Бухгалтерский учет марок почтовых

Выбор счета при учете почтовых расходов

Затраты на почту нельзя прямо отнести на себестоимость, поэтому их нужно учитывать на отдельном счете, при этом важны: вид деятельности и направление почтовых расходов:

  • маркетинговые исследования – в дебет счета 26
  • в других случаях – в дебет счета 44
Торговля Независимо от того оптовая это компания или розничная, расходы по продаже относятся к издержкам обращения и не включаются в себестоимость товара. Их собирают на счете 44
Производственная деятельность Эти расходы относятся к управленческим или общехозяйственным, учитываются на счете 26 и их можно списать на финансовый результат

Расходы по реализации готовой продукции относятся к коммерческим, учитываются на счете 44

Непроизводственные компании, кроме торговых (брокерские, дилерские компании и т.д.) Информация о расходах относится к основной деятельности, поэтому используется счет 26
Торгово-производственная деятельность Выбор счета производится самостоятельно

Учет почтовых расходов должен быть закреплен в учетной политике и рабочем плане счетов. Затраты, которые учитываются в составе почтовых, должны быть обязательно связаны с реализацией для цели включения расходов на продажу.

Читайте также статью ⇒ Суточные расходы в командировке.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Учет аренды ячейки на почте

Организация имеет право выбора при получении корреспонденции:

  • по почтовому адресу
  • до востребования
  • с использованием ячеек абонементного почтового шкафа

Расходы по использованию абонементного ящика в бухучете отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности (управленческие расходы, связанные с производством и реализацией) и они признаются в налоговом периоде, в котором сформировались, независимо от факта оплаты при использовании метода начисления, при кассовом методе сумма за аренду включается в расходы по факту оплаты. В большинстве случаев плата вносится вперед за несколько месяцев, которая учитывается как предоплата.

Пример по учету расходов на абонементный ящик

ООО «Альфа и омега» арендует почтовую ячейку на основе договора и акта передачи на 9 месяцев с 01 апреля 2018 г. по 31 декабря 2018 г. Платеж осуществлен единовременно наличными деньгами подотчетным лицом в сумме 10620 руб. (в том числе НДС 18% – 1620 руб.). Организацией используется метод начисления. В организации сделаны такие проводки:

Операция Дебет Кредит Сумма, руб.
Выдана подотчетная сумма из кассы 71 50 10620
Внесена абонплата за пользование ячейкой 60 субсчет «Авансы выданные» 71 10620
Ежемесячно списываются расходы за пользование ячейкой 26 (44) 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 1000
Ежемесячно отражается НДС по абонплате 19 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 180
Принятие к вычету НДС по оказанным почтовым услугам 68 19 180
Зачтена частичная сумма предоплаты 60 субсчет «Расчеты с поставщиками подрядчиками» 60 субсчет «Авансы выданные» 1180

Сущность почтовых расходов

Почтовые расходы представляют собой затраты, понесенные организацией при осуществлении ею производственно-хозяйственной деятельности. Они возникают на самых различных участках работы компании и связаны с отправлением писем, бандеролей, посылок, рекламных материалов и иной корреспонденции.

При этом адресатами могут быть как юридические и физические лица, так и государственные органы. С помощью почтовых отправлений решается огромное количество вопросов, относящихся к компетенции разных структурных подразделений предприятия. К примеру, отдел продаж может направлять потенциальным покупателям какие-либо рекламные материалы, отдел кадров — уведомления сотрудникам, а бухгалтерия — акты сверки, счета-фактуры или акты выполненных работ контрагентам.

Где можно скачать бланк акта выполненных работ, узнайте .

Почтовые расходы могут быть представлены:

  1. Расходами, произведенными непосредственно в почтовом отделении при отправке писем или бандеролей.
  2. Расходами, произведенными с целью приобретения почтовых конвертов или марок для последующего использования.

Почтовые расходы, являясь затратами предприятия, принимаемыми для исчисления налога на прибыль, должны в обязательном порядке иметь документальное подтверждение. Это могут быть чеки или квитанции об оплате, выданные почтовым отделением и верно оформленные. Такие документально подтвержденные траты принимаются к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность.

С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье «Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов».

Отражение почтовых расходов в бухучете

В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:

  1. Если приобретаются маркированные конверты, они отражаются на счете учета денежных документов, при этом составляется проводка:

Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов.

Об особенностях учета денежных документов узнайте из материала «Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)».

Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.

По мере использования конвертов их стоимость списывается на общепроизводственные расходы или расходы на продажу, при этом формируется проводка Дт 26 (44) Кт 50.3.

Если конверты и марки приобретаются отдельно, то формируются такие проводки:

  • Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость марок;
  • Дт 10 Кт 60 (71) — отражена стоимость конвертов.

Когда конверты и марки будут использоваться, бухгалтер составит соответствующую корреспонденцию:

  • Дт 26 (44) Кт 50.3 — списана стоимость использованных марок;
  • Дт 26 (44) Кт 10 — списана стоимость конвертов.

ВАЖНО! Организации, которые могут вести бухучет в упрощенном порядке, вправе списать материалы в расходы по мере их приобретения (пп. 13.1–13.3 ПБУ 5/01). Однако поскольку конверты, учитываемые на сч. 10, используются вместе с марками, учитываемыми на сч. 50.3, правильнее будет отнести стоимость конвертов на затратный счет по мере использования.

  1. Если почтовые расходы связаны с оплатой какой-либо услуги, эти затраты сразу же относятся к общепроизводственным расходам или расходам на продажу. При этом формируется проводка следующего вида:

Дт 26 (44) Кт 60 (71).

О других моментах учета расчетов с подотчетными лицами читайте в материале «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Расходы по отправке письменной корреспонденции

Отправка письменной корреспонденции может осуществляться с помощью маркированных конвертов, немаркированных конвертов и марок, а также посредством использования франкировальной машины.

Налоговым законодательством не установлено каких-либо нормативов по данным видам услуг. Следовательно, расходы на деловую переписку принимаются к учету в полном объеме.

Датой осуществления почтовых расходов, в зависимости от утвержденной учетной политики, является дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Здесь и далее рассматривается вариант, когда налогоплательщик работает по методу начисления.

По показаниям счетчика франкировальной машины на начало и конец месяца клиентам выставляется счет (счет-фактура), к которому прилагается акт выполненных работ. Франкировальная машина — это аппарат, предназначенный для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации. Как правило, ее программируют таким образом, чтобы определить сумму затрат, связанных с отправкой корреспонденции, путем суммирования произведенных почтовых расходов.

Расходы по хранению почтовых отправлений в почтовом отделении

Согласно п. 35 Постановления Правительства РФ от 15.04.2005 N 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» почтовые отправления и почтовые переводы при невозможности их вручения (выплаты) адресатам (их законным представителям) хранятся в объектах почтовой связи в течение месяца.

С адресата (его законного представителя), а в случае возврата — с отправителя может взиматься плата за хранение регистрируемого почтового отправления в течение срока, составляющего более одного рабочего дня после вручения вторичного извещения с приглашением на объект почтовой связи для получения почтового отправления (не считая дня вручения).

В целях определения базы по налогу на прибыль организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Норма, установленная пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, не содержит каких-либо ограничений по расходам на услуги почтовой связи. Поэтому расходы по хранению почтовых отправлений в почтовом отделении могут учитываться в целях исчисления налога на прибыль в полном объеме.

Однако налогоплательщику следует быть готовым к тому, что налоговые органы при проведении проверок могут настаивать на том, что у налогоплательщика была возможность не производить указанные расходы (т.е. вовремя получить почтовое отправление) и соответственно такие расходы нельзя учитывать для целей исчисления налога на прибыль.

Расходы по доставке денежных переводов

Пользуясь услугой оператора почтовой связи по пересылке почтовых переводов денежных средств, многие организации пересылают, например, алименты, пособия и иные денежные выплаты «удаленным адресатам».

Рассмотрим ситуацию, когда акционерное общество по итогам годового собрания акционеров выплачивает дивиденды. Некоторым акционерам дивиденды пересылаются почтовым денежным переводом, следовательно, компания несет расходы на оплату услуг почтовой связи по доставке ценностей (наличных денежных средств) для выплаты дивидендов.

По нашему мнению, выплата дивидендов является одним из условий осуществления деятельности акционерного общества, направленной на получение дохода, следовательно, такие расходы являются экономически обоснованными и могут учитываться в целях исчисления налога на прибыль.

Однако, по мнению Минфина России, изложенному в Письме от 17.06.2011 N 03-03-06/1/355, это не так. Поскольку дивиденды выплачиваются из чистой прибыли акционерного общества, то и все расходы, связанные с их выплатой, также должны осуществляться из чистой прибыли, остающейся после уплаты налогов.

Налог на добавленную стоимость

Реализация (а также передача, выполнение, оказание для собственных нужд) на территории Российской Федерации почтовых марок (за исключением коллекционных марок), маркированных открыток и маркированных конвертов не подлежит обложению НДС (освобождается от налогообложения).

Таким образом, если налогоплательщик оплачивает отправку письменной корреспонденции посредством марок, то НДС не возникает. Если налогоплательщик оплачивает отправку письменной корреспонденции посредством франкировальной машины, то в данном случае услуга по отправке будет с НДС (ставка — 18%).

При оформлении подписки на периодические издания организациям-подписчикам необходимо учесть следующее. Как правило, подписчик оплачивает аванс за доставку периодических изданий в течение определенного срока. При перечислении авансовых платежей от организации почтовой связи подписчик на основании п. 3 ст. 168 НК РФ в течение 5 дней должен получить счет-фактуру на сумму оплаты почтовых услуг и счет-фактуру на сумму каталожной стоимости подписки. Он может также получить единый счет-фактуру, где отдельными строками должно быть указано: «Оказание услуг связи по доставке» и «Каталожная стоимость товара».

По мере доставки изданий, ежемесячно (ежеквартально, исходя из условий договора) в течение 5 дней с момента окончания отчетного периода, организация почтовой связи выставляет либо отдельные счета-фактуры на стоимость оказанных услуг связи и на каталожную стоимость изданий, либо единый счет-фактуру.

Следует учитывать, что по строке «Каталожная стоимость товара» в гр. 7 и 8 (налоговая ставка и сумма налога соответственно) счета-фактуры могут стоять прочерки только в том случае, если подписное агентство освобождено от исполнения обязанностей плательщика НДС в соответствии со ст. 145 НК РФ. В иных случаях по строке «Каталожная стоимость товара» в гр. 7 и 8 должны быть указаны налоговая ставка и сумма налога соответственно.

С.В.Сергеева

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *