъяснил, какими документами можно подтвердить расходы по проезду к месту командировки, если проездной билет утерян»).

Вместе с этим прямого требования о наличии командировочного удостоверения для освобождения командировочных расходов от НДФЛ в Налоговом кодексе нет. Поэтому ещё до отмены командировочных удостоверений судьи приходили к выводу, что отсутствие удостоверения не является основанием для доначисления налога (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.10 № 09АП-27072/2010). Следовательно, если отказаться от командировочных удостоверений сейчас, после их отмены, то рисков в отношении НДФЛ тем более не возникнет.

Страховые взносы

Командировочные расходы, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и наем жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). То есть одним из условий освобождения от взносов тоже является документальное подтверждение.

Заметим, что прежде (до 8 января 2015 года) командировочное удостоверение являлось приложением к авансовому отчету (п. 26 «Положения о командировках», утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). И в случае отсутствия этого приложения чиновники настаивали на том, что страховые взносы следует начислять (письмо Роструда от 07.10.13 № 17-4/1647; см. «В Минтруде напомнили, какие документы нужно оформить при командировке, чтобы не платить с выплат командированному работнику страховые взносы»).

Однако теперь командировочное удостоверение отменено. Поэтому если его не приложить его к авансовому отчету, то никакого нарушения не будет. Соответственно, не будет и оснований для доначисления взносов.

Налог на прибыль

По общему правилу, расходы организации, связанные с направлением работника в служебную командировку, в целях расчета налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными считаются затраты, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Как и в ситуации со страховыми взносами, официальные органы прежде считали: если не приложить к авансовому отчету командировочное удостоверение, то затраты нельзя включать в состав расходов (например, письмо ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890). Но поскольку теперь командировочное удостоверение отменено, то такой подход в принципе невозможен.

Также затраты на командировку должны быть экономически обоснованы и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). А если цель командировки (которая указана в приказе) связана с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то расходы на такую командировку должны признаваться экономически обоснованными. Причем, налоговики и раньше высказывались, что производственный характер командировки подтверждается не только командировочным удостоверением, но и приказом о направлении в командировку, поскольку эти документы, по сути, имеют одно и тоже назначение (письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.03.06 № 20-12/25181). То есть и в этой части проблем быть не должно.

Как работодателю зафиксировать отказ от командировочных удостоверений

По общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «Положение о командировках». Если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Для этого, в частности, потребуется:

  • исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
  • прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
  • закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н). В этом журнале есть специальная графа, в которой прежде указывали дату и номер командировочного удостоверения. Однако теперь это можно не делать (например, можно ставить прочерк или вообще ничего не писать). И нарушения в этом не будет.

Расходы на провоз багажа в командировке

I ранга), занимающим командные (руководящие) должности, перечни которых утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти, в которых проходят военную службу (службу) военнослужащие и сотрудники, — не более стоимости двухкомнатного номера; б) остальным военнослужащим и сотрудникам — не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера. В случае вынужденной остановки в пути командированным военнослужащим и сотрудникам возмещаются расходы на наем жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в размерах, установленных Постановлением Правительства РФ N 467.
При отсутствии подтверждающих документов (в случае непредоставления места в гостинице) расходы на наем жилого помещения возмещаются в размере 30% установленной нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке.

ВниманиеРоссийской Федерации и обратно (далее — проезд) один раз в год. 2. Сотруднику и одному из членов его семьи оплачиваются расходы, связанные с проездом железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом (за исключением такси), в том числе: за пользование постельными принадлежностями, за проезд в вагонах повышенной комфортности, комиссионный сбор за предварительное оформление билетов, за оплату установленных на транспорте дополнительных сборов (за исключением добровольного страхового сбора, а также других дополнительных услуг, направленных на повышение комфортности пассажира, в том числе изменение классности билета, расходов, связанных с доставкой билетов, переоформлением билетов по инициативе пассажиров, доставкой багажа, сдачей билета в связи с отказом от поездки (полета) или опозданием на поезд, самолет, автобус, судно).

3.

Для оплаты расходов, связанных с самостоятельным следованием члена семьи сотрудника к месту проведения отпуска и обратно, на имя начальника учреждения, органа уголовно-исполнительной системы подается рапорт сотрудника с приложением копии документа, подтверждающего степень родства, или справки кадрового подразделения учреждения, органа уголовно-исполнительной системы о составе семьи, копии общегражданского заграничного паспорта члена семьи, содержащего отметки о пересечении государственной границы (при необходимости), посадочных талонов, проездных документов, а также справки организации, финансируемой за счет средств федерального бюджета, об отсутствии оплаты расходов по проезду члена семьи сотрудника, если такое право установлено законодательными или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. 8.

ИнфоОплата стоимости проезда осуществляется по следующим категориям проезда: 18.1. Сотруднику, имеющему специальное звание высшего начальствующего состава или занимающему должность, подлежащую замещению лицами высшего начальствующего состава: а) воздушным транспортом — самолетами в салоне первого класса (бизнес-класса); б) железнодорожным транспортом — в 2-местном купе мягкого вагона в поезде любой категории; в) водным транспортом: морским транспортом — в каюте первой категории (группы) на судне транспортных линий; речным транспортом — в каюте «люкс» на судне транспортных линий; г) воздушным транспортом, транспортом общего пользования — в автобусах с мягкими откидными сиденьями.
18.2.
К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения; морским транспортом — в каюте II категории; речным транспортом — в каюте I категории; автомобильным транспортом — в автобусе при следовании по маршрутам регулярных перевозок; в) для остальных сотрудников: воздушным транспортом — в салоне экономического класса; железнодорожным транспортом — в 4-местном купе купейного вагона в поездах любой категории или в вагоне категории «С» с местами для сидения; морским транспортом — в каюте III категории; речным транспортом — в каюте II категории; автомобильным транспортом — в автобусе при следовании по маршрутам регулярных перевозок. Информация об изменениях: Постановлением Правительства РФ от 7 марта 2016 г.
N 171 пункт 2 дополнен пунктом 2.1 2.1.
Российской Федерации. Информация об изменениях: Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2014 г. N 331 в пункт 8 внесены изменения 8. Финансирование расходов, связанных с реализацией настоящего постановления, осуществляется за счет и в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете Министерству внутренних дел Российской Федерации, Министерству Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации, Федеральной миграционной службе, Федеральной службе исполнения наказаний, Федеральной службе Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков, Федеральной таможенной службе на осуществление деятельности в установленной сфере.

9.
Корниенко Порядок оплаты проезда сотруднику уголовно-исполнительной системы, проходящему службу в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и других местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, в том числе отдаленных, или в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, дислоцированных в субъекте Российской Федерации, входящем в Уральский, Сибирский или Дальневосточный федеральный округ, либо за пределами территории Российской Федерации, а также одному из членов его семьи, к месту проведения основного (каникулярного) отпуска по территории (в пределах) Российской Федерации и обратно 1.
Для оплаты расходов, связанных с проездом сотрудника и одного из членов его семьи, на имя начальника учреждения, органа уголовно-исполнительной системы подается рапорт с приложением документов, подтверждающих факт пребывания в местах проведения отпуска, а также документов, подтверждающих фактические расходы, связанные с проездом (подтверждающие факт оплаты туристической путевки). 5. К документам, подтверждающим факт пребывания, указанным в пункте 4 настоящего Порядка, относятся: отпускное удостоверение с соответствующими отметками учреждения, органа уголовно-исполнительной системы, органа, организации, подразделения системы МВД России, органа исполнительной власти местного самоуправления и заверенная в установленном порядке копия заграничного паспорта, содержащего отметки о пересечении государственной границы, посадочные талоны.

Документы, подтверждающие проживание работника в командировке

В силу п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), работник обязан по возращении из служебной командировки предоставить работодателю авансовый отчет и приложить отчетные документы для командировочных расходов, понесенных работником. К числу таких документов относятся и документы о найме жилого помещения.

Если работник в командировке живет в гостинице, работодателю предоставляется договор на оказание гостиничных услуг, заключенный работником с гостиницей по месту командирования, который должен содержать информацию, предусмотренную п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Командированный работник может проживать не в гостинице, а в снятой им квартире. В этом случае отчетные документы за проживание в квартире должны быть предоставлены в виде договора найма жилого помещения, который должен отвечать условиям, предусмотренным главой 35 Гражданского кодекса РФ.

Обратите внимание, что в результате последних изменений, внесенных в трудовое законодательство в 2015 г. (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771 ), отчетные документы за проживание приобрели важное значение для определения срока нахождения работника в командировке. В случае утраты проездных документов, которые служат основным документом при расчете срока нахождения работника в командировке, такой срок устанавливается по документам, подтверждающим найм жилого помещения в месте командировки (п. 7 Положения).

Расходы на проживание в командировке – без документов не обойтись

Расходы на проживание в командировке одна из существенных составляющих затрат на служебные поездки сотрудников. Кроме оплаты проезда к месту командировки, компания оплачивает и проживание в гостинице. Учет расходов для целей исчисления налога на прибыль ведется на основании первичных документов, как и бухгалтерский учет. Какими документами командированный может подтвердить, что он пользовался услугами гостиницы и их оплатил?

Отчетные документы

Обычно гостиницы выдают постояльцам счет за услуги. Но не всякий счет годится для подтверждения. Многие гостиницы до сих пор продолжают пользоваться устаревшей формой бланка строгой отчетности «Счет» (форма №3-Г). Раньше, действительно, он подтверждал и проживание в гостинице, и оплату за неё. Сейчас этот бланк не применяется и организация, которой сотрудник привез такой документ, не может учесть расходы на проживание в командировке, рассчитывая сумму налога на прибыль. Минфин неоднократно подтверждал такую позицию, прямо указывая на это в своих письмах (№ 03-01-15/8-400 от 07.08.2009 г. и № 03-03-06/1/556 от 18.08.2010 г.).

Сотрудники Министерства финансов пишут, что, как указано в пункте 3 Положения, утвержденного Постановлением №359, организация может самостоятельно разработать бланк строгой отчетности и гостиница может использовать такие бланки для выдачи клиентам. Если в таком документе будут содержаться все обязательные реквизиты, то расходы, там указанные, можно будет учесть при расчете налога на прибыль. В отелях, применяющих кассовую технику, в качестве подтверждения оплаты выдадут кассовый чек. При оплате услуг гостиницы банковской картой командированному сотруднику так же должен быть выдан либо бланк строгой отчетности, либо чек. Выписки по счету карты будет недостаточно для учета суммы в расходах. Об это Минфин писал в письме № 03-03-06/1/666 от 16.10.2009 г.

О применении вычета по НДС работники Минфина России написали письма №03-07-11/638 от 21.12.2007 г. и №03-07-11/323 от 23.12.2009 г. В этих письмах они однозначно заявляют, что сумма НДС должна быть указана отдельной строкой в счете отеля, оформленному на бланке строгой отчетности по всем правилам. В таком случае организация может смело принимать выделенный НДС к вычету.

Дополнительный комфорт

Часто руководящие сотрудники компаний останавливаются в номерах «люкс» или «полулюкс», так называемых номерах повышенной комфортности. Зачастую такие случаи привлекают внимание сотрудников налоговой службы. Но если такая возможность будет предусмотрена в трудовых договорах руководства, то претензий со стороны налоговиков не должно возникнуть. Можно так же записать это в коллективном договоре с сотрудниками, предусмотрев для руководства повышенный комфорт.

Почти во всех отелях постояльцам обеспечивают питание. Будь то ресторан, кафе или включенный в счет завтрак, перед организацией встает вопрос, включать ли расходы на питание в расходы на проживание в командировке. Здесь нужно тщательно проанализировать представленные документы. На оплату питания командированным выдаются суточные. Поэтому если гостиница выделила стоимость еды в счете отдельной строкой, фирма не сможет учесть ее в сумме расходов на проживание и должна будет заплатить с нее НДФЛ (письмо Минфина РФ №03-04-06-01/263 от 14.10.2009 г.).

В письме специалистов из Минздравсоцразвития России (№2538-19 от 06.08.2010 г.) дается ответ на похожую тему – облагаются ли страховыми взносами стоимость услуг гостиницы, если по прайс-листу в цену номера включена стоимость завтрака. Чиновники утверждают, что в такой ситуации взносы не начисляются. При этом завтрак обычно в счете не упоминается вообще, а если и указан, то без выделения его стоимости. Видимо, если бы за завтрак нужно было бы платить отдельно, мнение специалистов было бы другим.

Если нет документального подтверждения

В этом же письме приводится разъяснение другого вопроса — обложение страховыми взносами расходов по найму жилого помещения в командировке. Если расходы не подтверждены документально, страховыми взносами они облагаются.

А что с другими налогами в случае, если сотрудник, отчитываясь по командировке, не подтвердил документами оплату проживания? А ведь такие ситуации не редкость, особенно в больших организациях. Например, командированный работник потерял гостиничный счет или жил у родственников, находясь в служебной поездке.

При расчете налога на прибыль в таких ситуациях работает обычное правило – нет документа, подтверждающего, что командированный сотрудник жил в гостинице, нет и расхода для налога на прибыль. Значит и налог на прибыль уменьшить на сумму оплаты проживания компания не сможет, даже, если она выплатила сотруднику эту сумму по авансовому отчету.

А вот по начислению и уплате с неподтвержденных расходов НДФЛ есть вполне конкретный ответ в Налоговом кодексе РФ (пункт 3 статья 217). Если организация не представила документы, подтверждающие оплату затрат по найму жилья, суммы такой оплаты не облагаются от НДФЛ, но в размере не больше 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России и не больше 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за рубеж.

Варианты найма жилого помещения

Наилучший вариант – это договоренность с принимающей стороной касательно различных моментов командировки, не исключая и проживание работника. Но это происходит крайне редко, когда речь идет о крупных продолжительных контрактах или выезда за границу.

Помните: чаще всего командированному лицу необходимо самостоятельно искать себе возможность временного проживания.
Первое, что сразу приходит на ум — это номер в гостинице.
Прекрасный вариант, как для сотрудника, которому не придется заниматься хозяйственными нуждами, но и для руководителя предприятия, потому что в администрации отеля существуют услуги по предоставлению официальных документов.

Но может случиться так, что свободных номеров нет и цены достаточно высокие. В качестве альтернативного решения может выступить койко-место в хостеле. Этот вариант больше подойдет молодым людям и то на 1-2 ночи.
Можно еще рассмотреть, как возможность временного проживания, аренду квартиры. Жилье посуточно, уже давно заняло отдельную нишу бизнеса в сфере недвижимости, сдается во всех областных городах и крупных мегаполисах. Цена квартиры на порядок ниже, чем стоимость гостиничного номера с аналогичным количеством комнат. Командировочный всегда сможет экономно питаться, имея возможность использовать кухню, что в гостинице невозможно.

Необходимые юридические документы

При помощи каких документов можно подтвердить расходы по найму жилья в командировке? Любой вариант съема жилья предполагает обязательное оформление документов.
Если проживать в гостинице или хостеле – это не будет проблемой. Для бухгалтерии организации, направившей сотрудника в командировку, достаточно предоставит кассовый чек, что подтверждает оплату. Администрация гостиницы выдает справку-счет на фирменном бланке, где подробно расписываются все расходы жильца. Часто у таких учреждений (гостиницы, отели, хостелы и др.) есть договоренности с представителями юридических лиц, поэтому сложности здесь возникают редко.
Более сложный вопрос, когда арендуются комнаты или квартиры. Если командированный сотрудник обращался за поиском жилья в агентство по недвижимости, то ему необходимо иметь документы об оплате проживания, и услуг посредника. Это соответствующие договоры или акты, которые подписаны обеими сторонами по оказанию услуг.
Совет: не поддавайтесь на уговоры риелторов и арендодателей проживать в жилом помещении без договора.
Бухгалтер предприятия попросту не поймёт, каким образом появились суммы, потраченные сотрудником на проживание, если нет необходимых документов. В этом случае работнику сложно будет добиться компенсации денежных средств в полном объеме, потраченных на жилье во время командировки. Фиктивные счета за проживание в отеле или увеличение размера действительной стоимости аренды в договоре – это, согласно ст.159 УК РФ, преступление.

Как оплачиваются выходные в командировке?

Нередки случаи, когда отъезд сотрудников в командировку или прибытие из нее совпадает с выходными днями. Как правильно сделать оплату этих дней: учитывая средний заработок или в двойном размере?

Отсутствие подтверждающих документов

Что предпринять, если подтверждающие документы на расходы по найму жилья отсутствуют? Нередки случаи, когда подать документы, из которых получают сведения о расходах на проживание в командировке, сотрудник не в силах. В таком случае. появляется спорная ситуация. Естественно, что командированный работник где-то проживал и такие услуги не оказываются безвозмездно. Поэтому администрация организации выделяет некоторую сумму сотруднику, которая выдается ему авансом. В большинстве случаев эта сумма меньше фактических затрат работника.
При желании запросить информацию о средней цене аренды в агентствах по недвижимости и отталкиваясь от нее, через суд, отстаивать свои интересы относительно компенсации издержек. Но в судах исследуют доказательства, а не умозрительные заключения. Нет соответствующих документов – значит не было расходов. Касательно налогового вычета: Налоговым кодексом РФ разрешено освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов, если сумма не превышает 700 рублей/день командировки по России (2500 руб. при выезде за рубеж) в том случае, если подтверждающие расходы документы у организации отсутствуют. Но есть вариант обратиться в бюро по оформлению гостиничных чеков и отчетных документов, они продублируют утерянные документы.

Аренда у частного лица

Если сотрудник принял решение арендовать квартиру во время командировки у частного лица, то ему необходимо заключить письменный договор стандартного образца. Необходимо обращать внимание, что в договоре должно быть отмечено: стоимость и срок, на который командированный сотрудник снимает жилье; что включено в найм жилого помещения.
Для составления такого договора потребуются только паспорта обеих сторон. Не лишним будет потребовать у арендодателя документ о праве собственности и выписку из ЖЭКа или другой управляющей компании о зарегистрированных лицах. Если все законно, то такие просьбы не вызовут проблем. Нередко бухгалтеры предприятий просят оформлять доверенность, согласно которой работник получает право на заключение договора аренды комнаты или квартиры от имени организации, в которой работает сотрудник. Подобная манипуляция не нужна. Достаточно будет предоставить приказ директора, согласно которому сотрудник отправился в другой город или поселок, а также договор об аренде жилья в этом населенном пункте на все время действия приказа.

Совет: оплату арендованной жилплощади лучше провести наличными и получить расписку владельца. Этот документ сможет подтвердить расходы для бухгалтерии, а также приниматься налоговой инспекцией.
Расходы, использованные на наем жилья в командировке, которые возмещены работодателем, не подлежат обложению НДФЛ. Страховой взнос не должен начисляться согласно п.3 ст.217 НК РФ. Самое главное, находясь в командировке необходимо собирать документы, подтверждающие оплату аренды жилья. Это поможет избавиться от многих вопросов и проблем после возвращения в родной город.

Командировка без документов

В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?

Чем подтвердить проезд?

Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.

Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках. «, оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).

Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.

Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.

Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.

Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.

Где вы были, где вы жили?

Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.

Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.

Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.

Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором. Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не забыть все это прописать в договоре.

Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.

Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.

Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.

И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.

Докажи, что проживал

Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов. Дело в том, что для подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник должен предъявить счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в составе затрат. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу № А56-14779/03).

На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.

В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны наименование организации, стоимость проживания, дата и стояла подпись.

Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.

Р. Ярошенко, налоговый юрист

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *