71 счет проводки

Подотчетные суммы: кому, зачем

В жизнедеятельности любой организации возникают ситуации, когда расчет за наличные средства предпочтительнее, чем оплата по счету через банк, или когда сотрудник едет в командировку, или есть необходимость устроить культурную программу важному клиенту. Все эти ситуации приводят к появлению сумм, выданных работникам компании на определенные нужды с последующим предоставлением отчета по тратам. То есть подотчетные деньги — это те средства фирмы, которые тратятся сотрудниками в соответствии с назначенными целями. Для контроля используется счет 71 — расчеты с подотчетными лицами аккумулируются именно там.

Как происходит выдача средств под отчет:

  1. Сотрудник пишет заявление на имя директора с указанием запрашиваемой суммы, цели траты, планируемой даты затрат. Директор визирует данное заявление.
  2. При условии отсутствия ранее выданного и не «закрытого» аванса сотрудник получает денежные средства на руки.

ВАЖНО! Положение по ведению кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У запрещает выдавать денежные средства при незакрытом остатке предыдущего аванса.

Как поступить, если сотрудник не вернул деньги, полученные из кассы, читайте в нашем материале «Погашение долга по подотчету при увольнении».

  1. В течение 3 дней после командировки сотрудник представляет авансовый отчет с приложением документов. Если это были хозяйственные или прочие траты, авансовый отчет необходимо предоставить в течение 3 дней по окончании срока, на который они выдавались. Этот срок нормативно не установлен, поэтому его необходимо утвердить локальным актом для усиления контроля над расходами.

Подробнее о сроках можно прочитать в статье «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет».

Иногда возникает обратная ситуация: работник не получал деньги из кассы, но пришлось потратить на нужды предприятия.

Что делать в таком случае, читайте в нашей статье.

Далее бухгалтер обрабатывает полученные документы и проводит их через счет расчетов с подотчетными лицами, т. е. счет 71.

Характеристика счета 71 — расчеты с подотчетными лицами

Что же о счете 71 по расчету с подотчетными лицами говорит нам инструкция по применению плана счетов?

Данный счет предназначен для сбора информации о расчетах с работниками. Подотчетные суммы, не возвращенные в срок, списываются как недостачи. Развернутый учет на счете 71 — расчеты с подотчетными лицами — ведется по каждому сотруднику индивидуально.

Рассмотрим типовые проводки по данному счету:

Дт

Наименование счета

Кт

50, 51

Выдача денежных средств работнику через кассу или на корпоративную либо личную карту

07, 10, 15, 20, 41, 44 и т. д.

Счет для учета трат (материалы, затраты, расходы на продажу — в зависимости от предоставленных документов и вида покупки)

71 «Подотчетные лица»

Разнесены по соответствующим счетам затраты, понесенные подотчетниками (куплен товар или материал либо приобретена услуга)

Входящий НДС

Выделен НДС из затрат, понесенных сотрудником

70,73

Расчеты с персоналом по оплате труда либо по прочим платежам

Не возвращенная в срок сумма списана в счет зарплаты или прочих расчетов с сотрудником

Недостачи от потери ценностей

Невозвращенная сумма средств списана как недостача

50,51

Расчетный счет, касса

Остаток средств возвращается в кассу предприятия

Выдача в подотчет: оформляем документы

Шаг 1. Издаете приказ о подотчетных лицах, где указываете фамилии или должности работников.

Как его оформить, читайте в статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец-2016».

Шаг 2. Работник пишет заявление на получение денег под отчет.

Образец такого заявления см. в статье «Составляем заявление на подотчет — образец на 2015–2016 гг.».

Шаг 3. Работник составляет авансовый отчет на полученную в подотчет сумму.

Подотчетное лицо обязано отчитаться за полученную на расходы сумму. Авансовый отчет нужно составить в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из служебной поездки (п. 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

С формой авансового отчета можно ознакомиться в статье .

Как его правильно заполнить, вы можете узнать из материала «Образец заполнения авансового отчета в 2015году».

Фирма может составить и утвердить свою форму отчета. В ней должны быть обязательные реквизиты, указанные в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Подотчетное лицо обязано приложить к отчету оправдательные документы (чек, квитанции, акт приемки-передачи, накладную ТОРГ-12, железнодорожные и авиабилеты, платежные поручения и др.).

Выданы деньги под отчет: проводки

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетниками отражаются на сч. 71.

Выдача подотчет — проводки зависят от того, откуда выдаются денежные средства:

  • выдача денежных средств из кассы отражается проводкой Дт 71 Кт 50;
  • если деньги выданы с расчетного (валютного) счета, то вместо Кт 50 используется Кт 51 или Кт 52.

Списание задолженности подотчетного лица происходит в зависимости от целевого назначения выданных денежных средств:

  • если деньги были выданы на хозяйственные нужды: Дт 26 Кт 71;
  • если это командировка, то списание производится записью Дт 26 (44) Кт 71;
  • если покупка товаров, материалов: Дт 41 (10) Кт 71;
  • если после использования денег у подотчетного лица остается излишек, то возврат денег в кассу отражается записью Дт 50 Кт 71.

Подробнее об этом см. статью «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса».

В случае когда подотчетное лицо потратило больше, ему выдают недостающую сумму: Дт 71 Кт 50 (51).

А если работник не отчитался за выданные деньги, удержите сумму из зарплаты (ст. 137 ТК РФ): Дт 70 Кт 71.

ВНИМАНИЕ! Это возможно сделать по письменному согласию работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Помните, можно зачесть в счет долга не более 20% от его зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Подробнее обо всех нюансах этой операции смотрите в статье «Как вычесть из зарплаты выданные ранее под отчет средства?».

Существует много обязательных мероприятий, о которых бухгалтер должен знать, работая с подотчетными денежными средствами. Ведь если что-то будет упущено, то при проверке налоговыми органами на фирму могут быть наложены штрафы.

Подробнее о налоговых проверках подотчетных лиц читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Почему я сказал активов. Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

  • Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
  • Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
  • Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Нормативные основы расчетов с подотчетными лицами

Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации. Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1. К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.

Процедура выдачи средств работнику под отчет регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.

В случае если фирма отправляет сотрудника в командировку, то работник, получивший средства, может их потратить на:

  • проезд, в том числе расходы на приобретение билетов;
  • проживание (аренды квартиры, номера в гостинице и прочее);
  • расходы, связанные с проживание (так называемые «суточные»);
  • оформление визы, медицинской страховки (при командировке за границу).

Работник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после совершения хозяйственной операции (окончания командировки или покупки необходимого товара).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *